Câu 1 sang đã mắc phải lỗi gì trong quá trình kiểm soát

Khi khối lượng công việc khá lớn 20000 thư và cần hoàn thành trong thời gian ngắn 5 ngày thì anh Sang càng cần phải quan sát tiến độ làm việc của từng ngày, từng giờ để phát hiện sai s

Câu 1 : Sang đã mắc phải lỗi gì trong quá trình kiểm soát?

Dựa theo quy trình kiểm soát anh Sang đã mắc một lỗi hết sức quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả công việc đó là đã không xác định được các tiêu chuẩn kiểm soát Lỗi nghiêm trọng mà Sang mắc phải ngay từ đầu là không đặt ra các tiêu chuẩn nhất định cho từng ngày Thay vào đó anh Sang chỉ đưa ra kế hoạch hoàn chỉnh thiếu các chi tiết rồi quan sát một cách chủ quan Nếu muốn đạt được kết quả thì trước hết phải có các tiêu chuẩn, bởi vì tiêu chuẩn sẽ là chuẩn mực, cơ sở khi so sánh với kết quả mong muốn Khi khối lượng công việc khá lớn ( 20000 thư ) và cần hoàn thành trong thời gian ngắn (5 ngày) thì anh Sang càng cần phải quan sát tiến độ làm việc của từng ngày, từng giờ để phát hiện sai sót để điều chỉnh kịp thời Vì không có tiêu chuẩn cụ thể nên anh Sang không có cơ sở để so sánh kết quả từng bước công việc nên không phát hiện ra sai sót, chậm tiến độ Ví dụ như anh Sang phải đặt ra tiêu chuẩn là ngày thứ nhất phải đối chiếu xong 20000 thư, ngày tiếp theo ghi địa chỉ, tiếp theo là kiểm tra rồi bỏ vào phong bì Cứ như vậy sau mỗi ngày, anh phải kiểm tra mức độ hoàn thành công việc để đánh giá tiến độ Nếu thấy có sai sót phải tiến hành xác định nguyên nhân và có biện pháp điều chỉnh kịp thời Chính vì chủ quan, chỉ quan sát kết quả khi đã tới cuối hạn công việc nên anh không thể có cách giải quyết nào khác ngoài cách cho nhânviên

làm thêm ngày nghỉ mà vẫn chậm 1 ngày Đối với mỗi đối tượng kiểm soát khác nhau thì phải áp dụng các hình thức kiểm soát khác nhau Trong trường hợp này Sang đã áp dụng hình thức kiểm soáttrước, kiểm soát sau ( theo thời gian tiến hành kiểm soát), kiểm soát toàn bộ ( theomức độ tổng quát của thời gian kiểm soát) Tuy nhiên, các hình thức mà Sang đã áp dụng chưa thực sự đem lại hiệu quả cao nhất, và đối với mỗi hình thức này Sangđều mắc phải lỗi sai 1 Thứ nhất, Sang đã áp dụng hình thức kiểm soát trước Đây là hình thức kiểm soát yêu cầu được tiến hành trước khi công việc bắt đầu nhằm ngăn chặn những vấn đề có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc, làm giảm hiệu quả công việc Sau khi đã nhận nhiệm vụ công việc về đối chiếu, ghi đại chỉ, bỏ vào phong bì, gửi qua đường bưu điện 20.000 bản thông tin đến khách hàng và công việc phải thực hiện xong vào chiều thứ 6 Sang đã lên kế hoạch chi tiết và cụ thể, lên thời gian biểu cho từng phần công việc Anh giao việc cho bốn nhân viên thực hiện và hướng dẫn họ một cách kỹ lưỡng kèm theo

đó là các trang thiết bị hỗ trợ trong quá trình làm việc Tuy nhiên, việc kiểm soát của sang chưa thực sự đầy đủ, chặt chẽ và hiệu quả Một yêu cầu lớn khi

sử dụng hình thức kiểm soát trước đó là phải tập trung vào việc phòng ngừa những sai lệch về chất lượng và số lượng của các nguồn lực được sử dụng trong quá trình thực hiện công việc Sang đã xác định nguồn lực ở đây chính là

4 nhân viên và các trang thiết bị hỗ trợ Nhưng sai lầm lớn nhất của Sang mắc phải ở đây cũng chính là không nắm vững được chất lượng cũng như số lượng nguồn lực mà anh đã sử dụng Đối với số lượng nhân viên, Sang đã sử dụng tối

đa 4 người để thực hiện công việc Tuy nhiên, với số lượng 20.000 bản thông tin gửi đến khách hàng được thực hiện bởi 4 nhân viên, Sang đã không tính đến rủi ro trong quá trình thực hiện công việc Chẳng hạn như có nhân viên bị

ốm, hoặc vắng mặt vì một lí do cá nhân Như vậy, số lượng nhân viên không đảm bảo tối đa Điều này sẽ gây làm giảm hiệu quả công việc Đối với chất lượng của nguồn lực Ở đây bao gồm cả trình độ của nhân viên lẫn máy móc, trang thiết bị hỗ trợ công việc Sang chỉ mới dừng lại ở việc hướng dẫn nhân viên cách làm cụ thể chứ chưa xác định năng lực của các cá nhân người thực hiện công việc Nếu như có nhân viên chưa thực sự hiểu và tiếp thu trọn vẹn thì khi thực hiện công việc sẽ mắc phải sai sót, phải sửa lại, làm kéo dài thời gian gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc Ngoài ra, các trang thiết

bị hỗ trợ chưa được kiểm tra đầy đủ, Sang chưa thể đảm bảo chắc chắn rằng

nó sẽ hoạt động tốt trong quá trình thực hiện công việc mà không bị hỏng hóc, trục trặc bộ phận nào Đây là những khuyết điểm cơ bản mà Sang đã mắc phải khi áp dụng hình thức kiểm soát trước 2 Thứ hai, Sang cũng đã áp dụng hình thức kiểm soát sau ( hậu kiểm) Đây là hình thức kiểm soát được áp dụng

sau khi công việc đã hoàn thành Với kiểu kiểm soát này, người kiểm soát công việc muốn xác định rõ thực trạng và chất lượng công việc có đúng với kế hoạch

đã đề ra trước đó hay không Theo như kế hoạch, Sang đã tiến hành kiểm tra công việc vào ngày thứ 6 - hạn hoàn thành công việc vi c kiểm tra công vi cê ê vào ngày thứ 6 là đúng như Sang định săn Vi c tiến hành kiểm soát sau vềê

m t thời gian là chính xác Nhưng về m t kế quả thì không như mong muốn.ă ă Sang đã phát hiện ra công việc bị chậm tiến độ : nhóm gửi thư chỉ mới gửi được 13.000 thư Trọng tâm của hình thức kiểm soát này chính là các kết quả Kết quả mà Sang thu được không đạt được như yêu cầu Như vậy, sang đã không hoàn thành được chất lượng công việc Ngoài ra, với hình thức kiểm soát sau, kết quả còn liên quan đến những bài học để rút kinh nghiệm cho công việc tương lai Đối với công việc bất kì, chúng ta không chỉ thực hiện nó một lần mà thực hiện nhiều lần Vì thế, việc phát hiện lỗi và khắc phục là rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng đến chất lượng của những công việc tương lai sau này Nhưng Sang đã không tiến hành xác định tại sao công việc lại bị chậm tiến độ như vậy Đây là điểm sơ hở trong quá trình thực hiện hình thức kiểm soát sau Nó không chỉ ảnh hưởng đến kết quả công việc hiện tại mà còn có thể ảnh hưởng đến những công việc về sau Sang đã khắc phục công việc bằng cách cho nhân viên làm thêm vào chiều tối thứ Sáu và ngày thứ Bảy để có thể

