một số giải pháp cải thiện hệ thống quản trị chất lượng dịch vụ tư vấn ở công ty cp tư vấn xây dựng vĩnh phúc

Kết hợp các kiến thức lý luận đã được học tập, nghiên cứu trong nhàtrường cùng với sự hướng dẫn của Thạc sỹ Trần Quang Huy, sự giúp đỡ tậntình của các cô, bác, anh chị trong Công ty CP T

LỜI MỞ ĐẦU

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế quốc dân nói chung đòihỏi mỗi doanh nghiệp phải xây dựng được những lợi thế cạnh tranh cho riêngmình nếu không muốn tụt hậu và loại ra khỏi thị trường kinh doanh

Các khách hàng, các nhà đầu tư ngày càng có nhiều am hiểu sâu sắc vềhàng hóa vì vậy họ luôn mong muốn và tìm kiếm những sản phẩm có chấtlượng cao Chất lượng của sản phẩm cũng chính là yếu tố quan trọng hàngđầu quyết định đến uy tín, hình ảnh của doanh nghiệp trong lòng khách hàng,đối tác làm ăn, chủ đầu tư Muốn có được những sản phẩm thỏa mãn tốt nhấtnhững nhu cầu của khách hàng thì doanh nghiệp cần có hệ thống quản trị chấtlượng hiệu quả, linh động trong môi trường cạnh tranh có sự biến động mạnh

mẽ như hiện nay

Sau thời gian về thực tập tại Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc, tôi

đã có điều kiện tìm hiểu về hệ thống quản trị chất lượng ở công ty Để thựchiện mục tiêu phát triển và mở rộng thị trường sản xuất kinh doanh, Công ty

CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc đã triển khai và áp dụng hệ thống quản trịchất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 Công ty mong muốn sẽ tạo ra nhữngdịch vụ tư vấn xây dựng đáp ứng tốt nhất yêu cầu của các chủ đầu tư

Kết hợp các kiến thức lý luận đã được học tập, nghiên cứu trong nhàtrường cùng với sự hướng dẫn của Thạc sỹ Trần Quang Huy, sự giúp đỡ tậntình của các cô, bác, anh chị trong Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc,

tôi đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu và thực hiện đề tài “Một số giải pháp cải thiện hệ thống quản trị chất lượng dịch vụ tư vấn ở Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc” làm chuyên đề tốt nghiệp của mình Chuyên đề của tôi

gồm 3 chương chính như sau:

Chương I: Giới thiệu chung về Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh

Phúc và các nhân tố ảnh hưởng tới hệ thống quản trị chấtlượng dịch vụ tư vấn xây dựng của Công ty

Chương II: Thực trạng họat động hệ thống quản trị chất lượng dịch vụ

tư vấn của Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc

Chương III: Một số giải pháp cải thiện hệ thống quản trị chất lượng

dịch vụ tư vấn ở Công ty CP Tư vân xây dựng Vĩnh PhúcTôi xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Trần Quang Huy cùng tập thể cán bộnhân viên trong Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc đã tận tình hướngdẫn, giúp đỡ để tôi hoàn thành bài viết này

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CP TƯ VẤN XÂY DỰNG VĨNH PHÚC VÀ CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI

HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ TƯ VẤN XÂY DỰNG

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CP TƯ VẤN XÂY DỰNG VĨNH PHÚC

1 Giới thiệu chung về Công ty

- Tên công ty: Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc.

- Tên giao dịch: Như trên

- Hình thức pháp lý: Công ty cổ phần

- Số đăng ký kinh doanh: 1903000130

- Địa chỉ: 177 phố Mê Linh - Thị xã Vĩnh Yên- Tỉnh Vĩnh Phúc

- Tài khoản Ngân hàng:

+ Số hiệu tài khoản hiện hành: 710 A00024 VNĐ

+ Số hiệu tài khoản mới: 102010000245973

- Mã số thuế: 2500154516

- Điện thoại: 0211844939

- Fax : 0211844939

- Ngành nghề kinh doanh:

+ Lập dự án đầu tư xây dựng, khảo sát xây dựng

+ Quy hoạch chi tiết các chức năng đô thị và các cụm dân cư nông thôn.+ Lập tổng dự toán và dự toán công trình xây dựng; Xây dựng thựcnghiệm các công việc thuộc đề tài nghiên cứu do Công ty thực hiện

+ Thiết kế kiến trúc công trình dân dụng, thiết kế tổng mặt bằng xâydựng công trình

+ Tư vấn giám sát công trình dân dụng, giao thông, cấp thoát nước.+ Thẩm tra thiết kế kỹ thuật - thiết kế kỹ thuật các công trình xây dựng

Năm 1997, Công ty tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc được tách ra từ Công ty

Tư vấn xây dựng Vĩnh Phú Công ty được thành lập ngày 7/5/1997 theo Quyếtđịnh số 291/XD - TCHC của Bộ trưởng Bộ xây dựng là một doanh nghiệp nhànước kinh doanh và hạch toán độc lập, có cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất côngtác nghiên cứu và điều hành theo mô hình trực tuyến

CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc,cơ cấu vốn của Công ty gồm:

- Vốn điều lệ: 1.182.000.000đ, được chia ra làm 100.000 cổ phần

Cổ đông tham gia mua cổ phần:

+ Cổ phần của cổ đông trong doanh nghiệp : 100%

- Mục tiêu của Công ty:

Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc được thành lập nhằm nâng caohiệu quả sức cạnh tranh của doanh nghiệp, tạo ra loại hình doanh nghiệp cónhiều chủ sở hữu trong đó có đông đảo người lao động, tạo động lực mạnh mẽ

và cơ chế quản lý năng động cho doanh nghiệp để sử dụng có hiệu quả vốn,tài sản của doanh nghiệp, huy động vốn của toàn thể xã hội bao gồm: Cánhân, các tổ chức kinh tế , tổ chức xã hội trong và ngoài nước để tổ chức đổimới công nghệ phát triển doanh nghiệp mở rộng kinh doanh trong lĩnh vực tưvấn xây dựng nhằm mục tiêu lợi nhuận tối đa, tạo ra công ăn việc làm ổn địnhcho người lao động, tăng lợi tức cho các cổ đông, đóng góp vào ngân sáchnhà nước lớn mạnh

Tuy mới được thành lập từ năm 1997, song khối lượng công việc màCông ty đã hoàn thành là khá lớn, trong đó có nhiều công trình trọng điểmcủa tỉnh Vĩnh Phúc và một số tỉnh khác như:

Quy hoạch khu công nghiệp Lai Sơn - thị xã Vĩnh Yên, quy hoạch chitiết kỹ thuật vùng giao thông huyện Bắc Sơn - Lạng Sơn, giám sát kỹ thuậtcác công trình xây dựng của Bộ công an - Bộ công nghiệp - Bộ năng lượng -

Bộ văn hoá; thiết kế kỹ thuật Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc, Ngânhàng nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Vĩnh Phúc.v.v

2 Chức năng, nhiệm vụ

Tư vấn là những con người, tổ chức đầu tiên quyết định chất lượng cáckhâu lập dự án đầu tư và xây dựng, quyết định đúng sai, có lợi hay không cólợi trong việc tạo lập nên công trình; Tư vấn là người khảo sát, tính toán thiết

kế mọi công trình đảm bảo kinh tế hay không kinh tế, an toàn hay không antoàn, chất lượng hay kém chất lượng Theo quy định của Nghị định số16/2005/NĐ-CP ngày 7 tháng 2 năm 2005 quy định nhiệm vụ của tổ chức tưvấn quản lý dự án như sau:

- Kiểm tra hồ sơ thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng để chủ đầu tưphê duyệt

- Thực hiện nhiệm vụ giám sát thi công xây dựng công trình nếu đủ điềukiện năng lực

- Nghiệm thu, thanh toán, quyết toán các hợp đồng đã ký kết, tư vấnquản lý dự án phải chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư và pháp luật về tínhchính xác, hợp lý của giá trị thanh toán

- Quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ, chi phí xây dựng, an toàn và

vệ sinh môi trường của dự án

- Nghiệm thu bàn giao công trình

- Lập báo cáo thực hiện vốn đầu tư hàng năm, lập báo cáo quyết toán khi

dự án hoàn thành đưa vào sử dụng khai thác

Tuỳ điều kiện của dự án, chủ đầu tư có thể giao các nhiệm vụ khác nhaucho tư vấn quản lý dự án và phải ghi cụ thể trong hợp đồng Tổ chức tư vấnphải chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về các nội dung đã camkết trong hợp đồng Phải bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra trong quátrình quản lý dự án Tư vấn quản lý dự án phải chịu trách nhiệm về các hoạtđộng quản lý dự án tại công trường xây dựng.

3 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty

Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty theo mô hình trực tuyến, như sau:

- Bộ phận quản lý:

+ 1 chủ tịch HĐQT kiên Giám đốc điều hành: là người đại diện phápluật của Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và các cổ đông về mọihoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị:

Đội giám sát

Xưởng hạ tầng

+ Phó chủ tịch HĐQT: là người giúp việc cho chủ tịch HĐQT, chịu tráchnhiệm trước nhà nước và chủ tịch HĐQT về phần việc được chủ tịch HĐQTphân công.

+ Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước chủ tịch HĐQT, tập thể cổ đông

và luật pháp nhà nước về lĩnh vực tài chính

- Các phòng ban tham mưu giúp việc quản lý:

+ Phòng kế hoạch: gồm 5 người theo dõi hỗ trợ các phòng thực hiệnnhiệm vụ và hoàn thành kế hoạch với các mục tiêu cụ thể Tổ chức quản lýtổng hợp, công tác văn phòng: giao dịch, văn thư tiếp nhận, phục vụ tiếpkhách đến cơ quan giao dịch, chuẩn bị cho các cuộc họp

+ Phòng tài vụ: gồm 2 người làm chức năng hạch toán kinh tế của Công

ty, hướng dẫn kiểm tra các xưởng đội hạch toán phân chia theo quy chế củaCông ty, giải quyết các chế độ chính sách theo quy định hiện hành của Nhànước

+ Phòng kinh doanh: gồm 3 người có nhiệm vụ xây dựng và chỉ đạothực hiện các kế hạch kinh doanh của Công ty

- Tổ chức các bộ phận trực tiếp thực hiện sản xuất của Công ty

+ Xưởng thiết kế 1: gồm 15 người làm nhiệm vụ trực tiếp sản xuất, cáccông việc của xưởng là lập dự án, thiết kế, dự toán các loại công trình xâydựng như kiến trúc, giao thông, san nền, cấp thoát nước…có 1 xưởng trưởng,

1 xưởng phó 1 kế toán điều hành và hạch toán phân phối sản phẩm, xưởng làđơn vị hạch toán phụ thuộc

+ Xưởng thiết kế 2 gồm 12 người làm nhiệm vụ hoàn thành các côngviệc về giao thông, điện, cấp thoát nước

+ Đội giám sát: gồm 7 người làm nhiệm vụ giám sát kỹ thuật công trìnhđược phân công và chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật của Nhà nước.+ Đội khảo sát địa chính địa chất gồm 6 đến 10 người làm nhiệm vụkhảo sát trắc địa phục vụ quy hoạch thiết kế và thăm dò địa chất công trình

Đội có 1 đội trưởng, 1 đội phó điều hành và 1 kế toán đội thực hiện hạch toánnhư xưởng thiết kế.

+ Hội đồng khoa học gồm: 1 chủ tịch do giám đốc Công ty đảm nhận, 2phó chủ tịch

4 Kết quả và hiệu quả kinh doanh đạt được trong thời gian gần đây

Tuy mới được thành lập năm 1997 và thực hiện chuyển đổi từ doanhnghiệp Nhà nước sang doanh nghiệp cổ phần Công ty cổ phần Tư vấn xâydựng Vĩnh Phúc đã đạt được nhiều kết quả trong hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty

Số hạng mục công trình Công ty tham gia tư vấn thiết kế kỹ thuật, khảosát địa hình địa chất…đạt hơn 100 trong gần 10 năm hoạt động Trong đó cónhiều công trình trọng điểm của tỉnh như:

+ Thiết kế kỹ thuật trụ sở UBND huyện Tam Dương

+ Quy hoạch và thiết kế kỹ thuật hạ tầng khu dân cư số 1 và số 2 thị xãVĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc

+ Thiết kế kỹ thuật bến xe khách Vĩnh Phúc

+ Hoàn chỉnh quy hoạch và thiết kế kỹ thuật khu công sở tỉnh Vĩnh Phúc Chúng ta có thể thấy rõ hơn về tình hình sản xuất kinh doanh của Công

ty thông qua một số chỉ tiêu sau:

Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

Đơn vị: Triệu đ ngồng

Chỉ tiêu 2000 2001 2002 2003 2004 2005Năm

Biểu đồ 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2000 đến 2005

Biểu đồ kết quả kinh doanh

0 1000

3 Lợi nhuận sau thuế

Để đánh giá sự phát triển của Công ty trong 5 năm gần đây, chúng ta tínhlượng chênh lệch tuyệt đối, tỷ lệ phần trăm giữa năm sau và năm trước, kếtquả tính toán được thể hiện bảng dưới đây:

Bảng 1.2: So sánh kết quả sản xuất đạt được năm sau với năm trư c ớc

Chỉ tiêu 2001/2000 2002/2001 2003/2002 2004/2003 2005/2004

1.GT sản xuất 816 113.32 877 112.64 533 106.82 660 107.9 -310 96.56 2.Doanh thu 350 113.73 215 107.41 785 125.2 920 123.59 -99 97.95

