LUẬN văn THẠC sĩ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH bán HÀNG và THU TIỀN tại CÔNG TY TNHH TMDV KT MINH NGHI

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN PHAN THỊ THẢO LY HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV KT MINH NGHI LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN ĐÀ NẴNG, 2021 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN PHAN THỊ THẢO LY HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV KT MINH NGHI Chuyên ngành Kế toán Mã số 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Người hướng dẫn khoa học PGS TS PHAN THANH HẢI ĐÀ NẴNG, 2021 LỜI CẢM ƠN Tác giả xin.

PHAN THỊ THẢO LY

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

TẠI CÔNG TY TNHH TMDV & KT MINH NGHI

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

ĐÀ NẴNG, 2021

PHAN THỊ THẢO LY

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

TẠI CÔNG TY TNHH TMDV & KT MINH NGHI

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 8340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS PHAN THANH HẢI

ĐÀ NẴNG, 2021

hướng dẫn khoa học đã tận tình hướng dẫn tác giả trong suốt quá trình thực hiệnnghiên cứu.

Tác giả xin chân thành cảm ơn quý thầy cô khoa Sau Đại học trường Đại họcDuy Tân đã tận tình giảng dạy, hướng dẫn, giúp tác giả có được những kiến thứcquý báu và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện nghiên cứu này

Cuối cùng tác giả xin cảm ơn đồng nghiệp, đơn vị công tác đã giúp đỡ trongquá trình thực hiện luận văn

Mặc dù đã cố gắng rất nhiều, nhưng luận văn không tránh khỏi những thiếusót; tác giả rất mong nhận được sự thông cảm, chỉ dẫn, giúp đỡ và đóng góp ý kiếncủa các nhà khoa học, của quý thầy cô, các cán bộ quản lý và các bạn đồng nghiệp.Xin chân thành cảm ơn!

Tác giả luận văn

Phan Thị Thảo Ly

Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và không trùng lặp với các đề tài khác.

Tác giả luận văn

Phan Thị Thảo Ly

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục của đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KSNB ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 6

1.1.1 Khái quát chung về KSNB 6

1.1.2 Khái quát chung về chu trình bán hàng- thu tiền trong doanh nghiệp 18

1.2 NỘI DUNG CÔNG TÁC KSNB ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 23

1.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng: 23

1.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình thu tiền 27

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 31

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV & KT MINH NGHI 32

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TMDV & KT MINH NGHI 32

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty 32

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 33

2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán và quản lý của Công ty 34

2.2 THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY 38

THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV & KT MINH NGHI 56

2.3.1 Những kết quả đạt được trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng -thu tiền tại Công ty 56

2.3.2 Những tồn tại hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng -thu tiền tại Công ty 58

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 61

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KSNB ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV & KT MINH NGHI .62 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY 62

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV & KT MINH NGHI .63 3.2.1 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng 63

3.2.2 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình thu tiền 66

3.2.3 Các giải pháp bổ trợ khác 68

3.3 CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ XUẤT 79

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 80

KẾT LUẬN 81 TÀI LIỆU THAM KHẢO

BGĐ Ban Giám đốc

TMDV & KT Thương mại dịch vụ và Kỹ thuật

Bảng 1.2 Sai phạm có thể xảy ra của chu trình bán hàng 25

Bảng 1.3 Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền 27

Bảng 2.1 Hóa đơn GTGT 42

Bảng 2.2 Sổ chi tiết tài khoản 44

Bảng 2.3 Biên bản đối chiếu công nợ 45

Bảng 2.4 Sổ chi tiết phải thu khách hàng 46

Bảng 2.5 Bảng cân đối hàng hóa 49

Bảng 2.6 Bảng tổng hợp doanh thu 49

Bảng 2.7 Phiếu thu 52

Bảng 2.8 Sổ chi tiết tài khoản 53

Bảng 2.9 Sổ Cái tài khoản 53

Bảng 2.10 Sổ quỹ tiền mặt 53

Bảng 3.1 Dự toán tiêu thụ quý 4/2019-SP ống nước uPVC BM 70

Bảng 3.2 Bảng dự kiến lịch thu tiền 71

Bảng 3.3 Đơn đặt hàng 76

Hình 1.1 Sơ đồ mô hình nhận dạng rủi ro 11

Hình 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 35

Hình 2.2 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 37

Hình 2.3 Lưu đồ KSNB đối với hình thức bán buôn 40

Hình 2.4 Lưu đồ KSNB đối với hình thức bán lẻ 48

Hình 2.5 Lưu đồ KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền mặt 51

Hình 2.6 Lưu đồ KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng 55

Hình 3.1 Lưu đồ hoàn thiện KSNB đối với hình thức bán lẻ trực tiếp 65

Hình 3.2 Lưu đồ hoàn thiện KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền mặt 66

Hình 3.3 Lưu đồ hoàn thiện KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng 67

Hình 3.4 Hệ thống bảo vệ thông tin các tài sản trong công ty 73

Hình 3.5 Minh họa danh sách quyền truy cập các tập tin 74

Hình 3.6 Bảng phân tích tuổi nợ 78

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong xu thế công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, nền kinh tế Việt Namđang từng bước hòa mình vào nền kinh tế thế giới Sự kiện Việt Nam chính thức trởthành thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO – World TradeOrganization) đã đánh dấu bước tiến mới của nền kinh tế nước ta Bởi vậy để tồn tại

và phát triển, các doanh nghiệp không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạnghóa các mặt hàng, hạ thấp giá bán sản phẩm, đội ngũ quản lý tốt mà các doanhnghiệp còn phải hoàn thành tốt công tác kiểm tra, kiểm soát Bởi vì chức năng kiểmtra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiệnchủ yếu bởi hệ thống KSNB của doanh nghiệp

Chu trình bán hàng - thu tiền trong các doanh nghiệp thương mại hay dịch vụđều mang những bản chất chung của quá trình trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoànthành; hàng hóa hay dịch vụ đều là những tài sản chứa đựng giá trị và có thể bánđược theo nhiều hình thức khác nhau Chính vì vậy, việc kiểm soát chu trình bánhàng - thu tiền một cách hữu hiệu sẽ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp, hạn chế được các sai phạm, cung cấp thông tin kịpthời, chính xác, trung thực nhằm đạt được các mục tiêu mà nhà quản lý đề ra

Tại Công ty TNHH TMDV & Kỹ Thuật Minh Nghi, hiện nay có rất nhiềukhách hàng là đại lý, công trình, tình hình bán hàng hằng ngày xảy ra thường xuyên

và liên tục nên rất dễ xảy ra gian lận và sai sót Việc kiểm soát các hoạt động này làđiều quan trọng để giúp Công ty bảo vệ tài sản và tăng hiệu quả hoạt động Tuynhiên, hiện nay công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty đang cònmột số vấn đề bất cập, còn nhiều thiếu sót đòi hỏi phải hoàn thiện để có thể đảm bảodoanh thu được tính đúng, tiền thu bán hàng được thu đủ cũng như hàng hoá không

bị thất thoát

Nhận thức được tầm quan trọng đó cùng mong muốn nâng cao hiểu biết củabản thân về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, tác giả đã nghiên cứu và chọn đề

tài luận văn của mình với tiêu đề "Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi "

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

a Mục tiêu nghiên cứu tổng quát

Luận văn tập trung nghiên cứu làm sáng tỏ hơn mặt lý luận về kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp nói chung và thực tiễn tổ chứccông tác kế toán tại Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi

Nghiên cứu đánh giá thực trạng tổ chức kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

và thu tiền tại Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi

Xác định các điểm bất cập và nguyên nhân trong kiểm soát nội bộ chu trìnhbán hàng và thu tiền tại Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi

Hoàn thiện mô hình KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trên cơ sở nhữngyêu cầu mới về phân cấp quản lý tài chính ở Công Ty TNHH TMDV & KT MinhNghi

b Mục tiêu nghiên cứu cụ thể

- Hệ thống hóa, làm rõ cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ chu trình bán

hàng và thu tiền trong doanh nghiệp nói chung

- Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại

Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

a Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng: công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, từ đó vậndụng để hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tạiCông ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi

b Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: Luận văn giới hạn ở công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán

hàng và thu tiền tại Công ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi

- Về thời gian: Luận văn sử dụng số liệu thực tế trong 3 năm 2017, 2018,

2019, giải pháp được đề nghị áp dụng đến năm 2025

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả sử dụng các phương pháp để làm rõ thựctrạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị Cụ thể:

Phương pháp phân tích, tổng hợp lý thuyết: hệ thống hóa những vấn đề lý

luận và thực tiễn về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp nói chung và Công

Ty TNHH TMDV & Kỹ Thuật Minh Nghi nói riêng

Phương pháp phân tích chứng thực, phương pháp chuẩn tắc: phân tích

làm nổi bật thực trạng về tổ chức công tác kế toán tại Công Ty TNHH TMDV & KỹThuật Minh Nghi Sử dụng phương pháp chuẩn tắc để đánh giá thực trạng và xácđịnh nguyên nhân làm cơ sở đề xuất phương hướng và giải pháp

Phương pháp thống kê, so sánh: sử dụng sổ liệu thống kê để phân tích, so

sánh rút ra các kết luận làm cơ sở đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổchức công tác kế toán tại Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi

Ngoài ra còn những kỹ thuật như: bảng biểu, sơ đồ, mô hình… cũng

được sử dụng để hỗ trợ diễn đạt, trình bày làm rõ những nội dung nghiên cứu

5 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luậnvăn gồm có ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

trong các doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại

Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện Kiểm soát nội bộ chu trình bán

hàng và thu tiền tại Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Hiện nay, có rất nhiều tài liệu nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chotừng công ty, tùy theo từng loại hình sản xuất kinh doanh của công ty mà chúng ta

có thể xây dựng các chu trình của hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty mà tác giả

muốn đề cập đến thuộc loại hình kinh doanh trong lĩnh vực thương mại Vì vậy, tácgiả nghiên cứu sâu vào chu trình bán hàng và thu tiền của lĩnh vực thương mại Trong đó, tác giả đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu trong cùng lĩnhvực chu trình bán hàng và thu tiền

- Luận văn thạc sĩ: “Tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu tại Công ty cổ

phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng”, của tác giả Trần Thị Thanh Nga (2011) Luậnvăn này tác giả đã sử dụng phương pháp phân tích đánh giá và khảo sát để nghiêncứu thực trạng của kiểm soát nội bộ doanh thu trong doanh nghiệp Dựa vào đặc thùloại hình kinh doanh của doanh nghiệp tác giả đã đánh giá những hạn chế còn tồnđọng trong công tác kiểm soát doanh thu tại công ty như hệ thống thông tin chưađược hệ thống hoá, chưa cập nhật kịp thời và tác giả đã đưa ra giả pháp khắc phụcvấn đề này, đồng thời tác giả cũng nêu ra môi trường kiểm soát của công ty chưathực sự lành mạnh như một người kiêm nhiệm nhiều việc, bộ phận kiểm soát khônglàm hết chức năng của mình, đồng thời họ không độc lập, quá phụ thuộc vào bangiám đốc Bên cạnh đó, các thủ tục kiểm soát của công ty chưa chặt chẽ dẫn đếnxảy ra nhiều rủi ro mà tác giả đã đề cập và từ đó tác giả đã nêu ra cách khắc phụcnhững vấn đề này

- Luận văn thạc sĩ: “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và thu

tiền bán hàng tại công ty cổ phần gạch men Cosevco 75 Bình Định” của tác giảPhan Thị Mỹ Liên năm 2011 Đề tài nghiên cứu tình hình kiểm soát nội bộ, đưa ranhững mặt yếu kém, thiếu sót trong kiểm soát nội bộ tại đơn vị, từ đó đưa ra nhữnggiải pháp tăng cường hoạt động kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và thu tiền tạiđơn vị

- Luận văn thạc sĩ: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu

tiền tại Công ty Cổ phần Petec Bình Định” của tác giả Nguyễn Thị Bích Trâm Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành Kế toán, Đại học Đà Nẵng, 2013

-Với những đặc điểm của công ty là công tác kế toán được tổ chức theo môhình kế toán tập trung, phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ đối vớinhững ngành xăng dầu và xi măng đã làm phát sinh nhiều rủi ro trong việc bán hàng

và thu tiền Tác giả đã phát hiện được những hạn chế về môi trường kiểm soát nhưhoạt động của ban kiểm soát mang nặng tính hình thức, các kế hoạch xây dựng chưachính xác ; hạn chế về thủ tục kiểm soát như: phần lớn đi sâu mảng kế toán, việctiếp nhận đơn đặt hàng chưa thống nhất, kiểm soát ghi nhận doanh thu chưa thườngxuyên, kịp thời, Từ đó, đưa ra các giải pháp nhằm phát huy hiệu quả của hệ thốngkiểm soát nội bộ của Công ty.

Nhìn chung, hầu hết các luận văn nghiên cứu lĩnh vực hệ thống kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng và thu tiền đều nhằm mục đích đưa ra những vấn đề về rủi ro

và những sai sót còn tồn tại trong đơn vị, và từ những vấn đề đã nghiên cứu được,các tác giả đã đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chu trình này ởcác công ty

Hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công Ty TNHH TMDV & Kỹ Thuật MinhNghi xảy ra thường xuyên, các kho của đơn vị đều ở xa với văn phòng tại công ty,

và việc cấp hàng hóa hay giao hàng hóa đều được thực hiện tại kho Vì vậy, sẽ rất

dễ dàng xảy ra gian lận và sai sót Mặc dù có rất nhiều công trình nghiên cứu củanhiều tác giả về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, tuy nhiên, với đặcthù từng loại hình công ty khác nhau, cơ chế quản lý khác nhau, địa lý khác nhauđòi hỏi việc kiểm soát, thực hiện các thủ tục trong chu trình bán hàng và thu tiềncũng khác nhau Vì vậy, tác giả đã tập trung nghiên cứu kiểm soát nội bộ chu trìnhbán hàng và thu tiền tại Công Ty TNHH TMDV & Kỹ Thuật Minh Nghi, từ đóđánh giá những rủi ro, sai sót còn tồn đọng ở đơn vị để đưa ra các giải pháp nhằmhoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền phù hợp với hoạt độngcủa công ty

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN

HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KSNB ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

1.1.1 Khái quát chung về KSNB

1.1.1.1 Khái niệm

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, một tổ chức, chức năng kiểm tra,kiểm soát đóng vai trò quan trọng đối với nhà quản lý Vì vậy các nhà quản lý luôntìm ra những cách thức để có thể kiểm soát doanh nghiệp của mình ngày càng hữuhiệu hơn Kiểm soát nội bộ được thiết lập nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mụctiêu đã đề ra cũng như tuân thủ các tiêu chí hoạt động của doanh nghiệp trong khigiảm thiểu những yếu tố xảy ra bất ngờ gây tác động xấu đến hoạt động của tổ chức.Hiện nay, có rất nhiều quan điểm khác nhau về KSNB, có thể nêu một vài quanđiểm như sau:

Theo Uỷ ban Tổ chức Kiểm tra (COSO): Kiểm soát nội bộ là một quá trình

do nhà quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối Nó đượcthiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: báo cáotài chính đáng tin cậy; đảm bảo luật lệ và các quy định phải tuân thủ; đảm bảo hoạtđộng hữu hiệu và hiệu quả

Từ các khái niệm trên, có thể thấy KSNB có những đặc điểm sau:

- Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát được xây dựng

và vận hành ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thểthống nhất

- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: con người vừa

là chủ thể vừa là khách thể của quá trình kiểm soát, chính con người định ra mụctiêu, thiết lập cơ chế và vận hành kiểm soát ở mọi bộ phận Điều này có nghĩa là

những chính sách, thủ tục, biểu mẫu được lập ra sẽ là vô hiệu nếu như không có conngười tổ chức vận hành

- Theo Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế thì KSNB cung cấp một sự đảm bảohợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối, là các mục tiêu sẽ được thực hiện Trongquá trình vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể được bộc lộ do nhữngnguyên nhân chủ quan từ phía con người hoặc do nguyên nhân khách quan dẫn đếnkhông thực hiện được các mục tiêu KSNB có thể ngăn ngừa và phát hiện những saiphạm nhưng không thể đảm bảo được rằng chúng không bao giờ xảy ra Thêm vào

đó, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quátrình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích có thể nhận được từ quá trình kiểm soát

đó Do vậy, người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro nhưng nếu chi phícho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soátrủi ro

1.1.1.2 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

Một hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các thành phần chủ yếu: Môi trườngkiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động và kiểm soát; Thông tin và truyền thông;Giám sát

a Môi trường kiểm soát

Là một trong những yếu tố tác động đến công việc thiết kế, vận hành và tínhhữu hiệu của các chính sách, thủ tục của đơn vị Môi trường kiểm soát đặt ra nềntảng ý thức của doanh nghiệp có tác động đến ý thức kiểm soát của cán bộ nhânviên trong doanh nghiệp Môi trường kiểm soát cũng phản ánh phần nào văn hóacủa một doanh nghiệp Là nền tảng cho các cấu phần khác trong hệ thống kiểm soátnội bộ của doanh nghiệp nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phùhợp Nói đến môi trường kiểm soát, chúng ta hay đề cập đến các yếu tố sau:

- Triết lý quản lý và phong cách tổ chức điều hành hoạt động của nhà quản trị:

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản trị doanhnghiệp; phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khiđiều hành đơn vị Những quan điểm này ảnh hưởng trực tiếp đến các chính sách,

chế độ cũng như quy trình, cách thức kiể tra kiểm soát trong đơn vị Nếu quan điểmcủa nhà quản lý là trung thực, lành mạnh hóa tài chính thì sẽ có những hạn chế xảy

ra trong hoạt động kinh doanh Ngược là nếu nhà quản lý coi trọng vấn đề lợinhuận, hoàn thành kế hoạch, tối đa hóa lợi nhuận bằng mọi cách thì các thủ tụckiểm soát rất khó thực hiện được Chính vì sự khác biệt đó dẫn đến quan điểm quản

lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và thựchiện các mục tiêu còn lại tại đơn vị

- Tính chính trực và những giá trị đạo đức trong doanh nghiệp: là chìa khóa

thành công cho việc thiết lập môi trường kiểm soát tốt Giá trị đạo đức là tập hợpcác tiêu chuẩn về hành vi tạo nên nền tảng đạo đức mà mọi nhân viên phải thực thi.Giá rị đạo đức hướng dẫn các nhân viên khi ra quyết định Ban quản trị xác định cácgiá trị đạo đức khi nó thúc đẩy:

+ Sự cam kết trung thực và công bằng

+ Sự tôn trọng pháp luật và các chính sách

+ Sự tôn trọng dành cho tổ chức

+ Sự nêu gương của lãnh đạo

+ Sự cam kết dành cho các điều xuất sắc

+ Sự kính trọng dành cho người quản lý

+ Sự tôn trọng quyền lợi của người làm công

+ Sự phù hợp với các đẳng cấp chuyên nghiệp

- Sự hiện hữu và chất lượng của hội đồng quản trị và bộ phận kiểm soát

trong doanh nghiệp: Hội đồng quản trị và bộ phận kiểm soát (thường gọi là ban

kiểm soát nội bộ) đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường kiểm soát

Bộ phận kiểm soát thực hiện giám sát và đánh giá thường xuyên toàn bộ các hoạtđộng của tổ chức, kể cả đối với hệ thống kiểm soát nội bộ Một đơn vị có bộ phậnkiểm soát tốt sẽ có được những thông tin kịp thời, chính xác về tình hình tổ chức.Với vai trò của mình, hội động quản trị và kiểm soát sẽ tạo ra môi trường kiểm soátbằng các hoạt động chủ yếu sau:

+ Phê chuẩn và giám sát sứ mệnh, mục tiêu và chiến lược kinh doanh

+ Phê chuẩn, giám sát, thực thi giá trị, chuẩn mực đạo đức của tổ chức.

+ Giám sát các quyết định và hành động quản lý của người quản trị

+ Thiết lập chính sách và cơ cấu tổ chức

- Cơ cấu tổ chức: Thực chất là sự phân chia chịu trách nhiệm và quyền hạn

giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mụctiêu Một cơ cấu phù hợp sẽ đảm bảo cho các hoạt động trong đơn vị được thôngsuốt, hiệu quả, không có sự chồng chéo giữa các bộ phận, đảm bảo được sự độc lậptương đối giữa các bộ phận đồng thời sẽ là một nhân tố quan trọng góp phần tạo nênmôi trường kiểm soát lành mạnh

- Phân cấp quyền hạn và trách nhiệm: Được xem là phần mở rộng của cơ cấu

tổ chức Cách thức này cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của tưng thành viêntrong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên biết được nhiệm vụ cụ thểcủa mình và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trongviệc hoàn thành mục tiêu

- Chính sách nhân sự: Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống kiểm

soát con người Nếu đơn vị có đội ngũ nhân viên có năng lực và đáng tin cậy thìnhiều quá trình kiểm soát có thể chưa có mà vẫn có các báo cáo tài chính đáng tincậy Ban quản trị chịu trách nhiệm đảm bảo năng lực hoàn thành công việc của nhânviên bằng việc thiết lập các chính sách và thủ tục nguồn nhân lực đối với:

+ Yêu cầu trình độ và kỹ năng cho từng vị trí

+ Kiểm tra trình độ đối với từng ứng viên

+ Chính sách tuyển dụng và thăng tiến cho từng ứng viên đạt yêu cầu

+ Chương trình đào tạo giúp nhân viên nâng cao trình độ và kỹ năng

Ban quản trị còn đảm bảo rằng các nhân viên được trang bị đủ phương tiện,công cụ, phần mềm, các cẩm nang quy trình công việc,…cần thiết để hoàn thànhnhiệm vụ

- Công tác kế hoạch của doanh nghiệp sẽ là cơ sở tốt cho các mục tiêu của

công tác kiểm soát Việc lập kế hoạch chính xác sẽ giúp cho đơn vị hoạt động đúng

hướng và có hiệu quả Đồng thời công tác kế hoạch nếu được tiến hành một cách

nghiêm túc và khoa học cũng sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúpđơn vị có thể phát hiện, ngăn ngừa được những sai xót gian lận trong các hoạt độngsản xuất kinh doan của doanh nghiệp.

- Các nhân tố khác: Là các nhân tố vượt ra ngoài sự kiểm soát của nhà quản

lý nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và các quy chế, thủtục kiểm soát cụ thể Thuộc các nhân tố này là ảnh hưởng của các cơ quan chứcnăng Nhà nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý Ví dụ như: ảnh hưởng củaNgân hàng, cơ quan Thuế, pháp luật…

tố thành công này

Chuẩn bị để tiếp cận rủi ro: Ban quản trị, trước hết, nên xác định toàn bộ cáchoạt động, các mục tiêu kiểm soát trong toàn bộ tổ chức Các mục tiêu kiểm soátđược cụ thể hóa hơn và gắn liền với trách nhiệm của từng bộ phận Sau khi xác địnhmọi hoạt động và mục tiêu kiểm soát, nhà quản lý tiến hành xác định các rủi ro gắngliền với từng đối tượng Những rủi ro này có thể xuất phát từ bên trong nội bộ tổchức (sự nhầm lẫn, sự lừa gạt,…) và bên ngoài tổ chức (thay đổi môi trường pháp

lý, các thảm họa tự nhiên,…) Điều quan trọng là nhà quản lý phải xác định rủi rogắn liền với từng mục tiêu kiểm soát

Quá trình nhận dạng rủi ro: Nhà quản lý nhận dạng các rủi ro trên hai khíacạnh: Khả năng xảy ra và tác động của rủi ro

- Tác động của rủi ro: là sự ảnh hưởng của các sự kiện không mong muốn lên

tổ chức khi xảy ra Những ảnh hưởng là tổn thất cho doanh nghiệp hoặc là cơ hội bịđánh mất Nếu có thể, tiến hành định lượng các ảnh hưởng hoặc ít nhất được mô tả

đủ để thấy được các dấu hiệu xuất hiện của rủi ro

- Khả năng xảy ra: là xác suất xảy ra các sự kiện không mong đợi nếu không

có biện pháp kiểm soát nào để ngăn chặn hoặc làm giảm thiểu rủi ro

Cao Khả năng xảy ra Thấp

Thấp Mức độ ảnh hưởng Cao

Hình 1.1 Sơ đồ mô hình nhận dạng rủi ro

Sơ đồ minh họa trên minh họa sự tiếp cận hợp lý để nhận dạng rủi ro Gócphần tư thứ 1 biểu diễn mức độ ưu tiên thấp nhất, và góc phần tư thứ 4 biểu diễnmức độ ưu tiên cao nhất Nhà quản lý tiến hành thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ tácđộng và khả năng xảy ra Với các thông tin trên, nhà quản trị xác định cách thứcquản trị rủi ro

Quản trị rủi ro: Nhà quản trị cấp cao nên tiến hành các hướng dẫn cho ngườiquản trị cấp thấp hơn việc lượng hóa mức độ và phân loại rủi ro Với các hướng dẫnnày, các nhà quản lý cấp thấp hơn sẽ quyết định tình huống nào là chấp nhận, ngănchặn hay giảm thiểu, hoặc né tránh rủi ro Ví dụ, đối với quy trình kiểm soát hoạtđộng truy cập dữ liệu, để ngăn chặn người không có thẩm quyền truy cập, nhà quản

lý có thể cân nhắc phương án sau:

+ Chấp nhận rủi ro: Không tiến hành hoạt động kiểm soát nào Nhà quản trị

có thể chấp nhận rủi ro này khi tác động ảnh hưởng các truy cập không được phépnày là không có ý nghĩa (các dữ liệu truy cập không nhạy cảm, chi phí bỏ ra cho cáchoạt động kiểm soát rủi ro kiểu này lớn hơn tổn thất do rủi ro này gây ra)

+ Ngăn chặn hoặc giảm thiểu rủi ro: Thiết lập các hoạt động - Nhà quản trịkhông chấp nhận cấp độ rủi ro này bởi các tài liệu chứa các thông tin mật, có giá trị

Vì thế nhà quản trị nên tiến hành các hoạt động kiểm soát nhằm ngăn chặn hoặc

2

1

Yêu cầuĐiều chỉnh

3

4

giảm thiểu rủi ro ở mức độ chấp nhận được.

+ Tránh né rủi ro: Không tiến hành hoạt động nghiệp vụ này Một khi dữ liệucho phép truy cập quá nhạy cảm hoặc kiểm soát việc truy cập dữ liệu quá tốn kém,nhà quản trị có thể từ chối, không tiến hành nghiệp vụ này

c Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉthị của nhà quản lý được thực hiện Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ởmọi cấp độ và mọi hoạt động Nó đảm bảo các hành động cần thiết để quản lý cácrủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị Có nhiềuloại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện và đươi đây là những hoạtđộng kiểm soát chủ yếu của đơn vị có liên quan đến hệ thống kế toán:

 Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động:

 Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin

 Kiểm tra độc lập

Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động:

Tất cả các nghiệp vụ đều phải được ủy quyền cho một người chịu tráchnhiệm Khi bất kỳ ai trong công ty cũng có thể mua hay chi dùng tài sản thì sự hỗnđộn sẽ xảy ra ngay Có hai mức độ ủy quyền:

- Ủy quyền chung là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để ápdụng cho toàn đơn vị, nhân viên cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trongphạm vi giới hạn của chính sách Các ví dụ về ủy quyền chung như hạn mức bánchịu, bảng giá bán cố định đối với sản phẩm dịch vụ, hạn mức tồn kho tối thiểu…

- Ủy quyền cụ thể là trường hợp một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từngnghiệp vụ riêng biệt Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, ngườiquản lý sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp Ví dụ khoản bán chịutrên hạn mức tín dụng, các nghiệp vụ về xây dựng cơ bản… Ủy quyền cụ thểthường áp dụng cho các nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh

Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin:

Hoạt động này được thực hiện cho cả tài sản vật chất và thông tin của đơn

vị Bởi vì thông tin thực chất cũng là một dạng tài sản.

Tài sản vật chất cần được bảo vệ để không bị mất mát, tham ô, hư hỏng hay

sử dụng lãng phí, sai mục đích Chỉ những người ủy quyền mới được phép tiếp cậnvới tài sản của đơn vị Tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng nhà kho antoàn, tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ và tổ chức kiểm kê định kỳ… nhằmhạn chế việc tiếp cận đối với chúng Ngoài ra, việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách

kế toán và tài sản hiện có trên thực tế phải được thực hiện định kỳ

Để thông tin kế toán đáng tin cậy và không bị tiết lộ cần thực hiện nhiềuhoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ, phê chuẩn các nghiệp vụ

và phân quyền các mức độ truy cập thông tin của từng bộ phận và từng cá nhân Đểthực hiện kiểm soát tốt quá trình xử lý thông tin cần đảm bảo:

- Các chứng từ phải được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc

và dễ dàng truy cập khi cần thiết

- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càngtốt

- Nội dung của chứng từ cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sửdụng cho nhiều công dụng khác nhau

- Tổ chức luân chuyển chứng từ phải khoa học, kịp thời Nghĩa là chứng từchỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải quy định thời gian xử lýnhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo

- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghichép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát

- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn và dễ dàng truycập

- Các nghiệp vụ hoặc các hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viênquản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép

Kiểm tra độc lập: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân (hoặc bộ

phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) thực hiện nghiệp vụ Kiểm tra độc lập giúpgiảm được các sai sót và gian lận do sự cẩu thả hoặc thiếu năng lực của nhân viên

