Kato Paint Hệ thống kinh doanh sơn nước KATO 2021 Hà nội, tháng 05 năm 2021 Mục lục I SƠ ĐỒ TỔ CHỨC 1 II QUY TRÌNH KHỚP NỐI GIAO DỊCH, CHĂM SÓC DỊCH VỤ BÁN HÀNG 2 III QUẢN LÝ TƯƠNG TÁC CÔNG VIỆC 3 IV QUẢN LÝ BÁO CÁO CÔNG VIỆC 4 V ĐÀO TẠO BÁN HÀNG 5 VI CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ 6 VII TÁC PHONG VÀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 7 VIII TRUYỀN THÔNG BÁN HÀNG, TRUYỀN THÔNG TUYỂN DỤNG 8 IX PHÂN CÔNG THỊ TRƯỜNG CÔNG VIỆC 9 X CÁC FORM MẪU VÀ BẢNG BIỂU MẪU 10 XI BẢNG MỤC TIÊU DOANH THU 2021 11 XII KẾT LUẬN 12 S.
Trang 1Hệ thống kinh doanh sơn nước KATO 2021
Trang 2Mục lục
I SƠ ĐỒ TỔ CHỨC……… …….1
II QUY TRÌNH KHỚP NỐI GIAO DỊCH, CHĂM SÓC DỊCH VỤ BÁN HÀNG……….2
III QUẢN LÝ TƯƠNG TÁC CÔNG VIỆC……… 3
IV QUẢN LÝ BÁO CÁO CÔNG VIỆC……… 4
V ĐÀO TẠO BÁN HÀNG……… 5
VI CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ……….…….6
VII TÁC PHONG VÀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP… ……….…… 7
VIII TRUYỀN THÔNG BÁN HÀNG, TRUYỀN THÔNG TUYỂN DỤNG……… 8
IX PHÂN CÔNG THỊ TRƯỜNG CÔNG VIỆC……… 9
X CÁC FORM MẪU VÀ BẢNG BIỂU MẪU……… 10
XI BẢNG MỤC TIÊU DOANH THU 2021………11
XII KẾT LUẬN……… 12
Trang 3I SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
1 Ban Giám đốc
Thành phần Ban Giám đốc:
Giám đốc Dự án: Phụ trách chính việc triển khai đưa sơn nước Kato vào các dự án xây dựng
Giám đốc Kinh doanh: Phụ trách chính việc mở rộng mạng lưới Nhà phân phối, đại lý sơn nước Kato
trên toàn quốc
1.1 Nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai giải pháp đưa sơn vào các Dự án xây dựng, phát triển mở mới
hệ thống Nhà phân phối, Đại lý trên toàn quốc
- Tổ chức tham gia trực tiếp tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nhân sự
- Điều hành các hoạt động trong Hệ thống nhằm đạt mục tiêu kinh doanh và tuân thủ các quy định, quy chế của Công ty
- Thường xuyên theo dõi, phân tích tình hình Kinh doanh và đưa ra các giải pháp thúc đẩy Kinh doanh
- Phát triển, giám sát đội ngũ Kinh doanh tại các địa phương
- Phối hợp với các Phòng, Ban trong Công ty để giải quyết các vấn đề liên quan đến tuân thủ hoạt động kinh doanh của NPP, Đại lý; các kiếu nại từ phía Khách hàng
Trang 4- Đề xuất cơ chế, chính sách kinh doanh với Tổng Giám đốc theo từng sự vụ, thời điểm cụ thể
1.2 Cơ chế tiền lương và hoa hồng Doanh thu:
- Lương cứng: 15.000.000đ/ tháng/ 01 Giám đốc
- Hoa hồng doanh thu tiền về: 01% / DTTV/ 01 Giám đốc
- Ban Giám đốc đảm bảo mức Doanh thu tiền về từ 01/6/2021 đến 31/12/2021 đạt 20 tỷ cho toàn bộ Hệ thống
- Thời gian chốt Doanh thu tính Hoa hồng, thưởng vào ngày làm việc cuối cùng của tháng
- Thanh toán hoa hồng, thưởng (nếu có) vào các ngày từ 15 đến 20 hàng tháng
- Lương cơ bản ở các mức được tính trên 26 ngày làm việc
Ghi chú: Trong 02 tháng đầu tiên xây dựng Hệ thống, tiền lương cứng của mỗi Giám đốc được chi trả 50%; số tiền lương còn lại được hoàn trả đầy đủ vào cuối tháng thứ 03 (khi hoàn thành chỉ tiêu Doanh thu).
