BÀI THUYẾT TRÌNH NHÓM ĐỀ TÀI: CHU TRÌNH DOANH THU TRONG MỘT DOANH NGHIỆP

BÀI THUYẾT TRÌNH NHÓM ĐỀ TÀI CHU TRÌNH DOANH THU TRONG MỘT DOANH NGHIỆP I Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép những sự kiện phát sinh[.]

BÀI THUYẾT TRÌNH NHÓM

ĐỀ TÀI: CHU TRÌNH DOANH THU TRONG

MỘT DOANH NGHIỆP

I Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu:

Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán Các sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu:

 Nhận đơn đặt hàng của khách hàng

 Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng

 Lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu

 Nhận tiền thanh toán

Sơ Đồ Dòng Dữ Liệu

1) Nhận đặt hàng của khách hàng Bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc chào hàng và xử lí đơn đặt hàng:

 Chức năng này bao gồm 3 hoạt động chính:

+ Trả lời yêu cầu mua hàng từ khách hàng

+ Kiểm tra và phê chuẩn tín dụng

+ Đối chiếu lượng hàng tồn kho

 Quyết định chính và thông tin cần sử dụng:

+ Quyết định liên quan đến chính sách tín dụng bao gồm việc phê chuẩn hạn mức tín dụng

+ Thông tin về hàng tồn kho và tình trạng nợ của khách hàng

 Bộ phận tham gia xử lí:

+ Bộ phận bán hàng

+ Bộ phận tín dụng

 Chứng từ, sổ sách sử dụng:

+ Đơn đặt hàng

+ Lệnh bán hàng

2) Giao hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng

Bao gồm việc giao hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng Quyết dịnh chính và thông tin chính cần sử dụng:

 Xác định phương thức vận chuyển:

+ Chuyển thẳng

+ Thuê vận chuyển

+ Nhận hàng

 Thông tin sử dụng:

+ Thời điểm, địa điểm cần giao hàng

+ Phương thức vận chuyển

+ Số lượng, quy cách mặt hàng giao…

 Bộ phận tham gia:

+ Kho hàng

+ Bộ phận vận chuyển

 Chứng từ sử dụng:

+ Lệnh bán hàng ( Phiếu xuất kho)

+ Phiếu vận chuyển, Phiếu giao hàng

+ Hóa đơn vận chuyển ( nếu thuê vận chuyển)

3) Lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu

 Hai hoạt động thực hiện:

+ Lập hóa đơn

+ Xác định công nợ phải thu

 Quyết định chính và thông tin cần sử dụng:

+ Thông tin về hàng bán, trị giá, thuế phải nộp

+ Thông tin về khoản nợ của khách hàng so sánh với hạn mức tín dụng của mỗi khách hàng

+ Giấy báo trả tiền phải thông báo phương thức thanh toán, thời gian, địa điểm thanh toán…

+ Mộ bảng kê nghiệp vụ liệt kê các nghiệp vụ phát sinh trong tháng và thông báo cho khách hàng về số dư hiện hành

 Chứng từ sử dụng:

+ Hóa đơn bán hàng

+ Giấy báo trả tiền

+ Biên lai, thẻ, vé…

 Hệ thống lập hóa đơn:

+ Lập sau

+ Lập trước

 Hệ thống theo dõi nợ:

+ Theo dõi chi tiết từng hóa đơn

+ Theo dõi số dư

 Bộ phận tham gia xử lí:

+ Bộ phận lập hóa đơn

+ Bộ phận kế toán công nợ

4) Thu tiền

 Thông tin cần sử dụng:

+ Thông tin về các khoản nợ theo thời hạn nợ

+ Thông tin số chi tiết phải thu khách hàng

+ Thông tin thời hạn thanh toán, chiết khấu thanh toán

 Bộ phận tham gia:

+ Thủ quỹ

+ Ngân hàng

+ Kế toán công nợ

 Chứng từ và sổ sách sử dụng:

+ Phiếu thu

+ Giấy báo có

II Một số rủi ro và cơ chế kiểm soát:

1 Rủi ro:

 Bán hàng nhưng không thu được tiền (do khong có khả năng trả hay có tiền nhưng không chịu trả)

+ Đánh giá uy tín

+ Duyệt hạn mức tín dụng

+ Phân tích tuổi nợ

 Bán hàng không đúng giá, tính toán sai chiết khấu

+ Phê duyệt giá bán

+ Cập nhật giá mới

 Giao hàng trễ

+ Kiểm tra tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng

+ Theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng

 Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng

+ Khách hàng ký duyệt mẫu hàng

+ Đối chiếu đơn đặt hàng

+ Khách hàng ký bao bì giao nhận hàng

 Phát hành hóa đơn sai

+ Phê duyệt hóa đơn

+ Đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng và phiếu xuất kho

 Tiền bán hàng bị lạm dụng

+ Định kỳ đối chiếu công nợ

+ Thương xuyên dối chiếu số dư ngân hàng

+ Người thu tiền khác người ghi chép thu tiền

 Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ

+ Các chứng từ bán hàng điều chuyển về kế toán ghi chép

+ Đối chiếu số bán hàng với số hàng tồn kho

+ Đối chiếu số thu tiền với bảng kê ngân hàng

2 Các hoạt động kiểm soát:

 Hoạt động xử lí đơn đặt hàng:

+ Chấp nhận đơn hàng từ khách hàng không có khả nang thanh toán không thu được nợ, lỗ nợ khó đòi tách biệt chức năng xét duyệt và bán hàng, cập nhật chính xác số dư của khách hàng

+ Chấp nhận bán mặt hàng công ty không có khả năng cung cấp hợp đồng không được thực hiện, ảnh hưởng đến uy tín của công ty lập danh mục hàng hóa để bán, theo dõi chính xác tình trạng hàng hóa

+ Ghi nhận sai thông tin hàng hóa, khách hàng bán sai hàng hóa, giao sai khách hàng ghi nhận yêu cầu của khách hàng bằng chứng từ, kiểm soát nhập liệu

 Hoạt động xuất kho - giao hàng

+ Xuất kho, giao hàng không được xét duyệt mất hàng yêu cầu phải có lệnh bán hàng; tách biệt xét duyệt, bán hàng, thủ kho, giao hàng

+ Xuất kho, giao hàng sai mặt hàng, số lượng không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng đối chiếu với phiếu kho, phiếu đóng gói, phiếu giao hàng

+ Giao hàng sai địa điểm, thời gian giao hàng trễ, phát sinh chi phí vận chuyển đối chiếu phiếu giao hàng, vận đơn với lệnh bán hàng

+ Mất hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng mất tài sản kiểm soát truy cập, ghi nhận đầy đủ các thông tin liên quan, kiểm kê hàng tồn kho

 Hoạt động lập hóa đơn - theo dõi nợ

+ Lập hóa đơn cho nghiệp vụ bán hàng không hợp lệ mất hàng, tiền đối chiếu lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng khi lập hóa đơn; tạo danh sách khách hàng hợp lệ

+ Không lập hóa đơn cho hàng hóa đã giao khách hàng không ghi nhận doanh thu, phải thu tách biệt giao hàng và lập hóa đơn; đánh số chứng từ giao hàng, vận đơn; đối chiếu định kỳ vận đơn và hóa đơn

+ Thông tin hóa đơn sai (số lượng, mặt hàng, khách hàng…) khách hàng không chấp nhận thanh toán; doanh thu, phải thu bị sai đối chiếu, sử dụng dữ liệu của lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng; kiểm soát nhập liệu

+ Ghi nhận, cập nhật sai nợ phải thu( số tiền, tên khách hàng…) nhầm lẫn trong thu hồi nợ, mất tiền bán hàng đối chiếu tổng hợp và chi tiết, đối chiếu định kỳ với khách hàng,

 Thu tiền

+ Tham ô tiền, gian lận mất tài sản, đánh giá sai nợ phải thu tách biệt chức năng thủ quỹ, xét duyệt và phải thu; thanh toán qua ngân hàng (hạn chế giao dịch tiền); kiểm kê quỹ

