HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỎ PHẦN DỊCH VỤ GIAO HÀNG NHANH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Mộttrong những khái niệm đầu tiên về KSNB được Cục dự trữ liên bang Hoa kỳ đưa ravào năm 1929 chỉ ra rằng: “KSNB là công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khácđồng thời thúc đẩy nâng cao

NGUYỄN THỊ YẾN

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU

TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY

CỎ PHẦN DỊCH VỤ GIAO HÀNG NHANH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

HÀ NỘI - 2020

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Giảng viên hướng dẫn khoa học: PGS.TS PHẠM THANH THỦY

HÀ NỘI - 2020

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng đây là đề tai nghiên cứu do tôi thực hiện, các số liệu

và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là do tôi nghiên cứu và mang tính trungthực, chính xác và chưa được sử dụng để bảo vệ một học vị nào

Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình

Hà Nội, ngày tháng năm 2020

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Yến

LỜI CẢM ƠN

Luận văn là kết quả của quá trình học tập, nghiên cứu ở học viện, kết hợp vớikinh nghiệm trong quá trình thực tiễn công tác, với sự cố gắng nỗ lực của bản thân.Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới quý thầy giáo, cô giáo Học viện Ngânhàng đã nhiệt tình giúp đỡ, hỗ trợ cho tôi Đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâusắc nhất đến PGS.TS Phạm Thanh Thủy là người trực tiếp hướng dẫn khoa học

Tôi cũng xin chân thành cám ơn đến Công ty Cổ phần dịch vụ Giao hàngnhanh đã tạo điều kiện, giúp đỡ tôi trong thời gian thực hiện luận văn cũng nhưtrong công tác

Cuối cùng, tôi xin cảm ơn gia đình, bạn bè, người thân luôn bên cạnh độngviên, khích lệ tôi trong suốt quá trình học tập và hoàn thành luận văn

Hà Nội , ngày tháng năm 2020

Nguyễn Thị Yến

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA

1.1.1 Error! Bookmark not defined.

1.1.2 Error! Bookmark not defined.

1.1.3 Error! Bookmark not defined.

1.1.4 Error! Bookmark not defined.

1.2.1 Error! Bookmark not defined.

1.2.2 Error! Bookmark not defined.

1.2.3 Error! Bookmark not defined.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ GIAO

2.1Error! Bookmark not defined.

2.1.1 Error! Bookmark not defined.

2.1.2 Error! Bookmark not defined.

2.1.3 Error! Bookmark not defined.

2.2.1 Error! Bookmark not defined.

2.2.2 Error! Bookmark not defined.

2.3 Error! Bookmark not defined.

2.3.1 Error! Bookmark not defined.

2.3.2 Error! Bookmark not defined.

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ GIAO

Từ viết tắt Viết đầy đủ Nghĩa tiếng việt

COSO The Committee of Sponsoring

Organizations of the TreadwayCommission

Ủy ban Chống gian lận khi lậpBáo

cáo tài chính thuộc Hội đồngquốc

GHN Công ty cổ phần dịch vụ Giao

hàngnhanh

Công ty cổ phần dịch vụ Giaohàng nhanh

HRM Human Resource Management Hệ thống quản trị nguồn nhân

lựcKPI Key Performance Indicator Chỉ số đánh giá thực hiện công

việc

3.1Error! Bookmark not defined.

3.2Error! Bookmark not defined.

3.2.1 Error! Bookmark not defined.

3.2.2 Error! Bookmark not defined.

3.3Error! Bookmark not defined.

3.3.1 Error!Bookmark not defined.

3.3.2 Error!Bookmark not defined.

3.3.3 Error!Bookmark not defined.

3.3.4 Error!Bookmark not defined.

3.3.5 Error!Bookmark not defined.

3.4 Error! Bookmark not defined.

3.4.1 Error!Bookmark not defined.

3.4.2 Error!Bookmark not defined.

3.4.3 Error!Bookmark not defined.

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT

TẮT

bán

DANH MỤC HÌNH, BẢNG

Hình 2.1: Biểu đồ cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần dịch vụ Giao Hàng Nhanh45

Hình 2.2: Sơ đồ mạng lưới hoạt động của Công ty cổ phầndịchvụ Giao

HàngNhanh 48

Hình 2.3: Quy trình đào tạo nội bộ của GHN 57

Hình 2.4: Quy trình đào tạo bên ngoài của GHN 57

Bảng 2.1: Thẩm quyền phê duyệt Hợp đồng tại Công ty cổ phần dịch vụ Giao hàng

Bảng 3.1: Chỉ số đánh giá KPI của nhân viên mua hàng 95

Bảng 3.3: Phiếu đánh giá kết quả thực hiện công việcsau thử việc 98

Bảng 3.4: Báo cáo đánh giá rủi ro 101

Bảng 3.5: Phiếu yêu cầu mua hàng 102

Bảng 3.9: Thời hạn thanh toán kể từ ngày kế toán nhận đủ chứng từ 109

Bảng 3.12: Báo cáo kết quả thực hiện công việc trong tuần 113

Bảng 3.13: Báo cáo tình hình thực hiện mua hàng 114

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của luận văn

Nen kinh tế Việt Nam đang trong quá trình đổi mới, phát triển và hội nhập, đòihỏi các công ty phải có năng lực cạnh tranh mạnh mẽ để đảm bảo sự phát triển bềnvững Vì vậy việc quản trị tốt và kiểm soát rủi ro trở thành nền tảng cho sự pháttriển lâu dài và ổn định của một doanh nghiệp Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càngkhốc liệt và gay gắt, để đạt được mục tiêu đó các doanh nghiệp cần xây dựng vàhoàn thiện Kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu lực hiệu quả nhằm giảm nguy cơ rủi rotiềm ẩn trong kinh doanh, bảo vệ tài sản khỏi thất thoát, lãng phí, đảm bảo số liệu

kế toán và báo cáo tài chính, đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy định củacông ty, pháp luật

Hơn nữa trong tình hình kinh tế hiện nay, để thu hút vốn đầu tư, các doanhnghiệp không chỉ dựa vào kết quả kinh doanh trên báo cáo tài chính đã được kiểmtoán mà chính bản thân doanh nghiệp cần kiểm soát được hoạt động của mình để cóthể sử dụng đồng vốn hiệu quả Việc hoàn thiện KSNB hiệu lực, hiệu quả có thểbảo vệ được quyền lợi của các nhà đầu tư, cổ đông, gây dựng lòng tin đối với họ.Đặc biệt cuối năm 2015 với sự thành lập Cộng đồng Kinh tế ASEAN (AEC),khu vực ASEAN nổi lên là một trong những thị trường thương mại điện tử hứa hẹnnhất trên thế giới Sự phát triển của Thương mại điện tử kéo theo sự ra đời của mộtloạt các doanh nghiệp dịch vụ logistic và quản lý chuỗi cung ứng Đặc biệt trongngành logistic, vận chuyển được coi là xương sống của thương mại điện tử Sau khicác giao dịch mua bán trên thị trường thương mại điện tử hoàn tất, hàng hóa cầnđược vận chuyển từ người bán đến người mua Đây là lúc phải sử dụng đến dịch vụlogistics để đảm bảo hàng hóa được giao đến đúng người mua với thời gian nhanhnhất và chi phí thấp nhất Ngoài các doanh nghiệp vận tải truyền thống như ViettelPost, VNPost hay nhóm tự vận chuyển như Tiki Express Delivery, Lazada Express,phải kể đến nhóm các doanh nghiệp công nghệ như Ninja Van, Lalamove, Giaohàng nhanh, Giaohangtietkiem Tiêu biểu Công ty Cổ phần dịch vụ Giao HàngNhanh là công ty về vận tải với ngành nghề chính là cung cấp dịch vụ chuyển phát

nhanh, lọt top 3 đơn vị giao nhận tại Việt Nam, trong lĩnh vực thương mại điện tửvới lượng đơn hàng, nhân viên lớn, mạng lưới kho bãi, bưu cục, điểm giao dịch tên

63 tỉnh thành Việt Nam Với quy mô lớn, rộng khắp, ứng dụng công nghệ vào việcvận chuyển hàng hóa thì việc phải thiết lập KSNB hoàn thiện, đủ mạnh để hỗ trợcông tác quản lý là một tất yếu khách quan đối với công ty Trong đó, KSNB chutrình mua hàng và thanh toán là nhiệm vụ quan trọng của KSNB doanh nghiệp.Hiện tại, công ty đã thiết lập các thủ tục KSNB chu trình mua hàng và thanh toánnhưng chưa thật sự hữu hiệu

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, tác giả đã chọn lựa đề tài:

“Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty Cổ phầndịch vụ Giao Hàng Nhanh” làm đề tài luận văn thạc sĩ

2 Tổng quan nghiên cứu

Trên cơ sở nhận thức được vai trò cũng như tầm quan trọng đối với hoạtđộng của các doanh nghiệp tại Việt Nam của KSNB nói chung và KSNB chu trìnhmua hàng và thanh toán nói riêng, đến nay đã có nhiều đề tài về vấn đề này Các đềtài đã góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của KSNB cũng như KSNB chu trìnhmua hàng và thanh toán trong các doanh nghiệp Một số đề tài tiêu biểu có thể kểđến là:

Trần Huy Quang (2019): “Kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại Ngânhàng thương mại cổ phần Á Châu - chi nhánh Đông Đô” Bằng phương pháp phỏngvấn, quan sát, thống kê mô tả, so sánh, phân tích, tổng hợp, quy nạp kết hợp vớiphân tích cơ sở lý luận về KSNB để đánh giá cụ thể về thực trạng KSNB tại Ngânhàng thương mại cổ phần Á Châu - chi nhánh Đông Đô Từ đó đưa ra các giải pháphoàn thiện

Bùi Thị Tĩnh (2018): “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệpsản xuất giấy Việt Nam” Tác giả phân tích, đánh giá thực trạng KSNB hướng đếnquản trị rủi ro trong các doanh nghiệp (DN) sản xuất giấy Việt Nam, từ đó đề xuấtcác giải pháp hoàn thiện KSNB hướng đến quản trị rủi ro nhằm nâng cao hiệu quảhoạt động cho các DN sản xuất giấy Việt Nam, tập trung chủ yếu vào các DN sản

xuất giấy Việt Nam có công suất 10.000 tấn/năm.

