Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán kinh doanh

Chính vì những yếu tố tuyệtvời mà của việc ứng dụng các kĩ năng giao tiếp trong các cuộc đàm phán đó chính là lý do thôi thúc sự tò mò và muốn tìm hiểu sâu hơn mà nhóm đã chọn đề tài này

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HCM

KHOA KINH TẾ



BÁO CÁO GIỮA HỌC PHẦN MÔN HỌC: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

CHỦ ĐỀ: ỨNG DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG ĐÀM PHÁN

KINH DOANH

GV: Đinh Hoàng Anh Tuấn

Mã LHP: BLAW220308_07 Nhóm SVTH: 09 MSSV:

1 Bùi Thị Bảo Yến 20124082

2 Lê Thị Kim Ngân 20124139

3 Phan Thị Thùy Trâm 20124427

4 Lý Thị Kim Anh 20124443

5 Nguyễn Thị Tú 20124433

6 Bùi Thanh Trúc 20124080

7 Lê Tú Uyên 20124077

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2021 

I: Khái quát về giao tiếp và đàm phán trong kinh doanh 5

1: Giao tiếp trong kinh doanh: 5

1.1: Khái niệm và đặc điểm của giao tiếp trong kinh doanh 5

1.2: Các phương pháp giao tiếp trong kinh doanh 5

1.3: Tầm quan trọng của giao tiếp trong kinh doanh 5

2: Đàm phán trong kinh doanh: 5

2.1: Khái niệm đàm phán: 5

2.2: Các nguyên tắc cơ bản của đàm phán 6

2.3: Đặc điểm của đàm phán trong kinh doanh 6

2.4: Các phương thức và phong cách trong đàm phán kinh doanh 6

3: Các yếu tố quan trọng trong đàm phán kinh doanh: 7

3.1: Thời gian có vai trò quan trọng trong đàm phán 7

3.2: Vấn đề thông tin trong đàm phán 7

3.3: Vấn đề thế mạnh trong đàm phán 8

3.4: Người trung gian 10

3.5: Các yếu tố về pháp luật, ngân hàng có ảnh hưởng như thế nào? 10

II: Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán kinh doanh: 10

1: Tổ chức đàm phán: 10

2: Những kỹ năng giao tiếp áp dụng trong đàm phán kinh doanh 14

2.1: Tạo ấn tượng đầu tiên 14

2.2: Kỹ năng diễn thuyết 15

2.3: Kỹ năng thống ngự 15

2.4: Kỹ năng tự kiềm chế cảm xúc 16

2.5: Kỹ năng lắng nghe 17

2.6: Kỹ năng thuyết phục 17

3: Nghệ thuật trong đàm phán kinh doanh: 18

3.1: Tâm lý chiến 18

3.2: Lễ nghi qua giao tiếp trong cuộc đàm phán 18

3.3: Hợp tác trên tinh thần Win-Win 19 3.5: Giáo sư Phan Văn Trường và bí quyết đàm phán 19 4: Những sai lầm mắc phải trong đàm phán kinh doanh cần lưu ý 21

MỞ ĐẦU 1: Lý do chọn đề tài:

Sự phát triển của xã hội tạo nên rất nhiều phương thức kĩ năng giao tiếp khácnhau Có thể nói vẫn đề kĩ năng giao tiếp trong đàm phán kinh doanh luôn là đề tàiđược nhiều đối tượng quan tâm cũng như tìm hiểu Một người có các kỹ năng giaotiếp trong đàm phán kinh donh sẽ dễ dàng tìm đạt được những thành công trongcuộc đàm phán có cơ hội mang lại những hợp đồng tuyệt vời cũng như tạo đượcnhững ấn tượng sâu sắc đến mọi người Những người có kĩ năng giao tiếp tốt sẽ cókhả năng xây dựng mạng lưới quan hệ rộng lớn và vững mạnh hơn người không có

kĩ năng giao tiếp đặc biệt là trong các cuộc đàm phán Chính vì những yếu tố tuyệtvời mà của việc ứng dụng các kĩ năng giao tiếp trong các cuộc đàm phán đó chính

là lý do thôi thúc sự tò mò và muốn tìm hiểu sâu hơn mà nhóm đã chọn đề tài này

để nghiên cứu và tìm hiểu

2: Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:

Mục đích và nhiệm vụ chính của việc nghiên cứu tìm hiểu cách thức áp dụng

các kĩ năng giao tiếp trong đàm phán kinh doanh từ đó cho thấy được tầm quantrọng của việc xây dựng các kỹ năng giao tiếp và cơ hội tạo ra thành công cũng nhưnhững bài học để có được một cuộc đàm phán thành công nhờ các kĩ năng giaotiếp

3: Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu : Các kĩ năng giao tiếp trong đàm phán kinh doanh

- Phạm vi nghiên cứu : Trong phạm trù kinh doanh

4: Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu:

- Cơ sở lý luận : Dựa trên các kiến thức có sẵn về các ứng dụng của các kĩ nănggiao tiếp trong kinh doanh

- Phương pháp nghiên cứu: phương pháp phân tích-tổng hợp, phương pháp sosánh, thống kê, …

5: Ý nghĩa khoa học và thực tiễn:

Bài nhằm mục đích nghiên cứu, tìm hiểu ứng dụng của các kĩ năng giao tiếptrong đàm phán kinh doanh từ đó rút ra các kinh nghiệm, bài học về cách thức xâydựng cách thức tổ chức và các kĩ năng giao tiếp cần có để tạo ra một cuộc đàmphán thành công cũng tìm hiểu rút ra những mặt còn hạn chế tồn tại trong các cuộcđàm phán khắc phục các nhược điểm và phát huy các ưu điểm

I: Khái quát về giao tiếp và đàm phán trong kinh doanh:

1: Giao tiếp trong kinh doanh:

1.1: Khái niệm và đặc điểm của giao tiếp trong kinh doanh.

- Giao tiếp là một trong những nhu cầu chung và thiết yếu của con người Vậy giaotiếp trong kinh doanh là quá trình trao đổi, tiếp xúc giữa con người với nhau, đểtrao đổi những thông tin, thông điệp tích cực, trao đi và nhận lại những phản đốigiữa các chủ thể nhằm đạt được mục đích giao tiếp nhất định trong hoạt động kinhdoanh

- Đặc điểm:

+ Đầu tiên giao tiếp trong kinh doanh mang tính nhận thức cao, mỗi người đềunhận thức được mục đích giao tiếp, nhiệm vụ, nội dung và tiến trình giao tiếp + Thứ hai về trao đổi thông tin trong kinh doanh khi giao tiếp giúp thông tin đượctruyền cho mọi người, từ người này sang người khác

+ Thứ ba, giao tiếp trong kinh doanh là một mối quan hệ xã hội nhiều thành phầntham gia và mang tính xã hội

+ Thứ tư con người có khả năng đồng cảm chia sẻ khi giao tiếp, khi tiếp xúc tâmtrạng của người này sẽ ảnh hưởng đến người khác

1.2: Các phương pháp giao tiếp trong kinh doanh.

- Biết lắng nghe, đặt câu hỏi

- Sử dụng ngôn ngữ cơ thể chuẩn mực

- Sử dụng ngôn từ chuẩn mực, chính xác

- Làm chủ cảm xúc

1.3: Tầm quan trọng của giao tiếp trong kinh doanh.

