Slide bài giảng hệ thống thông tin kế toán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH Khoa Kế Toán Kiểm Toán HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 Mục tiêu môn học • Nhận biết đặc trưng của một hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán; • Nắm bắt các kỹ thuật mô tả hệ thống; • Hiểu cách thức tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán; • Nhận biết và có khả năng vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp; • Nắm bắt được các chu trình kinh doanh trong doanh nghiệp; • Hiểu được các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin kế toán.

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH

Khoa Kế Toán Kiểm Toán

HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN

Trang 2

Mục tiêu môn học

• Nhận biết đặc trưng của một hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán;

• Nắm bắt các kỹ thuật mô tả hệ thống;

• Hiểu cách thức tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán;

• Nhận biết và có khả năng vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp;

• Nắm bắt được các chu trình kinh doanh trong doanh nghiệp;

• Hiểu được các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin kế toán mới và công việc cần thực hiện

Trang 4

Đề cương môn học

Chương 1: Tổng quan về HTTTKT

Chương 2: Kỹ thuật mô tả HTTTKT

Chương 3: Quy trình nghiệp vụ cơ bản trong HTTTKT Chương 4 : Kiểm soát nội bộ trong HTTTKT

Chương 5: Tổ chức thực hiện và vận hành HTTTKT Chương 6: Phần mềm ứng dụng trong kế toán

Thời lượng: 45 tiết (tương ứng 3 TC), trong đó:

9 buổi (5 tiết/buổi) hoặc 11 buổi (4 tiết/buổi)

Trang 5

Yêu cầu môn học

• Chuẩn bị bài và thực hành các bài tập

• Tham dự đầy đủ các buổi giảng và thảo luận

• Đi học đúng giờ và không nói chuyện hay làm việc riêng trong giờ học

Trang 6

Tiêu chí đánh giá

50% điểm quá trình và 50% điểm thi hết môn

(Không sử dụng tài liệu khi làm bài)

Trang 7

Lịch phân bổ thời gian

Trang 8

Tài liệu tham khảo

Tài liệu do giảng viên cung cấp

Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán – Tập 2, Trường ĐH Kinh tế TP HCM

Trang 9

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN HỆ THỐNG

THÔNG TIN KẾ TOÁN

Trang 10

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG

• Nắm được các khái niệm cơ bản về HTTTKT

• Vai trò của HTTTKT trong doanh nghiệp

• Biết được đối tượng nghiên cứu của HTTTKT

• Biết được các thành phần của HTTTKT

Trang 12

1.1 Quá trình hình thành và xu hướng phát triển HTTTKT

• HTTT kế toán không đơn thuần là HTTT xử lý nghiệp vụ

• Bên cạnh các dữ liệu tài chính còn thu thập thêm các dữ liệu phi tài chính

• Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán

• HTTT kế toán kết hợp với các hệ thống chức năng khác trong

HTTT quản lý trở thành hệ thống hoạch định, kiểm soát nguồn

lực (ERP – Enterprise Resource Planning) trong doanh nghiệp

• Tiếp cận theo hướng đối phó rủi ro

Trang 13

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.1 Khái niệm

Hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan hệ với nhau, tác

động nhau nhằm đạt được mục tiêu

Hệ thống thông tin là một hệ thống gồm các thành phần có quan

hệ với nhau nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu tạo thông tin hữu ích cho người sử dụng

Trang 14

1.2.1 Khái niệm

Các hệ thống con của HTTT

Các yếu tố đầu vào gia tăng giá trị Sản xuất, Cung cấp SP, Dịch vụ

HTTT

Kế toán

HTTT Nhân

sự

HTTT Sản xuất Bán hàng HTTT

Có sự trùng lắp giữa các hệ thống con trong HTTT (dữ liệu, thông tin

cung cấp)

Trang 15

1.2.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin kế toán

(Accounting Information System- AIS)

Doanh

nghiệp

Thực hiện các hoạt động cung cấp hàng hóa dịch vụ có giá trị cho khách hàng

Kế toán Cung cấp các thông tin hỗ trợ hoạch định, thực hiện, kiểm soát, đánh giá các hoạt động của DN

HTTTKT Là một tập hợp gồm các thành phần được sử dụng nhằm thu nhập, xử lý và lưu trữ các dữ

liệu cần thiết của quá trình SXKD nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp

Trang 16

Thông tin: Dữ liệu được sắp

xếp lại cho có ý nghĩa phù hợp

Thông tin

Dữ liệu

Xử lý dữ liệu: Là quá trình thu

thập, phân loại, tổng hợp, lưu trữ dữ liệu và truyền thông

Trang 17

Các hoạt động của chu trình chi phí

Các hoạt động của chu trình sản xuất

Các hoạt động của chu trình …

Trang 18

Quá trình

SXKD

 Chứng từ

 Tài khoản

 Đối tượng chi tiết

 Báo cáo tài chính

 Báo cáo quản trị

 Sổ kế toán

 Quy trình xử lý

 Phương thức

Trang 19

1.2.2 Đặc điểm

Chức năng hệ thống thông tin kế toán

Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động SXKD của DN

Chức năng HTTTKT

Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích

• Thông tin tài chính cho đối tượng bên ngoài DN

• Thông tin cho việc lập kế hoạch

• Thông tin cho việc kiểm soát thực hiện kế hoạch

• Thông tin cho việc điều hành hoạt động hàng ngày

Kiểm soát

• Tuân thủ qui trình hoạt động SXKD của DN

• Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin

• Hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo chất lượng thông tin

Trang 20

1.2.2 Đặc điểm

Các đối tượng sử dụng HTTTKT

• Người sử dụng trực tiếp

• Nhà quản lý

• Chuyên gia tư vấn HTTT kế toán

• Kiểm toán viên

• Người cung cấp dịch vụ kế toán, thuế

(Theo IFAC, Guideline 11, “Information Technology in the Accounting Curriculum, 1995)

Trang 21

1.2.3 Vai trò của HTTTKT

• Tự động hoá và tích hợp những qui trình kinh doanh,

sản xuất chính,

• Chia sẻ dữ liệu, thông tin trong phạm vi doanh nghiệp,

• Cung cấp và truy vấn thông tin trực tuyến

Trang 22

1.3 Đối tượng nghiên cứu của HTTTKT

1.3.1 Tổ chức thực hiện và vận hành HTTTKT

1.3.2 Kỹ thuật mô tả HTTTKT

1.3.3 Quy trình nghiệp vụ cơ bản trong HTTTKT

1.3.4 Kiểm soát nội bộ trong HTTTKT

Trang 23

1.4 Phân loại HTTTKT

1.4.1 Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin

1.4.2 Phân loại theo phương tiện xử lý

Theo mối quan hệ giữa các hệ thống

Theo phương tiện

xử lý

Theo đối tượng

cung cấp thông tin

• HTTTKT bán thủ công

• Hệ thống trên nền máy tính (hệ thống bằng máy)

• Hệ thống cha - con

• Hệ thống cùng cấp

Phân loại HTTTKT

Trang 26

CHƯƠNG 2:

KỸ THUẬT

MÔ TẢ HTTTKT

Trang 27

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG

 Nhận ra tầm quan trọng của việc mô tả HTTTKT,

 Hiểu rõ các công cụ và kỹ thuật mô tả HTTTKT,

 Thực hành vẽ sơ đồ dòng dữ liệu, lưu đồ bằng thủ công và máy tính

Trang 28

NỘI DUNG

2.1 Ý nghĩa và vai trò của mô tả HTTTKT

2.2 Nội dung các kỹ thuật mô tả HTTTKT

2.3 Vận dụng các kỹ thuật mô tả HTTTKT

Trang 29

2.1.1 Ý nghĩa

Khái niệm

Mô tả HTTTKT là việc sử dụng các công cụ như lưu đồ,

sơ đồ,… nhằm giải thích cách thức hệ thống hoạt động

Ai? Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Tại sao?

Trang 30

2.1.1 Ý nghĩa

thuật

Bảng câu hỏi

Bảng phỏng vấn Lưu đồ

Tài liệu khác

Trang 31

2.1.2 Vai trò

 Mô tả cách thức mà hệ thống hoạt động một cách khoa học và dễ hiểu

 Hỗ trợ việc hiểu và phân tích các thủ tục, quy trình xử

lý trong các chu trình và hệ thống

 Xác định điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ, cải thiện hiệu quả hoạt động của hệ thống kế toán và hoạt động kinh doanh

 Cung cấp các thông tin cho quá trình thiết lập hệ thống và phát triển hệ thống

Trang 32

2.2.1 Kỹ thuật tường thuật

Trang 33

2.2.2 Kỹ thuật vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

Khái niệm

Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD) mô tả các thành phần của hệ thống thông qua các hình vẽ mô tả:

 Nguồn / điểm đến

 Dòng luân chuyển

 Hoạt động xử lý

 Lưu trữ

Trang 34

Trang 35

Ký hiệu sơ đồ dòng dữ liệu

Tên dữ liệu lưu trữ

Tên dữ liệu luân chuyển

Mô tả xử lý

Trang 36

Mô hình sơ đồ dòng dữ liệu

Nguồn

dữ liệu

(A)

Xử lý (C)

Dữ liệu (D)

Điểm đến

Xử lý (F)

Dữ liệu lưu trữ

(H)

Điểm đến (K)

Thông tin (G)

Dữ liệu (B)

Thông tin (E)

Trang 37

Sơ đồ dòng dữ liệu DFD khái quát (cấp 0)

 Sơ đồ cấp cao nhất, mang tính tổng quát

 Mô tả khái quát nội dung của hệ thống và các hoạt

động bên trong của nó bởi một hình tròn

 Biểu diễn dòng dữ liệu đi vào và đi ra giữa hệ thống

Trang 38

Sơ đồ dòng dữ liệu DFD luận lý

 Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm các hoạt động xử lý, dòng dữ liệu đi vào, đi ra các hoạt động

xử lý đó

 DFD luận lý cho biết dữ liệu được xử lý qua các quá trình như thế nào mà không quan tâm đến do ai làm, dưới hình thức gì và ở đâu

 DFD luận lý chú trọng đến các chức năng mà hệ thống thực hiện

Trang 39

Trang 40

• Các hoạt động khác: Chuyển và nhận dữ liệu giữa các thực thể không phải là hoạt xử lý dữ liệu

• Các hoạt động chức năng: Nhập xuất, bán hàng, mua

Trang 41

16

Cách vẽ DFD khái quát

Bước 4: Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ thống

Thực thể bên ngoài là thực thể không thực hiện bất cứ hoạt động xử lý nào trong hệ thống

Bước 5 :

thống

xử lý của hệ thống hiện hành (Đặt tên mang tính khái quát)

ngoài hệ thống

động nhận và gửi dữ liệu

Trang 42

Cách vẽ DFD luận lý

Bước 1,2,3,4: Tương tự như cách vẽ DFD tổng quát

Bước 6: Nhận diện các thực thể bên trong hệ thống

Thực thể bên trong làm nhiệm vụ chuyển hóa dữ liệu

Bước 7: Liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu trong bảng theo từng thực thể và trình tự diễn ra các hoạt động đó

Bước 8: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên

Trang 43

18

Cách vẽ DFD luận lý

Bước 9: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm

Bước 10: Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý

Bước 11: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy hợp

lý

Chú ý: Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình tròn trong mỗi sơ

đồ, mỗi cấp

Trang 44

 Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi tổng hợp

lại sẽ trùng với cấp cao hơn

 Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt động xử lý chi

tiết bên trong của hệ thống

Trang 45

Phân cấp DFD

 Phân cấp sơ đồ dòng dữ liệu

Hệ thống Điểm đầu

Điểm cuối

C

E B

D A

Trang 46

Ghi chú

 DFD không thể bắt đầu bằng một xử lý (hình tròn)

 Dữ liệu không thể truyền trực tiếp:

 Từ nơi lưu trữ này sang nơi lưu trữ khác

 Từ thực thể bên ngoài hệ thống vào nơi lưu trữ

 Từ nơi lưu trữ đến thực thể bên ngoài hệ thống

 Giữa các thực thể bên ngoài hệ thống

Trang 47

 Lưu đồ cho biết:

 Điểm bắt đầu và kết thúc của chứng từ

Trang 48

3

2

Phiếu thu 1

Lập hóa đơn Lập hóa đơn

Trang 49

Tập tin (lưu trên

N

Doanh thu

Thẻ TSCĐ

Báo cáo HTK

Trang 50

Điểm bắt đầu/ kết

thúc

Dòng luân chuyển chứng từ

Điểm nối trong

Trang 52

Cách vẽ lưu đồ chứng từ

Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2

Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột

 Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ

 Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các hoạt động từ trái sang phải

2.2.3 Kỹ thuật vẽ lưu đồ

Trang 53

28

Cách vẽ lưu đồ chứng từ

Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột

 Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động

 Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông tin từ trên xuống dưới, từ trái sang phải

Bước 6: Hoàn thành lưu đồ

 Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin

 Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc

 Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)

Trang 54

• Nội dung và hướng

đi của dòng dữ liệu

• Nội dung và hướng đi của dòng dữ liệu

• Phương thức mang dữ liệu

Trang 55

2.3.1 Vận dụng kỹ thuật tường thuật

Quá trình thu tiền mặt khách hàng

 KH trả tiền cho NVBH kèm theo giấy báo trả tiền của công ty

 NVBH nhận tiền, lập Phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào

giấy báo trả tiền kèm theo

 NVBH chuyển Phiếu thu và tiền cho Thủ quỹ,chuyển giấy báo trả tiền cho Kế toán phải thu

 Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên Phiếu thu và đóng dấu xác nhận Sau đó

chuyển 1 phiếu thu cho KTPT, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số

thứ tự

 KTPT nhận giấy báo trả tiền từ NVBH chuyển đến Lưu lại theo hồ sơ KH

 Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả tiền, sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu

 Phần mềm kiểm tra mã KH, số hóa đơn còn chưa trả Nếu đúng, phần mềm sẽ cho

phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu KH theo từng hóa đơn

 Định kỳ, phần mềm sẽ in Bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp

 Định kỳ, thủ quỹ lập giấy nộp tiền vào ngân hàng, sau đó trả tiền cho ngân hàng

Trang 56

2.3.2 Vận dụng kỹ thuật vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

• KH trả tiền cho NVBH kèm theo

giấy báo trả tiền của công ty

• Khách hàng Trả tiền và giấy báo trả tiền

• Nhân viên BH Lập phiếu thu 2 liên

Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy báo trả tiền Chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ

Chuyển giấy báo trả tiền cho

kế toán phải thu

• NVBH nhận tiền, lập Phiếu thu

2 liên và ghi số tiền thanh toán,

số phiếu thu vào giấy báo trả tiền

kèm theo

• NVBH chuyển Phiếu thu và tiền

cho Thủ quỹ, chuyển giấy báo

trả tiền cho Kế toán phải thu

• Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số

tiền trên Phiếu thu và đóng dấu

• Thủ quỹ Nhận tiền , kiểm tra tiền trên

phiếu thu, đóng dấu Chuyển 1 phiếu thu cho KTPT,

Trang 57

2.3.2 Vận dụng kỹ thuật vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

• KTPT nhận giấy báo trả tiền từ NVBH

chuyển đến Lưu lại theo hồ sơ KH

• Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán

kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả tiền,

sau đó nhập vào chương trình quản lý phải

thu

KTPT Nhận giấy báo chuyển tiền, lưu

Nhận phiếu thu, kiểm tra, đối chiếu với giấy báo chuyển tiền, nhập vào chương trình

• Phần mềm kiểm tra mã KH, số hóa đơn

còn chưa trả Nếu đúng, phần mềm sẽ cho

phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm

giảm nợ phải thu KH theo từng hóa đơn

Phần mềm Kiểm tra mã khách hàng, ghi

• Định kỳ, thủ quỹ lập giấy nộp tiền vào

ngân hàng, sau đó trả tiền cho ngân hàng

Thủ quỹ Lập giấy nộp tiền, chuyển tiền

cho ngân hàng

Trang 58

Thực thể Hoạt động

Khách hàng Trả tiền và giấy báo trả tiền

Nhân viên BH Lập phiếu thu 2 liên

Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy báo trả tiền

Chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ Chuyển giấy báo trả tiền cho kế toán phải thu Thủ quỹ Nhận tiền, kiểm tra tiền trên phiếu thu, đóng dấu

Chuyển 1 phiếu thu cho KTPT, 1 phiếu ghi sổ quỹ và lưu theo số thứ tự

KTPT Nhận giấy báo chuyển tiền, lưu

Nhận phiếu thu, kiểm tra, đối chiếu với giấy báo chuyển tiền,

nhập vào chương trình

Phần mềm Kiểm tra mã khách hàng, ghi nhận

In bảng tổng hợp, chuyển tới KT tổng hợp 2.3 Vận dụng các phương pháp mô tả HTTTKT

2.3.2 Vận dụng phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

Tiêu đề	Hệ Thống Thông Tin Kế Toán
Trường học	Trường Đại Học Ngân Hàng Tp. Hồ Chí Minh
Chuyên ngành	Kế Toán Kiểm Toán
Thể loại	Học Phần
Thành phố	Tp. Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	371
Dung lượng	17,12 MB

Slide bài giảng hệ thống thông tin kế toán

Nội dung các kỹ thuật mô tả HTTTKT

Thủ tục kiểm soát trong HTTTKT