Nguyễn Thị Hạnh (2016): “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về hoạtđộng kinh doanh dịch vụ tại bệnh viện Nhi Đồng 1” Bằng phương pháp tổnghợp, phân tích kết quả khảo sát tác giả đã chỉ ra những hạn chế, tồn tại của hệthống KSNB tại bệnh viện Nhi đồng 1 và đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thốngKSNB đối hoạt động kinh doanh dịch vụ tại bệnh viện Nhi đồng 1

Nguyễn Văn Cường (2015): “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trìnhmua hàng và thanh toán tại Công ty cổ phần thương mại và đầu tư Thăng Long”.Bằng phương pháp hệ thống hóa, phân tích, mô tả phương thức thực chứng để đốichiếu, đánh giá vấn đề, tác giả tập trung phân tích, đánh giá thực trạng KSNB chutrình mua hàng và thanh toán tại nhà máy sơn tĩnh điện của Công ty cổ phần thươngmại và đầu tư Thăng Long từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện chúng

Phạm Vũ Thúy Hằng (2015): “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộtrong công tác kiểm tra tại chi cục thuế quận 9” Tác giả đã phân tích thựctrạng các nhân tố tác động đến hệ thống KSNB trong việc kiểm tra thuế, đề xuất cácgiải pháp theo các yếu tố cấu thành KSNB theo INTOSAI 1992 và vận dụng chophù hợp vào ngành thuế

Trương Thị Hoài (2015) “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty cổ phầnnhựa bao bì - Vinh” Tác giả đã nghiên cứu, phân tích các yếu tố cấu thành hệ thốngKSNB tại công ty từ đó đánh giá, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện từng yếu tốđó

Nguyễn Thanh Trang (2015), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trongcác doanh nghiệp ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí tại Việt Nam” Tác giả đặc biệt đisâu điều tra, khảo sát và phân tích ảnh hưởng của đặc điểm của ngành dịch vụ kỹthuật dầu khí tại Việt Nam hiện nay đến hệ thống KSNB và thực trạng của hệ thốngKSNB hiện nay tại các doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật dầu khí tại Việt Nam Từ đó

đề xuất các phương hướng, giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB trong các doanhnghiệp dịch vụ kỹ thuật dầu khí tại Việt Nam

Tóm lại, có thể thấy hoàn thiện KSNB là một đề tài được nhiều đối tượng lựa

chọn nghiên cứu cho đến nay, các đề tài tập trung nghiên cứu sự ảnh hưởng củaKSNB đến các khía cạnh khác nhau, các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, trong đóthương mại điện tử và logistic cũng là ngành nghề hot và đáng quan tâm, tuy nhiên,chưa có đề tài nào nghiên cứu về KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại cáccông ty logistic trong giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2019 Do đó, việc tác giảchọn thực hiện nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện KSNB chu trình mua hàng và thanhtoán tại công ty Cổ phần dịch vụ Giao Hàng Nhanh” nhằm mục đích đáp ứng nhucầu cấp thiết trong thực tế tại đơn vị.

3 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu này được thực hiện nhằm hoàn thiện KSNB chu trình mua hàng

và thanh toán tại công ty Cổ phần dịch vụ Giao Hàng Nhanh

Để đạt được mục tiêu tổng quát trên, nghiên cứu này hướng tới các mục tiêu

Thứ ba, đưa ra các giải pháp, kiến nghị mang tính khả thi nhằm hoàn thiệnKSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty Cổ phần dịch vụ Giao HàngNhanh

4 Câu hỏi nghiên cứu

Để thỏa mãn các mục tiêu nghiên cứu, nghiên cứu này được thực hiện nhằmtrả lời các câu hỏi nghiên cứu sau:

Thứ nhất, KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại doanh nghiệp được tổchức và thực hiện như thế nào?

Thứ hai, điểm mạnh và hạn chế trong KSNB chu trình mua hàng và thanhtoán tại công ty Cổ phần dịch vụ Giao Hàng Nhanh, nguyên nhân tồn tại những hạnchế đó là gì?

Thứ ba, giải pháp nào nhằm hoàn thiện KSNB chu trình mua hàng và thanh

toán tại công ty Cổ phần dịch vụ Giao Hàng Nhanh.

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là KSNB chu trình mua hàng và thanh toántại công ty Cổ phần dịch vụ Giao Hàng Nhanh Tác giả nghiên cứu lý luận chung vềKSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại doanh nghiệp, từ đó đánh giá thực trạng

và đề xuất giải pháp hoàn thiện KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty

Cổ phần dịch vụ Giao Hàng Nhanh

5.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài này là:

+ Không gian: công ty Cổ phần dịch vụ Giao Hàng Nhanh

+ Thời gian: dữ liệu thu thập năm 2015 đến năm 2019

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp chung: Tác giả sử dụng các phương pháp của chủ nghĩa duy

vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử nghiên cứu các sự vật hiện tượng cómối quan hệ biện chứng với nhau qua đó khái quát thành lý luận chung

Phương pháp cụ thể: Tác giả sử dụng các phương pháp để thu thập dữ liệu

như sau:

+ Dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu này được thu thập từ các công trình nghiên cứu,bài báo, hội thảo, tài liệu giáo trình có liên quan đến KSNB, các văn bản pháp quy,quy định của Nhà nước, các quy định, quy chế, nội quy, chính sách liên quan đếnKSNB

+ Dữ liệu sơ cấp: Dữ liệu được thu thập qua điều tra, trao đổi với Ban lãnhđạo, nhân viên phòng kiểm soát nội bộ, phòng kế toán tại công ty Tác giả tậptrung vào các vấn đề, nội dung trực tiếp liên quan đến 5 thành phần của KSNBgồm: Môi trường kiểm soát; quy trình đánh giá rủi ro; hệ thống thông tin và trao đổithông tin; hoạt động kiểm soát và giám sát kiểm soát

Từ các dữ liệu thu thập được, tác giả xử lý thông tin về KSNB chu trình muahàng và thanh toán tại công ty bằng các phương pháp: tổng hợp, phân tích, so sánh,đối chiếu

Cuối cùng, bằng các phương pháp diễn giải, quy nạp, thống kê tác giả tổnghợp kết quả khảo sát và đưa ra các ý kiến đánh giá, qua đó đề xuất các giải pháphoàn thiện phù hợp.

6 Đóng góp của luận văn

Kết quả của luận văn đã đề xuất các giải pháp hoàn thiện cụ thể KSNB chutrình mua hàng và thanh toán theo từng yếu tố cấu thành Những giải pháp này đượcđưa ra trên cơ sở phân tích, đánh giá cụ thể, có căn cứ khoa học, phù hợp với thực

tế, có tính khả thi và giá trị ứng dụng lâu dài Do đó kết quả nghiên cứu là tài liệutham khảo cho các công ty đặc biệt là các công ty về logistic khi nghiên cứu vềKSNB nói chung hay KSNB chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng

Kết quả của luận văn chỉ ra các điểm mạnh, các vấn đề còn tồn tại từ đó chỉ

ra phương hướng giải quyết các tồn tại đó trong KSNB chu trình mua hàng và thanhtoán của công ty Nó sẽ góp phần không nhỏ để công ty cổ phần dịch vụ Giao hàngnhanh có thể hoàn thiện KSNB chu trình mua hàng và thanh toán của mình

7 Ket cấu luận văn

Luận văn được thực hiện theo 3 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanhtoán

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tạicông ty Cổ phần dịch vụ Giao Hàng Nhanh

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng vàthanh toán tại công ty Cổ phần dịch vụ Giao Hàng Nhanh

