Bài giảng Phát triển hệ thống thông tin quản lý: Những vấn đề trong việc phát triển hệ thống thông tin quản lý - Nguyễn Anh hào

Bài giảng Phát triển hệ thống thông tin quản lý: Những vấn đề trong việc phát triển hệ thống thông tin quản lý gồm các bước khảo sát hiện trạng, phân tích thiết kế hệ thống, hiện thực hóa hệ thống, vấn đề triển khai ứng dụng. Kính mời quý đọc giả tham khảo nội dung chi tiết.

PHÁT TRIỄN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Những vấn đề trong việc phát triễn HTTTQL

1.Khảo sát hiện trạng

 Là 1 quá trình khám phá cách mà hệ thống đã được thiết

kế và vận hành trong tổ chức (làm bộc lộ các quan hệ nội tại giữa các thành phần trong hệ thống) để từ đó hiểu được

hệ thống đang hoạt động như thế nào, đang giải quyết

những công việc gì, với mục đích gì

 Khảo sát hiện trạng còn là để nhận thức được yêu cầu

(mong đợi) đối với hệ thống

 Nội dung khảo sát:

• Tìm hiểu tổ chức từ quan điểm hệ thống

• Vai trò của hệ thống đang khảo sát trong tổ chức

• Tìm hiểu các quy trình làm việc trong hệ thống

• Tìm hiểu thông tin – dữ liệu của quy trình

• Hệ thống thông tin quản lý trên máy tính (nếu có)

 Các phương pháp Truyền thống

1 Phỏng vấn cá nhân

2 Phỏng vấn nhóm

3 Phiếu thăm dò (questionaires)

4 Quan sát người sử dụng / tham quan thực tế

5 Phân tích tài liệu

Các pp khảo sát truyền thống không tạo cơ hội tốt để tận dụng các loại nguồn lực có sẵn (vd: người sử dụng hoặc giải pháp mới của thế giới) cho việc phát triễn hệ thống.

 Các phương pháp hiện đại

1 Làm mẫu thử (Prototyping)

2 Join Application Design (JAD)

3 Business Process Reengineering (BPR)

Các phương pháp khảo sát

Với mục đích nhận ra được những vấn đề chính của hệ thống

và khả năng giải quyết chúng

1 Nhận xét và kết luận sơ lược sau khi khảo sát

• Workload: Tần suất, khối lượng công việc

• Efficiency: hiệu quả của hệ thống

• Effectiveness: hiệu lực của thông tin

2 Nhận định sơ lược về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách

thức (SWOT) của hệ thống củ để định hướng cho việc

phân tích, thiết kế hệ thống mới (khắc phục, cải tiến hoặc cải cách)

Đánh giá sơ lược sau khảo sát

hệ thống …

Vấn đề trong việc khảo sát hiện trạng

1 Xác định chính xác các yêu cầu đối với hệ thống:

• Yêu cầu phải chính đáng (có ích cho tổ chức) và có sức

thuyết phục mọi người

• Yêu cầu phải khả thi (cụ thể, rõ ràng, giải quyết được)

• Các yêu cầu cho hệ thống phải nhất quán, không chứa

mâu thuẫn nội tại

• Yêu cầu là kết quả nhận thức từ thông tin (từ nhiều

nguồn tin, nhiều người) → không chủ quan hoặc tối ưu

cục bộ dẫn đến không tối ưu toàn cục

• Không hiểu sai yêu cầu từ người sử dụng (= người

chuyên gia trong lĩnh vực chuyên môn)

Vấn đề trong việc khảo sát hiện trạng

2 Các thay đổi trên yêu cầu cần phải được kiểm soát chặt chẽ

theo thời gian để bảo đảm cho hệ thống được tạo ra đúng như dự kiến

• Sự thay đổi trên yêu cầu phải được bảo đảm là nó sẽ

đưa đến cải tiến – có lợi hơn cho tổ chức, xét trên vai trò của hệ thống đối với tổ chức

• Thay đổi càng nhiều thì càng làm tăng xác suất lỗi do

hiểu sai hoặc làm sai yêu cầu

2 Phân tích thiết kế hệ thống

 Là chuổi công đoạn định nghĩa chính xác yêu cầu đối với

hệ thống (phân tích) và thiết lập giải pháp để giải quyết

các yêu cầu này (thiết kế) Tất cả các hoạt động trên đều nằm trong ý niệm của nhóm phát triễn hệ thống

 Để cũng cố ý niệm, các hoạt động phân tích và thiết kế cần

phải:

• Dựa trên tài liệu (mô hình, lược đồ hệ thống) để chia

sẽ quan điểm và để kiễm chứng lại

• Có cách tiếp cận nhất quán cho toàn bộ hoạt động phân

tích và thiết kế (vd: SADT hay OOAD)

• Có các tiêu chí đánh giá (khen, chê) nhất quán.

