BÁO cáo đồ án NHÓM 1 QUY TRÌNH lập và LUÂN CHUYỂN CHỨNG từ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU

CHU TRÌNH DOANH THU- Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng; - Yêu cầu khách hàng thanh toán; - Nhận tiền thanh toán.. Trong chu trình bán hàng, phiếu xuất kho được bộ phận

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT

BÁO CÁO ĐỒ ÁN NHÓM 1QUY TRÌNH LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CHU TRÌNH

DOANH THUMÔN HỌC: KẾ TOÁN TIN HỌCGIẢNG VIÊN: VŨ VĂN ĐIỆP

THÔNG TIN THÀNH VIÊNNguyễn Thanh Hương K184060719Đặng Dương Gia Bảo K184060707

-MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH ẢNH 4

I CHU TRÌNH DOANH THU 5

1 Định nghĩa 5

2 Sổ kế toán ứng dụng 5

3 Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ 5

4 Xử lý nghiệp vụ 5

5 Kiểm soát đầu vào 6

II CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN 6

1 Bộ phận bán hàng: 7

2 Bộ phận gửi hàng: 7

3 Bộ phận tín dụng: 7

4 Bộ phận tài vụ: 7

5 Bộ phận kho hàng: 7

6 Bộ phận nhận hàng: 7

7 Bộ phận lập hoá đơn: 7

8 Bộ phận thủ quỹ: 8

9 Bộ phận kế toán phải thu: 8

10 Bộ phận giữ sổ cái: 8

11 Bộ phận thư tín: 8

III CHỨNG TỪ SỬ DỤNG 8

1 Đơn đặt hàng 8

2 Lệnh bán hàng 9

3 Phiếu xuất kho 9

4 Phiếu giao hàng 10

5 Hóa đơn vận chuyển 11

6 Hóa đơn bán hàng 12

7 Giấy báo trả tiền 13

8 Biên lai, biên nhận 13

9 Thẻ, vé 15

10 Phiếu thu, giấy báo có 15

11 Chứng từ ghi có 16

IV CÁC HOẠT ĐỘNG KINH TẾ 17

1 Nhận và xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng 17

2 Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng: 18

3 Lập hóa đơn hàng bán - theo dõi nợ phải thu: 20

V BÁO CÁO LIÊN QUAN 22

VI VÍ DỤ THỰC TẾ 23

Công ty Dược Danapha 23

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 Đơn đặt hàng 9

Hình 2 Phiếu xuất kho 10

Hình 3 Phiếu giao hàng 11

Hình 4 Hóa đơn vận chuyển 12

Hình 5 Hóa đơn bán hàng 13

Hình 6 Biên lai thu tiền 14

Hình 7 Giấy biên nhận tiền 14

Hình 8 Thẻ, vé 15

Hình 9 Phiếu thu 15

Hình 10 Giấy báo có 16

Hình 11 Chứng từ ghi có 17

Hình 12 Nhận và xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng 18

Hình 13 Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng 19

Hình 14 Lập hóa đơn hàng bán - theo dõi nợ phải thu 20

Hình 15 Chứng từ hóa đơn hàng bán - theo dõi nợ phải thu 21

Hình 16 Ví dụ thực tế 24

I CHU TRÌNH DOANH THU

- Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng;

- Yêu cầu khách hàng thanh toán;

- Nhận tiền thanh toán

3 Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ

Báo cáo kế toán tổng hợp các dữ liệu đã được xử lý để cung cấp cho người sửdụng những thông tin hữu ích tuỳ theo nhu cầu Thông qua các báo cáo, hệthống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý; kiểmsoát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích,lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động

Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ bao gồm:

- Bảng kê nghiệp vụ

- Báo cáo kiểm soát

- Báo cáo đặc biệt

Bán hàng thu tiền ngay

Hàng bán bị trả lại; Giảm giá hàng bán

Xoá nợ khó đòi

Kiểm soát ứng dụng trong chu trình doanh thu

Kiểm soát hệ thống xử lý thông tin là một trong những nội dung rất quan trọngkhi thiết kế hệ thống Thông thường các rủi ro liên quan tới hệ thống xử lý baogồm:

- Rủi ro trong quá trình ghi nhận dữ liệu Đây là rủi ro do hệ thống ghi nhận

dữ liệu không đầy đủ, không chính xác hoặc thậm chí là những dữ liệukhông hợp lệ về các sự kiện kinh doanh

- Rủi ro liên quan tới quá trình xử lý, lưu trữ thông tin như các thông tinkhông được chuyển đến đúng tập tin lưu trữ hoặc trong quá trình xử lý cácmẩu tin của tập tin có thể tự sao chép hay loại bỏ mà hệ thống không kiểmsoát được

- Rủi ro liên quan tới báo cáo Đây là rủi ro liên quan tới việc các thông tinkhông được tổng hợp hay phân loại đúng, hoặc các báo cáo không đượccung cấp đúng thời hạn hay đúng người nhận

5 Kiểm soát đầu vào

Mục đích của kiểm soát đầu vào là ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trongquá trình nhập liệu để đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác vào các cơ sở dữliệu

Kiểm soát xử lý trong chu trình doanh thu

Kiểm soát xử lý có mục đích ngăn ngừa và phát hiện sai sót của chương trình

xử lý Cũng giống kiểm soát đầu vào, chương trình kiểm soát xử lý được cài đặtngay trong quá trình xử lý nghiệp vụ

Kiểm soát kết quả xử lý trong chu trình doanh thu

Kiểm soát kết quả có mục đích ngăn ngừa và phát hiện sai sót trong kết quả xử

lý Việc kiểm soát này được tiến hành bằng nhóm kiểm soát dữ liệu hoặc bằngcác nhân viên kiểm tra theo từng phạm vi trách nhiệm Phương pháp kiểm soát

có thể là đọc các sổ sách, báo cáo, rà soát các nghiệp vụ đã xử lý và có mặttrong kết quả đầu ra Vài hệ thống có các chương trình kiểm soát được cài đặttrong chương trình xử lý nghiệp vụ

II CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN

4 Bộ phận tài vụ:

- Là người chấp nhận cuối cùng các chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ hàng

bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán trước khi ủy quyền cho bộ phận lập hóađơn lập các Credit Memo

5 Bộ phận kho hàng:

- Quản lý hàng trong kho

- Hạch toán hàng hóa nhập xuất tồn theo số lượng vào thẻ kho trên cơ sởcác chứng từ nhập xuất kho

- Gửi báo cáo kho kèm theo các chứng từ nhập xuất về cho bộ phận kếtoán

8 Bộ phận thủ quỹ:

- Nhận tiền thanh toán của khách hàng

- Thực hiện các thủ tục gửi tiền vào ngân hàng

9 Bộ phận kế toán phải thu:

- Giữ và ghi chép sổ chi tiết phải thu khách hàng

- Lập các “Báo cáo khách hàng” và báo cáo “Phân tích khoản phải thutheo thời hạn nợ”

10 Bộ phận giữ sổ cái:

- Giữ và ghi chép sổ cái

- Lập báo cáo tổng hợp

11 Bộ phận thư tín:

- Nhận và mở Check thanh toán

- Lập bản kê “Tiền thanh toán” (Remittance List)

Bộ phận này cần độc lập với bộ phận thủ quỹ vì cả hai cùng tham gia bảo quản tài sản

là Check thanh toán

III CHỨNG TỪ SỬ DỤNG

1 Đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng (Purchase order) là một tài liệu thương mại do người mua lập và gửicho người bán, cho biết loại, số lượng và giá thỏa thuận cho sản phẩm hoặc dịch vụ.Thông thường, một đơn đặt hàng có các nội dung sau:

 Tên của bên bán, bên mua

 Tên hàng, số lượng, đơn giá, loại tiền

 Thời gian và điều kiện giao hàng

 Điều kiện thanh toán, thời gian thanh toán

 Chữ ký của bên bán và bên mua

Hình 1 Đơn đặt hàng

2 Lệnh bán hàng

Lệnh bán hàng là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập, cho phép các bộ phậnliên quan thực hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách hàng