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN

1.1 Khái quát về kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm, mục tiêu của kiểm soát nội bộ

1.1.1.1 Khái niệm Kiểm soát nội bộ

Đã từ lâu, KSNB là một vấn đề luôn thu hút được sự quan tâm Trong thời

kỳ sơ khai, KSNB xuất phát ban đầu từ sự quan tâm của kiểm toán độc lập Mộttrong những khái niệm đầu tiên về KSNB được Cục dự trữ liên bang Hoa kỳ đưa ravào năm 1929 chỉ ra rằng: “KSNB là công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khácđồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, đây là một cơ sở phục vụ cho việclấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên.” Từ đó đã có rất nhiều công trình nghiêncứu, chuẩn mực quốc tết ban hành về KSNB trong mối liên hệ với KTNB và quảntrị doanh nghiệp, khái niệm của KSNB theo đõ cũng không ngừng được mở rộng.Tuy nhiên trong suốt giai đoạn hình thành, khái niệm về KSNB chỉ dừng lại nhưmột phương tiện phục vụ kiểm toán viên trong kiểm toán BCTC

Trong giai đoạn từ năm 1970 đến 1980, nền kinh tế Hoa kỳ phát triển mạnh

mẽ, kéo theo đó là các vụ gian lận tai tiếng không ngừng gia tăng, gây thiệt hại nặng

nề đến nền kinh tế Năm 1985 COSO (The Committee of Sponsoring Organizations

of the Treadway Commission - Ủy ban Chống gian lận khi lập Báo cáo tài chínhthuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ) ra đời, kèm theo đó là Báo cáo COSO 1992 - tàiliệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu một cách đầy đủ và hệ thống về KSNB

Trong thời kỳ kinh tế hội nhập ngày nay, với sự tăng trưởng kinh tế ngàycàng cao, áp lực suy thoái và những khó khăn nhiều chiều từ nền kinh tế, các doanhnghiệp ngày càng quan tâm nhiều hơn đến Quản trị rủi ro và KSNB, COSO cho rađời bản cập nhật mới Báo cáo COSO 2013 Theo đó, KSNB là quá trình do ngườiquản lý, hội đồng quản trị (HĐQT) và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó đượcthiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: Đảm bảo

sự tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC); Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật

pháp; Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả.

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315: “Kiểm soát nội bộ: Là quytrình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thựchiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn

vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suấthoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.” [Chuẩn mực Kiểm toánViệt Nam số 315, Ban hành kèm theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày 06tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài chính]

Theo Luật kế toán năm 2015: “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chứcthực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội

bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lýkịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra.” [Điều 9, Luật kế toán số 88/2015/QH13]

Có nhiều quan điểm khác nhau về KSNB do yêu cầu và góc nhìn nhận khácnhau Tuy nhiên có thể thấy các khái niệm đều tập trung đề cập đến các điểm sau:

Một là, KSNB là một quá trình: Mọi hoạt động của đơn vị đều được thựchiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát Để đạt được mục tiêucủa đơn vị, mỗi hoạt động này đều cần được kiểm soát KNSB không chỉ là một thủtục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vậnhành liên tục ở mọi cấp độ, ở mọi hoạt động của đơn vị

Hai là, KSNB bị chi phối bởi con người: KSNB được thiết kế và vận hànhbởi con người, bao gồm nhà quản lý và nhân viên trong đơn vị đó Suy nghĩ và hànhđộng của các thành viên trong đơn vị sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến KSNB Một KNSBchỉ hữu hiệu khi từng thành viên trong đơn vị hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạncủa mình Từng thành viên cần hiểu rõ mối liên kết chặt chẽ giữa nhiệm vụ, tráchnhiệm của bản thân với nhiệm vụ, trách nhiệm của các thành viên khác trong đơn

vị, thiết lập lên cơ chế kiểm soát và vận hành chúng, nhằm thực hiện và hướng tớicác mục tiêu của đơn vị

Ba là, KSNB cung cấp sự đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp sựđảm bảo hợp lý cho nhà quản lý trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị chứ khôngthể mang đến sự đảm bảo tuyệt đối KSNB có thể phát hiện, ngăn chặn, phòng ngừa

các rủi ro có thể xảy ra nhưng không thể đảm bảo chắc chắn tuyệt đối không xảy rasai phạm.

Có thể thấy KSNB là một phần của quản trị doanh nghiệp, là sự tích hợpnhững hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lựccủa mọi thành viên trong tổ chức giúp kiểm soát mọi hoạt động đang diễn ra trongdoanh nghiệp, ngăn ngừa và xử lý các rủi ro có thể xảy ra nhằm đảm bảo cho doanhnghiệp hoạt động theo đúng phương hướng, chiến lược đã đề ra, đạt hiệu quả, hiệusuất hoạt động cao nhất với mức rủi ro thấp nhất trong phạm vi có thể chấp nhận

được.

1.1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

KSNB là việc thiết lập cơ chế giám sát mà ở đó doanh nghiệp không quản lýbằng lòng tin, mà bằng những quy định bằng văn bản nhằm: giảm bớt nguy cơ rủi

ro tiềm ẩn trong kinh doanh; bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gianlận, lừa gạt, trộm cắp ; đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáotài chính; đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quyđịnh của luật pháp; đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặtra; bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ

Kiểm soát nội bộ được thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm giải quyết các rủi

ro kinh doanh đã được xác định, gây ra nguy cơ đơn vị không đạt được một trongcác mục tiêu liên quan đến:

Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến hiệu quả, hiệu suất hoạt độngcủa việc sử dụng các nguồn lực Đảm bảo sự phối hợp, làm việc của toàn bộ nhânviên để đạt được mục tiêu của đơn vị với hiệu suất cao, tránh được các chi phíkhông đáng có phát sinh;

Nhóm mục tiêu về báo cáo: Nhấn mạnh đến độ tin cậy của quy trình lập vàtrình bày BCTC, phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong lẫn bên ngoài;

Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ các quy định hiệnhành của pháp luật và các quy định, các chính sách, quy trình nghiệp vụ, chuẩnmực, giá trị cốt lõi của đơn vị

Một KSNB hữu hiệu được mong đợi cung cấp sự đảm bảo hợp lý đạt đượccác mục tiêu nêu trên Tuy nhiên không thể yêu cầu các mục tiêu được thực hiệnmột cách tuyệt đối mà KSNB chỉ có thể đảm bảo hợp lý việc thực hiện các mụctiêu Điều này xuất phát từ những rủi ro tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vậnhành KSNB, sự đánh đổi lợi ích-chi phí, chi phí kiểm soát không được vượt quá lợiích mong đợi từ quá trình kiểm soát dẫn đến việc không thực hiện được mục tiêu.

1.1.2 Các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm các chức năng quản trị và quản lý, các quanđiểm, nhận thức, hành động cuả Ban quản trị và Ban giám đốc liên quan đến KSNB.Môi trường kiểm soát được thể hiện thông qua các quy định, quy trình, cơ cấu tổchức, tác động trực tiếp đến ý thức của từng thành viên trong nội bộ đơn vị giúpmỗi thành viên nhận thức được tầm quan trọng của KSNB Môi trường kiểm soát lànền tảng cho mọi bộ phận khác của KSNB

Môi trường kiểm soát bao gồm cả các nhân tố bên trong và nhân tố bênngoài Các nhân tố của môi trường kiểm soát thể hiện thái độ, quan điểm, nhận thứccủa các nhà quản lý trong doanh nghiệp Các nhân tố bên ngoài không chịu sự kiểmsoát của các nhà quản lý doanh nghiệp tuy nhiên lại ảnh hưởng đến quan điểm, thái

độ, phong cách kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó ảnh hưởng đến việc thiết kế vàvận hành các thủ tục kiểm soát Các nhân tố bên ngoài bao gồm sự kiểm soát củacác cơ quan chức năng, các yếu tố pháp lý, sự cạnh tranh của thị trường, nhà đầu tư,chủ nợ, chính sách kinh te Tuy nhiên tác động trực tiếp và có ảnh hưởng mạnh

mẽ phải kể đến là các nhân tố bên trong bao gồm:

Thứ nhất là truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá

trị đạo đức Đây là những yếu tố then chốt tác động trực tiếp đến hiệu quả của việcthiết kế, vận hành và giám sát các kiểm soát Tính chính trực và hành vi đạo đức làsản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt

và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế Nếu một doanh nghiệp có đội ngũ lãnhđạo, đội ngũ công nhân viên trình độ chuyên môn cao, chính trực, đạo đức tốt và

đoàn kết gắn bó với nhau thì dù cho các thủ tục kiểm soát cụ thể lỏng lẻo, khôngchặt chẽ thì các gian lận, sai sót cũng ít có cơ hội xảy ra Ngược lại, nếu đội ngũlãnh đạo, đội ngũ công nhân viên của doanh nghiệp trình độ yếu kém, phẩm chấtđạo đức không tốt, đố kỵ nhau thì dù các thủ tục kiểm soát có chặt chẽ thì các saisót, gian lận vẫn sẽ xảy ra Doanh nghiệp cần thiết lập bộ quy tắc ứng xử, sổ taynhân viên nhằm truyền đạt các nguyên tắc, giá trị đạo đức mà doanh nghiệphướng đến và truyền đạt thông tin đến từng nhân viên, từng bộ phận Các quy địnhcần được áp dụng cho nhân viên ở tất cả các cấp độ, đặc biệt là nhà quản lý, cấplãnh đạo Bản thân các nhà quản lý doanh nghiệp tôn trọng và tuân thủ chặt chẽ cácquy định về tính chính trực, giá trị đạo đức sẽ làm gương cho người lao động vànhân viên tự giác hành động phù hợp với giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp hướng tới.

