HÒAN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TÓAN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VIỆT TÍN

Nhận thứcđược tầm quan trọng của vấn đề nêu trên, với mong muốn được tiếp cận thực tế về tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp thương mại nói chung và Công ty Cổ phần thương mại và đầu

NGUY N H NG DUNG ỄN HỒNG DUNG ỒNG DUNG

HOÀN THI N T CH C CÔNG TÁC K TOÁN ỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ổ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN ỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ế TOÁN

T I CÔNG TY C PH N TH ẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ Ổ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN ẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ ƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ NG M I VÀ Đ U T ẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ ẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ Ư

XÂY D NG VI T TÍN ỰNG VIỆT TÍN ỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

LU N VĂN TH C SĨ KINH T ẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ ẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ Ế TOÁN

HÀ NỘI - 2019

NGUYỄN HÒNG DUNG

HOÀN THIỆN TỎ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỎ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ

XÂY DỰNG VIỆT TÍN Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 8340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS MAI NGỌC ANH

HÀ NỘI - 2019

nghiệp và các bạn Với lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc tôi xin được bảy tỏlời cảm ơn chân thành tới:

Tập thể lãnh đạo Học Viện Ngân Hàng, tập thể lãnh đạo, các thầy côgiáo Khoa Kế toán, tập thể lãnh đạo và cán bộ Khoa Sau đại học của trường.Đặc biệt gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo PGS.TS Mai Ngọc Anh

đã tận tình hướng dẫn, dạy bảo, động viện và tạo mọi điều kiện thuận lợi chotôi trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận văn

Tôi xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến tập thể lãnh đạo và cán bộ củaCông ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư xây dựng Việt Tín đã nhiệt tình trảlời phỏng vấn và cung cấp tài liệu

Các số liệu, nội dung được trình bày trong luận văn này là hoàn toàn hợp lệ

và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ

Tôi xin chịu trách nhiệm về đề tài nghiên cứu của mình

Tác giả

Nguyễn Hồng Dung

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN iii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

DANH MỤC SƠ ĐỒ viii

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan các nghiên cứu liên quan đến tổ chức công tác kế toán 2

3 Mục đích nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 4

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Kết cấu luận văn 5

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1 Khái niệm, ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 6

1.1.1 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 6

1.1.2 Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 7

1.2 Yêu cầu, nguyên tắc và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 8

1.2.1 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 8

1.2.2 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 8

1.2.3 Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 9

1.3 Cơ sở tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 10

1.3.1 Nhân tố từmôi trường pháp lý 10

1.3.2 Nhân tố từmôi trường kinh doanh 11

1.3.3 Nhân tố từđặc điểm ngành nghề kinh doanh thương mại 12

1.3.4 Nhân tố từnhu cầu thông tin kế toán 17

1.3.5 Nhân tố từ hệ thống kiểm soát nội bộ 18

1.3.6 Nhân tố về tổ chức bộ máy nhân sự kế toán 18

1.3.7 Nhân tố từ yêu cầu và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin 19

1.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 20

1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán 20

1.4.2 Tổ chức hệ thống chứng từ và công tác hạch toán ban đầu 25

1.4.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 28

1.4.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 29

1.4.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 31

1.4.6 Tổ chức kiểm tra kế toán 32

1.4.7 Tổ chức trang bị, ứng dụng công nghệ xử lý thông tin trong công tác kế toán 34

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ XÂY DựNG VIỆT TÍN 38

2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín 38 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty 38

2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty 39

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty 39

2.1.4 Các chính sách kế toán của công ty 41

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín 42

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 42

2.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ và côngtác hạch toán ban đầu 43

2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kếtoán 47

2.2.4 Tổ chức sổ kế toán 49

2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 51

2.2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán 52

2.2.7 Tổ chức trang bị, ứng dụng công nghệ xử lý thông tin trong công tác kế toán 54

2.3 Tổ chức công tác kế toán một số phần hành tại Công ty Cổ phần Thương

mại và Đầu tư Xây dựng Việt Tín 55

2.3.1 Tổ chức hạch toán bán hàng 55

2.3.2 Tổ chức hạch toán kế toán tiền lươngvà cáckhoản trích theo lương 59

2.3.3 Tổ chức hạch toán kế toán thanh toánvớingười bán 62

2.4 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín 66

2.4.1 Những kết quả đạt được 66

2.4.2 Những tồn tại 68

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ XÂY DựNG VIỆT TÍN 72

3.1 Yêu cầu, nguyên tắc và phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín 72

3.1.1 Chiến lược phát triển của công ty Cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín đến năm 2025 72

3.1.2 Các yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty Cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín 73

3.1.3 Các nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty Cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín 74

3.2 Các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín 75

3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 75

3.2.2 Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán 76

3.2.3 Hoàn thiện việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 78

3.2.6 Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán 81

3.2.7 Hoàn thiện trang bị, ứng dụng công nghệ xử lý thông tin trong công tác kế toán 82

3.3 Điều kiện cần thiết để thực hiện các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín 83

3.3.1 Ve phía nhà nước 83

3.3.2 Ve phía công ty 84

KẾT LUẬN 88

PHỤ LỤC 90

BHXH Bảo hiểm xã hội

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Hìnhthứctổ chứcbộ máy kế toán tập trung 22

Sơ đồ 1.2: Hìnhthứctổ chứcbộ máy kế toán phân tán 23

Sơ đồ 1.3: Hìnhthứctổ chứcbộ máy kế toán vừa tập trung vừa phântán 24

Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổchức Công ty cổ phần Thương mạivàđầu tưxây dựng Việt Tín 40

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 42

Sơ đồ 2.3: Tổ chức chứng từ trong công ty 46

Sơ đồ 2.4: Luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng 47

Sơ đồ 2.5: Hình thức ghi sổ tại Công ty 50

Sơ đồ 2.6: Trình tự tổ chức hạch toán kế toán bán hàng tạiCông ty 59

Sơ đồ 2.7: Trình tự tổ chức hạch toán kế toán lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Xây dựng Việt Tín 62

Sơ đồ 2.8: Trình tự tổ chức hạch toán kế toán mua hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Xây dựng Việt Tín 65

DANH MỤC BIỂU Biểu 3.1: Sổ phân loại Nợ phải thu khách hàng 80

Biểu 3.2: Sổ chi tiết TK 331 80

Biểu 3.3: Báo cáo dự toán chi phí mua hàng 81

DANH MỤC BẢNG - HÌNH Bảng 1.1: Các loại Tài khoản 29

Bảng 2.1: Danh mục chứng từ sử dụng 44

Hình 2.1: Giao diện thanh toán công nợ đối tượng theo từng hóa đơn 55

PHỤ LỤC Phụ lục 01: Phiếu điều tra cho nhân viên 90

Phụ lục 02: Phiếu điều tra cho nhà quản lý 92

Phụ lục 03: Giấy đi đường 94

Phụ lục 04: Bảng thanh toán công tác phí 95

Phụ lục 05: Chi tiết danh mục tài khoản sử dụng 96

Phụ lục 06: Bảng cân đối kế toán của Công ty Cổ phần Thương mại và đầu tư xây

dựng Việt Tín 97

Phụ lục 07: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư xây dựng Việt Tín 101

Phụ lục 08: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ của Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư xây dựng Việt Tín 102