3 Lợi nhuận sau

-Giá trị sản xuất của năm 2005 đã bị giảm so với năm 2004 là 310 triệuđồng(tương ứng 3.46%) Mức tăng có xu hướng suy giảm nay có nhiềunguyên nhân, một số nguyên nhân đáng chú ý là: Khối lượng công việc vềxây dựng của một tỉnh sau gần 10 năm tái lập đã giảm dần, môi trường cạnhtranh ngày càng trở lên gay gắt do sự xuất hiện của các tổ chức tham gia tưvấn xây dựng, giá cả chi phí vật tư tăng…

Đầu năm 2005, Công ty tiến hành cổ phần hoá dẫn đến bộ máy quản lýchưa được hoàn thiện, gây ra một vài xáo trộn trong công tác tổ chức và điềuhành sản xuất

- Doanh thu và lợi nhuận cũng có xu hướng biến thiên theo giá trị sảnxuất Như vậy, để hoạt động sản xuất tiếp tục phát triển Công ty cần phải tăngchất lượng dịch vụ tư vấn của mình, đó là một trong những yếu tố hàng đầutạo lên lợi thế cạnh tranh cho Công ty

- Đời sống của người lao động không ngừng được cải thiện, mức thunhập bình quân tăng lên hàng năm

-Năm 2004 hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000được Công ty đưa vào triển khai áp dụng thì chất lượng dịch vụ được nâng

cao hơn, số lượng sản phẩm bị sửa chữa trong Công ty giảm hẳn, hiện tượngkhiếu nại về chất lượng sản phẩm, công trình của công ty so với trước giảm Công ty đã tạo được niềm tin và uy tín trong khách hàng và các chủ đầu tư:

B ng 1.3: S l ảng 1.3: Số lượng hợp đồn ký và sửa chữa ố lượng hợp đồn ký và sửa chữa ượng hợp đồn ký và sửa chữa ng h p đ n ký v s a ch a ợng hợp đồn ký và sửa chữa ồng à sửa chữa ửa chữa ữa Năm HĐ ký trong năm HĐ phải sửa Tỷ lệ % sai hỏng

Nguồn: phòng kế hoạch kỹ thuật

Căn cứ vào số hiện trạng bảng ta thấy nhìn chung tỷ lệ sản phẩm saihỏng ngày càng nhỏ dần năm 2002 và 2003 khi công ty chưa đưa vào triểnkhai áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 thì tỷ lệ

% sản phẩm sai hỏng là 7,12 và 7,34

Đến tháng 10 năm 2004, Công ty đưa vào áp dụng hệ thống quản trị chấtlượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9001; 2000 thì tỷ lệ giảm xuống bằng 6,8 vàtrong năm 2005 tỷ lệ sản phẩm sai hỏng giảm hẳn chỉ còn 3,64%

Đây là những thành công và tín hiệu đáng mừng và đầy khả quan, chothấy hệ thống quản trị chất lượng của Công ty đã được nâng lên một bước,sản phẩm tư vấn do Công ty làm ra ngày càng có chất lượng cao, tạo ra khảnăng cạnh tranh mạnh mẽ cho Công ty

II CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ TƯ VẤN Ở CÔNG TY CP TƯ VẤN XÂY DỰNG VĨNH PHÚC

1 Các nhân tố bên ngoài

1.1 Các chính sách của Nhà nước về ngành Xây dựng

Các chính sách của Nhà nước về ngành Xây dựng như Luật xây dựng,Nghị định, Nghị quyết, Chỉ thị…như là kim chỉ nam định hướng xây dựngnhững nội dung cơ bản trong hệ thống quản trị chất lượng của các doanhnghiệp nói chung và Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc nói riêng Bởi

vì đây là những văn bản pháp quy áp dụng thống nhất trên toàn quốc.KhiCông ty đem sản phẩm đi đấu thầu, hay thi công các công trình… thi trướchết các sản phẩm nay phải đạt đựơc những yêu cầu do Nhà nước quy định Luật xây dựng và các văn bản hướng dẫn thi hành luật đã được Chínhphhủ ban hành đầy đủ bằng các nghị định về quản lý quy hoạch, quản lý dự

án đầu tư xây dựng công trình, quản lý chất lượng công trình…Hoạt động Tưvấn thiết kế và xây dựng phải triệt để tuân thủ quy định và tiêu chuẩn xâydựng Vì vậy các chính sách nay là cơ sở để Công ty thi hành và thực hiện các

chỉ tiêu chất lượng công trình.

1.2 Cơ chế, chính sách và điều kiện đặc thù của tỉnh Vĩnh Phúc

Sau gần 10 năm tái lập, tỉnh Vĩnh Phúc đã có những bước phát triển vượtbậc về kinh tề -văn hoá- xã hội Hiện nay Vĩnh Phúc là một trong mười tỉnhthành có mức thu ngân sách lớn nhất cả nước.Với đà phát triển của mình đòihỏi các công trình xây dựng của tỉnh ngày càng có chất lượng cao hơn, để tỉnh

có một cơ sở vật chất khang trang hiện đại Ngoài quy định chung, Sở xâydựng và các cơ quan ban ngành có liên quan còn ban hành những quy định cụthể về tiêu chuẩn kỹ thuật riêng để phù hợp với điều kiện đất đai, tự nhiên…của tỉnh.Công ty căn cứ vào những thuận lợi mà tỉnh Vĩnh Phúc tạo ra để xâydựng một hệ thống quản trị chất lượng ngày càng hiệu quả

1.3 Môi trường cạnh tranh

Hiện nay có khá nhiều tổ chức tư vấn đang hoạt động trên địa bàn tỉnhVĩnh Phúc, mặt khác nhiều tổ chức tư vấn xây dựng chỉ hoạt động danh nghĩa

để bán con dấu chứ không thực sự tham gia hoạt động sản xuất kinh doanhđiều này cũng gây ảnh hưởng không tốt tới hoạt động của Công ty, vì đã tạo

ra một môi trường cạnh tranh không được lành mạnh Nhu cầu về chất lượngdịch vụ tư vấn của các chủ đầu tư cũng ngày càng cao, để có thể cạnh tranhCông ty phải không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ tư vấn của mình.Muốn vậy hệ thống quản trị của Công ty phải liên tục cải tiến và phát triển

Trong một môi tường cạnh tranh lành mạnh các tổ chức tư vấn xây dựng đúngquy định và luật định thì Công ty sẽ có lợi thế với những dịch vụ tư vấn cóchất lượng ngày càng tốt lên của mình.

