chuong I - phan tich va thiet ke to chuc kII

Quan niệm về tổ chức Tổ chức là một sự sắp xếp mang tính xã hội theo đuổi mục tiêu tập thể, kiểm soát hoạt động riêng của tổ chức, có ranh giới phân biệt với môi trường bên ngoài.. Khái

Môn học:

Phân tích và thiết kế

tổ chức hành chính nhà nước

(75 tiết) GV: Th.S Nguyễn Thị Ngọc Lan

Bộ môn QL&PTTCBMNN Khoa Tổ chức & Quản lý nhân sự Email:ngoclannapa2005@yahoo.com

Đt: 0983508279

Nội dung chương trình

 Chương 1: Tổng quan chung về tổ chức

 Chương 2: Phân tích tổ chức

 Chương 3: Các mô hình phân tích tổ chức

 Chương 4: Tổng quan về thiết kế tổ chức

 Chương 5: Thiết kế mới tổ chức

 Chương 6: Thiết kế lại tổ chức

 Chương 7: Thiết kế hợp nhất, sáp nhập tổ chức

Chương I

Tổng quan chung về tổ

chức

2.1 Quan niệm về cơ cấu tổ chức

2.2 Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức

 Tổ chức là một hệ thống xã hội được tạo

thể, phát sinh một lực tổng hợp tác

động cùng chiều lên một đối tượng

nhằm đạt mục tiêu.

Quan niệm về tổ chức

nhiều người, phối hợp với nhau nhằm đạt được những mục tiêu chung.

với nhau để đạt mục đích chung (nhà thờ, CLB).

Quan niệm về tổ chức

 Tổ chức là một sự sắp xếp mang tính xã hội theo đuổi mục tiêu tập thể, kiểm soát hoạt động riêng của tổ chức, có ranh giới phân biệt với môi trường bên ngoài.

 Tổ chức là một đơn vị xã hội, được điều

phối một cách có ý thức, có phạm vi

tương đối rõ ràng, hoạt động nhằm đạt

được một hoặc nhiều mục tiêu chung.

tương đối rõ ràng; hoạt động nhằm đạt được một hoặc nhiều mục tiêu chung.

Môi trường bên ngoài

trình

Quản lý

Tổ chức

là một

hệ thống

Tổ chức là m

ột hệ thống.p pt

tố liên quan như quyền lực

 Mức độ phi tập trung hóa

 Chuyên môn hóa

 Các hoạt động liên quan

đến đào tạo, phát triển.

 Từ khía cạnh về bối cảnh

 Văn hóa

 Môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức

 Mục tiêu, mục đích

 Quy mô

 Công nghệ

Các quan điểm tiếp cận nghiên cứu tổ chức

II Cơ cấu tổ chức

Khái niệm cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức được hiểu là cấu trúc

bên trong và các quan hệ giữa các cá nhân, bộ phận cấu thành tổ chức nhằm đảm bảo cho tổ chức vận hành tốt, đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Khái niệm cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận

(đơn vị và cá nhân) có mối liên hệ và

quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn

Lịch sử hình thành cơ cấu tổ chức

Về phương diện lịch sử, ngay từ khi bắt đầu

thành lập các công ty, các nhà buôn đã coi

cơ cấu tổ chức như là mọt cách để phân biệt

“nhân tài” và sử dụng nó như một cách thức khuyến khích phát triển tài năng Sự ra đời của cơ cấu tổ chức như là một sự sắp đặt

các bộ phận, phòng ban để hoàn thiện chức năng của công ty thông qua phối, hợp tác

Ý nghĩa của cơ cấu tổ chức

ràng công việc và người lao động có thể hiểu trách nhiệm cũng như nhiệm

vụ của họ trong mối quan hệ với mục tiêu của tổ chức

Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo

- Việc xác định các chức năng cụ thể phải phù hợp với các chức năng cơ bản của tổ chức;

- Phải có chủ thể đảm nhận chức năng đã được xác định;

- Không trùng lắp chức năng, nghĩa là không thể có nhiều bộ phận cùng đảm nhận một chức năng;

- Một bộ phận hoặc cá nhân có thể bố trí đảm nhiệm một số chức năng gần giống nhau hoặc có quan

hệ hữu cơ với nhau, nhưng phải đảm bảo kỹ năng

Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức

 Chuyên môn hóa công việc

 Sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ

của cơ cấu

Chuyên môn hóa công việc

chuyên môn riêng biệt của mình trong toàn bộ công việc của tổ chức

hoạt động đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho từng người => biến họ thành các chuyên gia

Chuyên môn hóa công việc

chán và bất mãn.

 Mở rộng công việc (Job enlargement)

 Làm phong phú công việc (Job enrichment)

Phân chia tổ chức thành các bộ phận

 Phản ánh quá trình chuyên môn hóa và hợp

nhóm các công việc;

 Nhiệm vụ và các chức năng hoạt động của tổ

chức theo chiều ngang để giao phó cho các nhà quản trị phụ trách

 Nếu không biết cách phân chia tổ chức thành

các bộ phận thì sự hạn chế về số thuộc cấp có thể quản trị trực tiếp sẽ làm hạn chế quy mô của

tổ chức;

 Việc hợp nhóm các hoạt động và con người để

Quyền hạn và trách nhiệm

 Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá

trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí

Cấp bậc và phạm vi quản lý

và bộ phận mà nhà quản lý có thể kiểm soát hiệu quả.

 Tầm quản lý rộng  số đầu mối quản lý ít

 Tầm quản lý hẹp  số đầu mối quản lý

nhiều

Để xác định tầm quản lý phù hợp, cần xem xét các tương quan:

 Tầm quản lý và trình độ của cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận;

 Tính phức tạp của hoạt động quản lý và tầm

quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch;

 Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh

lệnh của cấp dưới với tầm quản lý có quan hệ tỷ

lệ thuận;

 Tầm quản lý và sự rõ ràng trong xác định nhiệm

vụ, quyền hạn, trách nhiệm có quan hệ tỷ lệ

thuận;

 Năng lực của hệ thống thông tin có tác động

đến tầm quản lý

Tập trung và phân quyền trong

quản lý tổ chức

 Tập trung là phương thức tổ chức trong đó

mọi quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản trị cao nhất của tổ chức

 Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc

 Ủy quyền là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh

Mức độ phân quyền lớn khi

 Tỷ trọng các quyết định được đề ra ở cấp quản lý thấp hơn càng lớn;

 Các quyết định đề ra ở các cấp thấp càng quan trọng;

 Phạm vi tác động bởi các quyết định được ban hành ra ở các cấp dưới càng lớn;

 Mức độ độc lập trong kiểm tra quá trình ra quyết định;

Sự phối hợp giữa các bộ phận,

phân hệ của cơ cấu

của những con người, bộ phận, phân hệ

và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu của tổ chức.

hoạt động của các bộ phận bên trong

Để đạt được sự phối hợp:

 Xây dựng được các kênh thông tin

ngang, dọc; lên, xuống thông suốt giữa các bộ phận và các cấp độ tổ chức.

 Duy trì được mối liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong mỗi bộ phận riêng lẻ;

 Duy trì được mối liên hệ giữa tổ chức với môi trường trực tiếp và gián tiếp.

2 Các kiểu cơ cấu

Theo phương thức hình thành

các bộ phận

- Cơ cấu đơn giản

- Cơ cấu chức năng

- Cơ cấu theo sản phẩm – khách hàng – địa lý

- Cơ cấu ma trận

Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng

Thủ trưởng cơ quan

Người điều hành chức năng

Người điều hành chức năng

Mối quan hệ trực tiếp, chỉ huy:

Mối quan hệ hỗ trợ, cung

Giám đốc sản xuất thuốc kháng sinh

Giám đốc sản xuất thuốc bổ các loại

Giám đốc sản xuất thuốc dân tộc

Giám Đốc

Phòng Marketing nhân sự Phòng kinh doanh Phòng tài chính Phòng

KV

kinh doanh

tổng hợp

KV hàng hóa trẻ em

KV dụng cụ CN KV hàng điện tử Kỹ thuật

Sản xuất

Kế toán Bán hàng

Kỹ thuật Sản xuất

Kế toán Bán hàng

CCTC theo sản phẩm

CCTC theo khách hàng:

Tổng giám đốc

Ngân hàng đô thị

công cộng

Ngân hàng hợp tác xã

Ngân hàng sự nghiệp

Cho vay bất động Ngân hàng

Tổng Giám Đốc

Vùng phía

Bắc Vùng miền Trung

Vùng trung tâm TP.HCM

Vùng Đông Nam Bộ

Vùng Tây Nam Bộ

CCTC theo địa lý:

Tổng giám đốc

Tổng giám đốc

Khu vực châu Á

Tổng giám đốc Khu vực Bắc Mỹ

Tổng giám đốc Khu vực châu Âu

Các giám đốc chức năng

Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý

Dự án A

Dự án B

Dự án C

Dự an D

Theo các mối quan hệ quyền hạn được sử dụng

- Cơ cấu trực tuyến

- Cơ cấu trực tuyến – tham mưu

- Cơ cấu trực tuyến – chức năng

Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến

Thủ trưởng cơ quan

Người điều hành

trực tuyến

Người điều hành trực tuyến

Người điều hành trực tuyến

Cơ cấu tổ chức trực tuyến - tham mưu

Thủ trưởng cơ quan

Người điều

hành trực

tuyến

Người điều hành trực tuyến

N V

N V

N V

Người điều hành trực tuyến

N V

N V

N V

Người điều hành tham mưu

N V

N V

N V

Mô hình cơ cấu tổ chức nằm ngang

LuËt s

Tr ëng v¨n phßng luËt

LuËt s LuËt s

…

Mô hình cơ cấu tổ chức theo thứ bậc

Nhà trung gian

Nhà sản xuất Nhà thiết kế Nhà thiết kế

Nhà cung cấp Nhà phân phối

Cơ cấu tổ chức theo mạng

Theo quan điểm tổng hợp

- Cơ cấu cơ học (hành chính máy móc)

- Cơ cấu hữu cơ linh hoạt

Cơ cấu tổ chức linh hoạt, hữu cơ

Môi trường Chiến lược

Con người Văn hóa

Tổ chức

Kỹ thuật