chi phí chất lượng và quản lý chi phí chất lượng tại công ty vetco

Và COQ cũng đợc đề cập trong nhiều hệ thống quản lý chất lợng nh TQM,tiêu chuẩn BS4778, BS 6143 của Anh… Theo quan niệm truyền thống,các nhà sản xuất xem chất lợng là sự hoàn hảo và phù

Lời nói đầu

Trong nền kinh tế thị trờng chất lợng là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu tạo nên sự tồn tại vững chắc của một công ty.“ Chất lợng là

điều có thể có đợc mà không mất tiền Không phải tự nó có đợc nhng nó cũng không tốn kém gì Cái tốn kém chính là cái thiếu chất lợng nghĩa là những hoạt động do không làm đúng đắn mọi việc ngay từ đầu gây nên Không những chất lợng không mất tiền mà còn là một nguồn lãi chân chính nhất Mỗi xu không bị chi tiêu để làm cẩu thả công việc, để làm những việc

ấy hay những gì ngoài dự kiến sẽ đợc lãi ròng một nửa Trong thời đại mà tất cả mọi ngời đều tự hỏi ngày mai sẽ do cái gì làm nên thì không còn nhiều phơng tiện nữa để tăng tỷ suất lãi Nếu bạn tìm mọi cách đảm bảo chất lợng chắc chắn bạn sẽ tăng tỷ suất lãi đợc một khoảng tơng đơng từ 5%-10% doanh số Cái đó mang lại nhiều tiền mà không tốn kém gì” (Crosby).Để biết đợc các khoản chi tiêu cho chất lợng có phù hợp hay không và hiệu quả mà hoạt động quản lý chất lợng đem lại thì việc triển khai chơng trình chi phí chất lợng sẽ là một công cụ hữu hiệu hỗ trợ cho

đánh giá các hoạt động quản lý chất lợng này Vậy chi phí chất lợng (COQ)

là gì, lợi ích mà COQ đem lại và áp dụng chơng trình COQ nh thế nào, em

đã chọn “Chi phí chất lợng và quản lý chi phí chất lợng tại công ty Vetco”làm đề tài đề án môn học chuyên ngành Quản trị chất lợng.

Nội dung đề tài gồm hai phần :

- Phần một : Tổng quan về chi phí chất lợng

- Phần hai : Quản lý chi phí chất lợng tại công ty Vetco

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Đặng Ngọc Sự đã hớng dẫn em làm đề tài này Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo giảng dạy các môn chuyên ngành Quản trị chất lợng đã cung cấp cho em kiến thức để hoàn thành đề tài này

Bài viết này còn nhiều sai sót,em rất mong sự thông cảm và góp ý của các thầy cô

PHần một : Tổng quan về chi phí chất lợng

1 Khái niệm chi phí chất lợng

Chi phí chất lợng ( COQ ) đợc đề cập đầu tiên trong cuốn Sổ tay chất lợng (Quality control Handbook) của Dr Joseph M Juran năm 1951 và đợc

sử dụng ở Mỹ sau đó Năm 1961, Hiệp hội chất lợng Mỹ ( American Society for Quality) đã thành lập tiểu ban chi phí chất lợng với chức năng phát triển kỹ thuật tính toán và xúc tiến áp dụng COQ trong công nghiệp ở

Đông Âu những năm 50 – 60 thuật ngữ COQ cũng đợc sử dụng rộng rãi Tuy nhiên việc sử dụng COQ đựơc phổ biến hoá từ 1979 sau khi tác phẩm Chất lợng là thứ cho không ( Quality is Free) của Philip B Crosby ra đời Ngày nay, COQ đợc các doanh nghiệp ở các nớc phát triển đang tiếp tục ứng dụng, triển khai nh một công cụ hữu hiệu trong quản lý chất lợng

Khái niệm về COQ còn lẫn lộn COQ là những gì đang đợc đề cập đến

nh chi phí do sự thiếu chất lợng hay chi phí để đảm bảo chất lợng đợc sản xuất Một số tác giả đề cập đến những chi phí này nh “cost of Poor Quality” Đôi khi chi phí chất lợng kém chỉ đề cập đến chi phí thiệt hại Crosby nói đến COQ nh giá của sự thoả mãn(‘price of conformance’)- chi phí phòng ngừa và đánh giá /thẩm định-và giá của sự không thoả mãn (‘price of nonconformance’)-chi phí thiệt hại Và COQ cũng đợc đề cập trong nhiều hệ thống quản lý chất lợng nh TQM,tiêu chuẩn BS4778, BS

6143 của Anh…

Theo quan niệm truyền thống,các nhà sản xuất xem chất lợng là sự hoàn hảo và phù hợp của một sản phẩm với một tập hợp những yêu cầu hoặc tiêu chuẩn quy cách đã qui định từ trớc Theo quan điểm này, ngời ta cho rằng COQ là tất cả các chi phí liên quan đến việc đảm bảo rằng các sản phẩm đợc sản xuất ra hay các dịch vụ đợc cung ứng phù hợp với các tiêu chuẩn quy cách đã đợc xác định trớc hoặc các chi phí liên quan đến các sản phẩm hay dịch vụ không phù hợp với các tiêu chuẩn đã đợc xác định trớc

Theo quan điểm hiện đại, chất lợng đợc định hớng bởi khách hàng Chất lợng là sự phù hợp với các yêu cầu của khách hàng Rất nhiều định nghĩa về COQ theo cách tiếp cận này.

Tiêu chuẩn BS 4778, COQ là những khoản chi tiêu bởi nhà sản xuất, ngời sử dụng và cộng đồng liên quan đến sản phẩm và dịch vụ

Tiêu chuẩn BS 6143, COQ là những chi phí đảm bảo chất lợng cũng

nh những tổn thất do không đạt chất lợng

Tiêu chuẩn BS EN ISO 8402,COQ là những chi phí phát sinh để đảm bảo mức chất lợng thoả mãn cũng nh những tổn thất phát sinh do không đạt mức chất lợng thoả mãn đó

Nh vậy, bản chất của COQ là tất cả các chi phí để đảm bảo rằng các sản phẩm sản xuất ra hoặc các dịch vụ đợc cung ứng thoả mãn khách hàng

và những chi phí phát sinh do không thoả mãn

2 Phân loại chi phí chất lợng

Chi phí chất lợng thông thờng đợc chia thành các loại:chi phí phòng ngừa,chi phí thẩm định/đánh giá và chi phí thiệt hại.

Chi phí phòng ngừa là chi phí để phòng ngừa hay tránh việc sản xuất sản phẩm chất lợng kém Các chi phí phòng ngừa thờng đợc lập kế hoạch và

đợc bỏ ra trớc khi thực hiện Chi phí này bao gồm các loại chi phí liên quan

đến lập kế hoạch chất lợng, thiết kế phát triển phơng pháp đo lờng chất lợng

và các thiết bị thử nghiệm; đánh giá và chứng nhận thiết kế; sửa chữa và duy trì thiết bị đo lờng và thử nghiệm chất lợng; sửa chữa và duy trì thiết bị sản xuất dùng để đánh giá chất lợng; đảm bảo chất lợng nhà cung cấp; đào tạo chất lợng , thanh tra chất lợng; phân tích dữ liệu đầu vào và báo caó dữ liệu chất lợng; các chơng trình cải tiến chất lợng

Chi phí đánh giá/ thẩm định là tất cả các chi phí liên quan đến các hoạt động đo lờng và giám sát chất lợng Chi phí đánh giá/thẩm định để

đảm bảo rằng sản phẩm hay dịch vụ sản xuất ra tuân thủ theo thiết kế Chi phí này bao gồm các chi phí liên quan đến:chứng nhận trớc sản xuất;kiểm

tra đầu vào;thử nghiệm trong phòng thí nghiệm;kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu dùng trong quá trình kiểm tra và thử nghiệm; phân tích và báo cáo kết quả kiểm tra và thử nghiệm; thử nghiệm sản phẩm tại hiện tr-ờng thông qua và xác nhận; đánh giá tồn kho;lu hồ sơ.