Trong kinh doanh, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn có trong tay 50% khả năngthành công để bạn mở rộng quan hệ với đối tác và khách hàng của mình

- Xây dựng một đội ngũ nhân viên hùng hậu

- Truyền đạt thông tin chính xác, cụ thể

- Nắm bắt được tâm lý và nhu cầu khách hàng

- Cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng

- Nắm bắt được nhu cầu thị trường

- Cơ hội thăng tiến cho các cá nhân

2: Đàm phán trong kinh doanh:

2.1: Khái niệm đàm phán:

Đàm phán là quá trình tiến hành trao đổi, thảo luận giữa 2 hay nhiều bên để đạtđược những thỏa thuận Quá trình đàm phán diễn ra khi có những mâu thuẫn, hoặcnhững mối quan tâm chung cần giải quyết Đàm phán được thực hiện khi và chỉ khicần sự thống nhất về quyền và lợi ích giữa các bên Quá trình đàm phán có thể diễn

ra trong thời gian ngắn (lương lượng), hoặc trong thời gian dài lên tới hàn năm trời

2.2: Các nguyên tắc cơ bản của đàm phán

- Im lặng và lắng nghe

- Hãy nói về lợi ích của đối phương

- Nhẹ nhàng giải quyết tình huống

- Đặt câu hỏi một cách tự tin

- Biết khi nào cần bỏ cuộc

- Hướng đến kết quả tốt nhất

2.3: Đặc điểm của đàm phán trong kinh doanh.

Có những đặc điểm cố hữu trong đàm phán mà bạn cần phải nhớ Cho dù đó là

trao đổi bình thường trong cuộc sống, hay trong công việc

- Trong quá trình đàm phán bạn cần xác định rõ mục tiêu đàm phán Đồng thời bạnphải điều nhu cầu, điều kiện để đạt được sự thống nhất Và quan trọng nhất là đạtđược mục tiêu đã đề ra trước đàm phán

- Đàm phán phải có thoả mãn, hay ít nhất là chấp nhận, và có giới hạn lợi ích củatừng bên

- Quá trình đàm phán sảy ra luôn chịu sự chi phối vế thế và lực, sức mạnh về tiềmlực giữa các bên đang nắm giữ

- Trong đàm phán các bên tham gia đều có sự chuẩn bị kĩ càng, nghiên cứu đối thủ

và mức giái hạn chấp nhận được

- Trên tất cả bạn cần phải nhớ được định nghĩa về đàm phán Tại sao bạn lại cầnđàm phán, và mục đích của cuộc đàm phán là gì Có như vậy bạn mới có một cuộcđàm phán thành công

2.4: Các phương thức và phong cách trong đàm phán kinh doanh:

- Các phương thức trong đàm phán kinh doanh

+ Phong cách lẩn tránh

+ Phong cách nhượng bộ, thỏa hiệp

+ Phong cách chấp nhận

3: Các yếu tố quan trọng trong đàm phán kinh doanh:

Theo các nhà nghiên cứu, có 3 yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến hiệu quả củacuộc đàm phán/thương lượng, đó là: thời gian thông tin , và thế mạnh Chúng ta

sẽ tìm hiểu các yếu tố này Ngoài ra sẽ có thêm một vài yếu tố khác cần lưu ý:

3.1: Thời gian đóng vai trò quan trọng trong đàm phán:

Yếu tố thời gian đóng vai trò rất quan trọng trong đàm phán Khi nói đến thờigian,

chúng ta thấy nó liên quan đến khái niệm thời hạn (thời hạn của các hợp đồng, thờihạn của nhiệm kỳ, thời hạn của sản phẩm…); khái niệm thời điểm (thời điểm quantrọng mang tính chất quyết định khi ký kết hợp đồng, khi chuyển giao công nghệ,khi chuyển giao quyền lực…)

Người đàm phán có kinh nghiệm là người biết sử dụng yếu tố thời gian để đạtđược

mục đích Có khi thời gian được biến thành một ưu thế để buộc đối tác phải chấpnhận những yêu sách của mình Có khi thời gian lại tạo ra cơ hội để người đàmphán bền bỉ, thuyết phục đối tác.Trong khâu chuẩn bị đàm phán, bạn cần phải tìmhiểu về những thời hạn của đối tác bởi vì thông thường, khi tiến gần đến hết thờihạn cho phép (thời điểm chốt), thì mức độ căng thẳng của họ sẽ tăng lên và họ sẽ