giải quyết hết công việc còn lại Tuy nhiín nguyín nhđn không được tìm hiểu

rõ, sẽ không có phương phâp khắc phục tốt, gđy cản trở cho công việc trong tương lai Sang rất có thể không hoăn thănh nhiệm vụ với những công việc sau năy 3 Cuối cung lă Sang cũng đê âp dụng hình thức kiểm tra toăn b lă : lẵ kiểm soât được tiến hănh trín tất cả câc lĩnh vực hoạt động, câc bộ phận, câc khđu, câc cấp nhằm đânh giâ tổng quât mức độ thực hiện câc mục tiíu chung Khi tiến hănh kiểm soât toăn b thì nhận định của Sang chỉ lă nhóm gửi thưô lăm việc rất tất bật, Sang mới chỉ đânh giâ tổng quât mức độ thực hiện công việc Đânh giâ của Sang lă rất chung chung, còn cụ thẻ kết quả thực hiện công việc của nhóm vă của từng câ nhđn thì Sang không nắm được sai lầm lớn mă sang mắc phải đó lă không đânh giâ được thực tế nhđn viín của mình đê lăm được những gì? Câi anh nhìn thấy chỉ lă “sự tất b t” của 4 người mình giaođ công vi c cho Ngoăi ra, anh còn không nh n thấy được lă cường đ côngí đ ô

vi c quâ lớn vă câc phương phâp thực hi n nhi m vụ lă quâ thủ công Họ chỉí í í được hỗ trợ bởi câc thiết bị văn phòng như bút, giấy, kĩo, keo… Mă không được sử dụng câc thiết bị kĩ thu t hi n đại Cung với đó, Sang đê không có kếđ í hoạch lă sau khi hoăn thi n m t số lượng thư nhất định, cần sử dụng dịch vụí ô

có người đến lấy thư vă gửi đi hay lă tự câc nhđn viín phải đi gửi Vi c năyí cũng đê lăm tốn mất nhiều thời gian của 4 nhđn viín kia Từ đó dẫn đến vi cí

không thể gửi hết toàn b 20000 thư đúng hạn Sang đã tiến hành kiểm soátô trước( tiền kiểm) và kiểm soát sau( h u kiểm) Đó là hai bước kiểm soát quanâ trọng trong quá trình kiểm soát nhưng có m t hình thức kiểm soát quanô trọng hơn là kiểm soát trong thì Sang lại không áp dụng Vì kiểm soát trong là kiểm soát được thực hi n trong thời gian tiến hành công vi c nhằm giảmê ê thiểu các vấn đề có thể cản trở công vi c khi chúng xuất hi n, và để đảm bảoê ê chắc chắn rằng mọi vi c đều đang diên ra hướng đến mục tiêu Vi c kiểm traê ê trong công vi c được thực hi n chủ yếu bằng những hoạt đ ng giám sát củaê ê ô nhà quản trị Thông qua vi c quan sát trực tiếp, tại chỗ, nhà quản trị sẽ xácê định được vi c làm của những người khác có diên ra theo đúng những chínhê sách và thủ tục đã quy định hay không.Trọng tâm của bi n pháp điều chỉnh ởê đây là các hoạt đông.Do đó, đối với công vi c của Sang, kiểm soát trong là hếtê sức cần thiết và được ưu tiên đ c bi t nhưng Sang lại không coi trọng, Sangă ê

đã bỏ qua bước kiểm soát này, vì v y tuy là có m t kế hoạch hoàn chỉnh, kỹâ ô lưỡng lên thời gian biểu cho từng phần công vi c nhưng công vi c đã khôngê ê được hoàn thành đúng kế hoạch như ban đầu đề ra Anh quan sát thấy nhân viên làm vi c rất chăm chỉ và b n r n Rất có thể có những rủi ro bất ngờ màê â ô trong quá trình thực hi n công vi c mà chính Sang cũng không ngờ tới.Sangê ê

đã không quan tâm xem nhân viên của mình có đủ thể lực, trí tu để hoànê

thành tốt những nhi m vụ được giao không.Sang đã quá tự tin về kế hoạchê của mình mà không nghĩ đến những tình huống xấu có thể xảy ra nên đã giao phó toàn b công vi c cho nhân viên mà không quan tâm trong quá trìnhô ê nhân viên làm để cuối cung họ đã không hoàn thành kế hoạch theo đúng kế hoạch mà Sang đã đ t ra Bên cạnh đó , trong quá trình kiểm soát Sang đãă mắc lỗi trong việc đánh giá công việc một cách tổng quát chung chung mà chưa kiểm soát từng bước thực hiện một cách cụ thể để từ đó phát hiện sai lệch và điều chỉnh thành kế hoạch theo đúng kế hoạch mà Sang đã đ t ra Bênă cạnh đó , trong quá trình kiểm soát Sang đã mắc lỗi trong việc đánh giá công việc một cách tổng quát chung chung mà chưa kiểm soát từng bước thực hiện

một cách cụ thể để từ đó phát hiện sai lệch và điều chỉnh

Câu 2: Nếu anh ( chị ) là Sang , anh chị đã làm gì để đảm bảo công

việc sẽ hoàn thành đúng thời hạn?

1 Xác định tiêu chuẩn kiểm soát và phân công công việc :

• Xác định nhiệm vụ: gửi 20.000 phong bì thư đến cho khách hàng

Thời gian cuối cung cần phải nộp đó là vào ngày thứ 6

• Những chỉ tiêu thức hiện nhiệm vụ mà trong tình huống này anh

Sang cần phải thực hiện đó là:

- Đối chiếu thông tin đưa ra

- Ghi địa chỉ trên bì thư

- Kiểm tra địa chỉ ghi trên bì thư

- Bỏ vào phong bì

- Gửi qua đường bưu điện cho khách hàng

Trong khi xác định những chỉ tiêu trên, cần lưu ý một số vấn đề như sau: Phải xác định giữa tiêu chuẩn trên và những người chịu trách nhiệm về tác nghiệp được kiểm soát Trong trường hợp nhiều người cung làm một chỉ tiêu thì chúng ta phải đưa ra cho mỗi người thực hiện một giai đoạn khác nhau Cung với đó là đề ra tiêu chuẩn cho từng người Ví dụ: Nếu phân công cho 2 người cung làm một nhiệm vụ đó là “ bỏ vào phong bì”, thì chúng ta phải phân công cho mỗi người làm một việc Một người bỏ thư vào phong bì và một người dán phong bì Do đó mỗi người phụ trách một tiêu chuẩn riêng Họ sẽ có trách nhiệm và ý thức làm việc hơn Sau khi xác định tiêu chuẩn xong, chúng ta cần định mức cho những tiêu chuẩn đó Đó

là định mức xem cái mà chúng ta muốn thực hiện như thế nào Từ những tiêu chuẩn này thì chúng ta mới có thể tiến hành đo lường kết quả hoạt động cũng như đánh giá thực tế hoạt động Tiếp theo đó là Lên kế hoạc cụ thể,phân công chéo hay trao đổi vị trí để mọi người thi đua và kiểm tra lẫn nhau, đặt định mức Đối với công việc mà Sang giao cho nhân viên làm, khi

so sánh với kết quả thực hiện là không đạt yêu cầu Sang cần có những biện pháp cụ thể để đảm bảo công việc hoàn thành đúng tiến độ Thứ nhất, công việc yêu cầu hoàn thành 20.000 bản thông tin gửi đến khách hàng trong vòng khoảng 5 ngày Với một khối lượng công việc lớn như vậy, Sang

cần phải lập kế hoạch cụ thể, chi tiết chứ không thể lập thời gian biểu khái quát, chung chung được Sang có thể phân chia công việc theo từng ngày, mỗi ngày sẽ đặt chỉ tiêu hoàn thành 4000 bản thông tin Sau mỗi ngày như vậy, Sang tiến hành kiểm tra xem công việc có hoàn thành theo đúng kế hoạch hay không Sang có thể dê dàng kiểm soát được tiến độ hoàn thành công việc đến đâu để có biện pháp cụ thể Nếu các nhân viên chưa hoàn thành chỉ tiêu 4000 bản thông tin trong 1 ngày.Tốt nhất, Sang nên cho nhân viên tiếp tục thực hiện cho đến khi hoàn thành đủ chỉ tiêu đặt ra trong một ngày Nếu thực hiện như vậy, mỗi ngày công việc sẽ hoàn thành theo đúng tiến độ 4000 bản thông tin và đến ngày thứ 6, công việc của Sang chắc chắn

