HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

Tại phân hệ Khoản thu\Hoá đơn điện tử, nhấn Đặt mua khi hiển thị thông báo  Mục đích: Giúp đơn vị đặt mua phần mềm Hoá đơn điện tử MeInvoice ngay trên phần mềm QLTH.VN.. Các bước Bắt

Trang 1

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

………, Ngày… Tháng… Năm 2019 Người trình bày:……….

Trang 2

NỘI DUNG

Trang 3

Các trường hợp Bắt đầu sử dụng

 Trường hợp 1: Đơn vị chưa dùng Quản lý khoản thu, sau đó mua thêm Quản lý khoản thu và Hoá đơn điện tử

1 Đăng nhập vào phần mềm, chọn Khoản thu.

2 Khai báo các thông tin trên màn hình Bắt đầu sử dụng phân hệ Khoản thu.

3 Nhấn Bắt đầu sử dụng => phần mềm hiển thị bảng thoả thuận sử dụng dịch vụ phần mềm

4 Tích chọn Tôi đã đọc, hiểu và đồng ý với các thoả thuận, nhấn Đồng ý.

Trang 4

Các trường hợp Bắt đầu sử dụng

 Trường hợp 2: Đơn vị đã dùng Quản lý khoản thu, chưa mua Hoá đơn điện tử

1 Đăng nhập vào phần mềm, chọn Khoản thu\Hoá đơn điện tử.

2 Nhấn Đặt mua khi phần mềm hiển thị các thông báo:

Trang 5

1 Đặt mua phần mềm HĐĐT MeInvoice

1 Tại phân hệ Khoản thu\Hoá đơn điện tử, nhấn Đặt mua khi hiển thị thông báo

 Mục đích: Giúp đơn vị đặt mua phần mềm Hoá đơn điện tử MeInvoice ngay trên

phần mềm QLTH.VN

 Các bước thực hiện:

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây

Trang 6

2 Tại bước 1: Thông tin đặt

mua

• Phần mềm mặc định 1 số

thông tin đăng ký và thông

tin đơn hàng Nhập bổ sung

thông tin còn thiếu

• Lựa chọn gói sản phẩm

tương ứng với nhu cầu của

Trang 7

3 Tại bước 2: Đăng ký

• Phần mềm hiển thị các thông tin đã khai

báo tại bước 1

• Nhấn vào thanh cuộn để xem đầy đủ các

thông tin trong phiếu đăng ký

• Nhấn Tải phiếu đăng ký hoặc nhấn

Đăng ký để đăng ký dịch vụ phần mềm

hoá đơn điện tử

• Có thể nhấn Tải lại phiếu trên thông báo

hoặc nhấn X để tắt màn hình này hoặc

nhấn Tiếp tục thu phí để chuyển về trang

trước đó

Lưu ý: Sau khi KH đặt mua thành công,

thông tin đơn hàng sẽ được chuyển về ao

cơ hội để NVKD MISA biết.

1 Đặt mua phần mềm HĐĐT MeInvoice

Trang 8

2 Phân quyền sử dụng HĐĐT

 Mục đích: Giúp cán bộ quản trị hệ thống thực hiện phân quyền sử dụng phân

hệ Khoản thu trong đó có Hoá đơn điện tử và Quản lý hoá đơn tuỳ thuộc vào thực tế tại đơn vị

Trang 9

sử dụng các nghiệp vụ của

phân hệ Quản lý khoản thu,

trong đó có Hoá đơn điện

tử và Quản lý hoá

đơn. Trường hợp kế toán

không được phân quyền sử

dụng nghiệp vụ nào, anh/chị

bỏ tích chọn tương ứng Nhấn

Cất.

Trang 10

3 Thiết lập sử dụng hoá đơn điện tử

 Mục đích: Giúp đơn vị thực hiện thiết lập có sử dụng hoá đơn điện tử

1 Vào Khoản thu, chọn

Thiết lập\Sử dụng hoá

đơn, biên lai.

2 Tại tab Sử dụng hoá

đơn: tích chọn Sử dụng

dịch vụ hoá đơn điện

tử (quản lý phát hành

hoá đơn điện tử).

Lưu ý: Trong trường hợp người nộp tiền không phải là học sinh thì có thể bỏ tích chọn tại phần Hiển thị thông tin người nộp tiền/mua hàng là họ tên học sinh để khi in phiếu thu hiển thị đúng với thực tế.

Trang 11

4 Các bước Bắt đầu sử dụng phần mềm

 Mục đích: Trước khi phát hành hoá đơn điện tử, đơn vị cần lập hồ sơ để thông

báo phát hành hoá đơn điện tử với Chi cục thuế Hồ sơ gồm: Mẫu hoá đơn, Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử

1 Sau khi đặt mua thành công phần

mềm Hoá đơn điện tử, khi đăng

nhập và chọn phân hệ Khoản

thu\Hoá đơn điện tử, phần mềm

hiển thị bảng Thoả thuận sử dụng

dịch vụ phần mềm Hoá đơn điện

tử MeInvoice.vn.

2 Anh/chị đọc kỹ thoả thuận, tích chọn

vào ô Tôi đã đọc, hiểu và đồng ý

với các thoả thuận Nhấn Đồng ý. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây

Trang 12

3 Chọn tab Bắt đầu sử dụng, tại phần Thông tin sử dụng dịch vụ phần mềm hoá đơn điện tử, phần mềm đã lấy lên các thông tin từ thông tin đặt mua phần mềm của đơn vị: Mã số thuế, Số hoá đơn được sử dụng, Ngày

hết hạn sử dụng Anh/chị nhấn Xác nhận để xác nhận thông tin (hoặc có thể

không cần nhấn Xác nhận cũng được).

Trang 13

Trong trường hợp trường có thay đổi thông tin Mã số thuế hoặc Tên đăng nhập/mật khẩu truy cập vào meInvoice thì anh/chị cần kết nối lại hóa đơn điện

tử trên phân hệ Khoản thu Anh/chị thực hiện như sau:

• Chọn menu Hóa đơn điện tử, nhấn Kết

nối hóa đơn điện tử MEINVOICE.VN

• Nhập thông tin Mã số thuế, Tên đăng

nhập và Mật khẩu

• Nhấn Kết nối.

Trang 14

Lưu ý: Tại màn hình Hóa đơn điện tử nhấn Kết nối Hóa đơn điện tử MEINVOICE.VN, phần mềm tự động lấy lên thông tin Mã số thuế, Tên đăng nhập tài khoản

1 Nếu quên mật khẩu thì anh/chị nhấn Quên mật khẩu và thực hiện các

thao tác lấy lại mật khẩu để sử dụng

2 Trường hợp Tên đăng nhập vào tài khoản meInvoice không còn khả dụng thì anh/chị liên hệ với MISA để được hướng dẫn lấy lại tài khoản

Trang 15

Trường hợp anh/chị ngắt kết nối phân hệ Khoản thu nhưng vẫn còn số lượng hóa đơn điện tử chưa sử dụng thì anh/chị có thể đăng nhập vào phần mềm meInvoice

để sử dụng theo địa chỉ http://meinvoice.vn

• Nhập thông tin Mã số thuế, Tên đăng nhập và Mật khẩu Nhấn Đăng nhập

• Sau đó thực hiện lập hóa đơn in biên lai và gửi cho phụ huynh như trên phân hệ Khoản thu

Trang 16

4.1 Lập hồ sơ để thông báo phát hành

hoá đơn điện tử

Trang 17

4.1.1 Khởi tạo mẫu hoá đơn

 Mục đích: Cho phép đơn vị thực hiện lập mẫu hoá đơn điện tử để gửi lên cho cơ

quan Thuế

1 Tại bước 1: Lập hồ sơ

để thông báo phát

hành hoá đơn, nhấn

Khởi tạo mẫu hoá

đơn.

2 Khai báo các thông tin

mẫu hoá đơn

Trang 18

4.1.1 Khởi tạo mẫu hoá đơn

5 Sau khi nhấn Cất, quay lại tab Bắt

đầu sử dụng, tại phần 1 Khởi tạo mẫu

hoá đơn, phần mềm hiển thị nút tích màu

xanh để anh/chị biết đã khai báo xong

6 Ngoài ra, anh/chị còn có thể Khởi tạo

mẫu hoá đơn bằng cách chọn Quản lý

hoá đơn\Khởi tạo mẫu hoá đơn.

Trang 19

4.1.2 Đăng ký sử dụng hoá đơn

 Mục đích: Cho phép đơn vị lập quyết định áp dụng hoá đơn điện tử để gửi lên

cho cơ quan Thuế

1 Tại bước 1: Lập hồ sơ để

thông báo phát hành hoá đơn,

Trang 20

4.1.2 Đăng ký sử dụng hoá đơn

đầu sử dụng, tại phần 2 Đăng ký sử

dụng hoá đơn, phần mềm hiển thị nút

tích màu xanh để anh/chị biết đã khai

báo xong

6 Ngoài ra, anh/chị còn có thể Đăng

ký sử dụng hoá đơn bằng cách chọn

Quản lý hoá đơn\Đăng ký sử dụng

hoá đơn.

Trang 21

4.1.3 Thông báo phát hành hoá đơn

 Mục đích: Cho phép lập thông báo phát hành hoá đơn để gửi lên cho cơ quan

Thuế trước khi đưa hoá đơn vào sử dụng

1 Tại bước 1: Lập hồ sơ để thông

báo phát hành hoá đơn, nhấn

Thông báo phát hành hoá

đơn.

2 Khai báo các thông tin phát

hành hoá đơn

3 Nhấn Cất.

Trang 22

đầu sử dụng, tại phần 3 Thông báo

phát hành hoá đơn, phần mềm hiển

thị nút tích màu xanh để anh/chị biết

đã khai báo xong

6 Ngoài ra, anh/chị còn có thể Thông

báo phát hành hoá đơn bằng cách

chọn Quản lý hoá đơn\Thông báo

phát hành hoá đơn.

Trang 23

Lưu ý: Sau khi thực hiện khai báo

xong 3 bước, nhấn Tải bộ hồ sơ để

lưu về file zip, trong đó có các file,

bao gồm:

• File mẫu hoá đơn có dạng pdf

• File quyết định áp dụng có

dạng doc

• File thông báo phát hành có

dạng doc

Anh/chị có thể sử dụng bộ hồ sơ này

để nộp cho cơ quan thuế bằng hình

thức trực tiếp hoặc nộp bằng văn

bản điện tử tuỳ thuộc vào thoả

thuận của cơ quan thuế và đơn vị

Trang 24

4.2 Cài đặt công cụ ký điện tử

 Khuyến nghị khi cài đặt: Công cụ MISA KYSO được cài đặt và sử dụng tốt nhất

trên:

• Hệ điều hành: Windows 7, Windows 8, Windows 10

• Trình duyệt:

o Mozila Firefox phiên bản 49 trở lên

o Google Chrome phiên bản 52 trở lên

o Coccoc (Cốc cốc) phiên bản 53 trở lên

o Microsoft Edge phiên bản 15 trở lên

o Microsoft Internet Explorer (IE) phiên bản 10

o Safari phiên bản 10 trở lên

Lưu ý: Công cụ ký điện tử MISA KYSO được chạy tốt trên các trình duyệt Mozila Firefox, Google Chrome, Coccoc (Cốc cốc).

Trang 25

1 Tại phân hệ Khoản thu, chọn Hoá đơn điện tử, chọn tab Bắt đầu sử dụng

2 Tại bước 2: Cài đặt công cụ để ký điện tử, nhấn vào dòng Tải công cụ để

ký điện tử.

Trang 26

3 Sau khi có bộ cài, anh/chị nhấn

vào file MISAKYSO.exe để tiến

Trang 27

5 Phần mềm mặc định đường dẫn lưu

thư mục tại ổ C Nhấn Thay đổi để

lựa chọn lại ổ đĩa cài đặt (nếu muốn)

Nhấn Tiếp tục.

6 Nhấn Cài đặt Đợi trong giây lát

để phần mềm tiến hành cài đặt

Trang 28

6 Nhấn Hoàn thành khi phần mềm hiển thị thông báo Cài đặt thành công.

Trang 29

Lưu ý:

1 Anh/chị còn có thể cài đặt MISA KYSO bằng cách sau:

• Vào phân hệ Khoản thu, chọn menu Hoá đơn điện tử.

• Chọn tab Hoá đơn điện tử, thực hiện ký điện tử cho 1 hoặc nhiều hóa đơn Phần mềm hiển thị cảnh báo "Không tìm thấy công cụ MISA KYSO để ký điện tử “.

• Nhấn vào đây để tải và cài đặt công cụ ký điện tử MISA KYSO.

Trang 30

2 Anh/chị đang cài đặt MISA KYSO phiên bản cũ, muốn nâng cấp lên phiên bản mới:

• Vào phân hệ Khoản thu, chọn menu Hoá đơn điện tử.

• Chọn tab Hoá đơn điện tử, thực hiện ký điện tử cho 1 hoặc nhiều học sinh Phần mềm hiển thị cảnh báo “Công cụ MISA KYSO đã phát hành phiên bản mới

• Nhấn vào đây để tải và cài đặt công cụ ký điện tử MISA KYSO.

3 Khi anh/chị sử dụng các trình duyệt phiên

bản cũ thì không thực hiện ký điện tử được,

và nếu vẫn thực hiện ký điện tử cho hóa đơn

thì phần mềm hiển thị cảnh báo:

Trang 31

4.3 Thiết lập Email gửi phụ huynh

 Mục đích: Giúp đơn vị thiết lập email để gửi hoá đơn cho phụ huynh.

1 Tại phân hệ Khoản thu\Hoá đơn điện tử,

chọn tab Bắt đầu sử dụng.

2 Tại bước 3: Thiết lập email để gửi cho

phụ huynh, nhấn Thiết lập email.

3 Khai báo các thông tin:

• Chọn Nhà cung cấp trong danh sách =>

phần mềm lấy lên tên Máy chủ Email và

Cổng tương ứng.

• Trường hợp Nhà cung cấp không có trong

danh sách, chọn Khác => phải nhập tên

Máy chủ Email và Cổng.

4 Nhập Tên đăng nhập, Email gửi, Mật khẩu.

5 Chọn Phương thức bảo mật.

6 Nhấn Kiểm tra thiết lập để kiểm tra

xem có lỗi trong quá trình thiết lập hay

không Nhấn Đồng ý.

Trang 32

Một số lưu ý về Thiết lập Email không

thành công

1 Tài khoản Gmail chặn không cho phép đăng nhập với thiết bị kém bảo mật hơn

• Đăng nhập vào tài khoản Gmail

cần thiết lập.

• Nhấn vào biểu tượng người dùng

Gmail ở góc trên bên phải, sau đó

nhấn Tài khoản của tôi.

• Chọn mục Đăng nhập và bảo mật.

Trang 33

thành công

1 Tài khoản Gmail chặn không cho phép đăng nhập với thiết bị kém bảo mật hơn

• Tại phần Xác minh 2 bước, chọn

Tắt.

• Tại phần Cho phép ứng dụng

kém an toàn, chọn Bật.

Trang 34

thành công

2 Tài khoản Gmail thiết lập mã bảo mật Captcha

• Đăng nhập vào tài khoản Gmail cần thiết lập.

• Nhấn vào link liên kết:

https://accounts.google.com/b/0/DisplayUnlockCaptcha.

• Nhấn Continue.

Trang 35

4.4 Thu tiền, Cấp hoá đơn

và gửi cho phụ huynh

Trang 36

4.4.1 Lập đợt thu

 Mục đích: Giúp kế toán thiết lập các thông tin của đợt thu phí tại trường

1 Tại phân hệ Khoản thu,

chọn Quản lý thu\Đợt thu

thu trong đợt thu này

• Đối với khoản Tiền ăn

bán trú, nhập thêm Số

buổi/tháng.

• Nhấn Đồng ý.

Trang 37

4 Phần mềm hiển thị các thông tin từ đợt thu vừa thiết lập của từng khối, lớp

Nhấn Xem chi tiết hoặc nhấn vào từng lớp để xem chi tiết các khoản thu.

Trang 38

5 Nhấn Sửa Nhập Số buổi trả lại của Tiền ăn bán trú cho từng học sinh, phần mềm sẽ tính toán lại số tiền học sinh cần đóng Nhấn Cất.

Trang 39

6 Trường hợp muốn nhập nhanh số buổi trả lại cho các lớp, nhấn Cập nhật dữ liệu\Tải danh sách thu.

7 Nhập số buổi trả lại tương ứng với từng học sinh của từng lớp

8 Nhấn Cập nhập dữ liệu\Cập nhật lại để tải file excel đã có dữ liệu.

Trang 40

4.4.2 Thu tiền, cấp hoá đơn và gửi cho

phụ huynh

Trang 42

3 Nhập Ngày thu.

4 Chọn học sinh trên danh

sách để xem chi tiết các

Trang 43

7 Phần mềm tự động lấy lên 1 số

thông tin cấp phát và thông tin hoá

đơn Nhập Ngày hóa đơn Nhấn

Đồng ý.

a Thu tiền và cấp hoá đơn

Lưu ý: Trường hợp khoản thu có trạng thái

Đã thu hoặc Chưa thu đủ(nhưng số hóa đơn cấp cho khoản thu đó dưới 2 lần) thì có thể

Hủy thu tiền nếu cần.

Trang 44

Trong trường hợp có hóa đơn điện tử bị sai sót như phát hành nhầm mẫu hóa đơn, khai báo nhầm khoản thu, nhập sai thông tin học sinh… nhưng có trạng thái chưa ký thì kế toán có thể xóa các hóa đơn này

a Thu tiền và cấp hoá đơn

1 Vào phân hệ Hoá đơn điện tử\Hoá

đơn điện tử.

2 Tích chọn các hóa đơn cần xóa

3 Nhấn Xóa hóa đơn

4 Nhấn Xóa để xác nhận việc xóa hóa

đơn điện tử

Lưu ý: Nếu chọn xóa hóa đơn đã ký hoặc hóa đơn có số hóa đơn không phải là lớn nhất

thì chương trình sẽ sinh cảnh báo

Trang 45

b Ký điện tử và gửi cho phụ huynh

1 Vào phân hệ Hoá đơn điện tử\Hoá

đơn điện tử.

2 Có 2 cách ký điện tử:

 Ký điện tử cho từng hoá đơn:

• Tích chọn hoá đơn trên danh

sách, nhấn Ký điện tử.

• Trường hợp chưa khai báo email

phụ huynh tại Hồ sơ học

sinh thì anh/chị nhập thêm

thông tin Email, nhấn Ký điện

tử.

• Cắm USB có chữ ký số của đơn

vị, nhấn OK.

Trang 46

tử & gửi email để vừa ký

vừa gửi email cho phụ

Trang 47

 Một số lưu ý trong quá trình ký điện tử:

1 Trường hợp đơn vị có nhiều chứng thư số thì phần mềm hiển thị danh sách

chứng thư số của đơn vị.

2 Trường hợp đơn vị sử dụng chứng thư số có mã số thuế khác với mã số thuế của đơn vị, sau khi cắm USB => phần mềm hiển thị cảnh báo:

Trang 48

3 Trường hợp đơn vị sử dụng chứng thư số để ký lần đầu thì cần nhấn OK trên màn hình chứng thư số, còn nếu ký điện tử lần sau thì chỉ cần cắm USB (chứng thư số có mã số thuế trùng với mã số thuế của đơn vị) thì phần mềm tự động ký thành công mà không cần nhấn OK

4 Trường hợp đơn vị có chứng thư số đã hết hạn sử dụng, phần mềm hiển thị cảnh báo:

Trang 50

 Gửi email từng hoá đơn cho phụ huynh/học sinh:

1 Tích chọn 1 hoá đơn cần gửi cho

phụ huynh/học sinh, nhấn Gửi cho

PH.

2 Nếu chưa khai báo email phụ huynh

tại Hồ sơ học sinh thì anh/chị cần

nhập thêm thông tin Email

Nhấn Gửi.

Lưu ý: Trường hợp không thực hiện gửi hoá đơn cho phụ huynh ngay trên màn hình

ký điện tử thì anh/chị có thể thực hiện gửi hoá đơn cho phụ huynh sau đó bằng 2 cách

Định dạng
Số trang	56
Dung lượng	8,26 MB