LUẬN văn THẠC sĩ HOÀN THIỆN tổ CHỨC CÔNG tác kế TOÁN tại CÔNG TY TNHH một THÀNH VIÊN xổ số KIẾN THIẾT KIÊN GIANG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN PHAN VIỆT THƯ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XỔ SỐ KIẾN THIẾT KIÊN GIANG LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN ĐÀ NẴNG 2021 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN PHAN VIỆT THƯ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XỔ SỐ KIẾN THIẾT KIÊN GIANG Chuyên ngành Kế toán Mã số 834 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Người hướng dẫn khoa học TS Nguyễn Phi Sơn ĐÀ NẴNG 2021 LỜI CẢM ƠN Trước tiên, tôi xin g.

PHAN VIỆT THƯ

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XỔ SỐ

KIẾN THIẾT KIÊN GIANG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

ĐÀ NẴNG - 2021

PHAN VIỆT THƯ

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XỔ SỐ

KIẾN THIẾT KIÊN GIANG

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 834.03.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Phi Sơn

ĐÀ NẴNG - 2021

thầy đã bổ sung, đóng góp nhiều kiến thức và thông tin bổ ích cho tôi trongsuốt thời gian học cũng như làm đề tài.

Tôi xin cảm ơn Khoa Đào tạo Sau Đại Học đã tổ chức lớp học hợp lýcùng các thầy cô giáo Trường Đại học Duy Tân Đà Nẵng đã tận tình giảngdạy, cung cấp nhiều kiến thức mới mang tính thực tiễn cao; quý thầy cô đãkhông ngại khó, tạo mọi điều kiện thuận lợi để tôi và các bạn trong lớp có thểhoàn thành tốt việc học tập, nghiên cứu đúng thời gian quy định

Tôi xin trân thành cảm ơn, Ban Tổng Giám Đốc Công ty Xổ số Kiếnthiết Kiên Giang tạo điều kiện cho tôi được làm đề tài tại đơn vị

Tôi xin trân thành cảm ơn chị Trần Đỗ Thị Mỹ Linh kế toán trưởngCông ty Xổ số Kiến thiết Kiên Giang, nhiệt tình hướng dẫn chỉ dạy tôi trongsuốt quá trình thực hiện đề tài

Cuối cùng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến gia đình, bạn bè đãđộng viên, ủng hộ và cổ vũ tôi trong suốt thời gian học tập!

HỌC VIÊN

Phan Việt Thư

toán tại Công ty Xổ số Kiến thiết Kiên Giang” là công trình nghiên cứu của chính bản thân tôi.

Đề tài thực hiện dựa trên cơ sở nghiên cứu các lý thuyết có liên quan

và những kiến thức chuyên ngành đã được công nhận rộng rãi Các số liệu,

mô hình tính toán và kết quả thu được trong luận văn là hoàn toàn trung thực, khách quan.

Không một công trình nghiên cứu nào được sử dụng trong luận văn mà không được trích dẫn đầy đủ.

Nghiên cứu này chưa bao giờ được sử dụng để làm đề tài cho việc nhận bằng cấp tại bất kỳ trường đại học hay cơ sở đào tạo nào khác ngoài Trường Đại học Duy Tân Đà Nẵng.

Tác giả luận văn

Phan Việt Thư

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục luận văn 3

6 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1 Khái niệm, vai trò và ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán 4

1.1.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán 4

1.1.2 Vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 4

1.1.3 Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 5

1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán 6

1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 6

1.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán 11

1.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 17

1.2.4 Tổ chức sổ kế toán 21

1.2.5 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán 22

1.2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán 25

1.2.7 Tổ chức ứng dụng tin học vào tổ chức công tác kế toán 28

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 29

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XỔ SỐ KIẾN THIẾT KIÊN GIANG 30

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XỔ SỐ KIẾN THIẾT KIÊN GIANG 30

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 30

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty 32

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý 32

KIẾN THIẾT KIÊN GIANG 39

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 39

2.2.2 Tổ chức vận dụng chứng từ tại công ty 42

2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 51

2.2.4 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán 53

2.2.5 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán 55

2.2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán 58

2.2.7 Tổ chức ứng dụng tin học và tổ chức công tác kế toán 59

2.3 Đánh giá chung về tổ chức kế toán tại Công ty Xổ số KT Kiên Giang 59

KẾT LUẬN CHƯƠNG 62

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XỔ SỐ KIẾN THIẾT KIÊN GIANG 63

3.1 Mục đích và nguyên tắc hoàn thiện 63

3.1.1 Mục đích hoàn thiện 63

3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện 64

3.2 Các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty XỔ SỐ KIẾN THIẾT kiên giang 64

3.2.1 Hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ tại công ty 64

3.2.2 Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 66

3.2.3 Hoàn thiện tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán 67

3.2.4 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 68

3.2.5 Hoàn thiện tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán 70

3.2.6 Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán 75

3.2.7 Hoàn thiện tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán tại công ty 77

3.3 Điều kiện cần thiết để thực hiện các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại XỔ SỐ KIẾN THIẾT KIÊN GIANG 78

3.3.1 Vai trò của Ban tổng giám đốc 78

3.3.2 Vai trò của bộ phận kế toán 79

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty 36

Bảng 2.2 Kết quả doanh thu tiêu thụ kỳ vé 12k5 năm 2019 45

Bảng 2.3 Công nợ phải thu kỳ 12K5 năm 2019 46

Bảng 3.1 Các chỉ tiêu phân tích báo cáo tài chính 74

Bảng 3.2 Bảng các chỉ tiêu xác định kết quả tiêu thụ vé số của đại lý 78

Bảng 3.3 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh – phân loại chi phí 79

Hình 3.1 Mô hình hóa thu tiền mặt 63

Hình 3.2 Mô hình hóa chi tiền mặt 64

Hình 3.3 Mô hình hóa thu tiền gửi 64

Hình 3.4 Mô hình hóa chi tiền gửi 65

Hình 3.5 Mô hình hóa tiền lương và các khoản trích theo lương 65

Hình 3.6 Mô hình hóa nhập kho vật tư 66

Hình 3.7 Mô hình hóa xuất kho vật tư 66

Hình 3.8 Mô hình hóa bán hàng 67

Hình 3.9 Mô hình hóa tăng TSCĐ 67

Hình 3.10 Mô hình hóa giảm TSCĐ 68

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, doanh nghiệp ViệtNam không chỉ chịu sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước mà gay gắt,quyết liệt hơn từ các tập đoàn đa quốc gia, những công ty hùng mạnh cả vềvốn, thương hiệu và trình độ quản lý Do vậy, để có thể tồn tại và phát triển,các doanh nghiệp phải tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tối đa hóalợi nhuận và tìm cho mình một hướng đi hợp lý Một trong số những giảipháp cần phải làm là doanh nghiệp không ngừng đổi mới, nâng cao hiệu quả

và hoàn thiện bộ máy quản lý, cải tiến cơ sở vật chất kỹ thuật, đầu tư cho việc

áp dụng các tiến bộ khoa học và nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, côngnhân viên,… mà thông tin để làm cơ sở không thể khác hơn ngoài thông tin

kế toán

Tổ chức công tác kế toán là xương sống của một công ty, tổ chức côngtác kế toán có tốt thì việc quản lý tài chính và kinh doanh mới hiệu quả Tổchức công tác kế toán phải xây dựng theo từng doanh nghiệp, phù hợp vớinhu cầu quản lý của doanh nghiệp đó

Công ty TNHH Một Thành Viên Xổ số Kiến Thiết Kiên Giang là Công

ty có vốn 100% thuộc sở hữu của Nhà nước vì vậy công tác kế toán càng phảiđược chú trọng hoàn thiện, vì tiền vận hành Công ty là tài sản của Nhà Nước

Bộ máy kế toán có hoạt động tốt mới có thể quản lý tốt tài sản của nhà nước,đem lại lọi ích cho nước nhà Vì vậy hoàn thiện công tác kế toán là vấn đề rấtquan trọng và cần phải được quan tâm chú trọng đúng mức Vì vậy tác giả đãchọn đề tài là” Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Một thành viên

Xổ số Kiến thiết Kiên Giang” làm đề tài tốt nghiệp cho mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Về lý luận: Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về tổ chức công tác kế toántrong các đơn vị sản xuất kinh doanh

- Về thực tiễn: Luận văn đi sâu vào việc phân tích tình hình thực tế đểđánh giá những ưu, nhược điểm trong việc tổ chức công tác kế toán tại Công

ty Xổ số Kiến Thiết Kiên Giang, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằmcung cấp những thông tin hữu ích để Ban Giám đốc đưa ra những quyết địnhchính xác về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao hơn

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng của luận văn là nghiên cứu lý luận chung về Tổ chức công tác

kế toán của doanh nghiệp, qua đó đi sâu việc khảo sát thực trạng các vấn đềliên quan đến tổ chức công tác kế toán tại Công ty xổ số Kiến Thiết KiênGiang, từ đó đề ra các giải pháp hoàn thiện

Để có thể cung cấp cho người đọc một cái nhìn xuyên suốt đề tài, luận văn

sử dụng phương pháp hỗn hợp chủ yếu là phương pháp nghiên cứu định tính

4.2 Phương pháp cụ thể

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu của đề tài, tác giả đã sử dụng phươngpháp luận duy vật biện chứng và nhiều phương pháp nghiên cứu như:

- Phương pháp điều tra: thu thập số liệu, đối tượng điều tra là các chuyêngia, nhà quản lý, nhân viên kế toán làm việc trong Công ty Xổ số Kiến thiếtKiên Giang.

- Phương pháp phỏng vấn: phỏng vấn đối với một số lãnh đạo, cán bộquản lý, kế toán trưởng và nhân viên kế toán đang làm việc tại công ty

- Phương pháp quan sát, phương pháp nghiên cứu tài liệu và phươngpháp phân tích để thu thập, phân tích dữ liệu và lý giải các vấn đề về Hệthống kế toán cũng như thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Xổ sốKiến thiết Kiên Giang

+ Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty

Xổ số Kiến thiết Kiên Giang

6 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Vấn đề hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại doanh nghiệp là một đề tài mang tính phổ biến rộng rãi, được sử dụng rất nhiều khi nghiên cứu đề tài luận văn tốt nghiệp cao học Đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty

TNHH Một thành viên Xổ số Kiến thiết Kiên Giang” đi sâu vào việc phân tích

thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Qua việc phân tích sẽgiúp chúng ta thấy được những mặt mạnh, những nguyên nhân còn tồn tại để từ đó đưa ra các đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện tổchức công tác kế toán tại Công ty Đề tài sẽcung cấp thông tin phù hợp, hữu ích cho kế toán các phần hành, kế toán trưởng và Ban tổng giám đốc Công ty, để có cái nhìn toàn diện hơn về sự vận hành bộ máy kế toán tại đơn vị.

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ

TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ VÀ Ý NGHĨA CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC

KẾ TOÁN

1.1.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối quan hệ giữa các phươngpháp hạch toán kế toán (phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tàikhoản kế toán, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp – cân đối kếtoán) trong từng nội dung hạch toán cụ thể và trong từng điều kiện cụ thểnhằm phản ảnh chính xác, kịp thời tình hình tài sản và các nghiệp vụ kinh tếphát sinh tại đơn vị Từ đó, cung cấp thông tin (đã kiểm tra) cần thiết choquản trị doanh nghiệp và những người quan tâm [1, tr.192]

Để tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp cần căn cứ vào quy

mô hoạt động, đặc điểm của ngành và lĩnh vực hoạt động; đặc biệt về tổ chứcsản xuất và quản lý cũng như tính chất của quy trình sản xuất trong doanhnghiệp đồng thời phải căn cứ vào các chính sách, chế độ, thể lệ, luật kế toánđược nhà nước ban hành Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạtđộng của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảocung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêucầu quản lý khác nhau

1.1.2 Vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản

lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểmsoát các hoạt động kinh tế Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kếtoán cung cấp các thông tin kinh tế tài chính thực hiện, có giá trị pháp lý và có

độ tin cậy cao giúp doanh nghiệp và các đối tượng có liên quan đánh giá đúngđắn tình hình hoạt động của doanh nghiệp, trên cơ sở đó ra các quyết địnhkinh tế phù hợp Vì vậy kế toán doanh nghiệp có vị trí, vai trò rất quan trọngtrong hệ thống quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Kiểm tra giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng nguồn thu và tínhchủ động trong kinh doanh;

- Cung cấp dữ liệu cho Ban lãnh đạo làm cơ sở hoạch định hoạt độngkinh doanh ra và quyết định kinh doanh kịp thời, hiệu quả

Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tàichính trong đơn vị nên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng vàhiệu quả quản lý ở một đơn vị Hơn thế nữa, nó còn ảnh hưởng đến việc đápứng yêu cầu quản lý khác của các đối tượng có liên quan trực tiếp hoặc giántiếp đến hoạt động kinh doanh của đơn vị, trong đó có các cơ quan chức năngnhà nước

1.1.3 Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp một cách khoa học và hợp

lý để đưa công tác kế toán vào nề nếp (nhất là trong thực tế khi công tác kếtoán ở các doanh nghiệp còn tồn tại nhiều vấn đề cần giải quyết) có ý nghĩaquan trọng, đảm bảo cho kế toán thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ

và yêu cầu quy định, phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế,

để kế toán trở thành công cụ quản lý kinh tế đắc lực của doanh nghiệp [3,tr.17]

Tổ chức công tác kế toán còn có ý nghĩa rất quan trọng:

- Một tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của đơn

vị không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanhchóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với mọi yêu cầu của các đối tượng

- Giúp cho đơn vị phản ánh với Giám đốc tình hình thực hiện kế hoạchtài chính của đơn vị, thông qua số liệu kế toán có thể thấy được tình hình hoạtđộng kinh doanh của mình, thấy được những mặt mạnh, mặt yếu và khả năngtiềm tàng của đơn vị từ đó khai thác những khả năng này, đồng thời đề ranhững biện pháp có hiệu quả đẩy mạnh hoạt động của đơn vị ngày càng pháttriển hơn

- Giúp cho nhà nước, các cơ quan chức năng thấy được bức tranh tàichính của đơn vị mình, thông qua số liệu kế toán nhà nước có thể thẩm traxem đơn vị có thực hiện đúng các chính sách chế độ kinh tế tài chính haykhông, từ đó thúc đẩy đơn vị phải tính toán kỹ hơn, tiết kiệm các khoản chiphí, tính toán chính xác các khoản thu nhập, kết quả lãi lỗ của đơn vị trongtừng thời kỳ, qua đó củng cố và tăng cường trách nhiệm, quyền hạn trong việcđiều hành hoạt động kinh doanh của đơn vị, hoạch định hướng đi phù hợp chođơn vị

1.2 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

1.2.1.1 Khái niệm tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là việc tạo ra một mối quan hệ giữa các cán bộ

kế toán nhằm bảo đảm thực hiện công tác kế toán với đầy đủ chức năng thôngtin và kiểm tra hoạt động của đơn vị trên cơ sở các phương tiện tính toán và

trang bị kỹ thuật hiện có Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việckhác nhau như lựa chọn phương thức tổ chức bộ máy kế toán (phương thứctrực tiếp, trực tuyến tham mưu hay phương thức chức năng), loại hình tổ chức

bộ máy kế toán (loại hình tập trung, phân tán hay nửa tập trung nửa phân tán),xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế toán… Việc tổ chức

bộ máy kế toán phải lấy hiệu quả công việc làm tiêu chuẩn sao cho thu thậpthông tin vừa chính xác, kịp thời, vừa tiết kiệm chi phí [1, tr.196]

Căn cứ để tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần chú ý các nộidung: cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp, khối lượng công việc kế toán,đặc điểm và định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lýcủa doanh nghiệp

1.2.1.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị có thể thực hiện theonhững mô hình khác nhau phù hợp với loại hình tổ chức công tác kế toán màđơn vị đã lựa chọn

- Ở những đơn vị có quy mô nhỏ hoặc quy mô vừa, tổ chức hoạt độngtập trung trên cùng một địa bàn hoặc ở những đơn vị có quy mô lớn, địa bànhoạt động phân tán nhưng đã trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghichép tính toán thông tin hiện đại, tổ chức quản lý tập trung thường lựa chọnloại hình tổ chức công tác kế toán tập trung Khi đó bộ máy kế toán của đơn

vị được tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm của đơn vị, baogồm các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kếtoán Thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên kinh tế

ở các bộ phận phụ thuộc đơn vị làm nhiệm vụ hướng dẫn và thực hiện hạchtoán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ảnh các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận đó và gửi chứng từ kế toán

đó về phòng kế toán trung tâm của đơn vị

Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy kế toán tập trung

(Nguồn: Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán-NXB Tài chính)

- Ở những đơn vị có quy mô vừa, quy mô lớn, địa bàn hoạt động phântán, nhưng chưa trang bị và ứng dụng phương tiện ghi chép, tính toán vàthông tin hiện đại, có sự phân cấp quản lý tương đối toàn diện cho các bộphận phụ thuộc thường lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán.Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức theo mô hình một phòng kếtoán trung tâm của đơn vị và các phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộcđơn vị Phòng kế toán trung tâm của đơn vị thực hiện tổng hợp tài liệu kế toán

từ các phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc đơn vị gửi lên, hạch toán kếtoán các hoạt động kinh tế - tài chính có tính chất chung toàn đơn vị, lập cácbáo cáo tài chính, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị.Các phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc bao gồm các bộ phận cơ cấuphù hợp thực hiện công tác kế toán thuộc phạm vi bộ phận phụ thuộc theo sựphân cấp của phòng kế toán trung tâm

Hình 1.2 Sơ đồ bộ máy kế toán phân tán

(Nguồn: Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán-NXB Tài chính)

- Ở những đơn vị có quy mô vừa, quy mô lớn tổ chức hoạt động tậptrung trên một địa bàn, đồng thời có một số bộ phận phụ thuộc, đơn vị hoạtđộng phân tán trên một số địa bàn khác nhau, chưa trang bị và ứng dụngphương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin hiện đại trong công tác kếtoán, có sự phân cấp quản lý tương đối toàn diện cho các bộ phận phụ thuộchoạt động trên các địa bàn phân tán thường lựa chọn loại hình thức tổ chứccông tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán Khi đó, bộ máy kế toán của đơn

vị được tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm của đơn vị, cácphòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc hoạt động phân tán và các nhânviên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc hoạt động tập trung Phòng kế toán

trung tâm của đơn vị thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế - tàichính có tính chất chung toàn đơn vị và các hoạt động kinh tế - tài chính ở các

bộ phận phụ thuộc hoạt động tập trung, thực hiện tổng hợp tài liệu kế toán từcác phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc hoạt động phân tán và của toànđơn vị, lập báo cáo tài chính, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toántrong đơn vị Phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc thực hiện công tác kếtoán thuộc phạm vi hoạt động của các bộ phận phụ thuộc theo sự phân cấpcủa phòng kế toán trung tâm, các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộchoạt động tập trung trên một địa bàn làm nhiệm vụ hướng dẫn và thực hiệnhạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ các chứng từ phản ảnh các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận kế toán phụ thuộc

đó và gửi những chứng từ kế toán đó về phòng kế toán trung tâm của đơn vị.Trong thời điểm hiện nay, việc vận dụng hình thức tổ chức bộ máy kếtoán tập trung, phân tán hay vừa tập trung vừa phân tán sẽ không còn lệ thuộcquá nhiều vào quy mô, địa bàn hoạt động, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, trình

độ nhân viên kế toán, … của đơn vị chính và các đơn vị nội bộ, mà sẽ phụthuộc vào khả năng và mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong doanhnghiệp, điều này mang lại lợi thế đáng kể cho doanh nghiệp trong quá trìnhđiều hành, quản lý sản xuất kinh doanh

Hình 1.3 Sơ đồ bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

(Nguồn: Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán-NXB Tài chính)

1.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán

1.2.2.1 Khái niệm về chứng từ và tổ chức chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ

kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán [10,tr.2]

Hay nói cách khác chứng từ kế toán là những bằng chứng chứng minhcho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ kế toán gồm rất nhiều loại khácnhau, mỗi loại phản ánh các nội dung, chỉ tiêu khác nhau Do đó cần tổ chức

hệ thống chứng từ để bảo đảm cơ sở pháp lý và lựa chọn các loại chứng từphù hợp với đặc thù riêng có của đơn vị

Trước năm 2015, các doanh nghiệp nhà nước phải áp dụng hệ thống biểumẫu chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Các chứng từ này gồmcác chứng từ bắt buộc: phiếu chi, phiếu thu, các chứng từ về bán hàng; còn lại

là các chứng từ hướng dẫn

Từ tháng 01/2015, thông tư 200/2014/TT-BTC thay thế quyết định15/2006/QĐ-BTC quy định tất cả các loại chứng từ đều là chứng từ hướng dẫn.Chứng từ kế toán có thể được lập từ bên trong và bên ngoài doanhnghiệp phải được kiểm tra, phê duyệt luân chuyển đến các bộ phận thích hợp

để ghi sổ và lưu trữ Vì thế mà kế toán phải xác định “đường đi” cụ thể củatừng chứng từ để đảm bảo cung cấp thông tin tốt nhất cho quản lý và đảm bảocho việc ghi sổ, lưu trữ khoa học và hợp lý [9]

Tổ chức chứng từ kế toán là xác định chủng loại, số lượng, nội dung, kết

cấu và quy chế quản lý, sử dụng chứng từ kế toán cho các đối tượng kế toán;thiết kế khối lượng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thống các bảng chứng

từ hợp lý, hợp pháp theo một quy trình luân chuyển chứng từ nhất định; tổchức hệ thống thông tin ban đầu cho quản lý vật tư, tiền vốn, hoạt động thuchi tiền [9]

1.2.2.2 Nội dung tổ chức chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải đầy đủ các nội dung: Tên và số hiệu của chứng từ

kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc

cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận

chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng,đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiềncủa chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký,

họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động củadoanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lầncho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Nội dung chứng từ kế toánphải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá,không viết tắt Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng

từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liêntheo cùng một nội dung Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưngkhông thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưngphải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trênchứng từ mới có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện

tử theo quy định của pháp luật Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đềuphải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì,chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chữ ký

trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký

đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lầnsau phải khớp với chữ ký các lần trước đó

Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử ngườiphụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toántrưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó.Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyềnquy định cho kế toán trưởng

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốchoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền)

và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đãđăng ký tại ngân hàng Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ

ký đã đăng ký với kế toán trưởng

Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷquyền” của người đứng đầu doanh nghiệp Người được uỷ quyền không được

uỷ quyền lại cho người khác

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho,các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giámđốc (và người được uỷ quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang,đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý

để tiện kiểm tra khi cần Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được

ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theotrách nhiệm của người ký

Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc)doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểmsoát chặt chẽ, an toàn tài sản. [4, tr.305].

c Tổ chức kiểm tra chứng từ

Kiểm tra chứng từ là việc xác định tính chính xác, đúng đắn của thôngtin ghi trên chứng từ

Nội dung kiểm tra chứng từ bao gồm:

- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ: Kiểm tra các yếu tố cơ bản và việctuân thủ các chế độ chứng từ do Nhà nước ban hành

- Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ: Kiểm tra chữ ký, và dấu của đơn

vị có liên quan trong chứng từ

- Kiểm tra tính hợp lý của chứng từ: Kiểm tra nội dung của nghiệp vụ, sốtiền, mối quan hệ giữa các chỉ tiêu số lượng và giá trị phản ánh trên chứng từ.Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện hành vi vi phạm chính sách,chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chốithực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay choGiám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành Đốivới những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ sốkhông rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêucầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.[4,tr.305]

d Tổ chức luân chuyển, sử dụng chứng từ cho ghi sổ kế toán

Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trìnhGiám đốc doanh nghiệp ký duyệt;

- Phân loại chứng từ kế toán theo các phần hành: Chứng từ tiền mặt,chứng từ vật tư, chứng từ bán hàng

- Định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ: đây là bước trung gian nhưngrất quan trọng cho việc ghi sổ kế toán

- Ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ theo cách tổ chức

sổ tại đơn vị.[4,tr.306]

e Tổ chức bảo quản, lưu trữ, và tiêu huỷ chứng từ kế toán

Thời gian và các qui định khác về lưu trữ chứng từ kế toán được thựchiện theo chế độ lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán của Nhà nước

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì cuối mỗi kì kế toán, saukhi hoàn thành các công việc ghi sổ và khóa sổ phải in toàn bộ hệ thống sổ kếtoán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết để lưu trữ và phục vụ công tác kiểm tra,kiểm toán, thanh tra tài chính

Việc lưu trữ tài liệu kê toán được thực hiện theo luật kế toán: tài liệu củađơn vị kế toán nào được lưu trữ tại kho của đơn vị kế toán đó Kho lưu trữphải có đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn trongquá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật Đơn vị kế toán có thể thuê tổchức lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng ký kết giữacác bên [5, tr.7]

Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trongquá trình sử dụng và lưu trữ Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính.Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèmtheo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biênbản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận Đối với tài liệu kế toán có một bảnchính mà phải lưu giữ ở hai nơi thì một trong hai sẽ được lưu giữ chứng từchụp.[5, tr.5]

Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì được phép tiêuhủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, trừkhi có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thựchiện tiêu hủy Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để thực hiệntiêu hủy tài liệu kế toán bằng hình thức tiêu hủy tự chọn Đối với tài liệu kếtoán thuộc loại bí mật thì tiêu hủy bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máyhoặc bằng thủ công, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụnglại các thông tin, số liệu trên đó

Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán [5, tr.12]

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập

“Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” Thành phần Hộiđồng gồm: lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng và đại diện của bộ phận lưu trữ.Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phânloại theo từng loại tài liệu kế toán, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và

“Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”

“Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay saukhi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: loại tài liệu kế toán

đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ

ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy”

1.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

1.2.3.1 Khái niệm về tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán.

Tài khoản (TK) kế toán là phương tiện để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt Hay nói cách khác: TK làphương tiện trợ giúp cho người kế toán thực hiện hạch toán các nghiệp vụkinh tế phát sinh được nhanh hơn, không dài dòng mà vẫn phản ánh chi tiết vềnội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tuy nhiên, không có TK kế

toán chúng ta vẫn thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mộtcách bình thường [9].

Hệ thống tài khoản (HTTK) kế toán là một bảng, trong đó có liệt kê ra tất

cả các tài khoản kế toán và mỗi tài khoản đều được quy định: số thứ tự (mãhiệu) và tên gọi của nó Hệ thống tài khoản thường có hướng dẫn sử dụng đikèm , trong đó có chỉ ra các đối tượng thực tế cần kế toán và phương pháphạch toán [6]

Dựa vào số liệu tổng hợp trên HTTK, kế toán lập các báo cáo tài chính

và báo cáo quản trị nhằm phục vụ việc cung cấp thông tin cho công tác điềuhành và quản lý doanh nghiệp đạt hiệu quả

Tùy thuộc vào quy mô, loại hình doanh nghiệp, lĩnh vực ngành nghề,

mà các đơn vị (trừ các đơn vị đặc thù) sẽ áp dụng một trong hai hệ thống tàikhoản do BTC quy định: Thông tư 133/2016/TT-BTC (đối với doanh nghiệpnhỏ và vừa không áp dụng cho doanh nghiệp nhà nước) hoặc thông tư200/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2015 thay thế cho quyếtđịnh 15/2006/TT-BTC

1.2.3.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Tổ chức tài khoản kế toán là tổ chức vận dụng phương pháp tài khoản đểxây dựng hệ thống tài khoản trên góc độ ban hành chế độ và vận dụng chế độcho đơn vị hạch toán Tổ chức tài khoản thực chất là xây dựng hệ thống cáctài khoản ghi đơn, ghi kép để hệ thống hoá các chứng từ kế toán theo thờigian và theo từng đối tượng cụ thể nhằm mục đích kiểm soát, quản lý các đốitượng của kế toán Tổ chức hệ thống tài khoản chính là quá trình thiết lập một

hệ thống tài khoản kế toán cho các đối tượng hạch toán nhằm cung cấp cácthông tin tổng quát về từng loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanhcủa đơn vị hạch toán

Nhiệm vụ tổ chức tài khoản kế toán là xây dựng một hệ thống các tàikhoản kế toán tổng hợp, tài khoản phân tích, tài khoản so sánh, tài khoản điềuchỉnh, các tài khoản ghi đơn, các tài khoản ghi kép (xét trên mọi góc độ phânloại tài khoản) Xây dựng hệ thống chính sách, chế độ tài chính, nội dung, kếtcấu và phương pháp hạch toán kế toán cho từng loại tài khoản Xây dựng chế

độ ghi chép phản ánh các đối tượng kế toán Nghiên cứu điều kiện vận dụngchế độ tài khoản cho đơn vị hạch toán cơ sở

Về nguyên tắc thống nhất chế độ tài khoản phải phù hợp với chế độ quản

lý và cơ chế quản lý trong giai đoạn lịch sử ban hành chế độ Chế độ tài khoảnxây dựng phải đảm bảo nguyên tắc kiểm soát thống nhất các loại hình đơn vịhạch toán Chế độ tài khoản kế toán xây dựng cho đơn vị thực tế phải tôntrọng những quy định thống nhất của chế độ (chế độ chung của Nhà nước vàchế độ ngành hẹp)

Nguyên tắc đặc thù (tính không gian, thời gian của đơn vị hạch toán, đốitượng hạch toán) khi xây dựng chế độ và vận dụng chế độ cần lưu ý đến tínhchất đặc thù về loại hình doanh nghiệp, quy mô của doanh nghiệp để xác định

cơ cấu đối tượng hạch toán từ đó xây dựng quy mô tài khoản vận dụng Trình

độ quản lý và mô hình tổ chức quản lý để xác định yêu cầu về thông tin kếtoán Trình độ của lao động kế toán tổ chức hệ thống tài khoản chi tiết và cáchình thức sổ kế toán lựa chọn

Nguyên tắc chuẩn mực và nhất quán hệ thống tài khoản kế toán áp dụngphải đảm bảo ghi chép được toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hệthống tài khoản tổng hợp và chi tiết được xây dựng phải đơn giản, dễ làm, dễđối chiếu kiểm tra và tiết kiệm chi phí lao động sống và lao động vật hoá khi

mở sổ tài khoản tại đơn vị

Về nội dung xây dựng các loại tài khoản cho đối tượng hạch toán hệthống các loại tài khoản ghi kép là những tài khoản trong bảng cân đối của

đơn vị Xây dựng nội dung, kết cấu, hình thức cho tài khoản thực chất củaviệc xây dựng này là quy định hạch toán trên tài khoản để giới hạn phạm vithông tin cần phản ánh trên tài khoản, mục đích sử dụng số liệu trên các tàikhoản cho việc cung cấp thông tin Xây dựng mối quan hệ ghi chép cho từngtài khoản là việc thiết lập các quan hệ ghi kép, ghi đơn cho từng tài khoảntrong nhóm, loại tài khoản.

Hiện nay, HTTK kế toán được áp dụng theo thông tư 200/2014/TT-BTCcủa Bộ trưởng Bộ tài chính có hiệu lực gồm 9 loại:

Tài khoản loại 1 và loại 2: Nhóm tài khoản phán ánh tình hình tài sảncủa đơn vị Nhóm tài khoản 1 và 2 có số dư cuối kỳ

Tài khoản loại 3 và 4: Nhóm tài khoản phản ánh nguồn vốn, hay nóicách khác là nhóm tài khoản thể hiện nguồn gốc tài sản Nhóm tài khoản này

có số dư cuối kỳ kế toán

Nhóm tài khoản thể hiện doanh thu: Tài sản loại 5 và loại 7, nhóm tàikhoản này không được phép có số dư cuối kỳ kế toán

Nhóm tài khoản phản ánh chi phí: Tài khoản loại 6 và 8, nhóm tài khoảnnày không được phép có số dư cuối kỳ kế toán, và không được thể hiện trênbảng cân đối kế toán của đơn vị

Trường hợp doanh nghiệp cần bổ sung tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc sửađổi tài khoản cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toáncác nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp thuận bằng văn bảncủa Bộ Tài chính trước khi thực hiện

Doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 và các tài khoản cấp 3đối với những tài khoản không có qui định tài khoản cấp 2, tài khoản cấp 3 tạidanh mục Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp quy định tại phụ lục 1 -Thông tư 200 nhằm phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà khôngphải đề nghị Bộ Tài chính chấp thuận [4 Tr 2]

Tổ chức HTTK kế toán cho doanh nghiệp cần căn cứ vào: chế độ kế toánhiện hành, đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý, đối tượng quản

lý của doanh nghiệp

1.2.4 Tổ chức sổ kế toán

1.2.4.1 Sổ kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán

Sổ kế toán là loại sổ sách dùng để ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh trong từng thời kỳ kế toán và niên độ kế toán Từ các sổ kế toán,

kế toán sẽ lên báo cáo tài chính nhờ đó mà các nhà quản lý có cơ sở để đánhgiá nhận xét tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình có hiệuquả hay không

Sổ kế toán có hai loại Sổ kế toán tổng hợp: gồm sổ nhật ký, sổ cái, sổdăng ký chứng từ ghi sổ, … Sổ chi tiết: gồm các sổ chi tiết theo dõi đối tượngchi tiết hoặc các thẻ chi tiết

Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp và vào cáchình thức tổ chức của sổ kế toán, từng doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mìnhmột hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp

Tổ chức sổ kế toán thực chất là việc kết hợp các loại sổ sách có kết cấu

khác theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hoá và tính toáncác chỉ tiêu theo yêu cầu của từng doanh nghiệp

1.2.4.2 Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về sổ kế toán

Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để xử lý thông tin từ cácchứng từ kế toán nhằm phục vụ cho việc xác lập các báo cáo tài chính vàquản trị cũng như phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát từng loại tài sản từngloại nguồn vốn cũng như từng quá trình hoạt động của doanh nghiệp có ýnghĩa rất quan trọng trong việc thực hiện các chức năng của kế toán Hệ thống

sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau, trong đó có những loại sổ được

mở theo quy định chung của nhà nước và có những loại sổ được mở theo yêu

cầu và đặc điểm quản lý của doanh nghiệp Để tổ chức hệ thống sổ kế toánphù hợp cần phải căn cứ vào quy mô của doanh nghiệp, đặc điểm về tổ chứcsản xuất và quản lý, tính chất quá trình sản xuất và đặc điểm về đối tượng kếtoán của doanh nghiệp.

Trước năm 2015, các doanh nghiệp áp dụng 1 trong 5 hình thức sổ theoquyết định 15/2006/QĐ-BTC (đối với doanh nghiệp nhà nước) và doanhnghiệp lựa chọn áp dụng hình thức nào thì phải áp dụng nhất quán trong kỳ kếtoán năm Các mẫu sổ phải thực đúng nội dung, quy định về hình thức đãchọn

- Hình thức kế toán: Nhật ký - sổ cái

- Hình thức kế toán: Nhật ký chung

- Hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ

- Hình thức kế toán: Nhật ký - chứng từ

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Từ ngày 1/1/2015 theo hướng dẫn của thông tư 200/2014/TT-BTC ngày22/12/2104 Bộ Tài Chính: nếu doanh nghiệp không tự xây dựng hệ thống sổcho riêng doanh nghiệp mình thì doanh nghiệp có thể tổ chức hệ thống số kếtoán theo 1 trong 5 hình thức sổ kế toán, tuy nhiên tất cả các biểu mẫu sổ kếtoán đều thuộc loại không bắt buộc Doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu

sổ theo hướng dẫn tại phụ lục số 4 Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày22/12/2104 Bộ Tài Chính hoặc bổ sung, sửa đổi biểu mẫu sổ, thẻ kế toán phùhợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý nhưng phải đảm bảo trình bàythông tin đầy đủ, rõ ràng, dễ kiểm tra, kiểm soát [4, tr.3]

1.2.5 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo là phương pháp được kế toán sử dụng để trình bày các nội dungthông tin được cung cấp từ hệ thống thông tin kế toán Các thông tin của hệthống kế toán sẽ được phân loại, phân tích, tổng hợp và trình bày trên các báo

cáo, giúp người sử dụng hệ thống có được các nội dung thông tin cần thiếtcho quá trình ra quyết định [11, tr.146].

Mục đích của việc lập báo cáo kế toán là cung cấp thông tin cho các đốitượng sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Các đối tượng bên trong

và bên ngoài doanh nghiệp có mục đích sử dụng thông tin khác nhau, dẫn đếnyêu cầu vền nội dung thông tin cung cấp cũng sẽ có tính chất khác nhau

Để đáp ứng yêu cầu khác nhau của đối tượng sử dụng thông tin kế toán,báo cáo kế toán được chia làm 2 hệ thống: hệ thống báo cáo tài chính chủ yếunhằm cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp; hệ thốngbáo cáo quản trị (báo cáo nội bộ) nhằm mục đích cung cấp thông tin cho cácnhà quản trị trong nội bộ doanh nghiệp

1.2.5.1 Hệ thống báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là hệ thống báo cáo tổng hợp từ các số liệu kế toán củacông ty theo những mẫu biểu đã được quy định, nó phản ánh tình hình sửdụng vốn, nguồn vốn; kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ báo cáo.Báo cáo tài chính là báo cáo bắt buộc, được nhà nước quy định thốngnhất về danh mục các báo cáo, biểu mẫu và hệ thống các chỉ tiêu, phươngpháp lập, nơi gởi báo cáo và thời gian gởi các báo cáo (quý, năm)

Nguồn thông tin quan trọng nhất để đánh giá tình trạng sức khỏe tàichính của một doanh nghiệp là các báo cáo tài chính, bao gồm chủ yếu cácbáo cáo như:

- Bảng cân đối kế toán;

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;

- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính

1.2.5.2 Hệ thống báo cáo kế toán quản trị

Báo cáo kế toán quản trị bao gồm các báo cáo được lập ra để phục vụcho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp ở các cấp độ khác nhau Báo cáo kếtoán quản trị không bắt buộc phải công khai

Việc lập bao nhiêu báo cáo, cách xây dựng nội dung, cơ cấu của báo cáo,phương pháp lập và sử dụng báo cáo kế toán quản trị phụ thuộc vào đặc điểmSXKD và yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp Nói chung, báo cáo kếtoán quản trị đa dạng và mang tính linh hoạt cao để không ngừng thích ứngvới các mục tiêu quản lý của doanh nghiệp

Tùy theo nhu cầu quản lý, người ta có thể phân chia báo cáo quản trịthành 2 nhóm cơ bản như sau:

- Báo cáo hoạt động: đây là báo cáo giúp cho các nhà quản trị đánh giá

và quản lý quá trình thực hiện và xử lý quá trình sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp trong một thời kỳ

- Báo cáo các đối tượng, nguồn lực: đây là báo cáo cung cấp thông tin vềcác đối tượng, nguồn lực liên quan đến nội dung thông tin về các đối tượng,nguồn lực làm cơ sở cho việc thực hiện các hoạt động và thông tin về tìnhtrạng, khả năng của các đối tượng, nguồn lực được sử dụng , được tham giaquá trình thực hiện các hoạt động

Phân tích hoạt động kinh tế là công việc rất quan trọng đối với công tácquản lý trong doanh nghiệp Thông qua việc phân tích sẽ chỉ ra những ưu,nhược điểm của doanh nghiệp trong tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinhdoanh, nêu ra được những nguyên nhân của những thành công hoặc thất bạikhi thực hiện các mục tiêu đã được đề ra, đồng thời còn cho thấy được nhữngkhả năng tiềm tàng cần được khai thác, sử dụng để nâng cao hiệu quả sản xuấtkinh doanh

Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế là một trong những trách nhiệmquan trọng của kế toán trưởng Kế toán trưởng phải phối hợp với các bộ phận

quản lý khác có liên quan để tổ chức thực hiện công tác phân tích nhằm qua

đó tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp những giải pháp để khắc phục khókhăn, khai thác thế mạnh nhằm tăng cường khả năng cạnh tranh và hoànthành tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh Một trong những nội dung quan trọngtrong công tác phân tích mà kế toán trưởng phải trực tiếp đảm nhận là phântích tình hình tài chính của doanh nghiệp Thông qua phân tích thực trạng tàichính của doanh nghiệp sẽ giúp cho các nhà quản lý có những quyết định kịpthời trong việc huy động, sử dụng vốn, tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh,tăng cường hiệu quả sử dụng vốn nhằm tối đa hóa lợi nhuận

1.2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán

Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những mặt quan trọng trong tổchức kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đúng quiđịnh, có hiệu quả và cung cấp được thông tin phản ánh đúng thực trạng củadoanh nghiệp

Sự cần thiết của công tác kiểm tra kế toán:

Bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là nhiệm vụquan trọng nhất của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Để thựchiện tốt những nhiệm vụ đó thì công tác kiểm tra kế toán giữ vị trí quan trọng

Kế toán có chức năng kiểm tra là do phương pháp và trình tự ghi chép,phản ánh của nó Việc ghi sổ kế toán một cách toàn diện, đầy đủ theo trình tựthời gian kết hợp với việc phân theo hệ thống, với công việc ghi sổ kép, côngviệc cân đối, đối chiếu lẫn nhau giữa các khâu nghiệp vụ ghi chép, giữa cáctài liệu tổng hợp và chi tiết, giữa chứng từ sổ sách và báo cáo kế toán, giữacác bộ phận, chẳng những đã tạo nên sự kiểm soát chặt chẽ đối với các hoạtđộng kinh tế tài chính, mà còn đảm bảo sự kiểm soát tính chính xác của bảnthân công tác kế toán

Kiểm tra kế toán là xem xét, đối chiếu dựa trên chứng từ kế toán số liệu

ở sổ sách, báo biểu kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính đúng đắn

của việc tính toán, ghi chép, phản ánh, tính hợp lý của các phương pháp kếtoán được áp dụng.

Nhiệm vụ của kiểm tra kế toán:

Kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinhKiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh của kế toán về các mặt chínhxác, kịp thời đầy đủ, trung thực, rõ ràng Kiểm tra việc chấp hành các chế độ,thể lệ kế toán và kết quả công tác của bộ máy kế toán

Thông qua việc kiểm tra kế toán mà kiểm tra tình hình chấp hành ngânsách, chấp hành kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính, kỷ luật nộpthu, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng các loại vật tư và vốn bằngtiền; phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ kinh

tế tài chính Qua kết quả kiểm tra kế toán mà đề xuất các biện pháp khắc phụcnhững khiếm khuyết trong công tác quản lý của doanh nghiệp

Yêu cầu của việc kiểm tra kế toán:

Thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan trong quá trình kiểm tra.Các kết luận phải kiểm tra rõ ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đốichiếu với chế độ, thể lệ kế toán cũng như các chính sách chế độ quản lý kinh

tế, tài chính hiện hành Qua đó vạch rõ những thiếu sót, tồn tại cần khắc phục.Phải có báo cáo kịp thời lên cấp trên và các cơ quan tổng hợp kết quảkiểm tra; những kinh nghiệm tốt về công tác kiểm tra kế toán, cũng như cácvấn đề cần bổ sung, sửa đổi về chế độ kế toán và chính sách, chế độ kinh tếtài chính

Các đơn vị được kiểm tra phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc trong thờigian quy định các kiến nghị của cơ quan kiểm tra về việc sửa chữa nhữngthiếu sót đã được phát hiện qua kiểm tra kế toán

Kiểm toán nội bộ:

Để thực hiện yêu cầu kiểm soát trong nội bộ doanh nghiệp nhằm mụcđích tăng cường chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý nói chung và

quản lý hoạt động tài chính - kế toán nói riêng thì kiểm toán nội bộ được xácđịnh như là một công cụ hết sức cần thiết và có một ý nghĩa hết sức quantrọng.

Thông qua kiểm toán nội bộ sẽ giúp cho các nhà quản trị có được nhữngcăn cứ có tính xác thực và có đủ độ tin cậy để xem xét, đánh giá các hoạtđộng trong nội bộ, tính đúng đúng đắn của các quyết định cũng như tình hìnhchấp hành và thực hiện các quyết định đã được ban hành với các bộ phận và

cá nhân thừa hành

Kiểm toán nội bộ được xác định là một hệ thống được dùng trong việckiểm tra, đo lường và đánh giá tính xác thực của các thông tin tài chính vàtính khả thi của các quyết định quản lý nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trịtrong nội bộ doanh nghiệp Kiểm toán nội bộ không chỉ tiến hành đối với hoạtđộng tài chính - kế toán đơn thuần, mà đối tượng của nó còn được mở rộngvới hầu hết các hoạt động khác nhau thuộc các bộ phận trực thuộc doanhnghiệp nhưng dù sau thì khía cạnh cần nhấn mạnh vẫn là các hoạt động tàichính - kế toán

Mục tiêu của kiểm toán nội bộ hướng đến các vấn đề: Xem xét, kiểm tratính tuân thủ của các bộ phận nhằm hướng các hoạt động khác nhau trongdoanh nghiệp phù hợp với chính sách khác nhau đã được doanh nghiệp banhành; xác định độ tin cậy và tính xác thực của các thông tin tài chính để phục

vụ cho yêu cầu ra quyết định và đánh giá tính hiệu quả của các quyết định.Kiểm toán nội bộ được thực hiện theo qui trình chung: Lập kế hoạchkiểm toán, thu thập các bằng chứng kiểm toán để thực hiện các công việckiểm toán, lập báo cáo kiểm toán trình bày các kết quả và ý kiến

Để thực hiện kiểm toán nội bộ, doanh nghiệp cần tổ chức một bộ phậnđộc lập trực thuộc giám đốc hoặc hội đồng quản trị nhằm tạo cho bộ phận này

có được sức mạnh cần thiết để thực hiện và phát huy được chức năng giám sát

của mình Bộ phận này có thể bao gồm một vài người hoặc đông hơn tuỳ theoquy mô hoạt động của doanh nghiệp.

Nói chung với một hệ thống kiểm soát nội bộ được tổ chức chu đáo, cóquy chế hoạt được xác lập hợp lý và khoa học sẽ là cơ sở vững chắc để thựchiện chức năng kiểm tra có đủ uy lực và hiệu quả

1.2.7 Tổ chức ứng dụng tin học vào tổ chức công tác kế toán

Tổ chức trang bị những phương tiện kỹ thuật để xử lý thông tin trongđiều kiện công nghệ tin học phát triển sẽ tạo ra được bước đột phá quan trọngtrong việc bảo đảm tính nhanh nhạy và hữu ích của thông tin kế toán chonhiều đối tượng khác nhau

Hiện nay việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán đang trở thành xuthế chung của thời đại và kết quả do việc ứng dụng này mang lại là hết sức tolớn Việc ứng dụng này có kết quả tốt hầu như ở mọi loại hình doanh nghiệp.Vấn đề đặt ra là phải có phương án đầu tư, ứng dụng một cách phù hợp vớiquy mô và điều kiện quản lý ở doanh nghiệp để khai thác một cách triệt đểnhững ưu điểm vốn có của công nghệ tin học

Tổ chức trang bị những phương tiện kỹ thuật để ứng dụng công nghệ tinhọc bao gồm trang bị phần cứng (hệ thống máy tính) và trang bị phần mềm(chương trình kế toán trên máy), tránh lãng phí phô trương và mạnh dạn trongđầu tư để khai thác thế mạnh của công nghệ tin học cũng là trách nhiệm của

kế toán trưởng trong việc nâng cao chất lượng của thông tin kế toán cũng nhưvai trò của kế toán đối với công tác quản lý

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Chương này trình bày những cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toántrong doanh nghiệp, giúp cho tác giả cũng như người đọc hiểu được kháiniệm, vai trò và ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán; đồng thời nắm được cácnội dung tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp Qua chương này chúng tanhận thấy rằng tổ chức công tác kế toán là một nội dung quan trọng trong tổchức công tác quản lý ở doanh nghiệp Hơn thế nữa, nó còn ảnh hưởng đếnviệc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền hạntrực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có các cơquan chức năng của nhà nước Chính vì vậy, tổ chức công tác kế toán lànhững nội dung quan trọng cần được xem xét

Từ những cơ sở lý luận đã được hệ thống hóa đã giúp tác giả có nền tảng

để tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu sâu hơn những vấn đề có liên quan đến tổchức công tác kế toán tại Công ty Xổ số Kiến thiết Kiên Giang

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XỔ SỐ KIẾN THIẾT

KIÊN GIANG

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XỔ SỐ KIẾN THIẾT KIÊN GIANG

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

2.1.1.1 Giới thiệu về công ty

Tên Công ty: Công ty TNHH một thành viên Xổ số kiến thiết Kiên Giang.Tên viết tắt : CÔNG TY XỔ SỐ KIẾN THIẾT KIÊN GIANG

Trụ sở chính: Số 94 đường 3 tháng 2, P.Vĩnh Bảo, TP.Rạch Giá, tỉnh KiênGiang