2 Trợ lý giám đốc
2.1 Nhiệm vụ:
- Hỗ trợ các Trưởng phòng kinh doanh xây dựng các mục tiêu, kế hoạch kinh doanh
- Theo dõi, giám sát mục tiêu công việc của các Phòng kinh doanh
- Xử lý các văn bản giấy tờ, hợp đồng
- Phân tích số liệu về tình hình kinh doanh của Hệ thống, tình hình hoạt động của các Phòng kinh doanh
- Lập báo cáo về tình hình hoạt động của Hệ thống kinh doanh
- Tham gia vào các hoạt động truyền thông nội bộ của Hệ thống, của Công ty
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban Giám đốc
2.2 Cơ chế:
- Lương cứng: 8.000.000đ/ tháng
- Hoa hồng Doanh thu tiền về: 1.5% / tổng doanh thu Phòng kinh doanh
- Các chế độ khác như: BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Công ty
- Lương cơ bản ở các mức được tính trên 26 ngày làm việc
3 Trưởng phòng kinh doanh
3.1 Nhiệm vụ:
- Thực hiện tuyển dụng, hướng dẫn, đào tạo và quản lý đội ngũ Nhân viên kinh doanh và Cộng tác viên trong Phòng ban quản lý
- Thực hiện bán các sản phẩm của Công ty
- Tìm kiếm và mở rộng hệ thống Nhà phân phối, Đại lý trong khu vực được phân công
- Hỗ trợ NPP, Đại lý về việc bán hàng, trưng bày hàng hóa, triển khai các trương trình truyền thông, chương trình khuyến mãi
- Đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu doanh số và tuyển dụng theo tháng, quý, năm
- Xây dựng mối quan hệ với các Chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn, để đưa sản phẩm vào công trình, dự án
- Theo dõi và đốc thúc công nợ khách hàng
- Xây dựng kế hoạch bán hàng cho Phòng quản lý
Trang 5- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý cấp trên.
3.2 Cơ chế:
3.2.1 Chỉ tiêu tuyển dụng
STT Nhân sự tuyển dụng Số lượng tối thiểu
trong tháng đầu tiên trong 02 tháng đầu tiênSố lượng đạt được Ghi chú
Ghi chú: Trưởng phòng kinh doanh yêu cầu phải đạt 100% chỉ tiêu tuyển dụng sau 02 tháng đầu tiên;
trong trường hợp không đạt chỉ tiêu tuyển dụng sẽ trừ vào lương cơ bản 500.000vnđ trên mỗi nhân sự nhân viên kinh doanh thiếu
Từ tháng 03 trở đi, mỗi Phòng kinh doanh duy trì tối thiểu quy mô nhân sự như sau: 01 TPKD + 05 NVKD
3.2.2 Cơ chế tiền lương và Hoa hồng doanh thu
Doanh thu khoán theo tháng: 01 tỷ đồng/ tháng
Lương cơ bản theo tháng: 8.000.000 đồng/ tháng
02 tháng đầu tiên Công ty giữ lại 50% tiền lương cơ bản và hoàn trả lại vào cuối tháng thứ 3 khi TPKD hoàn thành chỉ tiêu tuyển dụng và phát sinh doanh thu thực đạt trên 40% doanh thu khoán tháng Viết tắt: Doanh thu tiền về = DTTV
8.000.000 đ + thưởng
phòng
Tổng Doanh thu tiền về thực
tế ≥1.000.000.000đ
Hỗ trợ:
- Công tác phí, phương tiện công tác.
- VP làm việc tại các chi nhánh.
2 100% DTTV 80%> ≥ 1.5% tổng DTTV +
8.000.000 đ Tổng Doanh thu tiền về thựctế 800.000.000đ≥
3 80% DTTV 60%> ≥ 1.5% tổng DTTV +
6.000.000 đ Tổng Doanh thu tiền về thựctế ≥600.000.000đ
4 60% DTTV 40%> ≥ 1.5% tổng DTTV +
4.000.000 đ Tổng Doanh thu tiền về thựctế ≥400.000.000đ
5 40% DTTV>0%> 1.5% tổng DTTV Phát sinh Doanh thu thực
trong tháng
Trang 63.2.3 Quy định thưởng Doanh thu tiền về (DTTV)
STT Tổng doanh thu tiền về thực trong tháng Mức thưởng đưa về PHÒNG
KINH DOANH
2 Mức đạt 150% Doanh thu khoán/ tháng (tương đương 1,5
3 Mức đạt 200% Doanh thu khoán/ tháng (tương đương 02
4 Mức đạt từ 300% Doanh thu khoán/ tháng trở lên (tương
Ghi chú:
- Các khoản thưởng của Nhân viên kinh doanh không tính vào doanh thu để tính Hoa hồng cho Trưởng phòng kinh doanh
- Doanh thu thực được tính trên tất cả các kênh, các hệ thống mà Phòng kinh doanh triển khai đưa về trong tháng (trừ sản phẩm bột bả kinh tế và sơn kinh tế)
- Tổng Doanh thu thực mà hệ thống của TPKD đưa về trong tháng đạt ở mức Hoa hồng nào thì hưởng ở mức Hoa hồng đó
- Doanh thu tiền về chỉ được tính khi Tài khoản của Công ty nhận được tiền
- Thời gian chốt Doanh thu tính Hoa hồng, thưởng vào ngày làm việc cuối cùng của tháng
- Thanh toán hoa hồng, thưởng (nếu có) vào các ngày từ 15 đến 20 hàng tháng
- Trưởng phòng kinh doanh có trách nhiệm thực hiện các báo cáo công việc theo quy định của Công ty
- Lương cơ bản ở các mức được tính trên 26 ngày làm việc
3.3 Bảo lãnh duy trì Phòng kinh doanh
Trường hợp Phòng kinh doanh trong 02 tháng liên tiếp không đảm bảo 80% KPI đề ra, Trưởng phòng kinh doanh vẫn có mong muốn tiếp tục duy trì hoạt động Phòng, khi đó TPKD thay mặt PKD ký cam kết doanh số KPI với Công ty Bản cam kết phải bao gồm các nội dung như sau:
- Doanh thu cam kết tháng phải đạt từ 80% KPI (tương đương 800.000.000đ) trở lên
- Toàn bộ nhân sự Phòng kinh doanh sử dụng lương cơ bản để làm bảo lãnh cam kết, số tiền lương này được Công ty hoàn trả vào tháng tiếp theo nếu tháng thực hiện cam kết đạt yêu cầu
Kết thúc tháng cam kết, trường hợp PKD không đạt, Công ty sẽ đề nghị giải tán hoạt động PKD đó Trưởng phòng được điều chuyển về làm NVKD thuộc PKD khác Nhân viên kinh doanh đạt KPI được điều chuyển sang PKD khác theo nguyện vọng điều chuyển và PKD đó đồng ý tiếp nhận, NVKD không có doanh thu được
đề nghị thôi việc hoặc thực hiện cam kết doanh thu nếu có nguyện vọng tiếp tục công việc tại sơn Kato
Trang 74 Nhân viên kinh doanh
4.1 Nhiệm vụ:
- Tìm kiếm, mở mới hệ thống các Nhà phân phối, đại lý sơn Kato trên toàn quốc
- Chăm sóc Khách hàng cũ
- Tìm kiếm, tư vấn đến các khách hàng có nhu cầu sử dụng sơn nước Kato vào các công trình
- Kết nối, mở rộng mạng lưới Cộng tác viên, hỗ trợ Công tác viên trong việc bán hàng
- Hỗ trợ TPKD trong công tác tuyển dụng, đào tạo nhân sự
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của các cấp Quản lý
4.2 Cơ chế:
4.2.1 Lương cơ bản và hoa hồng doanh thu
Doanh thu khoán theo tháng: 120.000.000đ
Lương cơ bản theo tháng: 5.000.000đ
Hoa hồng doanh thu tiền về: 05%, lũy tiến theo mức doanh thu tiền về (Chi tiết được thể hiện trong bảng kê dưới đây)
02 tháng đầu tiên Công ty giữ lại 50% tiền lương cơ bản và hoàn trả lại vào cuối tháng thứ 3 khi NVKD phát sinh doanh thu thực đạt trên 40% doanh thu khoán tháng
Viết tắt: Doanh thu tiền về = DTTV
5.000.000 đ + thưởng
phòng
Tổng doanh thu tiền về thực tế 120.000.000 đ≥
Hỗ trợ:
- Công tác phí, phương tiện công tác.
