giải pháp cho hoạt động đấu thầu tại công ty cổ phần xây dựng ngọc vũ

Lời mở đầuLĩnh vực xây dựng cơ bản trên thị trờng hiện nay đang thực sự giành đợc sự quan tâm của Nhà nớc cũng nh các nhà đầu t nớc ngoài tới thị trờng Việt Nam, khiến cho các hoạt động

Lời mở đầu

Lĩnh vực xây dựng cơ bản trên thị trờng hiện nay đang thực sự giành đợc sự quan tâm của Nhà nớc cũng nh các nhà đầu t nớc ngoài tới thị trờng Việt Nam, khiến cho các hoạt động trong lĩnh vực này ngày càng thêm sôi động hơn, nhất là trong việc tổ chức các hoạt động đấu thầu mua sắm trang thiết bị, đấu thầu dự án, đấu thầu xây lắp

Đấu thầu hàng hoa là một hình thức mua bán hàng hoá theo một nguyên tắc đặc biệt nhằm chọn ra nhà cung cấp hàng hoá theo những yêu cầu của bên mua nh yêu cầu

về kỹ thuật, công nghệ, giá cả và những yêu cầu khác Công tác đấu thầu đã có từ lâu

và đợc sử dụng rộng rãi trên Thế giới, nhng đối với Việt Nam hình thức này mới dợc đa vào áp dụng ngày 1/9/1999 Do đó các nhà thầu Việt Nam không tránh khỏi việc gặp phải những khó khăn, vớng mắc trong các hoạt động của mình Là một Công ty Cổ phần thuộc lĩnh vực xây dựng, Công ty Ngọc Vũ cũng đang chuyển mình nâng cao năng lực cạnh tranh để tiếp tục phát triển theo đà phát triển kinh tế và hội nhập với nền kinh tế quốc tế

Dới sự hớng dẫn chỉ bảo tận tình của Cô giáo Ths Chu Mai Anh, em đã hoàn thành bài luận văn với đề tài: “Giải pháp cho hoạt động đấu thầu tại Công ty Cổ phần xây dựng Ngọc Vũ"

Nội dung luận văn gồm 3 chơng

Chơng 1: Giới thiệu chung về Công ty cổ phần xây dựng Ngọc Vũ

Chơng 2: Thực trạng hoạt động đấu thầu của Công ty Cổ phần xây dựng Ngọc Vũ

Chơng 3: Các giải pháp cơ bản nhằm cải thiện hoạt động đấu thầu các công trình xây dựng của Công ty cổ phần xây dựng Ngọc Vũ

Em xin chân thành cảm ơn sự tận tình giúp đỡ của các phòng ban trong Công ty

cổ phần xây dựng Ngọc Vũ cùng sự hớng dẫn tận tình của Cô giáo Ths Chu Mai Anh trong suốt thời gian vừa qua để em hoàn thành bài luận văn này!

Chơng I

Giới thiệu chung về công ty cổ phần xây dựng ngọc vũ

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Sự hình thành của Công ty có thể chia làm 2 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Từ khi thành lập đến năm 2003.

Theo chức năng và nhiệm vụ đợc giao, trong giai đoạn này mục tiêu và nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị là tổ chức thi công các công trình san nền, đào móng, làm đờng,

đắp đập, gia cố xử lý nền móng các công trình dân dụng, thiết kế kiến trúc và xây dựng các công trình nhà ở và nhà làm việc

Hoạt động của Công ty trong giai đoạn này chủ yếu là xử lý, gia công nền móng, làm đờng các công trình xây dựng nh khu công nghiệp Thụy Vân, công ty Tasscô ở Phú Thọ và một số công trình ở Hà Nội, Vĩnh Phúc,

Giai đoạn 2: Từ năm 2004 đến năm 2006.

Trong giai đoạn này Công ty thực sự phát triển kinh doanh trên cả hai mảng xử

lý nền móng và thi công xây lắp Công ty đã mở rộng thi công xây lắp, từ chỗ mới chỉ thi công xây lắp nhà 5,6 tầng trở xuống đến nay đã thi công nhà 9,10 tầng đạt chất lợng

mỹ thuật, kỹ thuật cao

Cho đến nay Công ty đã tiếp cận đợc hầu hết các tỉnh phía Bắc Công ty đã xây dựng nhiều công trình nh công ty may Việt-Nhật tại Việt Trì, nhà máy thực phẩm Nghĩa Mỹ ở Hải Dơng

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

- Chức năng:

+ Đào đắp đất đá, san tạo mặt bằng công trình

+ Xây lắp hoàn thành tất cả các loại công trình: Dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, điện năng, kỹ thuật, hạ tầng đô thị, cấp thoát nớc, môi trờng.