Vì vậy không chỉ đội ngũ công nhân viên mà các nhà quản lý cũng cần đảm bảotính chính trực, đạo đức nghề nghiệp, tạo tiền đề cho một doanh nghiệp phát triểnbền vững

Thứ hai, là cam kết về năng lực Yếu tố con người luôn đóng vai trò quan

trọng trong mọi quá trình quản lý của doanh nghiệp và có ảnh hưởng lớn đến việcthực hiện các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị Vì vậy Ban giám đốc cần cócái nhìn, sự cân nhắc kỹ lưỡng về các mức độ năng lực cần đáp ứng cho mỗi nhiệm

vụ cụ thể, các kỹ năng và kiến thức cần thiết tương ứng từ đó phân chia công việcphù hợp với từng người trong đội ngũ công nhân viên của mình thông qua bản mô

tả công việc quy định rõ yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độchuyên môn cho từng vị trí trong tổ chức

Thứ ba, sự tham gia của Ban quản trị có ảnh hưởng đáng kể đến nhận thức về

kiểm soát của đơn vị Ban quản trị cần độc lập với Ban giám đốc đơn vị, Ban kiểmsoát Tính tích cực và độc lập của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên và Bankiểm soát là điều kiện cần để duy trì môi trường kiểm soát mạnh Các thành viêntrong Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên không tham gia điều hành doanhnghiệp tuy nhiên mỗi cá nhân cần phải có có kinh nghiệm, vị thế, am hiểu về lĩnhvực chuyên môn để tham gia vào việc giám sát sự tuân thủ pháp luật của doanh

nghiệp, giám sát quá trình thu nhận, xử lý thông tin và lập BCTC; kiểm tra, giám sátcông việc của kiểm toán viên nội bộ; dung hoà những bất đồng giữa doanh nghiệpvới kiểm toán viên Ban quản trị cần theo sát việc xử lý của Ban Giám đốc, và cáchlàm việc của Ban Giám đốc với kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập đảm bảodoanh nghiệp hoạt động đúng chiến lược, mục tiêu đã đề ra Bên cạnh đó Ban quảntrị cũng cần thường xuyên đánh giá lại các chính sách, thủ tục giúp KSNB đượcthực thi một cách hiệu quả trong doanh nghiệp.

Thứ tư, quan điểm nhận thức của người quản lý, triết lý và phong cách điều

hành của Ban Giám đốc Nhà quản lý là người ra quyết định, điều hành mọi hoạtđộng của doanh nghiệp Vì vậy nhận thức, quan điểm, thái độ, phong các điều hànhcủa nhà quản lý là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng rất lớn đến việc xây dựng KSNBhữu hiệu

Triết lý, phong cách điều hành của Ban giám đốc thể hiện ở cách tiếp cận đốivới việc quản lý và chấp nhận rủi ro Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanhluôn tồn tại các rủi ro cố hữu, rủi ro kiểm soát và rủi ro từ sự thay đổi Thái độ ứng

xử với rủi ro, chấp nhận hay không chấp nhận tham gia vào các sự kiện kinh tế chứađựng các rủi ro đó thể hiện quan điểm của các nhà quản lý Có các nhà quản lý họhài lòng với kết quả hoạt động kinh doanh nhiều rủi ro nhưng mang lại lợi nhuậncao, có những nhà quản lý lại thận trọng hơn với rủi ro trong kinh doanh Sự khácbiệt trong cách tiếp cận quản lý, chấp nhận rủi ro tác động trực tiếp đến các bộ phậncấu thành khác của KSNB và việc thực hiện mục tiêu của đơn vị

Triết lý, phong các điều hành của Ban giám đốc còn thể hiện ở quan điểm vàhành động đối với việc lập và trình bày báo cáo tài chính, việc lựa chọn ước tính kếtoán, phương pháp kế toán, nguyên tắc kế toán Nếu nhà quản lý có quan điểm kinhdoanh lành mạnh, vì sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp, họ sẽ coi trọng hơn tínhtrung thực, hợp lý của BCTC đồng thời có các biện pháp giảm thiếu rủi ro kinhdoanh Ngược lại, nếu nhà quản lý có tư tưởng gian lận, không lành mạnh thì BCTC

sẽ có nhiều sai phạm, thiết kế KSNB nghèo nàn, lỏng lẻo, yếu kém

Ngoài ra, triết lý, phong cách điều hành của Ban giám đốc còn được phản

ánh qua quan điểm của họ đối với việc thực thi nguyên tắc , thủ tục kiểm soát trongquá trình xử lý thông tin, kế toán và nhân sự.

Thứ năm, cơ cấu tổ chức một cách khuôn khổ Theo đó các hoạt động của

đơn vị được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và soát xét nhằm đạt được mục tiêu.Một cơ cấu tổ chức hợp lý và hiệu quả đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh được hệthống xuyên suốt từ trên xuống dưới, từ việc lên kế hoạch, ban hành các quy định,quy chế, thực hiện việc triển khai đến giám sát việc thực hiện các quy định, quy chế

đó Cơ cấu tổ chức thực chất là việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn của mỗi cánhân trong nội bộ doanh nghiệp, cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểmsoát, chia sẻ thông tin, giúp mỗi cá nhân, bộ phận phát huy được năng lực, sởtrường, sự nhiệt huyết của mình để đạt mục tiêu đã đề ra

Thứ sáu là sự phân công quyền hạn và trách nhiệm Cách thức phân công

quyền hạn và trách nhiệm đối với các hoạt động được xem là phần mở rộng của cơcấu tổ chức Nó cụ thể hóa quyền hạn trách nhiệm của mỗi cá nhân, bộ phận trongnội bộ doanh nghiệp, giúp họ hiểu được nhiệm vụ cụ thể của mình và từng hànhđộng của họ sẽ ảnh hưởng thế nào đến doanh nghiệp và việc thực hiện mục tiêu củadoanh nghiệp tránh việc bỏ sót kiểm soát đối với bất cứ bộ phận nào cũng như tránhviệc kiểm soát chồng chéo Do đó mỗi doanh nghiệp cần thể chế hóa việc phân chiaquyền hạn và trách nhiệm của mỗi cá nhân, bộ phận, mối quan hệ giữa cá cá nhân

bộ phận bằng các văn bản quy định, quy chế, nội quy doanh nghiệp Tùy vào đặcđiểm của mỗi doanh nghiệp, nhà quản lý tiến hành phân chia quyền hạn, tráchnhiệm, sử dụng các quy trình, công nghệ thích hợp để phân công cho các cấp độquản lý khác nhau trong doanh nghiệp

Thứ bảy, các chính sách và thông lệ về nhân sự Nguồn nhân lực là yếu tố

then chốt trong kiểm soát nội bộ Nếu nhân viên có năng lực và trung thực thì cho

dù thiếu vắng các thủ tục kiểm soát quan trọng, báo cáo tài chính được lập ra vẫnđảm bảo độ tin cậy Ngược lại, nếu nhân viên không có đủ các kỹ năng và kiến thứccần thiết, luôn muốn thực hiện các hành vi gian lận thì các hoạt động kiểm soát cầnđược tăng cường để ngăn ngừa các gian lận và sai sót có thể Tuy nhiên, kể cả

trường hợp nhân viên trung thực và có năng lực, kiểm soát nội bộ vẫn có thể cónhiều hạn chế do nhân viên không hài lòng về chính sách nhân sự Chính sách nhân

sự là các chính sách và thông lệ liên quan đến các hoạt động tuyển dụng, địnhhướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn, sa thải, thăng tiến nhân viên, lương, khenthưởng, kỷ luật và các biện pháp khắc phục sai sót Chính sách nhân sự và việc ápdụng chúng vào thực tế ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, trong đó có ngườilàm công tác kiểm soát Vì vậy nó ảnh hưởng đến tính hiệu lực của các thủ tục kiểmsoát được thiết kế và vận hành, tác động đến các nhân tố khác trong môi trườngkiểm soát như việc đảm bảo về năng lực, sự trung thực và các giá trị đạo đức , từ

đó làm ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát Các chính sách nhân

sự được quy định thông qua các quy định, thủ tục trong quá trình thu hút, đào tạo,đánh giá, duy trì nguồn nhân lực

Môi trường kiểm soát không trực tiếp ngăn ngừa, phát hiện hay sửa chữa cácsai sót, gian lận trọng yếu Một môi trường kiểm soát tốt chưa chắc KSNB cũng tốt.Tuy nhiên, nó ảnh hưởng đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát, chi phối đến các

bộ phận khác của KSNB Môi trường kiểm soát tốt là nền tảng cho hoạt động củaKSNB hữu hiệu

1.1.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro

Không phụ thuộc vào tính chất, loại hình hoạt động, đặc điểm kinh doanhcủa bất kỳ doanh nghiệp nào, trong quá trình hoạt động kinh doanh luôn tồn tại cácrủi ro rình rập, được thể hiện trên nhiều khía cạnh khác nhau, tác động làm giảmkhả năng thực hiện mục tiêu của đơn vị Vì vậy, doanh nghiệp cần phải ý thức đượcvới việc nhận diện rủi ro và đối phó rủi ro mà đơn vị mình có thể gặp phải ủi rođược định nghĩa là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra có thể tác động tiêu cực đến việcđạt được mục tiêu ủi ro được tạo ra từ các yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoàiđơn vị, ảnh hưởng đến nhiều mặt hoạt động của doanh nghiệp

Quy trình đánh giá rủi ro là các hoạt động xác định mục tiêu, nhận diện, đánhgiá các rủi ro kinh doanh, từ đó quyết định các hành động thích hợp nhằm đối phóvới các rủi ro đó

COSO (1992) nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thiết lập mục tiêu là điềukiện tiên quyết trong quá trình đánh giá rủi ro Vì vậy nhà quản trị cần thiết lập mụctiêu trước khi nhận diện các rủi ro làm giảm khả năng thực hiện mục tiêu đó Việcthiết lập mục tiêu được thực hiện ở tất cả các cấp của doanh nghiệp nhằm thực hiệnmục tiêu chung của đơn vị Hầu hết các doanh nghiệp đều thiết lập mục tiêu, kếhoạch, định hướng phát triển khác nhau tại mỗi thời điểm Mặc dù mục tiêu của đơn

vị luôn biến đổi theo các mốc thời gian tuy nhiên chúng đều hướng đến các mụctiêu chiến lược của doanh nghiệp với các quy trình đánh giá rủi ro cụ thể:

• Các mục tiêu hoạt động: liên quan đến sự hữu hiệu, hiệu quả hoạt độngcủa doanh nghiệp

• Các mục tiêu báo cáo gắn liền với sự trung thực và hợp lý của báo cáo,bao gồm cả báo cáo tài chính và báo cáo phi tài chính Các báo cáo đáng tincậy

cung cấp cho nhà quản lý các thông tin đầy đủ để điều hành, giám sát hoạt

ảnh hưởng đến việc thực hiện các mục tiêu đó Có nhiều phương pháp nhận diện rủi

ro, mỗi phương pháp có ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng khác nhau Các kỹthuật nhận diện rủ ro như: phân tích giả định và hạn chế, kỹ thuật biểu đồ hóa, kỹthuật phân tích FTA, phân tích SWOT Do vậy, tùy vào đặc điểm của doanhnghiệp, của ngành nghề kinh doanh, tiềm lực kinh tế mà doanh nghiệp có thể lựachọn một kỹ thuật hoặc sử dụng kết hợp các kỹ thuật với nhau nhằm hướng đến bộđầy đủ danh sách các rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt tại một thời điểm nhấtđịnh Từ đó doanh nghiệp đánh giá tần suất, mức độ ảnh hưởng của các rủi ro đóđến doanh nghiệp Đánh giá rủi ro được thực hiện bằng hai kỹ thuật định tính vàđịnh lượng Kỹ thuật định tính là việc sử dụng các mẫu văn bản hoặc các câu mô tảtheo bậc thang diễn tả mức độ, quy mô, hậu quả sự cố và khả năng những hậu quả

đó sẽ xảy ra Kỹ thuật đánh giá định lượng sử dụng các giá trị được biểu diễn bằngcác con số đối với cả hai đại lượng là mức độ nghiêm trọng và xác suất xảy ra sự

cố, sử dụng các số liệu từ nhiều nguồn khác nhau Việc đánh giá rủi ro giúp nhàquản lý có cái nhìn khách quan và đầy đủ để thiết kế, vận hành các thủ tục kiểmsoát theo thứ tự ưu tiên nhằm ngăn chặn, phòng ngừa các rủi ro theo mức độ, tầnsuất xuất hiện, phù hợp giữa chi phí bỏ ra và lợi ích mang lại của các thủ tục kiểmsoát đó

Mục đích của việc thực hiện quá trình đánh giá rủi ro nhằm nhận diện và ứngphó với rủi ro kinh doanh của đơn vị Vì vậy tránh bị thiệt hại do các tác động tiêucực của các rủi ro, đơn vị cần thường xuyên xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn,phạm vi của rủi ro, từ đó phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả về tần suất xuất hiện,kịp thời xác định các biện pháp để kiểm soát giảm thiểu tác hại không mong muốn.1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng cácchỉ đạo của Ban Giám đốc được thực hiện nghiêm túc trong doanh nghiệp Dù trong

hệ thống công nghệ thông tin hay thủ công thì các hoạt động kiểm soát đều cónhững mục tiêu đa dạng và được áp dụng ở các cấp độ tổ chức và chức năng khácnhau của đơn vị

Các hoạt động kiểm soát có thể mang tính phòng ngừa (kiểm soát phòng

ngừa) hoặc mang tính chất phát hiện ra gian lận (kiểm soát phát hiện) Cụ thể, kiểmsoát phòng ngừa là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy

ra sai sót và gian lận, ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị Trong khi

đó, kiểm soát phát hiện là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện kịp thời ra hành visai sót hoặc gian lận nào đó đã được thực hiện

Có nhiều hoạt động kiểm soát khác nhau, trong đó chủ yếu là các hoạt độngkiểm soát liên quan đến:

Phê duyệt: Các hoạt động kiểm soát bao gồm việc xác nhận tính hợp lệ, hợp

pháp, tuân thủ quy định của công ty, pháp luật của các giáo dịch, nghiệp vụ kinh tế

Đánh giá tình hình hoạt động: Các hoạt động kiểm soát này bao gồm việc

đánh giá và phân tích tình hình hoạt động thực tế so với kế hoạch, so với dự báo hay

so với tình hình hoạt động của kỳ trước; đánh giá và phân tích mối liên hệ giữa các

dữ liệu khác nhau có liên quan, như dữ liệu về hoạt động và dữ liệu về tài chính,đồng thời thực hiện việc phát hiện và sửa chữa; so sánh các số liệu nội bộ với cácnguồn thông tin bên ngoài và đánh giá tình hình thực hiện chức năng hay hoạt động

Xử lý thông tin: Hoạt động kiểm soát này yêu cầu các chứng từ và tài liệu

được lập và luân chuyển để ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ phải đầy đủ Các chứng

từ và tài liệu cho dù dưới dạng văn bản hoặc điện tử phải cung cấp bằng chứng về

sự phát sinh và tính hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ Hai nhóm hoạt động kiểmsoát hệ thống thông tin được sử dụng phổ biến là kiểm soát chương trình ứng dụng

và kiểm soát chung về công nghệ thông tin Kiểm soát chương trình ứng dụng được

áp dụng cho việc xử lý từng ứng dụng riêng lẻ, như việc kiểm tra tính chính xác vềmặt số học của số liệu được ghi chép, duy trì và soát xét các số dư tài khoản vàbảng cân đối phát sinh, các kiểm soát tự động như kiểm tra nhập dữ liệu đầu vào,kiểm tra việc đánh số thứ tự kết hợp với việc theo dõi thủ công các báo cáo tổnghợp ngoại lệ Kiểm soát chung về công nghệ thông tin là những chính sách và thủtục liên quan tới nhiều ứng dụng và hỗ trợ cho khả năng hoạt động hiệu quả của cáckiểm soát chương trình ứng dụng bằng cách giúp đảm bảo khả năng hoạt động bìnhthường của hệ thống thông tin Ví dụ về kiểm soát chung về công nghệ thông tinnhư: kiểm soát các thay đổi về chương trình, kiểm soát việc truy cập hệ thống hay

dữ liệu, kiểm soát việc ứng dụng các phần mềm mới, kiểm soát đối với các phầnmềm để hạn chế quyền truy cập hoặc giám sát việc sử dụng các tính năng hệ thống

có thể làm thay đổi dữ liệu tài chính hay thay đổi các ghi chép mà không để lại dấuvết

Các kiểm soát vật chất (khóa an toàn, két sắt, camera ): Hoạt động này

được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã đánh số thứ tựtrước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trìnhtin học và những hồ sơ dữ liệu Đối chiếu thường xuyên sổ sách kế toán với thực tế.: Là các kiểm soát bao gồm:

- Bảo đảm an toàn vật chất của tài sản, bao gồm thuê nhân viên bảo vệ và sửdụng các phương tiện bảo đảm an toàn cho việc tiếp cận tài sản và hồ sơ tàiliệu;

- Thẩm quyền truy cập vào chương trình máy tính và tệp dữ liệu;

- Định kỳ kiểm đếm và so sánh số liệu thực tế với số liệu được ghi chéptrong sổ sách (ví dụ, so sánh kết quả kiểm kê tiền mặt, chứng khoán và hàngtồn

kho thực tế với sổ kế toán)

Mức độ, phạm vi mà các kiểm soát về mặt vật chất nhằm ngăn ngừa việctrộm cắp tài sản có liên quan tới mức độ tin cậy của việc lập báo cáo tài chính, và

do đó, liên quan đến cả chất lượng kiểm toán, phụ thuộc vào việc tài sản có dễ bịmất cắp hay không

Phân chia nhiệm vụ: Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ là không cho phép

một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của một nghiệp vụ, chu trình kinhdoanh từ khi hình thành đến khi kết thúc Cần tách biệt giữa các chức năng nhưchức năng bảo quản với chức năng kế toán; chức năng phê chuẩn với chức năng bảoquản tài sản; chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán Mục đíchnhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có các sai sót xảy ra thì sẽ được pháthiện nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hội cho bất kì thành viên nào trong quá trìnhthực hiện nhiệm vụ có thể gây ra sai phạm, tổn thất cho doanh nghiệp và giấu diếmnhững sai phạm của đó

1.1.2.4 Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin

ích với người sử dụng để phục vụ việc ra quyết định Thông tin có ích với việc raquyết định vì nó giảm sự không chắc chắn và tăng tri thức về vấn đề được đề cập.Việc duy trì chất lượng thông tin là cần thiết để hình thành KSNB hiệu quả.

