LUẬN văn THẠC sĩ HOÀN THIỆN tổ CHỨC CÔNG tác kế TOÁN tại CÔNG TY TNHH sản XUẤT và THƯƠNG mại TIẾN đạt

1 PAGE BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN LƯƠNG THẾ VINH HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TIẾN ĐẠT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Đà Nẵng, năm 2021 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN LƯƠNG THẾ VINH HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TIẾN ĐẠT Chuyên ngành Kế toán Mã số 834 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Người hướng dẫn khoa học TS NGUYỄN HỮU PHÚ Đà Nẵng, năm 2021 LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn.

LƯƠNG THẾ VINH

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ

THƯƠNG MẠI TIẾN ĐẠT

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng, năm 2021

LƯƠNG THẾ VINH

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ

THƯƠNG MẠI TIẾN ĐẠT

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 834.03.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN HỮU PHÚ

Đà Nẵng, năm 2021

Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của TS NguyễnHữu Phú trong suốt quá trình nghiên cứu, viết và hoàn thành luận văn.

Em xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu, Khoa Sau đại học, Phòng Đào tạoKhoa Kế toán và toàn bộ giảng viên trường Đại học Duy Tân đã giảng dạy, tạo điềukiện cho em trong quá trình học tập và nghiên cứu tại Trường

Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo, Phòng Kế toán Công ty TNHHsản xuất và thương mại Tiến Đạt đã tạo điều kiện giúp đỡ và cung cấp dữ liệucần thiết cho bài luận văn này

Em đã đọc và hiểu về các hành vi vi phạm sự trung thực trong học thuật Emcam kết bằng danh dự cá nhân rằng nghiên cứu này do em tự thực hiện và không viphạm yêu cầu về sự trung thực trong học thuật

Tác giả

Lương Thế Vinh

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 4

4 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Kết cấu của đề tài nghiên cứu 5

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP 6

1.1 Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 6

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm 6

1.1.2 Sự cần thiết, ý nghĩa tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 7

1.2 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán trong doanh nghiệp 8

1.2.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán 8

1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán 9

1.3 Hệ thống thông tin kế toán ảnh hưởng tới tổ chức công tác kế toán 11

1.3.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 12

1.3.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 17

1.3.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 23

1.3.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 30

1.3.5 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ 33

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 39

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TIẾN ĐẠT 40

2.1 Khái quát về Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt 40

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 40

2.1.3 Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty TNHH sản xuất và

thương mại Tiến Đạt 41

2.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý và hoạt động ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt 42

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt 43

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 44

2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán ảnh hưởng tới tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt 46

2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt 66

2.3.1 Kết quả đạt được 66

2.3.2 Tồn tại và nguyên nhân 67

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 69

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TIẾN ĐẠT 70 3.1 Phương hướng và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt 70

3.1.1 Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán 70

3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán 71

3.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt 72

3.2.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 72

3.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 73

3.2.3 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 74

3.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 75

Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt 82

3.3.1 Đối với Nhà nước 82

3.3.2 Đối với Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt 83

KẾT LUẬN 84 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

BCTCHN Báo cáo tài chính hợp nhất

Số hiệu

2.1 Báo cáo dự toán chi phí sản xuất chung tại phân xưởng năm

Số hiệu

1.1 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký

2.3 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ tại Công ty TNHH sản

2.4 Lập và luân chuyển chứng từ thanh toán mua vật tư 53

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Toàn cầu hoá là một xu thế tất yếu, nó vừa mang lại cơ hội, vừa mang lạithách thức đối với các quốc gia trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng.Trong xu thế toàn cầu hóa, phạm vi hoạt động của các doanh nghiệp được mở rộng

ra ngoài phạm vi lãnh thổ quốc gia, tính chất hoạt động ngày càng đa dạng phức tạp,mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt Việt Nam đang tham gia vào quá trình toàncầu hoá, đây là cơ hội cũng như thách thức đối với nền kinh tế nước ta Trong hoàncảnh đó, quy mô của doanh nghiệp được mở rộng, không chỉ gói gọn trong phạm vitrong nước mà còn vươn ra ngoài thế giới, ngoài ra cách thức hoạt động cũng nhưtính cạnh tranh ngày càng cao Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bềnvững lâu dài thì phải tìm được những ưu điểm để phát huy, hạn chế để khắc phục đểnâng cao năng lực cạnh tranh, tạo dựng và củng cố vị thế của mình trên đấu trườngkinh doanh

Trong điều kiện hội nhập thế giới và khu vực, tổ chức công tác kế toán lànhiệm vụ trọng yếu của các doanh nghiệp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, đảmbảo phát triển bền vững Kế toán là công cụ quan trọng trong hệ thống công cụ quản

lý của doanh nghiệp cần phải được đổi mới một các toàn diện nhằm cung cấp thôngtin về hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ quá trình điều hành hoạt động cho nhàquản lý Việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp khôngnhững đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời,đáng tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý kinh tế - tài chính, mà còn giúp doanhnghiệp phát huy hiệu quả các nguồn lực tài chính cho doanh nghiệp Trong nhữngnăm qua, Nhà nước, Bộ Tài chính đã ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về

kế toán: Luật Kế toán, chuẩn mực kế toán và các văn bản hướng dẫn Để thực hiệnđược quản lý tài chính theo đúng quy định của pháp luật, Công ty TNHH sản xuất

và thương mại Tiến Đạt cần chú trọng đến việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán

Vì vậy việc nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp để hoàn thiện tổ chứccông tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt là phù hợp với

lý luận và thực tiễn Từ vấn đề nêu trên, em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt”

làm luận văn thạc sĩ

2 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Đề phát huy chức năng và vai trò quan trọng trong công tác quản lý hoạt độngsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đòi hỏi tổ chức công tác kế toán phải khoahọc, hợp lý nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ và trung thực, đápứng yêu cầu của quản lý doanh nghiệp và các đối tượng khác có nhu cầu sử dụngthông tin bên ngoài doanh nghiệp Vì vậy, đã có nhiều tác giả quan tâm nghiên cứucác lĩnh vực, khía cạnh khác nhau Dưới đây là một số công trình đã nghiên cứu về

tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp:

Đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty Hàng KhôngViệt Nam” (2017 ) tác giả Nguyễn Thị Như Linh

Đề tài đã đi sâu nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Tổng công

ty hàng không Việt Nam như sau: Hệ thống tài khoản ngoài việc mở các tài khoảnchi tiết cấp 2, 3, 4 Tổng công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản được mã hóa vớiquy mô lớn và độ chi tiết cao phục vụ yêu cầu quản lý Hệ thống sổ kế toán khá đầy

đủ, Tổng công ty sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung, còn các đơn vị thành viên sửdụng hình thức Chứng từ ghi sổ Hệ thống các báo cáo tài chính được lập theo quyđịnh của luật kế toán hiện hành còn các báo cáo nội bộ chỉ dừng lại ở mức độ báocáo bộ phận chưa đáp ứng được nhu cầu quản trị của Tổng công ty Tác giả đề xuấtgiải pháp thống nhất hình thức sổ kế toán giữa Tổng công ty và các công ty thànhviên là hình thức Nhật ký chung để tạo ra sự liên kết chung về cơ sở dữ liệu giữacác đơn vị, thắt chặt công tác kiểm tra, kiểm soát tại Tổng công ty Tuy nhiên, tácgiả chưa đưa ra nhu cầu thông tin quản trị trong tổ chức công tác kế toán tại đơn vị

và chưa đề xuất được giải pháp phù hợp

Đề tài: “Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại tập đoàn Việt Á ” (2018) tácgiả Nguyễn Ái Ly

Trong đề tài tác giả đã đi sâu nghiên cứu tổ chức công tác kế toán tại Tập đoàn

Việt Á và chỉ ra một số điểm bất cập như sau: Hệ thống chúng từ, tài khoản hạchtoán chưa hợp lý Ví dụ: Khi xuất hàng hóa trong kho cho khách hàng, kế toánkhông lập phiếu xuất kho mà sử dụng hóa đơn GTGT để ghi sổ giá vốn, doanh thu,

sổ kho; trường hợp mua sắm tài sản cố định không thiết lập hồ sơ về tài sản, thiếuhợp đồng mua tài sản cố định Về sử dụng phần mềm kế toán, Tập đoàn Việt Á ápdụng thống nhất một phần mềm cho toàn bộ hệ thống Các chứng từ sau khi đượckiểm tra sẽ được nhập vào phần mềm và cuối các kỳ báo cáo sẽ in các loại sổ kếtoán Tại các đơn vị trực thuộc hệ thống sổ in chưa thống nhất về mẫu biểu

Tác giả đề xuất các giải pháp: Thứ nhất là xác định rõ loại chứng từ sử dụngcho từng bộ phận nghiệp vụ, xác định chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trongquá trình lập chứng từ, xây dựng bảng danh điểm chứng từ, trong đó quy định rõ mã

số, quy cách, biểu mẫu tiện cho việc quản lý và sử dụng Thứ hai là chi tiết hoá sốliệu theo yêu cầu quản trị kinh doanh của Tập đoàn, lập dự toán SXKD và kiểm trađánh giá tình hình thực hiện dự toán, phân tích chi phí theo nhiều góc độ khác nhau

và phân tích hiệu quả kinh doanh làm cơ sở cho quản trị doanh nghiệp trong cơ chếthị trường Trong các công trình này, các tác giả đã hệ thống các nội dung cơ bản

về tổ chức công tác kế toán cũng như thực trạng tổ chức công tác kế toán tại đơn vị

và đề xuất những giải pháp giúp cho việc cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác.Mặc dù vậy, tất cả các nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán đã được công bố lànhững nghiên cứu chuyên sâu về tổ chức công tác kế toán trong một đơn vị cụ thểvới những đặc thù riêng

Nhìn chung, trong các công trình nghiên cứu trên, các tác giả đã hệ thống hóađược những lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Đây lànhững nội dung mà luận văn kế thừa và tham khảo trong quá trình thực hiện Mặc

dù vậy, tất cả các nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán đã được công bố là nhữngnghiên cứu chuyên sâu về tổ chức công tác kế toán tại một đơn vị cụ thể có nhữngđặc thù riêng Xuất phát từ những yêu cầu thực tiễn là vấn đề tổ chức công tác kếtoán tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Tiến Đạt, chưa có nghiên cứu nàothực hiện và Công ty cần có những giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán,

nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển hiện nay Tác giả chọn đề tài này với mong muốn

có những đóng góp thiết thực vào tổ chức công tác kế toán tại công ty đạt hiệu quảtốt hơn, đáp ứng yêu cầu về thông tin cho các nhà quản trị

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Thứ nhất, đề tài làm rõ được các đặc điểm, nội dung cơ bản của tổ chức côngtác kế toán trong doanh nghiệp

- Thứ hai, đề tài nghiên cứu, phân tích tổ chức công tác kế toán tại Công tyTNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt, từ đó chỉ ra những ưu điểm, hạn chế vànguyên nhân của những hạn chế

- Thứ ba, đưa ra giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tạiCông ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt

- Về mặt lý luận: Đề tài tập trung hệ thống hóa, phân tích làm sáng tỏ thêmnhững vấn đề lý luận về TĐKT; làm rõ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh(SXKD), tổ chức quản lý ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán trong TĐKT;nghiên cứu các nội dung tổ chức công tác kế toán trong TĐKT

- Về mặt thực tiễn: Nghiên cứu, phân tích, đánh giá đúng thực trạng về tổchức công tác kế toán trong Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt.; chỉ

rõ những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế từ đó đề xuất nhữnggiải pháp cơ bản nhằm tổ chức công tác kế toán trong Công ty TNHH sản xuất vàthương mại Tiến Đạt

4 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

- Phạm vi nghiên cứu:

Nội dung nghiên cứu: Luận văn tìm hiểu về cách thức tổ chức công tác kế toántại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt: chứng từ kế toán, tài khoản kếtoán, sổ kế toán, báo cáo kế toán, kiểm tra kế toán

Không gian và thời gian nghiên cứu: Luận văn thu thập thông tin, số liệu, khảosát thực tế về tổ chức công tác kế toán trong giai đoạn 2017 - 2019 và lấy số liệunăm 2019 để minh hoạ

- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất

và thương mại Tiến Đạt.

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp tiếp cận: Tác giả vận dụng kiến thức để phân tích, đánh giáthực trạng tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt trên cơ sở: Tài liệuvăn bản luật, nghị định, thông tư… trong khung pháp lý hiện hành tại Việt Nam

- Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu:

Từ các tài liệu kế toán: Giáo trình, tài liệu có liên quan để tìm hiểu những vấn

đề cơ sở lý luận, về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp như: khái niệm,nguyên tắc, ý nghĩa và nội dung của tổ chức công tác kế toán

Thông qua tài liệu như quy chế hoạt động, để tìm hiểu về quá trình hình thành

và phát triển của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt

Thông qua các tài liệu do phòng kế toán Công ty cung cấp như: Báo cáo tàichính, sổ sách, chứng từ để phân tích và đánh giá về tổ chức công tác kế toán tạiCông ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt

Tham khảo các công trình nghiên cứu trước đó có liên quan đến đề tài luận văn để

từ đó kế thừa, phát huy các giá trị thực tiễn của các công trình đi trước đã làm được đểhoàn thiện luận văn được tốt hơn

- Phương pháp phân tích, đánh giá: Thông qua việc tìm hiểu về thực trạng tổchức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt và cáckiến thức đã được trau dồi trong thời gian học tập tại trường, đã đưa ra nhận xét,định hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sảnxuất và thương mại Tiến Đạt

6 Kết cấu của đề tài nghiên cứu

Ngoài lời mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, luận văn có kết cấu 3chương:

CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp CHƯƠNG 2: Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt

CHƯƠNG 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty

TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TẠI DOANH NGHIỆP1.1 Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm

Theo Luật Kế toán 2015, kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích vàcung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian laođộng Hiểu đơn giản, kế toán là quá trình xác định, ghi chép, tổng hợp và báo cáocác thông tin kinh tế cho những người ra quyết định

Mục đích của kế toán trong doanh nghiệp là để:

Cung cấp các thông tin hữu ích cho việc đề ra các quyết định về kinh tế và đểđánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Nắm rõ về pháp luật kinh doanh, pháp luật kế toán, chính sách thuế, đáp ứngđược nhu cầu nhân lực thực tiễn về kế toán của các doanh nghiệp

- Đơn vị kế toán:

Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, được Quốc hội ban hành ngày 20 tháng

11 năm 2015 (Luật Kế toán): “4 Đơn vị kế toán là cơ quan, tổ chức, đơn vị quyđịnh tại các khoản 1, 2 , 3 , 4 và 5 Điều 2 của Luật này có lập báo cáo tài chính”.Căn cứ theo Điều 2 Luật Kế toán, các đối tượng quy định tại khoản 1, 2, 3, 4 và 5bao gồm: Cơ quan có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp; Cơ quan nhànước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước; Tổ chức, đơn vị sựnghiệp không sử dụng ngân sách nhà nước; Doanh nghiệp được thành lập và hoạtđộng theo pháp luật Việt Nam; Chi nhánh Văn phòng đại diện của doanh nghiệpnước ngoài hoạt động tại Việt Nam; Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã

Theo TS Đoàn Quang Thiệu trên trang Quantri.vn: “Mỗi đơn vị kinh tế riêngbiệt phải được phân biệt là một đơn vị kế toán độc lập, có bộ báo cáo tài chính củariêng mình Khái niệm đơn vị kế toán đòi hỏi các báo cáo tài chính được lập chỉphản ánh các thông tin về tình hình tài chính của đơn vị kế toán mà không bao hàm

thông tin tài chính về các chủ thể kinh tế khác như tài sản riêng của chủ sở hữu haycác thông tin tài chính của các đơn vị kinh tế độc lập khác Nói cách khác khái niệmđơn vị kế toán quy định giới hạn về thông tin tài chính mà hệ thống kế toán cần phảithu thập và bảo cáo.

Các đơn vị trong lĩnh vực kinh doanh được phân chia làm 03 cấp:

Đơn vị kế toán cấp chủ quản

Đơn vị kế toán cấp cơ sở (doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập)

Đơn vị kế toán phụ thuộc (chỉ hạch toán kinh tế nội bộ)

- Tổ chức công tác kế toán:

Tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp cáchthức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật thể hiện các chức năng và nhiệm vụcủa kế toán, đó là: phản ánh, đo lường, giám sát cung cấp thông tin bằng số liệu mộtcách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiếtvới các lĩnh vực quản lý khác

Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng vàphương pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn vị kế toán cơ sở

Tổ chức công tác kế toán là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thôngqua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán chomục đích quản lý

1.1.2.Ý nghĩa tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Kế toán ra đời và phát triển cùng với nền kinh tế hàng hóa, lúc đầu hình thành

từ việc ghi chép giản đơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu mà kế toán ngày càngphát triển và hình thành các hình thức kế toán như hiện nay

Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin giúpnhà quản lý có thể nắm bắt mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Ngoài ra,

kế toán còn có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát các khoản thu, chi tài chính, nộp, thanhtoán nợ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản và nguồn hình thành, phát triển vàngăn ngừa các hành vi vi phạm về luật kế toán; phân tích thông tin, số liệu kế toángiúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị; cung cấp thông tin số liệu kế toán theo

quy định của pháp luật Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý cónhững ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp: Là công cụ thiết yếu để phân tích, đánhgiá, tham mưu cho nhà quản trị đưa ra các quyết định quản lý phù hợp; ghi chép vàphản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống tình hình luân chuyển

và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh tại doanh nghiệp; kiểm tra việc sử dụng, quản lý tài sản tại doanh nghiệp;kiểm tra việc thực hiện các chính sách theo quy định hiện hành và việc thực hiệncác nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với ngân sách nhà nước; lập và nộp đúng hạncác báo cáo tài chính cho các cơ quan tài chính theo quy định, cung cấp thông tin vàtài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêutại các phòng ban

