QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ

“Hồ sơ nguyên tắc” là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ

QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU

HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

I.LẬP HỒ SƠ

một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,

tổ chức, cá nhân.

Có 02 loại hồ sơ, hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc.

quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

kể từ khi sự việc bắt đầu đến khi kết thúc.

“Hồ sơ nguyên tắc” là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

“Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Quy trình lập hồ sơ công việc gồm có 03 bước như sau:

Mở hồ sơ;

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ;

Kết thúc hồ sơ (hoàn thiện hồ sơ).

Tóm tắt quy trình như sau:

Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả/ Tài liệu liên quan Ghi chú

Chuyên viên - Căn cứ Danh mục hồ sơ để mở hồ sơ theo chức năng

hoặc căn cứ nhiệm vụ bổ sung (ngoài Danh mục) được giao

- Chuẩn bị bìa hồ sơ;

- Việc ghi các thông tin trên bìa hồ sơ được hướng dẫn tại các bước cụ thể.

Căn cứ mục 1

- bước 1 phần

I của quy trình này để thực hiện.

Chuyên viên - Hồ sơ công việc được lập trong quá trình giải quyết văn

bản đến, gồm: Văn bản của cơ quan, tổ chức bên ngoài gửi đến (bản chính),…; văn bản đi của cơ quan sau khi lãnh đạo phê duyệt, đăng ký phát hành…; tài liệu khác có liên quan và phim ảnh, ghi âm nếu có…

- Hồ sơ công việc được lập trên cơ sở thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, gồm: Văn bản đi của cơ quan được công chức, viên chức tham mưu thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ (kể cả bản dự thảo), hoàn chỉnh, sau khi lãnh đạo phê duyệt, đăng ký phát hành…; tài liệu khác có liên quan và phim ảnh, ghi âm nếu có…

Căn cứ mục 2

- bước 2 phần

I của quy trình này để thực hiện.

Chuyên viên Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc,

người lập hồ sơ có trách nhiệm:

Kiểm soát hồ sơ, tài liệu: (mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; xét loại ra khỏi hồ sơ những tài liệu trùng thừa và không liên quan); sắp xếp văn bản trong hồ

sơ theo các phương pháp khoa học; biên mục hồ sơ.

Căn cứ mục 3

- bước 3 phần

I của quy trình này để thực hiện.

Mở hồ sơ

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Kết thúc (hoàn thiện hồ sơ)

Kết thúc (hoàn thiện hồ sơ)

1 Bước 1 - Mở hồ sơ

+ Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ

+ Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở

hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ)

+ Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực

+ Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức, viên chức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình

Việc ghi những thông tin cần thiết lên tờ bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ được hướng dẫn cụ thể như sau:

………(2)………

………(3)………

Mã hồ sơ:…(4)………

HỒ SƠ ………(5)

………

………

………

Từ ngày: ………… đến ngày: (6)……

Gồm: ……(7)……… tờ Phông số: …(8)…… THỜI HẠN BẢO QUẢN Mục lục số: (9)……… …………(11)

………

Hồ sơ số: ……(10)…

Tên đơn vị

lập hồ sơ

Tên kho lưu trữ

Tên cơ quan

Ghi số ký hiệu

hồ sơ

Ghi tiêu đề hồ sơ (Ghi

theo phụ lục XVIII của Thông tư số 07/2012/TT-BNV)

Chú ý: Phải lựa chọn đúng tiêu đề hồ sơ của hồ

sơ để biên mục

Ghi ngày

tháng bắt

đầu và ngày

tháng kết

thúc hồ sơ

(văn bản

sớm nhất và

văn bản

muộn nhất

trong hồ sơ)

Các yếu tố

thông tin này

do cán bộ lưu

trữ cơ quan

thực hiện,

trong đó (8)

thể hiện số

thứ tự phông

Lưu trữ; (9)

thể hiện số

thứ tự của

phông; (10)

thể hiện số

thứ tự của hồ

sơ trong

phông.

Ghi thời hạn bảo quản HS theo Bảng thời hạn bảo quản của ngành hoặc Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của BNV đối với các cơ quan, tổ chức và Thông tư

số 13/2011/TT-BNV ngày 21/10/2011 của Bộ Nội vụ áp dụng đối với UBND tỉnh, TP trực thuộc TW

Ghi tổng

số lượng

tờ của văn bản trong

hồ sơ

2 Bước 2 - Thu thập, cập nhật văn bản tài liệu vào hồ sơ

- Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ

sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm

- Hồ sơ công việc do người được giao trách nhiệm giải quyết công việc lập trong quá trình giải quyết văn bản đến hoặc lập trên cơ sở thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.

HỒ SƠ

Văn bản của cơ quan,

tổ chức bên ngoài gửi đến (bản chính) sau khi đã có ý kiến phân phối của Lãnh đạo cơ quan, chỉ đạo, tổ chức thực hiện đến cán bộ, công chức, viên chức giải quyết và lập hồ

sơ công việc

Văn bản đi của cơ quan được cán bộ, công chức, viên chức tham mưu (kể cả bản dự thảo), hoàn chỉnh, trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành, đăng ký và làm thủ tục phát hành theo quy định.

Tài liệu khác có liên quan (bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo…)

Phim, ảnh, ghi âm, thiết

bị lưu trữ (nếu có)

+ Hồ sơ công việc được lập

trong quá trình giải quyết văn

bản đến, gồm:

+ Hồ sơ công việc được lập trên cơ sở thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, gồm:

HỒ SƠ

Văn bản đi của cơ quan được cán bộ, công chức, viên chức tham mưu thực hiện theo chức năng, nhiệm

vụ hoặc thực hiện theo chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan (kể cả bản dự thảo), hoàn chỉnh, trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành, đăng ký

và làm thủ tục phát hành theo quy định.

Tài liệu khác có liên quan (bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo…) Phim, ảnh, ghi âm, thiết

bị lưu trữ (nếu có)

- Tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản chính, bản gốc hoặc bản sao có giá trị như bản chính;

- Tài liệu về việc nào phải được đưa vào đúng hồ sơ của việc đó, không đưa nhầm vào hồ sơ khác (không phân biệt văn bản đi hoặc văn bản đến)

- Trong quá trình theo giõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thường hình thành các loại hồ sơ sau:

+ Hồ sơ sự việc: Là tập văn bản có liên quan với nhau về

một sự việc nhất định

Ví dụ: Hồ sơ tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn cho công

chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Bình bao gồm các văn bản:

HỒ SƠ

Tổ chức lớp bồi dưỡng, tập

huấn cho công chức phụ

trách công tác văn thư, lưu

trữ, năm 2017 của Chi cục

Văn thư - Lưu trữ

Sở Nội vụ về việc đăng ký tham gia lớp bồi dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ năm 2017.

giao kế hoạch và kinh phí

mở các lớp đào tạo, bồi

dưỡng cán bộ, công chức,

viên chức năm 2017.

(5) Tập Công văn đăng ký tham gia lớp bồi dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 của các cơ quan, tổ chức thuộc thành phần tham gia.

(6) Tổng hợp Danh sách công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của các

cơ quan, tổ chức tham gia lớp lớp bồi dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ năm

2017.

(7) Giấy mời số 50/GM-CCVTLT ngày 02/6/2017 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Bình về việc mời giảng viên tham gia giảng dạy lớp bồi dưỡng công tác văn thư, lưu trữ

(PGS.TS Vũ Thị Phụng - Trường ĐHKHXHNV Hà Nội).

(3) Kế hoạch số 44/KH-CCVTLT

ngày 23/5/2017 của Chi cục Văn thư

- Lưu trữ tỉnh Quảng Bình tổ chức lớp bồi dưỡng công tác văn thư, lưu trữ cho công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của các Sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện,

thị xã, thành phố.

(2) Công văn số

224/SNV-CCHC ngày 21/02/2017 của Sở Nội

vụ về việc triển khai

Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức năm

2017.

(8) Công văn số 869/SNV-CCVTLT ngày 09/6/2017 của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình

về việc thông báo học viên tham gia lớp bồi dưỡng cô2017ng tác văn thư, lưu trữ năm

2017

(9) Quyết định số 05/QĐ-CCVTLT ngày 15/6/2017 của Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Quảng Bình về việc cử cán bộ tổ chức, quản lý lớp tập huấn cho công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của các

sở, ban, ngành cấp tỉnh

và UBND các huyện, thị xã, thành phố.

(12) Bài phát biểu của lãnh đạo

Sở Nội vụ tại Lễ Khai giảng lớp bồi dưỡng công tác văn thư, lưu trữ.

(13) Nội quy lớp tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ năm 2017.

(11) Chương trình lớp bồi dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ cho công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của các

cơ quan, tổ chức cấp tỉnh

và UBND các huyện, thị

xã, thành phố (ngày 21/6/2017).

(10) Quyết định số

06/QĐ-CCVTLT ngày 15/6/2017 của

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh

Quảng Bình về việc cử người

lao động phục vụ lớp tập huấn

cho công chức phụ trách công

tác văn thư, lưu trữ của các sở,

(15) Báo cáo số 66/BC-CCVTLT ngày 27/6/2017 về kết quả lớp bồi dưỡng, tập huấn cho công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ năm 2017.

+ Hồ sơ vấn đề: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề nhất định.

Ví dụ 1: Hồ sơ về việc khen thưởng thành tích công tác năm của Chủ tịch UBND tỉnh cho cơ quan, tổ chức bao gồm các văn bản sau:

HỒ SƠ

Về việc khen thưởng thành tích công tác năm của Chủ tịch UBND tỉnh cho cơ quan,

tổ chức

Quyết định về việc khen thưởng thành tích công tác năm của Chủ tịch UBND tỉnh cho cơ quan, tổ chức.

Tờ trình của cơ quan, tổ chức

về việc đề nghị tặng thưởng

thành tích công tác năm của

Chủ tịch UBND tỉnh (Đính

kèm biên bản họp Hội đồng

Thi đua - Khen thưởng và kết

quả bỏ phiếu của đơn vị trình

khen; báo cáo thành tích của

các tập thể, cá nhân);

Biên bản họp hội đồng thi

đua - khen thưởng của cơ

Ví dụ 2: Hồ sơ về Quyết định ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ tỉnh Quảng Bình bao gồm các văn bản:

HỒ SƠ

Quyết định ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ tỉnh Quảng Bình Năm 2014

Tập văn bản góp ý dự thảo

“Quyết định ban hành Quy

chế công tác Văn thư, lưu

định ban hành Quy chế công

tác Văn thư, lưu trữ tỉnh

Quảng Bình”, (đính kèm dự

thảo).

Tờ trình số 25/TTr-SNV ngày 15/01/2014 của Sở Nội

vụ v/v đề nghị UBND tỉnh ký Quyết định ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ

Công văn số

77/VPUBND-NC ngày 20/01/2014 của Văn phòng UBND tỉnh về việc xin ý kiến thành viên UBND tỉnh về dự thảo quyết định ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ.

Tập ý kiến của thành viên UBND tỉnh về dự thảo quyết định ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ.

02/2014/QĐ-UBND ngày 14/02/2014 ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Quảng Bình.

Công văn số XDVB ngày 19/12/2013 của Sở Tư pháp về việc góp ý cho dự thảo…

1493/STP-+ Hồ sơ nhân sự: Được lập ở đơn vị phụ trách công tác tổ

chức, cán bộ nhằm phục vụ cho việc quản lý và sử dụng cán bộ của cơ quan, tổ chức , thường gồm các văn bản:

Lý lịch tự thuật;

Các văn bản như hợp đồng làm việc lần đầu; các quyết định về tuyển dụng, nâng lương, bổ nhiệm, điều động, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật;

Các bản kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm hoặc bản tự kiểm điểm trong các đợt sinh hoạt chính trị;

Các đơn kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, các văn bản điều tra xác minh về các vấn đề liên quan đến cán bộ đó

+ Hồ sơ văn bản lưu: Là tập lưu bản gốc văn bản đi của

cơ quan, tổ chức được sắp xếp theo tên loại văn bản và thời hạn ban hành

Ví dụ: Tập Quyết định của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình

quý IV, năm 2017 gồm các văn bản:

HỒ SƠ

Quyết định của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình quý IV, năm

2017

Quyết định số SNV ngày 17/10/2017 của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình về việc điều chuyển biên chế công chức;

282/QĐ-Quyết định số SNV ngày 23/10/2017 của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình về việc nâng lương thường xuyên đối với công chức;

+ Các hồ sơ chuyên môn kỹ thuật khác như: Hồ sơ công

trình, hồ sơ bệnh án, hồ sơ thiết kế thi công…

3 Bước 3 - Kết thúc hồ sơ

Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:

- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ

sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ

- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ

- Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ

Việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ nhằm cố định trật

tự các văn bản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi, giải quyết công việc hàng ngày cũng như việc tra cứu, sử dụng khi cần thiết sau này được thuận tiện

Phương pháp sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ:

Văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự nhất định, bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết công việc trong thực tế Có thể sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo các cách sau:

Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc (sắp

xếp theo trình tự các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc Văn bản nào hình thành trước thì để lên trên, văn bản nào hình thành sau thì xếp xuống dưới) Thường áp dụng cho các hồ

sơ có quá trình giải quyết văn thư liên tục như hồ sơ

vụ án, hồ sơ hội nghị…cụ thể và hoàn chỉnh;

+ Sắp xếp theo trinh tự giải quyết công

việc

HỒ SƠ

HỒ SƠ

Sắp xếp theo số thứ

tự của văn bản là sắp

xếp văn bản có số nhỏ trước, rồi đến số lớn Cách này áp dụng đối với hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả bởi văn bản do một cơ quan ban hành, đánh số thứ

tự liên tục theo trình

tự thời gian như tập lưu văn bản đi của cơ quan (tập Quyết định, tập Chỉ thị…);

+ Sắp xếp theo số thứ tự của văn

bản

HỒ SƠ

Sắp xếp theo theo vần ABC … tên gọi tác giả,

tên gọi địa danh Cách này thường áp dụng đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả; của các tác giả cùng một

cơ quan chủ quản hay các tác giả là những cơ quan cùng cấp nhưng thuộc nhiều địa phương khác nhau (tập đơn thư, tập bản khai cá nhân, các tập báo cáo của nhiều cơ quan, địa phương cùng cấp).

+ Sắp xếp theo vần chữ cái