Thông tin và trao đổi thông tin là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập,duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành cácbáo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính, sự tuân thủ cho nội bộ và bênngoài doanh nghiệp Các thông tin cần thiết phải được nhận diện thông qua việc thuthập và trao đổi dưới các hình thức và thời gian thích hợp sao cho nó phù hợp vớinhu cầu sử dụng của từng thành viên, bộ phận trong doanh nghiệp, giúp mọi thànhviên hiểu rõ và thực hiện được các nhiệm vụ của mình

Một hệ thống thông tin bao gồm các máy móc thiết bị (phần cứng), phầnmềm, nhân sự, thủ tục và dữ liệu Nhiều hệ thống thông tin sử dụng rộng rãi côngnghệ thông tin (IT)

Hệ thống thông tin liên quan đến mục tiêu lập và trình bày báo cáo tài chính,gồm hệ thống báo cáo tài chính, trong đó có các phương pháp và ghi chép để:

- Xác định và ghi nhận tất cả các giao dịch có hiệu lực;

- Mô tả các giao dịch một cách kịp thời, chi tiết để cho phép phân loại phùhợp các giao dịch để lập và trình bày báo cáo tài chính;

- Đo lường giá trị của các giao dịch để đảm bảo giá trị giao dịch được phảnánh hợp lý trong báo cáo tài chính;

- Xác định thời kỳ diễn ra giao dịch để ghi nhận giao dịch đúng kỳ kế toán;

- Trình bày thích hợp các giao dịch và các thuyết minh liên quan trên báo cáotài chính

Thông tin doanh nghiệp không chỉ là thông tin nội bộ mà thông tin bên ngoàicũng rất quan trọng Để quản trị thông tin bên ngoài, nhà quản trị cần xem xét các

sự kiện, hoạt động tiềm năng, cơ sở dữ liệu sẵn có và độ tin cậy trên phạm vi rộng;lựa chọn các nguồn thông tin phù hợp và hữu ích với cơ cấu tổ chức, mục tiêu và

mô hình kinh doanh của DN Chất lượng của thông tin tạo ra từ hệ thống sẽ ảnhhưởng đến khả năng Ban Giám đốc đưa ra các quyết định phù hợp trong việc quản

lý và kiểm soát các hoạt động của đơn vị và lập báo cáo tài chính một cách đáng tincậy Hệ thống thông tin có thể giúp tăng cường kiểm soát nội bộ đối với rủi ro vềbảo mật và riêng tư liên quan đến thông tin thu được và tạo ra bởi doanh nghiệp.

Việc trao đổi thông tin, liên quan đến việc cung cấp những hiểu biết về vaitrò và trách nhiệm của cá nhân gắn liền với kiểm soát nội bộ đối với việc lập vàtrình bày báo cáo tài chính, có thể ở dạng tài liệu hướng dẫn về chính sách, hướngdẫn về kế toán và lập báo cáo tài chính Việc trao đổi thông tin cũng có thể ở dạngđiện tử, bằng lời nói và qua những hành động của Ban Giám đốc

Trao đổi thông tin là một phần của hệ thống thông tin Trao đổi thông tin nội

bộ được định nghĩa đơn giản nhất là sự trao đổi thông tin và ý tưởng trong tổ chức.Đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc giảm thiểu xung đột, chia sẻ thông tin với

độ chính xác, ảnh hưởng đến thái độ, nâng cao sự thấu hiểu Trao đổi thông tin đượcnói đến để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin Trao đổi thông tin đượcxem là hữu hiệu khi việc cung cấp thông tin về hoạt động của đơn vị từ các cấp như:cấp trên với cấp dưới, cấp dưới với cấp trên hay các bộ phận và các nhân viên vớinhau xuyên suốt, đầy đủ, chính xác Các thành viên hiểu trách nhiệm công việc củamình tiếp nhận chỉ đạo của lãnh đạo đầy đủ, chính xác, tuân thủ pháp luật, sử dụngđược các phương tiện trao đổi thông tin tại đơn vị Mặc dù mỗi doanh nghiệp dành

sự quan tâm đến sự nhạy cảm và bảo mật của thông tin được lan truyền, nhưngdoanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng nhân viên nhận được thông tin cần thiết đểthực hiện tốt nhiệm vụ của họ, đồng thời vẫn đảm bảo quyền hạn truy cập thông tinđược bảo vệ

1.1.2.5 Giám sát kiểm soát

KSNB của một DN thường xuyên thay đổi, mục tiêu và các bộ phận củaKSNB cũng theo đó thay đổi theo, do vậy có những quy trình, thủ tục trở nên khônghiệu quả, lạc hậu, hoặc không đủ hiệu lực để hỗ trợ DN đạt được các mục tiêu vềKSNB Nếu hoạt động kiểm soát là hoạt nhằm phát hiện và sửa chữa sai phạm hayứng xử với từng rủi ro cụ thể thì hoạt động giám sát được DN lựa chọn, phát triển

và thực hiện nhằm đánh giá sự tồn tại, hiệu quả hoạt động của từng bộ phận củaKSNB, những điểm yếu kém trong KSNB của doanh nghiệp Hoạt động giám sát

xác định nguyên nhân của các hạn chế, bất thường, điểm yếu và tìm ra các vấn đề,nguy cơ tiềm ẩn trong DN Vì vậy trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc làthiết lập và duy trì kiểm soát nội bộ một cách thường xuyên, liên tục Việc giám sátcác kiểm soát có thể bao gồm các hoạt động như: Ban Giám đốc soát xét liệu bảngđối chiếu với ngân hàng đã được lập kịp thời hay chưa, kiểm toán viên nội bộ đánhgiá sự tuân thủ của nhân viên phòng kinh doanh đối với các quy định của đơn vị vềhợp đồng bán hàng, bộ phận pháp lý giám sát sự tuân thủ các chuẩn mực đạo đức vàchính sách hoạt động của đơn vị, Việc giám sát cũng là để đảm bảo rằng các kiểmsoát tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả theo thời gian Ví dụ, nếu không giám sátviệc lập bảng đối chiếu với ngân hàng thì các nhân sự chịu trách nhiệm có thể sẽkhông lập tài liệu này.

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của KSNB theo thời gian Giám sátbao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ

- Giám sát thường xuyên được gắn vào hầu hết hoạt động của đơn vị, giúpđánh giá KSNB một cách kịp thời Hoạt động giám sát liên tục thường thực

riêng rẽ Thông thường, những người này cung cấp thông tin một cách đều đặn vềhoạt động của kiểm soát nội bộ, và tập trung sự chú ý vào việc đánh giá tính hiệuquả của kiểm soát nội bộ, và trao đổi thông tin về các điểm mạnh, điểm yếu cũngnhư đưa ra các khuyến nghị để cải thiện kiểm soát nội bộ.

Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có được quatrao đổi với các đối tượng ngoài đơn vị mà những thông tin đó có thể cho thấy cácvấn đề hoặc các khu vực cần được cải thiện Khách hàng thường xác minh cácthông tin trong hóa đơn thông qua việc thanh toán hóa đơn hoặc khiếu nại về số tiềnphải trả Ngoài ra, các cơ quan quản lý cũng có thể thông tin cho đơn vị về các vấn

đề có thể ảnh hưởng tới hoạt động của kiểm soát nội bộ, ví dụ như, các thông tinliên quan đến cuộc kiểm tra của cơ quan quản lý ngân hàng Đồng thời, khi thựchiện hoạt động giám sát, Ban Giám đốc cũng có thể xem xét các trao đổi thông tin

từ kiểm toán viên độc lập liên quan đến kiểm soát nội bộ

1.1.3 Các nguyên tắc thiết kế KSNB

Nguyên tắc một là nguyên tắc toàn diện Mọi lĩnh vực hoạt động đều phải

được kiểm soát Các bộ phận khác nhau của đơn vị có mối quan hệ chặt chẽ vớinhau nên sai phạm ở bộ phận này có thể dẫn đến tổn thất ở bộ phận khác Doanhnghiệp cần thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động củadoanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữacác bộ phận, thường xuyên thay đổi, sửa chữa cho phù hợp với tình hình thực tế củadoanh nghiệp

Nguyên tắc hai là nguyên tắc “4 mắt” Mỗi hoạt động phải được kiểm soát

qua ít nhất 2 người, (một thực hiện, một duyệt), phụ thuộc vào mức độ sai phạm xảy

ra nhiều hay ít mà lựa chọn nhiều người hơn

Nguyên tắc ba là nguyên tắc cân đối giữa Lợi ích - Chi phí Theo đó doanh

nghiệp cần cân nhắc giữa lợi ích và chi phí của hoạt động kiểm soát sao cho lợi íchđem lại cao nhất mà chi phí bỏ ra lại thấp nhất Theo đó, yêu cầu của nhà quản lýtrong thiết kế và hoạt động kiểm soát là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả,nghĩa là phải ít hơn tổn thất do những sai phạm gây ra Tuy nhiên, thực tế cho thấykhông phải lúc nào chi phí cũng nhỏ hơn lợi ích mà các hoạt động kiểm soát mang