sẽ hoàn thành đúng thời hạn, đúng theo yêu cầu đặt ra Sang sẽ không phải

cử nhân viên làm them giờ vào chiều tối thứ 6 và ngày thứ 7 nữa Công việc hoàn thành đúng số lượng , đúng thời gian mà không bị chậm một ngày nào Để thực hiện thành công kế hoạch công việc trong ngày như thế này Sang nên huy động tối đa khả năng làm việc của mọi người Sang phải nắm bắt rõ từng điểm mạnh của từng người trong công việc Đây là công việc tổng hợp, gồm nhiều khâu, Sang có thể phân chia công việc cho từng người theo từng khâu Ví dụ: một người chuyên nhiệm vụ đối chiếu, một người chuyên nhiệm vụ ghi địa chỉ, một người chuyên nhiệm vụ kiểm tra, một

người chuyên nhiệm vụ bỏ vào phong bì, sau đó tiến hành tổng hợp các bản thông tin đã được hoàn thành với số lượng lớn để gửi qua đường bưu điện đến khách hàng Công việc sẽ được thực hiện tỉ mỉ hơn rất nhiều Bởi người thực hiện nhiệm vụ kiểm tra sẽ kiểm tra xem việc đối chiếu và ghi địa chỉ có đúng hay không Nếu sai sót chỗ nào thì sẽ chỉnh sửa được ngay Hơn nữa, người thực hiện công việc cuối cung, tức là người bỏ địa chỉ vào phong bì và tổng hợp sẽ rà soát, kiểm tra lại xem số lượng đã đảm bảo yêu cầu hay chưa Như vậy, công việc sẽ được kiểm tra hai lần, đảm bảo tỉ lệ mắc lỗi gần như là không có Với cách thức làm việc theo dây chuyền như vậy, tính tự giác của mọi người sẽ được nâng cao hơn rất nhiều Bởi công việc của người sau phụ thuộc vào người trước Nếu như người thực hiện khâu trước làm không tốt sẽ ảnh hưởng đến công việc của người thực hiện khâu sau Như thế sẽ làm giảm tính hiệu quả của công việc Chính vì vậy, mọi người sẽ có tính tự giác, sẽ đốc thúc nhau làm việc để hoàn thành công việc một cách tốt nhất Điều này không những đảm bảo quyền lợi cá nhân

mà còn mang lại lợi ích cho tập thể

2 Thực hiển kiểm soát 1 cách đồng bộ và toàn diện,quan sát và đánh giá: Nếu tôi là Sang tôi sẽ áp dụng cả 3 loại kiểm soát : kiểm soát trước, trong, sau một cách Liên tục và cụ thể Trước hết là kiểm soát trước, đưa ra một

chiến lược, kế hoạch cụ thể sau khi được nhận công việc, tiếp đó sẽ phân công công việc cho từng nhân viên với những khả năng khác nhau của từng nhân viên, phổ biến những nhiệm vụ cụ thể cho từng người theo từng ngày tức mục tiêu khối lượng công việc mà họ phải làm trong một ngày Vì thời gian quá gấp với khối lượng công việc lớn nên ta cần động viên nhân viên của mình giúp đỡ nhau, hoặc có thể tạo áp lực cho họ để họ có tinh thần đoàn kết, tương trợ lẫn nhau để công việc được hoàn thành đúng tiến độ Điều quan trọng nhất phải thực hiện cả hoạt động kiểm soát trong một cách liên tục , tức cần phải kiểm tra tiến độ công việc theo từng giờ để nếu có sai sót gì trong vài ngày đầu, Anh có thể ngăn chặn những sai lầm phát sinh làm cản trở công việc, đồng thời cũng là để điều chỉnh lại ngay cho phu hợp Tiếp đó ta cần áp dụng loại hình kiểm soát sau, tức hoạt động được thực hiện sau khi công việc đã hoàn thành Nó bao gồm hoạt động : đối chiếu, so sánh công việc với mục tiêu đã đặt ra săn, từ đó tìm ra nguyên nhân của sai phạm và tìm

ra giải pháp giải quyết tối ưu nhất, trong trường hợp của Sang sau khi phát hiện ra lỗi ( công việc chưa hoàn thành đúng thời hạn) ta có khuyến khích nhân viên làm việc cố gắng hơn hoặc chính mình cũng có thể bắt tay giúp họ, hoặc đưa ra những nhận xét đánh giá cho từng nhân viên, chỉ ra nguyên nhân tại sao từng người lại không hoàn thành công việc, để từ đó họ được mình