quản lý điểm thi sinh viên tại khoa tin học

Nó không còn xa lạ với mọi người và ngày càng được ứng dụng rộng rãitrong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội cũng như trong công tác quản lý.Quản lý một hoạt động vô cùng rộng lớn c

Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin ở nước ta đã có những tiến bộvượt bậc Nó không còn xa lạ với mọi người và ngày càng được ứng dụng rộng rãitrong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội cũng như trong công tác quản lý.

Quản lý một hoạt động vô cùng rộng lớn cho dù ở bất kỳ cấp quản lý nào, nókhông đơn giản chỉ ở cấp độ quản lý con người mà nó còn quản lý nhiều đối tượngkhác như: quản lý sản xuất, quản lý kinh tế, quản lý xã hội…

Trong trường Đại học thì quản lý sinh viên là một trong những hoạt động quản lýchính và quan trọng nhất Công tác quản lý sinh viên là một hoạt động không thể thiếuđược đối với một trường đại học và ứng dụng tin học trong hoạt động quản lý sinhviên là một việc nên làm và hết sức cần thiết

Trong đề án chuyên ngành này em xin được trình bày quá trình xây dựng phầnmềm quản lý điểm với các công việc chủ yếu: phân tích, thiết kế, lập trình hệ thốngthông tin quản lý điểm thi sinh viên và theo dõi hoạt động quản lý điểm thi sinh viêntại Khoa Tin Học Kinh tế, trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đây là đề tàimang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý sinh viên

Hệ thống quản lý và theo dõi hoạt động quản lý điểm thi cho phép có thể quản lý

và thực hiện các hoạt đông như: nhập hồ sơ sinh viên, nhâp điểm thi sinh viên cuốimỗi kỳ học, lần học, lần thi, lập danh sách sinh viên thi học phần, thi lại, danh sáchhọc bổng, danh sách sinh viên theo lớp…

Đề án chuyên ngành” Quản lý điểm thi sinh viên tại Khoa Tin học kinh tế”

Ngoài phần mở đầu và kết luận, được kết cấu thành ba chương như sau

+ Chương 1: Tổng quan về Khoa Tin Học Kinh Tế - trường Đại Học Kinh Tế

Quốc Dân và các vấn đề nghiên cứu

+ Chương2: Các vấn đề về phương pháp luận trong phân tích và thiết kế hệ

thống tông tin quản lý

+ Chương3: Phân tích thiết kế,lập trình hệ thống quản lý điểm sinh viên tại Khoa

Tin học kinh tế

Chương 1 Tổng quan về khoa tin học kinh tế - Trường Đại Học Kinh

Tế Quốc Dân và Các vấn đề nghiên cứu

1.1 Giới thiệu về trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, khoa Tin Học Kinh Tế:

Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân được ra đời đến nay đã được 50 năm Trường

ĐH kinh tế là cái nôi đầu tiên trong việc đào tạo ra những cử nhân kinh tế.Từ đây mớithành lập ra các trường khác : Đại học tài chính kế toán, Đại học ngoại thương, Đạihọc thương mại, Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh Với bề dầy lịch sử của minhđến nay trường vẫn luôn đi đầu trong công tác đào tào từ việc tuyển sinh đầu vào chođến việc giáo dục đào tại trường

Các hình thức đào tạo của trường cũng hết sức phong phú như chính quy, vănbằng hai, tại chức, đào tạo thạc sỹ có sự liên kết của rất nhiều nước trên thế giới: Mỹ,

Bỉ, Hà Lan,Pháp Chính điều đó đã tạo điều kiện rất lớn cho việc học tập tại trường.Hiện nay hệ chính quy của trường đang đào tạo với năm nghành lớn trong đó chođến khoá 44 là có ngành Toán - Thống – Kê tin học

Khoa Tin Học Kinh Tế là một khoa chuyên ngành thuộc ngành 405 (Toán-Thốngkê- Tin học) với số lượng sinh viên khá lớn( khoảng 650 sinh viên)

Khóa đào tạo đầu tiên là K14 và đến nay đã được hơn 30 năm, sinh viên của khoa

ra trường đều nhanh chóng tìm được việc làm điều đó đã nói lên chất lượng của sinhviên khoa tin học kinh tế.Chất lượng đó có được trước hết là nhờ có đội ngũ các thầy

cô giáo có kinh nghiệm và hết sức nhiệt tình Hầu hết các thầy cô đều có hàm vị cao :PGS.TS, TS, PTS, ThS Điều kiện học tập khá tốt, việc chia sinh viên làm việc và họctập theo nhóm đã là điều kiện tập dược cho sinh viên trước khi ra trường Chính điều

đó đã tạo động lực cho cả các thầy cô giáo, sinh viên trong việc học tập tại trường.Mục tiêu đào tạo: Đào tạo cử nhân tin học kinh tế có kiến thức đại cương và cơ

sở vững vàng về quản trị kinh doanh, quản lý kinh tế và điều khiển học; đồng thời cókiến thức chuyên sâu về tin học quản lý, phân tích, thiết kế và cài đặt các hệ thốngthông tin quản lý, theo dõi kịp thời những tiến bộ không ngừng và nhanh chóng củacông nghệ thông tin, chọn lựa và đề xuất ứng dụng những thành quả tiến tiến nhất cóthể được của công nghệ thông tin để góp phần đổi mới hoạt động một cách có hiệu quảtrong thời đại thông tin

Địa chỉ của khoa: Phòng 4.3, Nhà 10, Đại học Kinh Tế Quốc Dân

Điện Thoại :

1.1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của Khoa Tin Học Kinh Tế:

Công tác quản lý sinh viên bắt đầu từ khi sinh viên nhập học cho đến khi sinhviên ra trường Bộ phận quản lý sinh viên của Khoa bao gồm:

- Ban chủ nhiệm khoa gồm:

o Trưởng khoa

o Phó trưởng khoa

- Trợ lý khoa

- Văn thư khoa

- Giáo viên chủ nhiệm lớp

Trong đó trưởng khoa là người quản lý cao nhất thuộc cấp khoa Trợ lý khoa và

giáo viên chủ nhiệm được ban chủ nhiệm khoa trực tiếp quản lý sinh viên trong khoa.Giáo viên chủ nhiệm lớp sẽ kết hợp với ban cán sự lớp để giám sát tình hình học tậpcủa lớp đó từ đó báo cáo với trợ lý

* Các công việc định kỳ của Khoa Tin Học Kinh Tế:

- Sinh viên sau khi nhập học vào chuyên ngành cần khai trích ngành chínhxác, đầy đủ theo yêu cầu của Khoa và nộp ảnh để dán vào tập hồ sơ trích ngang củalớp, làm “Thẻ sinh viên” theo lớp học(liên hệ với phòng Hành chính tổng hợp), làm

“Thẻ thư viện” của trường (liên hệ với trung tâm thông tin thư viện) Trước đây cònđến nay nhà trường đã làm thẻ đọc từ cho sinh viên từ năm thứ 3 của khoá 44 Thẻ đó

sẽ được sử dụng cho cả thẻ thư viện, do đó sinh viên chỉ cần một thẻ là có thể sử dụngđược nhiều mục đích khác nữa