Nó bao gồm các mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, giá bán; các thông tinkhác về người mua (tên, địa chỉ giao hàng…)

Nếu bán chịu, lệnh bán hàng sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt.Sau khi được chấp thuận, thông tin về lệnh bán hàng được gửi cho:

 Kho làm căn cứ để xuất kho (Packing slip)

 Cho khách hàng để xác nhận đặt hàng được chấp nhận (OrderAcknowledgment) - Cho bộ phận kế toán, bộ phận lập hóa đơn để thông báo

về lệnh bán hàng

3 Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho là mẫu phiếu do bộ phận kho lập, ghi nhận số lượng công cụ, dụng

cụ, nguyên vật liệu, vật tư, sản phẩm, hàng hóa… được xuất ra từ kho của doanhnghiệp

Trong chu trình bán hàng, phiếu xuất kho được bộ phận kho lập dựa trên lệnh bánhàng đã được phê duyệt trước đó.

Phiếu xuất kho giúp doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ về số lượng vật tư, công cụ,dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho tới các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp,làm căn cứ đó để hạch toán những chi phí sản xuất, về tính giá thành sản phẩm, vềdịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức độ tiêu hao vật tư

Phiếu xuất kho không chỉ làm nhiệm vụ giám sát các vật tư vào kho mà còn có thểkết hợp với phiếu điều chuyển nội bộ Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ làmẫu phiếu được lập ra với nhiệm vụ xuất kho kiêm vận chuyển trong nội bộ của doanhnghiệp

Hình 2 Phiếu xuất kho

4 Phiếu giao hàng

Phiếu giao hàng là một công cụ xác minh việc hoàn thành nghĩa vụ giao hàng củangười bán đến cho người mua Khi hàng hóa đã được giao thì người nhận hàng sẽ nhậnđược một tờ giấy với nội dung chủ yếu thể hiện tên và số lượng sản phẩm được nhận

Phiếu giao hàng do bộ phận giao nhận hàng hóa lập, là cơ sở xác nhận khách hàng

5 Hóa đơn vận chuyển

Hóa đơn vận chuyển (Vận đơn) là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng

và người vận tải, được sử dụng khi doanh nghiệp thuê dịch vụ vận chuyển

Vận đơn bao gồm các thông tin liên quan tới khách hàng gửi như: chủng loại, sốlượng hàng, trọng lượng hàng

Hình 4 Hóa đơn vận chuyển

Hình 5 Hóa đơn bán hàng

7 Giấy báo trả tiền

Là chứng từ gửi cho người mua kèm hóa đơn bán hàng hoặc gửi kèm báo cáokhách hàng hàng tháng

Khi thanh toán, khách hàng sẽ gửi lại “giấy báo trả tiền” kèm theo tiền thanh toánnhằm mục đích giúp người bán ghi chính xác người thanh toán, số tiền và nội dungthanh toán

Thông thường check thanh toán và giấy báo trả tiền được nhận và phân loại banđầu bởi bộ phận thư tín

8 Biên lai, biên nhận

Biên lai thu tiền là giấy biên nhận của doanh nghiệp hoặc cá nhân đã thu tiền hoặcthu séc của người nộp làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời đểngười nộp thanh toán với cơ quan hoặc lưu quỹ

Hình 6 Biên lai thu tiền

Giấy biên nhận tiền là mẫu giấy nhận tiền được sử dụng trong giao dịch mua bán,phân chia tài sản cá nhân làm căn cứ pháp lý hợp pháp cho bên nhận tiền và bên giaotiền

Hình 7 Giấy biên nhận tiền

Trong nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay, hoặc các giao dịch giá trị thấp, doanh nghiệp

9 Thẻ, vé

Là một hình thức đặc biệt khác của chứng từ ghi nhận doanh thu

Hình 8 Thẻ, vé

10 Phiếu thu, giấy báo có

Phiếu thu là chứng từ dùng trong quá trình thu tiền mặt khi phát sinh một nghiệp vụ kếtoán liên quan trực tiếp đến tiền mặt, ngoại tệ Phiếu thu cũng được coi là một mẫubiên nhận được sử dụng để thủ quỹ làm căn cứ để thu tiền, kế toán ghi sổ các khoảnthu có liên quan, ghi sổ quỹ