1.1.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

1.1.3.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán

Trong quá trình tổ chức công tác kế toán cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với các chỉ tiêu kế hoạch để đảm bảo sự

so sánh đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh

Đảm bảo tính thống nhất về các nghiệp vụ sử dụng trong kế toán (phươngpháp kế toán hàng tồn kho, phương pháp kế toán tính giá thành, phương pháp hạchtoán ngoại tệ)

1.1.3.1.2 Nguyên tắc phù hợp

Phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị

Phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước, bộ, ngành

Phù hợp với khả năng, trình độ của kế toán viên

Phù hợp với thông lệ quốc tế

1.1.3.1.3 Nguyên tắc hiệu quả

Đảm bảo thu nhận, hệ thống hóa thông tin và cung cấp thông tin hiệu quả vềtoàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp

Tính toán sao cho chi phí thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo được công tác kế toánđạt hiệu quả cao nhất

Trên đây là những nguyên tắc cơ bản có tính bao quát toàn bộ quá trình tổchức công tác kế toán Trong quá trình triển khai tổ chức công tác kế toán, cácdoanh nghiệp phải tuân thủ và thực hiện đầy đủ các nguyên tắc này nhằm tổ chứccông tác kế toán khoa học, hợp lý và hiệu quả nhất Các nguyên tắc này phải đượcthực hiện đồng bộ trong tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp Việc thực hiệnđồng bộ sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức kế toán hiệu quả, cung cấp thông tin kế toánđầy đủ, chính xác và kịp thời phù hợp với yêu cầu của nhà quản lý cũng như yêucầu của các cơ quan chức năng Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng điều kiện cụ thể, cácdoanh nghiệp còn phải tuân theo những nguyên tắc cũng như dựa vào các căn cứ cụthể trong từng nội dung tổ chức, để đảm bảo tính khoa học của tất cả các nội dung,

tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp

1 Đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán đảm bảo các quy định của Luật

kế toán, số lượng người làm kế toán tùy theo quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý,chức năng nhiệm vụ hoặc biên chế của đơn vị Đơn vị kế toán có thể bố trí người làm

kế toán kiêm nhiệm các công việc khác mà pháp luật về kế toán không nghiêm cấm

2 Việc tổ chức bộ máy kế toán tại các đơn vị kế toán do cơ quan có thẩmquyền thành lập đơn vị quyết định Trường hợp tổ chức, đơn vị không có cơ quan

có thẩm quyền thành lập thì do người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định

Việc tổ chức bộ máy và công tác kế toán của các đơn vị cấp dưới không phải

là đơn vị kế toán, hoặc đơn vị trực thuộc không phải là đơn vị kế toán do người đạidiện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định Các đơn vị trong lĩnh vực kế toánnhà nước không được bố trí kế toán trưởng, phụ trách kế toán ở các đơn vị khôngphải là đơn vị kế toán

Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán phải bao gồm thông tin tài chính của cácđơn vị cấp dưới và đơn vị trực thuộc

3 Cơ quan có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp tổ chức bộ máy

kế toán để kế toán thu, chi ngân sách nhà nước phù hợp với tổ chức bộ máy và chứcnăng nhiệm vụ được giao

4 Cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước

tổ chức công tác kế toán theo đơn vị dự toán ngân sách Trường hợp đơn vị kế toán

ở cấp tỉnh không có đơn vị dự toán trực thuộc, vừa là đơn vị dự toán cấp trên, vừa làđơn vị sử dụng ngân sách và đơn vị kế toán ở cấp huyện, vừa là đơn vị dự toán cấptrên vừa là đơn vị sử dụng ngân sách thì được bố trí chung một bộ máy kế toán đểthực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị

5 Người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán là người đã tốt nghiệptrung cấp chuyên nghiệp, cao đẳng, đại học, sau đại học chuyên ngành tài chính, kếtoán, kiểm toán tại các trường trung cấp, cao đẳng, đại học hoặc các học viện ở trong

và ngoài nước; người có chứng chỉ kiểm toán viên theo quy định của Luật kiểm toánđộc lập; người có chứng chỉ kế toán viên theo quy định của Luật kế toán; người cóchứng chỉ chuyên gia kế toán hoặc chứng chỉ kế toán do tổ chức nước ngoài hoặc tổchức nghề nghiệp nước ngoài được Bộ Tài chính Việt Nam thừa nhận

6 Đối với người đã được cấp có thẩm quyền bổ nhiệm là kế toán trưởng củađơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước và đã có thời gian thực tế làm kếtoán trưởng trong các đơn vị này từ 10 năm trở lên, tính đến ngày Nghị định này cóhiệu lực thi hành, thì vẫn được xem xét, bổ nhiệm làm kế toán trưởng của đơn vị kếtoán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, nếu đủ các điều kiện khác theo quy định đốivới kế toán trưởng, mà không bắt buộc phải có bằng tốt nghiệp chuyên ngành tài

chính, kế toán, kiểm toán như quy định tại khoản 5 Điều này.

7 Đối với người không có bằng tốt nghiệp chuyên ngành tài chính, kế toán,kiểm toán nhưng đã được cấp có thẩm quyền bổ nhiệm vào ngạch kế toán viên, kếtoán viên chính tại các đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước trước ngày

01 tháng 01 năm 2014 thì vẫn tiếp tục được làm kế toán nhưng không được bổnhiệm làm kế toán trưởng cho đến khi đảm bảo đủ các tiêu chuẩn, điều kiện của kếtoán trưởng, theo quy định đối với kế toán trưởng, trừ những người vẫn được làm kếtoán trưởng quy định tại khoản 6 Điều này

Thực tế thì Tùy vào quy mô cũng như nhu cầu quản lý của từng DN mà Bộmáy kế toán được xây dựng phù hợp Có những DN chỉ sử dụng 01 kế toán duynhất để thực hiện và hoàn thiện tất cả các phần hành kế toán trong DN, tuy nhiêncũng có những DN xây dựng cả hệ thống kế toán như trên

1.2 Nội dung tổ chức công tác tổ chức kế toán tại Doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác quản

lý nói chung và trong công tác quản lý tài chính nói riêng của các doanh nghiệp Do

đó, việc nghiên cứu nội dung tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp là vấn đềcần thiết Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của doanhnghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanhchóng, đầy đủ, có chất lượng, phù hợp với yêu cầu quản lý khác nhau Hệ thốngthông tin kế toán ảnh hưởng tới tổ chức công tác kế toán bao gồm:

- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán;

- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán;

- Tổ chức hệ thống sổkế toán;

- Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán;

- Tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ..

1.3.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Theo Điều 3, khoản 7, Luật Kế toán: “Chứng từ kế toán: là những giấy tờ vàvật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làmcăn cứ ghi sổ kế toán”

Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý của số liệu, thông tin mà kế toán ghi nhận

và cung cấp Vì vậy mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệpđều phải được phản ánh ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời, khách quan, vàochứng từ kế toán một cách hợp pháp, hợp lệ

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật, phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã phátsinh và hoàn thành để làm căn cứ ghi sổ kế toán Những số liệu ghi vào sổ kế toánphải được chứng minh bởi các chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ

Chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ khi chứng từ được lập đúng mẫu quy địnhtheo chế độ chứng từ kế toán hiện hành Việc ghi chép trên chứng từ phải đúng nộidung, bản chất, mức độ nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và được pháp luật chophép và có đầy đủ chữ kí của người chịu trách nhiệm và dấu của đơn vị

Hiện nay, ngoài hệ thống chứng từ kế toán hiện hành do Bộ Tài chính quy định,các doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán nhưngphải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo rõ ràng, minh bạch

Để thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng và xử lý chứng từ kế toán, chứng từ

kế toán được phân loại theo những tiêu thức khác nhau:

- Phân loại theo nội dung kinh tế mà chứng từ phản ánh, gồm có:

Chứng từ phản ánh chỉ tiêu lao động tiền lương

Chứng từ phản ánh chỉ tiêu hàng tồn kho

Chứng từ phản ánh chỉ tiêu bán hàng

Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tiền tệ

Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tài sản cố định.

Chứng từ phản ánh chỉ tiêu sản xuất kinh doanh

- Phân loại chứng từ theo pháp lệnh kinh tế, bao gồm:

- Nội dung và mẫu chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng quyđịnh của Luật kế toán, Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế tài chính đặc thùthuộc đối tượng điều chỉnh của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quyđịnh về chứng từ tại các văn bản đó

- Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán:

Các loại chứng từ kế toán tại Phụ lục 3 của Thông tư 200/2014/TT-BTC đềuthuộc loại hướng dẫn Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫuchứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mìnhnhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu

Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình,doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chépchứng từ kế toán theo hướng dẫn Phụ lục 3 của Thông tư 200/2014/TT-BTC

- Tổ chức lập và ký chứng từ:

Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanhnghiệp đều phải lập chứng từ kế toán.Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mộtnghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉtiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt Số tiền viết bằngchữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số

Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứngtừ Đốivới chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng mộtnội dung Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất

cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng

từ mới có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quyđịnh của pháp luật Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bihoặc bút mực; không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì; chữ ký trên chứng từ kếtoán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chữ ký trên chứng từ kế toán của mộtngười phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trườnghợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó

Các doanh nghiệp chưa có chức danh Kế toán trưởng thì phải cử người phụtrách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký Kế toán trưởng đượcthay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó Người phụ trách kế toánphải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho Kế toán trưởng.

- Tổ chức luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán:

Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đếnđều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toán kiểm tranhững chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý củachứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán

Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khighi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chứcnăng trong doanh nghiệp và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trongphòng kế toán, vì vậy kế toán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyểnchứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộphận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc ghi chép, hạchtoán được kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, phục vụ lãnh đạo và quản

lý hoạt động sản xuất, kinh doanh ở doanh nghiệp

Theo Nguyễn Thị Đông (2007), trình tự luận chuyển chứng từ nghĩa là đường

đi của chứng từ kế toán (đã được xác định) đến những bộ phận liên quan với mụcđích chuyển thông tin về các hoạt động tài chính kinh tế tài chính đã được phản ánhtrên các chứng từ kế toán Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bênngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị Bộ phận kế toánphải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tínhpháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước: Lập, tiếp nhận, xử

lý chứng từ kế toán; kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toánhoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán,định khoản và ghi sổ kế toán; lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán gồm các bước: Kiểm tra tính rõ ràng, trungthực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; kiểm tratính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán,đối chiếu chứng từ kế toán với các số liệu khác có liên quan; kiểm tra tính chính xáccủa số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách,chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thựchiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốcdoanh nghiệp biết, để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành Đối với những chứng

từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng, thì người chịutrách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điềuchỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

- Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán là minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

và thực sự hoàn thành, chứng minh cho số liệu ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế.Bởi vậy sau khi sử dụng, chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán, bảo quản vàlưu trữ theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ và tài liệu kế toán mà Nhà nước

đã ban hành, tránh gây hư hỏng, mất mát, đảm bảo khi cần thiết có thể sử dụng lạiphục vụ công tác kiểm tra, thanh tra Chứng từ kế toán khi hết thời hạn lưu trữ đượcđem hủy

Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáokiểm toán, báo cáo kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán

Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quátrình sử dụng Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu của mình trongquá trình sử dụng

Tài liệu kế toán lưu phải là bản chính Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bảnchính nhưng cần phải lưu trữở cả hai nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản saochứng từ sao chụp

Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy

định lưu trữ tài liệu kế toán Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bản gốc trênthiết bị thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp để sử dụng khi cần thiết.

Tài kiệu kế toán đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếpthành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kì kế toán năm.Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chứcbảo quản lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ, hợp pháp của tài liệu kế toán.Tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị Kho lưu trữ tàiliệu kế toán phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo quản an toàn trong quá trình lưutrữ theo quy định của pháp luật

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu là 05 năm, 10 năm, 20 năm, có loại vĩnhviễn (theo Điều 40, Luật Kế toán) Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ sau 12 tháng tính

từ ngày kết thúc kì kế toán năm hoặc báo cáo quyết toán được duyệt

Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu huỷ, khi tiêu huỷ phải cóquyết định của Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ

Chứng từ kế toán là điểm bắt đầu của một quy trình kế toán, là cơ sở cho toàn

bộ công việc kế toán sau này và cho mọi số liệu; tài liệu kế toán Vì vậy, chất lượng

tổ chức hệ thống chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đến toàn bộ tổ chức côngtác kế toán

Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của tổ chức công tác kế toán, thựchiện tốt khâu này sẽ tạo thuận lợi cho việc xử lý số liệu trên sổ kế toán và đảm bảotính hợp pháp, hợp lệ của số liệu kế toán Đồng thời nâng cao tính pháp lý trong việckiểm tra kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán như kiểm tra, giám sát tàisản và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, kiểm tra và xử lý kịp thời những saisót, gian lận cũng như những tranh chấp trong quan hệ kinh tế có thể xảy ra

1.3.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là cách thức phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tếphát sinh riêng biệt theo từng đối tượng ghi của kế toán (tài sản, nguồn vốn và cácquá trình kinh doanh) nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của các loại chủ thể quản

lý khác nhau Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi, phản ánh tình hình và

biến động của từng loại tài sản, nguồn vốn trong doanh nghiệp Do vậy, để cung cấpđầy đủ thông tin cho quản lý, các doanh nghiệp phải dùng rất nhiều tài khoản khácnhau mới có thể đảm bảo phản ánh được toàn bộ các chỉ tiêu cần thiết Đồng thời,doanh nghiệp cũng phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả

mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản kếtoán Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành, doanh nghiệp căn

cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của doanh nghiệp mình cũng nhưđặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tàikhoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán chođơn vị mình

Để đáp ứng nhu cầu quản lý của đơn vị, doanh nghiệp được phép cụ thể hoá,

bổ sung thêm tài khoản cấp 3, 4 nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu vàphương pháp hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng Doanh nghiệp được đềnghị bổ sung tài khoản cấp 1, hoặc cấp 2 đối với các tài khoản trong hệ thống kếtoán doanh nghiệp chưa có để phản ánh nội dung kinh tế phát sinh riêng của doanhnghiệp, phù hợp với quy định thống nhất của Nhà nước và các văn bản hướng dẫnthực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên của doanh nghiệp; đồng thời đáp ứngyêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả mãn nhu cầu thông tin cho các đốitượng sử dụng

Tổ chức tài khoản kế toán là việc thiết kế hệ thống tài khoản để theo dõi tìnhhình và sự biến động của từng đối tượng hạch toán kế toán trong các đơn vị

Việc tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong từng doanhnghiệp phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản sau:

- Đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tượng hạchtoán, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp

- Phù hợp với những qui định thống nhất của nhà nước và các văn bản hướngdẫn thực hiện của cơ quản lý cấp trên

- Phù hợp với đặc điểm, tính chất họat động SXKD, trình độ phân cấp quản lýkinh tế, tài chính của doanh nghiệp

- Đảm bảo với mối quan hệ với các chỉ tiêu báo cáo kế toán.

- Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thỏa mãn nhu cầu thôngtin cho đối tượng sử dụng

Để đảm bảo phản ánh được tính liên hoàn của các quá trình kinh doanh cũngnhư từng hoạt động cụ thể trong mỗi quá trình kinh doanh thì các nghiệp vụ ghichép trên tài khoản được thực hiện theo trình tự sau:

- Mở tài khoản: Được thực hiện vào đầu niên độ kế toán, toàn bộ tài sản vànguồn vốn từ Bảng cân đối kế toán đầu kỳ được chuyển vào các tài khoản cần thiết

có liên quan

- Ghi chép trên tài khoản: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệtiến hành các ghi chép vào các tài khoản có liên quan Việc ghi chép vào tài khoảnphải theo đúng phương pháp kế toán và quy tắc nhất định để phản ánh chính xáctình hình và sự biến động của tài sản, nguồn vốn trong doanh nghiệp

- Kết thúc tài khoản: Được thực hiện vào cuối kỳ kế toán, kế toán viên tiếnhành cộng số phát sinh bên Nợ, bên Có và tính số dư cuối kỳ các tài khoản

Quy định hiện hành về việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Luật Kế toán số88/2015/QH13 ngày 20/11/2015; Thông tư số 200/2014/TT-BTC, ban hành ngày22/12/2014 thay thế Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 về việc banhành chế độ kế toán doanh nghiệp; Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014(Thông tư số 200/2014/TT-BTC), ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp

Nội dung tổ chức hệ thống tài khoản tại doanh nghiệp, gồm:

- Lựa chọn và xây dựng hệ thống tài khoản phục vụ kế toán tài chính theo quyđịnh của Bộ Tài chính thống nhất sử dụng cho các doanh nghiệp ở nước ta hiện nayban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

- Xác định các loại tài khoản trong doanh nghiệp: Dựa vào hệ thống tài khoản

đã thống nhất lựa chọn Doanh nghiệp tiến hành xây dựng các loại tài khoản, nhómtài khoản và tài khoản trong từng loại, từng nhóm, kể cả tài khoản tổng hợp và tàikhoản chi tiết

- Mã hóa tài khoản: Tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu

quản lý của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp áp dụng việc mã hóa tàikhoản cho phù hợp Các doanh nghiệp mã hóa tài khoản theo số thứ tự, sốthập phân, chữ cái

- Đặt tên theo mã tài khoản: Từ các tài khoản đã được mã hóa, doanh nghiệpđặt tên tài khoản theo nội dung về chi phí phát sinh, tên tài sản, theo tên khách hàng,tên nhà cung cấp, tên sản phẩm

Kết cấu chung của các loại tài khoản trong hệ thống tài khoản:

- Tài khoản loại 1, loại 2: Là tài khoản tài sản Những tài khoản này được sửdụng để phản ánh giá trị của toàn bộ tài sản hiện có ở doanh nghiệp bao gồm tài sảnlưu động và tài sản cố định Kết cấu chung của nó giống như kết cấu tài khoản tài sản

