TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN HỌC PHẦN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Tiểu Luận CHU TRÌNH SẢN XUẤT VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY NHÀ BÈ GVHD ThS Đinh Văn Thịnh Lớp D01 Nhóm thực hiện Nhóm 1 Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2020 2 | N h ó m 1 – H T T T K T 2 MỤC LỤC DANH SÁCH THÀNH VIÊN 3 I NGHIÊN CỨU, THIẾT LẬP VÀ ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH SẢN XUẤT ĐỐI VỚI CÔNG TY 4 II THIẾT LẬP HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 7 1 Môi trường kiểm soát 7 1 1 Sự trung thực v.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN
HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Tiểu Luận:
CHU TRÌNH SẢN XUẤT VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY NHÀ BÈ
GVHD: ThS Đinh Văn Thịnh Lớp: D01
Nhóm thực hiện: Nhóm 1
Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2020
Trang 22 | N h ó m 1 – H T T T K T 2
MỤC LỤC
DANH SÁCH THÀNH VIÊN 3
I- NGHIÊN CỨU, THIẾT LẬP VÀ ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH SẢN XUẤT ĐỐI VỚI CÔNG TY 4
II - THIẾT LẬP HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 7
1 Môi trường kiểm soát 7
1.1 Sự trung thực và các giá trị đạo đức 7
1.2 Cam kết về năng lực 7
1.3 Cơ cấu tổ chức 7
1.4 Phân định về quyền hạn và trách nhiệm 7
1.5 Chính sách nhân sự 8
2 Đánh giá rủi ro 8
3 Các hoạt động kiểm soát 9
3.1 Đối với khu vực giao nhận 9
3.2 Đối với khu vực cắt chỉ và đóng nút 9
3.3 Đối với khu vực KCS thành phẩm 9
3.4 Đối với khu vực thu hóa, đóng gói 9
3.5 Tại kho nguyên phụ liệu 9
4 Hệ thống truyền thông và thông tin 10
5 Hệ thống giám sát và thẩm định 10
PHỤ LỤC 11
Hình 1 Lưu đồ mô tả công việc Bộ phận kho 11
Hình 2 Lưu đồ Phân xưởng cắt 12
Hình 3 Cơ cấu công ty 13
Trang 33 | N h ó m 1 – H T T T K T 2
DANH SÁCH THÀNH VIÊN
Trang 44 | N h ó m 1 – H T T T K T 2
I- NGHIÊN CỨU, THIẾT LẬP VÀ ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH SẢN XUẤT ĐỐI VỚI CÔNG TY
Nghiên cứu
chu trình sản
xuất
Đánh giá chu trình sản xuất
Đề xuất
Ưu điểm Nhược điểm Tại phòng chuẩn bị sản xuất, kỹ thuật
Làm nhiệm vụ
nhận thông tin
yêu cầu lao động
từ phân xưởng
may, trao đổi
thông tin máy
(dây chuyền sản
xuất) với phân
xưởng may trao
đổi với khách
hàng về mẫu sản
phẩm
Việc chấp nhận yêu cầu về lao động không phù hợp vì không có nguồn thông tin qua lại giữa phòng kế hoạch và phòng chuẩn bị sx-
kt Việc phòng tiếp nhận yêu cầu và xử lý
có thể bị sai sót
Không có bằng chứng chứng minh đủ
điều kiện để cấp
Phòng chuẩn bị sản xuất,
kỹ thuật nên là nguồn nhận thông tin báo cáo năng suất lao động Thuận tiện cho việc ra quyết định về lao động như ý kiến hay khi phòng kế hoạch có nhu cầu
sử dụng thông tin sẽ liên hệ với phòng
Phòng nhận cấp
thông tin về mẫu
sản phẩm để liên
lạc với khách
hàng
Việc trao đổi thông tin này nên được phòng kế hoạch làm với khách hàng và hai phòng sẽ hỗ trợ lẫn nhau về vấn đề hoàn thiện theo yêu cầu của khách hàng nếu
có phát sinh
Để thực hiện tốt chức năng
về chuẩn bị sản xuất và tư vấn về vấn đề kỹ thuật phòng không nên nhận cấp thông tin về mẫu sản phẩm để liên lạc với khách hàng
Tại kho nguyên vật liệu
Thủ kho có 2
người: nguyên
liệu, phụ liệu
Thủ kho phải
tham gia hầu hết
công việc từ
Thủ kho kiểm soát rõ quy trình làm việc trong kho, xử lý các vấn đề phát sinh nhanh chóng
Việc phân chia trách nhiệm chồng chéo khiến nguồn lực bị lãng bí, kém hiệu quả, kém tối ưu Vì mỗi nhân viên khó phát
Chỉ cần 1 Thủ kho theo dõi yêu cầu, chứng từ, báo cáo Khâu kiểm tra số lượng, chất lượng, nhập và sắp xếp NLP nên để Phụ kho
Trang 55 | N h ó m 1 – H T T T K T 2
Tiếp nhận yêu
cầu, nhận NLP,
kiểm tra số
lượng, chất
lượng và sắp xếp
NLP
huy chuyên môn, rắc rối khi truy cứu trách nhiệm nếu sai sót
đảm nhận sau đó báo cáo với Thủ kho bằng biên bản Cán bộ mặt hàng cần tham gia cùng Phụ kho để ngừa gian lận và hỗ trợ cho phần việc cấp, thanh lý, bảo quản NLP sau này của mình
Tại phân xưởng cắt
chuyển bán
thành phẩm cho
tổ may, Tổ
trưởng cắt hoặc
Nhân viên thống
kê ghi sổ theo
dõi, báo cáo
năng suất
Tiết kiệm nguồn nhân lực,
dễ truy cứu trách nhiệm
Tổ trưởng cắt khó kiểm soát tình trạng chính xác của sản phẩm hoàn thành trong phân xưởng
Nhân viên thống kê thiếu bằng chứng thực tế khiến báo cáo thống kê kém tối ưu
Cả Tổ trưởng cắt và Nhân viên thống kê cùng theo dõi giai đoạn hoàn thành BTP
Tổ trưởng cắt lập báo cáo hoàn thành công việc, làm căn cứ cho Nhân viên thống kê lập bảng đánh giá năng suất
Tại chuyền may
Bố trí sản xuất
theo dây chuyền
cụm: cụm thân
trước, cụm thân
sau, cụm lắp ráp
Cán bộ quản lý làm việc hiệu
Thường xuyên sản xuất một loại mặt hàng nên dễ dàng cho việc thiết kế chuyền cố định
Tiết kiệm diện tích nhà xưởng Tay nghề công nhân cao, công nhân vắng ít bị ảnh hưởng tới tiến độ sản xuất
Lượng hàng trong chuyền nhiều, mất
mỹ quan xưởng
Không thể cân đối tương xứng, độc lập giữa các vị trí nên cần nhiều người lấy hàng, kiểm tra công đoạn khó
Hệ thống lượng nguyên liệu đầu vào cân đối giữa các bộ phận, kiểm đếm hư tổn kịp thời, phản ánh số lượng nhanh chóng
Tại bộ phận hoàn thành
Trang 66 | N h ó m 1 – H T T T K T 2
KCS nhận thành
phẩm 2 lần: khi
chưa cắt chỉ
đóng nút và sau
khi cắt chỉ, đóng
nút, ủi sản phẩm
KCS hệ thống được số lượng hoàn thành và
hư hao trong quá trình cắt chỉ, đóng nút, ủi
Phức tạp hóa quy trình và phải hệ thống sản phẩm hư hao không cần thiết
Chỉ chuyển giao thành phẩm cho KCS 1 lần khi đã hoàn thành toàn bộ quy trình
Tại phòng kế hoạch
Phòng kế hoạch
có nhiều thông
tin ra vào từ việc
thực hiện nhận
tài liệu từ khách
hàng ở tổng
công ty, nhận
báo cáo năng
suất , cấp lệnh
phát nguyên vật
liệu
Nhận báo cáo
năng suất lao
động từ phân
xưởng cắt, phân
xưởng may
Việc tổng hợp đánh giá năng suất ở phòng kế hoạch, thuận tiện cho việc tổng hợp số liệu lên kế hoạch cho sản phẩm, đáp ứng thông tin cho khách hàng nhanh chóng
Phòng kế hoạch nhiều luồng thông tin
ra vào, việc kiểm soát tốt nguồn thông tin được đặt ra cao Việc lên kế hoạch kiêm đánh giá tổng hợp thông năng suất Khi phát sinh lợi ích từ của phòng ban
Phòng kế hoạch có thể đưa ra quyết định sai về chấp nhận hay không chấp nhận đơn hàng
Nên đưa thông tin báo cáo năng suất và lập lưu trữ đánh giá chúng, cho phòng chuẩn bị sản xuất Lưu lượng thông tin ra vào giữ các phòng với phòng kế hoạch giảm xuống Phòng
kế hoạch nên đặt trọng tâm lên kế hoạch tiếp xúc với khách hàng Hỗ trợ cho các bộ phận khác về thông tin
kế hoạch sản xuất
Lệnh cấp phát
nguyên vật liệu
của bộ phận cắt
phải nhận lệnh
từ phòng kế
hoạch
Phòng kế hoạch thực hiện việc lên kế hoạch (ra mẫu, số lượng nguyên vật liệu cần, số lao động, bảng màu, )
Việc nhận lệnh từ phòng kế hoạch không phù hợp với việc tổ chức mô hình trực tuyến chức năng mỗi bộ phận chuyên trách nhiệm chuyên môn riêng
Không có chỉ đạo, các đơn vị trực tiếp tiếp nhận lệnh từ tổng công ty, thực hiện trao đổi thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty đề ra
Phân xưởng cắt nhận được quy trình mẫu, sơ đồ phê duyệt yêu cầu sản xuất từ phòng chuẩn bị sản xuất-
kỹ thuật dựa vào đó trưởng phân xưởng cắt sẽ tự phát lệnh nhận nguyên liệu đến kho nguyên liệu Quy trình thông tin sẽ ngắn hơn, hiệu quả hơn, nhanh hơn phục
vụ cho việc cắt nguyên liệu thô giao cho phân xưởng may nhanh hơn
Trang 77 | N h ó m 1 – H T T T K T 2
II - THIẾT LẬP HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1 Môi trường kiểm soát
1.1 Sự trung thực và các giá trị đạo đức
Mang đến những xu thế thời trang mới nhất đến với người Việt Nam và thế giới trong vai trò nhà cung cấp sản phẩm thời trang công nghệ hàng đầu Cung cấp cho khách hàng và người tiêu dùng những sản phẩm thời trang đáng tin cậy cùng với những dịch vụ chuyên nghiệp
NBC không chỉ tập trung mục tiêu kinh doanh mà còn tích cực khẳng định sự lãnh đạo của mình trong việc cải thiện mức sống xã hội và sự phát triển cho CBCNV và cho cộng đồng
Đảm bảo bảo các chỉ tiêu đề ra về lợi nhuận, tăng cổ tức cho cổ đông, đóng góp vào ngân sách nhà nước và phát triển Tổng công ty
1.2 Cam kết về năng lực
Tạo điều kiện cho nhân viên làm việc trong một môi trường đầy đủ, an toàn ,lành mạnh và chuyên nghiệp để nhân viên có thể phát triển hết tiềm năng của họ
Tập trung xây dựng tiêu chuẩn hóa đội ngũ cán bộ quản lý nhắm sắp xếp các kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực cho công ty, thúc đẩy tuyển dụng nguồn nhân lực chất lượng cao trong và ngoài nước Xây dựng chế độ đãi ngộ hợp lý thu hút nhân tài, triển khai hợp đồng pháp lý với cán bộ nhân viên, nâng cao năng lực quản lý và các kỹ năng chuyên môn
Các nhân viên được tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng thực hiện công việc Đối với những cán bộ nhân viên có năng lực và trình độ chuyên môn sẽ được tham giao các khóa đào tạo chuyên sâu để phát huy tiềm năng của bản thân
1.3 Cơ cấu tổ chức
Tổng công ty CP May Nhà Bè (NBC) được tổ chức theo mô hình đầy đủ về quản trị doanh nghiệp của một công ty cổ phần đại chúng Theo đó, Đại hội đồng cổ đông (ĐHCĐ)
là cơ chế với quyền quyết định những vấn đề quan trọng nhất
1.4 Phân định về quyền hạn và trách nhiệm
Cơ cấu bộ máy được phân chia trách nhiệm rõ ràng và cụ thể, phù hợp với chức năng của từng bộ phận xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của các cấp trong đơn vị, như phòng kế hoạch, phòng kế toán và lãnh đạo đơn vị trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp
Hội đồng quản trị định hướng và đưa ra các chỉ đạo, giải pháp quan trọng, hiệu quả kịp thời về thị trường, nhân sự, đầu tư, tái cấu trúc hệ thống, Tổng giám đốc phân công nhiệm vụ rõ ràng cho các Phó tổng, Giám đốc điều hành, Giám đốc khu, Các phòng ban liên quan sẽ được quản lý bởi trưởng phòng và phân công việc rõ ràng đã đảm bảo công việc chung được thực hiện đầy đủ và hiệu quả
Trang 88 | N h ó m 1 – H T T T K T 2
Nhân công sẽ được chia ra làm nhiều tổ khác nhau và làm việc dưới sự quản lý của
tổ trưởng, tổ trưởng sẽ chịu sự quản lý của giám đốc phân xưởng, tạo thuận lợi trong việc quản lý và kiểm soát tình hình phân xưởng
1.5 Chính sách nhân sự
Có kế hoạch về các vấn đề liên quan đến việc tuyển dụng, lao động, lương bổng, bảo hiểm xã hội, phúc lợi, khen thưởng và kỷ luật đối với cán bộ, nhân viên và người lao động theo đúng chuẩn mực, thông lệ và chính sách quản lý tốt nhất
Chính sách lương thưởng của Tổng công ty được áp dụng theo nguyên tắc gắn tiền lương với chất lượng, năng suất và hiệu quả mỗi người Cụ thể, để chăm lo tết 2019 cho người lao động tăng hơn 10% so với năm 2018, với mức thưởng bình quân 17,4 trd/người Bên cạnh đó, công ty chú trọng chăm lo đời sống cho người lao động như: tạo môi trường làm việc tốt, cải thiện bữa ăn giữa ca, tặng quà ngày lễ, Tết Hỗ trợ cho người lao động có hoàn cảnh khó khăn, xây nhà tình thương
Tổ chức ngày hội gia đình hằng năm và phát động phong trào thi đua tạo không khí sôi nổi, vui tươi, ấm áp với sự tham gia của toàn thể cán bộ, công nhân viên tạo động lực cho nhân viên cống hiến năng lực cho công ty
2 Đánh giá rủi ro
Nhận diện
rủi ro Đánh giá rủi ro
Rủi ro sản
xuất
Phòng kế hoạch chỉ nhận tài liệu mã hàng của khách hàng từ mail => có thể xảy ra lỗi
Cần nhiều công nhân lấy hàng, kiểm tra hàng cho các công đoạn khó => không cân đối tương xứng độc lập giữa các vị trí
Lỗi vải hoặc vải đã test màu nhưng không đi sơ đồ được; sơ đồ bị bể khổ hoặc ngược chiều chi tiết => ùn ứ công việc
Không đúng độ khớp hoặc thiếu chi tiết khi nhận rập từ khách hàng => sơ
đồ thiếu chi tiết hoặc thiếu dấu bấm => mất thời gian khi may
Vải cắt xong hoặc thành phẩm sau khi ép keo có thể bị lỗi, không đạt yêu cầu => có thể gây thiếu hụt bán thành phẩm
Lượng hàng trong chuyền nhiều => dễ gây ra nhầm lẫn giữa các sản phẩm tương tự nhau
Rủi ro
nguồn lao
động
Nếu thiếu nhân sự ở bất kỳ bộ phận nào (đặc biệt bộ phận chuyền may và hoàn thành sản phẩm) => ùn ứ công việc, đơn hàng không đúng tiến độ
Trang 99 | N h ó m 1 – H T T T K T 2
Công nhân may sai, bị lỗi do 1 số công nhân còn thiếu kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, chạy theo số lượng, tổ trưởng quản lý không chặt chẽ số lượng phụ liệu => sản lượng sản xuất thiếu so với thực tế
Rủi ro về
công nghệ Việc theo dõi năng suất từng công đoạn chưa được mã hóa => tốn thời gian và nhân công khi theo dõi thủ công
3 Các hoạt động kiểm soát
3.1 Đối với khu vực giao nhận
Lấy năng suất giao nhận, chuyển trả thành phẩm phải ghi rõ ràng, có kí nhận Thực hiện ghi bảng và sổ tại bàng phụ trách
Giao nhận hàng Wash phải đếm sản phẩm có sổ và phiếu ghi nhận hai bên
Tập kết hàng gọn gàng, đúng nơi quy định và treo bảng nhận dạng
3.2 Đối với khu vực cắt chỉ và đóng nút
Phối hợp kỹỹ thuật và kế hoạch đóng nút quần mẫu cho khách hàng duyệt
Theo dõi việc ghi năng suất 2h/lần tại từng công nhân bằng biểu ghi năng suất Hàng để ngăn nắp, đúng vị trí và có biển nhận dạng
3.3 Đối với khu vực KCS thành phẩm
Theo dõi biểu báo cáo hằng ngày
Cân đối và điều động lực lượng ủi,đóng nút thành phẩm theo từng giờ, từng ngày một cách hợp lý và khoa học
Duy trì và kiểm soát biểu mẫu ghi năng suất cá nhân
3.4 Đối với khu vực thu hóa, đóng gói
Phải có danh sách xuất cho từng mã hàng
Đóng hàng đúng theo danh sách
Lập bảng nhận dạng tại khu vực thu hóa , đóng gói
3.5 Tại kho nguyên phụ liệu
Thủ kho tiếp nhận kế hoạch từ Phòng Kế Hoạch Sản Xuất
Bước 1: Nhận NPL
Hàng hóa nhập nội địa cần 1 số chứng từ sau: phiếu yêu cầu mua hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Hàng hóa nhập từ công ty mẹ về công ty con cần : lệnh cấp phát đơn hàng , phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Trang 1010 | N h ó m 1 – H T T T K T 2
Bước 2: Kiểm tra số lượng NPL
Phải kiểm tra theo lệnh cấp phát có chứng từ kèm theo: kiểm tra về số lượng, chủng loại, kỹ thuật, mẫu mã, thành phần phần trăm ghi trên bao bì
Bước 3: Nhập kho
Khi hàng nhập kho, nhân viên kho phải phân ra từng mã hàng, từng chủng loại
4 Hệ thống truyền thông và thông tin
Các quy định được công ty ban hành theo dạng văn bản và được phổ biến cụ thể cho người lao động Tại nơi các khu vực máy móc, cửa ra vào cơ quan đều có các bảng nội quy
và cảnh báo an toàn lao động để công nhân viên có thể nắm được và ghi nhớ đảm bảo an toàn khi làm việc
Bên cạnh các nội quy về tác phong, giờ giấc làm việc, công ty còn có các quy định
về các hoạt động văn hóa - thể dục hằng ngày cho nhân viên được thực hiện bởi Công đoàn lao động, ví dụ như:
14 giờ sẽ tổ chức tập thể dục, nhằm giải tỏa căng thẳng làm việc cho công nhân Bên cạnh đó cũng làm hiệu quả công việc được nâng cao
15 giờ Công đoàn sẽ đọc tin tức thông qua loa giúp mọi người cập nhập tin tức hằng ngày về cuộc sống xung quanh
11 giờ 30 phút và 16 giờ 30 phút Công đoàn cũng sẽ tổ chức ca nhạc nhằm tạo không khí vui vẻ nơi làm việc
5 Hệ thống giám sát và thẩm định
Hội đồng quản trị, ban kiểm soát, giám đốc, phó giám đốc và các bộ phận liên quan thường xuyên giám sát, theo dõi, kiểm tra tiến độ công việc hoàn thành (hàng ngày, hằng tháng, hàng quý)
Các phòng ban có sự nhắc nhở, kiểm tra thường xuyên về công tác ATLĐ, vệ sinh CN
Các phòng ban thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên việc chấp hành quy định nơi xí nghiệp ( tác phong, bảo vệ tài sản, chất lượng sản phẩm, giữ gìn vệ sinh ), đối với hành vi vi phạm sẽ bị trừ điểm thi đua, cảnh cáo hay bị thôi việc
Có bộ phận kế toán kiểm tra định kỳ tình hình sử dụng, bảo quản vật tư, tài sản,… kịp thời phát hiện và khắc phục những sai sót trong công ty để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn
