Những quy định của pháp luật trong lưu trữ và bảo quản tài liệu kế toánGiảng viên : Đỗ Thị Minh Phượng

Tài liệu trong kế toán và việc lưu trữ tài liệu kế toán Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm

Những quy định của pháp luật

trong lưu trữ và bảo quản tài liệu kế toán

Giảng viên : Đỗ Thị Minh Phượng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Học Viện Ngân Hàng

Bài ngiên cứu – Thảo luận

Company Logo

Nắm rõ các quy định của pháp luật để thực hiện đúng theo pháp luật

2 Những loại tài liệu kế toán cần lưu trữ

3 Trách nhiệm của việc lưu trữ tài liệu kế toán

1 Yêu cầu trong lưu trữ tài liệu kế toán

2 Thời hạn và thời điểm tính hạn lưu trữ

3 Nơi lưu trữ

4 Xử lí tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại

5 Tiêu hủy và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán

I Tài liệu trong kế toán và việc lưu trữ tài liệu

kế toán

Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế

toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán

quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm

tra kế toán và tài liệu khác có liên quan

đến kế toán

Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập,

chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống

kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Hoạt động lưu trữ tài liệu kế toán là hoạt động thu thập chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu kế toán lưu trữ

1 Khái niệm

Những loại tài liệu kế toán cần lưu trữ

Lĩnh vực kế toán nhà nước Lĩnh vực hoạt động kinh doanh

- Các tài liệu liên quan đến nhận và sử

dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên

quan đến nghĩa vụ thuế đối với Nhà

nước.

- Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; quyết định miễn giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế; tài liệu liên quan đến chuyển đổi hình thức sở hữu.

Giống nhau:

•Chứng từ kế toán.

•Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

•Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị.

•Các loại hợp đồng.

•Tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm toán.

•Tài liệu liên quan đến chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động.

•Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và các tài liệu kế toán khác có liên quan đến

kế toán.

•Tài liệu liên quan đến kiểm kê, đánh giá tài sản

I Tài liệu trong kế toán và việc lưu trữ tài liệu

kế toán

3 Trách nhiệm trong việc lưu trữ tài liệu kế toán.

lưu trữ tài liệu kế toán.

•Đơn vị kế toán có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế

toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho tổ chức, cá

nhân theo quy định của pháp luật.

7/31

I Tài liệu trong kế toán và việc lưu trữ tài liệu

kế toán

II Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán

1 Yêu cầu trong lưu trữ tài liệu kế toán

Tài liệu lưu trữ phải là bản chính

Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai

tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc

kế toán

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách

nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Đối với chứng từ kế toán chỉ có 1 bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở cả hai nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp theo quy định tại Đ11 NĐ129

đối với kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh hoặc theo quy định tại Đ18 NĐ128 đối với kế toán Nhà nước

II Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán

2.Thời hạn và thời điểm tính hạn lưu trữ

a Thời hạn

•Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

•Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý

nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

9/31

VD: Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định

Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, sáp

nhập, chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán… (được quy

định cụ thể tại Đ38 NĐ128 và Đ31 NĐ129)

2.Thời hạn và thời điểm tính hạn lưu trữ

b.Thời điểm tính hạn lưu trữ

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định

tại Đ37 và K1, 2, 5.Đ38 NĐ128 và thời điểm tính thời hạn lưu trữ

đối với tài liệu kế toán quy định tại Đ30 và K1, 2, 5.Đ31 và Đ32

NĐ129 được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định

tại K3.Đ38 NĐ128 và K3.Đ31 NĐ129 được tính từ ngày báo cáo

quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt.

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định

tại K4 và tài liệu, hồ sơ kiểm toán quy định tại K6.Đ38 NĐ128 và

K6.Đ31 NĐ129 được tính từ khi kết thúc công việc.

II Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán

3 Nơi lưu trữ

•Tài liệu kế toán của đơn vị kế toán được lưu trữ tại kho của đơn vị đó,

nếu đơn vị không tự lưu trữ được thì phải thuê các tổ chức lưu trữ tài

liệu theo quy đinh pháp luật

•Các đơn vị kế toán bị chia, tách, sát nhập đươc lưu trữ tại đơn vị mới

thành lập

•Các đơn vị kế toán chấm dứt hoạt động thì được lưu trữ tại nơi theo

quyết định của cơ quan quyết định chấm hoạt động

•Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn phải lưu trữ theo quy định của pháp luật

•Với các doanh nghiệp vốn đầu tư nước ngoài, văn phòng đại diện các

doanh nghiệp nước ngoài thì các tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại

các đơn vị kế toán trong lãnh thổ Việt Nam Sau khi kết thúc hoạt động ở Viêt Nam thì tài liệu đươc lưu trữ tại nơi theo quyết định của người đại

diện theo pháp luật của đơn vị kế toán

11/31

II Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán

4 Xử lí tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại

•Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng,

nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại và thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

•Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

•Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán

để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại;

•Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất

II Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán

5 Tiêu hủy và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán

a Tiêu hủy

•Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì được

phép tiêu huỷ, trừ khi có quyết định khác của cơ quan Nhà nước

có thẩm quyền.

•Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán

đó thực hiện tiêu huỷ.

•Mỗi đơn vị kế toán thực hiện tiêu huỷ tài liệu kế toán bằng hình

thức tiêu huỷ tự chọn tùy theo điều kiện của đơn vị.

13/31

5 Tiêu hủy và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán

b Thủ tục tiêu hủy

•Người đại diện pháp luật cho đơn vị kế toán thành lập ‘‘Hội đồng Người đại diện pháp luật cho đơn vị kế toán thành lập ‘‘ Hội đồng

tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời gian lưu trữ ’’ bao gồm: lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng, đại diện bộ phận lưu trữ.

•Kiểm kê, đánh giá, phân loại từng loại tài liệu, lập ‘‘Danh mục tài Kiểm kê, đánh giá, phân loại từng loại tài liệu, lập ‘‘ Danh mục tài

liêu kế toán tiêu hủy ’’ và ‘‘Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết ’’ và ‘‘ Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết

thời hạn lưu trữ ’’ ngay sau khi tiêu hủy.

II Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán

CÂU HỎI

1 Cty TNHH Một Con Sáu tại Đồng Nai dự định mở chi nhánh

hạch toán phụ thuộc tại Hà Nội Cục thuế hướng dẫn Cơ quan

thuế Hà Nội sẽ kiểm tra chứng từ chi phí tại Hà Nội Cục thuế

Đồng Nai chỉ kiểm tra các chứng từ phát sinh tại Đồng Nai Như vậy nếu Cơ quan thuế Hà Nội yêu cầu cung cấp chứng từ kiểm

tra chi phí thuế TNDN, thì Cty phải đem hết chứng từ từ Nam ra Bắc để phục vụ kiểm tra?

15/31

ĐÁP ÁN

 SAI

Theo Đ29 NĐ129 thì tài liệu kế toán của đơn vị kế

toán nào phải được lưu trữ tại kho của đơn vị kế

toán đó Cơ sở hạch toán phụ thuộc của cty TNHH

Một Con Sáu ở Hà Nội nộp thuế và chịu sự kiểm tra

của Cơ quan thuế HN Trong trường này, các tài

liệu kế toán của cơ sở này được được lưu trữ ở cả

hai và một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng

từ sao chụp (theo quy định tại Đ11 NĐ129 đối với

kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh)

CÂU HỎI

đầu tư vào lĩnh vực khác nên cty bị giải thể Vì cho rằng cty

đã thực hiện hết những nghĩa vụ với người lao động, nhà

nước, chủ nợ và tuân thủ đúng trình tự thủ tục về giải thể vậy nên những tài liệu kế toán của công ty là không còn cần thiết nứa Ông Sáu quyết định cho tiêu hủy toàn bộ số tài liệu ấy.

17/31

ĐÁP ÁN

SAI

Tài liệu của cty TNHH Hai Con Sáu phải được lưu

trữ theo quy định tại K5 Đ40 LKT03 Khi chưa hết

thời hạn lưu trữ thì cty chưa được tiêu hủy (theo

Đ35 NĐ129)

CÂU HỎI

3 Cty TNHH Ba Con Sáu có 80% vốn là của tập đoàn SBC -

Lào Đến hết kỳ kế toán, GĐ Cty cho chuyển toàn bộ số tài

liệu kế toán về Lào để lưu trữ và giữ lại bản sao chụp có xác

nhận tại Việt Nam.

19/31

ĐÁP ÁN

SAI

Tài liệu kế toán của cty TNHH Ba Con Sáu phải được lưu trữ

trên lãnh thổ Việt Nam trong thời gian cty hoạt động theo

Giấy phép thành lập được cấp (Đ29 NĐ129) và bản lưu trữ

phải là bản chính (Đ40 LKT03)

CÂU HỎI

2012 đã bị cháy mất rất nhiều hóa đơn, chứng từ Do thấy số

tài liệu bị cháy đó có nhiều tài liệu không còn cần thiết với

hoạt động hiện tại của cty nên GĐ cty quyết định chỉ cần phục

hồi số tài liệu kế toán của năm hiện hành (2012).

21/31

ĐÁP ÁN

SAI

Theo quy định tại Đ41 LKT03, Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất

hoặc bị huỷ hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc

sau đây:

1 Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại và thông báo cho tổ

chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

2 Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

3 Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán

để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị

huỷ hoại;

4 Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể

Thank You

23/31