Nguyên tắc bốn là nguyên tắc phân công phân nhiệm Theo nguyên tắc này,

trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và nhiềungười trong bộ phận, không để cho 1 cá nhân nắm tất cả các khâu của một quy trìnhnghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc Việc phân chia trách nhiệm hợp lýbắt nguồn từ một thực tế rằng sai phạm do việc thông đồng giữa nhiều người thì khóhơn so với nếu chỉ giao cho 1 cá nhân nắm giữ quá nhiều khâu trong một quy trình.Phân công phân nhiệm hợp lý sẽ góp phần giảm thiểu xác suất hai người sẽ cùngmắc một lỗi trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, tạo sự chuyên môn hóatrong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện Ví dụ như hạnchế việc tiếp cận vào hệ thống IT giúp kiểm soát việc tiếp cận vào các chương trìnhphần mềm lien quan kế toán, thanh toán thông qua sử dụng mật khẩu nhằm giảmthiểu rủi ro ghi nhận các nghiệp vụ không được phép

Nguyên tắc năm là phân chia trách nhiệm thích hợp (nguyên tắc bất kiêm

nhiệm): Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số hành vikhác nhau trong quá trình quản lý ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụngquyền hạn Ví dụ trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụphê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản

Ví dụ như tách biệt chức năng chuẩn y và chưc năng thanh toán : nhân viên chịutrách nhiệm thanh toán cho nhà cung cấp (NCC) không được ký séc thanh toán.Biện pháp này nhằm giảm thiểu khả năng có các khoản chi trả không được phép

Nguyên tắc sáu là nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Ủy quyền là người

quản lý ủy quyền cho cấp dưới được quyết định và giải quyết một số công việctrong phạm vi nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấpthấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn khônglàm mất tính tập trung của doanh nghiệp Nếu không có sự phân cấp, ủy quyền thìngười đại diện doanh nghiệp sẽ phải tự mình đảm nhiệm một khối lượng công việckhổng lồ, dẫn đến sự quá tải hay không thể xem xét kĩ lưỡng, hoặc đưa ra quyếtđịnh một cách vội vàng dễ dẫn đến sai sót Nhưng ngược lại nếu ủy quyền tối đa thìkhối lượng công việc giảm tải, sự ủy quyền rộng lên do quyền hạn được phân một

cách tối đa cho cấp dưới.

Bên cạnh đó, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn Sự phêchuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể Phê chuẩnchung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặthoạt động cụ thể cho các nhân viên cấp dưới tuân thủ Phê chuẩn cụ thể được thựchiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt, được áp dụng đối với những nghiệp vụ

có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra

Nguyên tắc bảy là chứng từ và sổ sách đầy đủ Các nghiệp vụ phát sinh bắt

buộc phải lưu chứng từ đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sản đảm bảo ghi sổchính xác Trong nhiều trường hợp, các nghiệp vụ kinh tế cá lẻ phải được ghi sổ chitiết để theo dõi riêng, sau đó được tổng hợp và dùng để đối chiếu với các ghi chéptổng hợp trên sổ cái Nhiều trường hợp khác các nghiệp vụ cá lẻ được tổng hợpchung trước khi vaò sổ nhật ký, sau đó từ nhật ký được chuyển qua các sổ cái tổnghợp và được tổng hợp trình bày trên các BCTC Đơn vị có thể dùng các phươngpháp thích hợp khác nhau để vào sổ các nghiệp vụ kinh tế nhưng cần phải có cácthủ tục kiểm soát để đảm bảo rằng việc tổng hợp, ghi sổ và chuyển sổ các nghiệp vụkinh tế đó là đúng đắn và chính xác

Nguyên tắc tám là bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách Tài sản và các tài liệu,

thông tin của một đơn vị phải được bảo vệ an toàn để tránh các nguy cơ bị mất cắp,lạm dụng hoặc bị hư hỏng Với các đơn vị có sự lệ thuộc lớn vào hệ thống côngnghệ thông tin thì các thiết bị máy móc, chương trình phần mềm máy tính, hệ thống

dữ liệu cần được bảo vệ an toàn bởi một khi chúng bị hư hỏng, hoặc thâm nhập từbên ngoài, đơn vị sẽ tốn kém nhiều chi phí để sửa chữa hoặc phục hồi lại hệ thống.Ngoài ra chỉ được tiếp cận trực tiếp với tài sản hay tài liệu kế toán khi có sự đồng ýcủa Ban Giám đốc Các tài sản ghi trong sổ kế toán được đối chiếu với tài sản theokết quả kiểm kê thực tế ở những thời điểm nhất định và có biện pháp thích hợp để

xử lý nếu có chênh lệch

Nguyên tắc chín là kiểm tra độc lập Hoạt động này đảm bảo cơ chế thực

hiện đối với các hoạt động kiểm soát đã trình bày ở trên Một tên gọi khác đối vớihoạt động này là thẩm tra nội bộ (internal verification) Kiểm soát độc lập luôn cần

thiết trong đơn vị vì nhiều lý do Trước hết, kiểm soát nội bộ của đơn vị có xuhướng thay đổi theo thời gian, vì vậy cần rà soát thường xuyên để tránh trường hợpkiểm soát nội bộ bị chệch hướng Các nhân viên trong đơn vị có thể nhầm lẫn, quênhoặc đôi khi vì cẩu thả nên không áp dụng các thủ tục kiểm soát một cách đầy đủ.Chính vì vậy, cần phải có nhân viên phù hợp để quan sát và đánh giá các hoạt độngcủa họ nhằm giảm thiểu gian lận và sai sót gia tăng vì các tình huống trên Bộ phậnkiểm tra, giám sát phải độc lập với các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp nhằmtránh việc thông đồng giữa các bộ phận thực hiện, đảm bảo thông tin cung cấp làchính xác và đáng tin cậy Trong hệ thống thông tin kế toán có sử dụng phần mềm

kế toán, phần mềm kế toán cần được thiết kế để các hoạt động thẩm tra độc lậpđược thực hiện tự động Ví dụ, phần mềm máy tính có thể ngăn chặn việc xử lý sốliệu thanh toán đối với người bán khi mã số của đơn đặt hàng không phù hợp với

mã số của chứng từ nhập hàng liên quan đến hóa đơn mua hàng trong hệ thống

Nguyên tắc mười là phân tích rà soát Phân tích rà soát là sự so sánh giữa số

liệu từ những nguồn gốc khác nhau Tất cả mọi khác biệt cần phải làm rõ để mauchóng phát hiện những sai sót, gian lận hoặc các biến động bất thường để kịp đốiphó Các dạng phân tích thường gặp là: Đối chiếu giữa ghi chép của đơn vị với các

số liệu từ bên ngoài và đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và sổ chi tiết

1.1.4 Hạn chế của KSNB

Một điều có thể nhận thấy rằng KSNB dù được thiết kế hoàn hảo đến đâucũng không thể ngăn ngừa và phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra Bởi vì khiKSNB được thiết kế hoàn hảo thì vẫn phụ thuộc vào yếu tố chủ yếu là con người,tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và sự đáng tin cậy của nhân viên trong đơn

vị Như vậy, KSNB chỉ giúp cho đơn vị hạn chế tối đa những sai phạm mà khôngthể kiểm soát tuyệt đối mọi sai phạm có thể phát sinh vì bản thân KSNB cũng cónhững hạn chế tiềm tàng Một số hạn chế tiềm tàng của KSNB có thể chỉ ra như:

- Những hạn chế xuất phát từ các nhân tố trong nội bộ doanh nghiệp như việc

ra quyết định sai do thiếu thông tin, do hiểu sai chỉ thị, hoặc có những xét đoánkhông chính xác, hoặc do áp lực từ cấp trên khi đưa ra các quyết định Hay xuấtphát từ sự yếu kém về trình độ, năng lực, nhân viên không đáp ứng được nhu cầu

được giao, không đủ nguồn nhân lực để thực hiện nhiệm vụ cũng là nguyên nhâncủa các rủi ro, tác động trực tiếp đến hoạt động nội bộ của doanh nghiệp.

- Sự thông đồng: Hành động thông đồng có thể làm cho KSNB kém hữuhiệu Các cá nhân có thể thông đồng làm điều sai trái và che giấu thông quaviệc

thay đổi các ghi chép hoặc báo cáo Do vậy mà KSNB không thể phát hiện vàngăn

tục kiểm soát cần thiết

- Phần lớn các thủ tục KSNB thường được thiết lập cho các sai phạm dựkiến, các nghiệp vụ lặp đi lặp lại, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên,

khi xảy ra sai phạm bất thường, không thể lường trước thì các thủ tục kiểm

nên yếu kém, thậm chí vô hiệu

- Rủi ro trong kiểm soát cũng xảy ra khi người quản lý luôn xem xét quan hệgiữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được Các doanh nghiệp luôn đề cao tiêu chí

Chu trình mua hàng - thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trìnhcần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp Chu trình thường được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua củangười có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việcthanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận được.