- Tài khoản loại 3, loại 4: Là tài khoản nguồn vốn Những tài khoản này đều

có đối tượng phản ánh là nguồn gốc hình thành các loại tài sản của đơn vị nên kếtcấu chung của nó giống như kết cấu của tài khoản nguồn vốn

- Đối với tài khoản loại 5, loại 7: Là tài khoản doanh thu Những tài khoản nàyphản ánh toàn bộ các khoản doanh thu, thu nhập cũng như các khoản làm giảmdoanh thu, thu nhập của các hoạt động kinh doanh nên kết cấu chung của nó giốngnhư kết cấu của tài khoản doanh thu

- Đối với tài khoản loại 6, loại 8: Là tài khoản chi phí Những tài khoản nàyđều có đối tượng phản ánh chi phí của các hoạt động kinh tế đã diễn ra trong kỳ nênkết cấu chung của nó giống như kết cấu của tài khoản chi phí

- Đối với tài khoản loại 9: Xác định kết quả kinh doanh Kết chuyển là việcchuyển kết số của một tài khoản này sang tài khoản khác làm cho nó có số dư bằngkhông Nghiệp vụ này thường diễn ra vào thời điểm cuối kỳ nhằm tổng hợp chi phísản xuất để tính giá thành sản phẩm hay xác định kết quả hoạt động kinh doanh Khithực hiện nghiệp vụ kết chuyển cũng phải tuân thủ nguyên tắc ghi sổ kép

- Đối với tài khoản loại 0: Tài khoản ngoài bảng Những tài khoản ngoài bảng

có kết cấu: số phát sinh tăng bên Nợ, phát sinh giảm bên Có, số dư ở bên Nợ.Phương pháp ghi sổ tài khoản loại 0 là ghi sổ đơn, không có quan hệ đối ứng tàikhoản

Có một số tài khoản mà kết cấu của nó không thuộc những loại kết cấu vừanêu trên, đó là các tài khoản có tính chất điều chỉnh số liệu cho một tài khoản nào

đó Tùy theo nội dung cụ thể mà tác đụng điều chỉnh có thể điều chỉnh tăng hoặcđiều chỉnh giảm

Trường hợp điều chỉnh tăng thì kết cấu của tài khoản điều chỉnh sẽ thống nhấtvới kết cấu của tài khoản được điều chỉnh Tức là phải có kết số cùng bên để khi lênbáo cáo thì được cộng lại để làm tăng Trong hệ thống tài khoản kế toán doanhnghiệp hiện nay không có tài khoản mang tính chất điều chỉnh tăng

Trường hợp điều chỉnh giảm thì kết cấu của tài khoản điều chỉnh sẽ ngược lạivới kết cấu của tài khoản được điều chỉnh tức là phải có kết số khác bên để khi lênbáo cáo tổng hợp lại thì khấu trừ lẫn nhau để làm giảm số cần điều chỉnh

Trong hệ thống tài khoản có các tài khoản điều chỉnh giảm là:

- TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản có 4 tài khoản cấp 2:

TK 2291 - Dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh;

TK 2292 - Dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác;

TK 2293 - Dự phòng phải thu khó đòi;

TK 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho;

TK 214 - Hao mòn tài sản cố định

Những tài khoản này có kết cấu ngược với kết cấu chung, kết cấu của chúngnhư sau: Những tài khoản điều chỉnh trên đây khi ghi số liệu vào bảng cân đối kếtoán phải ghi bằng số âm để giảm trừ các khoản cần điều chỉnh Để khỏi nhầm lẫnngười ta đã đánh dấu (*) vào các chỉ tiêu phải ghi số âm

Theo tính khái quát của nội dung phản ánh trên các tài khoản cần thiết, tàikhoản được phân loại thành tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích:

Tài khoản tổng hợp: Là những tài khoản phản ánh một cách tổng quát giá từ cácloại tài sản, nguồn vốn hay quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Trong hệ thống tàikhoản, tài khoản tổng hợp là tài khoản cấp 1, những tài khoản này có 3 chữ số

Tài khoản phân tích: Là những tài khoản phản ánh một cách chi tiết hơn, cụthể hơn những nội dung kinh tế đã được phản ánh trên tài khoản tổng hợp để phục

vụ cho những yêu cầu quản lý khác nhau Tùy theo mức độ chi tiết mà các tài khoảnphân tích có thể là tài khoản cấp 2, cấp 3 hay các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.

Tài khoản cấp 2 còn gọi là tiểu khoản, là một hình thức chi tiết số tiền đã đượcphản ánh trên tài khoản cấp 1, nó được Nhà nước quy định thống nhất về số lượng,tên gọi và số hiệu cho từng ngành cũng như toàn bộ nền kinh tế, nguyên tắc củatừng tài khoản cấp 2 giống như cấp 1 Tài khoản cấp 2 có 4 chữ số

Sổ kế toán chi tiết: Là một hình thức phản ánh một cách chi tiết hơn số liệu đãđược phản ánh trên các tài khoản cấp 1, cấp 2 Ngoài chỉ tiêu giá trị, sổ kế toán chitiết còn kết hợp phản ánh một số chỉ tiêu khác như hiện vật, thời gian lao động vàcác chỉ tiêu cần thiết khác

Tài khoản tổng hợp tập hợp nhiều loại tài sản hoặc quá trình kinh tế có phạm

vi sử dụng hoặc nội dung giống nhau Tài khoản phân tích, ngược lại, phân chia đốitượng hạch toán kế toán thành nhiều bộ phận nhỏ để phản ánh

Tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích có mối quan hệ mật thiết khôngnhững về nội dung phản ánh mà cả về kết cấu ghi chép, thể hiện ở nguyên tắc:

- Tổng số dư đầu kỳ, cuối kỳ của tất cả các tài khoản phân tích phải đúng bằng

số dư đầu kỳ, cuối kỳ của tài khoản tổng hợp

- Tổng số phát sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có của tất cả các tài khoản phântích phải đúng bằng số phát sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có của tài khoản tổnghợp Để đảm bảo nguyên tắc này thì khi phản ánh vào tài khoản tổng hợp những nộidung có liên quan đến tài khoản phân tích nào thì kế toán phải đồng thời ghi chépvào tài khoản phân tích đó

Việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản tổng hợp gọi

là kế toán tổng hợp Việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tàikhoản phân tích gọi là kế toán chi tiết Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết phải tiếnhành đồng thời với nhau tạo cơ sở cho việc đối chiếu kiểm tra số liệu Trong đó kếtoán tổng hợp cung cấp những chỉ tiêu tổng quát về tài sản, nguồn vốn, kết quả sảnxuất kinh doanh Kế toán chi tiết cung cấp số liệu chi tiết có ý nghĩa lớn trong việc

bảo vệ tài sản cũng như trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, giảiquyết những vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng, nhạy bén.

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán một cách khoa học, hợp lý sẽ là địnhhướng có tính chất quyết định đến hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Do vậy,việc tổ chức, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán có ý nghĩa to lớn, đòi hỏi người

tổ chức kế toán cần quan tâm đúng mức trước khi triển khai các công việc tiếp theo

kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh

tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quanđến hoạt động của doanh nghiệp Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung

về sổ kế toán được quy định tại Luật kế toán về mở sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán,sửa chữa sai sót, khoá sổ kế toán, lưu trữ bảo quản sổ kế toán, xử lý vi phạm

Tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng, kết cấu mẫu sổ, mối quan

hệ giữa các loại sổ với nội dung, trình tự và phần ghi sổ để ghi chép, phân loại

xử lý thông tin và các nghiệp vụ kinh tế tài chính, từ các chứng từ gốc và hệthống sổ kế toán

Tổ chức hệ thống sổ kế toán trong các doanh nghiệp phải được thực hiện theocác quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, chế độ kế toán doanh nghiệp theoThông tư 200/2014/TT-BTC, ghi chép sổ kế toán, sửa chữa sai sót, khoá sổ kế toán,lưu trữ và bảo quản sổ kế toán, xử lý vi phạm Hiện nay, Thông tư 200/2014/TT-BTC chỉ mang tính hướng dẫn, các doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kếtoán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về nghiệp vụ kinh tế tài

chính một cách minh bạch, đầy đủ.

Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kì kế toán năm Sổ

kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết:

- Sổ kế toán tổng hợp gồm Sổ nhật kí, Sổ cái:

Sổ nhật kí dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trongtừng kì kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đốiứng của các nghiệp vụ đó Số liệu trên Sổ nhật kí phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ

và bên Có của tất cả các tài khoản sử dụng tại doanh nghiệp

Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong từng kì

và có một niên độ kế toán theo các tài khoản kếtoán đã được quy định trong chế độtài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Số liệu kế toán trên Sổ cái phản ánhtổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động SXKD củadoanh nghiệp

- Sổ kế toán chi tiết gồm sổ, thẻ kế toán chi tiết: Dùng để ghi chép các nghiệp

vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần phải theo dõichi tiết theo yêu cầu quản lý Số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết cung cấp các thôngtin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưađược phản ánh trên Sổ nhật kí và Sổ cái

Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được tự xâydựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình trên cơ sở đảm bảo thông tin về cácgiao dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.Trường hợp không tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình, doanhnghiệp có thể áp dụng các hình thức sổ kế toán được hướng dẫn trong Phụ lục số 4Thông tư 200/2014/TT-BTC, để lập Báo cáo tài chính nếu phù hợp với đặc điểmquản lý và hoạt động kinh doanh của mình Doanh nghiệp được áp dụng các hìnhthức kế toán sau:

- Hình thức kế toán Nhật kí chung:

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào Sổ nhật kí

mà trọng tâm là Sổ nhật kí chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung

kinh tế của nghiệp vụ kinh tế tài chính đó Sau đó lấy số liệu trên các Sổ nhật kí đểghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Các loại sổ: Sổ nhật kí chung, sổ nhật kí đặc biệt; Sổ cái; Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 1.1 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

- Hình thức kế toán Nhật kí - Sổ cái:

Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tựthời gian và nội dung (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổnghợp duy nhất là Sổ nhật kí - Sổ cái Căn cứ để ghi vào Sổ nhật kí - Sổ cái là cácchứng từ kế toán hoặc bảng chứng từ kế toán tổng hợp cùng loại

Các loại sổ: Sổ nhật kí - Sổ cái; Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

- Hình thức kế toán Nhật kí - Chứng từ:

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật kí - Chứng từ:

Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của cáctài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh thế đó theo các khoản đốiứng Nợ

Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thờigian, với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với các hạch toán chi tiết trên cùngmột sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

Sử dụng các mẫu sổ in sẵn, các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý

kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.

Các loại sổ kế toán: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ cái; Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 1.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ kếtoán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ;Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảngtổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và cóchứng từ kế toán đi kèm, phải có kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Các loại sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ; Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ; Sổ cái; Sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

- Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toántrên máy vi tính Phần mềm kế toán trên máy được thiết kế theo nguyên tắc của mộttrong bốn hình thức kế toán trên hoặc kết hợp cả bốn hình thức kế toán Phần mềm

kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải được in ra đầy đủ

sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

Sơ đồ 1.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

Sau khi lựa chọn áp dụng theo hình thức kế toán nào, doanh nghiệp phải tổchức sổ kế toán Quá trình tổ chức sổ kế toán được tiến hành theo ba bước:

- Mở sổ kế toán:

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm.Đối với doanh nghiệp mới thànhlập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập Người đại diện theo pháp luật và kế toántrưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán Sổ kế toán có thểđóng thành quyển hoặc để tờ rời.Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển đểlưu trữ Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên

sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi

sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổhoặcngày chuyển giao cho người khác Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầuđếntrang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán

Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự củatừng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ Các tờ rời trước khidùng phải được Giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận,đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời Các sổ tờ rời phải được sắp xếptheo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm

- Ghi sổ kế toán: