Phân tích mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong quản trị tổ chức

Đặc biệt trong xu thế hội nhập kinh tế hiện nay thì vấn đề quản trị và mối quan hệ giữa các cấp với nhau một cách có hiệu quả nhất để có thể đem lại chất lượng cao là mối quan tâm hàng đ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ

CHÍ MINH KHOA KINH TẾ

PHÂN TÍCH MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CẤP QUẢN TRỊ TRONG QUẢN TRỊ TỔ CHỨC

MÔN : QUẢN TRỊ HỌC CĂN BẢN

GVHD: Nguyễn Thị Liên

SVTH:

Bùi Thanh Trúc 20124080

Bùi Thị Bảo Yến 20124082

TP Hồ Chí Minh 05/2021

LỜI CẢM ƠN

Thực tế luôn cho thấy, sự thành công nào cũng đều gắn liền với sự hỗ trợ, giúp đỡ của những người xung quanh dù cho sự giúp đỡ đó là ít hay nhiều, trực tiếp hay gián tiếp Trong suốt thời gian làm bài tiểu luận đến nay, chúng em đã nhận được sự quan tâm chỉ bảo, giúp đỡ của thầy cô, gia đình và bạn bè xung quanh Với tấm lòng biết ơn sâu sắc, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành từ đáy lòng đến thầy đã dùng những tri thức và tâm huyết của mình để có thể truyền đạt cho chúng em vốn kiến thức quý báu , cảm ơn thầy đã giúp đỡ và hướng dẫn chúng

em tận tình trong suốt thời gian viết bài tiểu luận, tạo cho chúng em những tiền đề, những kiến thức để tiếp cận vấn đề, phân tích giải quyết vấn đề Nhờ đó mà chúng

em hoàn thành bài tiểu luận của mình tốt hơn Chúng em cũng xin cảm ơn bạn bè, anh chị đã tận tình chỉ bảo chúng em trong quá trình hoàn thành bài tiểu luận, tạo cho chúng em hiểu thêm về những kiến thức thực tế

Bài tiểu luận này được nhóm em thực hiện trong vòng 2 tuần Ban đầu chúng

em còn bỡ ngỡ vì vốn kiến thức còn hạn chế Do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót, chúng em mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và các bạn cùng lớp để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn Những kiến thức này sẽ là hành trang ban đầu cho quá trình làm việc của chúng em sau này Chúng em xin gửi tới mọi người lời chúc thành công trên con đường sự nghiệp của mình

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm gần đây, không ai có thể phủ nhận được vai trò của quản trị trong hầu hết các hoạt động của đời sống kinh tế xã hội Đối với bất kỳ một

tổ chức, một đơn vị, doanh nghiệp hay cao hơn gọi là một quốc gia, một cộng đồng, vai trò của quản trị càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Đối với doanh nghiệp thì quản trị còn được coi là yếu tố đánh giá sự thành công Quản trị doanh nghiệp tốt sẽ giúp cho công ty nâng cao khả năng tiếp cận và hoạt động hiệu quả hơn, Quản trị nguồn lực trong tổ chức tốt cũng chính là đưa tổ chức phát triển theo hướng bền vững và chính đó là nền tảng để thúc đẩy phát triển Theo đó, các mối quan hệ trong quản trị tốt sẽ mang lại hiệu quả cao cho nhà đầu tư, nhiều lợi ích hơn cho các thành viên khác trong công ty

Đặc biệt trong xu thế hội nhập kinh tế hiện nay thì vấn đề quản trị và mối quan hệ giữa các cấp với nhau một cách có hiệu quả nhất để có thể đem lại chất lượng cao là mối quan tâm hàng đầu của nhà nước, xã hội Con người là tài sản quan trọng nhất mà mỗi tổ chức cần phải có, vì vậy sự thành công của tổ chức phụ thuộc vào các quản trị con người cũng như sự phối hợp nhịp nhàng phù hợp giữa các cấp quản trị với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung cho tổ chức

Nhận thấy rằng mối quan hệ giữa các cấp quản trị với nhau đóng vai trò quan trọng trong sự điều tiết cũng như phối hợp thúc đẩy công việc, việc hợp tác giữa các bạn các cấp quản trị với nhau sẽ giúp doanh nghiệp phát triển một cách vững chắc và theo kịp sự thay đổi của thị trường

Vì vậy em đã chọn lựa chọn đề tài “ Mối quan hệ giữa các cấp quản trị” hoàn thành môn học của mình Đây là công việc mà em đã được học tập nghiên

cứu trong quá trình học tập và cũng là vấn đề cần thiết cho mọi tổ chức và cũng

là mối quan tâm hàng đầu của nước ta trong thời kỳ kinh tế hội nhập quốc tế Nhưng trình độ còn hạn chế và thời gian hạn hẹp nên trong bài viết này không thể tránh khỏi thiếu sót Mong thầy cô chỉ bảo và giúp đỡ thêm để em có thể hiểu biết hơn về những vấn đề nêu trên

Em xin chân thành cảm ơn

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này cần làm rõ vai trò của từng cấp quản trị một và mối quan hệ giữa chúng với nhau để cùng nhau phối hợp xấy dựng nên công tác quản trị Từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá cũng nhứ đưa ra những giải pháp kiến nghị nhằm đem lại mối quan hệ tốt đẹp và hiệu quả giữa các nhà quản trị

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là về mối quan hệ giữa các cấp quản trị

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài này có sử dụng một số phương pháp sau:

Phương pháp thu thập xử lý thông tin

Phương pháp thống kê

Phương pháp nghiên cứu tài liệu

5 Cấu trúc của đề tài

Ngoài mở đầu và kết luận thi phần nội dung gồm có 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về mối quan hệ giữa các cấp quản trị

Chương 2 Thực trạng hoạt động và mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong

quản trị tổ chức

Chương 3 Giải pháp hoàn thiện mối quan hệ các cấp quản trị

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CẤP QUẢN TRỊ

1 Khái niệm về mối quan hệ giữa các cấp quản trị

1.1 Khái niệm quản trị

Quản trị học là ngành cung cấp kiến thức cho con người trong môi trường lãnh đạo, nói một cách dễ hiểu, quản trị học là hoạt động cần thiết kết hợp những con người trông cùng một tổ chức khác nhau nhằm giúp tổ chức đạt được mục tiêu chung Bất kỳ tổ chức nào cũng cần có hoạt động quản trị kể cả đó là các công ty liên doanh hay xí nghiệp, cơ khí Nội dung của hoạt động quản trị sẽ bao gồm hoạt động tổ chức, quản trị con người khác nhau về mức độ phức tạp cũng như phương pháp thực hiện

Ngày nay về nội dung, thuật ngữ quản trị có nhiều cách hiểu khác nhau, sau đây là một vài cách hiểu :

Quản trị học là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp những hoạt động của người khác để đạt được kết quả mà một người hoạt động riêng lẻ không thể nào hoạt động được Với cách hiểu này hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tổ chức

Quản trị học là sự tác động của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu đã vạch ra một cách tối ưu trong điều kiện biến động của môi trường Với cách hiểu này quản trị là một quá trình, trong đó cụ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động quản trị, đối tượng quản trị tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị tạo ra, mục tiêu của quản trị phải được đặt ra cho cả chủ thể quản trị và đối tượng quản trị, được xác định trước khi thực hiện sự tác động quản trị

Nói tóm lại quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát công việc và những nỗ lực của con người, đồng thời vận dụng một cách có hiệu quả mọi tài nguyên để hoàn thành các mục tiêu đã định

1.2 Các cấp bậc quản trị và nhiệm vụ chủ yếu của mỗi cấp quản trị 1.2.1 Các cấp quản trị

Quản lý là điều cần thiết cho một cuộc sống có tổ chức và để điều hành tất cả các loại hình quản lý Quản lý tốt là xương sống cho các tổ chức thành công Quản

lý cuộc sống có nghĩa là hoàn thành mọi việc để đạt được mục tiêu của cuộc sống

và quản lý tốt một tổ chức có nghĩa là hoàn thành công việc cùng với và thông qua những nguời khác để đạt được mục tiêu của nó

Quản trị là tập hợp các nguyên tắc liên quan đến các chức năng lập kế hoạch,

tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát, và việc áp dụng các nguyên tắc này trong việc khai thác các nguồn lực vật chất, tài chính, con người và thông tin một cách hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức

Việc phân chia quản lý của một tổ chức thành các cấp là rất quan trọng để duy trì năng suất và hiệu suất công việc của nhân viên Mặc dù, khi có sự thay đổi về quy mô của doanh nghiệp hoặc lực lực lượng lao động, thì cũng sẽ có sự thay đổi

về số lượng cấp quản lý

Hầu hết các tổ chức hoạt động với ít nhất ba cấp riêng biệt Mỗi cấp lại đòi hỏi cách thức quản trị khác nhau Ba cấp độ quản lý cung cấp sự tách biệt giữa các vị trí quản lý của tổ chức Cấp bậc quản trị của nhân viên tổ chức xác định mức độ quyền hạn, địa vị được hưởng qua chuỗi mệnh lệnh mà nhân viên có thể kiểm soát Hiện nay sự phân chia các cấp quản trị phổ biến là cấp tác nghiệp ( cấp thấp ), cấp

kỹ thuật ( cấp giữa hay cấp trung gian ), cấp chiến lược ( cấp cao )

- Cấp tác nghiệp : tập trung vào việc thực hiện có hiệu quả những gì mà tổ chức sản xuất hay cung ứng Ví dụ một trường đại học phải thực hiện các công việc đăng

ký nhập học cho sinh viên, sắp xếp thời khóa biểu, thu học phí, chức năng tác nghiệp là cốt lõi của mọi tổ chức

- Cấp kỹ thuật : Trong tổ chức cần phải có người điều phối hoạt động những người ở cấp tác nghiệp Công việc của những người này nằm ở cấp kỹ thuật

- Cấp chiến lược : tập trung vào việc đề ra phương hướng hoạt động và những mục tiêu lâu dài của tổ chức Công việc của những người này nằm ở cấp chiến lược

1.2.2 Nhà quản trị :

Trong một tổ chức phải có những người làm các công việc cụ thể và những người điểu hành những người làm các công việc cụ thể đó Nói một cách chung nhất có thể phân chia thành hai loại :

- Người thừa hành: là những người trực tiếp thực hiện công việc nào đó và không có trách nhiệm trông coi công việc của người khác chẳng hạn như công nhân trong doanh nghiệp, đầu bếp trong nhà hàng, Cấp trên của họ chính là các nhà quản trị trực tiếp

- Nhà quản trị: Là người chỉ huy, có một chức danh nhất định trong hệ thống quản trị và có trách nhiệm định hướng, tổ chức điều khiển và kiểm soát hoạt động của người dưới quyền Nhà quản trị là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định

1.2.3 Cấp bậc quản trị trong một tổ chức

Để dễ dàng cho việc nghiên cứu và quản trị người ta thường chia các nhà quản trị trong một tổ chức thành ba cấp :

1.2.3.1 Nhà quản trị cấp cao

Nhà quản trị cấp cao là nhóm nhỏ các nhà quản trị ở cấp bậc tối cao trong tổ chức chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức

Chức danh của quản trị viện cấp cao là chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc,

Công việc của các nhà quản trị cấp cao là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và có trách nhiệm quản lý các quam hệ công chúng Lãnh đạo cao nhất đưa ra các mục tiêu và các chính sách rộng rãi của doanh nghiệp, ban hành các hướng dẫn cần thiết

để chuẩn bị ngân sách bộ phận, thủ tục, lịch trình,…Chuẩn bị các chiến lược và chính sách cho doanh nghiệp, bổ nhiệm giám đốc điều hành cho cấp trung gian tức

là các giám đốc bộ phận, kiểm soát và điều phối của tất cả các hoạt động của tất cả các bộ phận, chịu trách nhiệm duy trì liên lạc với thế giới bên ngoài, cung cấp, hướng dẫn và chỉ đạo Ban lãnh đạo cao nhất cũng chịu trách nhiệm trước các cổ đông của doanh nghiệp

1.2.3.2 Nhà quản trị cấp trung gian

Nhà quản trị cấp trung gian đứng trên quản trị cấp cơ sở và ở dưới cấp quản trị cao cấp, là người nhận các chiến lược và chính sách chung từ nhà quản trị cấp cao rồi triển khai chúng thành các mục tiêu và kế hoạch chi tiết, cụ thể cho các quản trị viên cấp cơ sở thực hiện

Công việc của nhà quản trị cấp trung là thực hiện các kế hoạch của tổ chức phù hợp với các chính sách và chỉ thị của lãnh đạo cao nhất, lập kế hoạch cho các đơn

vị con của tổ chức, tham gia vào việc làm và đào tạo quản lý cấp dưới , diễn giải và giải thích các chính sách từ quản lý cấp cao nhất đến cấp thấp nhất Có trách nhiệm điều phối các hoạt động trong bộ phận hoặc phòng ban, gửi các báo cáo quan trọng

và dữ liệu quan trọng khác cho ban quản lý cấp cao nhất, đánh giá hiệu suất của các

nhà quản lý cấp dưới, chịu trách nhiệm truyền cảm hứng cho các nhà quản lý cấp dưới

Quản trị viên cấp trung thường mang các chức danh như : Trưởng phòng , trưởng ban cửa hàng trưởng , quản đốc ,trưởng khoa v v quản trị viên trung cấp có chức năng thực hiện kế hoạch và chính sách của tổ chức Mục tiêu chính của quản trị viên cấp trung là phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả và quản lý các nhóm công việc để đạt được mục tiêu chung của tổ chức

1.2.3.3 Nhà quản trị cấp cơ sở :

Nhà quản trị cấp cơ sở là những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức Một cách tổng quát các nhà quản trị cấp cơ sở chịu trách nhiệm trực tiếp đối vói việc sản xuát sản phẩm và dịch vụ

Quản trị viên cấp cơ sở có thể được gọi là tổ trưởng, công trưởng bộ phận, tùy thuộc vào tổ chức và là những người giỏi về chuyên môn (cả kiến thức và kỹ năng) để chỉ dẫn và giám sát các thuộc viên trong công việc hằng ngày

Dưới quyền quản trị viên cấp cơ sở là những nhân viên tác nghiệp (công nhân) thực hiện các hoạt động sản xuất cơ bản (hàng hóa và dịch vụ)

Nhiệm vụ của quản trị viên cấp cơ sở là phân công công việc và nhiệm vụ cho các công nhân khác nhau, hướng dẫn và chỉ dẫn cho công nhân các công việc hằng ngày Chịu trách nhiệm về số lượng cũng như chất lượng trong sản xuất họ cũng được giao trách nhiệm duy trì mối quan hệ tốt đẹp trong tổ chức Họ truyền đạt các vấn đề của người lao động các đề xuất và kiến nghị, khuyến nghị v.v lên cấp cao hơn và các mục tiêu của cấp cao hơn cho người lao động, giúp giải quyết những bất bình của người lao động, giám sát và hướng dẫn các tiểu lệnh, có trách nhiệm cung cấp đào tào cho người lao động, họ sắp xếp các vật liệu cần thiết như

máy móc công cụ, để hoàn thành công việc ,chuẩn bị các báo cáo định kỳ về kết quả hoạt động của công nhân.Họ là những người xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp vì họ là người tiếp xúc trực tiếp với người lao động

1.2.4 Nghệ thuật của các cấp quản trị

Một trong những bài học quản trị mà vị cao nhân xưa kia đã truyền cho người con của mình là nghệ thuật nói để dân nghe và tuân thủ Ông cứ dặn dò mãi “ Sau này con giữ đức độ là người ta sẽ tín nhiệm, con tốt lành thì người ta sẽ thương mến, con giữ miệng thì sẽ không có ai mâu thuẫn với con, và nếu ai con cũng quan tâm và giúp đỡ thì con sẽ có rất nhiều người theo mình ” Số đông doanh nghiệp cứ tưởng rằng quan trọng nhất là có được sản phẩm tốt, nhưng thực ra nếu không có lãnh đạo xuất sắc, sứ mệnh cao cả và không có đội làm việc với hiệu quả cao thì dù sản phẩm có tốt đến đâu cũng không giúp doanh nghiệp thành công Thỉnh thoảng một nhà quản trị học sẽ mỉm cười khi nghĩ về mức lương của mình thà làm ở vị trí thấp làm công ăn lương còn cao hơn, ít trách nhiệm quản trị chỉ có công việc quản

lý, nhẹ nhõm hơn nhiều, mà khoảng cách lương bổng cũng không đủ để bù đắp những đêm không ngủ được do trách nhiệm của một nhà quản trị quá nặng nề

Dù là ở cấp bậc nào của quản trị đi chăng nữa không ai phủ nhận là người quản trị luôn phải có tầm nhìn, có sức lôi cuốn và thuyết phục đồng đội, mang thế

vị và sức may của mình để che chở cho doanh nghiệp, mang lòng trung chính và sự duyên dáng của mình để chiêu đãi khách hàng, và cuối cùng là dùng hết tâm sức và

óc sáng tạo của mình để làm cho kết quả tài chính công ty lên cao, cổ phiếu có giá trị tối đa cũng như cổ đông tín nhiệm Phần còn lại hãy chọn đồng đội tốt, nhân sự hợp lý, chỉ dẫn cho họ lộ trình, cho họ phương tiện và niềm tin rồi để cho họ hưởng một không gian tự chủ cho việc quản lý tốt Hiệu quả sẽ đem lại hạnh phúc, hạnh phúc sẽ tăng hiệu quả Người quản trị giỏi sẽ làm cho doanh nghiệp của họ đạt được cả hai

Còn một nhiệm vụ tối cao mà không một nhà quản trị nào được quên: Phải luôn che chở nhân viên dưới quyền, phải bảo vệ công ty của mình, trong hay ngoài bằng cách thể hiện gương sáng xã hội cùng với tác phong đạo đức cao Bạn đã là quản lý, lãnh đạo mà không đùm bọc nhân viên, không giải quyết những vấn đề của

họ thì bạn không phải, không thể được nhìn nhận là lãnh đạo của họ Rồi nếu bạn không bảo vệ doanh nghiệp thì ai sẽ làm việc đó? Còn chuyện tác phong trong xã hội thì không phải cá nhân nào cung tuyệt đối gương mẫu Nhưng dù ở bất kỳ cấp quản trị nào từ cấp cơ sở đến cấp cao cũng ít nhất phải cố gắng phục thiện và nêu cao tinh thần trách nhiệm

Như thế có đòi hỏi quá không ?

2 Đặc điểm