LUẬN văn THẠC sĩ tổ CHỨC CÔNG tác kế TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN VINACONEX 25

A BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN NGUYỄN MINH HẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINACONEX 25 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Đà Nẵng 2020 LỜI MỞ ĐẦU 1 1 Tính cấp thiết của đề tài, lý do chọn đề tài 1 2 Mục đích nghiên cứu 2 3 Nhiệm vụ nghiên cứu 2 4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 5 Phương pháp nghiên cứu 3 5 1 Phương pháp luận 3 5 2 Phương pháp nghiên cứu 3 6 Kết cấu luận văn 3 7 Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài 4 NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1 5 NHỮNG VẤN ĐỀ.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN

- -NGUYỄN MINH HẢI

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN VINACONEX 25

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng - 2020

LỜI MỞ ĐẦU1

1 Tính cấp thiết của đề tài, lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 3

5.1 Phương pháp luận 3

5.2 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Kết cấu luận văn 3

7 Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài 4

NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1 5 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 5 1.1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 5

1.1.1 Khái niệm 5

1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 9

1.3 ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH XÂY LẮP ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 30

1.3.1 Đặc điểm chung ngành xây lắp 30

1.3.2 Đặc điểm hoạt động xây lắp 32

CHƯƠNG 2 37 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINACONEX 25 37 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VINACONEX 25 37

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 37

2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 40

2.1.3 Tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán 46

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

VINACONEX 25 50

2.2.1 Thực trạng về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 50

2.2.2 Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 55

2.2.3 Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán 55

2.2.4 Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 56

2.2.5 Thực trạng về tổ chức bộ máy kế toán 58

2.2.6 Thực trạng tổ chức kiểm tra kế toán 63

2.2.7 Thực trạng tình hình áp dụng tin học vào công tác kế toán 64

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINACONEX 25 65

2.3.1 Ưu điểm 65

- Tổ chức chứng từ kế toán 65

Các chứng từ được lập tại Công ty đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ Việc mua bán vật tư hàng hóa đều có hóa đơn tài chính và sử dụng đúng mẫu của Bộ Tài chính Những thông tin kinh tế về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép đầy đủ, chính xác vào chứng từ 65

- Tổ chức bộ máy kế toán 66

Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu tập trung, thích hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh xây lắp, tạo được sự thống nhất phù hợp với bộ máy quản lý tại Công ty Giám đốc công ty có thể theo dõi, giám sát, kiểm tra hoạt động của đơn vị một cách dễ dàng 66

Bộ máy kế toán tương đối gọn nhẹ, công tác kế toán được thực hiên nghiêm túc và tuân thủ những quy định đã đề ra Các phần hành kế toán được phân công rõ ràng, tạo thành các quy trình thực hiện mang lại hiệu quả trong hoạt động Đội ngũ kế toán trẻ, năng động đáp ứng tốt những đòi hỏi về trình độ cũng như bắt kịp xu hướng phát triển của thời đại Mỗi thành viên đảm nhiệm một hoặc một vài phần hành có liên quan Việc tổ chức tốt các phần hành kế toán giúp cho việc luân chuyển các loại chứng từ một cách dễ dàng, gọn nhẹ 66

2.3.2 Những tồn tại 67 CHƯƠNG 3 71

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

VINACONEX 25 71

3.1 YÊU CẦU, NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI

3.1.1 Yêu cầu hoàn thiện 71

3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện 71

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán 72

3.2 NỘI DUNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINACONEX 25 73

3.2.1 Hoàn thiện tổ chức về hệ thống chứng từ kế toán 73

3.2.2 Hoàn thiện tổ chức về hệ thống tài khoản kế toán 75

3.2.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán 77

3.2.4 Hoàn thiện tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán 79

Hoàn thiện tổ chức báo cáo tài chính: 79

3.2.5 Hoàn thiện về tổ chức bộ máy kế toán 82

3.2.6 Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán 85

3.2.7 Hoàn thiện việc tổ chức trang bị, ứng dụng các phương tiện kỹ thuật xử lý thông tin trong công tác kế toán 87

3.3 ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN VIỆC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINACONEX 25 88

3.3.1 Về phía cơ quan quản lý Nhà nước 88

3.3.2 Về phía Công ty 89 KẾT LUẬN 91

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 93

PHỤ LỤC 94

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài, lý do chọn đề tài

Xã hội ngày càng phát triển, hoạt động cung cấp dịch vụ ngày càng được

mở rộng, càng mang tính chất đa dạng, phức tạp thì nhu cầu thông tin càng trởnên cấp thiết và quan trọng Kế toán với chức năng thông tin và kiểm tra cáchoạt động kinh tế - tài chính của một tổ chức để phục vụ cho nhu cầu quản lýcủa các đối tượng bên trong và bên ngoài tổ chức, doanh nghiệp lại càng có ýnghĩa quan trọng, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay – giai đoạn toàn cầu hoánền kinh tế, sự cạnh tranh mang tính chất phức tạp, khốc liệt

Có thể nói, chính chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán ảnh hưởngtrực tiếp đến chất lượng, hiệu quả quản lý, điều hành tổ chức để đạt được cácmục tiêu đã đề ra Kế toán có thể phát huy đầy đủ các chức năng của mình chỉkhi nào công ty có được một hệ thống kế toán hoàn chỉnh Đó là hệ thống đápứng yêu cầu thông tin không chỉ hướng vào các quá trình và sự kiện đã xảy ra

mà phải hướng đến những diễn biến trong tương lai nhằm giúp nhà quản lýhoạch định, tổ chức, điều hành kiểm soát và đưa ra được những quyết định đúngđắn, phù hợp với các mục tiêu xác lập

Công ty cổ phần Vinaconex 25 trong những năm qua cũng đã tìm tòi sángtạo và áp dụng những phương thức quản lý khác nhau cho phù hợp với cơ chếthị trường, pháp luật của Nhà nước, điều kiện và đặc điểm của đơn vị mình Vớiđặc điểm là nghành sản xuất tạo cơ sở và tiền đề cho nền kinh tế quốc dân nênhàng năm công ty cũng đã thu hút được số vốn đầu tư không hề nhỏ Bên cạnh

đó cùng với đặc điểm sản xuất của nghành là thời gian thi công kéo dài vàthường trên quy mô lớn, thực tế, tỷ lệ thất thoát vốn đầu tư xây dựng cơ bảncũng tương đối cao do chưa quản lý tốt chi phí sản xuất Để khắc phục tình trạngthất thoát và lãng phí trong quản lý thi công, giảm chi phí giá thành, tăng tínhcạnh tranh cho doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thông qua công tác kế toán -

tác kế toán tại Công ty cổ phần Vinaconex 25 đã cung cấp thông tin kế toán kịpthời, đầy đủ, phản ánh đúng tình hình biến động của tài sản, doanh thu, chi phí,kết quả hoạt động kinh doanh, qua đó giảm bớt khối lượng công tác kế toán, tiếtkiệm chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, đolường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của doanh nghiệp trong nềnkinh tế thị trường Tuy nhiên, công tác kế toán tại Công ty chưa hoàn toàn khoahọc và hợp lý trong việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin phục vụ cho công tácquản lý phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như: việcvận dụng các phương pháp kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, sử dụng chứng từ

kế toán… Vì thế việc nghiên cứu đề tài “Tổ chức công tác kế toán tại Công ty

cổ phần Vinaconex 25” là hết sức cần thiết và có ý nghĩa.

2 Mục đích nghiên cứu

- Hệ thống hóa và góp phần làm sáng tỏ hơn các vấn đề lý luận cơ bản về tổchức công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung, doanh nghiệp xây lắp nóiriêng

- Vận dụng những lý luận đó vào phân tích, đánh giá thực trạng tổ chứccông tác kế toán tại Công ty cổ phần Vinaconex 25 Phân tích những ưu điểm,nhược điểm và những nguyên nhân tồn tại trong tổ chức công tác kế toán

- Đề xuất các giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toántại Công ty nhằm nâng cao chất lượng hoạt động kế toán và thông tin kế toán tạiCông ty cổ phần Vinaconex 25

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Vinaconex 25nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Vinaconex 25

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: đề tài nghiên cứu những vấn đề lý luận về tổ chức

công tác kế toán, nghiên cứu về thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty

cổ phần Vinaconex 25; từ đó đánh giá ưu nhược điểm và đề xuất giải pháp hoànthiện hơn tổ chức công tác kế toán.

Phạm vi nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu về tổ chức công tác kế

toán tại Công ty cổ phần Vinaconex 25 trong giai đoạn 2015 - 2019

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

- Phương pháp duy vật biện chứng và lịch sử;

- Nghiên cứu lý luận trong mối quan hệ với thực tiễn, lý luận chỉ đạo thựctiễn và lấy thực tiễn để kiểm tra lý luận

5.2 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp quan sát: Quan sát quá trình hoạt động của bộ máy kế toán,các quy trình nghiệp vụ để nắm bắt, hiểu rõ được công tác kế toán tại Công ty cổphần Vinaconex 25

- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập các số liệu, các văn bản,chế độ liên quan đến công tác kế toán Ngoài ra, còn sử dụng các phương pháptổng hợp, phương pháp so sánh đối chiếu… giúp cho quá trình trình bày luậnvăn được rõ ràng và thuận lợi

- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Phỏng vấn các cán bộ kế toán cóliên quan đến công tác kế toán

- Ngoài ra, những kỹ thuật như: bảng biểu, sơ đồ, mô hình… cũng được sửdụng để biểu đạt, trình bày để làm rõ nội dung nghiên cứu

6 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận vănđược chia thành 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trongcác doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phầnVinaconex 25.

Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tạiCông ty cổ phần Vinaconex 25

7 Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài

Tại công ty cổ phần Vinaconex 25 về vấn đề tổ chức công tác kế toán vẫnchưa được nhiều tác giả nghiên cứu

Xuất phát từ sự cần thiết khách quan của việc tổ chức công tác kế toántrong các doanh nghiệp nói chung và Công ty cổ phần Vinaconex 25 nói riêng,tôi đã lựa chọn đề tài nghiên cứu với các đóng góp:

- Về mặt lý luận: Nghiên cứu này được thực hiện nhằm làm rõ những vấn

đề lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

- Về mặt thực tiễn: Trên cơ sở khảo sát, nghiên cứu thực trạng về tổ chức

công tác kế toán với trường hợp nghiên cứu điển hình tại Công ty cổ phầnVinaconex 25; tác giả sẽ chỉ rõ ra những tồn tại và nguyên nhân của những tồntại để qua đó làm cơ sở đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác

kế toán tại chính Công ty cổ phần Vinaconex 25

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC

KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm

Đơn vị kế toán có thể hiểu là một thực thể kế toán Một thực thể kế toán làbất kỳ một đơn vị kinh tế kiểm soát nguồn vốn và tham gia vào các hoạt độngkinh tế Mỗi cá nhân có thể là một thực thể kế toán

Như vậy, đơn vị kế toán gồm tất cả các tổ chức cá nhân kiểm soát nguồnvốn và tham gia vào các hoạt động kinh tế ở mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh

tế có thể là tổ chức có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tư cách pháp nhân khôngđầy đủ , kể cả tổ chức không có tư cách pháp nhân lẫn thể nhân

Có rất nhiều những nhận thức, quan niệm khác nhau về kế toán

Theo liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC) (1988): Kế toán là nghệ thuật

nghi chép, phân loại, tổng hợp theo một cách riêng có bằng những khoản tiền, các nghiệp vụ và các sự kiện mà chúng có ít nhất một phần tính chất tài chính

và trình bày kết quả của nó.

Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015: Kế toán là việc thu

thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động [3]

Các khái niệm về kế toán nêu trên tuy có những cách khái quát khácnhau về kế toán nhưng đều gắn kế toán với việc phục vụ cho công tác quản lý

Do vậy, kế toán là công cụ không thể thiếu được trong quản lý kinh tế, kế toán làkhoa học thu nhận xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động

của tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, nhằm kiểm tra,giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp Trong nển kinh

tế thị trường, mối quan hệ kinh tế giữa các doanh nghiệp, các nhà đầu tư được

mở rộng Mặt khác, với sự phát triển đa dạng trong việc tạo nguồn vốn từ bênngoài đã làm cho đối tượng sử dụng thông tin kế toán trở lên đa dạng hơn Mụcđích của kế toán không chỉ cung cấp thông tin chủ yếu cho bản thân doanhnghiệp, cho Nhà nước, mà còn cung cấp thông tin cho các đối tượng như ngânhàng, các nhà đầu tư tương lai, nhà cung cấp, khách hàng

Về nguyên tắc, tổ chức công tác kế toán được xem như tổ chức các côngviệc của kế toán một cách tốt nhất, nhằm đạt được yêu cầu hoạt động và cungcấp thông tin kế toán phục vụ công tác quản lý Cụ thể:

- “Tổ chức công tác kế toán là những mối quan hệ có yếu tố cấu thành bản

chất của hạch toán kế toán: Chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán” [3] Quan điểm này mới chỉ nói lên tổ chức về các

phương pháp kế toán một cách chung nên chưa thể hiện rõ được nhiều yếu tốliên quan

- “Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc sử dụng các phương pháp kế

toán để thực hiện việc phân loại, ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phù hợp với Luật Kế toán, Luật Ngân sách Nhà nước và các chính sách, chế độ hiện hành; phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị” [3] Quan điểm này nêu cụ thể hơn về tổ chức công tác kế

toán, tạo điều kiện cho việc vận dụng vào thực tế được thuận lợi hơn Song,chưa nêu rõ vấn đề về tổ chức bộ máy để thực hiện các khâu công việc kế toán

Theo Luật Kế toán, “tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức thực hiện các

chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản lưu giữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán” [3]

Từ các quan điểm trên, có cách tiếp cận và luận giải khác nhau về tổ chứccông tác kế toán nhưng đều có mục đích chung là hướng tới việc sắp xếp, tổchức các công việc mà kế toán cần phải thực hiện tốt chức năng tổ chức thunhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính một cách kịp thời,đầy đủ phục vụ cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh cả ở tầm vĩ

mô và tầm vi mô Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức nhân sự kế toán theocác phần hành kế toán cụ thể, thực hiện các phương pháp kế toán phù hợp vớiyêu cầu thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính, phùhợp với đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin phục

vụ việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh

1.1.2 Ý nghĩa tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý sẽ đảm bảo kế toánthực hiện tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong doanh nghiệp, đáp ứng và thoảmãn tốt được thông tin kinh tế tài chính của doanh nghiệp cho các đối tượngquan tâm Việc tổ chức tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp sẽ mang lại các

ý nghĩa sau:

- Đảm bảo cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin kinh tế,tài chính của đơn vị cho các đối tượng quan tâm giúp họ đưa ra các quyết địnhđúng đắn, kịp thời

- Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ các loại tàisản, nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho việc nâng cao hiệu quả

sử dụng vốn, nguồn vốn trong các doanh nghiệp

- Giúp cho kế toán thực hiện tốt yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ củamình trong hệ thống các công cụ quản lý

- Giúp cho doanh nghiệp cổ được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt độnghiệu quả, nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán

1.1.3 Mối quan hệ giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính đối với tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Kế toán có thể được phân loại theo các tiêu thức khác nhau, giúp cho chúng

ta nhận thức được nội dung, mục đích, phạm vi của từng loại kế toán Điều 10Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 có quy định về kế toán tàichính, kế toán quản trị, kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết

Tại khoản 01 của Điều 10 có quy định: Kế toán ở đơn vị kế toán gồm kếtoán tài chính và kế toán quản trị

Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra phân tích và cung cấpthông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho các đối tượng sử dụngthông tin trong đơn vị kế toán và các đối tượng bên ngoài cần quan tâm khácnhư: cổ đông, người cho vay, khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, các nhà đầu

tư, các cơ quan chính phủ

Kế toán quản trị là việc thu thập xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh

tế - tài chính theo yêu cầu quản trị nội bộ và quyết định kinh tế - tài chính trongnội bộ đơn vị kế toán

Tại khoản 02 của Điều 10 có quy định: Khi thực hiện công việc kế toán tàichính và công việc kế toán quản trị, đơn vị kế toán phải thực hiện kế toán tổnghợp và kế toán chi tiết

- Kế toán tổng hợp phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin tổngquát về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vịtiền tệ để phản ánh tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình và kếtquả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán

- Kế toán chi tiết phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin chitiết bằng đơn vị tiền tệ, đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động theo từngđối tượng kế toán cụ thể trong đơn vị kế toán Kế toán chi tiết minh hoạ cho kế

toán tổng hợp Số liệu kế toán chi tiết phải khớp đúng với số liệu kế toán tổnghợp trong một kỳ kế toán.

Từ những nhận thức vể kế toán và tầm quan trọng của kế toán trong côngtác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, đòi hỏi phải tổchức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin mộtcách kịp thời đầy đủ và trung thực, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp nói riêng

và nền kinh tế thị trường nói chung

Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kếtoán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực hiệntốt các nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong

tổ chức công tác quản lý ở công ty cổ phần và các loại hình doanh nghiệp khác.Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chínhtrong doanh nghiệp, công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệuquả của công tác quản lý ở một doanh nghiệp, ảnh hưởng đến việc đáp ứng cácyêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc giántiếp đến hoạt động của doanh nghiệp

1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

1.2.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

“Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán” theo

điều 4, khoản 7 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 [3]

Mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh đều phải lấy chứng từ kế toán

để làm căn cứ ghi sổ kế toán Do đó tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là khâuđầu tiên quan trọng của tổ chức công tác kế toán

+ Hệ thống chứng từ kế toán: Theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC ngày

22/12/2014 của Bộ Tài chính [2] về chế độ kế toán doanh nghiệp thì chứng từ kế

toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc) Doanh nghiệp được chủ độngxây dựng, thiết kế biểu mẫu phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lýnhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo rõ rang,minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu Trường hợp không tựxây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, có thể áp dụng theobiểu mẫu ban hành của Bộ Tài chính.