dễ dàng nhân nhượng Một trong những tố chất cần thiết của người đàm phán làphải bình tĩnh, kiên nhẫn bền bỉ Người nóng vội, bốc đồng, nông nổi sẽ khôngphải là người phù hợp với các hoạt động đàm phán Bạn nên nhớ rằng, theo quyluật Pareto về tỷ lệ 80/20 thì hầu hết sự nhượng bộ sẽ diễn ra vào 20% thời giancuối của buổi đàm phán Vì vậy hãy kiên nhẫn và chờ thời điểm quyết định Việc nhận định đúng thời điểm mấu chốt để quyết định phụ thuộc rất nhiều vàonăng lực ra quyết định và độ nhạy cảm của người đàm phán

3.2: Vấn đề thông tin trong đàm phán

Trong đàm phán, thương lượng, thông thường, người nào có nhiều thông tin chínhxác hơn thì người đó có nhiều lợi thế hơn Như đã đề cập ở trên, đàm phán/thươnglượng không phải chỉ là một sự kiện mà nó là một quá trình Bắt đầu từ việc cácbên tìm hiểu, thăm dò lẫn nhau rồi mới tiếp cận nhau để tiến hành đàm phán Cómột thực tế là, do tâm lý mong muốn đạt được lợi ích ở mức độ cao nhất có thể,

cho nên thông thường các bên đàm phán (cá nhân/tổ chức/ doanh nghiệp) đều cốtình giấu giếm các ý định, ý đồ, mối quan tâm, nhu cầu và động cơ thật của mình.Đấy là lý do trước khi bước vào cuộc đàm phán, bạn cần phải tìm hiểu các thôngtin thật, thông tin đúng về cá nhân/tổ chức/doanh nghiệp mà bạn sẽ trở thành đốitác của họ Nếu bạn không có thông tin, bạn sẽ bị rơi vào thế bị động và có thể sẽchịu nhiều thua thiệ ttrên bàn đàm phán.

Thu thập nhiều thông tin sớm bao nhiêu thì lợi thế của bạn càng nhiều bấy nhiêubởi vì khi đó bạn sẽ có nhiều thời gian để xử lý thông tin, chủ động đối phó linhhoạt Càng biết nhiều thông tin chính xác, bạn càng có cơ hội đạt được kết quả nhưmong muốn

Lưu ý: Một số thông tin, dữ liệu cần được bảo mật, tránh các trường hợp bị đánh cắp thông tin.

3.3: Vấn đề thế mạnh trong đàm phán

Thế mạnh hay khả năng là những điểm mạnh bạn mà bạn dùng nó để tạo điểm tựacho mình trong quá trình đàm phán/thương lượng Có thể hiểu, thế mạnh là khảnăng gây ảnh hưởng tới con người hoặc tình thế để tạo ra những lợi thế cho mộthoặc một số đối tượng nhất định Có một số loại thế mạnh có thể ảnh hưởng đếnkết quả đàm phán/thương lượng Biết được thế mạnh của mình và sử dụng thànhcông thế mạnh để tạo hiệu quả trong đàm phán cũng là một nghệ thuật Người cóthế mạnh nhưng không biết sử dụng thế mạnh sẽ gây ra nhiều tiếc nuối Chúng ta

sẽ tìm hiểu một số dạng thế mạnh dưới đây:

3.3.1: Xác định các loại thế mạnh

Vị thế: Thế mạnh của một người có thể dựa trên vị thế của người đó trong tổ

chức mà anh ta tham gia Cương vị và chức vụ trong một tổ chức mang lại nhữnglợi thế

nhất định cho con người Tuy nhiên mỗi người chỉ có thể có lợi thế trong một phạm

vi hoặc trong một số lĩnh vực nhất định Ví dụ, một người là giám đốc maketing thì

sẽ có ảnh hưởng quan trọng tới các quyết định của bộ phận maketing nhưng anh takhông thể có quyền lực tương tự đối với bộ phận tài chính hoặc bộ phận quản trịnhân lực

Kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm làm việc: Những người có kiến thức và

kinh nghiệm cũng là những người có thế mạnh trong đàm phán/thương lượng.Vì họ

là những người có hiểu biết cặn kẽ về lĩnh vực mà họ đảm nhiệm Do đó họ đượccoi là những chuyên gia để tư vấn về chuyên môn trong những tình huống gâytranh cãi

Tư cách đạo đức: Người có uy tín, có tư cách đạo đức tốt cũng tạo ra những lợithế trong đàm phán/thương lượng Những người này sẽ tạo được cảm giác tin cậykhi làm việc, hợp tác Lời nói của họ cũng có vai trò thuyết phục lớn đối với đốitác/khách hàng Càng là một con người đáng tin cậy thì sẽ càng có nhiều thế mạnhtrong đàm phán.

Giới tính: Giới tính đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra lợi thế trong đàm

phán thương lượng Sự khác biệt giới tính cũng có thể tạo ra những lợi thế trên bànđàm phán Con người có tâm lý tự nhiên thường nể nang những người khác giớihơn là những người cùng giới với mình Trong quan niệm của người phương Tâythì phụ nữ thường được ưu ái hơn nam giới, “Lady first” Thực tế cũng cho thấy,không khí của các cuộc đàm phán có sự tham gia của nữ giới thường ôn hoà, nhẹnhàng hơn các cuộc đàm phán mà người tham gia chỉ có toàn nam giới

Không có thế mạnh cũng có thể là một lợi thế: Trong một số trường hợp, người

không có thế mạnh cũng có thể có lợi thế Bởi vì khi đó, đối thủ sẽ không còn để ýhoặc không cần đề phòng Ví dụ: trong một số trường hợp, kẻ bắt cóc đe dọa contin, nếu con tin thách thức, có thể tên cướp sẽ hành động Nhưng nếu con tin khôngliều mình thì tên cướp cũng không dám hành động

Uy tín hoặc quyền lực cá nhân: Việc dựa vào uy tín hoặc quyền lực cá nhân của

một nhân vật có ảnh hưởng lớn trong xã hội có thể tạo cho nhà đàm phán những lợithế Tâm lý “một người làm quan cả họ được nhờ” vẫn khá phổ biến trong xã hộiViệt Nam

Không quá quan tâm hoặc cần thiết: trong hoạt động đàm phán cũng như trongcác hoạt động khác của cuộc sống, bên nào tỏ ra không quá quan tâm, không cầnthiết, không thấy nhất thiết phải đạt được kết quả thì bên ấy sẽ chủ động hơn Ví dụkhi bạn đi mua một món hàng, nếu bạn tỏ ra quá thích thú món hàng và lộ ra ý địnhphải được sở hữu nó bằng mọi giá, thì rất có thể, người bán hàng sẽ tăng giá hoặcgây sức ép để làm khó bạn Nhưng nếu bạn giả bộ không quan tâm, không cần thiết

để mua món hàng (với điều kiện là không có người nào tranh mua với bạn) chắcchắn giá cả của nó sẽ khác

Sự điên rồ: Trong một số trường hợp, những người hành xử theo kiểu chây bửa,

“Chí Phèo” cũng có thể có những lợi thế nhất định Những người có hành vi kiểunày khiến người khác tránh xa, không muốn dính dáng tới

3.3.2 Các nguyên tắc cần nhớ khi sử dụng thế mạnh trong đàm phán

Khi sử dụng các dạng thế mạnh trong đàm phán, bạn cần nhớ các nguyên tắc sau:

- Hiếm khi chỉ một bên có tất cả thế mạnh Thường thì mỗi bên đều có những điểmmạnh và cả điểm yếu Ví dụ: một công ty có thế mạnh là nguồn nhân lực dồi dàonhưng lại thiếu vốn và công nghệ Hoặc một nhà đầu tư có thế mạnh về vốn, vềquan hệ nhưng lại ít am hiểu về chuyên môn, thiếu kinh nghiệm kinh doanh

- Thế mạnh có thể tồn tại và thể hiện rõ Trong đàm phán, các bên thường tìm cách

che giấu điểm yếu, đồng thời phô diễn điểm mạnh Đó chính là vấn đề mà các nhàđàm phán cần cân nhắc, suy xét kỹ Năng lực và ưu thế của họ có thể là có thật,những cũng có khi chỉ là biểu hiện bên ngoài chứ không có thật Câu chuyện vềnhững công ty lừa - “COTYLUA” ở Việt Nam giai đoạn mở cửa là minh chứng cụthể

- Thế mạnh có thể thay đổi Trong cùng một khoảng thời gian, năng lực và ưu thếcũng có thể tăng và có thể giảm Ở các khoảng thời gian khác nhau, năng lực và ưuthế cũng khác nhau Tuy nhiên, dù ở bất cứ trường hợp nào, nếu biết sử dụngnhững gì mình có thì đều có khả năng tạo ra thế trội hơn so với đối phương

- Thế mạnh có thể minh chứng được bằng thực tiễn Thế mạnh và sự ưu trội củacác bên tham gia đàm phán có thể được minh chứng bằng những hiệu quả thựctiễn Trước khi bắt tay với đối tác, bạn cần tìm hiểu thật kỹ những thành quả thực

sự của họ hoặc yêu cầu họ chứng minh năng lực thực sự của mình

3.4 Vai trò của người trung gian

Người trung gian đóng vai trò của một trọng tài giữa các bên đàm phán và cố

gắng tìm được điểm chung nhất trong chương trình nghị sự của họ Khi một vài điểm chung đã được thiết lập, người trung gian có thể bắt đầu tìm ra những lộ trình hai bên có thể chấp nhận được để thoát ra khỏi bế tắc

Người trung gian thì không thiên vị, xem tất cả các góc cạnh, người có thể chấpnhận bởi hai bên, hiểu rõ các vấn đề

Người trung gian giúp hai bên đạt đến những giải pháp của họ, giữ sự vô tư trongcuộc đàm phán, có kiến thức về tất cả vấn đề, được kính nể bởi hai bên, xem xétcác trở ngại gây ra bế tắc và đi đến những quyết định có thể buộc thi hành theo luậtpháp

3.5: Các yếu tố về pháp luật, ngân hàng có ảnh hưởng như thế nào?

Trong quá trình giao lưu hay trong các cuộc đàm phán, chúng ta cần có các công

cụ pháp lý để điều chỉnh, hay đưa ra những điều khoản phù hợp cho cuộc đàm phán Các yếu tố phát luật , ngân hàng sẽ ràng buộc các cuộc đàm phán theo các quy tắcchuẩn mực của pahst luật tránh những rủi ro và các ràng buộc về pháp lý

Các yếu tố pháp luật ngân hàng sẽ giúp các cuộc đàm phán có sự công nhận củapháp luật tránh các trường hợp mẫu thuẫn xảy ra sau này hay tránh được nhữngcuộc đàm phán vi phạm pháp luật hay có các yếu tố gây hại cho các tổ chức vàdoanh nghiệp cũng như xã hội.

II: Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán kinh doanh:

1: Tổ chức đàm phán

1.1: Giai đoạn chuẩn bị đàm phán:

1.1.1: Xác định rõ mục tiêu của cuộc đàm phán.

Xác định mục tiêu đàm phán Việc xác định mục tiêu đàm phán là rất quan trọng.Mục tiêu đàm phán cần được đề ra càng cụ thể càng tốt Tuy nhiên, muốn đề rađược mục tiêu của cuộc đàm phán, bạn phải tính đến các yếu tố như: tính thực tế,những chi phí, khả năng thực hiện, thời gian thực hiện Tham khảo phương phápSMART để xác định mục tiêu đàm phán:

 Specific: cụ thể

 Measurable: có thể đo lường được

 Achievable: có thể đạt được

 Realistic: có tính thực tế

 Time bound: thời gian thực hiện

Để có thể chủ động linh hoạt trong quá trình đàm phán, bạn nên đề ra mục tiêuđàm phán ở các cấp độ khác nhau Có thể là: Một mục tiêu cao nhất - kết quả tốtnhất, kết quả bạn mong muốn đạt được nhất Một mục tiêu thấp nhất - kết quả ởmức độ thấp nhất mà bạn có thể chấp nhận Một mục tiêu trọng tâm - cái mà bạnthực sự mong muốn được giải quyết Khi đã xác định mục tiêu, bạn cũng cần xâydựng các phương án lựa chọn tương thích với các mục tiêu này để có thể chủ động,linh hoạt trên bàn đàm phán

1.1.2: Tìm hiểu thông tin về đối tác:

Để hiểu đúng và đầy đủ về đối tác, người đàm phán phải tiến hành thu thập các thông tin Thông tin càng nhiều, càng chính xác thì bạn càng có khả năng thắng lợi trên bàn đàm phán Các loại thông tin cần thu thập có thể là:

- Thu thập thông tin về thị trường:

+ Luật pháp và tập quán buôn bán

+ Đặc điểm của nhu cầu trên thị trường

+ Các loại thuế và chi phí

+ Các nhân tố chính trị và xã hội

+ Các điều kiện về khí hậu, thời tiết.

- Thu thập thông tin về sản phẩm, hàng hoá kinh doanh:

Trước khi đàm phán kinh doanh, bạn cần tìm hiểu đầy đủ thông tin về những sảnphẩm, dịch vụ, hàng hoá liên quan đến quá trình đàm phán Cần chú ý đến hànghoá, sản phẩm ở các khía cạnh:

+ Công dụng và đặc tính

+ Xu hướng biến động cung cầu, giá cả

+ Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng…

- Trước khi đàm phán, cần phải thu thập thật nhiều thông tin về đối tác

+ Lĩnh vực hoạt động, quy mô hoạt động, tiềm năng phát triển của đối tác

+ Tổ chức nhân sự, quyền hạn của tổ chức, người có thực quyền quyết định.+ Lịch làm việc, thời hạn của những hợp đồng, công việc liên quan

+ Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác trong cuộc đàm phán…

Ngoài ra cần chuẩn bị những điều sau trước khi đàm phán:

- Thời gian và địa điểm đàm phán

- Đánh giá lại điểm mạnh và điểm yếu của chính mình

- Thiết lập giải pháp tốt nhất khi không đạt được thỏa thuận

- Thăm dò những vấn đề, những mối quan tâm tiềm ẩn trong những yêu sách của đối tác

- Cần trao đổi nội bộ về những thông tin liên quan đến đối tác trước khi đàm phán xảy ra - Cân nhắc những lý lẻ và lập luận mà đối tác có thể sử dụng, dựa vào đó chúng ta sẻ tìm được những biện pháp thích hợp để đối phó

- Tìm những vấn đề có thể ảnh hưởng đến kết quả của cuộc đàm phán

- Xây dựng chiến lược đàm phán và tiến hành đàm phán thử

1.2: Giai đoạn trong cuộc đàm phán:

1.2.1: Giai đoạn tiếp xúc:

Giai đoạn tiếp xúc chính là cơ hội để chúng ta tìm hiểu đối tác một cách trựctiếp

- Tạo không khí tiếp xúc: Tùy đối tác mà trước khi bước vào cuộc đàm phán chúng

ta có thể nói những vấn đề không liên quan đến cuộc đàm phán như về thời tiết, thểthao, phim ảnh, … để đôi bên cảm thấy hứng thú hơn trong cuộc đàm phán

- Tạo niềm tin cho đối tác: Cần phải chu đáo tận tình với công việc của đối tác và

cả những mối quan hệ cá nhân của mình sao cho họ đều tin cậy mình