- Sinh viên thuộc diện đối tượng chính sách ngay sau khi nhập học phải nộp

đủ hồ sơ theo yêu cầu của nhà trường cho Khoa quản lý sinh viên để tổng hợp, trìnhnhà trường xét ưu đãi

- Sinh viên có trách nhiệm xem thời khoá biểu, lịch thi học kỳ, kết quả họctập, thông báo sinh viên tại văn phòng khoa Nhưng chủ yếu là cán bộ lớp thường lênkhoa xem thông báo và phổ biến tại lớp

- Ngay sau khi kết thúc học phần giáo viên gửi danh sách sinh viên có đủ điềukiện dự thi, không đủ điều kiện dự thi cho Khoa để trợ lý khoa lập danh sách sinh viên

dự thi học phần

- Thi lại: Những sinh viên thi lần một chưa đạt hoặc những sinh viên lần mộtchưa được thi vì một số lý do bất khả kháng hoặc bài kiểm tra điều kiện chưađạt Sinh viên đăng ký thi lại tại văn phòng Khoa quản lý sinh viên để Khoa lập danhsách thi lại.Trước đây thì sinh viên thi lại không phải lộp lệ phí, nhứng từ Kỳ 2 khoá

44 đã bắt đầu thu lệ phí cho một môn thi lại là 15000đ

- Học lại: Sinh viên sau 2 lần thi không đạt hoặc sinh viên không được thi vìnghỉ học quá thời gian quy định theo quy chế thì phải học lại

- Học tiếp, ngừng học và thôi học: Vào đầu mỗi năm học Nhà trường xét chosinh viên đựơc học tiếp, ngừng học và thôi học theo đúng chế độ hiện hành Hội đồngKhoa tổ chức xét họp và đề nghị với Hội đồng Nhà trường Những trường hợp ngừnghọc và thôi học có hoàn cảnh đặc biệt phải có đơn trình bày với Hội đồng Khoa vàTrường để xem xét.

- Trợ lý Khoa có trách nhiệm đôn đốc học phí, xoá tên trong danh sách thihọc phần và đề nghị Hội đồng không cho thi tốt nghiệp nếu sinh viên không đóng đủhọc phí theo quy định của nhà trường

- Xét khen thưởng, kỷ luật theo quy định

- Xét cấp học bổng

- Năm thứ ba sinh viên được cấp giấy giới thiệu làm thẻ thư viện Hà Nội

- Năm thứ tư sinh viên được cấp giấy làm thẻ thư viện Quốc Gia

- Cuối mỗi học kỳ 1 năm thứ tư sinh viên được cấp giấy giới thiệu liên hệ địađiểm thực tập tốt nghiệp

- Học Kỳ 2 năm thứ tư sinh viên có đủ điều kiện sẽ thực tập tại cơ sở

- Sinh viên thi tốt nghiệp dưới hai hình thức:

+ Bảo vệ luận văn, nếu đủ điều kiện: Không quá thi lại 2 môn, Điểm tổng kết cáchọc ky là 6.5 trở lên

+ Thi 2 môn chuyên ngành và một môn trong số các môn sau:Kinh tế chính trị,

Tư tưởng Hồ Chí Minh, Chủ nghĩa xã hội khoa học, Triết học Mac- Lên Nin

- Sinh viên phải làm thủ tục ra trường trước khi kết thúc khoá học

*Công tác quản lý sinh viên và đào tạo của Khoa Tin học kinh tế

Trong suốt khoá học sinh viên có thể liên hệ với Khoa quản lý sinh viên để giải quyếtcác công việc:

+ Xin xác nhận là sinh viên của Khoa với các lý do cụ thể: làm thẻ xe

bus, khai báo tạm trú tạm vắng với nơi tạm trú cho sinh viên sống ngoại trú + Xin xác nhận điểm học tập mục đích rõ ràng

+ Xin dừng học một năm do ốm đau hoặc hoàn cảnh đặc biệt khác

+ Xin học tiếp sau khi đã hết thời hạn dừng học

+ Xin miễn giảm học phí đối với sinh viên thuộc đối tượng hưởng chế độ ưu đãihoặc chế độ trợ cấp xã hội

+ Xin nghỉ lên lớp, hoặc thi học phần với lý do chính đáng

+ Liên hệ mượn giảng đường phục vụ học tập

+ Đăng ký dự thi Olimpic do trường hoặc Bộ giáo dục và đào tạo tổ chức

+ Lĩnh bưu phẩm: Đối với những sinh viên không có thẻ sinh viên, không cóchứng minh thư nhân dân hoặc phiếu báo lĩnh bưu chính không khớp với thẻ sinh viênhoặc chứng minh thư cá nhân

+ Tham quan du lịch của tập thể lớp sinh viên

1.1.2 Công tác quản lý điểm thi sinh viên tại khoa Tin Học Kinh Tế:

Hoạt động quản lý điểm thi tại khoa Tin Học Kinh Tế giống như tất cả các Khoa kháccủa trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Nhìn chung hoạt động quản lý điểm thi rất đadạng có thể khái quát gồm các hoạt động sau:

- Nhập hồ sơ sinh viên khi sinh viên nhập học vào đầu năm học

- Lập danh sách môn học chung hàng kỳ

- Lập danh sách sinh viên thi học phần theo từng lớp hàng kỳ

- Nhập điểm cho sinh viên sau mỗi kỳ thi

- Lập danh sách sinh viên thi thep từng lớp, từng bộ môn của mỗi lần học

- Lập danh sách sinh viên học lại theo từng lớp, từng môn học

- Lập danh sách sinh viên được học bổng từng kỳ

- Lập danh sách sinh viên bảo vệ luận văn cuối khoá

- Lập danh sách sinh viên thi tôt nghiệp cuối khoá

- Lập danh sách phân loại bằng thi tốt nghiệp cuối khoá

- Lập bảng điểm toàn khoá của mỗi sinh viên

- In hồ sơ của mỗi sinh viên

1.2.1 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại khoa Tin học kinh tế.

Khu thực hành chính của sinh viên là dãy nhà hai tầng gần đối diện với thư việncủa trường Tầng 1 với hai phòng chính là P3 và P4 được trang bị các máy tính tươngđối hiện đại và chủ yếu là dành cho sinh viên thuộc khoa tin thực hành.Một phòng cóthể đáp ứng cho một lớp khoảng 65 sinh viên.Tạo điều kiện cho cả một lớp có thể thựchành tại trường

Ngoài ra còn có một phòng máy chuyên phục vụ cho sinh viên khi bảo vệ luậnvăn hoặc các lớp khi làm các bài tập lớn

Hệ thống máy tính được nối mạng trực tuyến trong trong toàn bộ khoa và nói vớimạng chung của trường

Hiện nay hầu hết dữ liệu của Khoa được lưu trữ bằng Hệ quản trị cơ sở dữ liệuAccess và Foxpro.Phần mềm kế toán Fast Account 2005 cũng đang được sử dụng đểgiảng dạy cho sinh viên trong khoa Đó là lợi thế rất lớn cho sinh viên khoa tin họckinh tế

1.1.2 Đề tài nghiên cứu

Sau giai đoạn tìm hiểu tại Khoa Tin Học Kinh Tế về vai trò, chức năng hoạt độngcủa quản lý điểm và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại khoa Tin Học Kin Tế

em quyết định chọn đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin”Quản lý điểm thi tại khoa TinHọc Kinh Tế trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân.”

Công tác quản lý điểm thi tại khoa Tin học Kinh Tế bao gồm các hoạt động sau:quản lý hồ sơ sinh viên, nhập điểm sinh viên sau mỗi học kỳ, lập danh sách sinh viênthi học phần, thi lại, học lại của mỗi lớp, lập danh sách sinh viên được học bổng mỗi

kỳ của kháo trong khoa

Xây dựng phần mềm Quản lý điểm thi là việc làm mang tính thực tiễn cao, nógiúp cho cán bộ quản lý thuận tiện hơn trong công việc của mình

Trong đề án môn học của mình em chọn công cụ lập trình là Visual Basic choviệc thiết kế chương trình

Phạm vi nghiên cứ đề tài là hoạt động quản lý điểm tại khoa Tin học Kinh Tế.Tuy nhiên vì nhiều lý do khác nhau nên em xin được thực hiện đến tính và lập danhsách thi học phần, thi lại, học lại, lập danh sách sinh viên được học bổng của mỗikhoá,mỗi lớp cuối mỗi kỳ học

Mục tiêu nghiên cứu : Nghiên cứu hệ thống về hoạt động quản lý điểm, phântích thiết kế hệ thống thông tin tin học hoá cho quá trình này

Phương pháp nghiền cứu: Sử dụng tổng hợp các phương pháp để phát triển một

hệ thống thông tin

Chương 2

Cơ sở phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống

thông tin quản lý

2.1 Các vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin quản lý

2.1.1 Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin là tập hợp những con ngừời, các thiết bị phần cứng, phầnmềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phốí thông tintrong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường

Có hai loại hệ thống thông tin chủ yếu là

+ Hệ thống thông tin chính thức là trường hợp các quy tắc và phương pháp làm việc

có văn bản rõ ràng hoặc ít ra cũng được thiết lập theo một truyền thống Đó là trườnghợp hệ thống trả lương

+ Hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao gồm bộ phận gầngiống như hệ thống đánh giá các cộng sự của ông chủ tịch một doanh nghiệp

Tuỳ theo mỗi hệ thống mà mô hình hệ thống thông tin của mỗi tổ chức có đặcthù riêng tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định

Và thường được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin họchoặc không tin học

Đầu vào của hệ thống thông tin(Inputs) được lấy từ các nguồn (Sources) vàđược xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kếtquả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích(Destination) hoặc cập nhật vào các kho

dữ liệu(Storage).Và được biểu diễn bởi hình vẽ sau đây:

2.1.2 Cơ sở dữ liệu

Đối với một hệ thống thông tin thì cơ sở dữ liệu được coi là một bộ phận quantrọng nhất

Các nhà quản lý luôn luôn phải lưu trữ và xử lý dữ liệu phục vụ cho công việcquản lý và kinh doanh của mình.Và đối với công tác quản lý điểm tại khoa tin học kinh

tế thì các cơ sở dữ liệu được quan tâm ở đây là: Danh sách sinh viên, hồ sơ sinh viên,danh sách sinh viên thi học phần, danh sách môn học, danh sách sinh viên nợ họcphần

Dữ liệu của một tổ chức có vai trò sống còn đối với một doanh nghiệp hay một tổchức, do vậy mỗi khi phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin thì phân tích viên phảilàm việc với cơ sở dữ liệu

Trước đây khi chưa có máy tính, tất cả những thông tin kể trên vẫn đã được thuthập, lưu trữ, xử lý, phân tích, cập nhật.Và thường được xử lý rất thủ công như: ghitrong sổ sách, trong các phích bằng bìa cứng, Catalo Làm như vậy sẽ cần rất nhiềungười, nhiều thời gian, không gian nhớ và rất vất vả khi tính toán.Thời gian xử lý lâu,quy trình mệt mỏi nặng nhọc và các kết quả báo cáo không đầy đủ và không chính xác

Ngày nay nhờ có sự phát triển của khoa học kỹ thuật và đặc biệt là trong lĩnh vựctin học mà việc xử lý, lưu trữ dữ liệu trở lên thuận tiện hơn tiết kiệm được thời gian

xử lý, không gian nhớ và tiết kiệm hơn nguồn nhân lực.Các quy trình xử lý trở lên đơngiản hơn do vậy các báo cáo kết quả trở lên chính xác hơn

Vậy để hiểu biết rõ về CSDL thì các khái niệm cơ sở đối với một CSDL là:

- Thực thể (Entity) : là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hoặc mộtkhái niệm bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại

Ví dụ : sinh viên,khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên

- Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà ta thường gọi là thuộctính(attribute) Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏđược nữa Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là nhứng dữ liệu về thực thể tamuốn lưu trữ

Ví dụ : thực thể sinh viên được đặc trưng bởi: mã sinh viên, họ tên, ngày sinh,địa chỉ, khoa, khoá học, lớp, dân tộc, tôn giáo

- Dòng(Row) mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi bởi vì nó ghi chép dữ liệu vềmột cá thể hay chính là một biểu hiện riêng biệt của thực thể

Ví dụ: bản ghi họ tên sinh viên sẽ là: Bùi thị Nga, Nông thị Kim Oanh

- Trường dữ liệu (Field) hay chính là cột (Column) : Để lưu trữ thông tin về từngthực thể người ta thiết lập cho nó một số thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tínhđó.Mỗi thuộc tính được gọi là một trường Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể.Nhà quản lý kết hợp với các chuyên viên HTTT để xây dựng nên những bộ thuộc tínhnhư vậy cho thực thể

Ví dụ: Với bảng Sinh Viên sẽ có các trường sau: Họ tên, Ngày sinh, Nơi sinh,Địa chỉ , Điện thoại

- Bảng(Table) : Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ramột bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường.

Ví dụ : Bảng Sinh Viên, Môn học, Học Kỳ, Khoá Học

- Cơ sở dữ liệu: Là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau.Được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một

hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụngkhác nhau với mục đích khác nhau

Ví dụ : Các bảng có liên quan đến sinh viên: Danh sách môn học, danh khoa học,danh sách tôn giáo, danh sách dân tộc, danh sách điểm thi cùng với bảng sinh viênhợp thành CSDL sinh viên

Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu

- Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu qua việc nhập dữ liệu

Dữ liệu có thể đến từ cuộc gọi điện thoại, từ phiếu mẫu in sẵn có điền các từ mục.Ngày nay phần lớn phần mềm ứng dụng cho phép chúng ta sử dụng giao diện đồ hoạGUI bằng hình thức các form điều khiển bản Đây là một cách rất dễ dàng cho việccập nhật dữ liệu do giao diện đồ hoạ rất thân thiện đối với người sử dụng

- Truy vấn dữ liệu: Truy vấn dữ liệu là làm thế nào để lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu

Để thực hiện nhiệm vụ này phải có một cách thức nào đó giao diện với cơ sở dữ liệu.Thông thường là thông qua một dạng nào đó của ngôn ngữ truy vấn như:

+ Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc S QL(Structured Query Language): Là ngônngữ phổ dụng nhất để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay Ngôn ngữ này có gôc từtiếng Anh

Ví dụ: Để lấy ra điểm một môn thi của một sinh viên nào đó ới điểm số là 9trong tệp Diem_Thi được sắp xếp theo Ma_SV như sau:

From Diem_Thi

Order By Ma_Sv

+ Truy vấn bằng QBE(Query By Example)

QBE tạo ra cho người sử dụng một lưới điền mẫu hoặc mô tả dữ liệu mà họmuốn tìm kiếm Hệ QTCSDL hiện đại sử dụng giao diện đồ hoạ và kỹ thuật rêchuột(Drag and Drop) để tạo truy vấn một cách dễ dàng và nhanh chóng

- Tạo lập các báo cáo từ cơ sở dữ liệu: Là một bộ phận đặc biệt của hệ QTCSDLđược dùng để lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu để xử lý (tổng hợp, xử lý hoặc phân nhóm)

và đưa ra cho người sử dụng trong một thể thức sử dụng được

Báo cáo là những dữ liệu kết xuất ra từ CSDL , được tổ chức sắp xếp và đưa radưới dạng in ấn hoặc hiện ra trên màn hình

- Cấu trúc tệp & Mô hình hoá dữ liệu : Dữ liệu phải được tổ chức theo một cáchthức nào đó không dư thừa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích và hiểu được chúng.Vì vậyCSDL của tổ chức phải cấu trúc lại.

Để lưu trữ dữ liệu chúng ta cần một cơ chế để gắn kết các thực thể mà chúng cómối quan hệ tự nhiên giữa cái nọ với cái kia

Ví dụ: Có mối quan hệ giữa thực thể: “Sinh Viên”, “Dân Tộc”, “Tôn giáo” và

Hệ QTCSDL thường sử dụng ba mô hình để kết nối các bảng:

+ Mô hình phân cấp: Gọi là mô hình quan hệ Một - Nhiều

+ Mô hình dạng lưới: Gọi là quan hệ Nhiều - Nhiều

+ Mô hình quan hệ : là mô hình mà các thực thể như một bảng hai chiều vớibản ghi là các hàng và các trường là các cột

2.1.3 Phân tích thiết kế một hệ thống thông tin quản lý

Mục đích của việc phát triển hệ thống thông tin là để có được một sản phẩm đápứng nhu cầu của người quản lý mà nó hoà hợp được với hoạt động quản lý chung củatoàn tổ chức đồng thời đòi hỏi chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ giới hạn về tài chính

và thời gian Do đó việc phát triển nó phải tiến hành nghiêm túc và có phương pháp.Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là công việc chủ đạo trong quá trình phát triển hệthống thông tin bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau:

2.1.3.1 Đánh giá yêu cầu

Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi có bản yêucầu Vì loại dự án này đòi hỏi đầu tư không chỉ tiền bạc, thời gian mà cả nguồn nhânlực, do đó quyết định về vấn đề này phải được thực hiện sau một cuộc phân tích chophép xác định cơ hội và khả năng thực thi Sự phân tích này được gọi là đánh giá haythẩm định yêu cầu, đôi khi nó được đặt tên là nghiên cứu khả thi và cơ hội

Đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho việc thành công của một dự án Mội sailầm phạm phải trong giai đoạn này sẽ rất có thể làm lùi bước trên toàn bộ dự án, kéotheo những chi phí lớn cho tổ chức

Các công việc chủ yếu trong giai đoạn đánh giá yêu cầu bao gồm:

+ Lập kế hoạch

+ Làm rõ yêu cầu

+ Đánh giá khả thi

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu

2.1.3.2 Phân tích chi tiết

Sau khi nghiên cứu đánh giá yêu cầu và tham dự buổi thyết trình về giai đoạnđánh giá yêu cầu do phân tích viên trình bày một quyết định sẽ được ban hành là tiếptục hay huỷ bỏ dự án

- Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thốngđang tồn tại – nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhânchính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất rađược các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên Đề làm điều đó phân tíchviên phải có một hiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểuthấu đáo hoạt động của chính hệ thống.

- Các công việc chủ yếu của giai đoạn phân tích chi tiết:

+ Lập kế hoạch,

+ Nghiên cứu môi trường,

+ Nghiên cứu hệ thống,

+ Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp,

+ Đánh giá lại tính khả thi,

+ Thay đổi đề xuất dự án,

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo

- Thu thập thông tin: Thu thập thông tin là công việc mà phân tích viên thực hiệnnhằm có được các thông tin về hệ thống nhằm phục vụ cho quá trình phân tích thiết kế

và đánh giá hệ thống Thông thường người ta sử dụng bốn phương pháp sau để thuthập thông tin

+ Phỏng vấn,

+ Nghiên cứu tài liệu,

+ Sử dụng phiếu điều tra,

+ Quan sát

Trong đó hai phương pháp hay sử dụng là phương pháp phỏng vấn và nghiên cứutài liệu

- Mã hóa thông tin: Khi xây dựng hệ thống thì việc mã hoá dữ liệu là rất cần thiết

nó giúp cho việc nhận diện đối tượng không bị nhầm lẫn, mô tả nhanh chóng các đốitượng, nhận diện các nhóm đối tượng, nhanh hơn Các phương pháp mã hóa cơ bảnbao gồm: phương pháp mã hóa phân cấp, phương pháp mã hóa gợi nhớ, phương pháp

mã hoá liên tiếp, phương pháp mã hoá theo xeri,phương pháp mã hóa ghép nối

- Mô hình hoá hệ thống thông tin: Để có thể có được một cái nhìn trực quan về hệthống thông tin đang tồn tại cũng như hệ thống thông tin trong tương lai người ta tiếnhành mô hình hoá hệ thống thông tin Hiện nay tồn tại một số công cụ tương đối chuẩncho việc mô tả hệ thống thông tin đó là sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu+ Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram) dùng để mô tả hệ thốngthông tin theo cách thức động Tức là di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữtrong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

+ Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau

 Xử lý:

Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu(DFD)

Giao tác người

- máy

Tin học hoá hoàn toàn

Tài liệu

Ngôn ngữ sơ đồ luồng thông tin DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: Thực thể,tiến trình, kho dữ liệu, dòng dữ liệu.

Tiến trình xử lý

Các mức của DFD:

+ Sơ đồ ngữ cảnh(Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệthống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn

là nhận ra nội dung chính của hệ thống

+ Phân rã sơ đồ: Để mô tả chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ Bắt

đ ầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau là mức1 Nhờ việc phân rã sơ đồ mà phân tích viên có thể chi tiết hoá các công đoạn hoạtđộng của hệ thống

2.1.3.2 Thiết kế logic

- Sau khi trình bày báo cáo phân tích chi tiết và có quyết định phát triển dự án thìđội ngũ phân tích chuyển sang giai đoạn thiết kế logic cho hệ thống thông tin mới

- Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái

gì mà hệ thống thông tin mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từgiai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn tuân thủ những ràng buộc của môi trường

- Sản phẩm của giai đoạn này là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữliệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phíchlogic của từ điển hệ thống

- Thiết kế logic sẽ tuân theo trật tự sau: thiết kế CSDL, thiết kế xử lý, thiết kế cácdòng vào

* Thiết kế cơ sở dữ liệu: Thiết kế cơ sở dữ liệu xác định yêu cầu thông tin của

người sử dụng hệ thống mới Có hai phương pháp hay sử dụng trong thiết kế CSDL là:

+ Thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra: là phương pháp xác định các tệp CSDLtrên các thông tin đầu ra của hệ thống.Với các bước cơ bản sau:

- Xác định các đầu ra: liệt kê tất cả các thông tin đầu ra của hệ thống, nội dung,tần xuất, nơi nhận tin của chúng

Ví dụ: Để quản lý điểm của sinh viên có thể có các thông tin đầu ra như sau:Danh sách sinh viên, danh sách lớp học, danh sách môn học, danh sa sách khoá học

- Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra của hệthống: liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra, thực hiện chuẩn hoá mức 1(1NF), thựchiện chuẩn hoá mức 2 (2 NF), thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3NF) , mô tả các tệpCSDL

- Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL

- Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ

- Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu

+ Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá: Để sử dụng phươngpháp thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hoá người ta đưa ra khái niệm

-Thực thể: dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thếgiới thực mà ta muốn lưu trữ

Ví dụ: Một thực thể nhân sự(công nhân viên, khách hàng, sinh viên)-Liên kết: một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác

Có sự liên quan qua lại giữa các thực thể khác nhau

- Sơ đồ mức độ của liên kết: để liên kết tốt các sự trợ giúp quản lý củaHTTT,ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao, còn phải biết cóbao nhiều lần xuất của thực thể A tương ứng với mỗi lần xuất của thực thể B và ngượclại

 Liên kết Một - Nhiều: Giữa hai thực thể hay hai bảng A,B nếu mỗi dòngtrong bảng A tương ứng với nhìều dòng trong bảng B nhưng ngược lại mỗi dòng trong

B chỉ tương ứng với một dòng trong bảng A

 Liên kết Nhiều - Nhiều: Giữa hai thực thể hay hai bảng A, B nếu mỗi dòngtrong bảng A tương ứng với nhiều dòng trong bảng B và ngược lại mỗi dòng trongbảng B tương ứng với nhiều dòng trong bảng A

* Thiết kế logic xử lý và tính khối lượng xử lý: Thiết kế logic xử lý được thực

hiện thông qua phân tích tra cứu và phân tích cập nhật

-Phân tích tra cứu: là tìm hiểu xem bằng cách nào có thể có được những thông tinđầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế CSDL Phân tích tra cứu một mặtgiúp cho việc xem xét lại khâu thiết kế CSDL đã hoàn tất chưa Mặt khác nó pháttriển một phần logix xử lý để tạo ra các thông tin ra.

- Phân tích cập nhật: Thông tin CSDL phải thường xuyên cập nhật đảm bảoCSDL phản ánh được tình trạng mới nhất của các đối tượng mà nó quản lý

- Tính khối lượng xử lý, tra cứu, cập nhật: Một xử lý trên sơ đồ con logic đượcphân rã thành các thao tác xử lý dữ liệu cơ sở hay xử lý cập nhật Để tính toán khốilượng hoạt động của thao tác xử lý cơ sở đó về theo khối lượng xử lý của một thao tácđược lựa chọn làm đơn vị

2.1.3.4 Thiết kế vật lý ngoài:

- Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn ởgiai đoạn trước đây

- Đây là giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng

và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của những người sử dụng

- Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm: lập kế hoạch, thiết kế thiết kếcác thủ tục thủ công, chuẩn bị và trình bày báo cáo

- Chi tiết các nhiệm vụ đó như sau:

+ Lập kế hoach: Phân tích viên phải lựa chọn phương tiên, khuôn dạng của dòngvào/ ra, xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá của hệ thống và cách thứcthực hiện các thủ tục thủ công

+ Thiết kế chi tiết vào ra: Là thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thểthức nhập tin cho người sử dụng

 Thiết kế vật lý các đầu ra: Lựa chọn vật mang tin, bố trí thông tin trên vậtmang tin, thiết kế trang in ra, thiết kế ra màn hình

 Thiết kế vào: Lựa chọn phương tiện nhập

- Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá: Đay chính là công việc thiết kếgiao tác giữa người và máy, nếu việc thiết kế này kém có thể dẫn đến nhiều hạn chếtrong việc sử dụng hệ thống

- Các giao tác chủ yếu như sau:

+ Giao tác bằng tập hợp lệnh

+ Giao tác bằng các phím trên bàn phím

+ Giao tác qua thực đơn

+ Giao tác thông qua biểu tượng

2.1.3.5 Triển khai hệ thống thông tin.

- Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyết định cóliên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của CSDL, cách

thức truy nhập tới các bản ghi của tệp và những chương trình máy tính káhc nhau cấuthành nên hệ thống thông tin.

- Các công việc chính của giai đoạn này bao gồm:

> Lập kế hoạch triển khai: Tức là lựa chọn các công cụ, sự lựa chọn này sẽ quyđịnh tới những hoạt động thiết kế vật lý trong và hoạt động lập trình về sau

> Thiết kế vật lý trong: Nhằm mục đích là bảo đảm độ chính xác của thông tin vàlàm hệ thống mềm dẻo, ít chi phí, giúp cho việc tiếp cận với dữ liệu nhanh và có hiệuquả.Hai bộ phận của hệ thống bao gồm:

>> Thiết kế CSDL vật lý trong: Là nhằm mục đích tìm cách tiếp cận tới dữ liệunhanh và hiệu quả.Có hai phương thức quan trọng để đạt được mục đích trên là chỉ sốhoá các tệp và thêm dữ liệu hỗ trợ các tệp

>> Thiết kế vật lý trong các xử lý: Để thực hiện tốt các thiết kế xử lý cho phépviết tốt các chương trình sau này IBM đã ra phương pháp IPT- HIPO (kỹ thuật pháttriển chương trình phân cấp theo Vào - Xử lý- Ra)

Một số khái niệm:

Sự kiện: là một việc thực khi đến nó làm khởi sinh việc thực hiện của một hoặc nhiều

xử lý nào đó

Công việc: là một dãy xử lý có chung một sự kiện khởi sinh

Ví dụ : “Đến cuối học kỳ” thì công việc tính điểm gồm các xử lý sau đây được thựchiện:

- Cập nhật điểm

- Tính điểm trung bình học kỳ cho từng sinh viên

- In bảng điểm môn học cho từng sinh viên

- In bảng điểm học kỳ cho từng lớp

- Lập danh sách sinh viên thi lại

- Lập danh sách sinh viên đạt học bổng

Tiến trình: là một dãy các công việc mà các xử lý bên trong của nó nằm trong

cùng một lĩnh vực nghiệp vụ Nếu tiến trình lớn thì lên chia cắt thành những lĩnh vựcnhỏ hơn

Nhiệm vụ: là một xử lý được xác định thêm các yếu tố về tổ chức: Ai, Ở đâu,

khi nào thực hiện nó

Pha xử lý: là tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ chức và sẽ thực hiện

của chúng, không phụ thuộc vào sự kiện nào khác mà chỉ phụ thuộc vào sự khởi sinhban đầu

Và được biểu diễn như hình vẽ sau:

Mô đun xử lý: là một xử lý cập nhật hoặc tra cứu bên trong của một pha và thaotác với số lượng tương đối ít dữ liệu Đây là cách chia nhỏ các xử lý

Ví dụ: Để xác định điểm thi cao nhất của sinh viên trong một môn học thì gồmcác môđun xử lý sau:

Thể hiện sự kết nối các mô đun: Sử dụng sơ đồ phân cấp để thể hiện mối liên kếtgiữa các mô đun đã được phân rã

Thiết kế các nhiệm vụ người – máy: Có mục đích chính là tổ chức hội thoại giữangười và máy trong các pha đối thoại

> Lập trình các chương trình máy tính: là quá trình chuyển đổi các đặc tả thiết kếvật lý của các nhà phân tích thành phần mềm máy tính do các lập trình viên đảm nhận

> Thử nghiệm phần mềm: là quá trình tìm lỗi, sau khi chương trình đã được hoànthành nó cần phải được thử nghiệm nhằm kiểm tra xem nó có đạt được các yêu cầu mà

Pha 3

Tra cứu sinh viên

Tra cứu môn thi

Tra cứu điểm thi hết môn

hệ thống đưa ra hay không, phát hiện các lỗi trong quá trình vận hành đê tìm cách khắcphục.

Ngoài ra trong quá trình phát triển hệ thống thông tin, người ta còn tiến hành cáccông đoạnh khác như: cài đặt và vận hành, đào tạo người sử dụng, bảo trì

2.2 Yêu cầu của việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý sinh viên

Trong công tác quản lý sinh viên mà chủ yếu là quản lý điểm thi, việc cập nhật,

xử lý dữ liệu đòi hỏi phải được thực hiện thường xuyên với độ chính xác cao Nếuthực hiện những hoạt động đó bằng công nghệ cũ(sử dụng vật lưu trữ bằng giấy, thaotác thủ công ) thì đòi hỏi không gian lưu trữ dữ liệu lớn, cập nhật, xử lý dữ liệuchậm, tổng hợp dữ liệu khó khăn mà độ chính xác lại không cao Do đó việc giảiquyết được khúc mắc đó, một trong những giải pháp được nêu ra là: xây dựng và pháttriển hệ thống thông tin quản lý trong công tác quản lý trong công tác quản lý điểm thisinh viên dựa trên công nghệ thông tin

Để quản lý tốt một số lượng sinh viên tương đối lớn thì mỗi khoa nên sử dụng hệthống thông tin ứng dụng thành tựu của công nghệ máy tính Nó cho phép cập nhậtthông tin dễ dàng, thuận tiện, xử lý dữ liệu(tính tổng điểm lên điểm trung bình và xéthọc lực cho từng sinh viên ) được tiến hành tự động, nhanh chóng với độ chính xáccao, thông tin lưu trữ tập trung

Chương 3 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điểm thi và theo dõi hoạt động quản lý điểm thi tại khoa tin học kinh tế.

3.1 Phân tích yêu cầu

Hoạt động quản lý điểm là hoạt động chủ yếu trong công tác quản lý sinh viên ởcấp khoa Hoạt động quản lý điểm thi thực hiện bắt đầu từ khi sinh viên nhập học chođến khi sinh viên ra trường và được tiến hành thường xuyên sau mỗi kỳ học Khi sinhviên nhập học trợ lý khoa có trách nhiệm nhập hồ sơ sinh viên chi tiết và chính xác, rồitiến hành phân lớp Khi một học kỳ mới bắt đầu, trợ lý khoa có trách nhiệm lập danhsách các môn học của từng khoa trong học kỳ đó, đến kỳ thi, dựa trên danh sách cácsinh viên không được thi học phần của cán bộ giảng dậy

Kết quả thi các môn sẽ được bộ phận quản lý khoa sao lưu và gửi tới các lớp quaban cán sự lớp hoặc sẽ dán ở bảng thông báo tại văn phòng khoa Nếu có sai sót hoặcthắc mắc về kết quả thi, sinh viên phải liên hệ ngay với bộ phận quản lý sinh viên củakhoa để giải quyết Cuối mỗi năm học khoa sẽ thông báo kết quả học tập của từng cánhân cho gia đình Gia đình sinh viên sẽ biết được kết quả học tập của con cái họ tạitrường đại học Sinh viên được biết chính xác điểm thi của mình để sinh viên có kếhoạch thi lại, học lại nếu còn nợ

Sau khi đã biết kết quả các môn học trong kỳ, sinh viên có điểm thi chưa đạt phảiđăng ký thi lại ngay Thời gian thi lại tiến hành đầu học kỳ tiếp theo(đối với học kỳ 1)

và vào cuối kỳ nghỉ hè(đói với học kỳ 2)

Sinh viên có môn học lại phải làm đơn theo mẫu in sẵn gửi bộ phận quản lý sinhviên khoa để làm thủ tục cần thiết Sau khi làm xong các thủ tục sinh viên phải nhậnlại đơn để liên hệ với các bộ môn học lại để học lại vào dịp hè hàng năm Sinh viên cóquyền thi tối đa 2 lần cho mỗi môn học lại

- Điều kiện để sinh viên thi học phần:

+ Sinh viên phải có mặt trên lớp học tập từ 80% trở lên thời gian quy định chohọc phần đó

+ Sinh viên phải dự đủ số lần kiểm tra định kỳ Điểm các bài kiểm tra định kỳđược tính 20% vào số điểm thi cuối học kỳ Các bài kiểm tra điều kiện phải đảm bảo ítnhất 5 điểm trở lên, mới được thi lần một

+ Sinh viên phải nộp đủ học phí theo quy định của nhà trường

Thi học phần: Mỗi học phần được dự thi một lần trong một học kỳ và được thi lạimột lần cho những học phần bị điểm dưới năm theo lịch thi do nhà trường quy quyđịnh Điểm thi lấy theo số nguyên

- Thi lại: sinh viên phải thi lại nếu điểm thi lần đầu đạt điểm dưới năm hoặc ốmđau không thi lại được lần đầu; hoặc không đạt điểm kiểm tra định kỳ nay đã dự kiểmtra và đạt điểm được giáo viên giảng dạy cho thi.

- Học lại: học lại đối với sinh viên sau hai lần thì vẫn bị điểm thi dưới năm hoặckhông đủ tư cách dự thi do nghỉ quá thời gian quy định không được dự thị lần đầu.Cách tính điểm trung bình chung học tập, xếp loại kết quả học tập:

- Điểm trung bình học tập học kỳ, năm học khoá học tính theo công thức:

ni là tổng số đơn vị học trình của học kỳ, năm học hay khoá học

Điểm trung bình học tập tính theo điểm thi lần đầu dùng để phân loại xếp hạngsinh viên cấp học bổng, xét khen thưởng học kỳ, năm học, khoá học

Điểm trung bình học tập được lấy đến hai chữ số thập phân

Không tính điểm các học phần giáo dục thể chất và giáo dục quốc phòng và điểmtrung bình chung học tập

Tiểu luận triết học: 2 đơn vị học trình

Đề án kinh tế chính trị: 2 đơn vị học trình

Đề án môn học: 2 đơn vị học trình

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 5 đơn vị học trình

Luận văn tốt nghiệp tính 10 đơn vị học trình hoặc mỗi môn thi tôt nghiệp tính 5đơn vị học trình

- Xét loại kết quả học thi học tập:

 Loại yếu: điểm TBC học tập từ 0 đến 5,0

 Loại kém: điểm TBC học tập từ dưới 4,0

- Sinh viên có điểm trung bình chung của học kỳ đạt từ 7,0 điểm trở lên và không bị kỷluật từ khiển trách trở lên Tính theo điểm thi lần đầu, không có điểm dưới 5 thuộc diện xétcấp học bổng khuyến khích học tập(Cuối theo học kỳ)

Điểm TBCHT =

Mức học bổng khuyến khích:

 Loại khá: 120.000đ/tháng(100%)

 Loại giỏi: 180.000đ/ tháng(150%)

 Loại xuất sắc: 240.000đ/tháng(200%)

- Sinh viên được thi tốt nghiệp nếu đạt các điều kiện sau:

+ Hoàn thành việc tích luỹ các học phần của chuyên nghành đào tạo, có điểmTBC học tập của khoá học đạt từ 5 điểm trở lên, không còn học phần dưới 5 điểm.+ Không bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc không bị kỷ luật cảnh cáo trườngtrở lên ở năm cuối khoá

+ Có đầy đủ các chứng chỉ giáo dục thể chất và giáo dục quốc phòng

+ Phải nộp đủ học phí theo quy định

- Sinh viên được bảo vệ luận văn tôt nghiệp nếu đạt các điều kiện sau:

+ Đủ tư cách dự thi tốt nghiệp

+ Ngoài ra còn phải đạt các tiêu chuẩn sau đây:

 Điểm T BC học tập cả khoá học đạt từ 6,5 trở lên

 Điểm TBC học tập các môn chuyên ngành hoặc các môn thi tốt nghiệp đạt

từ 7,0 trở lên

 Điểm chuyên đề thực tập tốt nghiệp đạt từ 8 điểm trở lên

- Điều kiện công nhận tốt nghiệp:

+ Sinh viên đủ điều kiện thi tốt nghiệp(hoặc bảo vệ luận văn tốt nghiệp) đạt điểmthi hoặc bảo vệ luận văn tốt nghiệp từ 5 điểm trở lên

+ Hạng bằng tốt nghiệp: Xếp hạng tốt nghiệp được xác định theo điểm trung bìnhchung học tập toàn khoá Đối với sinh viên có điểm TBC toàn khoá xuất sắc, hạngbằng tốt nghiệp sẽ giảm đi một mức nếu

 Có số học phần thi lại vượt quá 5% so với tổng số học phần quy định củatoàn khoá học

 Có thời gian học chính thức ở trường vượt quá thời gian quy đinh

 Bị kỷ luật ở mức cảnh cáo trường trở lên trong thời gian học tập

3.2 Mô hình hoá các yêu cầu

Việc thu thập thông tin được tiến hành tại khoa Tin học kinh tế - trường ĐH –Kinh tế quốc dân

Các phương pháp thu thập thông tin được sử dụng trong quá trình thực hiện baogồm: phỏng vấn, quan sát, thu thập tài liệu Kết quả của quá trình này là các sơ đồ môhình hóa hệ thống thông tin của hoạt động quản lý điểm thi tại khoa tin học khoa TinHọc Kinh Tế

3.2.1 Sơ đồ luồng Trong quá trình quản lý sinh viên

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách động

3.2.1.1 Sơ đồ luồng dữ thông tin trong việc cập nhật và lập hồ sơ SV

Thời điểm Sinh viên Trợ lý khoa Phòng đào tạo

Lý lịch SV

Phân chia lớp

DS phân lớp

Cập nhậ hồ sơ SV

Hồ sơ

3.2.1.2 Sơ đồ luồng thông tin trong quá trình cập nhật và lên điểm

Điểm

Tính cácĐiểm TB

In phiếu báo điểm

Bài thi đã nhập điểm

Phiếu điểm

3.2.1.3 Sơ đồ luồng thông tin trong quá trình lập danh sách học bổng thi lại học lại.

3.2.2 Sơ đồ phân rã chức năng(BFD)

Thời điểm Sinh viên Trợ lý khoa Phòng đào

tạoCuối mỗi kỳ thi

Sau khi lập

danh sách

Bài thi

Lập DS học bổng(thi lại, học lại)

DS học bổng(thilại

DS học bổng, (TL, HL)

DS học bổng(HL, TL)

Quản lý sinh viªn

Quản lý hồ sơ sinh viên

Đây là biểu đồ tĩnh có dạng hình cây, được xây dựng bằng kỹ thuật phân mức,xuất phát từ mức thấp nhất và các mức tiếp theo phân rã tiếp tục cho đến mức cuốicùng là chức năng nhỏ nhất không thể phân chia được nữa Tại mỗi nút là một chứcnăng của hệ thống.

 Quản lý điểm: là chức năng tổng quan nhất của hệ thống

o Quản lý hồ sơ sinh viên: dùng để sửa đổi hoặc thêm mới thông tin về sinhviên Chức năng chỉ có duy nhất người quản lý mới được quyền sử dụng

o Quản lý điểm: dùng để sửa đổi hoặc thêm mới điểm thi cho từng sinh viên.Chức năng này chỉ có duy nhất người quản lý mới được quyền sử dụng

 Thống kế: dùng để thống kê thông tin về các môn học,khoá học, môn học.Chức năng này giúp cho người quản lý dễ dàng hơn trong việc cậpnhật và quản lý điểm thi cho sinh viên

 In ấn: để in ra các bảng biểu như bảng điểm cho một sinhviên, bảng điểm thi lại học phần, bảng điểm môn học

3.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

3.2.3.1 Sơ đồ mức ngữ cảnh

Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát, mô hình này toàn thể hệ thống nhưmột chức năng Tại mô hình này hệ thống chỉ có duy nhất một chức năng Các tácnhân ngoài và luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệ thống được hoàn toàn xácđịnh Đối với hệ thống “Quản lý điểm” có tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu đượcthể hiện như hình vẽ trên

Sinh viên

Quản lý và theo dõi công tác QLý điểm thi của khoa

Danh sách kiểm tra học kỳ

 Trong đó hình chữ nhật biểu hiện các đối tượng với tên xác định được đặttrong nó.

 Luồng dữ liệu được biểu diễn bằng một mũi tên có hướng trên đó có ghi tênnhãn là tên luồng thông tin mang theo

 Hình bình hành là biểu hiện hệ thống quản lý điểm

3.2.3.2 Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thốn quản lý điểm

Sơ đồ này phân rã từ biểu đồ mức ngữ cảnh đã được đề cập ở trên với các chứcnăng phân rã tương ứng với mức 2 của biểu đồ phân rã chức năng Trong sơ đồ trêncác luồng dữ liệu và các đối tượng được bảo toàn, ngoài ra còn xuất hiện các kho dữliệu, các luồng dữ liệu và các chức năng nội tại

1.0Quản lý

3.0 Thống kê

Bảng điểm thi học phần, DS thi lại, Phiếu điểm sinh viên

HSSV

HSSV đã duyệt

Bài thi

Phiếu điểm Yêu cầu thống kê

Trả lời yêu cầu

Yêu

cầu

phép ĐN

Yêu cầu thống kê

DS môn học, lớp học,khoá học

Điểm thi SV

Điểm thi SV

3 3 Thiết kế HTTT

3.3.1 Thiết kế CSDL cho HTTT quản lý điểm

3.3.1.1 Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hoá dữ liệu:

Để biểu diễn mối quan hệ giữa các thực thể ta sử dụng các hình sau:

Trong hệ thống quản lý điểm thi có các thực thể sau:

Từ mô hình liên kết các thực thể của hệ thống ta xây dựng được các tệp cơ sở dữliệu:

N

N

1

1Khóa học

Thuộc

#Mã khoá học

N

#Mã môn hocMôn học

Sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD)

Tendantoc

Tôn giáoDân tộc

Malop Tenlop MaKH

3.3.1.2 Tạo lập CSDL

* Từ sơ đồ quan hệ thực thể(ERD) và sơ đồ cấu trúc dữ liệu ta có các bảng biểuchủ yếu cho chương trình quản lý điểm

 Bảng Sinh viên

Sinhvien(MaSV,Malop,Tenlop, MaKH, Hodem, Ten, Ngaysinh )

{Sinh viên(Mã sinh viên, mã lớp, tên lớp, mã khoá học, họ đêm.)}

Khoá chính: MaSV

Chi tiết về kiểu dữ liệu, độ dài của từng trường cho được chỉ ra trong hình sau

SINHVIEN

Field Name Data type Field Size Format Key

Name

DataType

FieldSize

Field Name Data Type Field Size Format Key

Sotrinh Number LongInteger

SotietLT Number LongInteger

SotietTH Number LongInteger

 Bảng Điểm

Diem(MaSV,Mamon,Lanhọc,Hocky,Lanthi,Diem,Bangchu,Ngaythi,Khoahoc,Namhoc,Ghichu)

{Điểm(Mã sinh viên, lần học, học kỳ, lần thi, điểm, bằng chữ, ngày thi, khoá học,năm học, ghi chú)}

Khoá ngoại lai: MaSV, Mamon

DIEM

Field Name Data Type Field Size Format Key

Lanhoc Number LongInteger

Lanthi Number LongInteger

Lop(Malop, tenlop, GVchunhiem,siso,makhoahoc)

{Lớp(Mã lớp, tên lớp, giáo viên chủ nhiệm, sĩ số, mã khoá học)}

Khoá chính: Mã lớp

LOP

Field Name Data Type Field Size Format Key

Field Name Data Type Field Size Format Key

Field Name Data Type Field Size Format Key

 Bảng học kỳ

Hoc kỳ(Ma hoc kỳ, ten học kỳ)

{Hoc ky(Học kỳ, tên học kỳ)}

Field Name Data Type Field Size Format Key

* Sơ đồ quan hệ các bảng

3.3.2 Thiết kế chương trình:

3.3.2.1 Thiết kế theo các Module

Yêu cầu của chương trình là quản lý điểm thi của sinh viên Cho nên các chứcnăng chính của chương trình bao gồm: Cập nhật, Tra cứu, Lập báo cáo Tiến trìnhhoạt động của chương trình tuân theo sơ đồ dưới đây

Module hệ thống của chương trình:

Các module chức năng lại được phân cấp như sau:

MODULE : Hệ thống gồm 2 menu con đó là Menu Thay đổi mật khẩu và MenuThoát khỏi chương trình

Quản lý điểm thi sinh viên

Hệ thống

Danh mục

Cập nhật Tra cứu

Báo cáo Trợ giúp

Module: CậpNhật

MODULE: DanhMục

MODULE: Báo Cáo

Hệ thống

Thay đổi mật khẩu

Thoát khỏi chưong trình

MODULE : Tra cứu

- Thuật toán đăng nhập vào hệ thống

- Thuật toán cập nhật môn học, cập nhật sinh viên.Và một số các thuật toán cậpnhật khác tương tự khác như: cập nhật dân tộc, cập nhật tôn giáo, cập nhật điểm thisinh viên, cập nhật khoá học, cập nhật lớp học

- Thuật toán tìm kiếm

- Thuật toán in ra báo cáo của chương trình

Thuật toán đăng nhập vào chương trình:

Kết thúc

Nhập tên , mật khẩu người sử dụng

N

- Để đăng nhập vào chương trình người dùng phải cung cấp User name vàPassword Sau khi thông tin này đã được nhập vào các text box, chương trình sẽ thựchiện việc kiểm tra tính đúng đắn của User name và Password đó Nếu User name vàPassword đã có trong cơ sở dữ liệu thì người dùng đã đăng nhập thành công vào hệthống Trường hợp ngược lại sẽ yêu cầu người dùng phải đăng nhập lại.

Bắt đầu

Mở Form môn học

Nhập mã môn học

Mã MH rỗng?

N

Hiệu chỉnh

Huỷ bỏ

N Y

Y

Thông báo

học

- Thuật toán này cho phép thực hiện việc cập nhật môn học

- Các bước thực hiện việc cập nhật như sau: Mở form môn học sau đó tiếnhành thực hiện việc nhập thông tin cho môn học này Bắt đầu là việc nhập mã mônhọc Mã môn học sẽ được kiểm tra với các điều kiện đưa ra là mã đó phải không rỗnghoặc không trùng với mã môn học đã có Nếu thông tin cung cấp cho trường nàykhông thỏa mãn thì người dùng không thể thực hiện nhập tiếp các thông tin cho cáctrường tiếp theo: Tên môn học; Số học trình; Số tiết thực hành; Số tiết lý thuyết… Cònnếu thông tin chính xác thì người dùng sẽ quyết định có thực hiện ghi dữ liệu tiếp haykhông

Thuật toán cập nhật sinh viên

Huỷ bỏ

N Y

Y

Thông báo