Thực hiện lưu trữ điện tử tại lưu trữ cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử: Tạo lập ở dạng điện tử; Nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Bảo quản an toàn; Tổ chức sử dụng
Trang 1HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTg CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ
VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN 2020-2025”
BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
Hà Nội, 2020
Trang 2NHIỆM VỤ CHÍNH
Trang 31 Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
2 Thực hiện lưu trữ điện tử tại lưu trữ cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử: Tạo lập ở dạng điện tử; Nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Bảo quản an toàn; Tổ chức sử dụng trên môi trường mạng; Tích hợp vào hệ thống quản lý Phông lưu trữ nhà nước (Dự án, Chương trình, …)
3 Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị (phần cứng); Giải pháp công nghệ (Phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng); Chuẩn dữ liệu (Thông tư 02/2019/TT-BNV; 10/2016/TT-BTTTT; 39/2017/TT-BTTTT) (Dự án, Chương trình, …)
4 Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực (Dự án, Chương trình, …)
NHIỆM VỤ CHÍNH
Trang 41 Rà soát, nâng cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, địa phương bảo đảm đáp ứng các yêu cầu của pháp luật, hoàn thành năm 2020.
2 Xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, địa phương bảo đảm đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử, hoàn thành chương trình, kế hoạch năm 2020, triển khai thực hiện năm 2021 - 2025.
3 Chỉ đạo các Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành trực thuộc thực hiện nhiệm vụ số hóa và tích hợp dữ liệu theo lộ trình quy định tại Quyết định này.
4 Sơ kết, tổng kết báo cáo việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử về Bộ Nội vụ.
5 Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cân đối ngân sách địa phương, bố trí kinh phí thực hiện các nhiệm vụ có tính chất thường xuyên của Đề án trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm.
BỘ, CQ NGANG BỘ, CQ THUỘC CHÍNH PHỦ, UBND TỈNH,
TP TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG
Trang 51 Xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả và số hóa tài liệu lưu trữ có tần suất sử dụng cao phục vụ độc giả sử dụng tài liệu trực tuyến (LTQG 2021, LTLSCT 2022, LTCN 2023):
Theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 02/2019/TT-BNV (Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ).
2 Tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở
dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước (LTQG 2021, 10 LTLSCT thí điểm 2022, 02 LTCN thí điểm 2024, còn lại 2025):
- Quy định tại Điều 4 Thông tư số 02/2019/TT-BNV (Nguyên tắc thiết kế cấu trúc dữ liệu thông tin đầu vào), Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT, Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT;
- Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ được quy định tại Nghị định số 85/2016/NĐ-CP; Thông tư số 03/2017/; Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9250: 2012 Trung tâm Dữ liệu - Yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật viễn thông.
NHIỆM VỤ LƯU TRỮ LỊCH SỬ
LƯU TRỮ CHUYÊN NGÀNH
Trang 6CHỈ TIÊU - LƯU TRỮ CƠ QUAN
Tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);
Bảo đảm
tối thiểu
80%
Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);
Bảo đảm
tối thiểu
90%
Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật
có quy định khác).
Bảo đảm
tối thiểu
80%
Trang 7CHỈ TIÊU - LƯU TRỮ LỊCH SỬ
LƯU TRỮ CHUYÊN NGÀNH
Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành có giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn;
Bảo đảm
100%
Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại các Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4;
Bảo đảm
tối thiểu
90%
Tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được
tổ chức sử dụng trên môi trường mạng;
Bảo đảm
tối thiểu
80%
Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước và được quản lý tập trung, thống nhất tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử;
Bảo đảm
100%
Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, Lưu trữ chuyên ngành có tài liệu lưu trữ điện
tử được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.
Bảo đảm
tối thiểu
50%
Trang 8Để triển khai được nhiệm vụ này phải có sự vào cuộc của các bên:
1 Cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở dịa phương (Chi cục Văn thư, Lưu trữ)
•Sở Thông tin và Truyền thông;
•Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính;
•Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
•Doanh nghiệp.
2 Cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở Trung ương (Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước)
•Bộ Thông tin và Truyền thông;
•Ban Cơ yếu Chính phủ;
•Bộ Công An;
•Bộ Kế hoach và Đầu tư, Bộ Tài chính;
•Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm LTQG;
•Doanh nghiệp.
TRIỂN KHAI
Trang 9Chân thành cảm ơn!
ĐỒNG HÀNH
- Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia tài liệu điện tử - Cục VTLT đang phối hợp, đồng hành với một số cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc nghiên cứu, giải pháp tích hợp, lưu trữ, chia sẻ dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử để thu thập, tích hợp, tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.
- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các cơ quan, tổ chức cần tư vấn, hướng dẫn về nghiệp vụ, giải pháp, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia tài liệu điện tử - Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước sẵn sàng chia sẻ và đồng hành./.