1.4 Trình độ phát triển khoa học-công nghệ của tỉnh Vĩnh Phúc

Do đặc điểm của dịch vụ tư vấn xây dựng luôn đòi hỏi mọt hàm lượngchất xám cao trong khi thực hiện các thao tác nội nghiệp đòi hỏi phải có sự hỗtrợ của hệ thống máy móc và các dây truyền công nghệ hiện đại, có như vậymới tạo ra được những dịch vụ tư vấn xây dựng tốt, hạn chế tối đa những saisót, sự thiếu chính xác nếu như không có sự hỗ trợ của khoa học và côngnghệ

Có thể nói trình độ phát triển của khoa học và công nghệ của tỉnh VĩnhPhúc chưa theo kịp đà phát triển kinh tế của tỉnh và trình độ khoa học của cảnứoc Hiện có rất ít các cuộc triển lãm về máy móc, công nghệ được tổ chứctrong tỉnh, hoạc nếu có thì đó là các cuộc triển lãm với quy mô nhỏ lẻ máymóc thô sơ , công nghệ lạc hậu Vì vậy đội ngũ những người làm kỹ thuật,cán bộ chất lượng của Công ty rất khó khăn trong việc tiếp cận với các máymóc, công nghệ hiện đại phục vụ cho công tác chuyên môn của mình Điềunày làm hệ thống quản trị chất lượng của Công ty chưa đạt được hiệu quả nhưmong muốn Công ty mong muốn được tìm hiểu về các máy móc, dây truyềncông nghệ hiện đại để đầu tư mua sắm hoạch chuyển giao công nghệ với cácđối tác, các trung tâm nghiên cứu khoa học…

Do khoa học-công nghệ của tỉnh nhà chưa phát triển như trên đã làmhạn chế đến sự phát triển của Công ty và làm ảnh hưởng tới việc xây dựngmột hệ thống quản trị chất lượng khoa học hiện đại, làm cho một số mục tiêu

về chất lượng sản phẩm đề ra khó thực hiện nếu như thiếu sự hỗ trợ của máymóc, dây truyền công nghệ

2 Các nhân tố bên trong

2.1 Sản phẩm, thị trường

Đặc điểm của sản phẩm, thị trường sẽ là yếu tố ảnh hưởng tới hệ thống quảntrị chất lượng, bởi đây là căn cứ xây dựng lên các quy trình quản lý chất lượng, xâydựng các văn bản, tài liệu …quy định về đo lường chất lượng sản phẩm đó Mỗi

sản phẩm, thị trường sẽ đòi hỏi một hệ thống quản trị chất lượng phù hợp

Tư vấn thực chất là hoạt động triển khai công nghệ biến các kết quả nghiêncứu khoa học, các nguyên lý công nghệ, các sáng chế… thành các giải pháp hoànthiện thực thi trong sản xuất đại trà Không có tư vấn tri thức khoa học chậm đượcứng dụng đưa vào sản xuất, khoa học khó phát huy được vai trò động lực củamình Mặt khác, hoạt động tư vấn qua kiểm nghiệm trong thực tiễn sẽ khôngngừng bổ sung tri thức khoa học góp phần vào việc phát triển khoa học và côngnghệ, phát triển năng lực sáng tạo, thúc đẩy sự đổi mới công nghệ

Có thể nói lĩnh vực tư vấn biến tri thức thành giá trị của sản xuất, tạo ra giátrị gia tăng cho sản xuất, đó là một ngành kinh tế dựa vào tri thức Đối với mộtchương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế-xã hội cũng như đối với một côngtrình hay sản xuất một sản phẩm cụ thể, càng đầu tư nhiều vào khâu tư vấn tứccàng nhiều chất xám, thì giá trị của sản phẩm càng cao, tiêu hao vật chất càng ít.Công tác tư vấn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc sử dụng trithức cho phát triển.Theo đà phát triển của khoa học và công nghệ lao động trítuệ kết tinh trong sản phẩm làm ra ngày càng tăng, hàm lượng lao động cơbắp ngày càng giảm và sẽ giảm đến cực nhỏ (K.Mac) Đó là nhờ hoạt độngnghiên cứu khoa học, sáng chế và nhờ hoạt động tư vấn - cầu nối giữa khoahọc và sản xuất

Hoạt động tư vấn đầu tư và xây dựng là hoạt động (dịch vụ) chuyển giaotri thức chuyên môn (gồm cả kinh nghiệm) vào việc thực hiện các công việccủa một dự án đầu tư, nhằm hoàn thành tốt các mục tiêu đặt ra của dự án:công trình đạt chất lượng tốt, hoàn thành đúng tiến độ đề ra, chi phí xây dựng

hợp lý và khi đưa vào sử dụng đạt hiệu quả cao Sau đây là một số chỉ tiêuchủ yếu phản ánh chất lượng dịch vụ tư vấn xây dựng:

Bảng 1.4: Một số chỉ tiêu phản ánh chất lượng dịch vụ Tư vấn

6 Tiết kiệm tieu hao năng lượng, nhiên liệu

7 Mức gây ô nhiễm môi trường

8 Các quy phạm, tiêu chuẩn xây dựng hiện

chuyên môn và ý thức kỷ luật, tinh thần lao động hiệp tác, của đội ngũ laođộng tác động trực tiếp đến khả năng có thể tự mình tạo dáng, tạo ra sản phẩm

kỹ thuật công nghệ với chất lượng ngày càng hoàn hảo hay không? Có làmchủ được kỹ thuật công nghệ để sản xuất ra sản phẩm với chất lượng mà kỹthuật công nghệ đó quy định hay không? có khả năng ổn định và nâng caodần chất lượng sản phẩm với chi phí kinh doanh chấp nhận được hay không?

Nhận thức được vai trò quan trọng của người lao động, Công ty đã tạo mọi điều kiện để đội ngũ cán bộ nhân viên được nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn của mình

Năm 1997 khi tách ra từ Công ty Tư vấn xây dựng Vĩnh Phú, đội ngũ cán bộ của Công ty chỉ gồm hơn 20 người Sau gần 10 năm thành lập, đến nay Công ty đã tuyển dụng thêm cán bộ nâng số lượng lao động

của Công ty lên hơn 60 người (chưa kể lao động thuê ngoài) Số lượng cán bộ nhân viên có trình độ Đại học, Cao đẳng chiếm trên 80% còn lại

là Trung cấp chuyên ngành xây dựng.

Bảng 1.5: Trình đ cán b trong Công ty ộ cán bộ trong Công ty ộ cán bộ trong Công ty

2.3 Tình hình tài chính của Công ty

Nguồn lực tài chính của Công ty là nhân tố đảm bảo về vật chất để thực thi các nội dung trong hệ thống quản trị chất lượng đã đề ra.

Tình hình tài chính của Công ty sẽ cho thấy khả năng huy động và

sử dụng các nguồn lực vào yêu cầu của snả xuất kinh doanh Công ty CP

Tư vấn xây dựng được chính thức chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước sang doanh nghiệp Cổ phần vào ngày 30/12/2004 nên nguồn vốn sản xuất của Công ty chủ yếu gồm hai nguồn chính: Nguồn vốn chủ sở hữu và nguồn vốn bổ sung Xem xet số liệu phản ánh tình hình tài chính của Công ty qua mấy năm gần đây, ta thấy nhìn chung các chỉ tiêu đều tăng.

Bảng 1.6: Các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính trong Công ty

3524784 nghìn đồng tương đương tăng 109%, sự gia tăng này là do vốn chủ

sở hữu tăng thêm 1819826 nghìn đồng làm cho tổng nguồn vốn tăng thêm

56,57%, nợ phải trả tăng 1704958 nghìn đồng làm cho tổng nguồn vốn tăngthêm 52.43%.

Năm 2004 so với năm 2003: Tổng tài sản tăng 2071599 nghìn đồngtương đương tăng 30.73% là do TSLĐ tăng thêm 1400071 nghìn đồng làmcho tổng tài sản tăng thêm 20.77%, TSCĐ tăng thêm 671528 nghìn đồng làmcho tổng tài sản tăng thêm 9.96% Tổng nguồn vốn tăng thêm 2071599 nghìnđồng tương đương tăng 30.73% là do vốn chủ sở hữu tăng thêm 906480 nghìnđồng làm cho tổng nguồn vốn tăng thêm 13.45%, nợ phảt trả tăng thêm

1165114 nghìn đồng làm cho tổng nguồn vốn tăng thêm 17.28%

Năm 2005 so với năm 2004: Tổng tài sản tăng 96989 nghìn đồng tươngđương tăng 1.1% là do TSLĐ tăng thêm 514280 nghìn đồng làm cho tổng tàisản tăng thêm 5.84%, TSCĐ giảm 417293 nghìn đồng làm cho tổng tài sảntăng giảm 4.74% Tổng nguồn vốn tăng thêm 96989 nghìn đồng tương đươngtăng 1.1% là do vốn chủ sở hữu tăng thêm 497782 nghìn đồng làm cho tổngnguồn vốn tăng thêm 5.56%, nợ phảt trả giảm 400793 nghìn đồng làm chotổng nguồn vốn giảm 4.55%

Hệ số nợ đo bằng tỷ số nợ phải trả và tổng nguồn vốn phản ánh khảnăng trả nợ của doanh nghiệp.Với loại hình doanh nghiệp tư vấn thì hệ số nợcần được duy trì ở mức thấp.Từ năm 2002 đến 2005 ta thấy hệ số nợ củaCông ty tương đối ổn định, tuy nhiên từ năm 2002 đến 2004 hệ số nợ đều tăngđến năm 2005 hệ số nợ mới giảm Năm 2003 hệ số nợ là 0.35 là do mức tăngcủa nợ phải trả nhanh hơn mức tăng của tổng nguồn vốn Năm 2004 hệ số nợtăng lên là 0.39 cũng với lý do trên Đến năm 2005 hệ số nợ giảm xuống còn0.35 phản ánh doanh nghiệp bắt đầu có khả năng tự chủ trong lĩnh vực kinhdoanh của mình, do Công ty đã có một số biên pháp giảm nợ, tăng vốn sở hữunhư: phát hành thêm cổ phiếu, kiểm soát chặt chẽ các nguồn vốn và chi phíphát sinh…

Khả năng thanh toán hiện hành đựơc đo bằng tỷ số vốn lưu động và nợngắn hạn phản ánh các khoản nợ ngắn hạn được chi trả bằng vốn lưu động

Năm 2002 hệ số thanh toán hiên hành là 1.63 đến năm 2003 và 2004 hệ sốthanh toán hiện hành bị giảm xuống ở mức nhỏ hơn 1 tương ứng là 0.64 và8.83 Tuy nhiên hệ số này đã có dấu hiệu tăng dần từ năm 2003 và đến năm

2005 đã ở mức lớn hơn 1 là 1.1 nghĩa là tài sản lưu động của Công ty đã tăngdần và đền năm 2005 đã tăng cao hơn so với nợ ngắn hạn Điều đó thể hiệnkhả năng ứng vốn, đảm bảo thanh toán cho các chi phí đã tốt dần lên, đáp ứngvới tiến độ và thời gian công việc.Tuy nhiên hệ số thanh toán hiện hành củaCông ty vẫn ở mức thấp do gặp một số khó khăn trong hoạt động thanh toán.Việc thanh toán lập dự án, khảo sát, thiết kế thi công xây dựng, giám sát…căn

cứ theo giá trị khối lượng thực tế hoàn thành và nội dung phương pháp thanhtoán trong hợp đồng đã ký Nhưng thực tế công việc tư vấn khi đã thực hiệnxong hầu như đơn vị tư vấn chưa thanh toán được tiền vì chủ đầu tư chưađồng ý thanh toán hợp đồng, hoặc chưa đồng ý thanh lý hợp đồng, hoặc chưathanh toán hầu hết các công trình thanh toán mức 60% giá trị thiết kế phíđược duyệt, còn lại chờ quyết toán xây lắp Vì vậy dẫn đến công nợ nhiều làmCông ty gặp khó khăn trong việc thanh toán các khản nợ

Để tăng sức cạnh tranh cho mình, Công ty cần có một nguồn lực tàichính ổn định và vững mạnh Chính là nhân tố làm tăng chất lượng dịch vụ tưvấn, đây là một lợi thế cạnh tranh lâu dài vì nó đem lại uy tín cho Công ty, tạoniềm tin từ phía các nhà thầu xây dựng Do đó, để có được dịch vụ Tư vấn tốt,Công ty cần tập trung quản trị hiệu quả nguồn tài chính của mình

2.4 Cơ sở vật chất - kỹ thuật, công nghệ trong Công ty

Hoạt động Tư vấn xây dựng là hoạt động trí tuệ thuộc các lĩnh vựcchuyên môn về xây dựng (bao gồm các hoạt động Tư vấn về kinh tế, kỹ thuật,

mỹ thuật, pháp lý, tổ chức điều hành, quản lý xây dựng công trình…), sảnphẩm của Tư vấn vừa mang tính cụ thể,vừa mang tính trừu tượng có tính khoahọc kỹ thuật và nghệ thuật sáng tạo Do đó, Công ty Tư vấn chủ yếu làm việc

ở trong văn phòng, từ thực tiễn sản xuất kinh doanh Công ty luôn chú trọngđầu tư vào cơ sở vật chất-kỹ thuật Năm 1997 khi mới thành lập, Công ty đã

xây dựng được hệ thống cơ sở -vật chất kỹ thuật khá đầy đủ trong các nhàxưởng, văn phòng và các thiết bị máy móc kỹ thuật khác Từ đó đến nay,Công ty đã không ngừng nâng cấp và cải tiến hệ thống cơ sở vật chất củamình Năm 2000 Công ty đưa vào sử dụng toà nhà 5 tầng là trụ sở chính củaCông ty tại 177 phố Mê Linh-thị xã Vĩnh Yên -tỉnh Vĩnh Phúc, và một xưởngthiết kế rộng 580 m

Tại các phòng làm việc của Công ty đều được trang bị đầy đủ các thiết bịcần thiết Hiện nay 100% các thao tác nội nghiệp của khảo sát thiết kế địahình địa chất, thiết kế kỹ thuật thi công, thiết kế sơ bộ và dự toán… đều đượcthực hiện trên hệ thống máy vi tính, các máy vi tính được kết nối mạng nội bộ

và kiểm soát chất lượng công việc thông qua máy chủ

Bảng 1.7: Thiết bị văn phòng t i Công ty ại Công ty STT Tên thiết bị Nước sản xuất Số lượng

Nguồn: Phòng kế hoạch kỹ thuật

Số lượng máy móc thiết bị dành cho công tác chuyên môn cũng kháphong phú và đa dạng Sự đầu tư này chứng tỏ Công ty CP tư vấn xây dựngVĩnh Phúc có đủ khả năng và điều kiện để thực hiện các nhiệm vụ khảo sát,thiết kế, lập dự toán tiền khả thi và khả thi, đầu tư xây dựng các công trình lớncủa tỉnh Vĩnh Phúc và liên kết với các địa phương lân cận đảm bảo tính kỹthuật, mỹ thuật, an toàn và kinh tế cho các công trình mà đơn vị tham gia Đốivới các công tác khảo sát, giám sát thi công thì Công ty chú trọng đầu tư vàocác thiết bị kiểm định và thí nghiệm hiện trường để không ngừng nâng caochất lượng các công trình

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ TƯ VẤN CỦA CÔNG

TY CP TƯ VẤN XÂY DỰNG VĨNH PHÚC

I PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ TƯ VẤN CỦA CÔNG TY

1 Hoạt động quản trị chất lượng trong Công ty thời gian trước

Mọi công việc tư vấn đều thông qua hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tưvới Công ty Trên cơ sở hợp đồng kinh tế căn cứ vào yêu cầu của công việc

và năng lực chuyên môn, bộ phận kế hoạch dự kiến trình Giám đốc giao việccho các xưởng, đội thực hiện thông qua hợp đồng nội bộ (phiếu giao việc)trong các trường hợp đặc biệt, Giám đốc có thể yêu cầu trực tiếp trưởng độhoặc cá nhân để đảm bảo tiến độ theo yêu cầu, khi có phiếu giao việc sẽ thựchiện ngay Hội đồng khoa học kỹ thuật gồm các kiến trúc sư và kỹ sư có trình

độ chuyên môn cao được thành lập theo quyết định của Giám đốc, Hội đồngkhoa học kỹ thuật có trách nhiệm tư vấn giúp giám đốc lựa chọn các phương

án thiết kế sơ bộ và các hoạt động khoa học khác

Với cách thức bàn giao việc, uỷ thác trách nhiệm từ ban lãnh đạo đến các

cá nhân, bộ phận như trên thì các sản phẩm làm ra mới chỉ đạt được các yêucầu của ban lãnh đạo mà chưa thực sự hướng tới chủ đầu tư, đáp ứng tốt nhấtnhu cầu của chủ đầu tư Quá trình tạo ra một sản phẩm tư vấn xây dựng đòihỏi có sự tham gia của nhiều lao động, tất cả đều góp phần tạo ra chất lượngvới mức độ khác nhau cho sản phẩm

Song ở đây ban lãnh đạo Công ty chưa xem xét thoả đáng và lấy ý kiếnphản hồi từ cán bộ nhân viên để làm căn cứ xây dựng các chỉ tiêu, tiêu chuẩnchất lượng sản phẩm tư vấn Hầu như ở mỗi dự án, thì luôn có sự khác nhau

về các tiêu thức đo lường do các chủ nhiệm dự án, chủ nhiệm đồ án, chủ trìhợp đồng quy định ở một mức độ nhất định gây nên những sai sót Điều này

là do trong Công ty vẫn chưa ban hành thống nhất cho một số chỉ tiêu, tiêuthức về chất lượng, hoặc có những tiêu chuẩn, quy định thống nhất nhưnghoạt động truyền thống, phổ biến đến toàn thể cán bộ công nhân viên chưađược tốt.

Bên cạnh đó, ban lãnh đạo tiến hành xây dựng các quy trình về quản trịchất lượng sản phẩm xuất phát từ nhận thức chủ quan của bản thân khôngxem xét thực tiễn trong công ty, không chú trọng đến vai trò của các cá nhân,

bộ phận, đơn vị điều đó đã làm cho hoạt động quản trị chất lượng trong Công

ty bao gồm nhiều quy trình rời rạc, thiếu sự thống nhất và sự tham gia đồng

bộ của toàn thể phòng ban, bộ phận Ban lãnh đạo cũng chỉ là người đưa racác quy định về chất lượng sản phẩm mà chưa thấy được đầy đủ vai trò vàtrách nhiệm của mình đối với thực thi các quy định đó như thế nào Thành ratrong việc đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm tư vấn, ban lãnh đạo với

tư cách là người chỉ đạo các hoạt động nhưng lại như đứng bên ngoài quátrình quản trị chất lượng

Nhận thức được vấn đề trên, ban lãnh đạo đã tiến hành xây dựng một hệthống quản trị chất lượng theo mô hình quản trị theo quá trình chứ không thựchiện mô hình quản trị theo mục tiêu Mô hình bày thừa nhận rằng khách hàngđóng một vai trò quan trọng trong việc xác định các yêu cầu như đầu vào.Đây là mô hình sẽ phù hợp với môi trường kinh doanh ngày càng biến động

và sẽ tạo ra một hệ thống quản trị chất lượng tốt cho Công ty Ban lãnh đạoCông ty đã xây dựng một chính sách chất lượng mới như sau:

+ Công ty cam kết thoả mãi khách hàng bằng các sản phẩm và dịch vụ

có chất lượng ngày càng cao, phù hợp với quy chuẩn xây dựng, tiêu chuẩncủa ngày, văn bản pháp quy và luật pháp Nhà nước

+ Công ty đặc biệt quan tâm đến hệ thống quản trị chất lượng, đồng thờithường xuyên duy trì, cải tiến hệ thống quản trị chất lượng, tạo ra những sảnphẩm tư vấn có chất lượng cao và coi đây là sức mạnh và động lực phát triểncủa Công ty

+ Chính sách chất lượng của Công ty được toàn thể mọi cán bộ côngnhân viên, kể cả những người mới được tuyển dụng thấu hiểu, áp dụng và duytrì, nghiêm chỉnh thực hiện những nội dung của hệ thống quản lý chất lượngISO 9001: 2000.

2 Hệ thống quản trị chất lượng theo ISO 9000 của Công ty

2.1 Khái quát chung về áp dụng quản trị chất lượng theo ISO 9000 của Công ty

Để không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ tư vấn xây dựng nhằmtăng khả năng cạnh tranh hoàn thành được các mục tiêu đã đặt ra trong môitrường cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, Công ty cổ phần tư vấnxây dựng Vĩnh Phúc đã quyết định triển khai áp dụng hệ thống quản lý chấtlượng theo ISO 9000 với bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 vào tháng 10 năm2004

Công ty đã cử hai cán bộ là Giám đốc và trưởng phòng kỹ thuật đi học

về ISO 9000, chuẩn bị chu đáo về nhân sự và lực lượng chuyên trách, muasắm tài liệu tham khảo gồm các tài liệu tập huấn, tài liệu hướng dẫn, xây dựngcác bảng biểu có quy củ và thống nhất Công ty cũng sử dụng mạng máy vitính và các phần mềm tin học làm công cụ để phổ biến, trao đổi thông tin, lưutrữ, phổ cập, tham khảo, vẽ sơ đồ, nhân bản các văn bản dữ liệu chất lượngcho các phòng ban trong toàn Công ty

Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 được thực hiệntheo sơ đồ sau:

Sơ đồ2.1: Áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo ISO 9000.

Là một doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 theo phương thức tự triển khai

và sử dụng hình thức thuê chuyên gia tư vấn từng phần chứ không phải trọngói nên Công ty quan niệm sẽ không bị rằng buộc về mặt thời gian triển khai

và thời gian đạt được chứng chỉ ISO Công ty tiến hành áp dụng ISO 9000theo đúng điều kiện và hoàn cảnh của mình, điều đó đêm đến nhiều lợi íchthiết thực rồi: Nhân viên sẽ chú ý hơn đến từng công đoạn trong quá trình,chú ý hơn đến tinh thần phòng ngừa trong công việc, quan tâm đến việc cải

Chỉ định người đại diện về chất lượng thành lập lực lượng chất lượng

Mô tả công việc

Quy định các hoạt động phải được

kiểm soát Phác thảo hệ thống

Cải tiến chất lượng

tiến chất lượng và nhận thức được yêu cầu phải liên tục cải tiến chất lượngcông việc, khi đó các phòng ban sẽ xác định rõ hơn trách nhiệm, quyền hạn,chức năng công việc của các đơn vị, bộ phận, cá nhân đã được xác định trongcác thủ tục và các bản mô tả công việc.

Trên tinh thần đó, Công ty đã thành lập một ban chuyên trách về quản lýchất lượng gồm 4 cán bộ: 1 trưởng ban và 3 nhân viên Điều đó cũng chứng tỏCông ty áp dụng ISO 9000 trong hoạt động quản trị chất lượng dịch vụ tư vấn

từ những lợi ích và sự cần thiết của việc xây dựng một hệ thống quản trị chấtlượng theo ISO 9000, toàn thể ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong Công

ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc quyết tâm triển khai áp dụng thành công,qua đó tạo ra những sản phẩm tư vấn có chất lượng cao, giảm chi phí sản xuấtkinh doanh do thực hiện phương châm làm đúng ngay từ đầu, tăng doanh thu

và lợi nhuận cho Công ty Những ích lợi mà Công ty đã nhận thấy và có thểthu được nếu áp dụng ISO 9000 như sau:

Bảng 2.1: Lợi ích của việc áp dụng ISO 9000 STT Lợi ích của việc áp dụng ISO 9000 trong tổ chức

I Đối với doanh nghiệp

1 Quản lý doanh nghiệp tường tận hơn

2 Nhận thức doanh nghiệp tường tận hơn

3 Gia tăng hiệu quả tác nghiệp

4 Cải tiến thông tin giao tiếp giữa các bộ phận

5 Giảm phế phẩm, chi phí làm lại

II Ngoài doanh nghiệp

1 Tăng thụ cảm chất lượng của khách trong

2 Cải tiến việc thoả mãn khách hàng

3 Gia tăng vị thế cạnh tranh

4 Giảm thiểu bảo dưỡng, bảo hanh

5 Gia tăng thị phần

6 Các lợi ích khác

Công ty tổ chức xây dựng và ban hành các thủ tục và quy trình để quản

lý chất lượng đối với sản phẩm là dịch vụ tư vấn xây dựng thì các quy trìnhnày chủ yếu liên quan đến thực hiện các hợp đồng kinh tế, hoạt động giám sátthi công công trình, khảo sát xây dựng, kiểm định hiện trường cùng với

các yêu cầu riêng về trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ giữa các vị trícông tác theo hướng tiếp cận với bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000.

Bảng 2.2: Các quy trình quản trị chất lượng trong công ty

1 Quy trình xem xét của lãnh đạo

2 Quy trình kiểm soát tài liệu

3 Quy trình xem xét về yêu cầu sản phẩm

4 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tư vấn

5 Quy trình tổ chức hoạt động giám sát thi công

6 Quy trình lập dự án đầu tư xây dựng

7 Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ

8 Quy trình giám sát và đo lường mức độ thoả mãn của khách hàng

9 Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp

1 Quy trình thu thập, đo lường, phân tích, cải tiến

2.2 Một số quy trình quản trị chất lượng chủ yếu trong Công ty

2.2.1 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tư vấn

Một dịch vụ tư vấn đầu tư có chất lượng tốt là phải tham mưu giúp chocác chủ đầu tư thực hiện tốt công việc: Đề xuất phương án đầu tư hiệu quả,chọn giải pháp công nghệ phù hợp và giá cả hợp lý, giúp chủ đầu tư tuyểnchọn các nhà thầu xây dựng, cung cấp vật tư thiết bị, có đủ năng lực phù hợpvới yêu cầu của dự án và đúng quy định của pháp luật

Do đó quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tư vấn có ảnh hưởng lớn đếnmức độ thoả mãn của khách hàng, của chủ đầu tư, qua đó trực tiếp nâng caochất lượng dịch vụ tư vấn

Quy trình tổ chức thực hợp đồng tư vấn được thực hiện theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.2: Quá trình thực hiện hợp đồng tư vấn

Trách nhiệm Nội dung, văn bản theo

Xem xét yêu cầu và định hướng cho KH

CN dự án, CN đồ án,

chủ trì HĐ

Quy trình xem xét yêu cầu sản phẩm

Lập báo cáo kinh tế,

kỹ thuật, thiết kế cơ

sở

CN dự án, CN đồ án,

cán bộ HĐKH

Theo NĐ số 16/2005/NĐ-CP Quy trình lập dự án đầu tư xây dựng

CN dự án, CN đồ án,

chủ trì HĐ

Quy trình bồi dưỡng cán

bộ, có thể thuê chuyên gia,

kỹ sư theo hợp đồng ngắn hạn, dài hạ

xưởng trưởng Ghi kết quả vào phiếu kiểm tra

Kiểm tra SP tại Công ty

- Sản phẩm tư vấn trong hợp đồng gồm:

+ Lập báo cáo các kinh tế - kỹ thuật

+ Thiết kế quy hoạch chi tiết xây dựng, thiết kế kỹ thuật - lập tổng dựtoán chi tiết (thiết kế 2 đến 3 bước) Thiết kế kỹ thuật thi công - lập dự toánchi tiết (thiết kế 1 bước)

+ Tư vấn xây dựng

+Giám sát thi công

+Lập hồ sơ mời thầu, phân tích đánh giá hồ sơ mời thầu.