Phụ lục 09: Hợp đồng kinh tế 103

Phụ lục 10: Hóa đơn bán hàng 108

Phụ lục 11: Phiếu xuất kho 109

Phụ lục 12: Sổ Nhật ký chung 110

Phụ lục 13: Sổ cái TK 511 111

Phụ lục 14: Sổ chi tiết TK 131 112

Phụ lục 15: Sổ cái TK 632 113

Phụ lục 16: Bảng thanh toán tiền lương 114

Phụ lục 17: Sổ nhật ký chung 115

Phụ lục 18: Sổ chi tiết TK 334 116

Phụ lục 19: Giấy báo Nợ số 00126 117

Phụ lục 20: Sổ Nhật ký chung 118

Phụ lục 21: Sổ chi tiết TK 331 120

LỜI MỞ ĐẦU

l Tính cấp thiết của đề tài

Thương mại là một ngành của nền kinh tế quốc dân, là lĩnh vực trao đổi hànghóa thông qua mua bán trên thị trường Thương mại Việt Nam rất phát triển từ sauthời kỳ đổi mới 1986 và đạt được nhiều thành tựu to lớn Gia nhập tổ chức thươngmại thế giới WTO đã đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong quá trình đổi mới

và phát triển của đất nước ta Nền kinh tế Việt Nam từ đây đã chính thức hòa nhậpvào dòng chảy chung của nền kinh tế toàn cầu, điều này đã mở ra những cơ hội lớncho sự chuyển mình của kinh tế Việt Nam nhưng đồng thời cũng đặt ra những tháchthức rất lớn đối với các doanh nghiệp thương mại trong nước

Tổ chức công tác kế toán là một trong những mặt quan trọng được các doanhnghiệp quan tâm để kiểm tra tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp mộtcách thường xuyên và liên tục Công tác kế toán có được thực hiện tốt doanh nghiệp

sẽ có cơ sở để phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giáđược tình hình thị trường Tổ chức công tác kế toán tốt thì đều có cơ hội phát huytốt hơn thế mạnh và giảm thiểu tối đa những yếu kém trong quá trình hoạt động củadoanh nghiệp

Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, Công ty cổphần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín đã từng bước xây dựng, tổ chức chomình một bộ máy kế toán tương đối ổn định và hiệu quả Tuy nhiên, bên cạnh đóvẫn còn tồn tại nhiều bất cập, thông tin do kế toán mang lại chưa đáp ứng được nhucầu quản lý Chính vì vậy, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán là một giải phápquan trọng và hữu hiệu giúp doanh nghiệp nắm bắt được các thông tin kịp thời, toàndiện và chính xác, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính Nhận thứcđược tầm quan trọng của vấn đề nêu trên, với mong muốn được tiếp cận thực tế về

tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp thương mại nói chung và Công ty Cổ phần

thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín nói riêng, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn

thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín”.

2 Tổng quan các nghiên cứu liên quan đến tổ chức công tác kế toán

Những vấn đề về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp được rất nhiềutác giả Việt Nam nghiên cứu Đã có một số công trình khoa học và các bài viết củacác tác giả nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp như:

Đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần 6.3” của tácgiả Trần Thị Ngọc Vinh (năm 2013), Trường Đại học Đà Nằng

Đề tài đưa ra những lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong doanhnghiệp trong đó đặc biệt những lý luận, đặc điểm cơ bản của tổ chức công tác kếtoán trong ngành sản xuất kinh doanh xây lắp làm cơ sở và tiền đề cho việc phântích tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần 6.3, với đặc thù số lượng chứng

từ nhiều, thời gian theo dõi lâu, các quy định về chứng từ với đơn vị xây lắp phứctạp, tác giả chỉ ra những ưu điểm, nhược điểm trong phần hành kế toán trong tổchức công tác kế toán của công ty Từ đó, đưa ra các giải pháp hoàn thiện tổ chứccông tác kế toán Tuy nhiên, bố cục luận văn chưa được hợp lý, các cơ sở lý luậnchưa chặt chẽ, phần điều kiện cần thiết để thực hiện giải pháp hoàn thiện tác giả chỉ

đề cập điều kiện về phía công ty

Đề tài luận án tiến sỹ “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các công ty

cổ phần sản xuất xi măng Việt Nam” của TS Ngô Thị Thu Hương năm 2012

Đề tài đã hệ thống hóa được những lý luận cơ bản về tổ chức công tác kếtoán DN sản xuất Đồng thời, thông qua khảo sát thực tiễn về tổ chức công tác kếtoán trong một số DN sản xuất xi măng Việt Nam thuộc các loại hình sở hữu khácnhau, tác giả đã đề xuất được những giải pháp hoàn thiện về tổ chức công tác kếtoán, song chỉ mới giới hạn đối với các DN thuộc ngành sản xuất xi măng, chưa đisâu nghiên cứu trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, dịch vụ

Đề tài “Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ ởViệt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Huyền Trâm (năm 2007), Trường Đại họckinh tế TP Hồ Chí Minh

Đề tài nghiên cứu đánh giá tình hình tổ chức công tác kế toán doanhnghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam có tuân thủ quy định của Bộ Tài chính không?

Tác giả đã khái quát hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanhnghiệp vừa và nhỏ một cách hệ thống, làm cơ sở và tiền đề cho việc phân tích,đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ởViệt Nam Tác giả cũng đã phản ánh được thực trạng công tác tổ chức kế toán tạitoán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam, chỉ ra những ưu điểm, nhượcđược trong công tác tổ chức kế toán của công ty Từ đó, luận văn đưa ra các giảipháp hoàn thiện công tác tổ chức kế toán của công ty Tuy nhiên, luận văn tồn tạimột số hạn chế: trong chương 1 tác giả chưa đưa ra và làm rõ được một số kháiniệm về tổ chức công tác kế toán là gì?

Với các nghiên cứu trên các tác giả khái quát được thực trạng tổ chức côngtác kế toán tại các doanh nghiệp đặc thù của nền kinh tế như: xi măng, xây lắp, DNvừa và nhỏ các nghiên cứu đã phân tích được thực trạng và từ đó đưa ra các giảipháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán theo từng lĩnh vực và quy mô ứng dụng.Tuy nhiên, trên thực tế việc ứng dụng các nghiên cứu trên trong doanh nghiệp cònkhá lúng túng do nhiều nguyên nhân nên việc tiếp tục hoàn thiện tổ chức công tác

kế toán trong các doanh nghiệp là cần thiết Qua khảo sát thực tế tại công ty cổ phầnthương mại và đầu tư xây dựng Việt tín, tác giả nhận thấy tổ chức công tác kế toántại công ty còn nhiều hạn chế Vì vậy tác giả đã đi vào nghiên cứu đề tài “Hoànthiện tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần thương mại và đầu tư xây dựngViệt Tín”

3 Mục đích nghiên cứu

Đề tài được hoàn thiện với ba mục tiêu chính:

- Góp phần hoàn thiện thêm những lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toántại doanh nghiệp

- Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần thươngmại và đầu tư xây dựng Việt Tín, ưu điểm, nhược điểm

- Đưa ra các ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tạicông ty cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín

4 Phương pháp nghiên cứu

Một số phương pháp cụ thể được sử dụng khi thực hiện luận văn bao gồm:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này được tác giả thực hiệnthông qua các bài báo, tạp chí thuế, giáo trình chuyên ngành, các công trình nghiêncứu khoa học, tìm kiếm thông tin qua mạng Internet liên quan đến đề tài nghiêncứu Đồng thời, nghiên cứu các chế độ kế toán doanh nghiệp, nghị định, thông tưhướng dẫn Từ việc nghiên cứu đó, tác giả khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phầnthương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín và thu thập chứng từ, sổ sách kế toán như:báo cáo tài chính năm, sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản Trên cơ sở số liệuthu thập được để lựa chọn các biểu mẫu cần thiết, phù hợp để đưa vào sử dụng

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Với những thông tin đã thu thập được,tác giả thực hiện phân loại và sắp xếp khoa học sau đó tổng hợp, phân tích, so sánh,đánh giá để khái quát hóa các vấn đề lý luận về tổ chức công tác kế toán đồng thờiđưa ra những nhận định về tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần thương mại

và đầu tư xây dựng Việt Tín

- Phương pháp quan sát thực tế: Tác giả trực tiếp đến phòng kế toán, phòngkinh doanh của Công ty để quan sát thực tế hoạt động kinh doanh, hoạt động kếtoán của Công ty Từ đó, nhận biết được các đặc điểm cơ bản của ngành nghề kinhdoanh thương mại, nắm rõ được quy trình kinh doanh, quy trình luân chuyển chứng

từ, quy trình ghi sổ, quy trình kiểm tra

- Phương pháp quan sát, phỏng vấn trực tiếp qua bảng hỏi đối với giám đốc,phó giám đốc và nhân viên một số bộ phận tại công ty Cổ phần Thương mại và Đầu

tư xây dựng Việt Tín (Phụ lục 01, Phụ lục 02) Phương pháp phỏng vấn trực tiếp

này rất hữu ích trong các tình huống cần thông tin đủ sâu Tính linh hoạt trong câuhỏi và câu trả lời giúp người phỏng vấn có được thông tin quý báu, phong phú, phục

vụ cho việc nghiên cứu các vấn đề Tuy nhiên, phương pháp phỏng vấn trực tiếpthường tốn thời gian, công sức và chất lượng dữ liệu phụ thuộc rất nhiều vào tâmtrạng và thái độ của người được phỏng vấn Phương pháp phỏng vấn được tác giảthực hiện thông qua cuộc trao đổi với một số nhà quản lý cũng như những người

trực tiếp hoặc gián tiếp thực hiện công tác kế toán tại công ty nhằm tìm hiểu kinhnghiệm và nhận thức của những người này về tổ chức công tác kế toán tại công ty.

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

+ Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác

kế toán tại Công ty cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín trên góc độ kếtoán tài chính và kế toán quản trị

6 Ket cấu luận văn

Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung chính của luận văn gồm 3 chương:

thương

mại và đầu tư xây dựng Việt Tín.

phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín.

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm, ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp nhằm giúp cho việc thunhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin cho công tác quản lý kinh tế tài chính.Nghiên cứu các quan điểm khác nhau về tổ chức công tác kế toán trong doanhnghiệp, lựa chọn được những vấn đề thuộc quan điểm chung nhất, từ đó nêu rõ quanđiểm riêng của tác giả Có thể khái quát các quan điểm sau đây:

Theo giáo trình “Nguyên lý kế toán”, trường đại học Lao động xã hội (2008),

PGS.TS Nghiêm Văn Lợi chủ biên: “ Tổ chức kế toán là việc tạo ra mối liên hệ theo

trình tự nhất định giữa các yếu tố của hệ thống kế toán Các yếu tố của hệ thống kế toán gồm: các nhân viên kế toán với năng lực chuyên môn; hệ thống chứng từ kế toán, sổ sách và báo cáo kế toán; các phương pháp kế toán; các trang thiết bị sử dụng cho kế toán Tổ chức kế toán là việc tạo ra mối liên hệ giữa các yếu tố trên

nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán.” [7, tr227]

Quan điểm theo giáo trình “Lý thuyết hạch toán kế toán”, trường đại học Kinh

tế Quốc dân (2009), PGS.TS Nguyễn Thị Đông chủ biên: “Tổ chức công tác kế toán

là tổ chức thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp toàn bộ thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng kinh phí ở đơn vị nhằm phục vụ cho công tác quản lý kinh

tế, tài chính ở đơn vị” [6, tr13]

Theo Học viện Tài chính (2011), giáo trình “Tổ chức công tác kế toán”,

TS.Lưu Đức Tuyên và TS Ngô Thị Thu Hồng đồng chủ biên: “Tổ chức công tác kế

toán là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp là tổ chức việc thu nhận,

hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của doanh nghiệp Tổ chức kế toán trong doanh nghiệp phải giải quyết được hai phương diện: tổ chức thực hiện

các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, và các phương pháp, phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích của công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các nhân viên kế toán thực hiện tốt công tác kế toán trong doanh

nghiệp’” [8, tr13]

Theo Quốc hội (2015), Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015: “Tổ

chức công kế toán trong doanh nghiệp là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực, chế

độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh,

tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán cho các đối tượng cần sử dụng ””

Tuy cách tiếp cận và luận giải khác nhau nhưng đều có mục đích chung làhướng tới việc sắp xếp, tổ chức các công việc mà kế toán cần phải thực hiện tốtchức năng tổ chức thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chínhmột cách kịp thời, đầy đủ phục vụ cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinhdoanh cả ở tầm vĩ mô và vi mô Theo quan điểm của tác giả tổ chức công tác kếtoán là việc tổ chức nhân sự kế toán theo các phần hành kế toán cụ thể, thực hiệncác phương pháp kế toán phù hợp với yêu cầu thu nhận, xử lý, phân tích và cungcấp thông tin kinh tế tài chính, phù hợp với đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp nhằmđáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh

1.1.2 Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

- Đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kinh tế đầy đủ, kịp thờiđáng tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính (vĩ mô và vi mô)

- Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản, tiền vốn ngăn ngừa những hành

vi làm tổn hại đến tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp

- Mọi tồn tại và thiếu sót về công tác tổ chức kế toán đều có thể dẫn đến sự trìtrệ trong công tác hạch toán kế toán và cung cấp thông tin kinh tế không đầy đủ,không chính xác dẫn đến tiêu cực, lãng phí

Vì vậy tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác kế toán là vấn đề có tầmquan trọng đặc biệt để thực hiện tốt công tác quản lý kinh tế ở doanh nghiệp

1.2 Yêu cầu, nguyên tắc và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

1.2.1 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

- Đảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tếtài chính của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kinh tế đánh tin cậy phục vụcho công tác quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước và quản trị kinh doanh củadanh nghiệp

- Phù hợp với quy mô và đặc điểm của tổ chức sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

- Phù hợp với trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ kinh tế, và trình độtrang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép của doanh nghiệp

- Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành

1.2.2 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

- Thứ nhất, tổ chức công tác kế toán phải đúng những qui định trong luật kếtoán và chuẩn mực kế toán Đối với Nhà nước, kế toán là một công cụ quan trọng

để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu chi, thanh toán củanhà nước, điều hành nền kinh tế quốc dân Do đó, trước hết tổ chức công tác kế toánphải theo đúng những qui định về nội dung công tác kế toán, về tổ chức chỉ đạocông tác kế toán ghi trong Luật kế toán và Chuẩn mực kế toán

- Thứ hai, tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với các chế độ, chính sách,thể lệ văn bản pháp qui về kế toán do nhà nước ban hành Việc ban hành chế độ, thể

lệ kế toán của Nhà nước nhằm mục đích quản lý thống nhất công tác kế toán trongtoàn bộ nền kinh tế quốc dân Vì vậy tổ chức công tác kế toán phải dựa trên cơ sởchế dộ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, hệ thống báo cáotài chính mà Nhà nước qui định để vận dụng một cách phù hợp với chính sách, chế

độ quản lý kinh tế của Nhà nước trong từng thời kỳ Có như vậy việc tổ chức côngtác kế toán mới không vi phạm những nguyên tắc, chế độ qui định chung của nhànước, đảm bảo việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán góp phần tăngcường quản lý kinh tế - tài chính của các cấp, các ngành, thực hiện việc kiểm tra,

kiểm soát của nhà nước đối với hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.

- Thứ ba, tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sảnxuất, kinh doanh, hoạt động quản lý và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp Mỗidoanh nghiệp có đặc điểm và điều kiện hoạt động kinh doanh khác nhau Vì vậy,không thể có một mô hình công tác kế toán tối ưu cho tất cả các doanh nghiệp nên

để tổ chức tốt công tác kế toán doanh nghiệp thì việc tổ chức công tác kế toán phảicăn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạtđộng quản lý, qui mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp

- Thứ tư, tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp

vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán Người thực hiện trựctiếp mọi công tác kế toán tài chính trong doanh nghiệp là cán bộ kế toán dưới sự chỉđạo của cán bộ quản lý doanh nghiệp Vì vậy để tổ chức tốt công tác kế toán trongdoanh nghiệp đảm bảo phát huy đầy đủ, vai trò tác dụng của kế toán đới với côngtác quản lý doanh nghiệp thì việc tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu

và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán

- Thứ năm, tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo nguyên tắc gọn, nhẹ, tiếtkiệm và hiệu quả Tiết kiệm, hiệu quả là nguyên tắc của công tác tổ chức nói chung

và tổ chức công tác kế toán nói riêng do đó thực hiện nguyên tắc này phải đảm bảo

tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý, thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụcủa kế toán, nâng cao chất lượng công tác kế toán, quản lý chặt chẽ, hiệu quả, tínhtoán và đo lường chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Những nguyên tắc trên phải được thực hiện một cách đồng bộ mới có thể tổchức thực hiện tốt và đầy đủ các nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanhnghiệp

1.2.3 Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là trách nhiệm của lãnh đạo đơn

vị và kế toán trưởng Nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức công tác kế toán là:

- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán trongđơn vị trên cơ sở phân công rõ ràng trách nhiệm nghiệp vụ và quản lý cho từng bộ

phận, từng phần hành và từng kế toán viên trong bộ máy.

- Tổ chức thực hiện các nguyên tắc, phương pháp kế toán, hình thức kế toán,trang

thiết bị phương tiện, kỹ thuật tính toán ghi chép và thực hiện các chế độ kế toán liênquan

nhằm đảo bảo khối lượng, chất lượng và hiệu quả thông tin kinh tế

- Tổ chức áp dụng những thành tự u khoa học kỹ thuật hiện đại, khoa họcquản lý tiên tiến, tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, tổchức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cũng như trình độ chuyênmôn cho cán bộ kế toán Đồng thời đặt ra yêu cầu thích ứng với trình độ kế toánngày càng hiện đại

- Tổ chức hướng dẫn mọi người quán triệt và tuân thủ các chế độ về quản lýkinh tế tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng

- Tổ chức cung cấp thông tin đúng đối tượng, đúng yêu cầu, có chất lượngnhằm phục vụ kịp thời công tác quản lý của doanh nghiệp

- Xác định rõ mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chức năngkhác trong đơn vị về công việc liên quan đến công tác kế toán

- Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán

1.3 Cơ sở tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Trong bối cảnh hội nhập với nền kinh tế toàn cầu, các hoạt động kinh doanhthể hiện tính cạnh tranh ngày càng đa dạng, phức tạp và quyết liệt Việc tìm ra các

cơ sở tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc làm cần thiết đối với các

DN hiện nay, để tổ chức được công tác kế toán một cách phù hợp, nâng cao hiệuquả quản lý cung cấp thông tin tài chính công khai, minh bạch tạo uy tín cho DN

Cơ cở tổ chức công tác kế toán bao gồm:

1.3.1 Nhân tố từ môi trường pháp lý

Môi trường pháp lý bao gồm toàn bộ hệ thống các văn bản pháp luật quy định

về doanh nghiệp, là cơ sở pháp lý mà kế toán phải căn cứ vào đó để thực hiện côngviệc kế toán Các nhân tố ảnh hưởng quan trọng đến tổ chức công tác kế toán doanhnghiệp như Luật doanh nghiệp, Luật kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán, nghị

quy khác có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh lĩnh vực, ngành nghề

Tổ chức công tác kế toán cần phải nắm vững hệ thống văn bản pháp luật quy định

về kế toán, tài liệu vận dụng cho phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp Các DN hoạtđộng luôn mong muốn có môi trường pháp lý hoàn thiện và ổn định, để DN có thểyên tâm đầu tư và phát triển sản xuất Khi hệ thống pháp lý thay đổi sẽ chi phối hoạtđộng sản xuất kinh doanh của DN và đặc biệt ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức côngtác kế toán trong DN

1.3.2 Nhân tố từ môi trường kinh doanh

Trong điều kiện như hiện nay, khi mà nền kinh tế đang ngày càng mở rộng,các mối quan hệ nước ngoài ngày càng được nâng cao, đặc biệt là khi Việt Namthực hiện chính sách mở cửa thị trường thì một điều chắc chắn rằng, số lượng cáctập đoàn, công ty lớn trên thế giới sẽ xâm nhập vào thị trường Việt Nam ngày càngnhiều Đây là cơ hội cũng đồng thời là thách thức rất lớn Vì vậy, để có thể pháttriển và chiếm lĩnh được thị trường trong nước và xuất khẩu thì việc các DN ViệtNam cần phải đầu tư mạnh mẽ hơn nữa

Môi trường kinh doanh bao gồm tất cả những yếu tố như dân số, văn hóa, tựnhiên, kinh tế, chính trị - pháp luật, khoa học công nghệ, khách hàng, nhà cung ứng,đối thủ cạnh tranh, các nhà đầu tư có tác động mạnh mẽ đến mọi hoạt động của DN,trong đó ảnh hưởng lớn đến tổ chức công tác kế toán trong DN

- Ảnh hưởng về giá cả thị trường, lãi suất và tiền thuế

Giá cả thị trường, giá cả sản phẩm mà DN tiêu thụ có ảnh hưởng lớn tới doanhthu, do đó cũng có ảnh hưởng lớn tới khả năng tìm kiếm lợi nhuận Cơ cấu tài chínhcủa DN cũng được phản ánh nếu có sự thay đổi về giá cả Sự tăng, giảm lãi suất vàgiá cổ phiếu cũng ảnh hưởng tới chi phí tài chính và sự hấp dẫn của các hình thứctài trợ khác nhau Mức lãi suất cũng là một yếu tố đo lường khả năng huy động vốnvay Sự tăng hay giảm thuế cũng ảnh hưởng trực tiếp tới tình hình kinh doanh, tớikhả năng tiếp tục đầu tư hay rút khỏi đầu tư Trước các vấn đề đó, các chuyên giabiên soạn hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật cũng như chuẩn mực kế toáncần có sự xem xét và nhìn nhận lại, để đảm bảo các hệ thống văn bản đó đáp ứng

được nhu cầu xử lý và cung cấp thông tin trung thực, hữu ích cho các đối tượng sửdụng thông tin.

- Sự ổn định của nền kinh tế

Sự ổn định hay không ổn định của nền kinh tế, của thị trường có ảnh hưởngtrực tiếp tới mức doanh thu của DN Từ đó, ảnh hưởng tới nhu cầu về vốn của DN,tới các khoản chi phí về đầu tư, chi phí trả lãi Sự thay đổi của nền kinh tế là mộtnhân tố thúc đẩy Việt Nam nhanh chóng hoàn thiện hệ thống kế toán, để nhằm đápứng yêu cầu hội nhập cũng như thực trạng của chính các DN Việt Nam

- Sự cạnh tranh trên thị trường

Sự cạnh tranh sản phẩm giữa các DN có ảnh hưởng lớn đến kinh tế, tài chínhcủa DN và có liên quan chặt chẽ đến khả năng tài trợ để DN tồn tại và tăng trưởngtrong một nền kinh tế luôn luôn biến đổi

1.3.3 Nhân tố từ đặc điểm ngành nghề kinh doanh thương mại

Thương mại được hiểu là hành động mua bán của các chủ thể với nhau, làkhâu trung gian nối liền sản xuất với tiêu dùng Các doanh nghiệp thương mại(DNTM) không trực tiếp tạo ra sản phẩm mà chỉ đóng vai trò trung gian giữa nhàsản xuất và người tiêu dùng Hay đơn giản hoạt động của DNTM dựa trên côngthức Tiền-Hàng-Tiền DNTM phụ thuộc và thừa hưởng kết quả của DNSX, vì thếcác chi phí chính của DNTM gồm: chi phí mua hàng (chiếm phần lớn trong tổng chiphí), chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Thông qua hoạt động chính là mua, bán, trao đổi hàng hóa mà doanh nghiệp

có được lợi nhuận chủ yếu quyết định đến sự tồn tại và phát triển của cả doanhnghiệp Hàng hóa của DNTM có thể tồn tại dưới hai dạng: có hình thái vật chất haykhông có hình thái vật chất Sự vận động của các loại hàng hóa cũng không giốngnhau tùy thuộc vào nguồn hàng và đặc điểm mặt hàng Do đó chi phí thu mua, vậnchuyển và thời gian lưu trữ cũng khác nhau giữa các loại hàng hóa

Bên cạnh hoạt động mua, bán tiêu thụ hàng hóa thì các DNTM còn có thể cóhoạt động gia công, chế biến đơn giản (dán nhãn, bao gói, kết hợp một số sản phẩmthành combo hàng hóa.) nhằm dễ tiêu thụ, tăng thêm chất lượng và giá trị hàng

Căn cứ vào tính chất các mặt hàng kinh doanh DNTM được chia thành 3 loạichính:

Doanh nghiệp kinh doanh chuyên môn hóa: chuyên kinh doanh một hoặc một

số mặt hàng có cùng công dụng, trạng thái hoặc tính chất nhất định

Doanh nghiệp kinh doanh tổng hợp: là doanh nghiệp kinh doanh đa dạngnhiều mặt hàng có công dụng, trạng thái, tính chất khác nhau Đây thường là loạihình kinh doanh của các các hộ tiểu thương, cửa hàng bách hóa tổng hợp, siêu thị Doanh nghiệp kinh doanh đa dạng hóa: là doanh nghiệp cả sản xuất cả kinhdoanh hàng hóa và thực hiện hoạt động thương mại Doanh nghiệp kinh doanhnhiều mặt hàng, tham gia nhiều lĩnh vực nhằm tận dụng nguồn lao động và cơ sởvật chất có sẵn

Xét về khía cạnh phạm vi kinh doanh thì hoạt động của doanh nghiệp thươngmại được chia làm 2 loại: DNTM trong nước và DNTM với nước ngoài (ngoạithương, xuất nhập khẩu)

- Đặc điểm hoạt động kinh doanh: Trong quá trình lưu chuyển hàng hóa phátsinh các chi phí kinh doanh thương mại, là tất cả các chi phí liên quan đến hàng hóa

và lưu thông hàng hóa từ nơi sản xuất tới nơi tiêu dùng Quán triệt nguyên tắc giágốc trong kế toán, toàn bộ các chi phí phát sinh gắn liền với quá trình thu mua hànghóa trong kinh doanh thương mại được công ty tính vào giá thực tế của hàng hóamua vào, các chi phí liên quan tới việc bảo quản, tiêu thụ hàng hóa được tính vàochi phí bán hàng, các chi phí liên quan tới việc quản lý bán hàng, quản lý hànhchính và các chi phí mang tính chất chung của toàn DN được đưa vào chí phí quản

lý DN

- Hoạt động thương mại về vật liệu xây dựng đặc biệt là trong điều kiện hoạtđộng xây dựng biến động mạnh mẽ trong thời gian vừa qua chịu tác động nhạy béncủa cơ chế thị trường Đặc điểm này đòi hỏi DN phải xuất phát từ nhu cầu thị hiếutiêu dùng từng khu vực cũng như vận dụng tốt quan hệ cung cầu để khai thác mặthàng, đáp ứng nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng Theo đó, kế toán phải cung cấp

đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin về tình hình thị trường cho nhà quản lýnhằm có các quyết định về phương án kinh doanh tối ưu nhất Doanh thu bán hàngcủa DN kinh doanh vật liệu xây dựng nói chung phát sinh chủ yếu vào mùa xâydựng (từ tháng 4 đến tháng 10 hàng năm).

- Đối tượng kinh doanh phức tạp, vòng quay vốn nhanh Hoạt động thươngmại liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau, tập quán tiêu dùng của các khu vựckhác nhau cũng khác nhau, phụ thuộc vào điều kiện kinh tế và trình độ dân trí Do

đó, đòi hỏi phải có đầy đủ các thông tin tin cậy để có quyết định kinh doanh đúngđắn Điều này, đòi hỏi kế toán với chức năng thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấpthông tin cho nhà quản lý cần thiết phải đáp ứng kịp thời, đầy đủ và chính xác nêntrong việc tổ chức công tác kế toán phải hợp lý

- Công nợ tồn đọng nhiều và khó khăn trong thu hồi Trong điều kiện hiệnnay, để bán được hàng hóa cần thực hiện linh hoạt nhiều hình thức bán khác nhaunhư bán hàng theo phương thức bán chịu, bán hàng trả góp, thông qua các đạilý Đặc biệt trong kinh doanh vật liệu xây dựng, việc thanh toán thường theo tiến

độ công trình Kế toán cần theo dõi chi tiết công nợ với nhà cung cấp và khách hàng

có liên quan tới từng thương vụ giao dịch, mở các sổ, thẻ khách hàng, nhà cung cấpcho từng đối tượng để theo dõi, lập các báo cáo công nợ theo yêu cầu quản lý Mốiquan hệ đa dạng dẫn đến rủi ro cao, công nợ tồn đọng nhiều và khả năng thu hồi nợkhó khăn Điều này đòi hỏi công tác kế toán phải cung cấp thông tin chi tiết theotừng đối tượng thanh toán trong quan hệ mua bán theo từng hình thức/phương thứcbán hàng để công khai minh bạch và thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát thườngxuyên

- Đặc điểm về chủng loại mặt hàng: nhiều mặt hàng với chủng loại nhóm, mặthàng và tiêu chuẩn khác nhau như thép, cát, sắt Mỗi nhóm, mặt hàng có tính chấtthương phẩm khác nhau, đa dạng về chủng loại Vì vậy, kế toán phải mở sổ theo dõichi tiết theo từng nhóm, mặt hàng về tình hình nhập - xuất - tồn kho và về tình hìnhbán hàng Cần phải áp dụng hình thức tính giá xuất, giá vốn hàng tồn kho hợp lý,phù hợp với đặc điểm từng loại hàng hóa của DN Đối với các mặt hàng có hao hụt

tự nhiên, DN phải xây dựng định mức tiêu hao hợp lý Các DN kinh doanh đa dạngcác mặt hàng có tính chất thời vụ, mau lỗi mốt nên cần có chính sách giá linh hoạt

và cần có chính sách bảo quản cho phù hợp với từng ngành hàng, mặt hàng cũngnhư phải có chính sách xác định hàng kém mất phẩm chất, hàng lỗi mốt, giảm giá

và xử lý tài chính, ghi nhận các hoạt động thanh lý, giảm giá và lập dự phòng giảmgiá hàng tồn kho cho phù hợp

- Đặc điểm về phương thức/ hình thức bán hàng: phương thức/hình thức bánhàng đa dạng như bán buôn, bán lẻ, bán hàng thông qua đại lý, bán trả góp, trảchậm dưới nhiều phương thức kinh doanh như cửa hàng, qua mạng vì vậy, kế toánbán hàng cần sử dụng các tài khoản và phương pháp kế toán theo từng phươngthức/hình thức bán hàng, theo dõi chi tiết và lập báo cáo bán hàng theo từng phươngthức/hình thức bán hàng

- Đối với các hàng tồn kho tuy không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát,DNTM cần phải bảo quản tốt và phải theo dõi số hiện có và tình hình biến động củahàng tồn kho kịp thời cả số lượng và giá trị vì DNTM vần phải chịu trách nhiệm vậtchất với các bên giao đại lý, với nhà sản xuất và nhà cung cấp về các hàng tồn khonày

- Đặc điểm về tổ chức kinh doanh, các DNTM tổ chức bán hàng theo nhiềucách thức khác nhau như mở các cửa hàng, qua mạng Tùy theo từng cách thức tổchức bán hàng mà DNTM thực hiện kế toán hàng tồn kho cho phù hợp, thườnghạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Bán buôn: Là bán hàng cho các đơn vị sản xuất, kinh doanh để tiếp tục quátrình lưu thông hàng hóa và thường được bán với khối lượng lớn Tại khâu bánbuôn, hàng hóa vẫn nằm trong khâu lưu thông và chưa thực hiện đầy đủ giá trị vàgiá trị sử dụng của hàng hóa Bán buôn có 2 phương thức: bán buôn qua kho và bánbuôn vận chuyển thẳng

Bán buôn qua kho: theo phương thức này hàng hóa được mua về nhập kho rồi

từ kho của DN mới xuất bán ra Phương thức này có 2 hình thức: chuyển hàng vàgiao hàng trực tiếp

Hình thức chuyển hàng: theo hình thức này, bên bán xuất hàng từ kho đểchuyển cho bên mua theo thời gian và địa điểm đã ghi trong hợp đồng Trong quátrình hàng hóa gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, chỉ khi nào bên mua đãnhận được hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng đã nhận, khi đóhàng hóa mới chuyển quyền sở hữu và bên bán được ghi nhận doanh thu bán hàng.Hình thức giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, bên mua cử người đếnnhận hàng tại bên Sau khi người nhận hàng đã ký vào hóa đơn xác nhận về số hàng

đã nhận, lúc đó hàng hóa đã chuyển quyền sở hữu, khi đó bên bán được ghi nhậndoanh thu bán hàng Bán buôn vận chuyển thẳng: hình thức này gồm 2 hình thức:vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán và vận chuyển thẳng không tham giathanh toán

Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: theo hình thức này,DNTM mua hàng từ nhà cung cấp và giao cho khách hàng tại địa điểm đã ký tronghợp đồng; DNTM có trách nhiệm đòi tiền của người mua để thanh toán tiền hàngcho nhà cung cấp Hình thức này cũng gồm hình thức chuyển hàng và hình thứcgiao hàng trực tiếp Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp (còn gọi là giao hàng tayba)

Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: theo hình thức nàyDNTM không tham gia vào quá trình mua bán hàng hóa, chỉ đóng vai trò trunggian, môi giới để nhận được khoản hoa hồng theo thỏa thuận của cả nhà cung cấp

và khách hàng

Bán lẻ: là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng Qua khâu bán

lẻ, hàng hóa kết thúc giai đoạn lưu thông, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóađược thực hiện đầy đủ Các phương thức/hình thức bán hàng ở khâu bán lẻ gồm:Bán hàng thu tiền trực tiếp: theo hình thức này, ở quầy hàng/cửa hàng có nhânviên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách Cuối ngày/ cuối ca, nhânviến bán hàng lập báo cáo bán hàng gửi phòng kế toán để ghi sổ kế toán theo dõidoanh thu bán hàng Việc thừa thiếu hàng ở quầy và tiền thu về bán hàng do nhânviên bán hàng trực tiếp chịu trách nhiệm

Bán hàng thu tiền tập trung: theo hình thức này, ở quầy hàng/cửa hàng cónhân viên thu tiền, viết hóa đơn hoặc tích kê giao cho khách hàng để khách hàngnhận hàng ở quầy nhân viên giao hàng Căn cứ vào hóa đơn/tích kê đã thu tiền,nhân viên bán hàng giao hàng cho khách Cuối ngày/cuối ca nhân viên bán hàngkiểm kê lượng hàng hóa tồn quầy hàng/cửa hàng để lập báo cáo bán hàng gửi phòng

kế toán ghi sổ Đối chiếu giữa số tiền thu về bán hàng do nhân viên thu tiền nộp vànhân viên bán hàng để xác định thừa, thiếu tiền bán hàng

Bán hàng theo hình thức khách hàng tự chọn: hình thức này còn gọi là hìnhthức bán hàng tự phục vụ, được áp dụng trong các siêu thị, các trung tâm thươngmại Theo hình thức này, khách hàng tự chọn mặt hàng cần mua trong các siêu thị

và thanh toán tiền hàng tại các cửa thu tiền của siêu thị Hàng hóa do có mã số riêngnên việc thanh toán tiền hàng do máy tính thực hiện

Hình thức bán hàng đại lý: theo hình thức này, DN bán ký hợp đồng với các

cơ sở đại lý, giao hàng cho các cơ sở này bán và dành hoa hồng bán hàng cho họ.Bán hàng theo hình thức trả chậm, trả góp: theo hình thức này, DN bán chỉ thumột phần tiền hàng của khách hàng, phần còn lại khách hàng sẽ được trả dần vàphải chịu số tiền lãi nhất định theo thỏa thuận

Ngoài ra, còn có các hình thức bán hàng khác như: bán hàng qua mạng, quatruyền hình, điện thoại

1.3.4 Nhân tố từ nhu cầu thông tin kế toán

Tổ chức công tác kế toán phải đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán đặc biệt nhucầu cung cấp thông tin chính xác cho nhà quản trị Nhu cầu thông tin kế toán củamột DN bao gồm các thông tin kế toán tài chính và các thông tin kế toán quản trị

Về nguyên tắc, các thông tin kế toán tài chính được cung cấp phải tuân thủ chế độ

kế toán và phù hợp với Chuẩn mực kế toán Các thông tin kế toán quản trị đượccung cấp theo nhu cầu sử dụng nội bộ DN Cả kế toán tài chính và kế toán quản trịđều đáp ứng những nhu cầu thông tin cho các đối tượng khác nhau, nhưng có quan

hệ với nhau trong hoạt động quản trị DN và thực hiện các thủ tục theo chế độ quyđịnh

Kế toán tài chính bắt buộc DN phải tuân thủ theo quy định chung của Nhànước, thể hiện bởi hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo do Nhà nước ban hành Nhucầu thông tin kế toán của các đối tượng sử dụng thông tin bao gồm những thông tin

về tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh và lưu chuyển tiền của mộtđơn vị kế toán nhất định Do vậy, họ đều có nhu cầu được cung cấp, đọc và hiểuthông tin kế toán phản ánh tình hình kinh tế của đơn vị trên các phương diện: Tàisản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu; Thu nhập, chi phí, kết quả hoạt động; Luồng tiền;Các thông tin chung khác

Kế toán quản trị hình thành do nhu cầu của DN chứ không có tính bắt buộc vềmặt pháp luật Hệ thống kế toán quản trị không hoàn toàn đồng nhất giữa các DN,

nó được thiết kế tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của DN.Việt Nam đang từng bước hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới Với

sự phát triển khoa học, công nghệ và thông tin như hiện nay, đòi hỏi việc cung cấpthông tin kế toán phải được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác vàđáng tin cậy, để phục vụ cho quản lý và việc ra quyết định Vì vậy, tổ chức thôngtin kế toán trong các DN có chất lượng là một vấn đề rất quan trọng

1.3.5 Nhân tố từ hệ thống kiểm soát nội bộ

Yêu cầu kiểm soát quy định hệ thống kiểm soát nội bộ công ty thay đổi suốtquá trình hoạt động Khi có thay đổi này, quan điểm tính trung thực đáng tin cậycủa thông tin kế toán bị ảnh hưởng hay doanh nghiệp chấp nhận rủi ro cao cho việcquyết định kinh doanh hay việc quản lý tài sản Điều này dẫn đến việc vận dụng cácphương pháp kế toán khác nhau ảnh hưởng đến tổ chức kế toán của doanh nghiệp

Ví dụ việc thay đổi phương pháp quản lý hàng tồn kho từ phương pháp kê khaithường xuyên sang phương pháp kiểm kê định kỳ bắt nguồn từ quan điểm chấpnhận rủi ro, mất hàng tồn kho, chấp nhận rủi ro thông tin giá trị hàng tồn kho, giávốn hàng bán không chính xác

1.3.6 Nhân tố về tổ chức bộ máy nhân sự kế toán

Trình độ kiến thức và kỹ năng kinh nghiệm của nhân viên kế toán có ảnhhưởng lớn đến tổ chức công tác kế toán trong DN, tác động không nhỏ đến việc tổ

chức thu nhận và xử lý cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản trị Yêu cầu đối vớiđội ngũ nhân viên phải am hiểu về quá trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanhcủa DN, linh hoạt trong việc xử lý thông tin và phối hợp tốt với các bộ phận chứcnăng khác trong DN sao cho hiệu quả Nếu đội ngũ kế toán không chuyên nghiệp,trình độ không cao có thể ảnh hưởng đến công tác kế toán như thu thập thông tinkhông đầy đủ, phản ánh thông tin kế toán thiếu tính chính xác, không kịp thời.Ngoài ra, nếu đội ngũ kế toán có trình độ thấp thì còn ảnh hưởng đến tổ chức bộmáy kế toán như phải có nhiều nhân viên mới đảm nhận được hết các công việc củaphòng kế toán, công việc kế toán không hiệu quả Trong giai đoạn hiện nay, với sựphát triển của nền kinh tế cũng như sự hội nhập quốc tế, trình độ chuyên môn củacác cán bộ quản lý và cán bộ kế toán trong DN cũng như các đối tượng sử dụngthông tin khác được nâng cao rõ rệt, khả năng vận dụng hệ thống khuôn khổ pháp lý

về kế toán trong công việc ngày càng hiệu quả hơn, nhu cầu thông tin kế toán cóchất lượng ngày một cao hơn

1.3.7 Nhân tố từ yêu cầu và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin có ảnh hưởng lớn đến tổ chức công tác kế toán tại doanhnghiệp, ảnh hưởng từ khả năng xử lý, tốc độ xử lý hay ảnh hưởng tới hệ thống quảntrị tài liệu, giải pháp lưu trữ, xử lý, lưu trữ thông tin, giải pháp đảm bảo an toàn chotài liệu, thông tin môi trường máy tính

Sự tiến bộ kỹ thuật và công nghệ đòi hỏi DN phải ra sức cải tiến kỹ thuật,quản lý, xem xét và đánh giá lại toàn bộ tình hình tài chính, khả năng thích ứng vớithị trường, từ đó đề ra những chính sách thích hợp cho DN Ví dụ doanh nghiệp cónhiều công ty nội bộ, lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung hay phântán, cần cân nhắc việc ứng dụng công nghệ thông tin cho phù hợp

Cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 làm thay đổi cơ bản phương thức thực hiệncác công việc kế toán hiện nay bằng việc áp dụng chứng từ điện tử, bằng các phầnmềm tổng hợp, xử lý dữ liệu, ghi sổ kế toán trong môi trường tin học hóa Kế toánviên sẽ không còn mất quá nhiều công sức trong việc phân loại chứng từ, xử lý từngnghiệp vụ kinh tế riêng lẻ, ghi các loại sổ kế toán mà vấn đề quan trọng hơn là cần

phải quan tâm đến việc trình bày báo cáo tài chính theo chuẩn mực.

Bên cạnh đó, sự hỗ trợ mạnh mẽ của công nghệ giúp ngành kế toán sử dụngnguồn lực của mình hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian, nhân lực, tiếp cận gần hơnvới hệ thống kế toán quốc tế

1.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, có hiệu lực từ 01/01/2017quy định các nội dung cơ bản về tổ chức công tác kế toán:

1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của một DN là tập thể các cán bộ, nhân viên kế toán tại DNcùng với các phương tiện thiết bị kỹ thuật để thực hiện toàn bộ công tác kế toán vàcông tác tài chính tại DN

Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc cho từng kế toánviên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong phòng kế toán của DN Việc tổ chức bộmáy kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau:

- Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinhdoanh, hoạt động quản lý với quy mô và địa bàn hoạt động của DN

- Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụchuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán

- Tổ chức bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực và hiệu quả

- Tạo điều kiện cơ giới hóa công tác kế toán

Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý sẽ làm giảm bớtkhối lượng công việc kế toán, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinhdoanh

Điều đó tác động quyết định đến hiệu quả vả chất lượng của công tác kế toán,giúp cho việc tổ chức công tác kế toán thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụcủa kế toán qua đó phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, tài chínhcủa DN

Hiện nay, theo phân cấp quản lý bộ máy kế toán, doanh nghiệp có thể tổchức bộ máy kế toán theo một trong ba hình thức sau: tổ chức bộ máy kế toán tập

trung; tổ chức bộ máy kế toán phân tán và tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tậptrung vừa phân tán).

• Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung:

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộcông tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toándoanh nghiệp Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bốtrí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thunhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhucầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ vàchuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp để xử lý và tiếnhành công tác kế toán

- Ưu điểm: Là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật

tính toán hiện đại, bộ máy kế toán ít nhân viên nhưng đảm bảo được việc cungcấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp

- Nhược điểm: Tuy nhiên theo hình thức này có nhược điểm nếu như việc

trang bị phương tiện, kỹ thuật, tính toán, ghi chép thông tin chưa nhiều, địa bànhoạt động của doanh nghiệp lại rải rác, phân tán thì việc kiểm tra, giám sát của kếtoán trưởng và lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác kế toán cũng như hoạtđộng sản xuất kinh doanh không kịp thời, bị hạn chế

Điều kiện áp dụng: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung được áp

dụng đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, địa bàn sản xuất kinh doanh tập trung

KΛ nguồn vốn và

thanh toán

Nhân viên kế toán các bộ phận trực thuộc

K/t chi phí sản xuất và

giá

thành

K/t tồng hợp

Sơ đồ 1.1: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung

• Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán:

Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toánkhông những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiếnhành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộcdoanh nghiệp Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi

đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toánchi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báocáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng

Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các

bộ phận gửi về, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanh nghiệp,lập báo cáo theo quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện việc hướng dẫnkiểm tra công tác kế toán của các bộ phận

- Ưu điểm: Gắn với cơ sở sản xuất kinh doanh - nơi phát sinh các nghiệp vụ

kinh tế Nhờ đó, làm tăng tính chính xác, kịp thời của thông tin kế toán cho lãnhđạo nghiệp vụ ở các bộ phận kinh doanh của đơn vị tạo điều kiện cho hạch toánnội bộ tại đơn vị

- Nhược điểm: Bộ máy kế toán cồng kềnh, việc tổng hợp số liệu ở phòng

kế

toán trung tâm thường bị chậm trễ, ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin kếtoán cho lãnh đạo toàn đơn vị

Điều kiện áp dụng: Áp dụng ở các đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động

rộng, phân tán có nhiều đơn vị trực thuộc trụ sở đóng ở nhiều địa phương khácnhau và hoạt động tương đối độc lập

Sơ đồ 1.2: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán

• Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán:

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổchức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thứcnày gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán haynhân viên kế toán ở các đơn vị - bộ phận khác Phòng kế toán trung tâm thựchiện các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và các bộ phận kháckhông tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộphận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫnkiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị Các bộ phận kếtoán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh cácnghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toántrung tâm Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ,kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng

kế toán trung tâm

- Ưu điểm: Khắc phục được một số nhược điểm của 2 mô hình trên Khối

lượng công tác nhiều, không cập nhật thông tin kịp thời Cho nên, trong thực tếhình thức này rất được sử dụng nhiều Công tác kế toán được phân công hợp lýcho các đơn vị trực thuộc.

- Nhược điểm: Bộ máy kế toán cồng kềnh.

- Điều kiện vận dụng: Mô hình này thường áp dụng cho các doanh nghiệp

mà đơn vị trực thuộc có những đặc điểm, điều kiện khác nhau Một số đơn vị trựcthuộc có quy mô lớn hoặc ở xa trung tâm, cần thiết phải có thông tin phục vụ choquản lý, có hạch toán kinh doanh thì sẽ tổ chức bộ máy kế toán riêng Còn cácđơn vị trực thuộc khác do điều kiện, đặc điểm, quy mô chưa đến mức phải phâncông công tác kế toán thì không tổ chức hạch toán riêng

Sơ đồ 1.3: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Theo tiếp cận cách thức thiết kế thông tin kế toán, trong mô hình tổ chức bộmáy kế toán theo phân cấp quản lý thì bộ phận kế toán tài chính và kế toán quản trị

có thể được tổ chức kết hợp, tổ chức tách biệt hoặc tổ chức hỗn hợp

Mô hình tổ chức kết hợp KTTC và KTQT: Theo mô hình này, doanh

nghiệp không tổ chức bộ phận KTTC và KTQT riêng biệt mà tổ chức các bộ phận

kế toán thực hiện từng phần hành công việc kế toán theo nhiệm vụ được phân công.Khi đó, nhân viên kế toán đảm nhận cả công việc KTTC và KTQT Mô hình này

tiết kiệm được chi phí vận hành hệ thống kế toán của doanh nghiệp Tuy nhiên, môhình này hiệu quả không cao, do KTQT có thể không tuân thủ những nguyên tắc kếtoán giống như KTTC, nếu thực hiện trên cùng một hệ thống thì khó có thể thựchiện được.

Mô hình tổ chức tách biệt KTTC và KTQT: Doanh nghiệp tổ chức thành

hai bộ phận KTTC và KTQT trong cùng bộ phận kế toán hoặc tách thành hai bộphận chức năng Mô hình này KTQT phát huy tối đa vai trò của mình, tuy nhiên tốnchi phí, thực tế, mô hình này ít được sử dụng do DN hạn chế về tài chính, đặc biệtvới DN nhỏ và vừa

Mô hình tổ chức hỗn hợp KTTC và KTQT: là mô hình vừa có tính tách

rời vừa có tính kết hợp giữa KTTC và KTQT, với các phần hành có tính tương đồnggiữa KTTC và KTQT thì tổ chức kết hợp, còn với các phần hành có sự khác biệt cơbản và có ý nghĩa thông tin cần thiết với doanh nghiệp thì tổ chức tách rời như lập

dự toán, phân tích, dự án

Trên cơ sở các mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hai cách tiếp cận, theophân cấp quản lý doanh nghiệp và cách thức thiết kế thông tin kế toán, việc lựachọn mô hình tổ chức nào tùy thuộc vào điều kiện thực tế của mỗi doanh nghiệp,cũng như đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trên cơ sở phântích chi phí và lợi ích trong vận hành từng mô hình tổ chức đó, nhưng phải đảm bảocung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định và đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm,hiệu quả

1.4.2 Tổ chức hệ thống chứng từ và công tác hạch toán ban đầu

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán (Luật Kế toán88/2015/QH13)

Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của

DN đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ được lập một lầncho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính Chứng từ kế toán là tài liệu gốc có tính bằngchứng, tính pháp lý và là thông tin vô cùng quan trọng trong công tác kế toán của

doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau: tên và số hiệu của chứng

từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổchức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức,đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chínhphát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số,tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;Chữ ký, họ và tên người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ

kế toán Ngoài những nội dung chủ yếu trên, chứng từ kế toán còn có thể có thêmnhững nội dung khác theo từng loại chứng từ

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế đô kế toándoanh nghiệp, các DN được chủ động xây dựng, thiết kế mẫu chứng từ kế toán phùhợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng yêucầu của Luật Kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểmtra, kiểm soát và đối chiếu Trường hợp DN không tự xây dựng, thiết kế mẫu chứng

từ kế toán thì có thể vận dụng mầu chứng từ qui định trong chế độ kế toán DN theoqui định hiện hành, gồm 5 chỉ tiêu đó là:

+ Chỉ tiêu về lao động tiền lương;

+ Chỉ tiêu hàng tồn kho;

+ Chỉ tiêu bán hàng;

+ Chỉ tiêu tiền;

+ Chỉ tiêu tài sản cố định

Khi lập chứng từ, DN có thể lập bằng giấy hoặc chứng từ điện tử

Tổ chức chứng từ kế toán là xác định chủng loại, số lượng, nội dung, kếtcầu và quy chế quản lý, sử dụng chứng từ kế toán cho các đối tượng kế toán

- Khi tổ chức chứng từ kế toán cần tuân thủ theo các nguyên tắc sau:

+ Nguyên tắc thống nhất: Theo nguyên tắc này là doanh nghiệp phải tổchức sử dụng thống nhất hệ thống chứng từ trong các niên độ kế toán

+ Nguyên tắc đặc thù: Căn cứ vào đặc thù của doanh nghiệp mà lựa chọn hệ

thống chứng từ và xây dựng trình tự luân chuyển cho phù hợp với đơn vị mình.+ Nguyên tắc bằng chứng: Tổ chức sử dụng và ghi chép chứng từ kế toánphải đảm bảo sao cho các chứng từ đó có đủ các yếu tố: hợp lý, hợp lệ, hợp pháp.

Có như thế chứng từ mới là bằng chứng đáng tin cậy cho hoạt động kinh doanhcủa đơn vị

+ Nguyên tắc cập nhật: Theo nguyên tắc này thì khi tổ chức chứng từ kếtoán phải thường xuyên cập nhất các thay đổi về quy định ghi chép, biểu mẫu,lưu trữ chứng từ để đảm bảo chứng từ luôn mang tính pháp lý

+ Nguyên tắc hiệu quả: Khi tổ chức chứng từ kế toán phải tính đến hiệu quảcủa công tác tổ chức, phát hành, ghi chép, sử dụng và lưu trữ chứng từ

Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyểnđến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toán kiểm tranhững chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý củachứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán

+ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Banlãnh đạo DN duyệt;

+ Phân loại, xếp sắp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

+ Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán

Trong luân chuyển chứng từ kế toán thì kiểm tra thông tin về các nghiệp vụkinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ kế toán là công việc cần thiết nhằm đảmbảo tính chính xác cho việc ghi chép và cung cấp thông tin Kế toán phải kiểm traviệc nhập, xuất tài sản đối với bên ngoài, kiểm tra tình hình thu chi tiền, kiểm tra

các định mức chi phí Phòng tổ chức phải kiểm tra ngày công lao động, kiểm tra

thang, bậc lương của cán bộ công nhân viên Khi chứng từ kế toán chuyển đếnPhòng/ban kế toán, người làm kế toán phải kiểm tra trước khi ghi sổ kế toán Vìvậy, tổ chức phân công cho từng người làm kế toán, đảm bảo tính hợp lý và tínhhiệu quả trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán cần được đặt ra đối với phòng kế

+ Kiểm tra tính trung thực của các chỉ tiêu hiện vật, chỉ tiêu lao động và chỉtiêu giá trị.

+ Kiểm tra việc tính toán các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảotính chính xác của số liệu kế toán

1.4.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là phương tiện để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinhtheo từng đối tượng kế toán riêng biệt Một DN bình thường sử dụng rất nhiều tàikhoản kế toán khác nhau, tạo nên một hệ thống tài khoản kế toán

Theo chế độ hiện hành, có hai hệ thống tài khoản (TK) để DN có thể lựa chọn

là hệ thống tài khoản ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán DN và hệ thống tài khoản ban hành kèm theoThông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 về chế độ kế toán DN nhỏ và vừa

Loại 1+2: Tài sản

Loại 3: Nợ phải trả

Loại 4: Vốn chủ sở hữu

Loại 5: Doanh thu

Loại 6: Chi phí sản xuất kinh

01 TK

02 TK

01 TK

Nguồn sô liệu: Bộ tài chính, Thông tư 200/2014 TT-BTC ngày 22/12/2014

Hệ thống tài khoản trong doanh nghiệp bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoảncấp 2 Các doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong Chế

độ kế toán doanh nghiệp, tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hóa hệ thống tàikhoản kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý của từngngành và từng đơn vị, nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháphạch toán của từng tài khoản tổng hợp tương ứng

Trường hợp doanh nghiệp cần bổ sung tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc sửa đổi tàikhoản cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toán các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ TàiChính trước khi thực hiện

1.4.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liênquan đến doanh nghiệp Kế toán trưởng căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh,căn cứ quy mô và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, căn cứ vào trình độ cán bộ kếtoán và phương tiện tính toán để lựa chọn hình kế toán thích hợp áp dụng cho đơnvị

Sổ kế toán gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết