PTC-ERP_TaiLieuDaoTao_TR_v0 02

NỘI DUNG 1 Tổng quan về phân hệ vận tải 2 Quy trình quản lý vận tải xăng dầu 3 Quy trình cấp phát nhiên liệu 4 Quy theo dõi định ngạch... Một số thông tin trong cung đường Các thông tin

CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC VIỄN THÔNG PETROLIMEX TÀI LIỆU ĐÀO TẠO

PHÂN HỆ VẬN TẢI TỔNG CÔNG TY DỊCH VỤ XĂNG DẦU PETROLIMEX

NỘI DUNG

1 Tổng quan về phân hệ vận tải

2 Quy trình quản lý vận tải xăng dầu

3 Quy trình cấp phát nhiên liệu

4 Quy theo dõi định ngạch

 Ghi nh n các chuy n v n t i hàng hóa đã th c hi n  ậ ế ậ ả ự ệ

 Th c hi n tính toán c ự ệ ư ớ c v n t i, các phí liên quan  ậ ả

Các thông tin cần theo dõi trên một phương tiện:

Thông tin về danh mục phương tiện vận tải

- Các thông tin khác như: Hầm hàng,

dung tích chi tiết, số xe …

Danh mục loại xe: Tranportation/Từ điển/Loại xe

Thông tin về danh mục phương tiện vận tải

Danh mục phương tiện vận tải

Đường dẫn: Tranportation/Từ điển/Danh sách phương tiện

Một số thông tin trong cung đường

Các thông tin cần chuẩn bị trước để khai báo một cung đường

trên hệ thống:

- Cấp loại đường và tỷ lệ quy đổi về

đường cấp 1

- Danh mục khu vực vận tải

- Danh mục địa điểm

- …

Các thông tin sẽ theo dõi và khai báo cố định trong cung đường:

Cự ly, điểm lấy – trả hàng, chi tiết các đoạn đường, đơn giá cước, lệ phí cầu đường

Danh mục cấp loại đường

Danh mục loại xe: Tranportation/Từ điển/Cấp loại đường

Đường dẫn: Tranportation/Từ điển/Danh mục cung đường

Danh mục cung đường

2 Quy trình quản lý vận tải xăng dầu

Mục đích

- Quản lý, ghi nhận các chuyến vận tải xăng dầu đã thực hiện

- Thực hiện tính toán cước vận tải và các chi phí liên quan

Phạm vi

Quy trình được áp dụng tại PKDVT/Đội xe phát sinh nghiệp

vụ vận tải

2 Quy trình quản lý vận tải xăng dầu

2.1 Tạo kế hoạch vận tải xăng dầu

Đường dẫn: Transportation/Chuyến hàng/Lập kế hoạch (XDS) – KH01

Sau khi nhập đẩy đủ thông tin bấm Save để lưu chứng từ, hệ thống sẽ báo kế hoạch đã

được tạo thành công như hình:

2.2 Cập nhật chuyến vận tải xăng dầu

Đường dẫn: Transportation/Chuyến hàng/Lập chuyến hàng (XDS) – TR11

Hệ thống cho phép tham chiếu tới các kế hoạch đã tạo

2.2 Cập nhật chuyến vận tải xăng dầu

Sau khi bấm thực hiện hệ thống sẽ Copy các thông tin từ kế hoạch

Màn hình Tab chi tiết vận tải (Đây là màn hình nhập liệu chính), các tab khác phục vụ mục đích kiểm tra các thông tin cần tính toán, bổ sung khác

…

2.2 Cập nhật chuyến vận tải xăng dầu

Thông tin tab cước vận tải: Đây là tab tính toán cước vận tải phải thu của khách hàng

Công thức tính:

Cước = Số lượng tính cước * Đơn giá

2.2 Cập nhật chuyến vận tải xăng dầu

Thông tin Tab Lương: Tính toán lương của chuyến vận tải theo công thức:

Lương = Số lượng tính lương * Đơn giá lương * Hệ số điều chỉnh lương * Hệ số

dung tích tính lương

2.2 Cập nhật chuyến vận tải xăng dầu

Thông tin Tab Nhiên liệu: Tính toán lương của chuyến vận tải theo công thức:

Nhiên liệu = (Cự ly có hàng * ĐM có hàng + Cự ly không hàng * ĐM không hàng)

* Hệ số điều chỉnh /100, trong đó:

+ Cự ly có hàng = Cự ly quy đổi cung dài nhất + Km điều chỉnh NL

+ Cự ly không hang = Cự ly quy đổi cung dài nhất + Km điều chỉnh NL

2.2 Cập nhật chuyến vận tải xăng dầu

Thông tin Tab Phí cầu đường trả lái xe: Phí cầu đường lấy theo cung dài nhất của

chuyến vận tảiĐây lá phí sẽ thống kê để trả cho lái xe

2.2 Cập nhật chuyến vận tải xăng dầu

Thông tin Tab Phí cầu đường thu của khách: Phí cầu đường thu của khách hang

Lấy theo cung dài nhất của khách hàng đó trong chuyến vận tảiTrong trường hợp đơn giá cước đã có phí cầu đường  thông tin trên tab này sẽ trống

2.2 Cập nhật chuyến vận tải xăng dầu

Thông tin Tab Điều chỉnh, bổ sung: Điều chỉnh khác cho chuyến vận tải

Sau khi nhập liệu xong bấm hoặc tổ hợp phim Ctrl + S để lưu chứng từ

2.3 Viết hóa đơn vận tải

Đường dẫn: Transportation/Chuyến hàng/Xuất hóa đơn vận tải – TRX

Tab Tiền hàng: Khi chọn khách hàng hệ thống sẽ liệt kê tất cả các chứng từ vận tải chưa

xuất hóa đơn

Logic chung: Phần mềm sẽ liệt kê và cộng theo xe tất cả các chuyến hàng (chứng từ

TR11) chưa viết hóa đơn tính Đền ngày chứng từ trên màn hinh

2.3 Viết hóa đơn vận tải

Nhập thông tin hóa đơn đầu ra ở Tab Hóa đơn:

3 Quy trình cấp phát nhiên liệu

Mục đích

- Quản lý việc cấp phát nhiên liệu cho các chuyến vận tải

- Quyết toán chi phí nhiên liệu cho từng phương tiện

Phạm vi

 Quy trình được áp dụng tại PKDVT/Đội xe phát sinh

nghiệp vụ vận tải

3 Quy trình cấp phát nhiên liệu

Đường dẫn: Transportation/Nhiên liệu/Phiếu cấp phát nhiên liệu – 600

Sau khi nhập liệu bấm Save (Ctrl + S) để tạo phiếu trên hệ thống, có thể chọn in trực

tiếp từ chứng từ đã tạo

3.1 Tạo phiếu cấp phát nhiên liệu

Đường dẫn: Transportation/Nhiên liệu/Mua sử dụng trực tiếp – 601

3.2 Nhập nhiên liệu theo hóa đơn

Tab hóa đơn VAT: Nhập thông tin theo hóa đơn Chọn nhà cung cấp  Chọn số phương tiện hệ thống sẽ liệt kê các phiếu cấp nhiên liệu

đã viết cho số phương tiện, sau đó ta có thể sửa lại các thông tin chi tiết

Đường dẫn: Transportation/Nhiên liệu/Quyết toán nhiên liệu– 602

3.3 Quyết toán nhiên liệu

Thông tin Tab Chi tiết nhiên liệu nhập thực tế: Liệt kê tất cả các chứng từ 601 đã nhập

vào phương tiện

3.3 Quyết toán nhiên liệu

Thông tin Tab Quyết toán nhiên liệu

Thông tin Tab Chênh lệch: Trường hợp số thực tế > Giá trị định mức phần chênh lệch

sẽ tự động tính ở tab chênh lệch

3.3 Quyết toán nhiên liệu

Sau khi lưu chứng từ có thể tích chọn GL View để xem hạch toán chi tiết

4 Quy trình theo dõi định mức

4 Quy trình theo dõi định mức

Đường dẫn: Transportations/Định ngạch/Loại định ngạch vận tải

4 Quy trình theo dõi định mức

Gán định ngạch đã tạo vào phương tiện

Đường dẫn: Transportations/Master data/Danh sách xe

4 Quy trình theo dõi định mức

4 Quy trình theo dõi định mức

Đường dẫn: Transportations/Báo Cáo/Loại định ngạch theo km chạy

4 Quy trình theo dõi định mức

Đường dẫn: Transportations/ Báo Cáo/ Loại định ngạch theo thời gian

CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC VIỄN THÔNG PETROLIMEX

TRÂN TRỌNG CẢM ƠN!