Mặc dù sự phân chia trách nhiệm đã tạo ra một sự kiểm soát lẫn nhau một cách tựnhiên trong độc lập, nhưng do hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướnggiảm sút tính hữu hiệu, cho nên kiểm tra độc lập vẫn phải tồn tại trong các nghiệp

vụ mà người quản lý xét thấy trọng yếu và rủi ro cao

Ngoài các thủ tục kiểm soát cơ bản trên còn có một số thủ tục kiểm soátkhác cũng nhằm đặt được mục tiêu đề ra đó là:

- Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách: đây là biện pháp quan trọng

để bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác là áp dụng những thể thứckiểm soát vật chất chẳng hạn như xây dựng nhà kho, trang bị hệ thống báo cháy, sửdụng tủ sắt, khóa, Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận trực tiếp với tài sản, sổsách của doanh nghiệp khi chưa được phép của người quản lý như kiểm soát việctham khảo các tài liệu kế toán, quy chế bảo trì sửa chữa tài sản

- Kiểm soát độc lập việc thực hiện: là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục

của những kiểm soát viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra, nhằm xem xét bốn loạithủ tục kiểm soát nêu trên Chẳng hạn như đơn vị đã áp dụng nguyên tắc bất kiêmnhiệm, nhưng không thể loại trừ tuyệt đối khả năng có thể xảy ra sự thông đồnggiữa những nhân viên đảm nhận các phần hành khác nhau để tham ô tài sản

- Định dạng trước, sử dụng chỉ tiêu và ứng dụng công nghệ thông tin: đây là

thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp áp dụng rộng rãi chương trình máytính vào công tác quản lý Đồng thời lượng hóa tất cả những mục tiêu mà công tyđặt ra cho các cá nhân và bộ phận thành các chỉ tiêu và sau đó sẽ kiểm soát theo cácchỉ tiêu này

d Thông tin và truyền thông

Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vịdưới các hình thức và thời gian thích hợp, đảm bảo mọi người trong tổ chức có thểthực hiện được nhiệm vụ của mình Truyền thông là sự cung cấp thông tin bên trongđơn vị và với bên ngoài Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theonhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và các cấp nganghàng với nhau Mỗi cá nhân cần hiểu vai trò của mình trong hệ thống kiểm soát nội

bộ cũng như hoạt động của cá nhân tác động đến hệ thống như thế nào Ngoài racũng cần có sự trao đổi thông tin hữu hiệu với các đối tượng bên ngoài như kháchhàng, nhà cung cấp, cổ đông và cơ quan thuế Thông tin và truyền thông tạo ra cácbáo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị.Nhờ có hệ thống thông tin liên lạc chính xác, trung thực và các hoạt động truyềnthông kịp thời mà các thành viên trong đơn vị nắm bắt, trao đổi, xử lý, quản lý vàkiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả.

Hệ thống thông tin trong đơn vị gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thôngtin kế toán là một bộ phận quan trọng Hệ thống thông tin kế toán là các quy định về

kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghichép kế toán và lập báo cáo tài chính Hệ thống thông tin kế toán xét về mặt quytrình gồm 3 bộ phận: Chứng từ, sổ sách và báo cáo

Hệ thống chứng từ

Chứng từ kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng trong quy trình kế toán nóiriêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung, thông qua ý nghĩa của nó đốivới chất lượng thông tin và việc bảo vệ tài sản:

- Sự trung thực và chính xác của thông tin trên chứng từ kế toán khi nó đượcghi chép ngay lúc nghiệp vụ phát sinh và kèm theo chữ ký xác nhận và xét duyệtcủa người có trách nhiệm Sự phù hợp thông tin liên quan đến mức độ chi tiết và cụthể của thông tin và tính hữu dụng của nó

- Để bảo vệ các tài sản hiện có trong đơn vị, các chứng từ kế toán liên quanđến tài sản phải có chữ ký của người có thẩm quyền và người tiếp nhận tài sản

- Chứng từ kế toán còn là một phương tiện thể hiện sự ủy quyền Để đảm bảo

sự xét duyệt của người được ủy quyền đối với mọi nghiệp vụ, có thể thiết lập 1chứng từ được đánh số liên tục cho loại nghiệp vụ đó

- Chứng từ kế toán còn có ý nghĩa quan trọng khác là sự kiểm tra trước vàsau khi nghiệp vụ xảy ra Trước khi nghiệp vụ xảy ra, người có thẩm quyền sẽ xemxét chi tiết nội dung trên chứng từ để thể hiện sự xét duyệt của mình Sau khinghiệp vụ xảy ra, chứng từ cung cấp đầy đủ thông tin nội dung nghiệp vụ, những cá

nhân chịu trách nhiệm và có liên quan Chứng từ lưu lại là bằng chứng quan trọngcho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát.

- Ngoài ra, chứng từ kế toán còn là một tài liệu pháp lý quan trọng khi cầnxem xét trách nhiệm của các bên

Hệ thống sổ sách kế toán

Đảm nhận vai trò ghi chép và xử lý các dữ liệu thông tin Nó là một dấu vếtquan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát

Hệ thống báo cáo kế toán trong đơn vị

Gồm có báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị Số liệu trình bày trên báocáo tài chính phải trung thực, hợp lý và phản ánh được tình hình hoạt động tạidoanh nghiệp, các thông tin khác phải được công bố đầy đủ trong thuyết minh báocáo tài chính

e Giám sát

Giám sát là quá trình người quản lý đánh giá chất lượng hoạt động của hệthống kiểm soát nội bộ Nhằm xác định hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúngtheo thiết kế và cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp với tình hình của từng giai đoạn.Giám sát giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ duy trì tính hữu hiệu qua các thời kỳ

Có hai loại giám sát:

Giám sát thường xuyên:

Được thực hiện trong các hoạt động, do nhà quản lý và các nhân viên thựchiện trong trách nhiệm của mình, thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp củakhách hàng, nhà cung cấp…hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện cácbiến động khác thường

Giám sát định kỳ:

Được thực hiện thông qua các đánh giá riêng biệt thông qua các chươngtrình đánh giá định kỳ, hay các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộhoặc do kiểm toán độc lập thực hiện

Cần chú ý rằng việc đưa ra một cấu trúc hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồmcác bộ phận như trên nhằm giúp doanh nghiệp có thể nhận thức được toàn diện

những yêu cầu phải đạt được của một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn làhướng đến sự phân chia rạch ròi giữa các bộ phần của kiểm soát nội bộ Trongnhiều trường hợp, có sự “xen phủ” giữa các bộ phận đối với cùng một vấn đề Ví

dụ, xem xét các báo cáo định kỳ để ghi nhận các biến động bất thường vừa là mộthoạt động kiểm soát (phân tích rà soát) vừa là sự giám sát thường xuyên

Tóm lại, toàn bộ 5 yếu tố trên tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệthống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Hoạt động KSNB góp phần tạo lậpđược một văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến tính chịu trách nhiệm Những hoạtđộng kiểm soát và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đốiphó và hạn chế những rủi ro trọng yếu

1.1.1.3 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý

Từ những khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ đã phần nào giúp chochúng ta nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanhnghiệp Một hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp vững mạnh sẽ có mộtvai trò to lớn trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp:

- Giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro,nhất là về con người và tài sản

- Giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm tải trong những công việc hàng ngày

để tập trung vào vấn đề chiến lược

- Giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp chuyên nghiệp hoá công tác quản lý điềuhành cụ thể:

+ Doanh nghiệp được quản lý một cách khoa học chứ không phải thuần tuýbằng cảm tính (kinh nghiệm hay trực giác)

+ Doanh nghiệp được quản lý bằng cơ chế và quy chế chứ hải thuần tuý dựavào lòng tin

Thông thường, khi doanh nghiệp càng phát triển thì hệ thống kiểm soát càng

có điều kiện phát huy hiệu quả và lợi ích đem lại cho doanh nghiệp cũng trở nên tolớn hơn Đối với công ty cổ phần, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ gópphần tạo dựng lòng tin của cổ đông đối với doanh nghiệp Do vậy, việc xây dựng và

hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả đang là vấn đề quan tâm hàng đầucủa nhiều doanh nghiệp, trong đó có các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổphần có quy mô vừa và nhỏ.

Để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ doanh nghiệp cầnphải tuân thủ các nguyên tắc chung:

 Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức vàphân công trách nhiệm rõ ràng

 Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràngbằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội quy công ty

 Các hoạt động rủi ro được phân tích rõ ràng giữa các nhân viên khác nhau

 Tất cả các giao dịch được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp

 Mọi nhân viên đều phải tuân thủ kiểm soát nội bộ

 Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng

 Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập

 Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản

 Định kỳ phải kiểm tra, nâng cao hiệu quả các biện pháp kiểm sát nội bộNhư vậy, hệ thống kiếm soát nội bộ là chuỗi các hoạt động, biện pháp, kếhoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nổi lực của mỗi thành viên trong rổ chức

để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt dộng hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra hợp lý

1.1.2 Khái quát chung về chu trình bán hàng- thu tiền trong doanh nghiệp

1.1.2.1 Khái niệm chu trình bán hàng- thu tiền

Hàng hóa là sản phẩm của lao động, có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của conngười thông qua trao đổi, mua bán Hàng hóa có thể ở dạng hữu hình như: sắt, thép,lương thực, thực phẩm hoặc ở dạng vô hình như những dịch vụ thương mại, vậntải hay dịch vụ của giáo viên, bác sĩ và nghệ sĩ Hàng hóa có hai thuộc tính giá trị

sử dụng và giá trị Tiền là hình thái giá trị cuối cùng của sản xuất và lưu thông hànghóa giản đơn đồng thời cũng là hình thức biểu hiện đầu tiên của tư bản

Bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh tương mại, là quy trìnhvốn của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ,

doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về tiền tệ hoặc được quyền đòi tiền và mấtquyền sở hữu về hàng hoá Chu trình bán hàng - thu tiền (tiêu thụ) là quá trìnhchuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa chủ hàng

và khách hàng của họ, bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sựchuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa và dịch vụ khi chúng đã sẵn sàng chờ bán.Với ý nghĩa như vậy, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng(đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc bằng việc thu tiền Hàng hóa vàtiền tệ được xác định theo bản chất kinh tế của chúng: Hàng hóa là những tài sảnhay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được; tiền tệ là phương tiện thanh toánnhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giải quyết tức thời Tuy nhiên ranhgiới của bán hàng (tiêu) và thu tiền (thụ) có thể chế hóa trong từng thời kì và chotừng đối tượng cũng có điểm cụ thể khác nhau

Trong chuẩn mực kế toán Việt Nam: Chuẩn mực số 14 - "Doanh thu và thunhập khác" có nêu rõ, doanh nghiệp ghi nhận doanh thu khi nghiệp vụ bán hàngthỏa mãn tất cả 5 điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền

sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

- Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;

- Xác định được chi phí liên quan đến bán hàng

Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất, song phương thức thựchiện mục đích này rất đa dạng Chẳng hạn, theo phương thức trao đổi và thanh toán

có thể bán hàng thu trực tiếp bằng tiền mặt hoặc thu qua ngân hàng, bán hàng theophương thức giao hàng trực tiếp nhưng sẽ thu tiền sau (bán chịu), bán hàng theophương thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp nhận(sau khi kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa rồi mới trả tiền)… Ngày nay với

sự phát triển của Internet, bán hàng có thể thực hiện qua mạng với những mô hình

khác nhau Theo cách thức cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hóa sản xuất ra, dịch vụhoàn thành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo phương thức bán lẻ hoặcgián tiếp qua phương thức bán buôn, bán hàng qua đại lý

Như vậy, chu trình bán hàng - thu tiền được xem là giai đoạn cuối cùng củahoạt động sản xuất kinh doanh nó là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hoá quaquá trình trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng của họ, chu trìnhbắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng thông qua đơn đặt hàng, hợp đồngmua hàng,… và kết thúc bằng việc thu tiền Các hoạt động của chu trình này baogồm: xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hoáđơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền

Chu trình có đặc điểm cần quan tâm sau đây:

- Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như

nợ phải thu, hàng hoá, tiền… nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng

- Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tàisản của đơn vị, bởi lẽ sự cạnh tranh gây gắt trên thị trường là một nhân tố thúc đẩynhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có sai phạm

1.1.2.2 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng – thu tiền:

Chu trình bán hàng và thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn vịkinh doanh Hiệu quả hoạt động của các đơn vị này chịu nhiều ảnh hưởng bởi sựhữu hiệu và hiệu quả của chu trình này, chẳng hạn như đơn vị có bán được hàng hoá

và dịch vụ hay không, có kiểm soát được nợ phải thu hay không, có bị tổn thất tàisản hay không… đều là mối quan tâm của nhà quản lý Vì vậy, bộ phận kiểm soátnội bộ phải giám sát chặt chẽ tất cả các nguồn thu của tổ chức Nếu đơn vị khôngxây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu đối với chu trình bán hàng thì việc không thuhồi được các khoản nợ là điều khó tránh khỏi, mặt khác báo cáo tài chính cũng cókhả năng không phản ảnh đúng các khoản nợ phải thu khách hàng của đơn vị.Chẳng hạn do đơn vị bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán, hoặc

sổ sách theo dõi không chặt chẽ nên dẫn đến thất thoát công nợ, hay nhầm lẫn trongtheo dõi chi tiết đối với từng khách hàng

Để kiểm soát nội bộ hữu hiệu về chu trình bán hàng cần phải có sự tách biệtcác chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách.Tùy theo quy mô và đặc điểm của từng đơn vị mà cách thức tổ chức cụ thể về kiểm

soát nội bộ trong chu trình bán hàng có thể rất khác nhau Chu trình bán hàng được

phân chia theo các chức năng sau:

Nhận đơn đặt hàng: đây là khâu đầu tiên của chu trình, thông thường

được thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc bộ phận kinh doanh, đơn đặt hàng củakhách hàng có thể ghi nhận bằng nhiều cách khác nhau, có thể khách hàng điền vàomẫu đơn in sẵn hoặc khách hàng có thể gọi điện thoại, hoặc fax, gửi qua mail Yêucầu của khách hàng phải được ghi nhận một cách cụ thể và chính xác về chủng loại,

số lượng hàng hoá, thời gian, địa điểm giao hàng, người nhận hàng, điều kiện thanhtoán Đây là thông tin làm cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo của chu trình

Xét duyệt bán chịu: trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn

thông tin khác từ trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách bán chịu cần đánhgiá khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt việc bán chịu Đây là thủ tụckiểm soát quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi nợ phải thu Một số cách thức cóthể hỗ trợ cho công việc này là thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách

và luôn cập nhật thông tin và tình hình tài chính, vấn đề chi trả của khách hàng.Trong những môi trường kinh doanh có rủi ro cao, một biện pháp khá hữu hiệu làyêu cầu khách hàng thế chấp tài sản, ký quỹ hay có sự bảo lãnh thanh toán từ phíangân hàng

Lập lệnh bán hàng: căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng, các bộ phận có

liên quan sẽ xét duyệt về số lượng, chủng loại để xác định về khả năng cung ứngđúng hạn của đơn vị và lập lệnh bán hàng (hay phiếu xuất kho) Trong trường hợpnhận đơn hàng qua email, điện thoại, fax cần có những thủ tục để đảm bảo cơ sởpháp lý về việc khách hàng đã đặt hàng Việc chấp nhận đơn đặt hàng cần được hồibáo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai

Xuất kho hàng hóa: căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận

phụ trách bán chịu, thủ kho xuất hàng cho bộ phận gửi hàng

Lập và kiểm tra hóa đơn: do hóa đơn cung cấp thông tin khách hàng mà

họ phải trả nên nó cần được lập chính xác và đúng thời gian Hóa đơn cần lập bởimột bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng, bộ phận này có tráchnhiệm:

- Kiểm tra số hiệu các chứng từ chuyển hàng

- So sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng và cácthông báo điều chỉnh (nếu có)

- Ghi tất cả các dữ liệu cần thiết vào hóa đơn

- Ghi giá vào hoá đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị

- Tính số tiền cho từng loại và cho cả hoá đơn Trước khi gửi hoá đơn chokhách hàng, cần kiểm tra lại những số liệu ghi trên hoá đơn Tổng cộng hoá đơnphát hành từng ngày phải được ghi vào tài khoản tổng hợp trên sổ cái Từng hoáđơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết giúp theo dõi nợ phải thu của từngkhách hàng Để tăng cường kiểm soát đối với chức năng này, có thể:

- Thiết lập và thường xuyên cập nhật bảng giá đã được duyệt

- Quy định rõ ràng và chặt chẽ về chính sách chiết khấu

- Trước khi gửi đi, hoá đơn cần được kiểm tra lại bởi một người độc lập vớingười lập hoá đơn

- Theo dõi các khoản phải thu: sau khi lập hoá đơn và hàng hoá đã giao chokhách hàng, kế toán vẫn phải tiếp tục theo dõi các khoản nợ phải thu Để theo dõichặt chẽ việc thu tiền, cần liệt kê các khoản nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để theodõi và phân công đòi nợ, thông thường công việc này được giao cho bộ phận phụtrách bán chịu Ngoài ra, để giảm thiểu sai phạm, đơn vị có thể phân công cho hainhân viên khác nhau phụ trách kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp Tuynhiên, cần lưu ý rằng gian lận vẫn có thể xảy ra nếu họ thông đồng với nhau

Ngoài ra, nên thường xuyên thực hiện thủ tục gửi thông báo nợ cho kháchhàng Điều này, một mặt sẽ giúp cho các đơn vị nhanh chóng thu hồi các khoản phảithu, mặt khác còn giúp đơn vị xác minh và điều chỉnh kịp thời những chênh lệch(nếu có) giữa số liệu của hai bên Thủ tục gửi thông báo nợ có thể có thể thực hiện

định kỳ hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý trong năm, và dưới nhiều hình thứcnhư gửi mail, fax, gửi thư qua bưu điện hay nhân viên theo dõi công nợ của hai bêntrực tiếp đối chiếu với nhau.

- Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá: nếu khách hàng không hài lòngvới số hàng nhận được do sai quy cách hay kém phẩm chất, họ có thể gửi trả lại chođơn vị Vì thế, doanh nghiệp cần có một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhậnxét duyệt cũng như khấu trừ những khoản liên quan đến các hàng hoá này, và đơn

vị đã thiết kế một chứng từ riêng để phản ánh sự xét duyệt đối với hàng bị trả lạihay giảm giá, chứng từ này cũng được sử dụng làm căn cứ ghi sổ nghiệp vụ trên

- Dự phòng thu khó đòi: được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đãtiêu thụ trong kỳ này song không còn khả năng thu được cả trong tương lai

- Cho phép xoá sổ các khoản nợ không thu hồi được: khi không còn hyvọng thu hồi được các khoản nợ phải thu khách hàng, nhà quản lý có trách nhiệmxem xét để cho phép để cho phép hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép xoá sổcác khoản nợ này Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách Để tăngcường kiểm soát đối với việc xoá sổ nợ phải thu khó đòi, hạn chế các gian lận có thểphát sinh (ví dụ nhân viên chiếm dụng các khoản tiền mà khách hàng đã trả, sau đóche dấu bằng cách xoá sổ chúng như một khoản nợ khó đòi), đơn vị cần quy địnhchặt chẽ thủ tục xét duyệt vấn đề này

1.2 NỘI DUNG CÔNG TÁC KSNB ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng:

Những mục tiêu kiểm soát này được xây dựng trên các rủi ro mà doanhnghiệp có thể gặp phải trong quá trình thực hiện chu trình bán hàng – thu tiền

1.2.1.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với hoạt động bán hàng

Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ của nghiệp vụ bán hàng được thểhiện trong bảng sau:

Bảng 1.1 Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ của nghiệp vụ bán hàng

- Hóa đơn được đánh số thứ tự trước và xácđịnh rõ mục đích sử dụng

- Các bảng cân đối bán hàng – thu tiền hàngtháng gửi cho người mua được thực hiện độclập với kế toán

2 Mọi nghiệp vụ bán hàng đã

được ghi sổ

- Các chứng từ vận chuyển và hóa đơn bánhàng được đánh số trước và định rõ mụcđích sử dụng

3 Các nghiệp vụ bán hàng được

phê chuẩn đúng đắn

Việc phê chuẩn chung hoặc xét duyệt cụ thểtừng thương vụ phải qua các thể thức đúngđắn trên cả 3 mặt:

- Xét duyệt bán chịu trước khi vận chuyểnhàng bán

- Chuẩn y việc vận chuyển hàng bán

- Phê duyệt giá bán bao gồm cả cước phí vậnchuyển và chiết khấu

- Lập cân đối bán hàng – thu tiền hàng tháng

và gửi cho người mua

- Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bánhàng – thu tiền

1.2.1.2 Những sai phạm có thể xảy ra của chu trình bán hàng

Bảng 1.2 Sai phạm có thể xảy ra của chu trình bán hàng

Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra

Xử lý đơn đặt hàng

của khách hàng

- Đồng ý bán nhưng không có khả năng cung ứng

- Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơngiá hay một số điều khoản bán hàng hoặc nhầm lẫn giữa đơnđặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác

Xét duyệt bán chịu

- Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theochính sách bán chịu, dẫn đến mất hàng, không thu được tiền

- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu

để đẩy mạnh doanh thu bán hàng, làm cho doanh nghiệp phảigánh chịu rủi ro tín dụng quá mức

1.2.1.3 Thủ tục kiểm soát nhằm ngăn chặn rủi ro trong chu trình bán hàng

Tính hợp lý của doanh thu ghi sổ

Doanh thu bán hàng được xem là có thật khi nghiệp vụ bán hàng thực tế cóxảy ra Doanh thu được xác nhận khi công ty chuyển giao hàng hóa dịch vụ chokhách hàng và đã thu được tiền hay đã được chấp nhận thanh toán

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu:

- Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa trên các hóa đơn, chứng từ vận chuyển vàđơn đặt hàng đã được phê chuẩn

- Hóa đơn phải được đánh số thứ tự và được theo dõi, ghi chép đúng đắn

- Các bảng cân đối bán hàng - thu tiền được gửi hằng tháng cho khách hàng

và việc tiếp nhận ý kiến người mua được thực hiện độc lập với kế toán phụ trách

 Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn

- Xét duyệt bán chịu trước khi gửi hàng

- Phê duyệt giá bán và phương thức bán hàng, phương thức vận chuyển vàcác khoản chiết khấu

Các nghịêp vụ bán hàng được ghi sổ đầy đủ

- Thực hiện việc đánh số trước đối với những tài liệu và hoá đơn bán hàng,ghi lại tất cả những số liệu này

- Ghi chép ngay tất cả các nghiệp vụ vào hệ thống máy tính và gán mã duynhất cho nghiệp vụ bằng các ứng dụng của máy tính

- Đối chiếu số liệu từ hoá đơn vận chuyển với hoá đơn bán hàng, các sổsách kế toán có liên quan

Doanh thu bán hàng ghi sổ được đánh giá đúng

Các thủ tục kiểm soát có thể bao gồm:

- Giới hạn quyền truy cập đối với các file tới việc phê chuẩn của cá nhân

- In một bản danh sách sự thay đổi về giá để chính bộ phận phê chuẩn giákiểm tra lại

- Giới hạn việc phê chuẩn đối với giám đốc marketing hoặc một vài cá nhânkhác có trách nhiệm về giá bán

Doanh thu bán hàng được phân loại đúng đắn

- Sử dụng sơ đồ tài khoản đầy đủ, chi tiết cho các nghiệp vụ

- Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tài khoản

Doanh thu bán hàng được ghi sổ đúng lúc

Doanh thu phải được tính và ghi sổ ngay sau khi hàng đã được chuyển giao,

để tránh sự vô ý bỏ sót, không ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách Đểđảm bảo doanh thu được ghi sổ đúng kỳ, thủ tục kiểm soát chủ yếu là:

- So sánh ngày trên các hóa đơn vận chuyển với ngày trên bản sao hóa đơnbán hàng, sổ nhật ký bán hàng và các sổ khác có liên quan

- Đối chiếu chứng từ phát sinh với sổ sách kế toán khi cập nhật dữ liệu

Các nghiệp vụ bán hàng được ghi chép, tổng hợp và cộng dồn đúng

- Cách ly trách nhiệm ghi sổ nhật ký bán hàng và ghi sổ các khoản phải thu

- Gửi đều đặn các báo cáo hàng tháng cho khách hàng

1.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình thu tiền

1.2.2.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu tiền:

Bảng 1.3 Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền

ST

1 Các khoản thu tiền đã

Khoản tiền chiết khấu đã

được xét duyệt, phiếu

thu tiền được đối chiếu,

kí duyệt

- Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trướchạn

- Duyệt các khoản chiết khấu

- Đối chiếu chứng từ gốc và kí duyệt thu tiền

3

Tiền mặt thu được đã ghi

đầy đủ vào sổ quỹ và các

- Theo dõi chi tiết các khoản thu theo thương vụ

và đối chiếu với chứng từ bán hàng và thu tiền

5 Các khoản thu tiền được

phân loại đúng

- Sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan

hệ đối ứng cụ thể về thu tiền

- Soát xét, đối chiếu nội bộ việc phân loại, chú ýđịnh khoản đặc biệt

6 Các khoản thu tiền ghi

Các khoản thu tiền ghi

đúng vào sổ quỹ, sổ cái

- Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ

1.2.2.2 Những sai phạm có thể xảy ra của chu trình thu tiền:

Bảng 1.4 Sai phạm có thể xảy ra của chu trình thu tiền

Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra

Lập hóa đơn

- Bán hàng nhưng không lập hóa đơn

- Lập hóa đơn sai về giá trị, thông tin của khách hàng

- Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn

Ghi chép doanh

thu và theo dõi nợ

phải thu

- Ghi sai số tiền, ghi trùng hoặc ghi sót hóa đơn

- Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt

- Phản ánh doanh thu sai kỳ kế toán

- Quản lý nợ phải thu khách hàng kém nhưng chưa được xétduyệt

- Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ

1.2.2.3 Thủ tục kiểm soát nhằm ngăn chặn rủi ro trong chu trình thu tiền:

Các thủ tục kiểm soát nội bộ cần có để đạt được các mục tiêu về:

a Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận

- Cần cách ly trách nhiệm giữa nhân viên quản lý tiền mặt và ghi sổ sách

- Phân công công việc đối chiếu với ngân hàng độc lập với kế toán ngânhàng

b Các khoản chiết khấu được xét duyệt đúng đắn

- Chính sách về chiết khấu phải thực sự tồn tại trong công ty

- Các khoản chiết khấu phải được các cấp có thẩm quyền phê chuẩn và phùhợp với chính sách của công ty

c Tiền mặt thu được đã ghi sổ đầy đủ vào Sổ quỹ và Nhật ký thu tiền mặt

- Cách ly trách nhiệm giữa nhân viên thu tiền và kế toán tiền

- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quyđịnh cụ thể về chế độ nhận báo cáo kịp thời

- Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền

- Lập và gửi đều đặn bảng cân đối bán hàng - thu tiền cho khách hàng

- Kiểm tra nội bộ việc thu tiền: Đối chiếu giấy báo nhận tiền, bảng kê, giấybáo của ngân hàng với sổ sách tương ứng

d Các khoản thu tiền đã ghi sổ được đem gửi và ghi sổ theo số tiền nhận được

- Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ và đối chiếu chúng với mứcgiá đã duyệt trên các chứng từ bán hàng

- Đối chiếu độc lập, đều đặn sổ phụ với tài khoản ngân hàng

- Kiểm tra nội bộ việc định giá, các phép tính

e Các khoản thu tiền được phân loại đúng

- Sử dụng sơ đồ tài khoản đầy đủ

- Kiểm tra các chứng từ chứng minh các khoản thu tiền mặt và so sánh vớithực tế trên sơ đồ tài khoản

f Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ đúng thời gian

- Các nghiệp vụ thu tiền phải được quy định ghi sổ hàng ngày khi có chứng

từ chứng minh

- Cử nhân viên độc lập kiểm soát việc ghi sổ và thu tiền

g Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ đúng đắn và tổng hợp chính xác

- Cách ly trách nhiệm giữa việc ghi sổ nhật ký thu tiền mặt với việc ghi sổphụ các khoản phải thu và sổ quỹ

- Gửi đều đặn các khoản cân đối thu tiền cho khách hàng

- Đối chiếu các bút toán ở sổ quỹ với nhật ký thu tiền và sổ phụ

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu sẽ giúp các đơn vị đạt đượcmục tiêu Tuy nhiên trong một hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng chỉ đảm bảo hợp

lý chứ không hoàn toàn tuyệt đối Nó tồn tại những hạn chế, sai lầm nhất định đẫnđến không đạt mục tiêu Do vậy khi thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ, doanhnghiệp nên quan tâm đến những rủi ro có thể xảy ra trong hiện tại và tương lai để cóthể hạn chế nó ở mức tối đa

Chương 1 trình bày những vấn đề lí luận về kiểm soát nội bộ trong doanhnghiệp nói chung và đối với chu trình bán hàng- thu tiền nói riêng Đây chính là nềntảng để tiến hành việc nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trìnhbán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi Từ đó, luận vănđưa ra những giải pháp để tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chu trình này tạiđơn vị

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG

VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV & KT MINH NGHI