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giaiđoạn: cung ứng các yếu tố đầu vào, sản xuất và tiêu thụ Đối với doanh nghiệpthương mại, quá trình kinh doanh bao gồm 2 giai đoạn: mua hàng và bán hàng Nhưvậy, dù ở loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình "mua hàng" cũng là quá trìnhcung cấp các yếu tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sảnxuất của doanh nghiệp; bên cạnh đó, khả năng thanh toán các khoản chi phí muahàng cũng đánh giá tình hình của doanh nghiệp là tốt hay xấu

Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hóa/dịch vụ là khácnhau, nhưng chu trình mua hàng đều phải đảm bảo các bước sau:

Một là xác định nhu cầu hàng hóa/dịch vụ và lập yêu cầu mua hàng: thông

thường mỗi doanh nghiệp sẽ có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vậtliệu, công cụ và dụng cụ cần thiết cho sản xuất (Bộ phận kế hoạch) Bộ phận này cónhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vàonhằm giúp cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục nhưng đồng thời, không gây

ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Hai là phê duyệt Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ lập

đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt Việcphê chuẩn của người có đủ thẩm quyền đối với yêu cầu mua hàng giúp đảm bảohàng hóa/dịch vụ mua theo đúng mục đích, tránh cho việc hàng hóa mua quá nhiềuhoặc mua quá ít không đủ nhu cầu Hầu hết các doanh nghiệp đều cho phép một sựphê chuẩn chung cho việc mua để phục vụ cho nhu cầu thường xuyên Sau đó, đơnyêu cầu mua hàng sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng

Ba là tìm và lựa chọn nhà cung cấp Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu

cầu mua hàng để xem xét và tìm kiếm nhà cung cấp Về nguyên tắc, trước khi quyếtđịnh mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà

cung cấp khác nhau để lựa chọn được nhà cung cấp thích hợp Sau khi đã tìm hiểuđơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ lựa chọn được nhà cungcấp mà có những yêu cầu phù hợp nhất Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chấtlượng của hàng hóa/dịch vụ, các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại,phương thức thanh toán.

Bốn là lập đơn đặt hàng Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ

loại hàng, số lượng, các thông tin liên quan đến hàng hóa mà doanh nghiệp có ýđịnh mua Tất cả các đơn đặt hàng đều phải có chữ kí của những người có đủ thẩmquyền Các bước công việc này cho thấy, việc lập đơn đặt hàng là khởi đầu của chutrình mua hàng - đây là một chứng từ hợp pháp Trong trường hợp, người mua vàngười bán lần đầu có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện giao dịch lớn và phức tạp thìđòi phải phải có hợp đồng cung ứng hàng hóa/dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiệncác quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng

Năm là nhận hàng hóa/dịch vụ và lập phiếu nhập kho Việc nhận hàng hóa từ

người bán là một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ mua hàng vì đây là thờiđiểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đến bên bán Khi hàng hóanhận về đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian và các điều kiệnkhác Thông thường, các doanh nghiệp có phòng tiếp nhận để nhận hàng, kiểm tramẫu mã, số lượng, quy cách và thời gian giao hàng để ngăn ngừa sự mất mát và lạmdụng Bộ phận này đồng thời lập biên bản hay báo cáo việc nhận hàng, đồng thờigửi cho thủ kho một bản để tiến hành nhập hàng và gửi cho kế toán một bản nhằmlàm có sở tham chiếu để thanh toán tiền hàng

Sáu là theo dõi các khoản nợ người bán và thanh toán Sự ghi nhận đúng về

hàng hóa/dịch vụ nhận được đòi hỏi cần phải ghi sổ chính xác và nhanh chóng Việcghi sổ sẽ ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế,chính vì vậy kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua mà có cơ sở hợp lý theođúng số tiền Khi kế toán nhận được hóa đơn từ người bán thì phải so sánh mẫu mã,giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tintrên đơn đặt hàng (hoặc hợp đồng mua hàng hóa/dịch vụ)

Thanh toán tiền cho người bán là công việc được thực hiện khi đã có đủ bốnyếu tố: đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn từ những người có thẩm quyền,đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng (từ bên bán) và biên bản giao nhận hàng.

1.2.2 Sai sót, rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán

Với các đặc điểm nêu trên, khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình muahàng và thanh toán là không thể tránh khỏi, có thể xảy ra với các mức độ khác nhau,trên các khía cạnh khác nhau Mỗi giai đoạn trong chu trình mua hàng và thanh toántiềm ẩn các rủi ro, sai phạm

Giai đoạn một, xác định nhu cầu hàng hóa/dịch vụ là lập yêu cầu mua hàng.

Việc yêu cầu mua các mặt hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích

sử dụng hoặc hàng trùng lặp sẽ dẫn đến lãng phí vì số hàng này thường không sửdụng được hoặc chưa cần sử dụng đến Hay việc đặt hàng mua nhiều hơn nhu cầu

sử dụng cũng sẽ dẫn đến lãng phí do số hàng thừa sẽ phải tồn trữ, vừa gây ứ đọngvốn, vừa tốn kém chi phí lưu kho, lại còn có thể dẫn đến hàng bị kém phẩm chất.Ngoài ra việc lập đơn yêu cầu mua hàng quá trễ hoặc quá sớm cũng mang lại rủi rokinh tế cho doanh nghiệp Nếu lập đơn yêu cầu quá trễ sẽ dẫn đến thiếu hụt nguyênvật liệu cho sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán, việc mua hàng gấp khiến doanhnghiệp có thể phải mua hàng với giá cao, chi phí vận chuyển lớn để kịp thời giantiến độ sản suất, bán hàng Nếu yêu cầu mua hàng quá sớm có thể gây lãng phí chiphí lưu kho hoặc làm giảm phẩm chất của nguyên vật liệu, hàng hóa

Giai đoạn hai, phê duyệt Phê duyệt không đúng thẩm quyền hoặc mua hàng

khi chưa được phê duyệt

Giai đoạn ba, tìm và lựa chọn nhà cung cấp Nhân viên mua hàng có thể

thông đồng với nhà cung cấp để chọn họ tuy rằng nhà cung cấp này không có hànghóa, dịch vụ phù hợp nhất hoặc không có mức giá hợp lý nhất nhằm mục đích thuđược lợi ích cá nhân, ăn hoa hồng Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng vớinhà cung cấp nên giấu bớt hồ sơ báo giá của các nhà cung cấp có giá hợp lý hơn giácủa nhà cung cấp được nhân viên này thông đồng, hay nâng báo giá cho công ty caohơn so thực tế và hưởng phần chênh lệch đó

Giai đoạn bốn, lập đơn đặt hàng Trong giai đoạn này các rủi ro, sai phạm có

thể xuất phát từ sự thiếu kinh nghiệm, kỹ năng hoặc sai sót trong quá trình đọcphiếu đề nghị mua hàng khiến nhân viên mua hàng đã mua hàng không đúng quycách và phẩm chất đã được yêu cầu Nhân viên đặt hàng có thể xóa dấu vết của việc

đã đặt hàng để đề nghị mua hàng lần hai đối với hàng đã nhận được hay đặt hàng

mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hóa đơn để đượcthanh toán liên quan đến khoản mua hàng đó

Giai đoạn năm, nhận hàng hóa/dịch vụ và lập phiếu nhập kho Nhân viên

nhận hàng có thể nhận sai hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đãđặt hay biển thủ hàng và không nhập kho

Giai đoạn sáu, theo dõi các khoản nợ phải trả người bán và thanh toán Giai

đoạn này nhân viên có thể nộp các chứng từ mua hàng giả mạo để yêu cầu đơn vịthanh toán Loại gian lận này thường tinh vi và khó phát hiện khi có sự thông đồngvới đơn vị từ bên ngoài Nhà cung cấp yêu cầu chi trả nhiều hơn số thực giao, thanhtoán nhiều lần cho cùng một lô hàng hoặc trả tiền cho những hóa đơn không cóthực Loại gian lận này thường do nhà cung cấp lợi dụng sự yếu kém của nhân viên

kế toán, trong khâu xét duyệt thanh toán Ngoài ra có thể xảy ra việc trả tiền chonhà cung cấp khi chưa có phê duyệt hoặc phê duyệt không đúng thẩm quyền Khithanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toánnhầm nhà cung cấp

1.2.3 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

Việc kiểm soát tốt chu trình này sẽ giúp đơn vị đạt được cả ba mục tiêu: sựhữu hiệu và hiệu quả hoạt động, báo cáo đáng tin cậy, tuân thủ pháp luật và các quyđịnh

Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động:

Sự hữu hiệu ở đây là hoạt động mua hàng giúp đơn vị đạt được mục tiêu vềsản lượng, doanh số, thị phần hay tốc độ tăng trưởng Sự tồn tại và phát triển củađơn vị bị ảnh hưởng đáng kể bởi mục tiêu hữu hiệu Vì thế đơn vị cần mua hàngđúng nhu cầu, sử dụng vào đúng thời điểm, với giá cả hợp lý nhất, cũng như nhận