Các vấn đề chung

Thiếu sự tiếp cận có hệ thống khi thực hiện phân tích, thiết

kế, dẫn đến nhiều sai sót như:

• Dư thừa dữ liệu hoặc xử lý (gây lãng phí tài nguyên)

• Nội dung dữ liệu hoặc xử lý không nhất quán (gây mâu thuẩn trong việc sử dụng hệ thống)

Thiếu sự hợp tác giữa nhóm phát triễn hệ thống với người

2 Hệ thống thông tin quản lý chỉ thực sự có hiệu quả khi nó

trợ giúp thực hiện tốt các mục tiêu của tổ chức (thể hiện

trên kế hoạch ngắn và dài hạn của tổ chức)

3 Hệ thống thông tin tốt không phải là hệ thống đa năng với

chi phí lớn; mà là hệ thống có hiệu quả (kinh tế) cao; ie: chi phí đầu tư thấp nhưng tạo ra giá trị sử dụng cao

Vấn đề thiết kế hệ thống

1 Chất lượng của hệ thống không chỉ phụ thuộc vào năng lực

xử lý dữ liệu, nó còn phụ thuộc vào chất lượng của dữ

liệu được chọn đưa vào hệ thống (lấy ở đâu, khi nào, độ tin cậy là bao nhiêu)

2 Hệ thống sẽ hoạt động tốt khi tất cả mọi loại nguồn lực cần

thiết cho nó (phần mềm, phần cứng, mạng máy tính, người

sử dụng, thủ tục vận hành, tài liệu và các chuẩn/quy tắc)

được hoạch định và sử dụng đúng

3 Hệ thống thông tin không phải là công cụ có thể thay thế dể

dàng; nó cần phải được phát triễn/thay đổi cho phù hợp với quá trình phát triễn của tổ chức

• Thiết kế hợp chuẩn và áp dụng công nghệ phù hợp để hệ thống

dể phát triển và giảm rủi ro.

• Tài liệu mô tả hệ thống cần phải được duy trì cùng với hệ thống

để làm cơ sở cho các cải tiến & nâng cấp

4 Hiện thực hóa hệ thống

Hiện thực tất cả những ý tưởng thiết kế của hệ thống thành mã lệnh điều khiển CPU & cấu trúc lưu trữ vật lý trên một hệ quản trị CSDL; thiết lập môi trường vận hành hệ thống có các quy tắc, quy trình và con

người tham gia xử lý.

Không phải chỉ có xây dựng ra sản phẩm phần mềm (chương trình, CSDL, đặc tả hệ thống), hệ thống

thông tin còn cần thêm nhiều công việc khác: kiễm tra, cài đặt, lập tài liệu, chuyển đổi, huấn luyện, hổ trợ sử dụng và bảo trì

Kiễm tra (Quality Control)

Phát sinh & định nghĩa yêu cầu

cho hệ thống.

Thiết lập và thực hiện giải pháp để thỏa mãn các yêu cầu

(1) Tất cả các tiến trình phải được

kiểm soát để ngăn ngừa hoặc điều chỉnh các hành động và nhận thức không đúng về giải pháp

(2) Hiện thực của hệ thống phải

thỏa mãn toàn bộ yêu cầu nêu trong các mức thiết kế

(1) Các thay đổi phải tương

thích hoàn toàn với những gì

được giữ lại (không thay đổi)

(2) Các bài toán của tổ chức

đã được giải quyết (có giải

pháp)

(3) Các yêu cầu của tổ chức

được thể hiện đầy đủ, liên kết

và kiểm chứng được.

Khảo sát, phân tích Thiết kế

luận lý

Thiết kế vật lý

Phần Mềm

Hệ thống

Kiễm tra

 Đối tượng kiễm tra gồm

1 Phần mềm (chương trình,CSDL, tài liệu đặc tả)

2 Phần cứng, thiết bị

3 Quy trình thủ tục xử lý công việc, quy tắc, chuẩn

4 Người tham gia xử lý trên hệ thống

5 Dữ liệu cho phần mềm

Cài đặt (installation)

1 Cài đặt phần mềm ứng dụng

• Giải quyết xung khắc giữa các phần mềm

• Giải quyết sự không tương thích giữa phần mềm và lớp nền

2 Thiết lập thông số của hệ thống, trong

• Các phần mềm,

• Cơ sở dữ liệu,

• Hệ điều hành và drivers,

• Máy tính, mạng máy tính và các thiết bị ngoại vi.

3 Thiết lập quyền sử dụng cho users

4 Quản lý cấu hình hệ thống

• Vị trí cài đặt, settings, versions và người sử dụng

Thiết lập môi trường vận hành cho hệ thống để người sử dụng khai thác được các chức năng của hệ thống

Chuyển đổi hệ thống

Nội dung chuyển đổi

1 Quy trình nghiệp vụ: thay quy trình củ bằng q.trình mới

• Có quy định lại vai trò, trách nhiệm của từng user

• Có phân biệt sự khác nhau giữa công việc củ và mới

2 Biểu mẫu : ban hành biểu mẫu mới thay thế biểu củ

3 Chuyển đổi dữ liệu từ CSDL củ sang CSDL mới

4 Thay đổi phần mềm và hệ điều hành

5 Thay thế hoặc bổ sung thiết bị

Chuyển các tác nghiệp (business transactions) đang thực hiện trên hệ thống củ sang khai thác trên hệ thống mới, có xác định nội dung cần chuyển đổi và phương pháp chuyển đổi

Chuyển đổi hệ thốngCách chuyễn đổi

• Direct conversion: Nhanh, ít tốn kém nhưng có nhiều rủi ro

nếu hệ thống mới hư hỏng

• Parallel conversion: An toàn khi chuyển đổi, nhưng tốn nhiều

chi phí để vận hành song song 2 hệ thống (khối lượng công

việc của người nhân viên tăng 2 lần)

• Phased conversion: An toàn khi chuyển đổi và ít tốn kém hơn

parallel conversion, nhưng nếu giữa hệ thống củ và hệ thống mới có dùng chung dữ liệu thì độ phức tạp của việc chuyển

đổi sẽ tăng cao do phải đồng bộ dữ liệu trên cả 2 hệ thống.

• Pilot conversion: Các sự cố của hệ thống mới chỉ tập trung vào

một nơi được chọn làm thí điểm; khi đó công việc tại nơi này được chuyển sang các nơi khác thực hiện.

Lập tài liệu

1 Tài liệu hệ thống: Là chương trình nguồn, cấu trúc dữ

liệu và hồ sơ đặc tả hệ thống (URD, DFD, ERD, )

2 Hướng dẫn sử dụng: là tài liệu mô tả cách khai thác, vận

hành và quản lý hệ thống cho người sử dụng

Hệ thống phần mềm, mạng, thiết bị Quy trình nghiệp vụ 1 Quy trình nghiệp vụ 2

4 Sử dụng User Guide / Help

Bổ sung kiến thức và kỹ năng cần thiết để vận hành, khai thác

và quản lý hệ thống cho người sử dụng

** Nội dung và khối lượng huấn luyện phải được thiết kế phù hợp với người được huấn luyện

• Bằng Website (Online helps, forum, chat)

• Bằng điện thoại hoặc tiếp xúc trực tiếp

2 Khắc phục sự cố

• Bằng phần mềm cài đặt sẵn (error-recovery)

• Điều khiển từ xa qua mạng

• Thực hiện nhân công

Trợ giúp người sử dụng giải quyết những tình huống khó khăn trong khi đang sử dụng hệ thống

Bảo trì

Phương pháp

1 Xác định vai trò của các yêu cầu thay đổi

a Sửa lỗi (ưu tiên cao nhất)

b Thay đổi trong môi trường vận hành

c Cải tiến hệ thống để giải quyết thêm các vấn đề mới

2 Phân tích ảnh hưởng của thay đổi đối với hệ thống

• Mức độ thay đổi (chi phí) vs tầm quan trọng (lợi ích)

3 Xác định giải pháp cho các thay đổi

• Thành lập dự án mới hoặc sử dụng nhóm bảo trì

4 Thiết kế, cài đặt các thay đổi cho hệ thống

5 Quản lý cấu hình của hệ thống (version/release)

Duy trì hoạt động của hệ thống cho phù hợp với yêu cầu từ môi trường vận hành của tổ chức

Vấn đề triễn khai ứng dụng

Hệ thống cần phải được chuyển giao trọn vẹn cho vận hành &

khai thác => có các khó khăn sau:

1) Nhận thức về hệ thống (mới) của người sử dụng Sử dụng

hệ thống cũng khó như xây dựng hệ thống: Phải học để làm việc trong hệ thống mới.

2) Người sử dụng bị thay đổi công việc để tiếp cận hệ thống

mới Khi tái bố trí lại cơ cấu (re-engineering), nhiều

người phải chuyển công tác => họ không muốn thay đổi 3) Cần làm nhiều hơn trong giai đoạn đầu áp dụng hệ thống

mới.