+Các dịch vụ tư vấn khác như: Thẩm tra, tư vấn chủ đầu tư

+ Khảo sát

Khảo sát địa chất công trình, địa chất thuỷ văn

Khảo sát địa hình và khoả sát phục vụ thi công

+ Thi công:

Thi công thực nghiệm

Thi công trang trí nội - ngoại thất, mô hình - yêu cầu về sản phẩm tưvấn

Các sản phẩm tư vấn phải đáp ứng được các yêu cầu về hình thức vànội dung theo quy định trước khi bàn giao cho nhà thầu hay chủ đầu tư Yêucầu về loại giấy, chất lượng giấy được sử dụng để đóng quyển hồ sơ như sau:

Bảng2 4: Yêu cầu về chất lượng giấy cho sản phẩm tư vấn

5 Bìa A3 Bãi bằng trắng xuất khẩu 70g/m2

6 Bìa A4 Bãi bằng trắng xuất khẩu 70g/m2

+ Chất lượng in ấn + hoàn thiện hồ sơ: bản vẽ và văn bản phải rõ ràngkhông bẩn, không mờ, bìa hồ sơ bóng kính đóng gáy bằng băng dính dầy vàphẳng phiu

+ Nếu chất lượng giấy sử dụng không đúng theo quy định thì phòng kếhoạch sẽ không nghiệm thu hồ sơ

+ Các bản vẽ thiết kế phải có khung tên theo mẫu quy định Các tập bản

vẽ thiết kế ngoài bản gốc có chữ kỹ thuật cho phép các bản khác photocopy từbản gốc

+ Tại các mục ghi chức danh của các sản phẩm tư vấn đóng quyển cũngnhư các kết quả kiểm định, thí nghiệm hiện trường thì cần ghi rõ họ tên cũng

chũ ký của người thực hiện tối thiểu và một bản lưu ở xưởng, đội thực hiệnsản phẩm đó.

- Hoạt động quản trị chất lượng hợp đồng tư vấn ở cấp Công ty, phòng

kế hoạch - kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra toàn bộ chất lượng hợp đồng

tư vấn, ở cấp xưởng, đội thì việc kiểm tra chất lượng sản phẩm sẽ do xưởngtrưởng, cán bộ quản lý chất lượng chịu trách nhiệm

Nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân, bộ phận trong việc đảm bảo chấtlượng hợp đồng trong công ty như sau:

+ Chủ nhiệm dự án hoặc đồ án, chủ trì hợp đồng sẽ xây dựng một bản sơ

bộ về sản phẩm trên cơ sở có sự bàn bạc và thống nhất với cán bộ chuyênmôn, sau đó ký duyệt và chuyển qua cho bộ phận quản trị chất lượng cấp dướitheo đúng trình tự phân cấp

+ Các bộ phận quản trị chất lượng theo từng cấp sẽ kiểm tra sản phẩm vềnội dung và hình thức theo đúng quyền hạn và trách nhiệm của mình, nếu cósửa đổi, bổ sung không thuộc phạm vi trách nhiệm của mình thì thông báo lênvới chủ nhiệm đồ án hoặc dự án

+ Thời gian đọc và kiểm tra chất lượng của sản phẩm trong hợp đồng tưvấn theo quy định chung của Công ty tuỳ thuộc vào mức độ phức tạp và độkhó về kỹ thuật của sản phẩm, tuy nhiên thời hạn tối đa cho phép của hoạtđộng này là không được quá 3 ngày

+ Đối với sản phẩm đạt được yêu cầu về chất lượng qua các lần kiểm traphải có chữ ký, đóng dấu, ý kiến phê duyệt của từng cấp quản trị chất lượng.Sau đó chuyển sản phẩm lại cho chủ nhiệm dự án hoặc chủ nhiệm đồ án đóngquyền hồ sơ chính thức

+ Đối với các sản phẩm chưa đạt yêu cầu về chất lượng cần phải sửa đổi

bổ sung thêm thì chủ nhiệm đồ án hoặc chủ nhiệm dự án sẽ tiến hành hoàn tấttheo yêu cầu của các bộ phận quản trị chất lượng sau đó chuyển sản phẩm đãhoàn thiện đó lại cho các bộ phận quản trị chất lượng thực hiện công việckiểm tra, xem xét lại, kể tiện cho việc kiểm tra chất lượng của các bộ phận

chức năng thì bản hoàn tất sẽ được chuyển kèm với bản thảo lần sửa chữatrước.

+ Phòng kế hoạch - kỹ thuật tiến hành kiểm tra các kết quả của bộ phậnquản trị chất lượng, sau đó sẽ vào sổ theo dõi sản phẩm của công ty và trìnhgiám đốc điều hành ký duyệt, đóng dấu Đối với mỗi sản phẩm tư vấn đạtđược chất lượng như yêu cầu sẽ được phát kèm phiếu kiểm sản phẩm theomẫu quy định của công ty

Các sản phẩm tư vấn sau khi được hoàn thành và đưa vào vận hành thựchiện, phòng kế hoạch - kỹ thuật có trách nhiệm thu thập các bản copy phiếukiểm sản phẩm để tiến hành đo lường, phân tích theo quy trình thu thập đolường, phân tích cải tiến, làm cơ sở lập các báo cáo về sản phẩm không phùhợp theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp và lập báo các tại cuộchọp xem xét của lãnh đạo theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp,

và báo cáo cuộc họp xem xét của lãnh đạo theo quy trình xem xét của lãnhđạo, làm tài liệu phục vụ quy trình kiểm soát tài liệu

Cuối cùng sản phẩn tư vấn sẽ được Chủ tịch hội đồng quản trị kiêmGiám đốc điều hành công ty xác nhận và phê duyệt trước khi giao cho chủđầu tư Chủ nhiệm đồ án hoặc dự án, chỉ trì hợp đồng, xưởng trưởng hoặcngười được giao nhiệm vụ có trách nhiệm bàn giao sản phẩm cho chủ đầu tư

và ký biên bản bàn giao

Cùng với quá trình kiểm tra, giám sát việc thực hiện và đảm bảo chấtlượng các sản phẩm tư vấn trong hợp đồng lãnh đạo Công ty đưa ra nhiềuhình thức thưởng phạt thích hợp đối với cá nhân, tổ nhóm tư vấn, một số hìnhthức chính được sử dụng:

- Đối với cá nhân, tổ nhóm bộ phận không tuân thủ đúng với quy địnhgây ảnh hưởng xấu tới chất lượng sản phẩm thì tuỳ theo mức độ nặng nhẹ củasai phạm sẽ bị khiển trách phạt tiền, thậm trí cách chức, đình chỉ không chothực hiện tiếp dự án và không giải ngân kinh phí theo hợp đồng, thậm trí chothôi việc nếu gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới uy tín của công ty