Chi phí thiệt hại là các khoản chi phí do không thoả mãn nhu cầu của khách hàng gây ra Chi phí này có thể chia làm hai loại chi phí thiệt hại bên trong và chi phí thiệt hại bên ngoài

Chi phí thiệt hại bên trong là các chi phí xảy ra khi sản phẩm sản xuất ra không đạt tiêu chuẩn chất lợng đã đợc thiết kế và đợc phát hiện trớc khi chuyển tới khách hàng Chi phí này gồm các chi phí nh: phế phẩm loại bỏ; thay thế; làm lại và sửa chữa; truy tìm nguyên nhân hoặc phân tích phế phẩm;kiểm tra và thử nghiệm lại;lỗi của nhà thầu phụ;sự cho phép và nhợng

bộ đối với các thay đổi;giảm phẩm cấp; thời gian chết

Chi phí thiệt hại bên ngoài là những chi phí xảy ra khi sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt chất lợng thiết kế nhng không đợc phát hiện trừ phi sau khi chuyển tới khách hàng Các chi phí này bao gồm các chi phí liên quan

đến: sự phàn nàn của khách hàng; bồi thờng trong thời gian bảo hành; sản phẩm bị loại bỏ và bị trả lại; sự nhợng bộ; thiệt hại giảm doanh thu(do mất khách hàng,thị phần ); chi phí thu hồi;trách nhiệm sản phẩm.…

Các tổ chức kinh doanh có quy mô khác nhau, kinh doanh trong các ngành,các lĩnh vực khác nhau có đặc điểm khác nhau Do đó việc phân loại các loại chi phí trong các loại chi phí phòng ngừa, chi phí đánh giá/thẩm

định, chi phí thiệt hại bên trong và bên ngoài phụ thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp

3 Các mô hình chi phí chất lợng

Các nhà quản lý chất lợng khi nghiên cứu mối quan hệ giữa các loại COQ đã đa ra các mô hình mô tả xu hớng biến đổi giữa các loại chi phí này.Trong đó có hai mô hình đợc sử dụng phổ biến ,đó là mô hình COQ truyền thống và mô hình COQ hiện đại

COQ

COQ

P&A F

P&A F

100%

Mô hình truyền thống cho thấy mức chất lợng phù hợp ở 0% thì chi phí thiệt hại F là 100% Khi doanh nghiệp chú ý đến hoạt động phòng ngừa

P và thẩm định A thì mức chất lợng phù hợp tăng và COQ giảm đến mức tối

u (Min).Nếu doanh nghiệp tiếp tục tăng chi phí phòng ngừa và thẩm định quá mức thì chi phí thiệt hại giảm dần về lỗi zero và mức chất lợng phù hợp tăng dần đến 100% nhng COQ tăng mạnh Nh vậy ,trong mô hình tồn tại

điểm chất lợng tối u, và luôn có qui luật đánh đổi giữa chi phí thiệt hại và chi phí phòng ngừa ,thẩm định

Mô hình truyền thống gợi ý rằng muốn có mức chất lợng thì doanh nghiệp phải chi cho các hoạt động phòng ngừa ,đánh giá /thẩm định.Song hạn chế của mô hình là không khuyến khích các doanh nghiệp nỗ lực cải tiến chất lợng Một trong những mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận COQ là một khoản chi phí nên doanh nghiệp luôn có

xu hớng tối thiểu hoá chi phí để tăng lợi nhuận Do đó doanh nghiệp chỉ cố gắng đến mức COQ tối u

Mô hình truyền thống chỉ mang tính lý thuyết , phù hợp trong môi ờng sản xuất kinh doanh tĩnh với một mô hình sản xuất cố định theo thời gian Trong thực tế cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ,qui trình sản xuất và phát triển của lực lợng sản xuất mối quan hệ giữa

tr-các COQ mang tính động Do vậy tr-các nhà nghiên cứu COQ đã da ra mô hình COQ hiện đại

Mô hình COQ hiện đại phản ánh hiệu ứng của đờng cong kinh nghiệm.Mô hình cho thấy doanh nghiệp chỉ đạt COQ tối u khi mức chất l-ợng phù hợp 100%.Tại mức chất lợng phù hợp 0% chi phí thiệt hại tối đa làm COQ cực đại ,xong khi doanh nghiệp chú ý đến hoạt động phòng ngừa,đánh giá thì chi phí thiệt hại giảm mạnh làm COQ giảm.Và một sự thực rằng khi doanh nghiệp tiến hành các hoạt động phòng ngừa và đánh giá /thẩm định thì lúc đầu chi phí đánh giá /thẩm định tăng ,xong cùng với

sự cải tiến và đào tạo chất lợng thì chi phí đánh giá /thẩm định giảm dần,chi phí phòng ngừa tăng nhẹ Nếu doanh nghiệp giữ ổn định và duy trì các hoạt

động phòng ngừa ,đánh giá ổn định trong thời gian dài thì COQ giảm xuống mức tối u Điều này khuyến khích các doanh nghiệp nỗ lực cải tiến chất lợng toàn diện và thực thi chơng trình COQ nhằm đem lại lợi ích lâu dài trong tơng lai Mô hình COQ hiện đại phù hợp với nền kinh tế thị trờng ngày nay

4 Vai trò việc áp dụng COQ

COQ là một phơng pháp đánh giá hiệu suất tổng hợp của quản lý chất lợng

Trong các hệ thống kế toán tài chính truyền thống , COQ thờng lẩn khuất đâu đó trong các chi phí khác Chẳng hạn chi phí chứng nhận thiết kế thờng trong chi phí quản lí chung , hàng tồn kho bao gồm cả chi phí làm lại , chi phí bảo hành trong chi phí dịch vụ Do đó việc đo l… ờng hiệu quả quản lí chất lợng trở nên khó thực hiện

COQ là thớc đo chính xác sự cố gắng về chất lợng “ Chất lợng là điều

có thể có đợc mà không mất tiền Không phải tự nó có đợc nhng nó cũng không tốn kém gì Cái tốn kém chính là cái thiếu chất lợng nghĩa là những hoạt động do không làm đúng đắn mọi việc ngay từ đầu gây nên Không những chất lợng không mất tiền mà còn là một nguồn lãi chân chính nhất

Mỗi xu không bị chi tiêu để làm cẩu thả công việc ,để làm những việc ấy hay những gì ngoài dự kiến sẽ đợc lãi ròng một nửa Trong thời đại mà tất cả mọi ngời đều tự hỏi ngày mai sẽ do cái gì làm nên thì không còn nhiều phơng tiện nữa để tăng tỷ suất lãi Nếu bạn tìm mọi cách đảm bảo chất lợng chắc chắn bạn sẽ tăng tỷ suất lãi đợc một khoảng tơng đơng từ 5%-10% doanh số Cái đó mang lại nhiều tiền mà không tốn kém gì”(Crosby) Việc không làm đúng ngay từ đầu gây lãng phí các nguồn lực nh nguyên vật liệu

do sai hỏng , nhân công để làm lại sản phẩm ,thời gian, máy móc Mặt…khác lợi nhuận =doanh số-(tổng đầu vào + tổng lãng phí) Việc không làm

đúng ngay từ đầu làm tổng lãng phí tăng trong khi đó chất lợng sản phẩm giảm làm doanh số bán ra giảm sút do mất uy tín, thị phần Điều này có thể làm doanh số giảm từ 35%-40% hay COQ tăng, tổng chi phí tăng dẫn đến lợi nhuận doanh nghiệp giảm mạnh Việc áp dụng COQ cụ thể là chi cho các hoạt động phòng ngừa,đánh giá cùng với các nỗ lực đảm bảo và cải tiến chất lợng góp phần làm đúng ngay từ đầu trong doanh nghiệp từ nghiên cứu nhu cầu khách hàng, thiết kế đến đa sản phẩm,dịch vụ cho khách hàng và dịch vụ sau bán Việc thực hiện các chơng trình chẳng hạn Six Sigma, Kaizen, 5 S cũng góp phần làm giảm thiểu lỗi và lãng phí các nguồn lực Doanh nghiệp sử dụng tối đa nguồn lực sẵn có góp phần tăng năng suất, chất lợng sản phẩm /dịch vụ; giảm chi phí chất lợng và chi phí nói chung; hạ giá thành Một sản phẩm hay dịch vụ có sức cạnh tranh trên thị trờng chỉ khi đảm bảo đợc sự cân bằng giữa hai yếu tố chất lợng và chi phí Chất lợng chỉ có thể chấp nhận đợc với chi phí thấp nhất Điều này góp phần làm tăng doanh thu, lợi nhuận và thị phần của doanh nghiệp

Các chỉ tiêu đánh giá hiệu suất của quản lý chất lợng là doanh thu/COQ(1), lợi nhuận/COQ (2),COQ/tổng chi phí (3) Việc áp dụng COQ cùng với nỗ lực đảm bảo và cải tiến chất lợng, các chỉ tiêu (1),(2) tăng,chỉ tiêu (3) giảm chứng tỏ hệ thống quản lý chất lợng có hiệu quả

COQ là một biện pháp để xác định các khu vực có trục trặc và các chỉ tiêu hành động.

Việc xác định cụ thể các chi phí phòng ngừa,thẩm định/đánh giá,thiệt hại trong tổng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp cung cấp cho ban lãnh đạo những con số chính xác để xác định xem khu vực nào hoạt động cha có hiệu quả,chất lợng kém Cụ thể là các khu vực có chi phí thiệt hại lớn đợc thể hiện qua chỉ tiêu: chi phí thiệt hại/COQ đợc tính cho từng khu vực để xác định xem % chi phí thiệt hại ở khu vực đó so với tổng chi phí chất lợng trong toàn doanh nghiệp Các chỉ tiêu về phần trăm mỗi loại chi phí chất lợng trong tổng chi phí chất lợng giúp doanh nghiệp xác định xu h-ớng biến động giữa các loại chi phí và đề ra biện pháp khắc phục Xong chi phí chất lợng không phải là một chỉ tiêu đo lờng tuyệt đối chính xác mà nó chỉ cho ta biết trong những trờng hợp nào biện pháp sửa chữa đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp Chi phí càng cao thì càng áp dụng biện pháp sửa chữa Nh vậy, COQ góp phần phát hiện hiện tợng của vấn đề chất lợng,đòi hỏi các công cụ thống kê để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề ấy

đồng thời tạo ra một sức ép cho việc soạn thảo thành công một chơng trình cải tiến chất lợng

COQ nâng cao nhận thức, sự cam kết và tạo văn hoá chất lợng trong doanh nghiệp Việc thu thập COQ cung cấp những con số,chỉ tiêu cụ thể

chính xác và công bố trong toàn doanh nghiệp tác động làm nâng cao nhận thức không chỉ ban lãnh đạo cấp cao mà cả toàn thể cán bộ công nhân viên thấy đợc tầm quan trọng của chất lợng sản phẩm, dịch vụ với sự sống còn của công ty Từ đó, tạo ra sự cam kết thực hiện nghiêm túc, đảm bảo chất l-ợng sản phẩm,dịch vụ, giảm chi phí để nâng cao khả năng cạnh tranh của tổ chức và coi đó là một phần công tác của công nhân viên Qua đó,văn hoá công ty đợc củng cố, đồng thuận thực hiện chất lợng đồng bộ trong tổ chức

Điều này có thể dẫn tới một số hành động đầu tiên nh :

- Khởi xớng một công cuộc nghiên cứu đặc biệt để xác định nguồn gốc nhầm lẫn và sai hỏng, các nhu cầu huấn luyện điều này sẽ làm tăng chi…phí phòng ngừa

- Đặc biệt cố gắng cải tiến việc thông tin ở các giao diện giữa ngời cung ứng/khách hàng nội bộ và giữa các phòng ban nh : Marketing,thiết kế,sản xuất, kinh doanh và mua sắm.

- Tiếp tục giao cho nhân viên tài chính,kế toán và quản lý chất lợng làm nhiệm vụ thu thập xử lí và báo cáo các thông tin về COQ

- Xây dựng và duy trì các mục tiêu về chất lợng của cả tổ chức và các khu vực đặc biệt tính theo COQ

5 Hệ thống chi phí chất lợng

Mục tiêu của hệ thống tính COQ phải đợc doanh nhiệp xác định ngay

từ đầu Việc này giúp tránh đợc các khó khăn sau này và ảnh hởng đến chiến lợc áp dụng Vì điều này cho biết doanh nghiệp sử dụng những số liệu thu thập về COQ vào mục đích gì Các mục tiêu COQ của doanh nghiệp ,vào lúc đầu ,có thể là tìm những khu vực có vấn đề về chất lợng Mục tiêu sau đó có thể là giảm các chi phí trong toàn bộ các chi phí vì chất lợng của tổ chức

Các giai đoạn thiết lập hệ thống tính chi phí chất lợng :

* Nhận dạng các yếu tố của chi phí chất lợng dùng trong bảng kiểm tra

* Bắt đầu thu thập các số liệu về chi phí chất lợng (Các tổ chức cha

có hệ thống tính chi phí ở các phòng ban phải làm việc nhiều hơn trong hai giai đoạn này so với các tổ chức đã có hệ thống đó.)

*Tính các chi phí có thể quy trực tiếp về “chức năng chất lợng”

*Tính chi phí mà tất cả các phòng ban và tổ chức khác phải gánh chịu một cách tơng tự

Những điều trên đây nên ghi vào một “bản liệt kê ghi nhớ” về các chi phí chất lợng,đối với kết quả các bớc còn lại cũng nên làm nh vậy

*Tính những chi phí của sự sai hỏng “đã đa vào ngân sách”

*Tính chi phí bên trong của những sai hỏng ngoài kế hoạch chi phí

mà kế hoạch ban đầu không tính đến Những chi phí liên quan có thể bao gồm vật liệu bị thành phế liệu và sự gia công trùng lặp cũng nên đợc ghi trong các bản kê khai của phòng ban gây ra sai hỏng hoặc phòng ban làm

vịêc hiệu chỉnh Dù nằm ở đâu thì các chi phí đều nên đợc ghi vào bản liệt

kê để ghi nhớ

*Phát hiện và tính các chi phí do các sai hỏng rơi vào giữa các bộ phận phòng ban, bao gồm cả thời gian dùng để điều tra của phòng chất lợng

và các phòng khác Những chi phí này ít khi xuất hiện trong các hệ thống

đã có, và có thể cần phải có sự ớc tính ban đầu

Mọi ngời trong mọi phòng ban của một tổ chức đều có trách nhiệm

đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng đều đợc đáp ứng và những chi phí liên quan đến việc đảm bảo ấy phải đợc tính vào Do đó việc tính toán các loại chi phí phải có sự tham gia của các phòng ban, dới sự chỉ đạo,kiểm tra, giám sát của phòng quản lý chất lợng, và sự hỗ trợ đắc lực của phòng kế toán Các kết quả thu thập đợc ở các phòng ban đợc ghi trong bản báo cáo của các phòng theo từng tháng, quý, năm Phòng chất lợng tổng hợp lại, đối chiếu với những thông tin mà phòng tài chính kế toán thu thập, để phân tích, đa ra kết luận và những phơng hớng điều chỉnh, cải tiến hệ thống tính chi phí chất lợng

6 rủi ro và yêu cầu khi áp dụng chi phí chất lợng

Rủi ro

Việc đa ra các mục tiêu COQ không rõ ràng, mục đích sử dụng COQ

có thể gây ra hiểu lầm, xung đột lợi ích giữa các thành viên, các phòng ban trong doanh nghiệp COQ có thể sẽ trở thành phơng sách cạnh tranh giữa các phòng ban, các nhân viên điều này sẽ làm che lấp đi các lối thoát thực

tế và các nguyên nhân gây nên các vấn đề về chất lợng Việc sử dụng cách tính COQ mang tính cạnh tranh sẽ ngăn chặn các cá nhân và các cán bộ quản lý đứng ra chịu trách nhiệm về sai hỏng; đặc biệt là nếu quyết định của nó có tác động thuận lợi tới một ngời nào khác, hoặc một phòng ban nào khác

Yêu cầu khi triển khai COQ

Để việc triển khai COQ thành công trong doanh nghiệp cần:

-Sự cam kết của ban lãnh đạo; sự cam kết thực sự của ban quản trị tìm cho ra cái giá đúng của chất lợng xuyên suốt toàn bộ tổ chức.Các cam kết và mục tiêu COQ phải dợc nêu rõ trong chính sách chất lợng Mục tiêu này phải rõ ràng, cụ thể ,đo lờng đợc, phải tạo ra sự đồng thuận, hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức nhằm giảm bớt các chi phí quản lý chất l-ợng.

-Một hệ thống kế toán giá thành; việc thiết kế và thực hiện một mạng lới để nhận dạng,báo cáo và phân tích các chi phí chất lợng

-Quản lý chi phí chất lợng,việc tổ chức ra một tổ quản lý chi phí chất lợng chịu trách nhiệm chỉ đạo từ đầu đến cuối, phối hợp cả hệ thống chi phí chất lợng và đảm bảo vạch ra và đạt đợc các mục tiêu hiện thực

-Huấn luyện đa việc tính giá chất lợng thành một bộ phận không thể tách rời của các kế hoạch huấn luyện làm cho mỗi ngời đều hiểu đợc những liên can tài chính đối với chất lợng

-Tuyên truyền vận động về chi phí chất lợng ; trình bày các mục tiêu chi phí chất lợng đáng kể bằng những từ ngữ dễ hiểu cho mọi cán bộ nhân viên, ví dụ trng bày sản phẩm sai hỏng kèm theo bảng giá, hoặc các biểu đồ

về các sai sót và các chi phí do chúng gây nên Nếu có thể các tài liệu đó nên vạch hớng khắc phục

-Tham gia hành động vì chi phí chất lợng : việc đa ra các kế hoạch thích hợp để tranh thủ sự tham gia tối đa của cán bộ công nhân viên Trong lĩnh vực này kể cả các biện pháp để khuyến khích, đề xớng, tiếp thu, thảo luận, đánh giá các ý tởng và biến chúng thành hành động Các đội hành

động về chất lợng , “nhóm chất lợng”, các tổ hành động uốn nắn, hoặc các nhóm cải tiến chất lợng đợc tổ chức khắp công ty có thể đáp ứng đợc mục

đích này

Phần hai : thực trạng quản lý chi phí chất

l-ợng tại công ty Vetco

1 Giới thiệu

Vào giữa thập niên 1980, chính sách mở cửa của chính phủ Việt Nam

đã khuyến khích nhiều ngành công nghiệp phát triển, trong đó không thể không nói đến ngành gia công xuất khẩu Với lợi thế về nguồn lao động dồi dào và rẻ, ngành may gia công xuất khẩu là một lợi thế quan trọng của Việt Nam Sự phát triển của ngành này đã tạo ra một nhu cầu lớn về nguyên vật liệu may, đặc biệt là chỉ may các loại

Gartex là một trong những công ty Việt Nam cung cấp chỉ các loại sử dụng trong ngành công nghiệp và gia dụng.Trớc sự sụp đổ của thị trờng Liên Xô cũ và Đông Âu vào năm 1989, nhiều công ty may gia công đã thay

đổi thị trờng chính của mình, và yêu cầu chất lợng về sản phẩm may gia công xuất khẩu của những thị trờng mới ngày càng cao Không chỉ có Gartex mà nhiều công ty nội địa khác đã dần mất thị phần cho chỉ nhập khẩu Lúc đó tập đoàn C, một nhà sản xuất và phân phối hàng đầu của Anh

về chỉ may và chỉ thêu, đã đến Việt Nam và tìm thấy một thị trờng tiềm năng về loại chỉ chất lợng cao Một cơ hội lớn tốt đã đến với Gartex và cả tập đoàn C Họ đã đồng ý liên doanh với nhau thành lập một công ty có tên

Hiện nay, Vetco có 550 cán bộ công nhân viên Theo quan điểm cuả ban lãnh đạo, nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của công ty Vì vậy, công tác phát triển và quản lý nguồn nhân lực là mối quan tâm hàng đầu của công ty Hàng năm, Vetco đều có kế hoạch đào tạo, huấn luyện nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên Sơ đồ tổ chức của công ty đợc trình bày trong hình 3:

Sự phát triển của công ty:

Từ ngày thành lập đến nay công ty phát triển tơng đối ổn định, mặc

dù trong những năm gần đây sự cạnh tranh trở nên gay gắt và khách hàng không chỉ quan tâm đến giá mà còn quan tâm cả đến chất lợng Sau năm năm vận hành từ 1992 đến 1996 đầu t của công ty tăng lên 3 lần và doanh thu tăng lên 6 lần

Quản đốc phân xưởng 1

Quản đốc phân xưởng 2

(JIT – Tồn kho ít nhất) Mô hình lý thuyết về JIT là không tồn kho và hoạt

động của hệ thống là hệ thống kéo Nhng ở công ty khi thực hiện JIT lại mang màu sắc của hệ thống đầy và cũng có thành phần tồn kho Nhng thực

tế cho thấy lợng tồn kho của công ty rất thấp và công ty chỉ tạo một lợng hàng tồn kho nhằm mục đích cung cấp tức thời cho khách hàng khi khách hàng có yêu cầu Thông thờng hàng tồn kho là những mặt hàng thông dụng, khách hàng thờng cấn đến

Vetco sản xuất cả chỉ may lẫn chỉ thêu, quy trình sản xuất của hai loại sản phẩm này tơng tự nhau:

a Chuẩn bị nguyên liệu:

Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

- Cân và pha chế hoá chất, thuốc nhuộm

- Chuẩn bị sợi mộc, thực hiện đánh xốp nếu sử dụng sợi mộc nội địa

b Nhuộm

Hoá chất, thuốc nhuộm, sợi mộc đã đựơc kiểm tra và chuẩn bị sẵn sàng thì đa vào nhuộm Khi nhuộm tuỳ theo trờng hợp cụ thể sẽ bố trí nhuộm theo đúng quy trình Quy trình nhuộm đợc chia làm ba loại sau:

- Nhuộm theo quy trình IC là nhuộm sản phẩm chỉ màu

- Nhuộm theo quy trình 2C là nhuộm sản phẩm chỉ màu trung bình

- Nhuộm theo quy trình 2C là nhuộm sản phẩm chỉ màu đậm

Đây là giai đoạn quan trọng nhất Gần đây, trong một buổi thảo luận về chất lợng, giám đốc sản xuất nói với một khách hàng mới của mình là: “ nhuộm đúng màu rất quan trọng Chúng tôi nhận thấy rằng chúng tôi có trách nhiệm phải nhuộm chính xác màu ở những lần nhuộm Vì vậy, chúng tôi đã đầu t bốn máy quang phổ để phân tích công thức màu”, và ông còn nói thêm rằng: “ Chúng tôi đảm bảo rằng có cung cấp những màu khách hàng cần”

về các dịch vụ của công ty.

Công ty đã đạt đợc sự tin tởng hoàn toàn của khách hàng về khả năng thực hiện đầy đủ những cam kết của công ty về thời gian, màu sắc và chất l-ợng với chi phí thấp Công ty có chủ trơng liên kết lâu dài với một vài nhà cung cấp chính để đợc sự phục vụ tốt nhất, nguyên vật liệu có chất lợng ổn

định, và giảm bớt một số hoạt động làm tăng chi phí của cả hai bên Hiện nay, một số nhà cung cấp của công ty là: Công ty China Thread cung cấp sợi mộc, công ty BASF cung cấp hóa chất, thuốc nhuộm Công ty th… ờng xuyên giao dịch với các ngân hàng nh: Vietcombank, Hongkongbank…

Sau khi đạt đợc giấy chứng nhận ISO 9002, mọi hoạt động của công

ty đợc viết ra một cách rõ ràng và sắp xếp theo một trình tự ngăn nắp Tinh thần làm việc của nhân viên đợc nâng cao và nhận thức của khách hàng đợc cải thiện Hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên dần dần tăng lên Những thành công ban đầu này đã khuyến khích ban lãnh đạo công ty theo đuổi một chiến lợc lâu dài hơn: chơng trình Quản lý Chất lợng toàn diện.Ông Lê Văn, trởng phòng Đảm bảo chất lợng, rất quan tâm đến cải tiến chất lợng

Ông và các nhân viên của ông đã nghiên cứu nhiều tài liệu liên quan đến cải tiến chất lợng Ông nhận thấy rằng chi phí chất lợng (COQ) sẽ là chơng trình chất lợng kế tiếp của công ty

2 Thực trạng lập kế hoạch quản lý chi phí chất lợng

Mục tiêu chi phí chất lợng :

Chơng trình chi phí chất lợng ở Vetco làm cho các chỉ số tài chính trở nên rõ ràng hơn Việc đo lờng COQ làm rõ những chi phí không phù hợp( chi phí do không làm đúng ngay từ đầu) để mọi ngời trong công ty chú

ý đến vấn đề chất lợng chứ không đo tiền lời từ những chi tiêu cho ngăn ngừa Qua chơng trình COQ giúp công ty thay đổi văn hoá hớng về chất l-ợng Đồng thời COQ góp phần nâng cao nhận thức, tạo ra sự quan tâm của mọi ngời đến chơng trình chất lợng vì nó thể hiện những chi phí tiết kiệm đ-

ợc khi áp dụng mô hình quản lý mới Các vấn đề chất lợng và các khu vực

có vấn đề chất lợng đợc phát hiện qua các khoản chi phí không phù hợp để kiểm soát và điều chỉnh các hoạt động

Lập kế hoạch chi phí chất lợng :

* Chơng trình COQ của công ty đợc thực hiện làm hai giai đoạn :