+ Làm các công việc nề, mộc, bê tông, cốt thép xây dựng, sản xuất các cấu kiện bê tông và bê tông thơng phẩm

+ Dịch vụ cho thuê máy công trình, giàn giáo, cốppha

+ Gia công kết cấu thép và các loại dây chuyền công nghiệp

- Nhiệm vụ:

+ Chủ động xây tổ chức và thực hiện

những mục tiêu, phơng hớng phát triển dài hạn, kế hoạch trung hạn, ngắn hạn

+ Chủ động xây dựng và thực hiện kế hoạch nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào các mục tiêu đổi mới công nghệ, thiết bị sản xuất, tăng năng suất lao động, nâng cao chất lợng, tiết kiệm vật t và hạ giá thành sản phẩm

+ Bố trí, sắp xếp, sử dụng hợp lý lực lợng lao động hiện có, đồng thời chủ động tuyển chọn ký kết hợp đồng lao động đáp ứng nhu cầu của Công ty

+ Có trách nhiệm đảm bảo hoàn thành các nghĩa vụ đối với Nhà nớc

2 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty

Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty

* Giám đốc điều hành: Là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trớc

Hội đồng quản trị về điều hành hoạt động của Công ty, Giám đốc có quyền điều hành cao nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm chính về các hoạt động của Công ty

* Các Phó giám đốc

+ Phó Giám Đốc phụ trách cơ giới : giúp Giám đốc trong công tác quản lý, sửa chữa xe,

máy thiết bị, vật t Tổ chức cung ứng vật t, kỹ thuật nhằm đáp ứng yêu cầu của sản xuất

+ Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật xây dựng: giúp việc cho Giám đốc tổ chức

thi công, quản lý thi công các công trình nền móng, xây lắp trong Công ty

* Kế toán trởng: Thực hiện tổ chức chỉ đạo pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ tổ

chức kế toán Nhà nớc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị

Các ban chuyên môn nghiệp vụ: Có chức năng tham mu, giúp việc cho Giám đốc quản lý điều hành công việc theo chức năng nhiệm vụ quy định

Chức năng nhiệm vụ các phòng ban

Phòng tổ chức hành chính

Phòng quản lý cơ giới

Đội xúc ủi

Xưởng sửa chữa

+ Tổ chức công tác quản lý văn phòng, hội nghị, văn th lu trữ, quản lý trang thiết

bị văn phòng, bảo mật tài liệu, văn bản hồ sơ, con dấu

* Phòng Tài chính Kế toán–

+Lập kế toán chi tiêu tài chính phục vụ yêu cầu sản xuất kỹ thuật

+Sử dụng bảo toàn và phát triển nguồn vốn

+Tổng hợp và xây dựng giá thành kế hoạch

+ Xử lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh

* Phòng quản lý cơ giới

+ Quản lý tình trạng kinh tế kỹ thuật từng đầu xe, máy, thiết bị

+ Công tác đăng kiểm định hoặc kỹ thuật các thiết bị theo quy định, đảm bảo các xe, máy thiết bị hoạt động thờng xuyên

+ Lập kế hoạch sửa chửa bảo dỡng, đồng thời nghiên cứu cải tạo chúng để đảm bảo hoạt động hiệu quả

+ Xây dựng phơng án quản lý các vật liệu xây dựng, lập kế hoạch vật t mua, sắm thiết bị để đáp ứng nhu cầu sản xuất

+ Lập kế hoạch sản xuất, giao kế hoạch cho các đội thi công

+ Lập kế hoạch cung ứng vật t theo kế hoạch sản xuất kinh doanh

3 Những nguồn lực ảnh hởng đến hoạt động đấu thầu

3.1 Máy móc thiết bị.

Máy móc thiết bị là yếu tố rất cơ bản tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, nó chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng vốn của Công ty Đặc biệt là với các công trình lớn có yêu cầu kỹ thuật cao, thì máy móc thiết bị là yếu tố ảnh hởng quyết định

đến chất lợng và tiến độ thi công công trình Nó là điều kiện quan trọng và cần thiết để

tăng sản lợng, tăng năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Việc sử dụng triệt để số lợng, thời gian và công suất của máy móc thiết bị là một vấn

đề có ý nghĩa hết sức quan trọng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Ta có bảng số liệu về máy móc thiết bị chủ yếu hiện có của Công ty

Bảng 1 : Năng lực máy móc thiết bị của Công ty

Nguồn: Phòng quản lý cơ giới

Yếu tố kỹ thuật luôn đợc đánh giá cao trong quá trình tham gia dự thầu của các

đơn vị xây dựng, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của Công ty Qua bảng

1 máy móc thiết bị của Công ty đợc đầu t tơng đối hệ thống và đầy đủ

Đối với nhiều công trình có quy mô lớn, quy trình kỹ thuật phức tạp, địa điểm thi công không tập trung do đó việc huy động máy móc thiết bị còn gặp nhiều khó khăn trong việc thực hiện dự án, ảnh hởng đến kỹ thuật và tiến độ thi công công trình của Công ty Công ty đã phải khắc phục bằng việc đi thuê một số máy móc hiện đại của các công ty, tổ chức khác dẫn đến sự phụ thuộc của Công ty vào ngời cho thuê

Đồng thời Công ty cũng thờng xuyên phải đối mặt với tình trạng sử dụng cha hợp lý máy móc thiết bị phơng tiện làm việc của các đội, ban quản lý còn cha đồng bộ

Điều này ảnh hởng không nhỏ đến công tác đấu thầu của Công ty

3.2 Nguồn nhân lực

Năng lực nhân sự (bảng 2)

Lao động trong ngành xây dựng có vai trò quan trọng trong việc sáng tạo ra giá trị mới cho các công trình xây dựng Mặc dù, so với chi phí nguyên vật liệu và máy móc thiết bị thì không chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm xây dựng, nhng ngời lao

động lại là đối tợng tham gia trực tiếp vào suốt quá trình tạo ra sản phẩm và có ảnh ởng quyết định đến chất lợng các công trình xây dựng Mặt khác, lao động trong ngành xây dựng không mang tính ổn định mà thay đổi thờng xuyên theo thời vụ, phải làm việc ngoài trời và thờng xuyên thay đổi nơi làm việc Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng nh hiệu quả đấu thầu của Công ty thì cần phải có một lực lợng nhân

h-sự có trình độ tay nghề cao, làm việc có hiệu quả

Qua bảng 2 cho thấy về độ tuổi lao động từ 18 đến 35 chiếm phần lớn, xu hớng trẻ hoá ngày một tăng, năm 2005 tăng 8,61% so với năm 2004 và năm 2006 tăng 4,14% so với năm 2005 Việc trẻ hoá lực lợng lao động giúp Công ty dễ đào tạo chuyên sâu, xây dựng một đội ngũ cán bộ có trình độ và chuyên môn hoá cao dẫn đến có nguồn nhân lực ổn định Đây là một lợi thế lớn cho sự phát triển của Công ty

Theo số liệu bảng 2 thì số cán bộ đạt trình độ đại học và trung cấp có tăng qua các năm nhng không đáng kể, năm 2005 đại học tăng 3,95%, trung cấp tăng 4,24% so với năm 2004 Năm 2006 so với 2004 đại học tăng 2,53% trung cấp tăng 5,69% Ta thấy

lực lợng lao động tại Công ty tăng nhanh qua các năm chủ yếu là lao động phổ thông Năm 2005 so với 2004 lao động phổ thông tăng 14,20%, năm 2006 tăng 6,22% so với năm 2005.

Do đặc thù của ngành xây dựng, nên hàng năm Công ty vẫn tuyển dụng nhiều lao

động phổ thông để đáp ứng nhu cầu lao động theo thời vụ Lực lợng này tăng lên qua các năm cho thấy khối lợng công việc tại Công ty ngày càng nhiều Khi tiến hành tuyển dụng lao động theo hợp đồng thì cần phải có chi phí và chi phí này đợc tính vào chi phí quản lý, đây là một trong các yếu tố làm tăng chi phí trong giá thành đơn vị sản phẩm Vì vậy Công ty cần xác định đúng số lợng lao động hợp đồng tuyển dụng để giảm chi phí sản xuất

Công ty cổ phần xây dựng Ngọc Vũ luôn chú trọng việc phát triển đội ngũ nhân viên cả về chất lợng và số lợng Với đội ngũ nhân viên lành nghề và sự năng động sáng tạo của ban lãnh đạo Công ty, nên đã đáp ứng đợc những mục tiêu đề ra

Năm 2006

So sánh tăng, giảm 2005/2004 2006/2005 Tuyệt đối % Tuyệt đối %Tổng vốn 62.800 83.982 136.922 21.182 33,73 52.940 63,04

Theo sở hữu

+Vốn chủ sở hữu 48.872 55.988 89.230 7.116 14,56 33.242 59,37 + Vốn vay 13.928 27.994 47.692 14.066 10,10 19.698 70,36

Theo tính chất

+Vốn cố định 28.938 38.938 87.287 10.000 34,56 48.349 124,16 +Vốn lu động 33.862 45.044 49.635 11.182 33,02 4,591 10,19

Nguồn: phòng Tài chính Kế toán–

Qua bảng báo cáo tài chính ta thấy nguồn vốn của Công ty tơng đối lớn Ta thấy tổng vốn của công ty không ngừng tăng lên qua các năm từ 2004 đến 2006 tổng vốn tăng từ 62.800 triệu đồng lên đến 136.922 triệu đồng đồng nghĩa với sự lớn mạnh của Công ty trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và trong công tác đấu thầu nói riêng

Đây là một lợi thế rất lớn để Công ty giành đợc ngày một nhiều các hợp đồng thầu, đó

là nguồn gốc cho sự thành công cho bất cứ công ty xây dựng nào Vốn chủ sở hữu tăng

mạnh thể hiện Công ty luôn chú trọng bổ sung nguồn vốn tự có Cụ thể năm 2005 tăng 14,56% so với 2004, năm 2006 so với năm 2005 chỉ số này đã tăng lên nhanh chóng

đạt 59,37% Cho thấy hệ thống máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh

đang đợc chú trọng đầu t có hệ thống để phục vụ cho tốt hơn cho công tác dự thầu của Công ty

Xét về cơ cấu vốn theo tính chất ta thấy cơ cấu này cha đợc hợp lý Là Công ty xây dựng mà năm 2006 vốn lu động chỉ chiếm xấp xỉ 37% tổng số vốn Cơ cấu vốn nh vậy sẽ ảnh hởng tới khả năng thu mua nguyên vật liệu xây dựng công trình cũng nh khả năng thực hiện hợp đồng thầu Trong thời gian tới Công ty cần chú trọng điều chỉnh cơ cấu vốn theo hớng tăng tỉ trọng vốn lu động

Mặc dù Công ty hoạt động đang có hiệu quả nhng lợng nợ của công ty tơng đối cao và có xu hớng ngày càng tăng qua các năm Điều này phản ánh công ty còn nhiều hạn chế trong nguồn vốn đầu t Nh vậy công ty cần có các biện pháp tăng cờng vốn tự

có để chủ động hơn trong hoạt động đấu thầu và thắng thầu của công ty

3.4 Năng lực kỹ thuật

Có ảnh hởng lớn đến chất lợng công trình, nó quyết định uy tín của Công ty trong việc thực hiện công tác đấu thầu Qua bảng 4 cho thấy đội ngũ cán bộ chuyên môn kĩ thuật còn thiếu kinh nghiệm thực tế, cán bộ kỹ thuật có kinh nghiệm lâu năm (trên 15 năm) rất ít, cụ thể nh đối với cán bộ có trình độ đại học chỉ có 9 ngời chiếm tỷ

lệ thấp 11.39% Do vậy có thể nói Công ty vẫn gặp khó khăn trong việc thiết kế và thi công các công trình Trong công tác lập hồ sơ dự thầu còn thiếu sót trong việc tính toán tổng dự toán, thiếu tính sáng tạo trong việc kết hợp hài hoà giữa thực tế và lí thuyết của các cán bộ đảm nhận công tác đấu thầu, dẫn đến những trờng hợp trợt thầu đáng tiếc.Thấy đợc những ảnh hởng đó công ty đang có các biện pháp nhằm nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ kĩ thuật từ đó giúp cho công ty có lợi thế trong việc lập

hồ sơ dự thầu Vấn đề tuyển dụng cũng cần đợc công ty quan tâm hơn nữa

10 6 9 3 4

13 12 6 1 6

5 3 0 0 1 II

13 5 2 6

25 10 4 11

18 7 4 7 III

18 6 4 2 2 4

26 15 10 0 0 1

24 7 5 0 1 11

đặt ra những giải pháp kỹ thuật phù hợp, đảm bảo cho quá trình thi công đúng tiến độ không bị gián đoạn gây lãng phí Đồng thời việc quản lý chặt chẽ thờng xuyên của đội ngũ chuyên viên kỹ thuật đã tránh đợc những vi phạm trong quá trình thi công cũng

nh hạn chế đợc những sai sót trong khâu kỹ thuật từ đó đa ra những giải pháp kỹ thuật tối u cho việc xử lý kỹ thuật tại công trình cũng nh đối với hồ sơ dự thầu của công ty

4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Bảng 5: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây

Phân tích kết quả kinh doanh:

* Tổng doanh thu: Năm 2005 so với 2004 doanh thu tăng 4.238 triệu đồng tơng

ứng tăng 11,2%, năm 2006 so với 2005 doanh thu tăng 6.659 triệu đồng, tơng ứng mức tăng 15,65 % Nh vậy, ta có thể thấy doanh thu của Công ty trong những năm gần đây luôn tăng, thể hiện sự phát triển đi lên của Công ty

* Lợi nhuận: Bên cạnh việc gia tăng doanh thu thì lợi nhuận của Công ty cũng

tăng theo Năm 2005 so với năm 2004 lợi nhuận tăng thêm 2.459 triệu đồng tơng ứng với tốc độ tăng là 21,97%, năm 2006 so với 2005 lợi nhuận tăng là 3.430 triệu đồng, t-

ơng đơng với tốc độ tăng 39,49% Kết quả này do doanh thu và chi phí tạo nên, doanh thu tăng với tốc độ nhanh hơn tốc độ tăng của chi phí nên lợi nhuận của Công ty năm sau cao hơn năm trớc

* Nộp ngân sách nhà nớc: Số nộp ngân sách nhà nớc của Công ty năm sau đã

nhiều hơn hẳn năm trớc Năm 2004 nộp ngân sách 1.269 triệu đồng, năm 2005 nộp ngân sách là 1.423 triệu đồng tăng 12,92% so với năm 2004 Năm 2006 nộp ngân sách

là 2.160 triệu đồng tăng 33,66% so với năm 2005 Đây là một kết quả đáng khích lệ

đối với Công ty

* Thu nhập bình quân một lao động: Có tăng qua các năm nhng không ổn

định, cụ thể năm 2005 so với 2004 thu nhập bình quân tăng 180.000 đồng/tháng tơng ứng mức tăng 17,64%, nhng đến năm 2006 so với 2005 mức tăng chỉ còn là 50.000

đồng/tháng tơng đơng tăng 4,17% Do ngành xây dựng là ngành làm ăn theo thời vụ,

có những lúc nhận rất nhiều công trình thi công nhng có nhng lúc ngời lao động lại thiếu việc, nên thu nhập bình quân của ngời lao động không ổn định cũng là điều dễ hiểu

Tuy nhiên nếu xét những chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh của Công ty sẽ thấy thực sự Công ty làm ăn cha hiệu quả Cụ thể là, tỷ suất lợi nhuận trên vốn kinh doanh thấp và giảm liên tục trong 2 năm gần đây Năm 2005 tỉ suất lợi nhuận/vốn kinh doanh giảm 9,03% so với năm 2004, năm 2006 chỉ số này tiếp tục giảm 14,38% so với năm 2005 Đặc biệt số vòng quay vốn lu động hai năm gần đây thấp cha đạt 1 vòng/năm Năm 2006 giảm xuống còn 0,99 vòng/năm, mặc dù năm 2004 đạt 1,13 vòng/năm Điều này thể hiện doanh thu và lợi nhuận thu đợc cha tơng xứng với lợng vốn kinh doanh bỏ ra Công ty cần chú trọng đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm để tăng doanh thu, đồng thời giảm chi phí nhằm tăng lợi nhuận, để đảm bảo tốc độ tăng

của doanh thu và lợi nhuận luôn lớn hơn tốc độ tăng của vốn Làm đợc điều này Công

ty mới có thể nâng cao đợc hiệu quả sử dụng đồng vốn đã bỏ ra

Chơng II Thực trạng hoạt động đấu thầu của công ty cổ phần xây

dựng ngọc vũ

1 Vai trò của hoạt động đấu thầu

Trong hoạt động xây dựng hiện nay đấu thầu là một biện pháp sử dụng trong cơ chế cạnh tranh thị trờng nhằm tiết kiệm, hạ giá thành một cách hợp lý, giảm chi phí

đầu t Do đó nó có vai trò rất lớn với các chủ thể tham gia đấu thầu

- Đối với chủ đầu t: Qua đấu thầu thầu chủ đầu t sẽ thu đợc phơng án tối u nhất,

giúp chủ đầu t tăng cờng đợc hiệu quả quản lý vốn đầu t Thông qua đấu thầu, các nhà

đầu t sẽ tìm ra đơn vị xây lắp có năng lực, uy tín, kinh nghiệm để đảm bảo thực hiện công trình đúng tín độ với chất lợng cao Từ đó đáp ứng đợc tiêu chuẩn về mặt chất l-ợng, với mức giá hợp lý nhất.

