Quản lý và thực thi văn bản QLNN trong lĩnh vực GD&ĐT

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn được văn bản hóa do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất đ

Chuyên đề: QUẢN LÝ VÀ THỰC THI VĂN BẢN QLNN

TRONG LĨNH VỰC GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

A Mục tiêu của chuyên đề

- Nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản quản lý nhà nước trong giáo dục và đào tạo.

Thái độ

- Có ý thức tiếp tục hoàn thiện bản thân, nâng cao năng lực soạn thảo, quản lý và thực thi các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giáo dục và đào tạo.

B Tóm tắt nội dung chuyên đề

Một số khái niệm về văn bản, vai trò, chức năng của văn bản và cách phân loại văn bản quản lý nhà nước Cách thức tổ chức quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu trữ và các kỹ thuật xây dựng văn bản

C Nội dung chi tiết chuyên đề

1 Văn bản Quản lý nhà nước trong giáo dục và đào tạo

1.1 Khái niệm

Văn bản nói chung được hiểu như là một trong những phương tiện ghi trên một loại vật liệu nhất định Từ khi xuất hiện, văn bản ngày càng được sử dụng rộng rãi để truyền đạt thông tin với mục tiêu ổn định, thống nhất các thông tin trong quá trình truyền đạt cho các đối tượng khác nhau, giúp cho việc sử dụng thông tin được mở rộng trên nhiều phạm vi khác nhau và không bị hạn chế bởi số lần phục vụ.

Trong hoạt động quản lý nhà nước, các giao dịch giữa các cơ quan nhà nước với nhau, cơ quan nhà nước với các tổ chức, công dân, với các yếu tố nước ngoài, … văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là phương tiện liên lạc chính,

Là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên thể chế của nền hành chính nhà nước.

Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước Xây dựng các văn bản quản lý nhà nước cần được xem như là một bộ phận hữu cơ của hoạt động tổ chức và hoạt động quản lý nhà nước Các văn bản quản

lý nhà nước luôn có tính pháp lý chung Sự biểu hiện tính pháp lý của văn bản trong hoạt động quản lý nhà nước không giống nhau Có những văn bản mang tính cưỡng chế bắt buộc phải thực hiện, có những văn bản chỉ mang tính cung cấp thông tin cho hoạt đông quản lý nhà nước.

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.

Văn bản quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận cấu thành của văn bản nhà nước, bao gồm những văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước dùng để đưa các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành Các văn bản thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc quyền tư pháp (cáo trạng, bản án, ) không phải là văn bản quản lý hành chính nhà nước

1.2 Vai trò, chức năng của văn bản

1.2.1 Vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý nhà nước

- Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước.

Hoạt động quản lý nhà nước phần lớn được đảm bảo thông tin bởi hệ thống văn bản quản lý Đó là các thông tin về:

+ Chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động của cơ quan, đơn vị.

+ Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị + Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị với nhau.

+ Tình hình đối tượng bị quản lý, sự biến động của các cơ quan đơn vị, chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của các cơ quan, đơn vị.

+ Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý,

- Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý nhà nước

Thông thường các quyết định quản lý được truyền đạt sau khi đã được thể chế hóa thành các văn bản mang tính quyền lực nhà nước Các quyết định quản lý nhà nước cần được truyền đạt một cách nhanh chóng và đúng đối tượng, được đối tượng nắm bắt kịp thời, thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm được ý đồ của nhà quản lý, từ đó có khả năng thực hiện Việc truyền đạt các quyết định quản lý là vai trò cơ bản của hệ thống văn bản quản lý nhà nước Vì vậy khi tổ chức xây dựng, ban hành và truyền đạt văn bản một cách khoa học, hệ thống văn bản có khả năng thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và có độ tin cậy đạt hiệu quả cao.

Sử dụng văn bản với vai trò truyền đạt quyết định quản lý là một mặt của việc tổ chức khoa học lao động quản lý Tổ chức tốt thì năng suất lao động cao, tổ chức không tốt, thiếu khoa học thì năng suất làm việc của người quản lý, của cơ quan sẽ bị hạn chế.

Văn bản giúp cho các nhà quản lý tạo ra mối quan hệ về mặt tổ chức trong cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, và hướng hoạt đông vào mục tiêu của quản lý

- Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý.

Hoạt động kiểm tra có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước Không có kiểm tra, theo dõi thường xuyên, mọi nghị quyết, chỉ thị, quyết định quản lý rất có thể bị buông lỏng Kiểm tra còn

là một trong những biện pháp nhằm nâng cao trình độ của tổ chức coongtacs của các cơ quan thuộc bộ máy quản lý nhà nước Công tác kiểm tra phải sử dụng một phương tiện quan trọng hàng đầu là hệ thống văn bản quản lý nhà nước Để phát huy hết vai trò to lớn thì công tác kiểm tra cần được tổ chức một cách khoa học Có thể thông qua việc kiểm tra, việc giải quyết văn bản mà theo dõi hoạt động cụ thể của các

cơ quan quản lý.

Để kiểm tra có kết quả cần chú ý đúng mức cả hai phương diện của quá trình hình thành và giải quyết văn bản:

+ Tình hình xuất hiện các văn bản trong hoạt động của các cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

+ Nội dung các văn bản và sự thực hiện các văn bản đó trong thực tiễn của hoạt động quản lý

- Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật

Hệ thống pháp luật gắn liền với việc đảm bảo quyền lực nhà nước trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước Xây dựng hệ thống pháp luật là nhằm tạo ra cơ sở cho các cơ quan nhà nước, tổ chức

và công dân hoạt động theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân chia quyền lực trong quản lý nhà nước.Các văn bản trong quản lý nhà nước, một mặt phản ánh sự phân chia quyền lực nhà nước trong quản lý, mặt khác là sự cụ thể hóa các quy định của luật pháp hiện hành, hướng dẫn thực hiện hệ thống luật pháp đó.

Khi xây dựng và ban hành các văn bản quản lý nhà nước cần chú

ý đảm bảo các yêu cầu về nội dung và hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan sao cho các văn bản ban hành ra

có giá trị điều hành thực tế và khi đó văn bản mới có giá trị hiệu lực pháp lý và mới đảm bảo được quyền uy của các cơ quan nhà nước.

Như vậy, văn bản quản lý nhà nước có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xây dựng và định hình một chế độ pháp lý cần thiết cho xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan nhà nước Mặt khác văn bản quản lý còn là cơ

sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan nhà nước, các đơn vị và cá nhân, vì thế văn bản quản lý là cơ sở để xây dựng cơ chế của việc kiểm soát tính hợp pháp của các hành vi hành chính trong hoạt động quản lý nhà nước.

1.3 Phân loại văn bản quản lý nhà nước

1.3.1 Văn bản quản lý nhà nước là một hệ thống

Văn bản quản lý nhà nước là tập hợp các văn bản được ban hành tạo nên một chỉnh thể các văn bản cấu thành hệ thống văn bản, trong đó tất cả các văn bản có liên hệ mật thiết với nhau về mọi phương diện, được sắp xếp theo trật tự pháp lý khách quan, lôgic và khoa học Đó là một hệ thống kết hợp chặt chẽ các cấu trúc về nội dung bên trong và hình thức biểu hiện bên ngoài, phản ánh được và phù hợp với cơ cấu quan hệ xã hội, yêu cầu của công tác quản lý nhà nước

Hệ thống này bao gồm nhiều các hệ thống con với tính chất và cấp độ hiệu lực pháp lý cao thấp, rộng hẹp khác nhau.

Để hình thành được hệ thống văn bản cần thường xuyên tiến hành công tác rà soát và hệ thống hóa các văn bản Kết quả là tạo ra một

hệ thống văn bản cần thiết, cân đối, hoàn chỉnh, thống nhất, khắc phục tình trạng lạc hậu, mâu thuẫn và không thống nhất trong hệ thống tạo khó khăn cho hoạt động quản lý nhà nước Làm cho nội dung của văn bản phù hợp với yêu cầu đòi hỏi của đời sống, có hình thức rõ ràng, dễ hiểu, tiện lợi cho việc sử dụng.

1.3.2 Các tiêu chí phân loại văn bản

Văn bản có thể được phân loại theo các tiêu chí khác nhau tùy theo mục đích và nội dung của văn bản Các tiêu chí đó bao gồm:

- Phân loại theo tác giả của văn bản: Các văn bản được phân biệt với nhau theo từng loại cơ quan đã xây dựng và ban hành chúng Theo tiêu chí này văn bản có thể là văn bản của Quốc hội, ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Chính phủ, Thủ tướng chính phủ, Các bộ, ủy ban nhân dân các cấp, Hội đồng nhân dân các cấp và các cơ quan nhà nước khác.

- Phân loại theo tên loại văn bản: Văn bản này bao gồm Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo, Báo cáo,

- Phân loại theo nội dung văn bản: Văn bản được sắp xếp theo từng vấn đề được đưa ra trong trích yếu nội dung văn bản: Văn bản về quản lý theo từng công việc trong cơ quan nhà nước, văn bản theo lĩnh vực quản lý nhà nước,

- Phân loại theo mục đích ban hành văn bản: để thấy được mục đích của việc xây dựng và ban hành văn bản trong quá trình hoạt động của các cơ quan cũng như mục tiêu sử dụng chúng trong thực tế, dựa vào các chức năng của các cơ quan quản lý nhà nước có thể phân chia văn bản quản lý nhà nước theo các loại: Văn bản lãnh đạo chung, văn bản xây dựng và chỉ đạo kế hoạch trong quản lý, tổ chức bộ máy, quản lý cán

bộ, công chức, kiểm tra và kiểm soát, thực hiện công tác thông kê, dự báo,

- Phân loại theo không gian ban hành văn bản: văn bản có thể là của cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương, địa phương

- Phân loại theo thời gian ban hành văn bản: văn bản được ban hành theo các thời gian ngày, tháng, năm khác nhau của các cơ quan nhà nước

- Phân loại theo kỹ thuật chế tác, ngôn ngữ thể hiện

- Phân loại theo hướng chu chuyển của văn bản: cách phân loại này thướng được áp dụng trong công tác văn thư, lưu trữ Theo cách phân loại này văn bản bao gồm văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ.

- Phân loại theo hiệu lực pháp lý: văn bản có thể là quy phạm pháp luật, hoặc là văn bản không chứa quy phạm pháp luật.

1.3.3 Phân loại văn bản

* Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là: văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội.

* Văn bản Hành chính thông thường là những văn bản mang

tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản pháp quy hoặc dùng

để giải quyết các tác nghiệp cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch trao đổi, ghi chép công việc… của các cơ quan quản lý nhà nhà nước, bao gồm các loại văn bản sau: công văn hành chính, thông cáo, thông báo, biên bản, điện báo, giấy đi đường, giấy giới thiệu v.v…

* Văn bản chuyên là những văn bản mang tính đặc thù của

nghiệp vụ chuyên môn trong các lĩnh vực như: kế hoạch, thống kê, tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, ngoại giao

*Văn bản kỹ thuật là những trong các lĩnh vực như xây dựng,

kiến trúc, trắc địa, bản đồ, thí tượng, thủy văn,

2 Quản lý văn bản

2.1 Tổ chức quản lý văn bản

2.1.1 Mục đích của việc quản lý văn bản

- Trong hoạt động quản lý nhà nước, quản lý văn bản thực chất là

để quản lý công việc.

Văn bản quy phạm pháp luật là một hệ thống bao gồm:

1 Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội.

2 Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội.

3 Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.

4 Nghị định của Chính phủ.

5 Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.

6 Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao, Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao.

7 Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

8 Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.

9 Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước.

10 Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội.

11 Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.

12 Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân

Vì công việc mà quản lý văn bản Không làm tốt công tác quản lý văn bản, trên những mức độ khác nhau, hoạt động quản lý của các cơ quan đơn vị sẽ bị ảnh hưởng vì thiếu cơ sở để theo dõi, chỉ đạo và đánh giá kết quả công việc Trái lại, nếu quản lý tốt các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, người lãnh đạo có thể qua đó biết rõ thực tế các công việc của cơ quan đã được thực hiện như thế nào, liên quan đến những ai.

- Quản lý văn bản là để bảo vệ bí mật của các cơ quan nhà nước.

- Quản lý văn bản là để tăng cường tiềm lực thông tin cho cơ quan.

2.1.2 Nguyên tắc quản lý văn bản

Muốn quản lý tốt các văn bản cần tuân thủ một số nguyên tắc nhất định Các nguyên tắc đó là:

- Quản lý văn bản theo hệ thống của chúng.

- Quản lý văn bản theo giá trị của chúng.

- Quản lý văn bản theo thứ tự thời gian hình thành của chúng

2.2 Nội dung quản lý văn bản

2.2.1 Công tác văn thư

a) Quy trình xử lý công văn đến

- Tiếp nhận và sơ bộ phân loại công văn:

Nhiệm vụ của tiếp nhận là để kiểm tra xem công văn gửi có đúng địa chỉ không, thống kê số lượng công văn đến cơ quan mình và chuẩn

bị chuyển chúng cho bộ phận hoặc người thực hiện theo sự giao phó của thủ trưởng.

Trong khi tiếp nhận công văn đồng thời tiến hành luôn phân loại công văn thành hai loại: loại bóc bì và loại không phải bóc bì Đối với những công văn tối mật, tuyệt mật chỉ có thủ trưởng cơ quan bóc và quản lý Sổ đăng ký công văn mật cũng tương tự như số công văn thường, nhưng có thêm cột chỉ mức độ mật.

- Đóng dấu đến vào công văn:

Mục đích của đóng dấu đến là để xác nhận công văn đã qua bộ phận văn thư Qua dấu đến, có thể biết được công văn đó đến ngày nào,

ai nhận công văn.

- Vào sổ công văn:

Vào sổ công văn là sự ghi lại những thông tin cơ bản của văn bản tài liệu và ấn định cho nó số, ký hiệu công văn, ngày tháng của công văn đến để làm cơ sở cho việc tra tìm tài liệu sau này.

Nguyên tắc của việc đăng ký tài liệu văn bản là tránh trùng lặp Mỗi công văn chỉ đăng ký một lần Công văn đến thì đăng ký đúng ngày nhận, còn công văn đi và công văn nội bộ thì đăng ký đúng ngày ký Hình thức đăng ký:

có ba loại; hình thức đăng ký bằng sổ, hình thức đăng ký bằng thẻ, hình thức đăng ký bằng máy tính điện tử

- Phân phối, chuyển giao công văn Công văn phải được chuyển giao đúng, trực tiếp cho người có trách nhiệm giải quyết Công văn đến ngày nào phải được phân phối và chuyển giao ngay trong ngày hôm đó Quá trình phân phối, chuyển giao công văn được chia

ra hai công đoạn.

+ Trình công văn cho thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền xem xét sơ bộ ban đầu để cho ý kiến giải quyết.

+ Chuyển giao công văn cho người hoặc bộ phận có trách nhiệm giải quyết Trước khi chuyern giao công văn đến người thực hiện, cần bổ sung thêm

ý kiến của thủ trưởng.

Một công văn có liên quan đến một vài bộ phận hoặc một vài người cùng giải quyết thì có thể lần lượt chuyển cho từng bộ phận, từng người hoặc tiến hành đồng thời cùng một lúc bằng cách nhân bản tài liệu để từng bộ phận hoặc từng người có tài liệu, nhưng bản chính phải giao cho người có trách nhiệm chủ chốt

- Giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn

Công văn sẽ lưu lại với người thừa hành cho đến khi giải quyết xong Trong thời gian này công văn được bảo quản trong hồ sơ công việc của người thừa hành Khi công văn đã được giải quyết xong, nếu có yêu cầu trả lời bằng văn bản thì người thừa hành phải tóm tắt văn bản trả lời, kẹp vào chính công văn đó và chuyển bản sao văn bản trả lời cho nhân viên văn thư để lưu vào hồ sơ

b) Quy trình xử lý công văn đi

- Soạn thảo văn bản Soạn thảo văn bản là tác nghiệp đầu tiên đối với dòng công văn

đi Nó được tiến hành ở các bộ phận chuyên môn hoặc người có trách nhiệm biên tập Người soạn thảo văn bản cần phải biết và nắm vững những yêu cầu về nội dung cũng như về thể thức của văn bản mà nhà nước đã quy định.

- Thông qua văn bản

Thủ tục thông qua văn bản là một trong những yếu tố quan trọng trong việc soạn thảo văn bản, văn bản liên quan đến nhiều đối tượng thì càng cần nghiên cứu để bỏ bớt việc thông qua nhiều tầng nấc trung gian phải đi qua nhiều cấp bậc Bởi vậy, việc thông qua văn bản ở cấp không cần thiết sẽ làm lâu và phức tạp hóa thêm quy trình chu chuyển văn bản.

Thủ trưởng cơ quan cần làm sao thoát khởi tình trạng phải giải quyết những vấn đề lặp đi lặp lại nhiều lần sự vụ, vất vả mà năng suất lại thấp Đối với những loại văn bản tài liệu không quan trong, thủ trưởng

có thể ủy quyền cho thủ trưởng cấp dưới ký Sự quy định một con đường thông qua một cách khoa học không chỉ thúc đẩy việc nâng cao tinh thần trách nhiệm người thực hiện, mà còn góp phần giảm bớt thời gian hình thành văn bản.

- Làm thủ tục gửi công văn đi Trước khi gửi công văn đi, phải kiểm tra lại việc hình thành văn bản có đúng hay không Nếu chưa đúng thì trả lại người thực hiện soạn thảo và chữa lại.

Các thao tác xử lý công văn đi bao gồm: 1) phân nhóm: 2) ghi địa chỉ; 3) bỏ vào bì thư: 4) dán bì và chuyển ra bưu điện Đây là phần việc của nhân viên văn thư cơ quan

- Quy trình xử lý công văn nội bộ Công văn nội bộ là loại tài liệu văn bản được hình thành và hoạt động trong phạm vi cơ quan Quy trình xử lý loại tài liệu văn bản này được chia thành hai bước:

+ Bước soạn thảo văn bản (giống như đối với công văn đi) + Bước thực hiện ( giống như công văn đến)

- Quản lý con dấu Văn bản tài liệu chỉ có giá trị pháp lý khi có chữ ký và con dấu

Vì vậy, việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt của nhà nước và của cơ quan Chính phủ đã có Nghị định số 58/NĐ – CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định

số 31/NĐ –CP ngày 01/4/2009 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58 về quản lý và sử dụng con dấu

2.2.2 Công tác lập hồ sơ

a) Khái niệm: Hồ sơ là một tập hợp tài liệu có liên quan đến một vấn đề, một sự việc, một mặt hoạt động hay một người nhất định, được sắp xếp vào trong từng bìa hồ sơ nhất định

b) Tác dụng: Lập hồ sơ là tác nghiệp cuối cùng của công tác văn thư và đồng thời là tiền đề trong công tác lưu trữ Nếu văn bản đã giải quyết xong mà không được đưa vào hồ sơ thì mới chỉ coi là hoàn thành nửa công việc Công tác lưu trữ có đầy đủ tài liệu hay không, phần lớn là phụ thuộc vào công tác lập hồ sơ hiện hành trong văn thư có được thực hiện tốt hay không Bởi vậy có thể nói rằng lập hồ sơ là một tác nghiệp quan trọng của công tác văn bản và là tiền đề cho công tác lưu trữ, là nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn thư.

Khi lập hồ sơ người ta thường dựa trên một số đặc trưng nhất định như: Vấn đề mà văn bản đề cập đến; tác giả của văn bản; thời gian

và địa điểm của văn bản v.v Việc vận dụng các đặc trưng nói trên được căn cứ vào yêu cầu thực tế đòi hỏi của từng nơi, từng ngành để quyết định Lập hồ sơ tốt sẽ có thể quản lý văn bản của các cơ quan được tốt Văn bản do cơ quan nhận được cũng như văn bản do cơ quan sản sinh ra trong quá trình giải quyết công việc của mình theo chức năng, nhiệm vụ được giao đều phải được lập thành các hồ sơ thích hợp.