- VP làm việc tại các chi nhánh.
2 100% DTTV 80%> ≥ 05% tổng DTTV +
5.000.000 đ Tổng doanh thu tiền vềthực tế 96.000.000 đ≥
3 80% DTTV 60%> ≥ 05% tổng DTTV +
3.000.000 đ Tổng doanh thu tiền vềthực tế 72.000.000 đ≥
4 60% DTTV 40%> ≥ 05% tổng DTTV +
2.000.000 đ Tổng doanh thu tiền vềthực tế 48.000.000 đ≥
5 40% DTTV>0%> 05% tổng DTTV Phát sinh Doanh thu
thực trong tháng 4.2.2 Quy định về thưởng vượt KPI Doanh thu tiền về (DTTV)
Trang 8STT Tổng doanh thu tiền về thực trong tháng Mức Hoa hồng
Ghi chú:
- Doanh thu thực được tính trên tất cả các kênh, các hệ thống mà Nhân viên kinh doanh triển khai đưa về trong tháng (trừ sản phẩm bột bả kinh tế và sơn kinh tế)
- Tổng Doanh thu thực mà hệ thống của NVKD đưa về trong tháng đạt ở mức Hoa hồng nào thì hưởng ở mức Hoa hồng đó
- Doanh thu tiền về chỉ được tính khi Tài khoản của Công ty nhận được tiền
- Thời gian chốt Doanh thu tính Hoa hồng, thưởng vào ngày làm việc cuối cùng của tháng
- Thanh toán hoa hồng, thưởng (nếu có) vào các ngày từ 15 đến 20 hàng tháng
- Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm thực hiện các báo cáo công việc theo quy định của Công ty
- Tại mỗi mốc thưởng DTTV, Hoa hồng được tính tới chạm số liệu doanh thu trần, vượt số liệu doanh thu trần, Hoa hồng được tính cho mức thưởng kế tiếp
- Lương cơ bản ở các mức được tính trên 26 ngày làm việc
4.3 Quy định về tách phát triển Phòng kinh doanh:
Trường hợp Nhân viên kinh doanh trong 02 tháng liên tiếp có mức Doanh thu tiền về đạt từ 800.000.000 đ trở lên, Công ty khuyến khích NVKD tự đứng ra phát triển riêng Phòng kinh doanh Thời gian thử thách trong 02 tháng tiếp theo, mức KPI đạt được trong 02 tháng thử thách như sau:
- Tổng nhân sự tuyển mới sau 02 tháng thử thách đạt 05 người
- Tổng Doanh thu tiền về sau 02 tháng thử thách đạt: 1.800.000.000 đ
Kết thúc 02 tháng thử thách với vai trò Trưởng phòng kinh doanh, chỉ tiêu KPI đạt được, Công ty sẽ có quyết định bổ nhiệm vị trí TPKD mới và quyết định thành lập Phòng kinh doanh mới Mọi cơ chế và chế độ tại
Trang 9Phòng kinh doanh mới này thực hiện theo quy định hiện hành của Công ty.
4.4 Cam kết doanh thu:
Trường hợp Nhân viên kinh doanh không có doanh thu liên tiếp 02 tháng, Công ty đề nghị NVKD đó thôi việc, nếu NVKD đó có nguyện vọng tiếp tục làm việc tại Sơn Kato thì sẽ ký thực hiện cam kết doanh thu theo nội dung dưới đây:
- Doanh thu cam kết trong tháng phải đạt 80% (tương đương 96.000.000 đ) trở lên
- Nhân viên kinh doanh dùng lương cơ bản tháng đó để làm bảo lãnh cam kết, số tiền bảo lãnh này sẽ được Công ty hoàn trả trong tháng tiếp theo nếu tháng cam kết đó đạt yêu cầu doanh thu
5 Cộng tác viên
Cộng tác viên: Bao gồm tất cả các cá nhân, tập thể ngoài Công ty sơn Kato có nhu cầu muốn sử dụng sơn hoặc đưa sơn vào các Công trình, dự án, Nhà phân phối, đại lý, Cộng tác viên không phân biệt tuổi tác, giới tính, ngành nghề
Cơ chế cho Cộng tác viên sẽ được Công ty thông báo cụ thể theo từng sự vụ, căn cứ trên giá trị Hợp đồng, khối lượng sản phẩm bán ra
Trường hợp nhân sự của Công ty sơn Kato kết hợp với Cộng tác viên để thực hiện sự vụ, sau khi có Doanh thu tiền về thì cơ chế, chế độ dành cho Nhân sự của Công ty được thực hiện theo quy định của Công ty Cơ chế của Cộng tác viên được tính riêng
Thông tin Cộng tác viên được Trưởng phòng kinh doanh tập hợp và báo cáo lại theo đúng quy định
II QUY TRÌNH KHỚP NỐI GIAO DỊCH VÀ CHĂM SÓC DỊCH VỤ BÁN HÀNG
1 Quy trình khớp nối giao dịch
Trang 102 Quy trình chăm sóc dịch vụ bán hàng
III QUẢN LÝ TƯƠNG TÁC CÔNG VIỆC
1 Các Group, quản lý tương tác công việc
1.1 Group Zalo:
1 Group Quản lý Group trao đổi công việc
dành cho cấp Quản lý từ TPKD trở lên
- Chủ tịch Công ty
- Ban Giám đốc
- Trợ lý GĐ
- TPKD
- Hành chính nhân sự
- Kế toán trưởng
2 Group đặt hàng, xuất
hàng tương tác việc đặt hàng sơn,Group dành riêng cho việc
xuất hàng sơn cho NPP, ĐL, Công trình… thông qua HĐMB, HĐ
- Chủ tịch Công ty
- Ban Giám đốc
- Trợ lý GĐ
- TPKD
- Hành chính nhân sự
- Kế toán trưởng
3 Group thông báo công
việc Group dành riêng để thôngbáo các thông tin công việc
như: Quy định, chương trình, các thông báo, đào tạo của
Công ty
- Chủ tịch Công ty
- Ban Giám đốc
- Trợ lý GĐ
- TPKD
- Hành chính nhân sự
- Nhân viên kinh doanh
Các thành viên không chat, nói chuyện riêng trong Group
Trang 114 Group báo cáo công
tác Group dành riêng để Nhânviên kinh doanh báo cáo
công tác trong ngày, phản ánh thông tin công việc trong ngày
- Ban Giám đốc
- Trợ lý GĐ
- TPKD
- Hành chính nhân sự
- Nhân viên kinh doanh
5 Group giao lưu, chat,
vinh danh Group dành riêng để toàn bộthành viên giao lưu, trò
chuyện và vinh danh những nhân sự đạt được kết quả
kinh doanh
- Chủ tịch Công ty
- Ban Giám đốc
- Trợ lý GĐ
- TPKD
- Hành chính nhân sự
- Kế toán
- Nhân viên kinh doanh
6 Group văn thể mỹ Group dành riêng cho các
hoạt động thể dục thể thao,
ăn chơi, tâm linh của Công ty
- Chủ tịch Công ty
- Ban Giám đốc
- Trợ lý GĐ
- TPKD
- Hành chính nhân sự
- Kế toán
- Nhân viên kinh doanh
Ghi chú:
Văn hóa hoạt động trong các Group Zalo:
- Các thành viên không sử dụng từ ngữ, hình ảnh vi phạm thuần phong mỹ tục, tôn giáo, chính trị
- Trong các Group thông báo, toàn bộ thành viên sau khi đọc hết nội dung thông báo có trách nhiệm phản hồi bằng hình thức “like”, “thả tim” tại khung chat nội dung thông báo, không phản hồi bằng hình thức comment lại nội dung thông báo.
1.2 Các hình thức tương tác trong công việc
- Cú pháp thông báo đặt hàng: Ngày tháng năm _ Mã sơn _ khối lượng/số lượng _ Mã NVKD Họ và tên NVKD _ Tên và địa chỉ công trình/dự án/ khách hàng
Ví dụ:
19052021_K991-D_18lit20_KP1000 Ngô Văn Chiện_ThaiHoldingTower 17 Tông Đản
- Link biểu mẫu báo cáo công việc ngày, tuần, tháng: Sử dụng google drive form để quản lý
2 Thiết lập hệ thống Mã số nhân viên, bộ Sale kit dành cho nhân viên bán hàng
2.1 Hệ thống Mã số nhân viên
Để thuận lợi trong quản trị nhân sự, Hệ thống kinh doanh mới đề xuất đưa ra sử dụng mã số nhân viên cho từng nhân sự Sơn Kato Mã số nhân viên được đề xuất sử dụng như sau:
“KP số hiệu nhân sự”
Ví dụ: Nhân sự Ngô Văn Chiện, số hiệu nhân sự 0001, được mã hóa như sau:
KP0001
Trang 122.2 Sale kit dành cho nhân viên bán hàng
- Thẻ tên, card visit, sổ ghi, bút
- Bảng màu Katopaint, bảng giá Katopaint; chương trình khuyến mãi trong tháng, chính sách mở mới, Hợp đồng mua bán, Hồ sơ năng lực Công ty (khi cần đưa vào các dự án)
IV QUẢN LÝ BÁO CÁO
1 Báo cáo công tác
STT Đối tượng áp dụng Hình thức báo cáo Nơi gửi báo cáo Ghi chú
1 Trưởng phòng kinh doanh Chụp hình selfie qua
app Timestamp trên điện thoại
Group Zalo “Báo cáo công tác” công tác địa phương Gửi báo cáo khi đi
hàng ngày
Chú ý:
- Sử dụng app Timestamp trên điện thoại smartphone có cài đặt đầy đủ: thời gian, bản đồ, định vị
- Nhân sự gửi báo cáo kèm theo nội dung báo cáo khi gửi ảnh; ví dụ:
Trang 132 Báo cáo công việc trong ngày, trong tuần, trong tháng
STT Đối tượng áp dụng Hình thức báo cáo Nơi gửi báo cáo Ghi chú
1 Trưởng phòng kinh doanh Báo cáo công việc theo
tuần, tháng Gửi báo cáo qua
google form, qua văn bản
TPKD gửi báo cáo tình hình kinh doanh trong tuần, tháng
2 Nhân viên kinh doanh Báo cáo công việc hàng
ngày, hàng tuần, hàng
tháng
Gửi báo cáo công việc trong group nội bộ từng Phòng kinh doanh
Chú ý: Báo cáo công việc được gửi qua Google form, nhân sự điền thông tin theo các phần được chỉ định sẵn; Trợ lý kinh doanh có nhiệm vụ lưu trữ, tổng hợp và báo cáo lại Ban Giám đốc.
Hình ảnh minh họa về Google form được sử dụng để tập hợp báo cáo của Nhân sự
V ĐÀO TẠO BÁN HÀNG
1 Quy trình đào tạo