- Đối với các nhà thầu (đơn vị xây lắp): Đấu thầu là nhân tố thúc đẩy các công

ty xây lắp phải hoàn thiện mình hơn về mọi mặt: tổ chức quản lý, nâng cao trình độ, năng lực nhân sự, đổi mới máy móc thiết bị và công nghệ từ đó nâng cao chất lợng công trình, tăng uy tín của mình trên thị trờng tạo ra lợi thế so sánh trong cạnh tranh, nâng cao khả năng thắng thầu Đấu thầu đợc tiến hành một cách công khai minh bạch

và bình đẳng thúc đẩy các đơn vị chủ động trong việc tìm kiếm các cơ hội tham gia dự thầu và ký kết hợp đồng

- Nền kinh tế quốc dân: Đấu thầu góp phần thúc đẩy sự phát triển của nền kinh

tế quốc dân, đặc biệt là thúc đẩy tính cạnh tranh trong nền kinh tế thị trờng Đấu thầu tạo ra sự phát triển cuả thị trờng xây dựng trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, tạo ra thuận lợi cho môi trờng xây dựng trong quá trình hoạt động

2 Tình hình thực hiện công tác đấu thầu

Công ty thực sự tham gia vào quá trình cạnh tranh trực tiếp trên thị trờng từ cuối năm 2000, khi mà tham gia đấu thầu trở thành phơng tiện chính để công ty có đợc hợp

đồng xây lắp công trình Nh vậy, xét về mặt thời gian, công tác dự thầu mới đợc thực hiện tại công ty 5 năm gần đây

2.1 Một số công trình Công ty đã trúng thầu:

Kết quả cụ thể trong 5 năm qua Công ty đã tham gia đấu thầu đợc hơn 100 công trình với tổng giá trị 1.221.130 triệu đồng và trúng đợc 58 công trình với tổng giá trị trúng thầu là 429.490 triệu đồng Cụ thể là một số công trình mà Công ty đã trúng thầu, thể hiện qua bảng sau:

2006 Yên Bái Điện lực Yên Bái 3.100

Qua một số công trình đấu thầu nêu trên có thể thấy đợc những nỗ lực của công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và thực hiện công tác dự thầu nói riêng Hàng năm Công ty đã giành đợc nhiều các công trình xây dựng lớn nhỏ không chỉ trên phạm vi tỉnh Phú Thọ mà ngày một mở rộng ra các tỉnh lân cận nh Thái Nguyên, Yên Bái, Vĩnh Phúc thể hiện khả năng chủ động tham gia đấu thầu để giành quyền đấu thầu xây lắp góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần xây dựng Ngọc Vũ

2.2 Công tác quản lý dự thầu

Từ cuối năm 2000, khi bắt đầu tham gia đấu thầu để giành quyền bao thầu xây lắp các công trình, công tác đấu thầu đợc giao cho bộ phận phòng kế hoạch - kĩ thuật để thực hiện và đặt dới sự giám sát chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Công ty với các chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau:

+ Về chức năng: là bộ phận chuyên trách về công tác tiếp thị của Công ty, tìm hiểu

và xử lý các thông tin có liên quan đến công tác tìm kiếm việc làm

+ Về nhiệm vụ: chịu trách nhiệm theo dõi và phối hợp giữa các bộ phận có liên quan trong việc lập hồ sơ và hoàn tất hồ sơ dự thầu, từ khâu chuẩn bị cho đến khi nộp

hồ sơ dự thầu Trong quá trình lập hồ sơ dự thầu phải cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến dự án cho phòng kế hoạch - kĩ thuật, lập giá dự thầu, biện pháp thi công và tính khối lợng, các phần việc còn lại thuộc bộ phận tiếp thị

Khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu, bộ phận tiếp thị sẽ lập bảng phân công nhiệm vụ và phối hợp thực hiện theo bảng 6

Bảng 6: Bảng phân công nhiệm vụ lập hồ sơ dự thầu

TT Nội dung công việc Bộ phận thực hiện Bộ phận phối hợp

Phòng TC-KT

Phòng TC - KT Phòng TC - KT

Phòng KH - KT II

Khảo sát hiện trờng

Tham khảo giá, khu vực thi công

Bộ phận làm hồ sơ

Bộ phận tiếp thị

Căn cứ vào tiến độ dã đề ra, bộ phận tiếp thị theo dõi từng bộ phận thực hiện, ờng xuyên dữ mối quan hệ thông tin qua lại để phát hiện những vớng mắc đề xuất với ban lãnh đạo để có ý kiến chỉ đạo kịp thời

th-3 Trình tự tham gia dự thầu

Nh chúng ta đã biết kết quả của công tác dự thầu chịu ảnh hởng không nhỏ tới quá trình thực hiện Nắm bắt đợc vị trí trọng yếu của công tác này đối với hoạt động tham gia đấu thầu, ban lãnh đạo Công ty đã lựa chọn những cán bộ có năng lực nhất về lĩnh vực có liên quan để giao trọng trách chủ yếu trong việc thực hiện công tác dự thầu Trình tự tham gia dự thầu của Công ty đợc thực hiện qua các bớc:

3.1 Tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu

Công việc này do bộ phận tiếp thị trực thuộc phòng kế hoạch - kỹ thuật đảm nhiệm Để có đợc thông tin về các công trình cần đợc đấu thầu xây lắp, Công ty sử dụng rất nhiều nguồn thông tin và các cách tiếp cận khác nhau, thu thập thông tin về các công trình cần đấu thầu và có dự định đấu thầu trong tơng lai gần trên các phơng tiện thông tin đại chúng nh: đài, báo, tivi mà chủ yếu là để xác định chủ đầu t và nguồn vốn đầu t

Sau khi có đợc thông tin về công trình cần đấu thầu, Công ty mới phân tích đánh giá để có tham gia tranh thầu hay không Nếu tham gia sẽ thực hiện các bớc công việc tiếp theo

3.2 Tiếp xúc ban đầu với bên chủ đầu t và tham gia sơ tuyển

Khi có quyết định tham gia tranh thầu, công ty sẽ cử ngời của bộ phận tiếp thị theo dõi suốt quá trình dự thầu công trình và tiến hành tiếp xúc với chủ đầu t Bên cạnh việc tìm kiếm thông tin nh : thời gian bán hồ sơ mời thầu, các yêu cầu sơ tuyển thì Công ty cũng kết hợp với việc quảng cáo gây uy tín ban đầu với chủ đầu t, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tham gia đấu thầu sau này

Nếu công trình có nhu cầu tổ chức sơ tuyển thì thông thờng bộ phận tiếp thị lập các hồ sơ sơ tuyển và các bộ hồ sơ giới thiệu Công ty, các thông tin về năng lực, thiết

bị, kinh nghiệm thi công

3.3 Quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu

* Xác định yêu cầu dự án và cơ hội của doanh nghiệp để xác định xem có nên tham

gia dự thầm hay không đối với một dự án

- Xác định năng lực tài chính và khối lợng công việc để chuẩn bị hồ sơ tuyển

+ Phân tích các nguồn tài chính

+ Phân tích các nguồn lực: Máy móc thiết bị có phù hợp với các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật không

+ Xem xét loại hình công việc cần phải tiến hành

+ Vị trí của công trình có phù hợp với khả năng đáp ứng của doanh nghiệp

+ Tìm hiểu và tiếp xúc với chủ đầu t: Về thời gian bán hồ sơ, các yêu cầu sơ tuyển,

sự công bằng trong hồ sơ mời thầu

+ Quyết định lập hồ sơ thầu khi có đủ các thông tin cần thiết và có cơ sở để thắng thầu

* Lập phơng trình dự án

* Thu thập thông tin về các khoản chi phí

* Nghiên cứu dự án

* Chuẩn bị cho công tác lập d án cho cấp trên

* Điều chỉnh giá hồ sơ thầu

Việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu đợc tiến hành với các nội dung chủ yếu theo mẫu của

hồ sơ mời thầu do chủ đầu t yêu cầu thờng bao gồm:

hồ sơ dự thầu nhất là trong việc bóc tách khối lợng công việc trong bảng tiên lợng của

hồ sơ mời thầu và việc tính toán giá bỏ thầu để đảm bảo cho chất lợng công trình và tiến độ thi công công trình nhà thầu phải đa ra đợc các biện pháp thi công hợp lý, phải tìm kiếm đợc các nguồn nguyên, nhiên vật liệu phù hợp với yêu cầu của kết cấu công trình, đồng thời phải thuận lợi trong khâu vận chuyển đảm bảo tiến độ thi công và giảm tối thiểu các khoản chi phí để hạ giá thành xây lắp

3.4 Nộp hồ sơ dự thầu

Sau khi việc lập hồ sơ đợc hoàn tất, bộ phận tiếp thị sẽ niêm phong hồ sơ dự thầu giao cho phòng kế hoạch- kỹ thuật nộp cho bên mở thầu.

Căn cứ theo thời hạn và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu, phòng kế hoạch- kỹ thuật cử cán bộ trực tiếp tham gia mời thầu

Trong thời gian chờ đánh giá hồ sơ dự thầu, nếu bên mời thầu có công văn yêu cầu

lý giải những vấn đề trong hồ sơ dự thầu, thì các bộ phận trong Công ty có nhiệm vụ giải đáp và làm rõ các thắc mắc của bên mời thầu, để giữ uy tín với chủ đầu t và phát huy tối đa tính cạnh tranh của hồ sơ dự thầu

3.5 Ký kết hợp đồng kinh doanh (nếu trúng thầu) và theo dõi thực hiện hợp đồng

Ngay sau khi nhận đợc kết quả trúng thầu, Công ty sẽ có công văn gửi cho phía chủ

đầu t để chấp nhận việc thực hiện thi công và thoả thuận ngày, giờ, địa điểm cụ thể để thực hiện việc ký kết hợp đồng Tiến hành chuẩn bị xin bảo lãnh hợp đồng theo yêu cầu của chủ đầu t và đôn đốc các bộ phận có liên quan, rà soát lại kế hoạch huy động các nguồn lực cho việc thi công công trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán

ký kết hợp đồng thi công

Sau khi ký kết hợp đồng, Công ty nhanh chóng triển khai thi công công trình và lúc này Giám đốc dự án (Giám đốc Công ty) chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị về mọi mặt có liên quan đến thi công và chất lợng thi công công trình, là ngời điều hành

bộ máy tổ chức thi công Giám sát chất lợng, quan hệ giao dịch với chủ đầu t và tổ t vấn thiết kế

4 Đánh giá chung

4.1 Những u điểm

Từ việc làm quen với hình thức đấu thầu của các công trình xây dựng đến nay các cán bộ chuyên môn hoạt động trong lĩnh vực đấu thầu đã có đợc nhiều kinh nghiệm quý báu để thực hiện mục tiêu của mình trong từng hồ sơ mời thầu, có khả năng phân tích đánh giá các dự án, các gói thầu, phân tích thị trờng, các đối thủ cạnh tranh và

điểm yếu của mình đối với các dự án từ đó có thể đánh giá tầm quan trọng của dự án và khả năng tham gia của doanh nghiệp đối với dự án đố để đi đến quyết định nên hay không nên tham gia đấu thầu dự án đó, đảm bảo hiệu quả cuối cùng là thắng thầu với

tỷ lệ cao và có lãi

Công ty có đợc một hệ thống máy móc đầy đủ và hệ thống ngoài ra đã đánh giá

đúng vị trí của công tác đấu thầu ngày càng tạo ra chuyển biến tốt về mặt tổ chức và thực hiện, đặc biệt trong lĩnh vực quan hệ với bên ngoài nh với các tổ chức tài chính, nhà cung cấp, đối tác kinh doanh và chủ đầu t

Thay đổi cách suy nghĩ và nhìn nhận của cán bộ công nhân viên và ngời lao động

về công việc của mình với t cách nhà thầu, tất cả mọi thành viên khi tham gia sản xuất kinh doanh đều phải tuân thủ theo hợp đồng đã ký kết với chủ đầu t Do đó có sự phân chia trách nhiệm rõ đối với từng vị trí, từng bộ phận tham gia, hạn chế đợc sự chồng chéo trong quản lý điều hành công việc Đảm bảo mọi hoạt động nh chất lợng công trình, kỹ thuật thi công, công tác bảo hộ lao động, an toàn, phòng chữa cháy nổ phát huy năng lực và nâng cao uy tín của doanh nghiệp

Bộ phận tiếp thị trong thời gian qua đã đem lại những hiệu quả tích cực đến hoạt

động dự thầu của Công ty

- Đa công tác dự thầu của Công ty dần đi vào hoạt động có tính hệ thống

- Đa số lợng các công trình đợc tiếp thị để lựa chọn, quyết định dự thầu cũng tăng lên, tạo cơ hội lựa chọn đợc các dự án có triển vọng nhằm đạt hiệu quả cao hơn cho các dự thầu

Bảng 7 : Bảng phân tích công tác đấu thấu thầu

Đơn vị: Triệu đồng

Năm Công trình dự

thầu

Công trình trúng thầu

Giá trị bình quân

1 công trình trúng thầu

Xác suất trúng thầu (%)

Nguồn: Phòng kế hoạch- kĩ thuật