Kỹ năng giao tiếp là những công cụ mà chúng ta sử dụng để loại bỏ những rào cản để đạt được hiệu quả giao tiếp.2 Giao tiếp là quá trình hình thành và phát triển sự tiếp xúc giữa người vớ
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
MÔN: KỸ NĂNG GIAO TIẾP
ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG GIAO TIẾP VỚI CẤP DƯỚI
GIẢNG VIÊN: THẠC SĨ ĐỖ THU HIỀN
NHÓM 3
Năm 2021
Trang 2DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 3
NGUYỄN THU HƯƠNG (nhóm
Trang 3I Khái quát chung về giao tiếp:
1 Khái niệm:
Giao tiếp là hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệ giữa con người với con người nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định.1
Giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin diễn ra giữa hai người Quá trình đó đem lại sự thay đổi hành vi cho cả hai phía
Kỹ năng giao tiếp là những công cụ mà chúng ta sử dụng để loại bỏ những rào cản để đạt được hiệu quả giao tiếp.2
Giao tiếp là quá trình hình thành và phát triển sự tiếp xúc giữa người với người, được phát sinh từ nhu cầu hoạt động chung, bao gồm sự trao đổi thông tin, xây dựng chiếc lược tương tác, thống nhất tri giác và tìm hiểu người khác nhằm đạt được mục đích nào đó 3
Kỹ năng giao tiếp là một tập hợp những quy tắc, nghệ thuật, cách ứng
xử, đối đáp được đúc rút qua kinh nghiệm thực tế hằng ngày giúp mọi người giao tiếp hiệu quả, thuyết phục hơn khi áp dụng thuần thục kỹ năng giao tiếp
2 Lợi ích của kỹ năng giao tiếp tốt
Dễ dàng thuyết phục và đàm phán
Cuộc sống luôn được diễn ra và mỗi ngày chúng ta đều phải sử dụng giao tiếp
để có thể đạt được mục đích nào đó Khi sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt, chúng
ta sẽ ứng xử với các tình huống xảy ra xung quanh với sự khéo léo và tế nhị
1 ThS Chu Văn Đ c (2005) ứ Giáo trình Kỹỹ năng giao tiếếp, Nhà xuấất b n Hà N i, Hà N i.ả ộ ộ
2 TS Nguyễễn Th Thanh Vấn (2019) ị Kỹỹ năng giao tiếếp, Vi n nghiễn c u kinh tễấ ng d ng b môn kyễ năng ệ ứ ứ ụ ộ mễềm.
3 PGS.TS Huỳnh Văn S n (2016) Giáo trình kĩ năng giao tễấp, Đ i h c S ph m Thành phôấ Hôề Chí Minh, TP.Hôề Chí Minh ơ ạ ọ ư ạ
Trang 4Kết nối với các mối quan hệ
Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ là một sợi dây liên kết giữa người và người Không những thế, ngày nay con người sử dụng kỹ năng giao tiếp làm một công cụ để điều khiển mọi thứ xung quanh Con người có thể liên kết giữa người và vật
và làm chủ mọi thứ thông qua giao tiếp
Thúc đẩy xây dựng đội ngũ
Với khả năng giao tiếp được cải thiện, các thành viên trong nhóm sẽ đoàn kết hơn Sẽ không có một thành viên nào cảm thấy một mình họ phải gánh vác cả nhóm Sự phân công lao động này sẽ thúc đẩy những cảm giác tích cực và mối quan hệ giữa những thành viên với nhau, giúp cải thiện tinh thần và kinh nghiệm làm việc
Cải thiện năng suất:
Khi các thành viên trong nhóm hiểu được vai trò của họ, vai trò của những người khác và kỳ vọng của bạn, họ có thể tập trung vào công việc của họ nhiều hơn là những vấn đề khác ở nơi làm việc Khi giao tiếp hiệu quả, xung đột được giải quyết rất nhanh, nhân viên có thể quản lý khối lượng công việc tốt hơn và giảm thiểu sự phân tâm Lợi ích này đưa đến năng suất làm việc tuyệt vời cho bạn và cả những thành viên trong nhóm
3 Những nghiên cứu đã có:
Van Thompson(2017) Self-Esteem & Effective Communication Skills,LIVESTRONG.COM.(n.d.),
http://www.livestrong.com/article/187227-self-esteem-effective-communication-skills/
Trang 5 A Managerial Perspective: Oral Communication Competency Is Most Important for Business Students in the Workplace Jeanne D Maes (n.d.) http://job.sagepub.com/content/34/1/67.abstract
The Connections between Language Education and Civic Education.ERIC Digest (n.d.) http://www.ericdigests.org/1992-2/civic.htm
ERIC – Values, Vision, Voice, Virtue: The 4 “V” Model for Ethical LeadershipDevelopment,1996-Feb.(n.d.) http://eric.ed.gov/? id=ED394542
II Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp với cấp dưới
Đối với nhà lãnh đạo quản lý, giao tiếp là một nhiệm vụ, một nội dung của công tác lãnh đạo, quản lý, trong đó họ không đơn giản chỉ là một bên tham gia mà có trách nhiệm tổ chức quá trình đó Giao tiếp là công cụ để họ thực hiện vai trò lãnh đạo, quản lý của mình Tất cả các hoạt động như lập kế hoạch, tổ chức kế hoạch, đánh giá việc thực hiện kế hoạch, nhà lãnh đạo, quản lý đều phải thực hiện thông qua giao tiếp Giao tiếp là công cụ giúp cấp trên ảnh hưởng đến cấp dưới nên kỹ năng giao tiếp có vai trò rất quan trọng
1 Tạo sự gắn bó giữa cấp trên và cấp dưới
Kỹ năng giao tiếp tốt với cấp dưới sẽ tạo sự gắn bó giữa cấp trên và cấp dưới góp phần hoàn thiện nhân cách, nâng cao uy tín, phong cách người lãnh đạo Đồng thời qua đó hình thành kỹ năng kỹ xảo, nghệ thuật ứng xử trong công tác lãnh đạo, quản lý Tạo sự đồng thuận, hứng khởi trong công việc, tăng cường hợp tác của cấp dưới, từ đó sức mạnh của doanh nghiệp sẽ tăng gấp nhiều lần Giúp nhân viên có thái độ yên tâm công tác, đạt sự cân bằng công việc và cuộc sống mà không mang stress về nhà, luôn vui vẻ làm việc Bên cạnh đó còn làm đẹp thêm hình tượng của doanh nghiệp, khi toàn thể doanh nghiệp đã đạt được sự đồng thuận về cách giao tiếp ứng xử, sức mạnh mềm
Trang 6của doanh nghiệp tăng lên mạnh mẽ Đây chính là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp phát triển
2 Dễ dàng đạt được mục tiêu trong giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp giúp nhà lãnh đạo, quản lý đạt được mục tiêu trao đổi hoặc tiếp nhận thông tin về những vấn đề của tổ chức mình một cách đầy đủ nhất Vận dụng kỹ năng giao tiếp của cấp trên giúp đạt hiệu quả cao khi động viên, thuyết phục cấp dưới hướng về một mục đích, một nhận thức hay một thỏa thuận chung
3 Tạo mỗi quan hệ thân thiết với cấp dưới
Kỹ năng giao tiếp giúp cấp trên tạo ra sự tin tưởng, sự ảnh hưởng đối với cấp dưới Từ việc xây dựng quyết định đến tổ chức, đánh giá việc thực hiện quyết định, cấp trên phải sử dụng các kỹ năng giao tiếp Thông qua kỹ năng giao tiếp, cấp trên có phương thức truyền đạt hiệu quả, là công cụ quan trọng trong lãnh đạo, quản lý, vì lãnh đạo là việc đạt được mục tiêu đã định thông qua người khác Để lãnh đạo, quản lý được cấp dưới thì cấp trên phải tạo lập các mối quan hệ, sự ảnh hưởng nhất định với cấp dưới để họ tin, hợp tác, tôn trọng, ủng hộ mình
4 Thể hiện tốt khả năng lãnh đạo
Nhà lãnh đạo phải có một kỹ năng giao tiếp tốt, vì điều đó sẽ bộc lộ được khả năng nhiều mặt của nhà lãnh đạo và có ảnh hưởng không nhỏ tới sự thành công của công ty Muốn thuyết phục được nhân viên tin mình, theo mình, nhà lãnh đạo phải biết cách truyền đạt thông tin Muốn thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, nhà lãnh đạo phải biết cách khuyến khích, động viên, hay muốn có các bản hợp đồng, nhà lãnh đạo cũng phải biết cách thương thuyết
5 Dễ dàng điều khiển nhân viên cấp dưới
Giao tiếp hiệu quả cho phép các nhà quản lý đưa ra những hướng dẫn dễ hiểu cho tập thể/nhóm của họ, làm giảm nguy cơ mắc những sai lầm do hiểu lầm
Trang 7hoặc hiểu sai Một nhà lãnh đạo hiệu quả là người biết cách giao tiếp một cách rõ ràng và dễ hiểu Nói một cách dễ hiểu, bản chất của hoạt động quản lý
là “dùng bàn tay của người khác để làm việc của mình” Người quản lý giỏi không phải là người biết làm việc giỏi mà là người biết điều khiển người khác làm việc thay cho mình và làm theo ý mình Muốn người khác làm thay mình
và làm theo ý mình, người quản lý cần có kỹ năng giao tiếp Giám đốc truyền thông Andy Cook nói: “Trong thế giới kinh doanh, các doanh nghiệp luôn đấu tranh để chiếm lĩnh thị trường và tìm kiếm một mảnh đất màu mỡ Muốn đứng trên bục vinh quang, doanh nghiệp cần xây dựng một lực lượng hùng hậu và thúc đẩy đội ngũ của mình phát triển Yếu tố nào sẽ giúp bạn biến lý thuyết thành hiện thực? Đó chính là giao tiếp Giao tiếp tốt mang đến cho bạn
và doanh nghiệp nhiều lợi ích hơn những gì bạn tưởng.”
Để xây dựng một đội ngũ tốt đòi hỏi phải có một nhà lãnh đạo tài ba với khả năng giao tiếp “hơn người” Bởi, người giao tiếp giỏi là người có khả năng kết nối các cá nhân, giải quyết mâu thuẫn, giúp nhân viên loại bỏ sự sợ hãi, tuyên truyền tinh thần đoàn kết và tiếp động lực thông qua ngôn ngữ trực tiếp
“Đôi khi cách diễn giải “loằng ngoằng” có thể khiến đối tác hiểu nhầm hoặc hiểu sai lệch thông tin và thông điệp bạn muốn gửi tới Điều này sẽ thật tệ hại” Andy nói Sự động viên, chia sẻ của cấp trên đối với cấp dưới sẽ trở thành nguồn động lực to lớn để họ cố gắng lao động hết mình Sự giao tiếp thông qua ngôn ngữ trực tiếp của ban quản lý với nhân viên góp phần tạo ra môi trường làm việc thân thiện và thoải mái Điều này tác động lớn tới tâm lý làm việc của nhân viên Một trong những điều quan trọng mà nhà quản lý phải làm là giao tiếp hiệu quả Người quản lý giao tiếp để khuyến khích, thúc đẩy tập thể/nhóm của mình, hiến kế cho công ty và thuyết trình trong các cuộc họp
Trang 8* Nếu người cấp trên không có hoặc kỹ năng giao tiếp với cấp dưới kém thì
có thể:
1 Khiến nhân viên cảm thấy như thể họ không bao giờ có thể làm đúng trong mắt người cấp trên của mình, dẫn đến nhân viên cảm thấy chán nản, tự ti và xin thôi việc
2 Nhân viên có thể cảm thấy rằng người cấp trên không hiểu nguyện vọng của họ và sẽ không cùng họ xây dựng kế hoạch hành động để đạt được những mục tiêu đó
3 Khiến nhân viên ngại nói chuyện, bày tỏ ý kiến với cấp trên, tạo thành một nơi làm việc đầy căng thẳng với mức độ gắn kết thấp và xung đột cao
4 Nhân viên có thể cảm thấy người quản lý không thể hoặc không sẵn sàng giúp đỡ họ trong các vấn đề
5 Khiến nhân viên mất tinh thần, không tôn trọng, không công bằng với cách đặt câu hỏi, cách nhận xét, cách bàn giao công việc
* Mô )t s+ l-i thường gă )p khi giao tiếp, ứng xử với cấp dưới
Không tôn trọng cấp dưới, chỉ mô št mình thủ trưởng nói rồi bắt mọi người trong đơn vị tuân theo
Nhìn nhâ šn cấp dưới mô št cách hời hợt, chủ quan Vì vâ šy, sử dụng ngôn từ không phù hợp, thiếu lịch sự
Không quan tâm, lắng nghe để chia sẻ với những khó khăn của cấp dưới
Ứng xử với những người dưới quyền (những người quản lý cấp dưới và những người lao động) là một trong những yếu tố có tầm quan trọng hàng đầu Ở đây nghệ thuật ứng xử là cơ sở, là nền tảng để người lãnh đạo thu phục người khác
III CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP VỚI CẤP DƯỚI
Trang 9Các nguyên tắc trong giao tiếp của lãnh đạo với cấp dưới
- Tôn trọng và lắng nghe ý kiến của cấp dưới khi họ báo cáo công việc hoặc
đề xuất, tham mưu, đóng góp những ý tưởng tốt cho sự phát triển của bộ phận, đơn vị, cơ quan.Tin tưởng và biết cách phát huy những điểm mạnh của cấp dưới (dùng người như dùng mộc); phân công công việc phải dựa trên nguyên tắc: Đúng chức trách, đúng chuyên môn, phù hợp với năng lực và sở trường của từng người
- Nguyên tắc lịch sự : không để nhân viên “lấn sân”, coi thường, nhưng cũng đừng quá xa cách Một người cấp trên hoàn hảo là người luôn được nhân viên tin tưởng, tôn trọng, là nơi nhân viên tìm đến khi có khúc mắc trong công việc cũng như khi họ cần chia sẻ trong cuộc sống
- Nguyên tắc: rõ ràng, cụ thể, xúc tích, trọn vẹn, thận trọng trong giao tiếp với cấp dưới
- Chính xác, Minh bạch, rõ ràng và công bằng Đối xử công bằng với cấp dưới, tránh định kiến, thiên vị Không được ép cấp dưới làm theo ý thích, tình cảm của mình, không nên buô šc nhân viên này làm mô št viê šc rất khó còn nhân viên kia lại làm mô št viê šc rất dễ, mă šc dù họ có cùng khả năng như nhau, mà phải đưa ra hai viê šc, đô šng viên họ tự lựa chọn, tỏ thái đô š quan tâm, ưu đãi hơn đối với người làm viê šc khó Đă šc biê št, khi giao viê šc không được xuất phát
từ ý đồ không trong sáng “giao cho viê šc khó, vượt quá khả năng, rồi nếu không làm được thì phê bình”…như vâ šy sẽ gây mâu thuẫn nô ši bô š
Kỹ năng giao tiếp của cấp trên đối với cấp dưới
- Kỹ năng định hướng trong giao tiếp Vì nếu không định hướng sẽ dẫn đến quá trình giao tiếp giữa lãnh đạo và nhân viên không đi vào trọng tâm, lệch hướng, dễ bị hớ,
Trang 10- Kỹ năng xác định mục đích giao tiếp phù hợp Nhà lãnh đạo cần xác định rõ vấn đề khi giao tiếp với nhân viên để có thể chọn cách nói, thái độ cho phù hợp
- Kỹ năng sử dụng phương tiện giao tiếp Tất cả phương tiện giao tiếp đều cùng mục đích phục vụ cho quá trình giao tiếp nhằm đạt hiệu quá cao, nhưng làm sao cho việc vận dụng phù hợp, nhịp nhàng, thì còn phải rèn luyện ví dụ: cử chỉ, điệu bộ, nét mặt, cơ thể hoặc một số phương tiện khác như bắt tay, lời chào gọi điện thoại nhắn tin, Nhưng phương tiện giao tiếp đặc biệt quan trọng đó là ngôn ngữ, nhà lãnh đạo nên chú trọng vào lời nói, giọng điệu khi giao tiếp với cấp dưới
- Kỹ năng định vị trong giao tiếp với cấp dưới giúp nhà lãnh đạo hiểu hơn về nhân viên từ đó mà nắm bắt tâm lý, thái độ của họ
- Kỹ năng điều khiển trong quá trình giao tiếp Là một nhà lãnh đạo nên hiểu được vị thế của mình trong 1 cuộc giao tiếp, nắm bắt rõ các thông tin để có thể chuyển hướng cuộc giao tiếp khi cần thiết
- Kỹ năng lắng nghe cấp dưới :
+ Chú ý, tập trung lắng tới những điều mà người dưới quyền trình bày, tránh ngắt lời, thể hiện thái độ tôn trọng cấp dưới
+ Trong quá trình giao tiếp nên xây dựng niềm tin, sự thấu hiểu và coi trọng lẫn nhau
+ Trong quá trình bàn bạc công việc, cấp trên cũng cần ghi chú lại những quan điểm của cấp dưới để đạt được hiệu quả cho cuộc nói chuyện
- Kỹ năng sử dụng lời khen chê hợp lí:
Trang 11+ Biểu lộ sự ghi nhận, thân thiện, khích lệ phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ như cử chỉ, ánh mắt, nụ cười,
+ Sử dụng lời khen để khuyến khích, động viên và giảm đi áp lực cho cấp dưới
+ Khi có vấn đề gì mà cấp trên còn khúc mắc với cấp dưới mà muốn cấp dưới làm rõ thì có thể đặt những câu hỏi tế nhị, khéo léo để cấp dưới trình bày vấn
đề một cách rõ hơn
- Kỹ năng làm chủ cảm xúc:
+ Không nên đột nhiên quát tháo ầm ĩ, hãy chỉnh lý lại nội dung, rồi giảng cho cấp dưới nghe và làm cho họ sửa đổi
+ Nên nói thẳng chứ đừng mỉa mai, chì chiết
+ Không nên giáo điều với cấp dưới với tư cách là người cùng làm việc, chỉ cho họ thấy khuyết điểm và nhắc nhở, giúp đỡ
+ Biết kiềm chế cảm xúc trong quá trình giao tiếp
+ Sử dụng ngôn ngữ, lời nói chuẩn mực
- Kĩ năng thuyết phục
+ Người lãnh đạo cần ra chỉ thị ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu, không nên biến một công việc đơn giản trở nên lòng vòng khó hiểu, điều này chỉ làm mất thời gian của cấp dưới mà hiệu quả còn kém
+ Khi truyền đạt mệnh lệnh, bản mệnh lệnh phải có giá trị, đồng thời phải tôn trọng, lịch thiệp, tôn trọng cá tính, đừng tuyệt đối hóa sự việc, ý kiến của mình
+ Phải chịu trách nhiệm về những chỉ thị và mệnh lệnh do mình đề ra: Khi chỉ thị cho cấp dưới phải nói rõ mục đích, nội dung và có biện pháp cụ thể để thực hiện
Trang 12IV CÁCH GIAO TIẾP CỦA CÁC NHÀ LÃNH ĐẠO MỸ NHẬT -VIỆT
Nhật
Với một nền tảng văn hoá nhấn mạnh sự hoà hợp xã hội, người Nhật thường
áp dụng cách lãnh đạo đặt trọng tâm vào con người chứ không phải vào công việc Vì vậy mà trong môi trường giao tiếp giữa cấp trên hay những nhà lãnh đạo và cấp dưới luôn đề cao sự hoà hợp, xử lý khéo léo để không làm mất lòng dù trong TH phê bình cũng rất nhẹ nhàng thoả hiệp thay vì phê bình gay gắt hay quá thẳng thắn Việc giao tiếp cũng sử dụng làm thước đo để đánh giá mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên trong công ty Trong các công ty Nhật Bản, lãnh đạo thường đóng vai trò là người bảo vệ nhân viên Họ rất quan tâm đến lợi ích của nhân viên (cả lợi ích vật chất và tinh thần), luôn thông cảm và tìm cách hỗ trợ nhân viên trong công việc Các nhà quản lý Nhật Bản thường thiếp lập mối quan hệ gần gũi với đồng nghiệp và nhân viên thông qua cách nói chuyện và thể hiện nhiều cảm thông hơn là giám sát Văn hoá Nhật Bản cho rằng, một mối quan hệ tốt đẹp với mọi người là nền tảng cho sự cam kết của các bên và lãnh đạo Nhật sử dụng cách đó để giành được lòng trung thành của nhân viên Sa thải nhân viên cũng là biện pháp cuối cùng
mà lãnh đạo Nhật Bản lựa chọn và họ thường chỉ làm như vậy khi không còn con đường nào khác Chính vì được coi trọng và bảo vệ như vậy nên nhân viên ở Nhật thường cực kỳ trung thành với công ty
Mỹ
Hoàn toàn đối lập với Nhật Bản, Mỹ áp dụng triệt để phong cách lãnh đạo tập trung vào công việc Là một xã hội mang tính chủ nghĩa cá nhân hàng đầu trên thế giới, người Mỹ đặc biệt nhấn mạnh sự tự chủ và thành công cá nhân Trong một cuộc đối thoại, các nhà lãnh đạo Mỹ sẵn sàng phê bình nhân viên hay cấp dưới mỗi khi mắc lỗi một cách thẳng thắn thái quá, chỉ trích không