Phối hợp với các phòng ban trong việc xây dựng đơn giá cho sản phẩm bốc dự toáncông trình.Phòng hành chính nhân sự: - Tổ chức quản lý bộ máy, lao động, tiền lương và thực hiện chế độ ch
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TMS
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Điền thoong tin công ty vào đây
Được thành lập từ tháng 7 năm 2008 bởi đội ngũ cán bộ quản lý và kỹ thuật dày dặn kinh nghiệm, Công ty Tms tham gia quản lý, thiết kế và thi công hệ thống cơ điện công trình, điều hòa không khí và lạnh công nghiệp cho các dự án tại Miền Nam Việt Nam Dù còn trẻ về tuổi đời, công ty luôn đi theo con đường kế thừa và rút ra bài học từ người đi trước, chọn các giải pháp thiết kế tối ưu, ứng dụng công nghệ mới và tiết kiệm năng lượng để tạo ra sản phẩm dịch vụ tốt nhất, đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu khắt khe về chất lượng, đồng thời đảm bảo tiến độ thực hiện ở các dự án lớn của các chủ đầu tư.
Tại Công ty Tms, chúng tôi luôn theo đuổi phát triển bền vững và quan tâm đến cộng đồng, đồng thời không ngừng cải tiến hệ thống quản lý để nâng cao chất lượng dịch vụ Cam kết này giúp Tms dần khẳng định vị thế là một Tổng Thầu chuyên nghiệp, mang đến giải pháp toàn diện, đáng tin cậy và hiệu quả cho khách hàng thông qua quy trình quản lý tối ưu và sự đổi mới liên tục.
Chức năng và lĩnh vực hoạt động
Xây dựng nhà các loại: Xây dựng nhà ở dân dụng, nhà cao tầng, nhà xưởng sản xuất công nghiệp
Chúng tôi cung cấp dịch vụ lắp đặt hệ thống điện trọn gói cho các công trình, bao gồm hệ thống điện, hệ thống điện lạnh, hệ thống phòng cháy chữa cháy và hệ thống chống sét để đảm bảo an toàn và vận hành liên tục Ngoài ra, chúng tôi lắp đặt hệ thống camera quan sát, tổng đài điện thoại và hệ thống cáp mạng, đáp ứng các yêu cầu quản lý, giám sát và liên lạc hiện đại Đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi thi công đúng tiến độ, tối ưu chi phí và đảm bảo hiệu suất, đồng thời cung cấp dịch vụ bảo trì, sửa chữa và hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng.
Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí
Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác: Xây dựng đường dây, trạm biến áp dưới 35KV
Xây dựng công trình đường sắt, đường bộ
Thoát nước và xử lý nước thải
Hoạt động thiết kế chuyên dụng
Hoàn thiện công trình xây dựng
PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC
PHÒNG KẾ TOÁN P.HÀNH CHÍNH
Cơ cấu tổ chức của công ty
1.3.1 Sơ đồ tổ chức công ty.
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức công ty
(Nguồn: phòng hành chính - nhân sự)
1.3.2 Chức năng,nhiệm vụ của các bộ phận quản lý.
Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, có năng lực tổ chức, chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, đánh giá kết quả kinh doanh của công ty.
Phó giám đốc là người hỗ trợ Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc Người này chủ động triển khai và thực hiện các nhiệm vụ được giao, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động kinh doanh của công ty.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, phân tích đối thủ cạnh tranh và đề xuất các biện pháp thích hợp nhằm giảm thiểu rủi ro cho công ty Việc nghiên cứu thị trường giúp nhận diện xu hướng, nhu cầu và cơ hội tăng trưởng; việc tìm kiếm khách hàng mở rộng mạng lưới tiếp cận và tăng doanh thu; việc phân tích đối thủ cạnh tranh đánh giá vị thế thị phần, chiến lược định giá và ưu thế cạnh tranh Từ đó, phòng kinh doanh đề xuất các biện pháp tối ưu như điều chỉnh chiến lược tiếp thị, cải thiện sản phẩm/dịch vụ, tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản trị rủi ro Vai trò của phòng kinh doanh là nền tảng để xây dựng chiến lược kinh doanh bền vững và tăng trưởng lợi nhuận cho công ty.
Phòng kế toán: Bộ phận Tài chính – kế toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp, bao gồm nhiệm vụ sau:
- Cung cấp thông tin nhất là thông tin tài chính.
Kiểm tra và kiểm soát các hoạt động kinh tế theo hệ thống phân cấp của công ty nhằm cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời cho lãnh đạo đơn vị để đưa ra các quyết định hợp lý, phù hợp với mục tiêu tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh và đạt hiệu quả cao Việc tổ chức phân cấp quản lý giúp chuẩn hóa quy trình, tăng cường kiểm soát rủi ro, nâng cao tính minh bạch trong quản trị và cải thiện hiệu quả vận hành, từ đó thúc đẩy tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.
Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm thiết kế bản vẽ, kiểm tra, theo dõi và đôn đốc công việc thi công công trình; đồng thời chủ trì xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu nhằm đảm bảo tiến độ, chất lượng và tối ưu vật tư cho dự án.
Phối hợp với các phòng ban trong việc xây dựng đơn giá cho sản phẩm (bốc dự toán công trình).
Phòng hành chính nhân sự:
Việc tổ chức và quản lý bộ máy, nguồn lao động, tiền lương cùng các chế độ, chính sách cho người lao động làm công tác quản trị văn phòng, văn thư và lưu trữ được triển khai một cách có hệ thống nhằm bảo đảm cơ cấu tổ chức gọn, hoạt động hiệu quả và minh bạch Quản lý bộ máy và nhân sự được thực hiện rõ ràng với xác định chức danh, phạm vi công việc và quyền lợi, đồng thời áp dụng đầy đủ các chế độ tiền lương, bảo hiểm và các chế độ đãi ngộ phù hợp với yêu cầu của quản trị văn phòng, văn thư và lưu trữ hồ sơ Việc thực hiện chính sách và chế độ lao động được đảm bảo nhất quán, nhằm tăng cường động lực làm việc, bảo đảm quyền lợi người lao động và nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ, văn thư và lưu trữ.
- Tổ chức thực hiện và quản lý các quá trình giải quyết công tác hành chính
- Tổ chức, thực hiện và quản lý các quá trình giải quyết nhân sự của công ty.
Xây dựng phương án đổi mới quy chế hành chính theo từng giai đoạn, thời điểm cho phù hợp với tình hình hoạt động chung của công ty
- Thực hiện chế độ về lao động tiền lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ hưu, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với người lao động theo quy định của công ty và pháp luật nhà nước.
- Xây dựng tiêu chuẩn về tuyển dụng lao động, soạn thảo hợp đồng lao động, làm các thủ tục để giám đốc công ty quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, nâng lương, khen thưởng kỷ luật đối với người lao động.
Kết quả hoạt động công ty Tms qua 3 năm 2015 - 2017
Bảng 1.1: Kết quả hoạt động công ty Tms qua 3 năm 2015 - 2017.
Thuế thu nhập doanh nghiệp 1.284 1.418 2.613
Thu nhập sau thuế (lãi ròng) 3.851 4.254 7.839
(Nguồn: phòng kế toán- tài chính)
Qua báo cáo kết quả thu nhập gần đây của công ty, hoạt động kinh doanh cho thấy hiệu quả vượt trội và xu hướng tăng trưởng ổn định qua các năm Tình hình thực hiện lợi nhuận từ khi thành lập đến nay luôn tăng trưởng, cho thấy quản lý chi phí hợp lý và đà tăng trưởng doanh thu bền vững Những con số này phản ánh khả năng cạnh tranh trên thị trường và sự cải thiện liên tục về hiệu quả vận hành.
Trong giai đoạn 2015–2017, doanh thu và lợi nhuận sau thuế của công ty đều tăng trưởng Doanh thu tăng từ 73.019 tỷ đồng lên 114.220 tỷ đồng, tương đương mức tăng 56,42% Lợi nhuận sau thuế tăng từ 3.851 tỷ đồng lên 7.839 tỷ đồng, tương đương 103,6% Lợi nhuận tăng nhanh hơn doanh thu có thể được giải thích bởi chi phí công ty giảm qua từng năm và doanh thu vẫn tăng Doanh thu của công ty giai đoạn 2015–2017 tăng liên tục; cụ thể năm 2016 tăng 5.499 tỷ đồng so với năm 2015 (tăng 7,5%) Năm 2017 được ghi nhận tăng mạnh hơn so với giai đoạn trước.
2015 – 2016 cụ thể tăng 35.702 tỷ đồng so với 2016 (tăng 45.5%).
Thu nhập sau thuế (lợi nhuận) giai đoạn 2015- 2017 tăng liên tục Tăng mạnh nhất ở giai đoạn 2016 -2017 Năm 2016 tăng 403 tỷ đồng so với 2015 (tăng 10.5%).
Trong năm 2017, doanh thu của công ty tăng thêm 3.585 tỷ đồng, tương ứng mức tăng trưởng 84,3%, cho thấy công ty đã triển khai những chiến lược kinh doanh hiệu quả và phù hợp với nhịp phát triển của nền kinh tế hiện nay.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TMS
Tình hình lao động của công ty
2.1.1 Lao động qua các năm.
- Tổng số CB – CNV của công ty năm 2017 là: 317 người
+ Nhân viên quản lý: 13 người
+ Lao động trực tiếp: 172 người
+ Phụ trợ dịch vụ: 57 người
+ Lao động gián tiếp: 75 người
Theo số liệu trên, một cán bộ quản lý trung bình quản lý khoảng 42 nhân viên Biên độ quản lý ở mức này được đánh giá là khá cao so với nhiều doanh nghiệp khác Tuy nhiên, đây chỉ là cách tính trung bình và chưa thể hiện đầy đủ trách nhiệm của người quản lý với đội ngũ dưới quyền.
Bảng 2.1: Số lượng lao động qua các năm
Số lượng NV tuyển dụng thêm hàng năm 69 85 101
Số lượng nhân viên trong công ty được đào tạo hàng năm sau khi tuyển dụng
Tỷ lệ giữa số lượng nhân viên tuyển dụng/ số lượng nhân viên đào tạo thực tế
Tỷ lệ giữa số lượng nhân viên tuyển dụng/ số lượng nhân viên đào tạo
(nguồn: phòng tổ chức – nhân sự)
Nguồn nhân lực của công ty tăng liên tục trong giai đoạn 2015–2017 nhằm đẩy nhanh tiến độ thực hiện các mục tiêu và định hướng mở rộng, đồng thời đáp ứng yêu cầu hoàn thành các công trình đã được đấu thầu Vì vậy, số lượng nhân viên tuyển dụng ngày càng tăng và cho thấy công tác thu hút nguồn nhân lực được cải thiện rõ rệt Cụ thể, tổng số nhân viên năm 2015 là 253 người và năm 2017 là 317 người, tăng 64 người, tương ứng mức tăng 20,2%.
Số nhân viên đào tạo tăng 83 người, tương ứng với mức tăng 66.9% Năm 2016, công ty đào tạo 135 người, tăng 11 người (tỉ lệ tăng 8.9%) so với năm 2015.Năm
Trong năm 2017, công ty đã đào tạo cho 207 nhân viên, tăng 72 người so với năm trước (tăng 53,3%), cho thấy quyết tâm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Hoạt động đào tạo nguồn nhân lực được đẩy mạnh nhờ nhận thức rõ ràng về vai trò then chốt của yếu tố con người đối với sự phát triển của doanh nghiệp Do đó, công ty luôn tạo điều kiện để nâng cao trình độ nhận thức, kỹ năng và nghiệp vụ của nhân viên thông qua các khóa đào tạo chuyên môn và chương trình phát triển nghề nghiệp.
Số nhân viên tuyển dụng tăng 32 người, tương ứng với mức tăng 46.6% Năm
Trong năm 2016, công ty tuyển dụng 85 người ở các vị trí khác nhau, tăng 16 người so với năm 2015 và tương ứng mức tăng 23.2% Năm 2017, công ty tuyển dụng 101 người, tiếp tục tăng 16 người so với năm 2016 (tăng 18.8%) Trong giai đoạn 2015–2017, tỉ lệ phần trăm nhân viên được tuyển dụng tham gia khóa đào tạo lần lượt là 55.6% (2015), 63% (2016) và 48.8% (2017) Tuy vậy, thực tế chỉ có 54.9% số lượng nhân viên tuyển dụng năm 2015 được đào tạo, 59.5% năm 2016 và 43.5% năm 2017; điều này cho thấy công ty đã tuyển dụng được những nhân viên có đầy đủ kinh nghiệm để không cần đào tạo lại, trong khi những nhân viên mới tham gia hoạt động kinh doanh lại có chương trình đào tạo lại cho nhân viên cũ ở các bộ phận, tuy nhiên tỉ lệ này vẫn còn ở mức thấp.
2.1.2 Phân loại lao động theo giới tính
- Phân Loại Lao Động Theo giới tính tại Công Ty
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo giới tính tại công ty
Công ty Tms hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thiết bị máy và phần mềm đòi hỏi kỹ thuật cao và chịu nhiều áp lực công việc Do đặc thù này nên mỗi đợt đào tạo nguồn nhân lực của công ty có sự chênh lệch về quy mô và chất lượng giữa các kỳ tuyển dụng Vì vậy, cơ cấu nhân sự tại Tms cho thấy số lượng nhân viên nam chiếm tỷ lệ cao hơn so với nữ, phản ánh xu hướng tuyển dụng phù hợp với yêu cầu kỹ thuật và áp lực công việc của ngành.
Nhân viên nam làm việc chủ yếu ở các bộ phận kỹ thuật, đòi hỏi trình độ cao và tay nghề chuyên môn, do đó công ty có nhiều chương trình đào tạo dành cho nam giới hơn nữ giới Số lượng nhân viên nam được đào tạo qua các năm tăng liên tục nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội và nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty Năm 2015, số nhân viên nam là 217, chiếm 85,7% tổng số nhân viên Năm 2016, số nhân viên nam là 242, tăng 25 người so với năm 2015 và chiếm 85,8% tổng số nhân viên Đến năm 2017, số nhân viên nam được đào tạo tăng lên 270 người, chiếm 85,2% tổng số nhân viên của công ty.
Trong công ty, số nhân viên nữ làm việc ở các bộ phận hành chính, nhân sự và kế toán tài chính vẫn tăng theo từng năm nhưng chiếm tỉ lệ thấp hơn so với nhân viên nam Năm 2015 có 36 nữ nhân viên, chiếm 14,3% tổng số nhân viên công ty Năm 2016, số nữ được đào tạo là 40, tăng 4 người so với năm trước, nhưng tỉ lệ này vẫn ở mức thấp so với tổng thể, chiếm 14,2% Đến năm 2017, số nữ được đào tạo là 47, tiếp tục tăng so với năm 2016, dù tỉ lệ này chỉ tăng nhẹ lên 14,8%.
Trong những năm gần đây, tổng lượng lao động nam và nữ đều tăng theo thời gian, cho thấy xu hướng tăng trưởng ổn định của lực lượng lao động Tuy nhiên, lao động nam tăng nhanh hơn và luôn chiếm tỉ trọng cao trong công ty, trong khi lao động nữ dù tăng vẫn với quy mô nhỏ nên tỉ trọng của nữ nhân viên trong các khóa đào tạo luôn có xu hướng giảm.
Thực trạng quản trị nguồn nhân lực tại công ty
2.2.1 Công tác tuyển dụng nguồn nhân lực tại công ty
Với tư cách một công ty trẻ, Tms đã xây dựng và ban hành quy trình tuyển dụng chuẩn áp dụng trên toàn công ty, bảo đảm mọi ban chức năng đều thực thi theo quy trình này Đối với các phòng ban không có cán bộ nhân sự chuyên trách, nhiệm vụ tuyển dụng được Ban nhân sự công ty đảm nhận để bảo đảm tính thống nhất và chất lượng tuyển dụng Dù các doanh nghiệp có quy trình tuyển dụng khác nhau, các quy trình này đều bao gồm các bước cơ bản nhằm tối ưu hóa việc thu hút và lựa chọn ứng viên phù hợp, từ xác định nhu cầu tuyển dụng và mô tả công việc đến đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn và ra quyết định tuyển dụng, đồng thời theo dõi kết quả và cải tiến liên tục.
Bước 1 là xác định công việc và nhu cầu tuyển dụng dựa trên tình hình chung của công ty và từng bộ phận; giám đốc công ty sẽ quyết định tuyển dụng nhân sự mới phù hợp với mục tiêu sản xuất kinh doanh Nhu cầu tuyển dụng phát sinh từ yêu cầu hoạt động sản xuất và kinh doanh, sau đó công ty xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng cho công tác tuyển dụng nhân sự, bao gồm trình độ chuyên môn, tay nghề, kinh nghiệm và sức khỏe để đảm bảo đội ngũ đáp ứng được yêu cầu công việc.
Bước 2: Thông báo nhu cầu tuyển dụng nhân sự: Thông báo trong nội bộ công ty hoặc trên các phương tiện truyền thông, báo đài, trang web
Bước 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ: Nhằm loại bỏ các ứng viên không phù hợp.
Bước 4: Kiểm tra kinh nghiệm, tay nghề và phỏng vấn: Giám đốc công ty cùng với trưởng các phòng ban có nhu cầu tuyển dụng sẽ là người phỏng vấn trực tiếp nếu vị trí tuyển dụng quan trọng.
Bước 5: Tổ chức khám sức khỏe: Tình hình sức khỏe tốt sẽ được nhận vào làm tại công ty.
Bước 6: Thử việc Trong thời gian thử việc, hiệu quả làm việc quyết định kết quả tuyển dụng: nếu nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, họ sẽ được ký hợp đồng lao động chính thức với công ty; ngược lại, nếu không đáp ứng yêu cầu công việc, nhân viên sẽ bị sa thải.
Bước 7: Giám đốc là người ra quyết định cuối cùng sau khi các ứng viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; dựa trên kết quả đánh giá, giám đốc xem xét và quyết định tuyển dụng chính thức Quy trình tuyển dụng kết thúc bằng việc ký hợp đồng lao động giữa giám đốc công ty và người lao động, đảm bảo sự hợp tác chính thức, quyền lợi và nghĩa vụ được hai bên thống nhất.
Bảng 2.3: Kết quả tuyển dụng của công ty qua các năm.
Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%)
(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự)
Trong năm 2016, số hồ sơ là 325; đến năm 2017, con số này tăng lên 420, cho thấy mức tăng khoảng 29% so với năm trước (tăng 95 hồ sơ từ 2016 đến 2017).
Nguyên nhân chính khiến số hồ sơ tuyển dụng tăng mạnh là công tác tuyển dụng đã chuyển sang hướng chủ động Thay vì chờ ứng viên nộp hồ sơ, các bộ phận nhân sự đang tích cực tìm kiếm và tiếp cận những ứng viên phù hợp với nhu cầu của công ty Động thái này giúp nhân sự nắm bắt nhanh hơn nhu cầu tuyển dụng, tăng cơ hội tiếp cận nguồn nhân lực chất lượng và giảm rủi ro thiếu hụt nguồn lực khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động.
Việc tuyển dụng từ nguồn nội bộ thường được ưu tiên vì nhân sự hiện tại đã quen với môi trường làm việc, được thử thách về lòng trung thành và có thái độ nghiêm túc cùng tinh thần trách nhiệm cao Đồng thời tuyển dụng nội bộ tận dụng nguồn lực sẵn có giúp rút ngắn thời gian tuyển dụng, giảm thiểu công sức của đội ngũ HR và chi phí tuyển dụng so với tuyển chọn từ bên ngoài Đây là chiến lược hiệu quả để duy trì sự ổn định của đội ngũ, đảm bảo sự hòa hợp văn hóa doanh nghiệp và tăng cường tính linh hoạt trong quá trình bổ sung nhân sự.
Hồ sơ thu được năm 2017 cao hơn rất nhiều so với năm 2016 Việc thu được nhiều hồ sơ dự tuyển từ bên ngoài sẽ giúp thu được nguồn ứng viên phong phú và đa dạng. Nguồn ứng viên này gồm các sinh viên mới tốt nghiệp các trường đại học cao đẳng, trung cấp hay các nhân viên cùng ngành làm việc ở các công ty, tổ chức khác Tuy nhiên, việc tìm kiếm các ứng viên từ bên ngoài sẽ tốn kém chi phí và thời gian chọn lọc hồ sơ hơn Bên cạnh đó, sẽ mất nhiều thời gian để người lao động làm quen với môi trường làm việc và công việc của mình.
Một số hình thức tuyển từ bên ngoài
Đăng tin tuyển dụng trên các trang webside tuyển dụng
Công ty Tms thường đăng tin tuyển dụng lên website công ty và các trang web tuyển dụng phổ biến như: jobstreet.vn, mywork.vn, careerbuilder.vn,…
Trên các website tuyển dụng, các tin tuyển dụng được đăng theo khuôn mẫu nhất định nhằm đảm bảo tính nhất quán và dễ tìm kiếm Nội dung tin tuyển dụng dựa trên bảng mô tả công việc và các yêu cầu chung được soạn sẵn cho từng vị trí tuyển dụng, giúp người tìm việc nhanh chóng nắm bắt tiêu chí và nhà tuyển dụng dễ đánh giá sự phù hợp.
Tìm kiếm ứng viên thông qua sự giới thiệu của các nhân viên trong công ty
Ngoài năng lực chuyên môn, họ còn hiểu rõ về cơ cấu tổ chức và đặc biệt là mối quan hệ đồng nghiệp với các ứng viên bên ngoài tổ chức, điều này được xem như một lợi thế để nhận diện ứng viên phù hợp Chính vì vậy, phương pháp tuyển dụng này giúp công ty tìm được ứng viên phù hợp trong thời gian nhanh nhất và là phương pháp được Công ty Tms chú trọng triển khai nhằm tối ưu hóa quy trình tuyển dụng.
Việc tuyển dụng qua sự giới thiệu được thực hiện song song với các phương pháp tuyển dụng khác để đảm bảo sự công bằng, đồng thời giúp công ty thu thập và chọn lọc được những ứng viên chất lượng Phương pháp này giúp công ty tuyển mộ những ứng viên có trình độ năng lực phù hợp, từ đó nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự Nhờ những nỗ lực này, công ty có đội ngũ nhân sự đáp ứng tốt nhu cầu công việc và các dự án, đảm bảo tiến độ và hiệu quả hoạt động.
Thu hút ứng viên thông qua sinh viên thực tập tại công ty
Công ty Tms tuyển dụng sinh viên thực tập từ các trường đại học và cao đẳng, tạo điều kiện cho các bạn được làm việc thực tế trong môi trường làm việc năng động Sau thời gian thực tập, các quản lý sẽ đánh giá kết quả và nếu các bạn thực tập đạt yêu cầu, công ty sẽ ngỏ lời ký hợp đồng học việc; khi tốt nghiệp, những sinh viên này sẽ trở thành nguồn tuyển dụng tiềm năng của công ty Trong quá trình học việc, việc ký hợp đồng sẽ mang lại một khoản phí hỗ trợ để trang trải chi phí đi lại và ăn uống của các bạn.
Việc tiếp nhận thực tập sinh là một cách hiệu quả để tuyển chọn ứng viên tiềm năng cho công ty Đối với các bạn sinh viên, được thực tập trong một môi trường như Công ty Tms sẽ kích thích sự ham học hỏi và khát vọng đóng góp năng lực cho doanh nghiệp Trong quá trình thực tập, các bạn sẽ trải nghiệm tinh thần làm việc và văn hóa doanh nghiệp của Công ty Tms, từ đó khi người thân hoặc bạn bè có nhu cầu tìm việc, họ sẽ giới thiệu cơ hội tuyển dụng này và khuyến khích họ nộp hồ sơ tại công ty.
Thu hút ứng viên thông qua các hội chợ việc làm (Job Fair)
Hội chợ việc làm luôn là lựa chọn tối ưu cho hoạt động tuyển dụng của Công ty TMS Trong năm 2017, đội ngũ tuyển dụng thuộc Phòng Nhân sự đã tham gia hội chợ việc làm tại nhiều trường đại học như Văn Hiến, Sư phạm Kỹ thuật và các đơn vị giáo dục khác Ưu điểm của việc thu hút ứng viên qua hội chợ việc làm là mang đến nguồn hồ sơ ứng viên dồi dào cho công ty, đồng thời tạo sự đa dạng về hồ sơ để dễ dàng lựa chọn những tài năng trẻ, năng động.
2.2.2 Công tác đào tạo – phát triển NNL
2.2.2.1 Xác định nhu cầu đào tạo
Đánh giá ưu điểm và nhược điểm
Quy trình tuyển dụng rõ ràng và linh hoạt được thiết kế để từng bước được rà soát nhỏ nhằm đảm bảo chất lượng ứng viên phù hợp với từng vị trí tại công ty Công ty Tms đã ứng dụng đa dạng các phương pháp tuyển dụng và khai thác nguồn tuyển dụng phong phú để mở rộng hồ sơ và đáp ứng nhanh nguồn lực cho các dự án Đội ngũ tuyển dụng chủ động tìm kiếm và thu hút ứng viên, tạo ra lượng hồ sơ lớn, đảm bảo đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của các bộ phận và cung cấp nguồn lực kịp thời cho các dự án của công ty.
Công ty đã thu hút nguồn lực từ các trường đại học danh tiếng như ĐH Bách Khoa, ĐH Kinh Tế và ĐH Sư phạm kỹ thuật, nhằm đảm bảo nguồn nhân lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh và đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban, đơn vị Việc hợp tác với các trường uy tín giúp nâng cao chất lượng nhân sự, tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và đảm bảo đội ngũ phù hợp với yêu cầu của từng bộ phận Nhờ nguồn nhân lực chất lượng từ các trường đại học hàng đầu, doanh nghiệp duy trì hiệu suất làm việc và hỗ trợ sự phát triển bền vững.
Công ty đã phân định rõ vai trò và trách nhiệm giữa các bộ phận để triển khai chương trình đào tạo và phát triển Chương trình được thiết kế và thực hiện đồng bộ, đảm bảo các hoạt động đào tạo diễn ra thống nhất trên toàn công ty Việc áp dụng chương trình cho toàn thể cán bộ, công nhân viên giúp nâng cao năng lực chuyên môn, tăng hiệu quả làm việc và chuẩn hóa chuẩn đầu ra về năng lực nhân sự.
Bên cạnh đó, công ty áp dụng hình thức kèm cặp trong sản xuất cho lao động mới tuyển dụng dưới sự hướng dẫn của kỹ sư, quản đốc, đốc công và tổ trưởng Phương pháp này giúp người lao động mới nhanh chóng làm quen với công việc, nắm vững quy trình sản xuất và tích lũy kiến thức nghề cần thiết để thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả và tự tin.
Xác định mục tiêu đào tạo dựa trên phương pháp xác định nhu cầu đào tạo như đã mô tả, nhưng Công ty Tms mới chỉ xác định được số lượng lao động cần đào tạo, loại lao động và nội dung đào tạo liên quan đến công việc, còn thiếu phần xác định thực sự người lao động đang thiếu hụt kiến thức và kỹ năng gì để thiết kế chương trình phù hợp Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là chiến lược quan trọng giúp nâng cao năng suất, cải thiện chất lượng công việc và tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp Để tối ưu hóa hiệu quả đào tạo, công ty nên tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo chi tiết hơn thông qua khảo sát, phỏng vấn, đánh giá hiệu suất và chuẩn hóa các chuẩn kiến thức kỹ năng cho từng vị trí, từ đó xác định rõ lỗ hổng, ưu tiên nội dung đào tạo và lên kế hoạch triển khai phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Trong quá trình xác định nhu cầu đào tạo, công ty không triển khai ở cấp cơ sở mà chỉ do phòng hành chính – nhân sự đảm nhiệm Việc xác định nhu cầu đào tạo chỉ dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh và lực lượng lao động hiện có khiến một số người được đào tạo lại không đáp ứng được yêu cầu của công việc và nguyện vọng của người lao động.
Xác định mục tiêu đào tạo là bước đầu tiên và thiết yếu trong phương pháp xác định nhu cầu đào tạo Mặc dù Công ty Tms đã xác định được số lượng lao động cần đào tạo, loại lao động và nội dung liên quan đến công việc, tuy nhiên công ty vẫn chưa thực sự xác định được những kiến thức và kỹ năng mà người lao động đang thiếu hụt và cần được đào tạo Việc bỏ qua việc nhận diện lỗ hổng kiến thức và kỹ năng sẽ làm giảm hiệu quả của chương trình đào tạo và gây lãng phí nguồn lực Do đó cần áp dụng một quy trình đánh giá nhu cầu đào tạo đầy đủ để làm rõ những khoảng trống về kiến thức và kỹ năng cho từng vị trí, từ đó xác định mục tiêu đào tạo chính xác, phù hợp với chiến lược phát triển nhân sự và nâng cao năng lực của đội ngũ.
Trong phương pháp đào tạo theo kiểu kèm cặp và đào tạo tại nơi làm việc, giáo viên thường được tuyển chọn từ những công nhân lành nghề, nhưng họ thiếu kiến thức sư phạm và hệ thống lý thuyết cần thiết cho một giảng dạy bài bản Vì vậy, học viên chủ yếu chỉ được tiếp cận phần thực hành mà không được trang bị đầy đủ nền tảng lý thuyết, dẫn đến quá trình học tập và phát triển kỹ năng nghề nghiệp không có sự cân bằng giữa lý thuyết và thực hành.
Vì quy mô công ty còn chưa lớn nên chưa thể xây dựng một bộ phận chuyên trách về đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, khiến hoạt động này chưa được đầu tư đầy đủ Do thiếu bộ phận phụ trách, công tác đào tạo và phát triển nhân sự chưa thực sự mang lại hiệu quả như mong muốn và còn gặp nhiều trở ngại trong triển khai Để cải thiện, doanh nghiệp có thể cân nhắc hợp tác với đối tác ngoài và áp dụng các giải pháp đào tạo linh hoạt hướng tới mục tiêu kinh doanh, đồng thời xây dựng lộ trình phát triển kỹ năng cho nhân viên dù quy mô công ty vẫn ở mức nhỏ.
Chương 2 cho thấy công tác quản trị nguồn nhân lực tại Công ty Tms được triển khai một cách chuyên môn hóa cao, với quy trình tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực được công ty quan tâm, chú trọng và thực hiện một cách khoa học Việc quản lý hồ sơ người lao động được thực hiện trên nền tảng phần mềm máy tính, thể hiện tính chuyên nghiệp trong công tác quản trị nhân sự của công ty Trong giai đoạn từ năm 2015 đến 2017, Công ty Tms đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể, tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định cần được khắc phục.
Vì vậy, qua chương 3 em xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại công Tms.
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ
Mục tiêu chung của công ty về công tác quản trị NNL
Xây dựng đội ngũ lao động có tinh thần trách nhiệm và nâng cao chất lượng lao động thông qua đổi mới tư duy trong quá trình sản xuất kinh doanh của từng cán bộ, công nhân viên; đồng thời tiếp tục đẩy mạnh công tác đào tạo để tạo ra những chuyển biến thật sự về chất trong đội ngũ lao động.
Trong thời gian tới, tập trung hoàn thành các chỉ tiêu về thu nhập, đồng thời tiến hành nghiên cứu và cải tiến cơ chế phân phối lương và thưởng để tạo động lực nâng cao năng suất và chất lượng lao động, gắn lợi ích với trách nhiệm và hiệu quả sản xuất kinh doanh; hạn chế tối đa sự điều tiết nội bộ và tư duy bình quân chủ nghĩa, nhằm duy trì sự công bằng và tính cạnh tranh Phấn đấu tăng thu nhập cho người lao động để họ có thể ổn định cuộc sống gia đình và yên tâm công tác.
Xóa bỏ tư tưởng bao cấp, ỷ lại, nêu cao tinh thần, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm đối với công việc được giao.
Hoàn thành công tác quản trị để tăng hiệu quả của công tác sử dụng lao động. Xây dựng đội ngũ lao động có ý thức kỷ luật, ý thức vệ sinh lao động, vệ sinh công nghiệp và có tác phong công nghiệp cao.
Xây dựng sự thống nhất và đồng bộ giữa các đơn vị thành viên và các phòng ban chức năng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, đồng thời chấm dứt tình trạng chồng chéo trong giải quyết công việc Việc tăng cường liên kết, phối hợp giữa các bộ phận giúp tối ưu quy trình, truyền đạt thông tin nhanh chóng và nhất quán, giảm lãng phí nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị NNL tại công ty
Sau 2 tháng thực tập tại công ty em nhận thấy để công tác quản trị nguồn nhân lực tại Công ty Tms được tốt hơn, em xin đề xuất một số giải pháp sau:
3.3.1 Công tác thu hút NNL:
3.3.1.1 Cơ sở của giải pháp:
Công tác tuyển dụng là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của công ty; tuyển dụng hiệu quả đảm bảo công ty có nguồn lực chất lượng và đủ về số lượng để hoàn thành nhiệm vụ được giao, đóng góp tích cực vào sự tồn tại và phát triển của công ty Vì vậy, công tác tuyển dụng cần được thực hiện nghiêm túc với quy trình tuyển dụng rõ ràng, đánh giá năng lực phù hợp và quản lý nguồn lực con người một cách bài bản để tối ưu hiệu quả và đảm bảo mục tiêu phát triển công ty.
Ở Công ty Tms, kế hoạch tuyển dụng hiện chỉ xác định được thời gian, số lượng và vị trí cần tuyển nhưng chưa xác định tỷ lệ sàng lọc cũng như vùng tuyển dụng phù hợp cho từng vị trí Điều này khiến mọi hồ sơ nộp vào đều được đưa vào vòng sàng lọc, bất kể mức độ phù hợp, dẫn tới tình trạng có vị trí ít ứng viên nhưng hồ sơ quá nhiều, trong khi ở một số vị trí khác lại thiếu hồ sơ để tuyển dụng hiệu quả.
Công ty Tms hiện đang thiếu một hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên phù hợp và lưu trữ thông tin bằng phương pháp thủ công trên bảng Excel, khiến quy trình tuyển dụng lãng phí thời gian và nguồn lực Việc kiểm tra thông tin ứng viên chỉ được áp dụng cho các vị trí nhạy cảm liên quan đến bảo mật thông tin, trong khi các vị trí nhân viên thông thường hầu như không được kiểm tra đầy đủ Thêm vào đó, khâu khám sức khỏe cũng bị xem nhẹ và mang tính hình thức, làm giảm chất lượng đầu vào của nguồn nhân lực và sự an toàn cho doanh nghiệp Những hạn chế này cho thấy nhu cầu số hóa hồ sơ ứng viên và tự động hóa quy trình kiểm tra thông tin để nâng cao tiêu chuẩn khám sức khỏe và tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, đồng thời bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
3.3.1.2 Cách thực hiện giải pháp:
Để công tác tuyển dụng diễn ra hiệu quả và nhanh chóng, cán bộ tuyển dụng cần xác định rõ nhu cầu tuyển dụng của tổ chức và đưa ra các yêu cầu công việc một cách cụ thể, chi tiết Việc làm rõ nhu cầu tuyển dụng và tiêu chuẩn ứng viên giúp quá trình tìm kiếm và đánh giá ứng viên trở nên chính xác hơn, từ đó tăng cơ hội tuyển được nhân sự phù hợp và rút ngắn thời gian tuyển dụng.
Nâng cao chất lượng các tin tuyển dụng và mở rộng kênh tuyển dụng Công ty Tms chỉ chủ yếu đăng tuyển dụng trên các trang web tuyển dụng và hội chợ việc làm mà quên rằng hiện nay các kênh tuyển dụng rất đa dạng và phong phú, đặc biệt là mạng xã hội Facebook, zalo,.v v Vì vậy, công ty nên tận dụng mạng xã hội này để thu hút nhiều ứng viên hơn nữa Hơn nữa, thông tin tuyển dụng luôn được thiết kế theo mẫu chung gây nhàm chán cho ứng viên.Công ty cần đầu tư thiết kế, trình bày nội dung tin tuyển dụng rõ ràng và hấp dẫn ứng viên.
Để thu hút ứng viên và tối ưu hóa SEO tuyển dụng, công ty nên công khai mức lương khởi điểm cụ thể và hấp dẫn, đồng thời ghi rõ lộ trình thăng tiến cùng các cơ hội phát triển nghề nghiệp Việc mô tả minh bạch về quyền lợi và vai trò của từng ứng viên giúp người tìm việc thấy rõ giá trị bản thân đối với công ty, từ đó tăng tính cạnh tranh của quảng cáo tuyển dụng Khi thông tin lương và cơ hội thăng tiến được làm rõ, ứng viên có thể đánh giá đúng lợi ích và đưa ra quyết định nộp đơn xin việc một cách tự tin.
Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của ứng viên
Trong quy trình tuyển dụng, sức khỏe là yếu tố then chốt giúp ứng viên làm việc hiệu quả và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao Dù hồ sơ công ty có yêu cầu giấy khám sức khỏe, sự thiếu nhất quán về cơ sở cấp giấy khiến chất lượng tuyển dụng gặp vấn đề và có thể làm giảm hiệu quả làm việc của nhân viên mới Vì vậy, công ty nên tổ chức khám sức khỏe cho ứng viên tại công ty hoặc tại cơ sở y tế uy tín để đánh giá đầy đủ tình trạng sức khỏe Dựa trên kết quả khám, nhà tuyển dụng có thể lựa chọn những ứng viên vừa có trình độ chuyên môn vừa có sức khỏe phù hợp, từ đó nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và hiệu suất làm việc.
Thẩm tra thông tin do ứng viên cung cấp
Thẩm định lại thông tin ứng viên qua hồ sơ và phỏng vấn là một bước quan trọng của quy trình tuyển dụng, giúp nhà tuyển dụng nắm bắt toàn diện năng lực, tính cách và điểm mạnh, yếu của ứng viên, cũng như đánh giá tính trung thực và mức độ thực sự của các mối quan hệ nghề nghiệp Nhờ quá trình thẩm tra, nhà tuyển dụng có cơ sở ra quyết định chính xác hơn, tránh tình trạng ứng viên tự đề cao bản thân và tuyển nhầm người Thẩm tra được thực hiện bằng việc liên hệ với giáo viên, đồng nghiệp và các mối quan hệ liên quan của ứng viên Sự tham gia trực tiếp của lãnh đạo công ty trong phỏng vấn thể hiện sự quan tâm của tổ chức, đồng thời giúp giảm rủi ro lệch mục tiêu và chất lượng tuyển dụng; sự có mặt của ban lãnh đạo còn kích thích tinh thần của đội ngũ tuyển dụng và tăng uy tín của công ty đối với các ứng viên Trong trường hợp quản lý cấp cao có khuynh hướng thiếu công bằng hoặc thiên vị, cần tự điều chỉnh và nâng cao nhận thức để bảo đảm hiệu quả tuyển dụng và duy trì tư duy tuyển dụng có trách nhiệm trong đội ngũ.
Để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và tăng tính minh bạch cho ứng viên, công ty nên công bố kết quả tuyển dụng trên website của mình Hiện nay, chỉ gọi trúng tuyển mà không công bố kết quả khiến ứng viên trông ngóng, không biết mình có đậu hay không và dễ bị cho là thiếu công bằng, thiếu minh bạch Vì vậy, công ty cần cập nhật và công bố cả kết quả trúng tuyển và không trúng tuyển lên website ngay sau khi có quyết định, nhằm đảm bảo công bằng cho mọi ứng viên, tiết kiệm chi phí gọi điện thông báo và giúp ứng viên nhận kết quả một cách nhanh chóng.
Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và hiệu quả công tác tuyển dụng, cần nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ tuyển dụng và phát triển toàn diện vai trò của công tác quản trị nhân sự Chất lượng nguồn nhân lực phụ thuộc lớn vào trình độ chuyên môn và nghiệp vụ của cán bộ tuyển dụng; khi đội ngũ quản trị nhân sự nắm bắt kịp nhu cầu nhân sự và có kế hoạch tuyển dụng cụ thể theo từng thời kỳ, doanh nghiệp sẽ tối ưu hoá nguồn lực và chi phí Năng lực của cán bộ chuyên môn cao vừa tiết kiệm thời gian và chi phí cho công tác tuyển dụng, vừa góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Cán bộ nhân sự có vai trò đánh giá năng lực ứng viên; được đào tạo bài bản sẽ giúp tuyển đúng người, đúng việc, tránh bỏ sót ứng viên phù hợp và giảm thiểu chi phí tuyển dụng.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ tuyển dụng là giải pháp tối ưu cho TMS trong việc lưu trữ và quản lý hồ sơ ứng viên Hiện tại công ty chưa có một hệ thống quản lý hồ sơ phù hợp, khiến khối lượng hồ sơ ngày càng tăng dễ gây mất thông tin hoặc trùng lặp hồ sơ và làm tăng thời gian tìm kiếm, truy xuất khi có nhu cầu Do đó, cần triển khai một hệ thống lưu trữ thông tin thông minh vừa lưu trữ vừa cho phép tìm kiếm thông tin ứng viên nhanh chóng và chính xác Hệ thống này giúp giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu, tăng hiệu quả tuyển dụng và quản trị hồ sơ tuyển dụng trở nên an toàn, thông minh và tiết kiệm thời gian Việc tích hợp lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu ứng viên sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ tuyển dụng một cách toàn diện và nâng cao trải nghiệm người dùng.
Hiện nay tình hình gửi gắm nhân sự của các quan chức, cũng như người thân trong công ty gửi vào xảy ra rất thường xuyên Do vây, công ty cần có những biện pháp, nếu người được gửi thật sự có năng lực thì thật là điều may mắn của công ty, nếu ngược lại công ty rất lãng phí về nhiều mặt và không đem lại kết quả trong công việc. Công ty cần kiểm tra trình độ nhân viên trước khi bổ sung vào đội ngũ nhân sự công ty.
3.3.1.3 Kết quả dự kiến của giải pháp:
Tình hình lương bổng của công ty dự kiến tăng khoảng từ 500.000 đến
1.000.000 VND/ Người nhằm phục vụ nhu cầu chi phí tiêu dùng ngày càng tăng cho nhân viên phục vụ nhu cầu sinh hoạt hàng ngày.
Mỗi năm, công ty cấp 2-3 suất cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo nhằm học hỏi kinh nghiệm và nâng cao tay nghề Sau khi hoàn thành khóa học, họ quay trở lại và có cơ hội giữ các vị trí chủ chốt, đồng thời đẩy mạnh thăng tiến trong sự nghiệp nhờ kiến thức và kỹ năng được nâng cao.
Dự kiến kết thúc quý 3 năm 2018 công ty tuyển dụng được khoảng 200 lao động so với năm trước.
Lựa chọn ra những người lao động có tay nghề giỏi phù hợp với công việc của công ty.
Đánh giá, trả công hợp lý cho nhân viên.
Đánh giá được tiềm năng trong năng lực làm việc của người ứng viên trước khi ra quyết định tuyển dụng
3.3.2 Công tác đào tạo và phát triển NNL.
3.3.2.1 Cơ sở của giải pháp:
Có nhiều yếu tố tác động đến sự phát triển của một đất nước, từ con người, khoa học công nghệ đến tài nguyên thiên nhiên; tuy nhiên yếu tố quan trọng nhất chính là con người, vì con người là trung tâm của mọi hoạt động và là nhân tố quyết định sự phát triển Công ty Tms với những thành tựu đã đạt được sẽ tiếp tục mở rộng quy mô trong tương lai, nhờ đó con người đóng vai trò then chốt để đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ sản xuất kinh doanh và dẫn đến mở rộng sản xuất Vì vậy ban lãnh đạo phải đề ra các mục tiêu đào tạo nhằm hình thành đội ngũ nhân lực có trình độ và tay nghề cao Đào tạo nhân sự trong công ty bao gồm hai nội dung chính: đào tạo nâng cao tay nghề, trình độ chuyên môn nghiệp vụ kỹ thuật cho công nhân và đào tạo nâng cao năng lực quản trị cho lãnh đạo các cấp.
Hoàn thiện việc xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.