Phân loại chứng từ kế toán theo mức độ tài liệu trong chứng từ kế toángồm: chứng từ gốc (chứng từ ban đầu) và chứng từ tổng hợp

- Chứng từ gốc là chứng từ kế toán phản ánh trực tiếp hoạt động kinh tế –tài chính xảy ra, sao chụp lại nguyên vẹn hoạt động kinh tế – tài chính đó, do đóchứng từ gốc là cơ sở ghi chép, tính toán số liệu, tài liệu ghi sổ kế toán, thông tinkinh tế và kiểm tra, quản lý các hoạt động kinh tế – tài chính Có ảnh hưởngquan trọng đến chất lượng thông tin kế toán

- Chứng từ tổng hợp là chứng từ kế toán được dùng để tổng hợp tài liệu từcác chứng từ gốc cùng loại, phục vụ việc ghi sổ kế toán được thuận lợi Thuộcchứng từ tổng hợp có chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ gốc, chứng từtổng hợp phải kèm theo các chứng từ gốc mới có giá trị sử dụng trong ghi sổ kếtoán, thông tin kinh tế, quản lý

+ Luân chuyển chứng từ kế toán: Luân chuyển chứng từ thường qua các

giai đoạn sau (theo sơ đồ 1.1):

Lập hoặc thu nhận chứng từ

Kiểm tra chứng từ

Phân loại và ghi sổ kế toán

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ

+ Lập hoặc thu nhận chứng từ cần phải chú ý những điểm sau:

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động củadoanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần chomột nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Nội dung chứng từ kế toán phải đầy

đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chínhphát sinh Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt Sốtiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số

Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ.Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theocùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng vào giấy than.Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả cácliên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung vàtính pháp lý của tất cả các liên chứng từ

Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dungquy định cho chứng từ kế toán

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trênchứng từ mới có giá trị thực hiện riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tửtheo quy định của pháp luật Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải kýbằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ kýtrên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chữ ký trên chứng

từ kế toán của một người phải thống nhất và pahir giống với chữ ký đã đăng kýtheo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớpvới chữ ký các lần trước đó

Lưu trữ, bảo quản chứng từ

+ Kiểm tra chứng từ:

Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hay từ bên ngoài chuyểnvào đều tập trung vào bộ phận kế toán bộ phận kế toán có nhiệm vụ kiểm tratính hợp lệ của chứng từ, sau đó kế toán mới được ghi sổ phản ánh nghiệp vụchứng từ đó

Việc kiểm tra chứng từ cần phải chú ý những vấn đề sau:

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghichép trên chứng từ kế toán

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghitrên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liênquan

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách,chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chốithực hiện (không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho ) đồng thời báo cáo ngay choGiám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ

số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại,yêu cầu làm thêm, hoàn tất thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

+ Ghi sổ kế toán:

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã đượckiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi trên sổ kếtoán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh

+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ:

Chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trongquá trình sử dụng và lưu trữ

Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính Trường hợp tài liệu kế toán bịtạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu

bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xácnhận

Chứng từ kế toán phải đưa vào lưu giữ trong thời hạn mười hai tháng kể từngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chứcbảo quản, lưu trữ tài kiệu kế toán theo thời hạn sau đây:

- Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hànhcủa đơn vị kế toán gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kếtoán và lập BCTC

- Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ

kế toán và lập BCTC, sổ kế toán và BCTC năm, trừ trường hợp pháp luật có quyđịnh khác

- Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩaquan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng

- Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thuhoặc niêm phong chứng từ kế toán Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơquan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và

ký xác nhận trên chứng từ sao chụp, đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, sốlượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu

- Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản,ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên đóng

dấu

1.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là tổ chức vận dụng phương

vận dụng chế độ cho đơn vị hạch toán Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phậncấu thành quan trọng trong toàn bộ hệ thống kế toán doanh nghiệp.

Bản chất của phương pháp tài khoản là sự hệ thống hoá thông tin về cácnghiệp vụ có liên quan đến tài sản và nguồn vốn và các quá trình kinh doanh

Để đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành tập trung thống nhất công tác kếtoán cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thuộc cáclĩnh vực, thành phần kinh tế với các hình thức sở hữu khác nhau, Nhà nước banhành hệ thống tài khoản kế toán thống nhất

Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng cho các doanh nghiệp ở được ban hànhtheo Thông tư số 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 gồm 9 loại tài khoảntrong bảng với 76 tài khoản cấp 1

Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệpcòn qui định một số tài khoản cấp 2 cần phải mở nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý

vĩ mô của Nhà nước

Khi ghi sổ kế toán phải dựa trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán nhất định.Tài khoản kế toán được phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định: Loại 1,loại 2 phản ánh vốn kinh doanh (tài sản), loại 3 và loại 4 phản ánh nguồn hìnhthành tài sản (nguồn vốn), từ loại 5 đến loại 9: phản ánh các quá trình và kết quảkinh doanh

+ Loại 1, 2 : Nhóm tài khoản Tài sản (có số dư cuối kỳ để lập bảng cân đối

kế toán)

+ Loại 3, 4 : Nhóm tài khoản Nguồn vốn (có số dư cuối kỳ để lập bảng

cân đối kế toán)

+ Loại 5, 6, 7, 8, 9 : Nhóm tài khoản trung gian (không có số dư cuối kỳ

và không thể hiện trên bảng cân đối kế toán) Được phản ánh trên báo cáo (kết quả hoạt động kinh doanh)

Tuỳ những đơn vị kinh doanh trong các lĩnh vực khác nhau mà lựa chọnnhững tài khoản khác nhau và để tự đơn vị mở các tài khoản chi tiết Khi tổ chức

hệ thống tài khoản kế toán ở doanh nghiệp phải tuân thủ theo các nguyên tắcsau:

+ Phản ánh, hệ thống hoá đầy đủ mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính trongdoanh nghiệp

+ Phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước và các văn bảnhướng dẫn thực hiện của Bộ chủ quản, cơ quan quản lý cấp trên

+ Hệ thống tài khoản kế toán phải được xây dựng đơn giản, dễ làm

+ Phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, trình

độ phân cấp quản lý kinh tế - tài chính của doanh nghiệp

+ Đảm bảo mối quan hệ với các chỉ tiêu BCTC

+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả mãn nhu cầuthông tin cho các đối tượng sử dụng

Vận dụng đúng đắn hệ thống tài khoản kế toán trên cơ sở phù hợp với tìnhhình thực tế của doanh nghiệp cho phép thực hiện phản ánh và giám đốc mộtcách thường xuyên, liên tục và có hệ thống từng đối tượng kế toán riêng biệttrong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để xử lý thông tin từ cácchứng từ kế toán nhằm phục vụ cho việc xác lập báo cáo tài chính và quản trị

vốn cũng như từng quá trình hoạt động của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quantrọng trong việc thực hiện các chức năng của kế toán.

Sổ kế toán phải có kết cấu khoa học, hợp lý, đảm bảo những yếu tố quiđịnh: ngày, tháng ghi sổ, số hiệu và ngày của chứng từ sử dụng để ghi sổ, tóm tắtnội dung hoạt động kinh tế tài chính được ghi sổ, số tiền được ghi sổ, đảm bảothuận tiện trong việc ghi chép, hệ thống hoá, tổng hợp tài liệu, thuận tiện choviệc nhận biết thông tin phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt độngtrong đơn vị

Trong điều kiện ứng dụng tin học trong kế toán, sổ kế toán cần được xâydựng, thiết kế với những mẫu sổ phù hợp với cơ chế hoạt động của phương tiệntin học sử dụng trong kế toán, đảm bảo cho các phương tiện kỹ thuật tin học sửdụng có thể thực hiện việc ghi chép, hệ thống hoá thông tin về các hoạt động củađơn vị vào những mẫu sổ kế toán đó, thực hiện tổng hợp các số liệu, tài liệu từnhững sổ kế toán, cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng thôngtin kế toán

- Thực hiện đúng qui định về việc mở sổ, ghi sổ, quản lý, lưu trữ và bảoquản sổ kế toán.

Theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính,doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán và hình thức ghi sổ kế toánnhưng phải đảm bảo minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đốichiếu Nếu không tự xây dựng sổ kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng các hìnhthức sổ kế toán được hướng dẫn theo biểu mẫu của Bộ Tài chính Được tự sửachữa sổ kế toán theo phương pháp phù hợp với Luật Kế toán

Tổ chức vận dụng hình thức kế toán, hiện nay các doanh nghiệp có thể lựachọn áp dụng một trong các hình thức kế toán sau:

kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, có thể kiểm tra được tính chínhxác của việc ghi chép ở các tài khoản cấp 1 ngay ở dòng cộng phát sinh trong kỳtrong Nhật ký – Sổ cái

Nhược điểm: khó phân công lao động kế toán tổng hợp, không thích hợpvới doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản, không thích hợp với sử dụng máy vitính

Điều kiện vận dụng: Doanh nghiệp có qui mô nhỏ, khối lượng nghiệp vụphát sinh ít, doanh nghiệp sử dụng ít tài khoản; trình độ quản lý thấp Mô hìnhquản lý tập trung một cấp; trình độ kế toán thấp, cần ít lao động kế toán

Sơ đồ 1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái Ghi chú:

Ghi hằng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

+ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

Đặc điểm: các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ở các chứng từgốc đều được phân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng chứng từghi sổ để ghi sổ cái các tài khoản

Chứng từ kế toán

Số quỹ

Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại

Số, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiếtNHẬT KÝ - SỔ CÁI

BCTC

Theo hình thức Chứng từ ghi sổ, việc ghi sổ theo thứ tự thời gian tách rờiviệc ghi sổ theo hệ thống trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau: Sổ đăng

ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản, tách rời việc ghi chép kế toán tổnghợp với ghi chép kế toán chi tiết Cuối kỳ phải lập bảng đối chiếu số phát sinh

để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ cái

Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho phân công lao động

kế toán, thuận tiện cho việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán, phù hợpvới các doanh nghiệp có qui mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản

Nhược điểm: việc ghi chép kế toán trùng lặp, khối lượng ghi chép sổ kếtoán nhiều, việc kiểm tra đối chiếu dồn vào cuối tháng nên việc cung cấp số liệubáo cáo kế toán thường chậm nhất là trong điều kiện kế toán thủ công

Điều kiện vận dụng: Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, kếtcấu sổ sách đơn giản dễ ghi chép nên phù hợp với cả điều kiện lao động thủcông và áp dụng kế toán máy

Sổ quỹ

Chứng từ kế toán

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loạiCHỨNG TỪ GHI SỔ

Sổ cái

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối phát sinh

Sơ đồ 1.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

+ Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ:

Đặc điểm: Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ là các hoạt động kinh tếtài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phận loại để ghi vào Nhật ký– chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký – chứng từ ghi vào sổcái các tài khoản Hình thức này kết hợp giữa kế toán tổng hợp với kế toán chitiết ở một số bảng kê, nhật ký – chứng từ, các sổ kế toán đều ghi theo hệ thốngkết hợp ghi theo thứ tự thời gian đối với hoạt động kinh tế cùng loại Việc kiểmtra đối chiếu số liệu ghi trên bảng kê, nhật ký – chứng từ được tiến hành thườngxuyên và rất chặt chẽ nhờ có mẫu sổ được bố trí theo quan hệ đối ứng tài khoản

Ưu điểm: Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ thuận tiện cho việc phâncông lao động kế toán, công tác kiểm tra, giám sát kế toán chặt chẽ Hình thứcnày cũng có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán do việcghi theo quan hệ đối ứng ngay trên tờ sổ và kết hợp kế toán tổng hợp, kế toánchi tiết trên cùng một trang sổ, việc kiểm tra đối chiếu số liệu được tiến hànhthường xuyên ngay trên trang sổ, kịp thời cung cấp số liệu cho việc tổng hợp tàiliệu theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính, lập các báo cáo kế toán

Nhược điểm: Hình thức này đòi hỏi trình độ kế toán cao, khó áp dụng trongđiều kiện kế toán máy, sử dụng nhiều lao động kế toán

Điều kiện vận dụng: Hình thức kế toán này phù hợp với các doanh nghiệp

có qui mô lớn, loại hình kinh doanh phức tạp, trình độ quản lý và trình độ kếtoán cao, chuyên môn vững vàng Hình thức Nhật ký – chứng từ chỉ phù hợp vớidoanh nghiệp áp dụng kế toán thủ công

Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

+ Hình thức kế toán Nhật ký chung:

Đặc điểm: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở doanh nghiệp đều đượcghi vào Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toáncủa nghiệp vụ đó, căn cứ vào Nhật ký chung lấy số liệu để ghi sổ cái

Ưu điểm: Hình thức Nhật ký chung có ưu điểm là mẫu sổ đơn giản, dễ ghichép, thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán

Nhược điểm: Hình thức này có nhược điểm là ghi chép trùng lặp nhiều trênnhiều sổ kế toán

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng

CHỨNG TỪ

Số, thẻ

kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái Báo cáo tài chính

Điều kiện vận dụng: Đối với điều kiện kế toán thủ công, hình thức kế toánnày phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô hoạt động vừa và nhỏ, loại hìnhhoạt động đơn giản, thuận tiện cho việc phân công và yêu cầu phân công laođộng kế toán trong điều kiện áp dụng kế toán máy thì đây là hình thức phù hợpvới mọi loại qui mô doanh nghiệp.

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

SỔ CÁI Bảng,

tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối phát sinh

Chứng từ

kế toán

BCTC

Sơ đồ 1.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng, hoặc định kỳQuan hệ đối chiếu, kiểm tra

+ Hình thức kế toán trên máy vi tính

Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toántrên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trongbốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưngphải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định Các loại sổcủa hình thức kế toán trên máy vi tính được thiết kế theo hình thức kế toán nào

sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ

kế toán ghi bằng tay

Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính như sơ đồ sau:

1.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống thông tin về kinh tế, tài chính, kế toán của doanh nghiệp được thunhận và cung cấp qua hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo cung cấp những thôngtin cần thiết cho người sử dụng, tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán liên quan theocác chỉ tiêu kinh tế tài chính cần thiết Thông tin cung cấp cho các đối tượng sửdụng được phân thành 2 đối tượng là đối tương bên trong và bên ngoài đơn vị

Do vậy tổ chức hệ thống báo cáo kế toán cũng được chia làm 2 hệ thống báo cáolà: Báo cáo kế toán tài chính và Báo cáo kế toán quản trị

+ Báo cáo kế toán tài chính: đối với các báo cáo này phục vụ cho các

đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, việc lập và hướng dẫn lập theo các quy địnhcủa Bộ Tài chính BCTC quy định cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bao gồm

4 biểu mẫu báo cáo đó là bảng cân đối kế toán, kết quả hoạt động kinh doanh,thuyết minh BCTC, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, ngoài ra để phục vụ cho yêu cầuquản lý kinh tế tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành sản xuất, kinh doanh tại cácđơn vị thì các đơn vị có thể lập thêm các báo cáo chi tiết khác

Hệ thống BCTC gồm BCTC năm

- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01- DN

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 DN

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 DN

Bản thuyết minh BCTC Mẫu số B 09 –DN

Báo cáo tài chính giữa niên độ gồm

- Bảng cân đối kế toán giữa niên độ Mẫu số B 01a – DN

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa

niên độ

Mẫu số B 02a – DN

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ Mẫu số B 03a – DN

- Bản thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc Mẫu số B 09a – DN

+ Báo cáo kế toán quản trị: các báo cáo này thường phục vụ cho nội bộ

doanh nghiệp Để xây dựng được các báo cáo này thì đòi hỏi kế toán trưởng phảixây dựng các chỉ tiêu, phương pháp lập thích hợp với điều kiện của doanh

nghiệp mình và phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin cho quản trị doanhnghiệp.

Các báo cáo phải được lập một cách trung thực, khách quan,toàn diện kịpthời

Xét theo đối tượng hạch toán: công tác kế toán được chia thành các phầnhành kế toán, mỗi phần hành kế toán gắn với 1 hoặc một số đối tượng nhất địnhnhư doanh thu, chi phí tổ chức công tác kế toán theo từng đối tượng hạch toándựa vào các căn cứ như: đặc điểm của đối tượng hạch toán, quy mô tính chấtphát sinh nghiệp vụ và yêu cầu quản lý đối tượng

1.2.5 Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào quy mô, vào đặc điểm tổ chứckinh doanh và quản lý cũng như vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Để xáclập mô hình tổ chức kế toán cần dựa vào một số căn cứ như: quy mô, thời điểmkinh doanh, địa bàn bố trí các đơn vị cơ sở, trình độ của quản lý ở các đơn vị cơ

sở Tất cả những căn cứ trên có ảnh hưởng đến phân cấp quản lý tài chính ở đơn

vị Trong một doanh nghiệp mức độ phân cấp quản lý tài chính như thế nào sẽquyết định mô hình tổ chức kế toán tương ứng

Hiện nay các doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức bộ máy kế toán theomột trong các hình thức sau:

- Tổ chức bộ máy kế toán tập trung

- Tổ chức bộ máy kế toán phân tán

- Tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các doanh nghiệp cổphần hóa quy mô nhỏ thì các doanh nghiệp này với quy mô hoạt động thườngnhỏ, các cơ sở được bố trí gần nhau nên thường tổ chức theo mô hình tập trung

và mô hình tập trung vừa phân tán

+ Hình thức tổ chức công tác kế toán dạng tập trung

Ở những DN có qui mô nhỏ và vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùngmột địa bàn hoặc ở những đơn vị có qui mô lớn, địa bàn hoạt động phân tánnhưng đã trang bị và ứng dụng phương tiện ghi chép tính toán thông tin hiện đại,

tổ chức quản lý tập trung thường lựa chọn loại hình tổ chức bộ máy kế toántrung tâm của đơn vị, bao gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu côngviệc, các phần hành kế toán

Thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên kinh tế ởcác bộ phận trực thuộc đơn vị làm nhiệm vụ hướng dẫn và thực hiện hạch toánban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phátsinh liên quan đến hoạt động của bộ phận đó về phòng kế toán trung tâm củađơn vị

Ưu điểm: Nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng được yêu cầu quản lý

Sơ đồ 1.7 Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung

+ Tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kếtoán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn đượctiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộcdoanh nghiệp Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi

đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra, xử lý chứng từ đến kế toánchi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báocáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo quy định của kế toán trưởng

Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ởcác bộ phận gửi về, phản ảnh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanhnghiệp, lập báo cáo theo quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện việc hướngdẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận

Hình thức kế toán này được vận dụng thích hợp trong các doanh nghiệp cóquy mô lớn - liên hợp sản xuất kinh doanh

kế toán tiền lương

và BHXH

Bộ phận

kế toán CPSX

và tính giá thành

Bộ phận

kế toán bán hàng, KQKD

Kế toán nguồn vốn và các quỹ

Kế toán tổng hợp

và kiểm tra

Bộ phận tài chính

Bộ phận

kế toán

Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc/ bộ phận

Kế toán trưởng

Sơ đồ 1.8 Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán phân tán

Ưu điểm: Khắc phục được nhược điểm của hình thức tập trung, cung cấp

thông tin kịp thời cho các lãnh đạo của các đơn vị trực thuộc, phát huy vai trò kếtoán tại các đơn vị trực thuộc

Nhược điểm: Bộ máy kế toán cồng kềnh, tốn kém, thiếu sự chỉ đạo tập

trung thống nhất về nghiệp vụ kế toán Cung cấp thông tin chậm trong bộ máy

kế toán, hạn chế sự kiểm tra và chỉ đạo sát sao của lãnh đạo đơn vị đối với toàn

bộ hoạt động của đơn vị

+ Hình thức tổ chức công tác kế toán dạng hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán)

Ở những đơn vị có qui mô vừa hoặc lớn, tổ chức hoạt động tập trung trênmột địa bàn, đồng thời có một số bộ phận phụ thuộc, đơn vị hoạt động phân tántrên một số địa bàn khác nhau, chưa trang bị và ứng dụng phương tiện ghi chép,

Kế toán trưởng (Đơn

vị cấp trên)

Bộ phận kế toán

Bộ phận kế toán

Kế toán hoạt động thực hiện ở cấp trên

Bộ phận kế toán Tổng hợp

Bộ phận kiểm tra kế toán

Bộ phận kế toán

Bộ phận kế toán nguồn vốn và các quỹ

Bộ phận kế toán thanh toán

Bộ phận kế toán tiền lương, BHXH

Bộ phận kế

toán vật tư,

tài sản

tính toán, thông tin hiện đại trong công tác kế toán, có sự phân cấp quản lýtương đối toàn diện cho các bộ phận thuộc hoạt động trên địa bàn thường lựachọn hình thức tổ chức này Khi đó, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hìnhmột phòng kế toán trung tâm, các phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc hoạtđộng phân tán và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc hoạt động tậptrung Đây là hình thức tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức trên.

Hình thức tổ chức bộ máy này tạo điều kiện cho kế toán gắn với các hoạtđộng trong đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động đó phục vụ có hiệuquả trong hoạt động của đơn vị

Sơ đồ 1.9 Tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Kế toán trưởng (Đơn

vị cấp trên)

Bộ phận kế toán tiền lương, BHXH

Bộ phận

kế toán

Kế toán tổng hợp và kiểm tra

Bộ phận tài chính

Bộ phận

kế toán TSCĐ

Kế toán tổng hợp

Kế toán

BH, Kết quả kinh doanh

Kế toán CPSX, tính giá thành

Kế toán tiền lương BHXH

Kế toán TSCĐ

Kế toán vật

tư hàng hoá

Ưu điểm: Khắc phục được những hạn chế của hai hình thức tập trung và

phân tán, tạo điều kiện tăng cường công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc lớncũng như toàn bộ doanh nghiệp phù hợp với việc phân công kế toán và phân cấpquản lý tài chính

Nhược điểm: Nhược điểm của hình thức này là bộ máy cồng kềnh

Việc tổ chức, thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, nội dung công tác kế toántrong doanh nghiệp do bộ máy kế toán đảm nhận Vì vậy, việc tổ chức, cơ cấu

bộ máy kế toán sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiệnquan trọng để cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác trung thực

và đầy đủ, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin đồng thời phát huy vànâng cao trình độ nghiệp vụ, năng suất lao dộng của nhân viên kế toán

1.2.6 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán

Để đảm bảo cho công tác kế toán trong các doanh nghiệp thực hiện tốt cácyêu cầu, nhiệm vụ và chức năng của mình trong công tác quản lý, nhằm cungcấp cho các đối tượng sử dụng khác nhau những thông tin kế toán tài chính củadoanh nghiệp một cách trung thực, minh bạch, công khai và chấp hành tốtnhững chính sách, chế độ về quản lý kinh tế - tài chính nói chung, các chế độ,thể lệ quy định về kế toán nói riêng cần phải thường xuyên tiến hành kiểm tracông tác kế toán trong nội bộ doanh nghiệp theo đúng nội dung, phương phápkiểm tra Công tác kiểm tra kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành theonhững nội dung sau:

- Kiểm tra việc ghi chép, phản ánh trên chứng từ, tài khoản, sổ và báo cáo

kế toán đảm bảo việc thực hiện đúng chính sách chế độ quản lý tài chính, chế

độ, thể lệ kế toán

- Kiểm tra việc tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp, việcthực hiện trách nhiệm, quyền hạn của kế toán trưởng, kết quả công tác của bộmáy kế toán, mối quan hệ công tác giữa bộ phận kế toán và các bộ phận quản lý

Công tác kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp do Giám đốc và Kếtoán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo Trong bộ máy kế toán củadoanh nghiệp nên cơ cấu riêng bộ phận kiểm tra kế toán hoặc công nhân viênchuyên trách kiểm tra kế toán Việc kiểm tra có thể được tiến hành với tất cả cácnội dung hoặc từng nội dung riêng biệt Tuỳ theo yêu cầu mà có thể kiêm trađịnh kỳ hay đột xuất, bất thường.

Phương pháp kiểm tra kế toán được áp dụng chủ yếu là phương pháp đốichiếu: đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toánvới nhau, giữa số liệu kế toán của doanh nghiệp với các đơn vị có liên quan,giữa số liệu kế toán với thực tế hoạt động SXKD của doanh nghiệp với chế độ,thể lệ kế toán hiện hành

Căn cứ để tiến hành kiểm tra kế toán là các chứng từ kế toán, sổ kế toán,báo cáo kế toán và chế độ, chính sách quản lý kinh tế - tài chính, chế độ thể lệ kếtoán cũng như số liệu kế toán của các đơn vị liên quan Về mặt lý thuyết, trình tựtiến hành kiểm tra cần bắt đầu từ dưới lên: Từ chứng từ, sau đến sổ và cuối cùng

là báo cáo kế toán Tuy nhiên, để giảm bớt khối lượng công việc kiểm tra, rútngắn thời gian kiểm tra mà vẫn đảm bảo được tính đúng đắn, khách quan củacông tác kiểm tra và thu hẹp phạm vi kiểm tra có trọng tâm, trọng điểm trên thực

tế thường tiến hành kiểm tra theo theo trình tự ngược lại, từ trên xuống: từ báocáo kế toán, sau đến sổ và cuối cùng là chứng từ

Kiểm tra kế toán có ý nghĩ quan trọng trong công tác quản lý, công tác kếtoán doanh nghiệp nhằm phát hiện, ngăn ngừa những hiện tượng vi phạm chínhsách, chế độ quản lý và kế toán, do vậy phải được thường xuyên tiến hành theođúng chế độ quy định Kết quả kiểm tra kế toán phải được lập biên bản hoặcđược lập biên bản hoặc trình bày trong báo cáo kiểm tra Trong các biên bảnhoặc báo cáo kiểm tra phải bao gồm các nội dung sau: Nội dung tiến hành kiểmtra, phạm vi và thời gian tiến hành kiểm tra, kết luận, nhận xét, đề nghị của bankiêm tra kế toán

1.2.7 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán

Vận dụng công nghệ thông tin là quá trình đưa máy vi tính vào trong hệthống kế toán nhằm hỗ trợ công tác kế toán trong việc thu nhận và xử lý tínhtoán, lưu trữ, tìm kiếm và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho điều hành vàquản lý hoạt động kinh tế - tài chính nhanh nhạy, kịp thời Để sử dụng máy vitính vào công tác kế toán cần giải quyết những vấn đề cơ bản sau:

Nắm chắc chức năng của máy vi tính trong công tác kế toán ở đơn vị, máytính chỉ là phương tiện tính toán, ghi nhận và hệ thống hoá thông tin kế toán, cókhả năng lưu trữ các thông tin, dữ liệu cần thiết với khối lượng lớn, có thể in tàiliệu, các bảng, biểu, các sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trình tự đã được thiết

kế trong chương trình cài đặt máy

Tổ chức trang bị máy, trang bị kiến thức tin học cho các kế toán viên để cóthể sử dụng thành thạo, vận hành được chương trình kế toán trên máy

Tổ chức mã hoá các đối tượng kế toán cụ thể ở đơn vị theo ngôn ngữ củamáy Đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán rất nhiều và đa dạng, vì vậy ở đơn

vị phải xây dựng hệ thống mã hoá các đối tượng kế toán theo các nguyên tắcnhất định sao cho đơn giản, dễ nhớ, dễ khai thác trên máy

Sử dụng chương trình kế toán trên máy Hiện nay hầu hết các đơn vị sửdụng máy vi tính vào công tác kế toán đều sử dụng chương trình kế toán máy docác chuyên gia lập trình xây dựng Các chương trình kế toán trên máy đều đượcthiết kế dựa vào hình thức kế toán nhật ký chung hoặc hình thức chứng từ ghisổ

1.3 ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH XÂY LẮP ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

1.3.1 Đặc điểm chung ngành xây lắp

Đối với nhà thầu việc tổ chức công tác kế toán xây dựng xây lắp phải đảmbảo ghi chép kịp thời, đầy đủ tình hình hoạt động xây lắp nhằm ghi nhận doanh

thu và chi phí theo hợp đồng xây dựng, xác định lợi nhuận kế toán của hoạtđộng xây lắp Trên cơ sở đó cung cấp thông tin cho người sử dụng để ra cácquyết định về xử lý, về đầu tư,…

Một số đặc điểm của doanh nghiệp xây lắp như sau:

- Sản xuất xây lắp là một loại sản xuất công nghiệp đặc biệt theo đơn đặthàng Sản phẩm xây lắp mang tính chất đơn chiếc, riêng lẻ

Mỗi đối tượng xây lắp là từng công trình, hạng mục công trình, đòi hỏi yêucầu kinh nghiệm, kết cấu, hình thức,địa điểm xây dựng thích hợp, được xác định

cụ thể trên từng thiết kế dự toán của từng đối tượng riêng biệt Do tính chất đơnchiếc, riêng lẻ nên chi phí bỏ ra để thi công xây lắp các công trình và kết cấukhông đồng nhất như các loại sản phẩm công nghiệp Từ đặc điểm này, kế toánxây dựng xây lắp phải tính đến việc theo dõi ghi nhận chi phí, tính giá thành vàtính kết quả thi công cho từng sản phẩm xây lắp riêng biệt ( từng công trình,hạng mục công trình) hoặc từng nhóm sản phẩm xây lắp nếu chúng được xâydựng theo cùng một thiết kế mẫu trên cùng một địa điểm nhất định Nắm đượcđặc điểm này, kế toán dễ dàng xác định chi phí sản xuất và tính giá thành mộtcách chính xác hơn

- Đối tượng xây lắp thường có khối lượng lớn, giá trị lớn, thời gian thi côngtương đối dài

Kỳ tính giá sản phẩm xây lắp không xác định hàng tháng như các loại hình

DN khác, mà được xác định tùy thuộc vào dặc điểm kỹ thuật của từng côngtrình, điều này thể hiện qua phương thức thanh toán giữa hai bên nhà thầu vàkhách hàng Việc xác định đúng đắn đối tượng tính giá thành và kỳ tính giáthành sẽ đáp ứng yêu cầu quản trị kịp thời và chặt chẽ chi phí, phản ánh đúngđắn tình hình quản lý và thi công trong từng thời kỳ nhất định Đồng thời tránhtình trạng căng thẳng vốn đầu tư cho nhà thầu

- Sản xuất xây lắp thường diễn ra ngoài trời, chịu tác động trực tiếp của cácyêu tố môi trường trực tiếp, do vậy thi công xây lắp mang tính thời vụ.

Các yếu tố môi trường thời tiết có ảnh hưởng đến kỹ thuật và tiến độ thicông đồng thời nhà thầu còn phải chú ý đến các biện pháp quản lý máy thi công

và vật liệu ngoài trời Việc thi công diễn ra dài và thi công ngoài trời còn tạonhiều nhân tố gây nên những khoản thiệt hại bất ngờ Vì vậy kế toán phải chọnnhững phương pháp hợp lý để xác định những chi phí mang tính chất thời vụ vànhững thiệt hại một cách đúng đắn

- Sản xuất xây lắp được thực hiện trên các địa điểm biến động Sản phẩmxây lắp mang tính chất cố định, gắn liền với địa điểm xây dựng, khi hoàn thànhkhông nhập kho như các ngành vật chất khác

Trong quá trình thi công nhà thầu phải thường xuyên thay đổi địa điểm, do

đó sẽ phát sinh một số chi phí cần thiết như chi phí điều động công nhân, máythi công, chi phí chuẩn bị mặt bằng… Kế toán phải ghi nhận các chi phí này và

tổ chức phân bổ hợp lý

- Đặc điểm tiêu thụ trong xây lắp:

Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ tại chỗ, không nhập kho Sản phẩm tiêu thụtrong xây lắp vừa là sản phẩm hoàn chỉnh, vừa là sản phẩm hoàn thành theo giaiđoạn quy ước Quá trình tiêu thụ sản phẩm trog xây lắp là quá trình bàn giao sảnphẩm xây lắp hoàn thành cho khách hàng

Hoạt động xây lắp có vai trò quan trọng trong nền kinh tế, là tiền đề tạo nênvật chất để phát triển các hoạt động Vì vậy hiểu được đặc điểm của doanhnghiệp xây lắp có ảnh hưởng tới công tác kế toán như thế nào sẽ giúp doanhnghiệp quản lý tốt hơn, hiệu quả hơn