Theo kế hoạch đào tạo, thực tập của Học viện tư pháp, từ ngày 27/09/2021 đến ngày 01/10/2021, học viên đã tiến hành thực tập tại Văn phòng Công chứng Abc. Trong thời gian này, học viên đã bước đầu được làm quen với môi trường thực tế, được hướng dẫn, tập trung tìm hiểu một số nội dung chính, cơ bản về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của Tổ chức hành nghề công chứng.
Trang 1KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP Đợt thực tập 1: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng
Theo kế hoạch đào tạo, thực tập của Học viện tư pháp, từ ngày 27/09/2021 đến ngày 01/10/2021, học viên đã tiến hành thực tập tại Văn phòng Công chứng Abc (địa chỉ: Số E1, khu X1, đường Phạm Hùng, phường Mỹ Đình 1, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội) Trong thời gian này, học viên đã bước đầu được làm quen với môi trường thực tế, được hướng dẫn, tập trung tìm hiểu một số nội dung chính, cơ bản về
cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của Tổ chức hành nghề công chứng
I Cơ cấu tổ chức và quản lý của tổ chức hành nghề công chứng
1 Thành lập
Văn phòng Công chứng Abc được thành lập theo Quyết định số 3028/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ngày 18/6/2009 và Giấy đăng ký hoạt động số 40/TP-ĐKHĐ do Sở Tư pháp Hà Nội cấp ngày 03/7/2009 Ngày 30/9/2011, Văn phòng đã được Sở Tư pháp Hà Nội thay đổi loại hình từ Văn phòng Công chứng
do một Công chứng viên thành lập sang loại hình Văn phòng Công chứng hợp danh
Thông tin Văn phòng Công chứng Abc thành phố Hà Nội:
- Địa chỉ: Số E1, khu X1, đường Phạm Hùng, phường Mỹ Đình 1, quận Nam Từ
Liêm, thành phố Hà Nội
- Điện thoại: 024-37857185 ; 024-37857191
- Hotline: 0985.082.886 (Trưởng văn phòng: Ông Abc)
- Website: www.congchunggiakhanh.com
- Email: congchunggiakhanh@gmail.com
2 Cơ cấu tổ chức văn phòng
Văn phòng công chứng Abc – thành phố Hà Nội có bộ máy hoạt động bao gồm các Công chứng viên, các Chuyên viên pháp lý đều có trình độ Đại học và trên Đại học Bộ máy nhân sự có thời gian hoạt động pháp luật lâu năm, có nhiều kinh nghiệm
và vận hành các công việc một cách chuyên nghiệp Đội ngũ nhân sự của Văn phòng
có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm hành nghề công chứng dày dặn cùng với phẩm chất đạo đức hành nghề công chứng chuẩn mực sẽ giải quyết thấu đáo, an toàn mọi giao dịch cho người yêu cầu công chứng Các nhân viên tại văn phòng đều được
Trang 2Nhân sự tại văn phòng bao gồm:
- 04 Công chứng viên Hợp danh, 01 Công chứng viên Hợp đồng
- Các bộ phận khác: Chuyên viên pháp lý – nghiệp vụ (16 người), Quản lý Nhân
sự kiêm thủ quỹ (01 người), Văn thư (02 người), Kế toán (01 người) và Tổ bảo vệ - lao công (02 người)
1 Trưởng Văn phòng Công chứng
2 Công chứng viên
3 Chuyên viên tư vấn pháp lý
4 Bộ phận nhân sự
5 Nhân viên kế toán, thủ quỹ
6 Văn thư lưu trữ
7 Nhân viên bảo vệ
Tổng số
3 Thông tin về các Công chứng viên làm việc tại Văn phòng Công chứng Abc 3.1 Trưởng Văn phòng Công chứng:
Ông Abc: Trình độ hiện tại: Thạc sỹ Luật - Nghiên cứu sinh ngành Luật kinh
tế Ông được Bộ Tư pháp bổ nhiệm Công chứng viên theo Quyết định số
2066/QĐ-BTP ngày 19/8/2013
Ông Abc là Công chứng viên hợp danh và giữ chức vụ Trưởng văn phong Công chứng có kinh nghiệm công tác pháp luật trong lĩnh vực công chứng trên 10 năm, có khả năng làm việc độc lập, có kỹ năng lãnh đạo, quản lý, điều hành văn phòng hoạt động chuyên nghiệp, bền vững, hiệu quả Ngoài ra, ông Abc đang là giảng viên của khoa Công chứng viên và các chức danh tư pháp khác – Học viện Tư pháp
3.2 Các công chứng viên khác:
- Công chứng viên hợp danh:
+ Bà: được Bộ Tư pháp bổ nhiệm Công chứng viên theo Quyết định số 3941/QĐ-BTP ngày 19/9/2011
Trang 3+ Ông Công chứng viên theo Quyết định số 1770/QĐ-BTP ngày 20/01/2021.
+ Bà: được Bộ Tư pháp bổ nhiệm Công chứng viên theo Quyết định số
1770/QĐ-BTP ngày 27/10/2017
- Công chứng viên hợp đồng bao gồm:
+ Ông: được Bộ Tư pháp bổ nhiệm Công chứng viên theo Quyết định số 2555/ QĐ-BTP ngày 11/12/2017
Ngoài ra, để văn phòng vận hành các họat động một cách tốt nhất, ngoài các Công chứng viên nêu trên còn có một đội ngũ chuyên viên tư vấn pháp lý trẻ trung, năng động và đều được đào tạo căn bản, có trình độ từ cử nhân Luật trở lên Đây là đội ngũ đắc lực và hỗ trợ rất nhiều cho các Công chứng viên của Văn phòng
4 Cơ sở vật chất của văn phòng công chứng:
- Địa điểm đặt trụ sở: Văn phòng Công chứng Abc thành phố Hà Nội có địa chỉ tại
- Cơ sở vật chất:
Văn phòng là tòa nhà chia lô 05 tầng, mặt tiền 16m Diện tích sử dụng 250 m2 Các khu vực của văn phòng được bố trí như sau:
+ Tầng 1: Dùng để tiếp khách gồm các bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ công chứng,
tư vấn pháp luật, lễ tân, văn thư, thủ quỹ, kế toán
+ Tầng 2: Là nơi làm việc các công chứng viên, các trợ lý
+ Tầng 3: Phòng làm việc của Trưởng Văn phòng; kho lưu trữ
Trước cửa Văn phòng là bộ phận bảo vệ, nơi trông giữ xe của nhân viên và khách hàng, có chỗ để ô tô rộng, thoáng có đầy đủ hệ thống thông tin liên lạc như điện thoại, internet, máy fax, scan…
+ Văn phòng Công chứng được trang bị hệ thống máy tính mới 100% có cấu hình phù hợp được nối mạng ADSL, máy in, máy photocopy chất lượng cao, két sắt, tủ đựng tài liệu bền chắc bảo đảm lưu giữ tất cả hồ sơ, văn bản của khách hàng trong mọi trường hợp với độ an toàn cao
+ Văn phòng ký Hợp đồng với Công ty phần mềm để đảm bảo trước khi ký hợp đồng, giao dịch; mọi vấn đề liên quan tới tài sản đều được tra cứu, đảm bảo an toàn trước khi Công chứng viên đặt bút ký Đây là phần mềm cơ sở dữ liệu mạng công chứng có độ an toàn, bảo mật cao theo chủ trương của UBND thành phố Hà Nội, Sở
Tư pháp, Bộ Tư pháp
Trang 4+ Văn phòng thường xuyên mua bảo hiểm trách nhiệm nghề công chứng cho các Công chứng viên và toàn văn phòng từ khi thành lập cho đến nay; bảo đảm phòng ngừa rủi ro trong các hoạt động công chứng
+ Văn phòng làm việc, cũng như tòa nhà có hệ thống dự phòng chống cháy, đặc biệt là Phòng lưu trữ đều được trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy và các điều lệnh phòng chống cháy nổ; kệ, tủ sắt chống cháy, chống mối mọt
+ Để phục vụ cho công tác chuyên môn, Văn phòng cũng được trang bị những đầu sách văn bản quy phạm pháp luật liên quan tới mọi lĩnh vực pháp luật, các phần mềm (đĩa) hệ thống văn bản quy phạm pháp luật mới nhất (thông qua việc mua bản quyền) và cập nhật thường xuyên cơ sở dữ liệu pháp luật trên mạng cũng như đăng ký mua công báo thường xuyên Bên cạnh đó, các phần mềm quản lý văn phòng, phần mềm kế toán cũng được mua và ứng dụng vào Văn phòng Công chứng để quản lý nhân lực và tài chính hiệu quả hơn
Văn phòng bố trí sắp xếp với không gian hài hòa, khoa học, chú trọng đến việc thiết kế các vị trí làm việc.Văn phòng công chứng sẽ có khoảng không gian (phòng chờ) rộng lớn để đón tiếp khách hàng.Tại đây, có hệ thống điều hòa nhiệt độ, quạt hiện đại phục vụ khách hàng.Phòng chờ có các bàn viết, ghế ngồi, bình uống nước lọc và một số chậu cây xanh đặt ở vị trí phù hợp tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng
5 Lĩnh vực hoạt động của Văn phòng
Văn phòng công chứng Abc có các lĩnh vực hoạt động sau:
5.1 Công chứng hợp đồng, giao dịch dân sự
- Công chứng hợp đồng mua bán, vay mượn, thế chấp, cầm cố tài sản
- Công chứng hợp đồng mua bán, tặng cho nhà ở và quyền sử dụng đất
- Công chứng hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, cho thuê, góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất
- Công chứng thỏa thuận phân chia tài sản chung vợ, chồng; nhập tài sản riêng vào tài sản chung vợ, chồng và xác nhận tài sản của vợ, chồng
- Công chứng di chúc, khai nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản, từ chối nhận di sản; nhận lưu giữ di chúc
- Công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền
- Công chứng các hợp đồng, giao dịch có yếu tố nước ngoài
- Công chứng hợp đồng trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, sở hữu trí tuệ và các hợp đồng, giao dịch khác… theo yêu cầu của khách hàng
5.2 Chứng nhận bản sao từ bản chính và chứng nhận bản dịch
Trang 5- Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
- Chứng nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là công chứng bản dịch)
6 Thời gian làm việc
- Văn phòng Công chứng Abc hoạt động liên tục từ thứ hai đến sáng thứ bảy hàng tuần Lịch làm việc hàng ngày cụ thể: Sáng từ 8h00 đến 12h00 và Chiều từ 13h30 đến 17h30
- Ngoài giờ hoạt động trên, Văn phòng còn cung cấp các dịch vụ để hỗ trợ khách hàng tối đa và kịp thời bao gồm :
+ Công chứng ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ tết
+ Công chứng ngoài trụ sở tại địa chỉ khách hàng yêu cầu
+ Tư vấn, hỗ trợ khách hàng trong việc sang tên, chia tách giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất
+ Tư vấn, hỗ trợ khách hàng trong việc đại diện tham gia tố tụng tại Tòa án có thẩm quyền
7 Nguyên tắc và phương châm hoạt động
Văn phòng Công chứng Abc thành phố Hà Nội với đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ cao, thái độ làm việc nghiêm túc, tận tâm luôn hoạt động đúng theo các nguyên tắc chung như:
- Tuân thủ Hiến pháp và Pháp luật ;
- Khách quan, trung thực ;
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng ;
- Tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề công chứng
Đặc biệt trong quá trình hoạt động, Văn phòng Công chứng Abc thành phố Hà Nội luôn thực hiện một cách “Công khai, minh bạch” đồng thời các Công chứng viên
lấy phương châm “Sống và làm việc theo pháp luật” làm kim chỉ nam trong suốt quá
trình thực hiện công tác pháp luật Khách hàng đến với Văn phòng Công chứng Abc thành phố Hà Nội luôn được tiếp đón nhiệt tình, được nhân viên và các Công chứng
viên hỗ trợ hết mình trong quá trình thực hiện công chứng, được cam kết “Nhanh chóng, thuận tiện, chính xác, bảo mật và an toàn về pháp luật”, và bảo đảm tối đa
quyền lợi khi tham gia hợp đồng, giao dịch
Trang 6Văn phòng Công chứng Abc hiện đã và đang phấn đấu trở thành một tổ chức hành nghề công chứng hàng đầu trên địa bàn thành phố Hà Nội Trong những năm
2010, 2015, 2016, 2017 Văn phòng, Trưởng Văn phòng liên tiếp nhận được Bằng khen của Sở Tư pháp, Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội vì đã có thành tích xuất sắc trong công tác bổ trợ tư pháp
Ngoài ra, Văn phòng Công chứng Abc thành phố Hà Nội luôn chú trọng tạo dựng giá trị bền vững, xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhân văn; đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao Đội ngũ cán bộ nhân viên có đời sống vật chất và tinh thần ngày càng được nâng cao
8 Thủ tục công chứng và phí công chứng
8.1 Thủ tục công chứng
Các hoạt động công chứng tại Văn phòng Công chứng Abc thành phố Hà Nội được tiến hành theo quy định tại Điều 40, Điều 41 Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành
Nhờ xây dựng được bộ quy trình công chứng, quy chế văn phòng đầy đủ, chuyên nghiệp, các thủ tục công chứng tại Văn phòng được thực hiện công khai, minh bạch, nhanh chóng và được bảo đảm thuận lợi nhất cho khách hàng Đội ngũ cán bộ nhân viên và các Công chứng viên luôn nhiệt tình giải đáp các thắc mắc của khách hàng về thủ tục và hỗ trợ, tạo điều kiện tốt nhất cho khách hàng thực hiện các thủ tục
8.2 Phí công chứng và thù lao công chứng
Văn phòng Công chứng Abc thu các mức phí dịch vụ và thù lao công chứng tuân theo quy định của pháp luật (theo Thông tư số 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 11/11/2016) và được niêm yết công khai tại trụ sở Văn phòng, cụ thể Văn phòng Công chứng đã Trích Điều 4 Thông tư số 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính niêm yết tại phòng một cửa, tầng 1 của Văn phòng
Các quy định về thu phí công chứng và thù lao công chứng được thực hiện đúng quy định của pháp luật, tương ứng với từng loại việc, từng giá trị giao dịch Việc niêm yết công khai khiến cho khách hàng, người yêu cầu công chứng an tâm về chất lượng dịch vụ
II - VỀ VIỆC THỰC HIỆN CÁC NGHĨA VỤ
- Trưởng Văn phòng công chứng Abc quản lý các công chứng viên hành nghề tại
tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng
- Văn phòng công chứng Abc chấp hành đầy đủ các quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê
Trang 7- Việc niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác được Văn phòng công chứng Abc niêm yết tại Phòng tiếp nhận hồ sơ theo đúng quy định
- Tất cả các Công chứng viên của Văn phòng công chứng Abc đều được mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp theo quy định, các nhân viên trong Văn phòng đều được chi trả toàn bộ chi phí bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp sau khi ký Hợp đồng lao động chính thức
- Việc lập hồ sơ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng được thực hiện khoa học, bài bản theo đúng quy định Công tác lưu trữ trong Văn phòng công chứng là một lĩnh vực hoạt động khoa học nghiệp vụ, bao gồm toàn bộ các công việc về thu thập, bổ sung, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ có hiệu quả, phục vụ cho công tác nghiệp vụ nâng cao hiệu quả
Nghiệp vụ thu thập, quản lý bảo quản hồ sơ lưu của Văn phòng công chứng sau khi công việc đã hoàn thành xong, chỉnh lý thu thập bổ sung hồ sơ lưu trữ, sắp xếp hồ
sơ theo số/loại Văn bản công chứng
- Văn phòng công chứng Abc đã tạo điều kiện tiếp nhận người tập sự tại văn phòng trong hai tuần vừa qua, giúp tôi tiếp thu được rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm quý báu trên mọi phương diện, từ tổ chức, quản lý Văn phòng, cho đến cách thức hoạt động văn phòng và cụ thể hơn là đi được đi sâu về mảng kiến thức về luật công chứng
- Các nhân viên thuộc Văn phòng công chứng khi khai thác tài liệu lưu trữ phải
có ý kiến đồng ý của Trưởng văn phòng công chứng, phải được nhân viên lưu trữ ghi lại ngày, giờ mượn tài liệu, sau khi trả tài liệu phải được nhân viên lưu trữ nhận, ghi lại
và sắp xếp lại hồ sơ về đúng vị trí
- Các Hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại Văn phòng, đều được cập nhập lên mạng dữ liệu uchi ngay trong ngày, cuối ngày sẽ có nhân viên chuyên trách được phân theo lịch kiểm tra, thống kê số Văn bản công chứng trong ngày và đã được cập nhật trên mạng dữ liệu chung, để không bỏ sót Văn bản chưa được nhập Ngoài ra, thông qua hệ thống mạng dữ liệu uchi, văn phòng công chứng Abc đã phối hợp hiệu quả và kịp thời với các phòng, văn phòng công chứng khác về dữ liệu thông tin được đăng tải trên mạng uchi, từ đó ngăn chặn các tranh chấp, góp phần làm an toàn các quan hệ kinh tế, dân sự trong bối cảnh nền kinh tế thị trường
- Văn phòng công chứng Abc đã thực hiện tốt các yêu cầu của cơ quan nhà nước
có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra khi có đợt, cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng phục vụ cho quá trình điều tra, truy tố, xét xử và thi hành án
Trang 8- Quản lý và sử dụng con dấu: Việc quản lý và sử dụng con dấu của Tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật
Con dấu của Văn phòng công chứng được giao cho nhân viên văn thư lưu giữ và đóng dấu tại Văn phòng Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định: Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của Trưởng văn phòng, phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của Văn phòng công chứng, chỉ được đóng dấu và các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của Công chứng viên
III – Đánh giá, nhận xét và bài học kinh nghiệm trong thời gian thực tập
Quá trình đào tạo nghề công chứng ở Học viện Tư Pháp, học viên được tham gia thực tập thực tế ở Văn phòng công chứng; đây chính là mô hình đào tạo gắn lý thuyết với thực tiễn rất lý thú Qua quá trình thực tập trong học phần này, Học viên rút
ra được một số đánh giá, nhận xét và bài học kinh nghiệm quan trọng như sau:
1 Đánh giá, nhận xét về cơ cấu tổ chức của Tổ chức hành nghề công chứng
Trong thời gian thực tập, tôi đã được tìm hiểu kiến thức về Phòng công chứng
và tìm hiểu thực tế về văn phòng công chứng Giữa hai loại tổ chức hành nghề công chứng này có sự khác nhau về cơ cấu tổ chức:
-Về phía văn phòng công chứng, người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn Trưởng Văn phòng công chứng do các thành viên hợp danh tự bầu Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh Văn phòng công chứng là tổ chức dịch vụ công thay mặt Nhà nước chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch có con dấu và tài khoản riêng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác mà không phải là đơn vị sự nghiệp công lập như Phòng công chứng;
- Về phía Phòng công chứng: người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập, Phòng công chứng gồm các viên chức hưởng chế độ lương theo đơn vị sự nghiệp công lập thuộc sở Tư pháp và trưởng phòng Phòng công chứng
do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở tư pháp, có trụ sở có con dấu và có tài khoản riêng Ngoài ra, tên gọi, thủ tục thành lập, căn cứ chấm dứt, giải thể, sát nhập của phòng công chứng và văn phòng công chứng cũng khác nhau (theo quy định tại Luật công chứng 2014 và một số văn bản quy phạm pháp luật có liên quan)
Trang 9- Văn bản công chứng do các công chứng viên dù công tác ở Phòng công chứng hay ở Văn phòng công chứng thì đều có giá trị pháp lý như nhau Sự khác nhau cơ bản nhất giữa Phòng công chứng và Văn phòng công chứng là ở việc thành lập, quản trị và hạch toán về tài chính Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp được quản lý, vận hành theo quy định của Luật Công chứng và quy định của pháp luật về đơn vị sự nghiệp Trong khi đó, Văn phòng công chứng tổ chức vận hành theo Luật Công chứng và các quy định của Luật Doanh nghiệp; tự hạch toán thu chi và nộp thuế cho nhà nước Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng Abc- nơi học viên tập sự tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về công chứng, cơ cấu tổ chức rõ ràng, chặt chẽ
và có tính chuyên nghiệp cao
2 Kinh nghiệm tích luỹ các kỹ năng làm việc tại văn phòng tại Văn phòng công chứng
Để trở thành một công chứng viên thực thụ, người áp dụng pháp luật để giải quyết một tình huống phát sinh trên thực tiễn như: Khai nhận di sản thừa kế, thế chấp, tặng cho, uỷ quyền….đòi hỏi công chứng viên phải có kiến thức nền tảng pháp lý vững chắc và vận dụng vào thực tiễn để giải quyết yêu cầu công chứng, tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc này và phải có rất nhiều kỹ năng mềm khác Qua quá trình thực tập, tôi đã được học hỏi các kỹ năng trong việc tiếp đón khách hàng (người yêu cầu công chứng) để tạo thiện cảm, khiến cho khách hàng hài lòng khi thực hiện các hoạt động công chứng tại văn phòng; kỹ năng phát hiện vấn đề, phân tích, đánh giá
hồ sơ và giải quyết hồ sơ; kỹ năng quản trị, điều hành Văn phòng công chứng… Trong việc xử lý các hồ sơ công chứng, công chứng viên đã thực hiện một cách tỉ mỉ, cẩn trọng từ việc xét người, xét giấy tờ, tìm hiểu xác minh các đối tượng Công chứng viên tiến hành dịch vụ công, không vì bất cứ lợi ích của bên nào, không được thiên vị bất
cứ bên nào mà với vai trò trung gian chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan Văn phòng công chứng Abc hiện tại đã đăng ký phần mềm chuyên cập nhật nhanh nhất các thay đổi, sửa đổi bổ sung trong hệ thống văn bản pháp luật trong nước, từ đó giúp mọi người nhanh chóng tiếp nhận được những quy định pháp luật mới, khiến việc áp dụng pháp luật trở nên nhanh chóng, linh hoạt, và hiệu quả, tư vấn cho khách hàng kịp thời, tránh tình trạng áp dụng những văn bản đã hết hiệu lực Sự cẩn trọng của mỗi công chứng viên hành nghề giúp giảm thiểu rủi ro sau khi hoàn thành văn bản công chứng Đối với bất cứ khách hàng nào đến với văn phòng cũng được tiếp đón nồng nhiệt và chuyên nghiệp Các khách hàng luôn đạt được sự hài lòng khi thực hiện các yêu cầu công chứng tại văn phòng
Ngoài ra, học viên còn được học tập tinh thần trách nhiệm, nghiêm túc chuyên
Trang 10tình về chuyên môn giữa các thành viên văn phòng, nhiều sự sẻ chia giúp tôi có thêm động lực trong học tập và thực hành, có thêm nhiều nguồn hứng khởi khi làm việc
3 Kinh nghiệm về việc thực hiện quy tắc đạo đức hành nghề công chứng
Văn phòng công chứng Abc thực hiện thủ tục công chứngđúng quy định pháp luật, tôi đã được chứng kiến có trường hợp khách hàng không hiểu rõ quy định của pháp luật về công chứng, có xảy ra tình trạng ức chế, to tiếng với công chứng viên, nhưng công chứng viên tiếp nhận hồ sơ đã bình tĩnh và giải thích chi tiết về trường hợp giấy tờ của khách hàng không công chứng được vì không đủ điều kiện theo quy định pháp luật, vị khách hàng đó đã hiểu và quay về bổ sung giấy tờ còn thiếu Bên cạnh đó,Văn phòng công chứng Abc luôn thực hiện chế độ đãi ngộ tốt với nhân viên, như: Bảo đảm các quyền, lợi của nhân viên theo quy định của luật lao động, có mức thưởng thêm giờ và các ngày lễ, tết ngày kỷ niệm Sau này, nếu hành nghề tôi cũng sẽ mong muốn tìm được một Văn phòng có chế độ đãi ngộ và khích lệ nhân viên chuyên nghiệp như vậy Đạo đức hành nghề công chứng được Trưởng Văn phòng quán triệt trong mối quan hệ tiếp xúc với người yêu cầu công chứng để gây dựng hình ảnh cho Văn phòng, gây dựng niềm tin của nhân dân vào công chứng Đạo đức hành nghề công chứng đó còn thể hiện ở mối quan hệ giữa các công chứng viên, cấp trên với cấp dưới; giữa tổ chức hành nghề công chứng này với tổ chức hành nghề công chứng khác được tuân thủ đúng; tạo môi trường công sở thân thiện, hiệu quả
4 Kinh nghiệm trong quản lý hồ sơ và lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ lưu là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động quản lý của
Tổ chức hành nghề công chứng Hồ sơ lưu chứa đựng thông tin cá nhân cũng như giao dịch dân sự của người yêu cầu công chứng (có hiệu lực hoặc chưa có hiệu lực - đối với trường hợp Di chúc) do đó việc lưu trữ hồ sơ không chỉ chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin và sự phá hoại tài liệu lưu trữ Tại văn phòng, hồ sơ được bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn Văn phòng đã lưu trữ theo số thực tự, giá lưu trữ, được thực hiện bởi nhân viên lưu trữ một cách chuyên nghiệp Đối với bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng từ khi hoạt động đến nay luôn được lưu trữ đầy đủ Ngoài ra, văn phòng còn lưu trữ bằng hệ thống dữ liệu mạng, định dạng file mềm
Trên đây là một số kinh nghiệm tôi rút ra trong quá trình thực tập tại Văn phòng công chứng Qua thời gian được thực tập tại Văn phòng công chứng Abc, thành phố
Hà Nội với sự giúp đỡ, hỗ trợ của các cán bộ, nhân viên đặc biệt là của người hướng dẫn thực tập - Công chứng viên Abc, tôi đã bước đầu có những kiến thức thực tế về hoạt động công chứng, đặc biệt là được tìm hiều quy tắc, cách thức trong các hoạt động quản lý của Văn phòng công chứng Tôi đã được học hỏi thêm về cơ cấu, tổ chức
và hoạt động của một Tổ chức hành nghề công chứng, các quyền, nghĩa vụ của tổ chức