+ Không ghi nhận hoặc ghi nhận nhiều lần nghiệp vụ thanh toán của khách hàng đánh giá sai nợ phải thu, ảnh hưởng đến khách hàng đối chiếu nợ định kỳ với khách hàng, theo dõ nợ từng hóa đơn, kiểm soát nhập liệu

+ Ghi nhận thanh toán không đúng hóa đơn, khách hàng, số tiền, tài khoản…

 đánh giá sai tài khoản tiền, nợ phải thu khách hàng đối chiếu trả tiền với chứng

từ thanh toán, đối chiếu nợ định kỳ với khách hàng, kiểm soát nhập liệu

+ Xóa nợ, giảm nợ không được xét duyệt mất tài sản( giảm nợ phải thu) tách biệt xét duyệt và theo dõi nợ phải thu, lập các chứng từ điều chỉnh

III Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu của công ty bibica:

Bộ máy tổ chức

 Các hoạt động trong chu trình doanh thu:

a) Nhận và xử lý đơn đặt hàng

Đối với khách hàng là khách hàng lần đầu tiên

Kế toán công nợ

Kế toán trưởng Khách hàng

Giấy giới thiệu

HĐKT

Xem xét và

ký duyệt

Giấy giới thiệu

đã duyệt HĐKT đã duyệt

D

Giấy giới thiệu

đã duyệt

Nhập dữ liệu ban đầu

HĐKT đã duyệt

Giấy giới thiệu

đã duyệt HĐKT đã duyệt

Thanh toán qua ngân hàng

Kế toán công nợ Phòng kinh doanh tổng hợp

Khách hàng

Ủy nhiệm chi

Giấy mua hàng

Ủy nhiệm chi

Duyệt bán

Giấy mua hàng đã duyệt

Ủy nhiệm chi đã duyệt

A

Ủy nhiệm chi

Bảng kê công nợ

Ủy nhiệm chi

Thanh toán bằng tiền mặt

Khách hàng

Giấy mua hàng

Duyệt bán

Giấy mua hàng đã duyệt

A

b) Lập hóa đơn bán hàng

Thanh toán bằng tiền mặt

Phòng kinh doanh tổng hợp

Hóa đơn bán hàng 1

Kế toán công nợ

Giấy mua hàng

Hóa đơn bán hàng

Đã duyệt 1

Hóa đơn bán hàng

Đã duyệt 2

Hóa đơn bán hàng

đã duyệt 3

Duyêt công nợ

Khách hàng

Nhập liệu

Giấy mua hàng

In hóa đơn

N

DT

NPT

HTK

GV

HB

Hóa đơn bán hàng 1

Hóa đơn bán hàng 2

Hóa đơn

bán hàng

2 Hóa đơn

bán hàng 3

Hóa đơn bán hàng 3

N

Hóa đơn bán hàng

đã duyệt 3

B

Thanh toán qua ngân hàng

Phòng kinh doanh tổng hợp

Hóa đơn bán hàng 1

Kế toán công nợ

Giấy mua hàng

Ủy nhiêm chi

Hóa đơn bán hàng

Đã duyệt 1

Hóa đơn bán hàng

Đã duyệt 2

Hóa đơn bán hàng đã duyệt

3

Duyêt công nợ

Khách hàng

Nhập liệu

Giấy mua hàng

Ủy nhiêm chi

In hóa đơn

N

DT

NPT

HTK

GV

HB

Hóa đơn bán hàng 1

Hóa đơn bán hàng 2

Hóa đơn

bán hàng

2 Hóa đơn

bán hàng 3

Hóa đơn bán hàng 3

N

Hóa đơn bán hàng đã duyệt 3

B

c) Quá trình thanh toán

Thanh toán bằng tiền mặt

Kế toán thanh toán

Phiếu thu 1

Thủ quỹ

Lập phiếu thu

In phiếu thu

Phiếu thu 1

Phiếu thu 2

Phiếu thu 2 Phiếu thu 3

D

D

Thu tiền

và ký xác nhận Phiếu thu 3

Phiếu thu 1 Phiếu thu 2

Sổ quỹ

Phiếu thu 3

Khách hàng

Phiếu thu 3

N

N

Thanh toán qua ngân hàng

Kế toán công nợ

Giấy báo có

Nhập liệu

Giấy báo có

N

TG NH NPT Ngân hàng

d) Xuất kho và giao hàng

Nếu khách hàng nhận hàng tại kho

Kế toán hàng tồn kho

Bộ phận kho

Khách hàng

Đơn bán hàng 1 Đơn bán hàng 2

Xuất kho

và ký xác nhận

Thẻ

kho

Đơn bán hàng 1

đã ký Đơn bán hàng 2

đã ký

C

Khách hàng

C

Đơn bán hàng 1

HTK

Bảng kê xuất kho

Đối chiếu

Đơn bán hàng 1

đã đối chiêu

N

Nếu công ty giao hàng cho khách hàng

Kế toán hàng tồn kho

Bộ phận kho

Nhân viên giao

Đơn bán hàng 2

Xuất kho

và ký xác nhận

Thẻ

kho

Đơn bán hàng 1

đã ký Đơn bán hàng 2

đã ký C

Khách hàng

C

Đơn bán hàng 1

HTK

Bảng kê xuất kho

Đối chiếu

Đơn bán hàng 1

đã đối chiêu

N

Lập biên bản giao nhận hàng hóa

Đơn bán hàng 2

đã ký Biên bản giao nhận hàng hóa 1 Biên bản giao nhận hàng hóa 2

Kế toán

công nợ

Phòng KDTH

BỘ (SỞ):

ĐƠN VỊ:

BÁO CÁO TỔNG HỢP HÀNG TỒN KHO

THÁNG:……….

LOẠI:………

Vật tư, hàng hóa Đầu kỳ Nhập kho Xuất kho Cuối ký Mã Tên SL TT SL TT SL TT SL TT Cộng theo loại Lập, ngày … tháng… năm…

Người lập Thủ kho Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) BỘ (SỞ): ĐƠN VỊ: BÁO CÁO TỔNG HỢP CÔNG NỢ TÀI KHOẢN:

Mã KH/NCC Tên Đầu kỳ Phát sinh Cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Lập… , ngày… tháng… năm…

Người lập biểu Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị ( chữ ký, họ tên) ( chữ ký, họ tên) ( chữ ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị báo cáo Mẫu số B07 - H BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN KHO VẬT TƯ HÀNG HOÁ DỰ TRỮ Quý: Năm:

STT Tên vật tư hàng hoá dự trữ Đơn vị tính Tồn kho đầu năm Nhập Xuất Tồn kho cuối kỳ Kỳ này Luỹ kế Kỳ này Luỹ kế SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 I / Nguyên vật liệu 1 Bột -

2.Nấm -

II / Vật tư, hàng hoá dự trữ khác A Thiết bị -

C Vật tư khác -

Tổng cộng Lập, ngày … tháng … năm … Người lập biểu Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vi:………

Bộ phận:……….

Mẫu số: 02 - VT (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày tháng năm

Số

Nợ

Có

- Họ và tên người nhận:

- theo số ngày tháng năm của

Xuất tại kho (ngăn lô) : địa điểm:

STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vịtính Số lượng Đơn giá Thànhtiền Theo chứng từ Thựcnhập Cộng - Tổng số tiền ( viết băng chữ ):

- Số chứng từ gốc kèm theo:

Ngày tháng năm

Người lập

phiếu

(Ký, họ tên)

Người giao hàng

(Ký, họ tên)

Thủ kho

(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận

có nhu cầu nhập)

(Ký, họ tên)

Giám đốc

(Ký, họ tên)

IV Mẫu báo cáo:

Một số mẫu báo cáo của công ty bibica:

Và một số mẫu báo cáo khác…

V Tài liệu tham khảo:

 Giáo trình bài giảng Hệ thống thông tin kế toán

 www.vi.scribd.com