TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

CƠ SỞ DỮ LIỆU– Một sự sắp xếp các tập tin dữ liệu file có mối liên hệ với nhau tạo thành cơ sở dữ liệu database.. Mối quan hệ cấu trúc trong mô hình REA: – Mô hình dữ liệu REA mô tả một

Trang 1

C HƯƠNG 2

TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

TOÁN

Trang 2

MỤC TIÊU

• Hiểu rõ thế nào là cơ sở dữ liệu.

• Biết cách tạo một cơ sở dữ liệu theo mô

hình REA.

• Biết cách tổ chức dữ liệu theo hệ CSDL.

• Phân biệt các phương thức xử lý trong hệ thống xử lý bằng máy.

• So sánh được cách thu thập dữ liệu, xử lý

và lưu trữ dữ liệu bằng thủ công và trên

nền máy tính.

Trang 3

1 CƠ SỞ DỮ LIỆU

1.1 Cơ sở dữ liệu là gì?

• Là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu được lưu trữ

ở các thiết bị lưu trữ để có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng

Chương trình

1

Hệ quản trị CSDL

Chương trình

1

A,B,C D,E A,B,C

Trang 4

1.2 Các khái niệm:

a) Thực thể (Entity): là một sự vật, sự việc tồn tại và có

thể phân biệt được (Ví dụ: hàng hóa, nhân viên, mua hàng…)

b) Trường dữ liệu (Field): tập hợp tất cả thông tin về một

thuộc tính nào đó của thực thể (Ví dụ: Màu sắc, kích cỡ…)

c) Tệp tin (record): tập hợp toàn bộ thông tin về 1 thực

thể nhất định (Ví dụ: thông tin về mẫu mã, nơi sản

xuất,…của sản phẩm máy in hiệu Xeron trong dữ liệu hàng tôn kho)

d) Tập tin (file): tập hợp dữ liệu của nhiều thực thể có

chung một cấu trúc Thông thường tập tin được biểu diễn dưới dạng bảng

Trang 5

Ví dụ: dữ liệu tài sản được thể hiện trên bảng TAISAN

Trang 6

– Một sự sắp xếp các tập tin dữ liệu (file) có

mối liên hệ với nhau tạo thành cơ sở dữ liệu (database).

XƯỞNG MUA

HÀNG

Trang 7

2 HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU

(DATABASE MANAGEMENT SYSTEMS)

2.1 Khái niệm:

Hệ quản trị dữ liệu là một tập hợp các chương trình và dữ liệu cho phép người

sử dụng tạo lập và cập nhật các tập tin,

tuyển chọn và lấy thông tin, dữ liệu, cũng như lập các báo cáo dưới nhiều dạng

khác nhau.

Trang 8

2.2 Vai trò của Cơ sở dữ liệu:

• Cơ sở dữ liệu trong hệ quản trị CSDL được xem như là trung tâm nguồn

dữ liệu để sử dụng cho toàn hệ thống chứ không chỉ riêng cho một bộ phận nào

• Hệ quản trị CSDL (DBMS)

được xem như là mặt ngăn cách giữa CSDL và các ứng dụng khác

Trang 9

• Sự kết hợp giữa CSDL, hệ quản trị CSDL và các

chương trình chức năng tiếp cận

Trang 10

– Báo cáo linh hoạt.

– Hạn chế dữ liệu dư thừa và mâu thuẫn.

– Dữ liệu độc lập.

– Tăng hiệu quả quản trị dữ liệu.

– Hỗ trợ chức năng phân tích.

Trang 11

4 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU DỰA TRÊN

MÔ HÌNH REA

4.1.Khái niệm về mô hình REA:

• Mô hình dữ liệu REA được phát triển cho việc thiết kế hệ thống thông tin kế toán.

– Mô hình tập trung vào tính logic của các chu trình kinh doanh.

– Mô hình cung cấp chỉ dẫn cho việc nhận dạng

các thực thể trong CSDL và thiết lập cấu trúc

Trang 12

MÔ HÌNH REA 4.2 Các dạng cơ bản của thực thể:

• Nguồn: thành phần mà hệ thống tiếp nhận hay sử

dụng Thông thường là những vật có giá trị kinh tế

• Sự kiện: là hoạt động mà tổ chức tham gia

• Đối tượng: tham gia vào từng sự kiện Bao gồm

con người và tổ chức tham gia vào sự kiện và thông tin cần thiết để thiết lập, kiểm soát và đánh giá mục đích

Trang 13

MÔ HÌNH REA

4.3 Mối quan hệ cấu trúc trong mô hình REA:

– Mô hình dữ liệu REA mô tả một sơ đồ mối

quan hệ cơ bản của 3 loại thực thể là nguồn,

sự kiện và đối tượng.

– 3 quy tắc trong mối quan hệ cấu trúc:

• Quy tắc 1: mỗi sự kiện được liên kết ít nhất một nguồn có ảnh hưởng đến sự kiện đó

• Quy tắc 2: mỗi sự kiện được liên kết với ít nhất

Trang 14

Nguồn B

Trang 15

MÔ HÌNH REA

• Quy tắc 1: mỗi sự kiện được liên kết ít

nhất một nguồn có ảnh hưởng đến sự kiện đó.

• Sự kiện ảnh hưởng đến nguồn:

– Nếu sự kiện xảy ra làm cho nguồn tăng lên, gọi là sự kiện “nhận”.

– Nếu sự kiện xảy ra làm cho nguồn giảm xuống, gọi là sự kiện “cho”.

Trang 16

• Ví dụ: Mua hàng trả bằng tiền mặt

- Sự kiện “nhận” là hoạt động nhận hàng

- Sự kiện “cho” là hoạt động chi tiền mua hàng

- Nguồn hình thành là Hàng tồn kho và Tiền

MÔ HÌNH REA

Hàng tồn

kho

Nhận Hàng tồn

kho

Trang 17

MÔ HÌNH REA

• Không phải các sự kiện xảy ra cũng làm cho

nguồn thay đổi

• Nếu khách hàng đặt hàng nhưng chưa trả tiền và nhận hàng ta gọi là sự kiện “dự bị” Sự kiện này cũng được ghi nhận trong mô hình như là một sự kiện gián tiếp làm thay đổi nguồn lực

Trang 18

MÔ HÌNH REA

• Quy tắc 2: mỗi sự kiện được liên kết

với ít nhất một sự kiện khác.

– Sự kiện “cho” và “nhận” được liên kết với

nhau được gọi là mối quan hệ đối ngẫu.

– Mối quan hệ này thể hiện quy luật căn bản

trong kinh doanh đó là khi tham gia một hoạt động nào đó đều phải đánh đổi 1 hay nhiều

nguồn lực để có được nguồn lực khác.

– Mỗi chu trình kinh doanh đều có thể được mô

tả bằng mối quan hệ cho – nhận này.

Trang 20

Trang 21

MÔ HÌNH REA

• Quy tắc 3: mỗi sự kiện liên kết ít nhất 2

đối tượng.

– Tất cả mọi hoạt động của đơn vị đều có sự

góp mặt của nhân viên trong đơn vị với đối

tượng bên ngoài nên mỗi sự kiện diễn ra đều

có ít nhất 2 đối tượng tham gia.

Trang 22

– Bước 3: quyết định dạng cho các mối quan

hệ (một – một, một – nhiều, nhiều – nhiều)

Trang 23

Bước 1: nhận dạng sự kiện cần lấy

• Ví dụ: Ghi nhận thời gian nhân viên làm việc để tính lương

Trang 24

• Sự kiện “nhận” là hoạt động thu tiền.

• Sự kiện “cho” là hoạt động giao hàng.

• Sự kiện “dự bị” là nhận đơn đặt hàng của khách hàng

• Điền thông tin mua hàng và gửi đơn hàng không được xem

là sự kiện cho hay nhận hay sự kiện dự bị vì không làm cho

Trang 25

thông tin

• Các thực thể sự

kiện được

vẽ lần lượt từ trên

xuống

Bán hàng Đặt hàng

Trang 26

Bước 2: Nhận dạng nguồn lực chịu sự tác động bởi sự kiện và đối tượng tham

Khách hàng

Trang 27

Bước 3: quyết định dạng cho các mối

quan hệ.

– Cho biết một thực thể có bao nhiêu đối tượng liên quan đến đối tượng của thực thể khác.

• Ví dụ: Trong mỗi nghiệp vụ bán hàng của công ty,

có bao nhiêu khách hàng liên quan đến nghiệp vụ bán hàng

Trang 28

CÁC KÝ HIỆU LIÊN KẾT VÀ KIỂU QUAN

HỆ TRONG REA

– Các ký hiệu liên kết trong mô hình REA

• Ký hiệu cho giá trị zero: O

• Ký hiệu cho giá trị 1: |

• Ký hiệu cho giá trị lớn:

– Các dạng quan hệ:

• Quan hệ 1-1

• Quan hệ 1- n

• Quan hệ n-n

Trang 29

Trang 30

Trang 31

quan hệ.

Bán hàng Khách hàng

• Giá trị nhỏ nhất của thực thể bán hàng là giá trị zero.

• Ký hiệu này cho ta biết thông tin khách hàng có trong

cơ sở dữ liệu có thể không xuất hiện trong nghiệp vụ

Trang 32

quan hệ.

Bán hàng Khách hàng

• Giá trị lớn nhất của mối quan hệ về

phía khách hàng là giá trị 1.

• Điều này cho biết với mỗi hoạt động

bán hàng của công ty tối đa chỉ có một khách hàng tham gia.

Trang 33

Trang 34

quan hệ.

• Sự lựa chọn giá trị của mối quan hệ giữa các sự kiện, đối tượng hay nguồn còn tùy thuộc vào tính chất hoạt động thực tế của

mô hình.

• Cho nên dù các thực thể tham gia vào

hoạt động là giống nhau thì mối quan hệ

giữa các thực thể này ở mỗi công ty có

thể khác.

Trang 35

Trang 36

Trang 37

Trang 38

Trang 39

MÔ HÌNH REA

4.5 Chuyển đổi mô hình REA thành cơ sở dữ liệu quan hệ:

Bước 1: tạo bảng dữ liệu cho:

• Mỗi thực thể trong mô hình.

• Mối quan hệ nhiều – nhiều.

Bước 2: Đặt thuộc tính thích hợp cho từng bảng dữ

liệu

Bước 3: sử dụng khóa ngoại và khóa chính cho các

mối quan hệ một – một , một – nhiều và nhiều –

Trang 40

4.5 Chuyển đổi mô hình REA thành cơ

Trang 41

Trang 42

sở dữ liệu quan hệ:

Bước 2: Đặt thuộc tính thích hợp

cho từng bảng dữ liệu.

– Thu thập thuộc tính phải phỏng vấn người

quản lý để nhận dạng các nhân tố cần thêm

vào dữ liệu

– Nhận dạng thuộc tính tiêu biểu của bảng dữ liệu.

Trang 43

– Thông thường khóa chính là một thuộc tính đơn lẻ

– Tuy nhiên trong mối quan hệ nhiều – nhiều, khóa

chính là thuộc tính kết hợp của 2 thuộc tính đặc trưng của bảng dữ liệu

– Ví dụ: khóa chính của bảng dữ liệu bán hàng – hàng

Trang 44

Trang 45

Bước 3: Sử dụng khóa ngoại và khóa

Trang 46

• Mối quan hệ giữa khách hàng và bán hàng là

mối quan hệ một – nhiều Đặt khóa chính cho

thực thể mà giá trị tồn tại lớn nhất bằng 1 (khách hàng) và khóa ngoại cho thực thể tồn tại giá trị

nhiều (bán hàng).

Trang 47

Bán hàng HTK

• Hoặc là đặt khóa chính cho thực thể có giá trị nhỏ nhất

là 1 (bán hàng) và khóa ngoại cho thực thể có giá trị nhỏ nhất là zero (thu tiền)

Trang 48

5 TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN TRÊN NỀN

MÁY TÍNH

5.1 Mã hóa các thực thể mang dữ liệu

5.1.1.Ý nghĩa:

– Các ý nghĩa thực thể mang dữ liệu (hoạt động, đối

tượng, nguồn lực) sẽ được mã hóa để tạo tính duy

nhất, phân biệt giữa chúng với nhau

– Việc mã hóa sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu và truy xuất thông tin liên

quan đến các thực thể

– Tổ chức các hoạt động, đối tượng, nguồn lực để đáp ứng các yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin

Trang 49

5 TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN TRÊN NỀN

MÁY TÍNH

5.1 Mã hóa các thực thể mang dữ liệu

5.1.1 Các bước mã hóa:

Bước 1: Xác định các thực thể cần mã hóa.

Bước 2: Xác định quy luật tồn tại, thuộc tính hay

yêu cầu quản lý liên quan đến thực thể.

Bước 3: Lựa chọn các nội dung quản lý cần mã

hóa phù hợp với tính chất bộ mã.

Trang 50

– Gán 1 nhóm các con số mang một ý nghĩa nhất định:

ví dụ mã UPC bao gồm 6 số đầu là nhà sản xuất, 6

số sau là mã sản phẩm

– 934673 – 042659: nhà sx là Vinamilk, sản phẩm sữa tươi…

Trang 51

5.1.2 Các phương pháp mã hóa

c) Mã phân cấp:

– Gán một nhóm các con số mang ý nghĩa 1 vị trí, phân cấp

– Nhóm đứng trước là cấp trên của nhóm liền kề đó

• VD: 01-100-1240-> Mã công ty thành viên – Mã phòng ban -

mã nhân viên.

d) Mã gợi nhớ:

– Gán các kí tự vào trong nhóm để mang 1 ý nghĩa

Trang 53

5.2 Các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ

liệu

• Nhập liệu, ghi nhật ký (Recording): Nhập các

sự kiện phát sinh theo thời gian và hệ thống.

• Cập nhật, chuyển sổ (Update): tác động, thay

đổi các dữ liệu lưu trữ (Số dư tài khoản, số dư

chi tiết KH…) sau khi sự kiện xảy ra.

• Khai báo (Mainternance): đảm bảo duy trì các

dữ liệu về các đối tượng thường dùng (khách

Trang 54

5.3 Các hoạt động xử lý dữ liệu

 Cập nhật dữ liệu (updating)

 Thay đổi dữ liệu (changing)

 Thêm mới dữ liệu (adding)

 Bỏ dữ liệu (deleting)

Trang 55

5.4 Phương pháp xử lý dữ liệu

5.4.1 Theo thời gian thực (Real - time)

• Sự kiện được ghi nhận ngay sau khi phát sinh

(vào tập tin nghiệp vụ)

• Khi dữ liệu được nhập, sẽ kiểm tra các dữ liệu

trong tập tin chính liên quan(khách hàng, hàng

tồn kho…)

• Các tập tin chính liên quan được cập nhật ngay.

• Có thể xem các báo cáo liên quan đến sự kiện (bảng kê, báo cáo số dư khách hàng, hàng tồn kho, báo cáo tổng hợp…) ngay sau khi được

Trang 56

Xử lý ngay theo thời gian thực

On- line Real time Processing

Nhập nghiệp

vụ ngay khi xẩy ra

Xử lý dữ liệu ngay khi xẩy raCập nhật tập tin chính

• In báo cáo

•TT chính

Trang 57

5.4.2 Theo lô (Batch)

• Sự kiện được tập hợp theo lô khi phát sinh (chưa được nhập vào máy)

• Tính toán số tổng cộng của lô chứng từ (Số kiểm soát)

• Các chứng từ trong lô lần lượt được nhập vào máy

• Đối chiếu số tổng của lô (do chương trình tính) với số

kiểm soát (tính trước khi nhập liệu), kiểm tra thông tin

trên báo cáo kiểm soát lô

• Chuyển lô để cập nhật các tập tin chính liên quan

• Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được

Trang 58

Xử lý theo lô -Batch Processing

Nhập lô chứng từSắp xếp tập tin

Lưu DL trong tập tin tạm

• Xử lý tất cả các lô

•Cập nhật tập tin chính

• In báo cáo



•TT chính

Trang 59

5.4.3 Nhập liệu theo thời gian thực, xử lý theo lô:

• Sự kiện được nhập vào máy khi phát sinh, do đó sẽ

không tính toán số kiểm soát lô

• Các nghiệp vụ sau khi được nhập vào sẽ “nằm chờ” mà không được cập nhật vào các tập tin chính liên quan

• Kiểm tra các nghiệp vụ đang trong tình trạng “chờ” trước khi cập nhật

• Cập nhật một nhóm các nghiệp vụ đang nằm chờ vào

các tập tin chính liên quan

• Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được

Trang 60

Xử lý tập tin tạm

Cập nhật tập

• In báo cáo

•TT chính



Trang 61

Ví dụ xử lý DL theo lô

• Tập tin trước cập nhật

• Tập tin nghiệp vụ

111 111 113

+2.700.000 -2.000.000 + 400.000

Trang 62

• Xử lý cập nhật tập tin

• Tập tin chính

111 1.000.000

• Tập tin nghiệp vụ

111

111 113

+2.700.000

-2.000.000 + 400.000

Bước Họat động xử lý

6 Đọc tập tin ngh.vụ

7 So sánh; Không phù hợp;

Ghi 111 vào TT chínhï

Trang 63

• Xử lý cập nhật tập tin

Đọc tập tin chính ï

So sánh; Không phù hợp;

Ghi 112 vào TT chínhï

Đọc tập tin nghiệp vụ ï

So sánh, 131>113 nên mẩu tin

Ngh.vụ 113 ghi vào TT DL sai sót

12

Trang 64

• Tập tin sau cập nhật

• Tập tin sai sót

TK Số tiền

Trang 65

5.5 Lưu trữ dữ liệu trên tập tin

KH-01 Chase Mahattan 29 Lê Duẩn Q1

khách hàng Dữ liệu tham chiếu Dữ liệu tổng hợp

Trang 66

5.5.1 Tập tin chính (Master File)

• Lưu trữ các dữ liệu ít thay đổi về các đối tượng trong và ngoài hệ thống VD: khách hàng, hàng hóa…

• Không chứa các dữ liệu về các sự kiện phát sinh

• Các dữ liệu lưu trữ có thể là các dữ liệu tham chiếu hay

Trang 67

5.5.2 Tập tin nghiệp vụ (Transaction File)

• Lưu trữ các dữ liệu về các sự kiện VD: đặt hàng, bán hàng, thu tiền…

• Luôn chứa trường NGÀY của SỰ KIỆN

• Luôn chứa các dữ liệu về giá cả, số lượng liên quan đến

sự kiện

Số hóa

đơn

Ngày Hóa

Trang 68

Lợi ích:

• Giảm thời gian nhập liệu.

• Tránh lưu trữ trùng lắp dữ liệu.

• Tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu

• Tiện lợi cho các hoạt động bảo quản dữ

liệu

Trang 69

6 SO SÁNH TỔ CHỨC DỮ LIỆU THỦ CÔNG VÀ

MÁY TÍNH AIS thủ công AIS trên nền máy tính

nghiệp vụ

Trang 70

Chứng từ Ghi sổ

nhật ký

Chuyển sổ

Lập Báo cáo

Trang 71

Nhập liệu các hoạt động liên quan

Các tập tin lưu trữ dữ liệu

Nhập liệu Chứng từ

Thông tin theo yêu cầu

Trang 72

6 SO SÁNH TỔ CHỨC DỮ LIỆU THỦ CƠNG VÀ MÁY TÍNH

• Tay

Phải thu khách hàng

KH Tiền Thực hiện

A 10.000.000 HĐ 35

• Ví dụ: 2/1 ký hợp đồng số 01 bán chịu cho khách hàng

A 300 Sl hàng hóa CC, số tiền 10 triệu đồng Ngày 4/1 thực hiện hợp đồng, đơn vị đã phát hành hóa đơn 35

Theo dõi hợp đồng

HĐ KH Tiền Thực hiện

01 A 10.000.000 HĐ 35

Sổ nhật ký bán hàng

Sổ cái TK 131

H.Đồng H oá đơn

Ghi chép Ghi chép Ghi chép

Ghi chép

Trang 74

6 SO SÁNH TỔ CHỨC DỮ LIỆU THỦ CƠNG VÀ

MÁY TÍNH

 Ghi chép dữ liệu nhiều lần

 Lưu trữ trùng lắp, Có thể

dẫn tới mâu thuẫn dữ liệu

 Không chia sẻ dữ liệu

 Ghi chép một lần

 Lưu trữ không trùng lắp, không dẫn tới mâu thuẫn dữ liệu

 Chia sẻ dữ liệu

Khác nhau cơ bản là do phương pháp tổ

chức các tập tin trong cơ sở dữ liệu

Định dạng
Số trang	74
Dung lượng	578,5 KB