HOÀN THIỆN TÔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ẢM THỰC SINH THÁI HÒNG HẠC

của Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, ngành về kếtoán doanh nghiệp; Các tài liệu về tổ chức kế toán tham khảo từ giáo trình, báo, tạpchí, mạng internet; Các tài liệu sẵn có của Công ty TNHH Â

TRẦN THANH HOA

HOÀN THIỆN TÔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ẢM THỰC

SINH THÁI HÒNG HẠC

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

Hà Nội - 2018

TRẦN THANH HOA

HOÀN THIỆN TỎ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ẢM THỰC

SINH THÁI HÒNG HẠC

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 8340301

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học: TS HÀ THỊ NGỌC HÀ

Hà Nội - 2018

■■ ■■

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty

TNHHÂm thực Sinh thái Hồng Hạc” là đề tài nghiên cứu độc lập của riêng tôi,

được đưa ra dựa trên cơ sở tìm hiểu, phân tích và đánh giá công tác kế toán tại Công

ty TNHH Âm thực Sinh thái Hồng Hạc Các số liệu là trung thực và chưa đượccông bố tại các công trình nghiên cứu có nội dung tương đồng nào khác

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Tác giả luận văn

Trần Thanh Hoa

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian nghiên cứu và thực hiện luận văn này, tôi đã nhận được sựgiúp đỡ nhiệt tình từ các cơ quan, tổ chức và cá nhân Nhân đây, tôi xin gửi lời cảm

ơn sâu sắc lòng biết ơn chân thành đến các tập thể, cá nhân đã tạo điều kiện và giúp

đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài

Trước hết tôi xin trân trọng cảm ơn Ban giám hiệu Học Viên Ngân Hàng,Phòng Đào tạo và Khoa Sau đại học của trường cùng tập thể các thầy cô giáo,những người đã trang bị kiến thức cho tôi trong suốt quá trình học tập và nghiêncứu tại trường

Với lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất, tôi xin trân trọng cảm ơn TS.HàThị Ngọc Hà người đã trược tiếp hướng dẫn tôi trong suốt quá trình nghiên cứu vàhoàn thiện đề tài

Tôi xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến các đồng nghiệp tại Công ty TNHH

Âm thực Sinh Thái Hồng Hạc đã giúp đỡ tôi thu thập thông tin và tổng hợp số liệutrong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thiện luận văn này

Xin chân thành cảm ơn tất cả các bạn bè, đồng nghiệp đã động viên, giúp đỡ

và đóng góp nhiều ý kiến quý báu để tôi có thể hoàn thiện luận văn này

Do thời gian nghiên cứu và kiến thức còn hạn chế, luận văn được hoàn thiệnkhông thể tránh khỏi những sơ suất thiếu sót, tôi rất mong nhận được những ý kiếncủa các thầy cô giáo cùng các bạn

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Trần Thanh Hoa

MỤC LỤC

Trang

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT vi

DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ vii

DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ HÌNH VẼ vii

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 3

4 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Kết cấu luận văn 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 6

1.1.1 Khái niệm đơn vị kế toán 6

1.1.2 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán 6

1.1.3 Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán 6

1.2 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP 7 1.2.1 TỔ chức bộ máy kế toán tại đơn vị 7

1.2.2 Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kê toán 15

1.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 21

1.2.4 Tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp 22

1.2.5 Tổ chức công tác lập và phân tích BCTC 31

1.2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán 32

1.2.7 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán 34

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 36

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ẨM THỰC SINH THÁI HỒNG HẠC 37

2.1 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH ẨM THỰC SINH THÁI HỒNG HẠC 37

2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHHẨm thực Sinh thái Hồng Hạc 37

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Âm thực Sinh

thái Hồng Hạc 38

2.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty TNHH Âm thực Sinh thái Hồng Hạc 40

2.1.5 Tình hình kinh tế tài chính tại Công ty 44

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ẨM THỰC SINH THÁI HỒNG HẠC 45

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 45

2.2.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại công ty 51

2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty 56

2.2.4 Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán tại công ty 59

2.2.5 Tổ chức công tác lập và phân tích BCTC 61

2.2.6 Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán tại công ty 63

2.2.7 Tổ chức cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán 65

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ẨM THỰC SINH THÁI HỒNG HẠC 66

2.3.1 Những kết quả đạt được trong tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Âm thực sinh thái Hồng Hạc 66

2.3.2 Những tồn tại trong tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Âm thực sinh thái Hồng Hạc _ 70

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 73

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ẨM THỰC SINH THÁI HỒNG HẠC 74

3.1 NHỮNG THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỤC TIÊU HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY 74

3.1.1 Thuận lợi 74

3.1.2 Khó khăn 74

3.1.3 Hướng phát triển 74

3.1.4 Mục tiêu cụ thể 75

3.2 MỤC ĐÍCH VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ẨM THỰC SINH THÁI HỒNG HẠC 76

3.2.1 Mục đích 76

3.2.2 Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán 76

Từ viết tắt Tiếng Việt

CÔNG TY TNHH ẨM THỰC SINH THÁI HỒNG HẠC 77

3.3.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 77

3.3.2 Hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ kế toán 78

3.3.3 Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản 81

3.3.4 Hoàn thiện tổ chức vận dụng hình thức kế toán 83

3.3.5 Hoàn thiện tổ chức lập và phân tích BCTC 84

3.3.6 Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán tại công ty 86

3.3.7 Tổ chức cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán 88

3.4 ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP 90

3.4.1 Điều kiện về phía Nhà nước 90

3.4.2 Điều kiện về phía Công ty TNHH Ẩm thực Sinh thái Hồng Hạc 92

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 94

KẾT LUẬN 95

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 96

PHỤ LỤC 101

DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG

Trang

Bảng 2.1: Một số chỉ tiêu phản ánh qui mô và kết quả hoạt động kinh doanh của

công ty TNHH Ẩm thực Sinh thái Hồng Hạc 44

Bảng 2.2 Bảng danh mục chứng từ sử dụng 60

DANH MỤC SƠ ĐỒ Trang Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung 9

Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán 11

Sơ đồ 1.3: Mô hình bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán 13

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký - sổ cái 24

Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 26

Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung Error! Bookmark not defined. Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký - chứng từ 29

Sơ đồ 1.8: Sơ đồ thể hiện trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 30

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức tại công ty TNHH Ẩm thực Sinh thái Hồng Hạc 41

Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 46

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán trên máy tính theo hình thức nhật ký chung 60

Sơ đồ 2.4 : Hệ thống mạng nội bộ của công ty công ty TNHH Ẩm thực Sinh thái Hồng Hạc 66

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm gần đây, nền kinh tế nước ta đã có những chuyển biếnvững chắc từ đó mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp phát triển manh mẽ, gópphần quan trọng vào việc phát triển kinh tế xã hội, nâng cao nguồn thu của ngânsách nhà nước giải quyết việc làm cho người lao động Song bên cạnh đó cũng tạo

ra không ít thách thức cho các doanh nghiệp đòi hỏi các doanh nghiệp phải khôngngừng đổi mới, nâng cao hiệu quả quản lý đối với doanh nghiệp

Trong đó sử dụng công cụ kế toán - một công cụ quan trọng của hệ thốngcông cụ quản lý kinh tế cần phải được nghiên cứu, tổ chức hợp lý và khoa học, vậndụng vào thực tiễn hiệu quả nhất Đặc biệt trong những năm qua, với chính sách hộinhập kinh tế thế giới và khu vực, hàng loạt chính sách quản lý kinh tế được bổ sung,sửa đổi để phù hợp với yêu cầu quản lý kinh tế trong thời kỳ mới Trong lĩnh vực kếtoán kiểm toán, Luật kế toán và Hệ thống chuẩn mực kế toán, kiểm toán Việt Namđược ban hành và đi vào cuộc sống là cơ sở pháp lý cao nhất về kế toán, kiểm toán;

Bộ Tài chính cũng đã ban hành nhiều văn bản thông tư hướng dẫn về kế toán, kiểmtoán, chính sách thuế, kinh tế vi mô.v.v^ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản

lý của doanh nghiệp Tuy nhiên trên thực tế, việc quản lý doanh nghiệp thông quacông cụ kế toán còn nhiều bất cập, chưa đi vào nề nếp.Đặc biệt là vấn đề tổ chứccông tác kế toán, vấn đề cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho công tác quản trịcủa doanh nghiệp.Và thực trạng tại Công ty TNHH Âm thực Sinh thái Hồng Hạccũng không ngoại lệ Nhận thấy tầm quan trọng và tính thời sự cấp thiết nên tôi

chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Âm thực Sinh

thái Hồng Hạc” làm đề tài tốt nghiệp thạc sĩ.

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Hiện nay, vấn đề về tổ chức công tác kế toán đã được nhiều tác giả quan tâmnghiên cứu Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu những tài liệu có liên quan đã có

nhiều tài liệu nghiên cứu các giác độ, khía cạnh và lĩnh vực khác nhau về tổ chứccông tác kế toán.

Một số đề tài nghiên cứu về tổ chức kế toán có thể kể đến luận văn thạc sĩkinh tế chuyên ngành kế toán ii Hoan thiện công tác tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông” của tác giả Vũ Ngọc Anh (năm 2015), Học

viện hành chính

Đề tài đã khái quát hóa cơ sở lý luận về công tác tổ chức kế toán trong công

ty cổ phần bao gồm: các khái niệm và vai trò của kế toán; căn cứ để tổ chức côngtác kế toán tại các công ty cổ phần; yêu cầu và nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán;nội dung tổ chức công tác kế toán trong công ty cổ phần Có thể nói tác giả đã kháiquát về tổ chức công tác kế toán một cách đầy đủ và hệ thống làm cơ sở và tiền đềcho việc phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức kế toán tại Công ty Cổphần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông Tác giả đã phản ánh được thực trạng côngtác tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông, chỉ rõnhững ưu điểm, nhược điểm trong công tác tổ chức kế toán của công ty Từ đó, luậnvăn đề xuất một số giải pháp cơ bản để hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại Công

ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông Về bố cục và nội dung của luận vănkhá đầy đủ, chặt chẽ, tác giả đã đưa ra đề tài và đã giải quyết được mục đích của đềtài

Hạn chế của luận văn đã chưa làm rõ phương pháp nghiên cứu luận văn,phương pháp nghiên cứu luận văn chỉ được tác giả liệt kê một số các phương phápduy vật biện chứng, thống kê, so sánh, tổng hợp, quy nạp, phân tích thực trạng

Đề tài "Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần 6.3” của tác

giả Trần Thị Ngọc Vinh (năm 2013), Trường Đại học Đà Nằng

Đề tài đưa ra những lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong doanhnghiệp trong đó đặc biệt những lý luận, đặc điểm cơ bản của tổ chức công tác kếtoán trong ngành sản xuất kinh doanh xây lắp làm cơ sở và tiền đề cho việc phântích tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần 6.3, với đặc thù số lượng chứng

từ nhiều, thời gian theo dõi lâu, các quy định về chứng từ với đơn vị xây lắp phứctạp, tác giả chỉ ra những ưu điểm, nhược điểm trong phần hành kế toán trong tổchức công tác kế toán của công ty Từ đó, đưa ra các giải pháp hoàn thiện tổ chứccông tác kế toán Tuy nhiên, bố cục luận văn chưa được hợp lý, các cơ sở lý luậnchưa chặt chẽ, phần điều kiện cần thiết để thực hiện giải pháp hoàn thiện tác giả chỉ

đề cập điều kiện về phía công ty

Nhìn chung các đề tài trên đây cho thấy tầm quan trọng của tổ chức công tác

kế toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Điểm chung của các

đề tài là việc xác định đúng đối tượng nghiên cứu cho từng đề tài, các phương phápnghiên cứu được vận dụng một cách phù hợp Ngoài ra các đề tài còn cho người đọcthấy rõ được các tổ chức công tác kế toán của các công ty và từ đó đề ra các giảipháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Tuy nhiên, các công trình nghiên cứukhoa học đã công bố trên chưa có đề tài nào nghiên cứu về tổ chức công tác kế toántại Công ty TNHH Vì vậy đề tài mà tác giả nghiên cứu không trùng lặp với các đềtài nghiên cứu trước đây

Xuất phát từ quá trình tìm hiểu về đề tài nghiên cứu, luận văn tập trung vàocác vấn đề chính như cơ sở lý luận, vai trò, ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán đốivới các doanh nghiệp, thực tế tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Âm thựcSinh thái Hồng Hạc hiện nay Luận văn phân tích những ưu nhược điểm và tồn tại

từ đó đưa ra một số giải pháp cụ thể nhằm tiếp tục hoàn thiện tổ chức công tác kếtoán tại Công ty TNHH Âm thực Sinh thái Hồng Hạc trong thời gian tới

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Đề tài tập trung nghiên cứu hệ thống hóa những vấn đề lý luận chung vềquản trị doanh nghiệp và tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Âm thực Sinhthái Hồng Hạc Qua nghiên cứu lý luận và khảo sát thực tiễn về đặc điểm tổ chứckinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty trong những năm qua, đề tài đềxuất các giải pháp cơ bản hoàn thiện tổ chức công tác kế toán của công ty

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác kế toán

Phạm vi không gian: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Âm thực

Sinh thái Hồng Hạc

Phạm vi thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu công tác kế toán tại Công ty

TNHH Âm thực Sinh thái Hồng Hạc trong giai đoạn 2015-2017

5 Phương pháp nghiên cứu

Dữ liệu và nguồn dữ liệu: luận văn sử dụng nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp.

+ Nguồn dữ liệu thứ cấp: Các dữ liệu thu thập từ nguồn này bao gồm các vănbản luật, nghị định, thông tư,v.v của Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, ngành về kếtoán doanh nghiệp; Các tài liệu về tổ chức kế toán tham khảo từ giáo trình, báo, tạpchí, mạng internet; Các tài liệu sẵn có của Công ty TNHH Âm thực Sinh thái HồngHạc : Tài liệu giới thiệu về Công ty, mục tiêu, phương hướng, chính sách phát triểncủa Công ty; BCTC các năm từ năm 2015 đến năm 2017; Các sổ sách, chứng từ,báo cáo kế toán liên quan đến tổ chức công tác kế toán,v.v ;

+ Nguồn dữ liệu sơ cấp: Điều tra thu thập thông tin từ các phòng, ban trongCông

ty thông qua quan sát trực tiếp, quan sát gián tiếp, phỏng vấn trực tiếp,v.v

Phương pháp thu thập dữ liệu: Tác giả tìm kiếm cơ sở lý thuyết về tổ chức

công tác kế toán từ các văn bản luật, nghị định, thông tư,v.v của Quốc hội, Chínhphủ, các Bộ, ngành về kế toán doanh nghiệp; Các tài liệu về tổ chức kế toán thamkhảo từ giáo trình, báo, tạp chí, mạng internet; Tìm kiếm các tài liệu về công tác tổchức công tác kế toán tại Công ty TNHH Âm thực Sinh thái Hồng Hạc Tác giảtrực tiếp phỏng vấn kế toán trưởng và một số kế toán phụ trách phần hành kế toán.Nội dung phỏng vấn xoay quanh việc mô tả và đánh giá tổ chức công tác kế toánthuộc phần hành phụ trách và tổ chức công tác kế toán của công ty TNHH Âmthực Sinh thái Hồng Hạc

Phương pháp xử lý dữ liệu: phương pháp xử lý dữ liệu chủ yếu là phương

pháp so sánh lý thuyết và thực tế, từ đó khái quát và kết luận vấn đề

Phương pháp trình bày kết quả nghiên cứu: Tác giả hệ thống hóa các khái

niệm, nội dung và các quy định cách thức sử dụng, tổ chức công tác kế toán tại công

ty bằng lời văn, diễn giải và thông qua các bảng biểu, sơ đồ

6 Ket cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục luậnvăn được kết cấu thành ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Ẩm thực Sinh thái Hồng Hạc.

Chương 3: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Ẩm thực Sinh thái Hồng Hạc.

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

1.1.1 Khái niệm đơn vị kế toán

Đơn vị kế toán có thể hiểu là một thực thể kế toán Một thực thể kế toán bất

kỳ một đơn vị kinh tế kiểm soát nguồn vốn và các hoạt động kinh tế Mỗi cá nhân

có thể là một thực thể kế toán Một đơn vị bất kể được tổ chức như doanh nghiệphay một công ty là một thực thể kế toán Các cơ quan của nhà nước cũng như tất cảcác câu lạc bộ hay tổ chức không thu lợi nhuận là một thực thể kế toán

Đơn vị kế toán là đơn vị (bao gồm tổng công ty, công ty, doanh nghiệp, xínghiệp, chi nhánh ) có thực hiện công việc kế toán như lập và xử lý chứng từ kếtoán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập BCTC, phải bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật,v.v

1.1.2 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ

kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổchức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán,cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán Nói cách khác,

tổ chức công tác kế toán là sự thiết lập mỗi quan hệ qua lại giữa các phương pháp

kế toán, đối tượng kế toán với con người am hiểu nội dung công tác kế toán (ngườilàm kế toán) biểu hiện qua một hình thức kế toán thích hợp của một đơn vị cụ thể

1.1.3 Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán

Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh

tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động Kế toán là mộttrong những công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh và giám đốc toàn diện các mặthoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp Ngoài ra, kế toán còn có nhiệm vụ kiểmtra, kiểm soát các khoản thu, chi tài chính, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý

và sử dụng tài sản và nguồn hình thành; phát triển và ngăn ngừa các hành vi viphạm về luật kế toán; phân tích thông tin, số liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lýđiều hành đơn vị; cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.

Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệpgiúp cho việc tổ chức thu nhận, cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ về tình hình tàisản, biến động của tài sản, tình hình doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinhdoanh, qua đó làm giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí,đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế,

đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của nhà nước, của các chủthể trong nên kinh tế thị trường,v.v

Tóm lại, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệpkhông những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ, kịpthời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính mà còn giúp doanhnghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành vi làm tổnhại đến tài sản của doanh nghiệp

1.2 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP

1.2.1 TỔ chức bộ máy kế toán tại đơn vị

1.2.1.1 Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp

Bộ máy kế toán của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toántại doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán

xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kê toán tại doanh nghiệp từ khâu thunhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp thông tin kinh tế về các hoạtđộng của đơn vị Vấn đề nhân sự đề thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quantrọng hàng đầu trong tổ chức kế toán của doanh nghiệp.Tổ chức nhân sự như thếnào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình đồng thời tác độngtích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan đến là mục tiêu của tổchức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm tổ chức sảnxuất và quản lý cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Nội dung của tổ chứccông tác kế toán bao gồm:

Hình thức tổ chức phân công bổ nhiệm, kế hoạch công tác và vai trò của kếtoán trưởng Tùy theo quy mô và đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý của doanhnghiệp mà tổ chức bộ máy được thực hiện theo hình thức sau: Hình thức tổ chức bộmáy kế toán tập trung; Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán; Hình thức tổchức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán)

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Hình thức tổ chức kế toán

tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp đượctiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp Ở các bộ phận khác không tổchức kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tracông tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toánnghiệp vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báocáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp xử

lý và tiến hành công tác kế toán

Theo hình thức này, toán doanh nghiệp (công ty, tổng công ty) chỉ tổ chứcmột phòng kế toán trung tâm (ở văn phòng công ty, tổng công ty), còn ở các đơn viphụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng

Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở doanh nghiệp,chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ choquản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp Phòng kế toán trung tâm lưu trữ, bảoquản toàn bộ hồ sơ tài liệu kế toán của doanh nghiệp

Tại các đơn vị phụ thuộc (xí nghiệp, cửa hàng, tổ, đội), phòng kế toán trungtâm bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận

và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trungtâm Ở đơn vị phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tàichính phát sinh nhiều, phòng kế toán trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán trực

tiếp thực hiện một số phần công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo đơn giản(báo cáo nội bộ) kèm theo chứng từ gốc gửi về phòng kế toán trung tâm.

Phòng kế toán trung tâm thực hiện cả kế toán tài chính, cả kế toán quản trịđáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp

Ưu điểm: Đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán

kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, giúp cho lãnh đạođơn vị nắm được kịp thời tình hình hoạt động của đơn vị, từ đó kiểm tra, chỉ đạo sâusát toàn bộ hoạt động của đơn vị, tạo điều kiện trang bị và ứng dụng phương tiện kỹthuật ghi chép, tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán

Nhược điểm: Tuy nhiên theo hình thức này có nhược điểm nếu như việc

trang bị phương tiện, kỹ thuật, tính toán, ghi chép thông tin chưa nhiều, địa bàn hoạtđộng của doanh nghiệp lại rải rác, phân tán thì việc kiểm tra, giám sát của kế toántrưởng và lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác kế toán cũng như hoạt động sảnxuất kinh doanh không kịp thời, bị hạn chế

Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Hình thức tổ chức kế toán

trong phạm vị của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng

Theo hình thức này, doanh nghiệp thành lập phòng kế toán trung tâm (đơn vị

kế toán cấp trên); còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở đều có tổ chức kế toán riêngđơn vị kế toán cấp cơ sở Doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toánphân tán thường là những doanh nghiệp đã phân cấp quản lý kinh tế, tài chính chocác đơn vị kế toán cấp cơ sở ở mức độ cao hơn, tức là đã phân phối nguồn vốnriêng, xác định lỗ, lãi riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo của các đơn vị kếtoán cấp cơ sở này trong hoạt động sản xuất, kinh doanh

Trường hợp này, toàn bộ công việc kế toán của doanh nghiệp được phâncông như sau:

Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấptrên và công tác tài chính của doanh nghiệp

Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở

Thu nhận, kiểm tra BCTC của các đơn vị cơ sở gửi lên và cùng với BCTCphần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập BCTC tổng hợp củatoàn doanh nghiệp

Ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở: Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh

tác kế toán gắn liền với hoạt động ở các bộ phận phụ thuộc, tạo điều kiện cho kếtoán

thực hiện tốt việc kiểm tra, giám sát trực tiếp tại chỗ các hoạt động kinh tế tài chínhphục

vụ kịp thời cho chỉ đạo, điều hành các hoạt động của các đơn vị phụ thuộc Tuy

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán): Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ

chức bộ máy kế toán kết hợp hai hình thức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức nàygồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán và nhânviên ở các bộ phận khác Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụkinh tế liên quan đến toàn doanh nghiệp và các bộ phận không tổ chức kế toán gửiđến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng đã kiểm tra toàn bộ công tác kế toán,kiểm tra toàn đơn vị Các bộ phận kế toán ở các bộ phận kế toán khác thực hiệncông tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đótheo sự phận công của phòng kế toán trung tâm Các nhân viên kế toán ở các bộphận có nhiệm vụ thu thập chuwcngs từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ,định kỳ gửi chúng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm

Theo hình thức này, ở đơn vị kế toán cấp trên vẫn lập phòng kế toán trungtâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý

và trình độ cán bộ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kếtoán riêng Đơn vị nào được tổ chức kế toán riêng thì được thành lập phòng kế toán

để thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình để định kỳ lậpBCTC gửi về phòng kế toán trung tâm: còn đơn vị kế toán cấp cơ sở nào không tổchức kế toán riêng thì chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạchtoán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ vềphòng kế toán trung tâm

Trường hợp này, nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm như sau: Xây dựng

và quản lý kế hoạch tài chính của toàn doanh nghiệp; Thực hiện các phần hành côngviệc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và ở các đơn vị kế toán cấp cơ sởkhông có tổ chức kế toán riêng; Hướng dẫn, kiểm tra công việc kế toán ở tất cả cácđơn vị kế toán cấp cơ sở và các nhân viên kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sởkhông có tổ chức kế toán riêng; Thu nhận, kiểm tra BCTC của các đơn vị kế toáncấp cơ sở gửi lên cùng với BCTC phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấptrên để lập BCTC tổng hợp toàn doanh nghiệp

Ưu điểm: Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này tạo điều kiện cho kế

toán gắn với hoạt động trong đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động đó,phục vụ quản lý có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị

Sơ đồ 1.3: Mô hình bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán

1.2.1.2 Tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán

Bố trí người làm kế toán: Bố trí người làm kế toán là công việc đầu tiên, hết

sức cần thiết để tổ chức công tác kế toán Theo quy định của Luật kế toán số

88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 của Quốc Hội, khi thành lập, đơn vị kế toán cótrách nhiệm bố trí người làm kế toán theo đúng tiêu chuẩn, điều kiện quy định

Trường hợp đơn vị chưa bố trí được người làm kế toán thì phải thuê người làm kếtoán.

Tiêu chuẩn quyền và trách nhiệm của người làm kế toán

Theo quy định của Luật kế toán 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 của QuốcHội, người làm kế toán phải có tiêu chuẩn, quyền hạn và trách nhiệm như sau:

Tiêu chuẩn của người làm kế toán: Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trungthực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật; Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ

kế toán; Có quyền hạn của người làm kế toán: Người làm kế toán có quyền độc lập

về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán

Trách nhiệm người làm kế toán: Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quyđịnh của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu tráchnhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình

1.2.1.3 Kế toán trưởng, phụ trách kế toán

Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán của đơn vị có nhiệm vụ tổchức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán

Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo của người đại diện theo pháp luật của đơn

vị kế toán; trường hợp có đơn vị kế toán cấp trên thì đồng thời chịu sự chỉ đạo vàkiểm tra của kế toán trưởng của đơn vị kế toán cấp trên về chuyên môn, nghiệp vụ

Doanh nghiệp phải bố trí kế toán trưởng trừ các đơn vị quy định dưới đây.Trường hợp đơn vị chưa bổ nhiệm được ngay kế toán trưởng thì bố trí người phụtrách kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng theo quy định Thời gian bố tríngười phụ trách kế toán tối đa là 12 tháng, sau thời gian này đơn vị kế toán phải bốtrí người làm kế toán trưởng

Khi thay đổi kế toán trưởng, phụ trách kế toán, người đại diện theo pháp luậtcủa đơn vị kế toán hoặc người quản lý, điều hành đơn vị kế toán phải tổ chức bàngiao công việc và tài liệu kế toán giữa kế toán trưởng, phụ trách kế toán cũ và kếtoán trưởng, phụ trách kế toán mới, đồng thời thông báo cho các bộ phận có liên

quan trong đơn vị và cho các cơ quan nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch biết họ tên

và mẫu chữ ký của kế toán trưởng, phụ trách kế toán mới Kế toán trưởng, phụ trách

kế toán mới chịu trách nhiệm về công việc kế toán của mình kể từ ngày nhận bàngiao công việc Kế toán trưởng, phụ trách kế toán cũ vẫn phải chịu trách nhiệm vềcông việc kế toán trong thời gian mình phụ trách

Tiêu chuẩn và điều kiện của kế toán trưởng

Kế toán trưởng phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây: Có các tiêuchuẩn của người làm kế toán, và không thuộc các trường hợp không được làm kếtoán theo quy định; Có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ trung cấp trởlên; Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng; Có thời gian công tác thực tế về kếtoán ít nhất là 02 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình

độ đại học trở lên và thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 03 năm đối vớingười có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán trình độ trung cấp, cao đẳng

Đối với kế toán trưởng, phụ trách kế toán của công ty mẹ là doanh nghiệpnhà nước hoặc là doanh nghiệp có vốn nhà nước chiếm trên 50% vốn điều lệ phải

có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 05 năm

Trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng

Trách nhiệm của kế toán trưởng: Thực hiện các quy định của pháp luật về kếtoán, tài chính trong đơn vị kế toán; Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy địnhcủa luật kế toán; Lập BCTC

Quyền hạn của kế toán trưởng: Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyênmôn, nghiệp vụ kế toán

1.2.2 Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kê toán

Chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản

ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kếtoán Chứng từ kế toán có các nội dung chủ yếu: Tên và số hiệu của chứng từ kếtoán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của chủ đơn vị hoặc cá

nhân lập chứng từ kế toán; Tên,địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kếtoán;Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiềncủa nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng

để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt

và những người có liên quan đến chứng từ kế toán

Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán như trên, chứng từ kếtoán còn có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ

Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là tổ chức vận dụng phương pháp chứng

từ trong ghi chép kế toán để ban hành chế độ chứng từ và vận dụng chế độ, là thiết

kế khối lượng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thống các bản chứng từ hợp lý,hợp pháp theo một quy trình luân chuyển chứng từ nhất định, là tổ chức hệ thốngthông tin ban đầu cho quản lý

Nội dung của tổ chức chứng từ kế toán: Xác định danh mục chứng từ; Tổchức lập chứng từ; Tổ chức thu nhập thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kếtoán; Tổ chức kiểm tra chứng từ; Tổ chức luân chuyển chứng từ; Tổ chức bảo quản,lưu trữ và hủy chứng từ

Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử được coi là

chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật kế toán số88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 của Quốc Hội và được thể hiện dưới dạng dữ liệuđiện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máytính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanhtoán

Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tintrong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thứclợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tửkhông đúng quy định Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạngnguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp

để sử dụng

Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch,thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh

tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểmtra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán

Đơn vị kế toán sử dụng chứng từ điện tử theo quy định tại Điều 17 Luật kếtoán thì được sử dụng chữ ký điện tử trong công tác kế toán Chữ ký điện tử và việc

sử dụng chữ ký điện tử được thực hiện theo quy định của Luật giao dịch điện tử

Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán: Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài

chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đểu phải tổ chức lậpchứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế,tài chính Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theonội dung quy định trên mẫu Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy địnhmẫu thì doanh nghiệp được tự lập chứng từ kinh tế nhưng phải có đầy đủ các nộidung quy định tại Luật kế toán, phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lýcủa đơn vị mình trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Nội dung nghiệp vụkinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá sửachữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng,chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá sửa chữa đều không có giá trị thanhtoán và ghi sổ kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằngcách gạch chéo vào chứng từ sai Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quyđịnh Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế,tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau

Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toánphải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ.Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai Không được

ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn Chữ ký trênchứng từ kế toán của một người phải thống nhất Trường hợp người khiếm thị là

người bị mù hoàn toàn thì khi ký chứng từ kế toán phải có người sáng mắt đượcphân công của đơn vị phát sinh chứng từ chứng kiến Đối với người khiếm thịkhông bị mù hoàn toàn thì thực hiện ký chứng từ kế toán như quy định tại Luật kếtoán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 của Quốc Hội.

Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được

ủy quyền ký Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từthuộc trách nhiệm của người ký

Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toántrưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện Chữ ký trên chứng từ kếtoán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên

Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử Chữ ký trên chứng từ điện tử có giátrị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy

Tổ chức ghi nhận thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán: Thông tin kế

toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế toán Để thu nhận đượcđầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở doanh nghiệp, kế toán trưởngcần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với từng loạinghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, xácđịnh rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quanđến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán

Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán Tínhtrung thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thựccủa số liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh

tế tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối vớichất lượng công tác kế toán tại doanh nghiệp

Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán trước khi ghi

sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp

lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ, chỉnh lýnhững sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần

thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi sổ kế toán Kiểm trachứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán, vìvậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi tiếnhành ghi sổ kế toán.

Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: Kiểm tra tính trung thực vàchính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toánnhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin kế toán; Kiểm tra tính hợppháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằmđảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính; Kiểmtra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ nhằm đảmbảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán hoặc các định mức kinh tế,

kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường, với điều kiện hợp đồng đã kýkết,v.v ; Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trongchứng từ và các yếu tố khác của chứng từ

Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mới dùngchứng từ để ghi sổ kế toán như: Lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lậpbảng tính toán phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán,v.v

Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ

kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ có liênquan đến nhiều người ở các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp và liên quan đếnnhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng kế toán, vì vậy kế toán trưởng cầnphải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tếtài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liênquan có thể thực hiện việc ghi chép hạch toán được kịp thời, đảm bảo cung cấpthông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động hoạt động sản xuất kinhdoanh ở doanh nghiệp

Để đảm bảo chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác định rõ chức trách,nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhằm giảm bớt những thủtục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian.

Sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán: Các loại

chứng từ kế toán trong chế độ kế toán doanh nghiệp đều thuộc loại hướng dẫn.Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợpvới đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được cácyêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễkiểm tra, kiểm soát và đối chiếu

Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêngmình, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghichép chứng từ kế toán theo hướng dẫn

Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù thuộc đối tượngđiều chỉnh của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quy định về chứng từ tạicác văn bản đó

Theo điều 22 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 của Quốc Hộiquy định: Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán, chứng

từ kế toán phải đước sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảoquản an toàn theo quy định của pháp luật,chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới

có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán Trường hợp tạm giữhoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạmgiữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản, ghi

rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu

Chứng từ kế toán sao chụp: Chứng từ kế toán sao chụp phải được chụp từ

bản chính và phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật củađơn vị kế toán lưu bản chính hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạmgiữ, tịch thu tài liệu kế toán trên chứng từ sao chụp

Chứng từ kế toán sao chụp chỉ được thực hiện trong các trường hợp sau đây:Đơn vị kế toán có dự án vay nợ, viện trợ của nước ngoài theo cam kết phải nộp bảnchứng từ chính cho nhà tài trợ nước ngoài Trường hợp này chứng từ sao chụp phải

có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của nhà tài trợ hoặcđơn vị kế toán; Đơn vị kế toán bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặctịch thu bán chính chứng từ kế toán Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ

ký và dấu xác nhận của người đại diện cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết địnhtạm giữ hoặc tịch thu tài kiệu kế toán, Chứng từ kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại donguyên nhân khách quan như thiên tai, hỏa hoạn đơn vị kế toán phải đến đơn vịmua hoặc đơn vị bán hàng hóa để xin chụp chứng từ kế toán bị mất Trên chứng từ

kế toán sao chụp phải có dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vịmua, đơn vị bán hoặc đơn vị kế toán khác Các trường hợp khác theo quy định củapháp luật

1.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán: Doanh nghiệp phải tuân thủ

các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kếtcấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản kế toán

Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành, doanh nghiệpcăn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của doanh nghiệp minhcũng như đặc điệm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọncác tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài khoản kếtoán cho đơn vị mình

Theo chế độ hiện hành, hiện có 2 hệ thống tài khoản kế toán để doanh nghiệp

có thể lựa chọn là hệ thống tài khoản kế toán ban hành kèm theo Thông tư số200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 áp dụng cho các doanh nghiệp và hệ thống tàikhoản kế toán ban hành kèm theo TT133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 về chế độ

kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ

Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng đối với các doanh nghiệp nhỏ vàvừa thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế theo quy định của pháp luật về hỗtrợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, trừ DN Nhà nước, DN do Nhà nước sở hữu trên 50%vốn điều lệ, DN đại chúng, các hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã DNNVV có thể lựachọn áp dụng Chế độ kế toán DN ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTCngày 22/12/2015 của Bộ Tài chính và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thếnhưng phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý DN và phải thực hiện nhất quántrong năm tài chính.

Cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán: Để đáp ứng nhu cầu quản lý của đơn

vị, doanh nghiệp được phép cụ thể hoá, bổ sung thêm tài khoản cấp 3, 4, v.v .nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của tài khoảncấp trên tương ứng

Doanh nghiệp được đề nghị bổ sung tài khoản cấp I, hoặc cấp II đối với cáctài khoản trong hệ thống kế toán doanh nghiệp chưa có để phản ánh nội dung kinh

tế riêng có phát sinh của doanh nghiệp, phù hợp với quy định thống nhất của nhànước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên củadoanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả măn nhu cầuthông tin cho các đối tượng sử dụng

1.2.4 Tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp

Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kếtcấu các loại sổ, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ với trình tự và phương phápghi sổ nhất định để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ chứng từ gốc vàocác sổ kế toán và lập BCTC

Kế toán trưởng căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ quy mô vàyêu cầu quản lý của doanh nghiệp, căn cứ vào trình độ cán bộ kế toán và phươngtiện tính toán để lựa chọn hình thức kế toán thích hợp áp dụng cho đơn vị

Theo chế độ kế toán hiện hành, Doanh nghiệp được áp dụng một trong 5hình thức kế toán sau: (1) Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; (2) Hình thức kế toán

Nhật ký chung; (3) Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; (4) Hình thức kế toán Nhậtký- Chứng từ; (5) Hình thức kế toán máy.

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kếtcấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán

kế toán cùng loại

Tách rời việc ghi chép kế toán ở tài khoản cấp 1 với việc ghi chép kế toán ởcác tài khoản chi tiết và ghi ở 2 loại sổ kế toán khác nhau là sổ kế toán tổng hợp và

sổ kế toán chi tiết

Không cần lập bảng đối chiếu số phát sinh của các tài khoản cấp 1 vì có thểkiểm tra được trính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản kế toán cấp 1 ngay

ở dòng tổng cộng số phát sinh trong sổ nhật ký sổ cái

b Hệ thống sổ kế toán

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau: Sổ kếtoán tổng hợp : Nhật ký - Sổ Cái; Sổ kế toán chi tiết : Thẻ kế toán chi tiết, sổ chitiết

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký - sổ cái

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ

kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghisổ; Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc BảngTổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế và được đánh sốhiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng

từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trướckhi ghi sổ kế toán

Việc ghi sổ kế toán chi tiết được căn cứ vào các chứng từ kế toán đính kèmtheo chứng từ ghi sổ Như vậy, việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toánchi tiết là tách rời nhau

Mỗi tài khoản kế toán cấp 1 được ghi ở một tờ sổ riêng nên cuối tháng phảilập Bảng đối chiếu số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) để kiểm tra tính chính xáccủa việc ghi sổ cái

b Hệ thống sổ

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

Sổ kế toán tổng hợp : Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái;

Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết vật tư, Thẻ kế toán chi tiết; Sổ chi tiếtphải thu của khách hang, phải trả người bán,v.v

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụkinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổNhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (địnhkhoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi SổCái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Như vậy, hình thức này cũng có đặc điểm giống hình thức chứng từ ghi sổnhưng khác là không cần lập chứng từ ghi sổ mà chi căn cứ chứng từ kế toán để lậpđịnh khoản trực tiếp vào sổ Nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt Sau đó, căn cứđịnh khoản trong các sổ nhật ký này để ghi sổ cái

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra k

1.2.4.4 Hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ

a Đặc điểm

Là hình thức kế toán được sử dụng trong các doanh nghiệp vừa và lớn, trình

độ, năng lực của các bộ kế toán tốt Đây là hình thức đảm bảo tính chuyên môn hóa

và phân công lao động kế toán

Hình thức này có đặc điểm chủ yếu sau:

- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có củacác tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tàikhoản

đối ứng Nợ

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tựthời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tàikhoản)

vào một sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là sổ Nhật ký - chứng từ Kế toán lấy bênCó

của Tài khoản kế toán làm tiêu thức phân loại các nghiệp vụ kinh tế - tài chínhphát

sinh, tức là cá nghiệp vụ phát sinh liên đến bên Có của một tài khoản thì được tậphợp ghi vào Nhật ký - chứng từ mở cho bên Có của tài khoản đó Khi ghi vàoNhật

ký - chứng từ thi ghi theo quan hệ đối ứng tài khoản Vì vậy số cộng cuối tháng ởNhật ký - chứng từ chính là định khoản kế toán để ghi vào sổ cái Như vậy Nhậtký

chứng từ vừa là sổ nhật ký vừa là chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùngmột sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lýkinh tế, tài chính và lập BCTC

Sổ kế toán tổng hợp gồm: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ Cái;

Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.gồm: Sổ kế toán chi tiết vật tư; Sổ kế toán chi tiếtTSCĐ; Sổ kế toán chi tiết nợ phải thu, phải trả.v.v

Ghi chú:

Đối chiếu, kiểm tra ◄ ►

Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký - chứng từ

1.2.4.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của hình thức này, công việc kế toán được thực hiện theo

một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính phần mềm được thiết kế theomột trong 4 hình thức hoặc kết hợp các hình thức kế toán nêu trên

Trình tự ghi sổ theo hình thức này:

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng

từ ghi sổ định khoản tài khoản Nợ, ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theobảng, biểu mẫu có sẵn Theo quy trình phần mềm các thông tin tự động vào sổ kếtoán tổng hợp (sổ cái hoặc Nhật ký - sổ cái) Cuối tháng, kế toán thực hiện các thaotác khóa sổ và lập BCTC Việc đối chiếu được thực hiện tự động với số liệu sổ tổnghợp và chi tiết luôn đảm bảo chính xác, trung thực Thực hiện các thao tác để in BCTCtheo quy định

* Ghi chú hàng ngàyGhi chú cuối tháng

k Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.8: Sơ đồ thể hiện trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên

máy vi tính

Tổ chức kế toán trong các đơn vị là một vấn đề lớn, có ý nghĩa quan trọng

đối với chất lượng công tác kế toán, khi tổ chức hệ thống sổ sách đòi hỏi phải dựa

trên nguyên tắc cơ bản sau: