Giáo trình ACCESS. Nguyễn Sơn Hải Trung tâm tin học

Slide 1 Giáo trình Nguyễn Sơn Hải Trung tâm tin học Bộ GDĐT 1 Giới thiệu chung Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu, thuộc Officce của hãng MicroSoft Có 2 ứng dụng chính của Access là 1 Dùng để xây[.]

Giáo trình: Nguyễn Sơn HảiTrung tâm tin học - Bộ GDĐT

1 Giới thiệu chung

Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu, thuộc Officce của hãng MicroSoft

3 Tạo mới một têïp ACCESS

Database:

Chọn menu file\ New : chọn đường dẫn, đặt tên, xuất hiện của sổ Database

CHƯƠNG 1

XÂY DỰNG

CƠ SỞ DỮ LIỆU

1 Các khái niệm cơ bản

1.1 Bảng dữ liệu là gì : Bảng dữ liệu là một cấu trúc gồm nhiều cột nhiều hàng Là nơi lưu trữ những dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng.

Mỗi cột gọi là vùng tin (Field), mỗi hàng còn gọi là mẫu tin (record)

Ví dụ:

Mẫu

tin

Vùng tin

Đặc trưng của vùng (Field): mỗi vùng xác định 3 yếu tố: Tên vùng, kiểu

vùng và thuộc tính.

Tên vùng: tối đa 64 ký tự kể cả ký tự trắng.

Kiểu vùng: gồm 9 kiểu:

Kiểu Độ dài tối đa Ý nghĩa

1 Number 1 B, 2 B, 4 B Byte, Integer, Long

Integer,

4 B, 8 B Single, Double, 12 BDecimal.

2 Autonumber 4 Bytes Số nguyên tự

động

3 Text 254 ký tự Xâu ký tự

4 Yes/No 1 Bytes Kiểu logic

5 Date/Time 8 Bytes Kiểu ngày, giờ

6 CurrentcySingle (4B)dữ liệu kèm ký hiệu tiền

tệ

7 Memo vô hạn kiểu ghi nhớ, VĂN BẢN

8 Hyperlink tuỳ thuộc Lưu trữ đường dẫn liên

kết.

9 OLE tuỳ thuộc Nhúng đối tượng đặc biệt

như Âm thanh, hình ảnh, đồ hoạ, …

Thuộc tính: dùng để xác định độ

dài tối đa của vùng dữ liệu, xác định khuôn dạng, định dạng dũ liệu, các

điều kiện ràng buộc dữ liệu, giá trị mặc định, …Thuộc

dữ liệu:

0 chỉ nhập 0 -> 9, bắt buộc phải nhập

9 chỉ nhập số, không bắt buộc

A nhập chữ cái hoặc số.

L nhập chữ cái, bắt buộc phải nhập

? nhập chữ cái hoặc

số , không bắt

5 Caption Thiết lập tiêu đề cột

>=0 and

General (Thuộc tính)

MACB Text Field Size: 10

Input Mark:00-00000-000

HO Text Field Size: 18

TEN Text Field Size:8

NGAYSINH Date/Time Field Size: Short Date

Inphut Mark: 99/99/9999 GIOITINH Yes/No Format: “Nam”; “Nữ”

Defautl Value: Yes BACLUONG Number Field Size: Byte

Validation Rule: >=0 and

<=10 Validation Text: “Nhập lại số

<=10

3 Check box: dùng để nhập các dữ liệu kiểu Yes/No; True/False: Để đánh dấu tích hoặc bỏ dấu tích trong hộp Check Box ta nhấn phím Space hoặc kích chuột, Check Box có dấu tích  khi đó biến nhận giá trị True Thông thường Check Box dùng nhập dữ liệu có 2 giá trị như giới tính, tôn giáo (có/không), gia đình (có/ không),

2 Xây dựng cấu trúc bảng

Bước 1: Mở cửa sổ thiết kế Design View nhấn thẻ Tables / Create table in design View

Bước 2: Khai báo tên vùng, kiểu và thuộc tính.

Bước 3: Khai báo đối tượng nhập dữ liệu

(LOOKUP)

Bước 4: Thiết lập trường khố cho bảng Chọn các trường muốn thiết lập khố Edit | Primary key.

Bước 5: Lưu lại cấu trúc bảng, gõ tên bảng và nhấn OK

Ví dụ:

Ví dụ: Hãy xây dựng cấu trúc dữ liệu cho bảng HOSOCANBO

General (Thuộc tính)

Lookup

MAPHONG Text Field Size: 4

Caption: Mã phòng

Combo (DMPHONG)

MACV Text Field Size: 4

Caption: Mã chức vụ

Combo (DMCHUCVU )

2.2 Khóa là gì:

Khoá là một vùng hoặc tổ hợp

các vùng chứa các bộ giá trị không

trùng nhau, tác dụng phân biệt các

mẩu tin trong cùng một bảng với

nhau

Ví dụ: Trong bảng HSHS: vùng

MaSV là khóa, vì các giá trị trong cột

mã sinh viên là không được trùng

nhau, khi nhập dữ liệu mà trùng nhau thì ta phải nhập giá trị khác

Ví dụ 2: Ta có một CSDL quản lý bán

hàng gồm các bảng sau: hãy xác định

khóa.

SANPHAM(MaH, TenH, Donvi, Dongia)

KHACHHANG(MaKH, TenKH, Diachi,

Dienthoai)

HOADON(MaHD, MaKH, NgaylapHD)

CHITIETHD (MAHD,MaH, Soluong)

3 Cơ sở dữ liệu (CSDL):

CSDL là tập hợp bao gồm các bảng dữ liệu, các

mối quan hệ giữa các bảng được thiết kế một cách phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý nào đó.

Ta có 3 loại quan hệ: 1-1, 1- ∞ , ∞ - ∞

Mối quan hệ 1- ∞ giữa bảng A với bảng B là: mỗi mẩu tin của bảng A tương ứng với nhiều mẩu tin của bảng B, khi đó vùng liên kết của bảng A là

khóa chính.

Hai vùng liên kết ở hai bảng phải đảm bảo cùng kiểu, cùng độ dài.

Chú ý:

Việc xây dựng các bảng dữ liệu trong

CSDL là quan trọng phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Đảm bảo tính nhất quán dữ liệu.

- Không dư thừa dữ liệu (các dữ liệu lập lại nhiều lần) giảm tối đa dung lương CSDL.

- Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.

 Hai vùng liên kết ở hai bảng phải đảm

bảo cùng kiểu, cùng độ dài.

Ví dụ 1: Xây dựng CSDL Quản lý lương

HOSOCB (MaCB, MaPhong, MaChucvu,

Gioitinh, Ngsinh, Diachi,

Dienthoai,Dangvien, Congdoan, Anh,

- Để đảm bảo tinh nhất quán dữ liệu khi nhập dữ liêu cho bảng HOSOCB ta xây dưng thêm các bảng Danh muc,

DMPHONG (Maphong,Tenphong)

DMCHUCVU (MaCV, Tenchucvu,

HesoCV)

.

Có mối quan hệ mô phổng như sau:

Mối liên kết được mô tả như sau:

Ví dụ 3: Hãy xây dựng CSDL

quản lý điểm CĐ & DH

Ví dụ 4: Hãy xây dựng CSDL quản lý sách thư viên.

Ví dụ 5: Hãy xây dựng CSDL quản lý giảng dạy chứng chỉ (tin học, anh văn) ở trung

tâm

Ví dụ 6: Hãy xây dựng thu

tiền học phí của sinh viên

CSDL QUẢN LÝ ĐIÊM CĐ & ĐH

3 Chèn hình ảnh OLE: Insert \ Object

4 Sắp xếp dữ liệu: Chọn cột \ Bt ↑ ↓

5 Lọc dữ liệu:

Nếu muốn lọc những bản ghi cĩ cùng giá trị của bản ghi đang chọn hãy chọn mục

Filter by section

Muốn lọc những bản ghi thoả mãn điều

kiện nào đĩ, hãy gõ điều kiện lên mục: Filter for

Tháo lọc chọn mục Remove Filter

5 Tạo mối liên kết giữa các bảng

-Chọn thực đơn: Tools |

Relationship

-Đưa các bảng (Tables) vào

CSDL

-Thực hiện tạo kết nối giữa từng

cặp bảng theo thiết kế & thiết

lập mối liên kết toàn vẹn

-Toàn vẹn dữ liệu khi xoá:

Khi xoá một mẫu tin ở bảng

1, thì toàn bộ các mẫu tin

có quan hệ với bảng nhiều

cũng bị xoá theo.

-Toàn vẹn dữ liệu khi cập

nhật: Nếu giá trị khoá ở

bảng 1 bị thay đổi, thì toàn

bộ giá trị của vùng liên

kết với bảng nhiều cũng bị

liệu khi cập

nhật Toàn vẹn dữ liệu

khi xoá:

CHƯƠNG 2

TRUY VẤN DỮ LIỆU

Query dùng để: trích - lọc - hiển thị dữ liệu; tổng hợp - thống kê; thêm

- bớt - cập nhật dữ liệu; … Cĩ 7 loại query trong Access :

7.Make table Query.

Bản chất của Query là các câu lệnh SQL

1. Select Query:

Công dụng: dùng để hiển thị - lọc dữ liệu

a/ Hiển thị một số vùng trong bảng

Ví dụ 1: Từ CSDL Quản lý lương cán bộ, hãy

đưa ra bảng lương cán bộ với những thông

tin sau: MaCB, hoten, ngaysinh,

tencv, congdoanphi, luongchinh,

Luongchinh:hsluong*1050000

Phucapcv:hesovc*1050000

Congdoanphi:iif(congdoan=True,0.05*1050 000,0)

b/ Lọc các dòng (bộ giá trị) thỏa mãn điều kiện cho trước (Query điều kiện)

c/ Lọc các dòng thỏa mãn điều kiện nhập

từ bàn phím khi kích hoạt Query (Query

Ký tự *: đại diện cho cac ký tự không biết.

“*Nam” : tên là Nam

“*/11/*” : tháng 11

Phép toán Like: dữ liệu giống như (có dạng như)

Query điều kiên chứa tham số: các gí trị trong điều kên được thay thế bởi một tham số, khi chạy query ta nhập gá trị cho tham số

Query điều kiện

Query điều kiện chứa tham số

2 TOTAL queries

Cơng dụng: Tính tổng theo một nhóm

Trên cửa sổ thiết kế query, Chọn View \ Total

Ví dụ 6: Đếm số người của mỗi chức vụ

- Đẩy 2 bảng DMCHUCVU và HSCB

- Tên chức vụ là vùng phân nhóm; MACB là vùng đếm; phép toán đếm là Count

Ví dụ 7: Tính tổng lương của từng

phòng ban; đếm số người của từng

phòng ban; định dạng cột lương có dấu phân cách phần ngàn.

Ví dụ 8 Đếm số cán bộ nam, nữ

Ví dụ 9 Đếm số đảng viên, không

đảng viên

VD 7:

- Đẩy 2 bảng DMPHONG và HSCB

- Tên phòng là vùng phân nhóm; MACB là vùng đếm; phép toán đếm là Count; luong là vùng tính tổng, phép toán là SUM

Tính tổng theo nhóm có chứa đều

kiện:

Ví dụ 8’: Đếm số cán bộ nam, nữ của phòng “TV”.

Ví dụ 9’: Đếm số đảng viên, không đảng viên của phòng “TV”.

VD 8:

- Đẩy bảng HSCB.

- Gioitinh là vùng phân nhóm; MACB là vùng đếm; phép toán đếm là Count; điều kiện là phong=“TC”

VD 9

- Đẩy bảng HSCB

- Dảng vien là vùng phân nhóm; MACB là vùng đếm; phép toán đếm là Count; điều kiện là phong=“TV”

3 CROSSTAB queries

Cơng dụng: Dùng để tính tổng theo nhiều nhóm

Ví dụ 10: Đếm số cán bộ giữ các chức vụ của mỗi phòng

Vùng phân nhĩm là: tên phịng và chức vụ, trong đĩ tên

phịng là tiêu đề dịng ( Rows Heading), tên chức vụ là tiêu đề

cột ( Column heading); Vùng tính là MaCB; Phép tốn tính là

Count mở thực đơn Queries | Crosstab Query;

VD 11: Đảng hay chưa vào Đảng theo

giới tính như sau:

VD 12 : Đưa ra bảng tổng hợp về chức

vụ theo giới tính như sau:

VD 13: Đưa ra bảng tổng hợp lương theo từng phòng ban như sau:

Vùng phân nhóm là: gioitinh và dangvien, trong đó

gioitinh là tiêu đề dòng ( Rows Heading), Dangvien là tiêu

đề cột ( Column heading); Vùng tính là MaCB; Phép toán tính là Count

Column Heading

Mỗi Crosstab phải có tối thiểu 1 trường làm Row

heading; chỉ có duy nhất 01 trường làm Column heading;

Value là vùng dữ liệu tổng hợp (là các con số) đếm,

tính tổng, tính trung bình cộng, max, min,

4 MAKE TABLE queries

Cơng dụng: Đưa dữ liệu kết quả

query ra một bảng.

Cách thực hiện:

Tại cửa sổ thiết kế Query;

chọn Queries |Make Table query, hộp thoại Make table xuất hiện: nhập vào tên bảng dữ liệu cần lưu vào ơ Table Name

Ví dụ 14: đưa kết quả Query1 ra

thành bảng cĩ tên là BANGLUONG

5 DELETE queries

Cơng dụng: dùng để xố các bộ giá trị thoả mãn những điều kiện nào đĩ

Cách thực hiện Tại cửa sổ thiết kế Query;

chọn Queries |Delete Query

Ví duï 10 : Xoá đi những cán bộ đến tuổi nghỉ hưu

6 UPDATE query

Cơng dụng: dùng cập nhật dữ liệu một số trường nào đĩ trong bảng dữ liệu.

Cách thực hiện

Tại cửa sổ thiết kế Query;

chọn Query | Update query

Ví dụ 15: Điền dữ liệu cho cột HSL và lương theo công thức

HSL= 2.34 +(bacluong-1)*0.33

Luong=HSL*1050000

7 APPEND QUERY

Cơng dụng: Dùng để thêm một một bộ giá trị vào dịng cuối cùng của bảng

Cách thực hiện

Tại cửa sổ thiết kế Query; chọn

Query | Append query

Ví dụ: Thêm một dòng bộ giá trị sau: (“TK”, “Thư ký”, “0.15”) vào bảng DMCHUCVU

Right join: chứa tất cả các dòng ở bảng bên phải và các dòng mà giá trị của hai vùng liên kết bằng nhau

Ví dụ: Cho biết phòng nào chưa có cán bộ

Ví dụ: Cho biết chức vụ nào chưa có

người nào giữ.

Loại liên kết 1 phía: Left join, Right join.

Câu lệnh SQL

Lênh Select

Công dụng: dùng để hiển thị - lọc – Tính tổng theo nhóm – sắp xếp.

Dạng lênh:

SELECT [TOP n] <danh sách Fields>

FROM <Table 1> INNER JOIN |LEFT JOIN

<Table 2 > ON <điều kiện kết nối>

WHERE <điều kiện lọc>

GROUP BY <Fields phân nhóm> HAVING

<Đk nhóm>

ORDER <Fields sắp xếp> [ASC] | DESC]

Lệnh UPDATE

Công dụng: Dùng để cập nhật một số vùng Dạng lênh:

UPDATE <Table>

SET <Field 1 = giá trị 1>, <Field 2=giá trị 2>,

Ví dụ:

Thêm một bộ giá trị (“TK”, “Thư ký”, 0.15) vào cuối bảng DMCHUCVU

INSERT INTO

DMCHUCVU ( MaCV, Tenchucvu, HesoCV )

VALUES ("KT","THU KY",0.15)