Hình 9 Phiếu thu

Giấy báo có là chứng từ xác nhận có tiền từ người khác hay nơi khác chuyển về tàikhoản của bạn

Hình 11 Chứng từ ghi có

IV CÁC HOẠT ĐỘNG KINH TẾ

Quy trình xử lý cho một chu trình doanh thu bao gồm 4 hoạt động chính

1 Nhận và xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng

Hình 12 Nhận và xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng

Hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đặt hàng Hoạtđộng này sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đápứng các yêu cầu của khách hàng và thông tin cho khách hàng kết quả xử lý yêu cầu đặthàng của khách hàng

Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu vềhàng hóa, dịch vụ từ khách hàng chuyển đến Các yêu cầu này phải đảm bảo tính chínhxác và xác thực về nội dung theo đúng yêu cầu của khách hàng

Nếu chấp nhận xử lý các yêu cầu đặt hàng của khách hàng, hoạt động đặt hàng với cácnội dung xử lý trên sẽ tạo ra dòng thông tin mang nội dung về một nghiệp vụ bán hànghợp lệ được phép thực hiện

Bước này bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc chào hàng và xử lý đơn đặthàng

- Quyết định chính và thông tin cần sử dụng:

 Quyết định liên quan đến chính sách tín dụng, bao gồm việc phê chuẩn tíndụng

 Thông tin về lượng hàng trong kho và tình trạng tín dụng của khách hàng từcác bộ phận kiểm soát hàng tồn kho và phòng kế toán

- Xử lý đơn đặt hàng gồm các hoạt động chính:

 Trả lời yêu cầu mua hàng từ khách hàng

 Kiểm tra và phê chuẩn tín dụng

 Đối chiếu lượng hàng tồn kho

- Chứng từ, sổ và thủ tục:

 Đại diện bán hàng ghi nhận đơn đặt hàng

 Đơn đặt hàng được chuyển đến phòng kinh doanh

 Kiểm soát tổng được tính bằng tay

 Số TK khách hàng, mã nhân viên bán hàng, mã sản phẩm, số lượng, ngày giaohàng được nhập cho mỗi nghiệp vụ bán hàng

2 Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng:

Hoạt động này sẽ tiến hành xuất kho, giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụcung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận được nội dung thực hiện thực tế của quátrình cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Dòng thông tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này thực hiện là dòng thông tin mangnội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàng chuyểnđến, đảm bảo cho sự vận động hàng hóa, quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng

đã được xét duyệt

Hình 13 Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng

Căn cứ vào lệnh bán hàng, bộ phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ sẽ thực hiện các côngviệc sau đây:

 Xuất kho: Tiến hành xuất kho các mặt hàng mô tả trong lệnh bán hàng, đồngthời xác nhận nội dung thực hiện thực tế của quá trình xuất kho bằng phiếuxuất kho Phiếu này sẽ được chuyển cho bộ phận giao hàng để thực hiện côngviệc tiếp theo

 Giao hàng: Tiến hành giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ cung cấpcho khách hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực hiện thực tế của quá trìnhgiao hàng hóa, dịch vụ bằng phiếu giao hàng Khách hàng sẽ nhận được hànghóa kèm phiếu giao hàng Một liên nữa của phiếu giao hàng sẽ được gửi cho

bộ phận lập hóa đơn

 Phiếu xuất kho đã xác nhận thực tế nội dung hàng hóa xuất kho.

 Phiếu giao hàng đã xác nhận thực tế nội dung hàng hóa thực tế cho khách hànghoặc cho đơn vị vận chuyển để giao cho khách hàng

 Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành (xác định mức độ và khối lượng côngviệc đã hoàn thành cho khách hàng)

- Dữ liệu tham chiếu:

 Lệnh bán hàng

 Hàng hóa

 Tình trạng tồn kho

3 Lập hóa đơn hàng bán - theo dõi nợ phải thu:

Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu thực hiện ghi nhận lại nghiệp vụbán hàng, cung cấp dịch vụ đã thực hiện, đồng thời theo dõi các nội dung sau khi thựchiện bán hàng (hàng bán bị trả lại, giảm giá) làm cơ sở theo dõi công nợ phải thu củakhách Hoạt động này giúp doanh nghiệp xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quátrình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng

Hình 14 Lập hóa đơn hàng bán - theo dõi nợ phải thu

 Đối chiếu xác nhận: Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế giữadoanh nghiệp với khách hàng, thông qua việc đối chiếu kiểm tra các tàiliệu, chứng từ do các bộ phận khác gửi đến, cụ thể lệnh bán hàng do bộ

phận xử lý đơn hàng, phiếu xuất kho và phiếu giao hàng do bộ phận cungcấp hàng hóa, dịch vụ gửi đến.

 Lập hóa đơn: Thực hiện việc ghi nhận lại nội dung nghiệp vụ bán hàng đãthực hiện với khách hàng bằng hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng đượclập làm nhiều liên, trong đó 1 liên được gửi cho khách hàng, 1 liên gửi cho

kế toán tổng hợp

 Theo dõi công nợ phải thu: Tổ chức theo dõi nghiệp vụ sau bán hàng nhưhàng bán bị trả lại, giảm giá… giúp theo dõi công nợ phải thu/nghĩa vụthanh toán của khách hàng

- Chứng từ Các tài liệu liên quan đến hoạt động Lập hóa đơn bán hàng và theo dõicông nợ phải thu bao gồm:

 Hóa đơn bán hàng, dịch vụ

 Bảng kê bán hàng, dịch vụ

 Phiếu nhập hàng bán bị trả lại

 Các chứng từ phải thu khác

Hình 15 Chứng từ hóa đơn hàng bán - theo dõi nợ phải thu

- Theo dõi thanh toán/Thu tiền thực hiện công việc thu tiền bán hàng và phản ánh đúngthực tế tình hình thanh toán của khách hàng Cơ sở để thực hiện hoạt động thu tiền

 Tình trạng công nợ của khách hàng – do bộ phận lập hóa đơn bán hàng và theodõi công nợ chuyển đến.

 Xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh toán của khách hàng

- Thu tiền thực hiện các công việc sau đây:

 Lựa chọn thanh toán

 Lập chứng từ thu

 Xác nhận thu tiền

Căn cứ vào xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh toán của khách hàng và thực trạng công

nợ của khách, bộ phận theo dõi thanh toán sẽ thực hiện các công việc sau đây:

 Lựa chọn thanh toán: Lựa chọn thanh toán được thực hiện thông qua việc đốichiếu kiểm tra tình trạng công nợ của khách hàng và xác nhận nội dung thanhtoán của khách hàng, làm cơ sở cho công việc lập phiếu thu

 Lập phiếu thu: Đây là chứng từ được lập cho nội dung thanh toán của kháchhàng Phiếu thu được lập làm 2 liên, trong đó 1 liên được gửi cho khách hàng,

1 liên được chuyển cho kế toán ghi sổ

 Xác nhận thu tiền: Thực hiện ghi nhận thực tế thanh toán của từng khách hàng,chi tiết theo từng phiếu thu Sau khi thu tiền từ khách hàng, một xác nhận thutiền được chuyển cho khách hàng

- Tài liệu, chứng từ nghiệp vụ Các tài liệu liên quan đến hoạt động theo dõi thanhtoán/Thu tiền bao gồm:

 Bảng đối chiếu công nợ, thông báo trả nợ: Xác nhận tình trạng nợ của kháchhàng

 Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng): Xác nhận đãthu tiền

- Dữ liệu tham chiếu: Tình trạng công nợ của khách hàng

V BÁO CÁO LIÊN QUAN

- Bảng kê nghiệp vụ

- Báo cáo kiểm soát

- Báo cáo đặc biệt

 Báo cáo khách hàng: Báo cáo khách hàng là báo cáo các thông tin, hoạt động củakhách hàng của doanh nghiệp, bao gồm các thông tin của khách hàng, lịch sử truycập của khách hàng, những sản phẩm yêu thích của họ… Những thông tin này sẽ