THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - HƯỚNG DẪN VỀ NỘI DUNG, TỔ CHỨC VÀ TRÌNH BÀY CÁC BẢNG CHỈMỤC

a Nhận dạng và định vị thông tin thích hợp trong tài liệu được định chỉ mục; b Phân biệt giữa thông tin về chủ đề và việc chuyển sang đề cập một chủ đề; c Bỏ qua việc đề cập qua các chủ

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 10846:2015 ISO 999:1996

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - HƯỚNG DẪN VỀ NỘI DUNG, TỔ CHỨC VÀ TRÌNH BÀY CÁC BẢNG

CHỈ MỤC

Information and documentation - Guidelines for the content, organization and presentation of indexes

Lời nói đầu

TCVN 10846:2015 hoàn toàn tương đương với ISO 999:1996.

TCVN 10846:2015 do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 46 Thông tin và Tư liệu biên soạn,

Tổng cục Tiêu chuẩn Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - HƯỚNG DẪN VỀ NỘI DUNG, TỔ CHỨC VÀ TRÌNH BÀY CÁC BẢNG

CHỈ MỤC

Information and documentation - Guidelines for the content, organization and presentation of

indexes

1 Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này cung cấp các hướng dẫn về nội dung, tổ chức và trình bày các bảng chỉ mục

Tiêu chuẩn này áp dụng cho các bảng chỉ mục đối với sách (bao gồm cả tác phẩm hư cấu), xuất bản phẩm định kỳ, báo cáo, tài liệu sáng chế, và các tài liệu được in hoặc được viết khác, và cũng đối với các tài liệu không in, như các tài liệu điện tử, phim, tài liệu ghi âm, tài liệu ghi hình, tài liệu đồ họa, bản

đồ, và các vật thể ba chiều

Tiêu chuẩn này đề cập tới các nguyên tắc và thực tiễn định chỉ mục cơ bản hơn là đến các thủ tục định chỉ mục cụ thể mà thay đổi tùy theo dạng tài liệu được định chỉ mục và những người dùng mà bảng chỉ mục nhằm tới Vì vậy các ví dụ được đưa ra, bao gồm cả các dấu chấm câu, được minh họa

và không mang tính áp đặt

Tiêu chuẩn này bao gồm sự lựa chọn, hình thức và cách sắp xếp các tiêu đề và phụ đề được dùng trong các đề mục của bảng chỉ mục một khi các chủ đề được định chỉ mục đã được xác định (Để nghiên cứu tài liệu và lựa chọn các chủ đề cho định chỉ mục, xem TCVN 10669(ISO 5963) Để biên soạn từ điển từ chuẩn đơn ngữ mà có thể giúp cho việc lựa chọn các thuật ngữ định chỉ mục, xem ISO 2788.)

Mặc dù tiêu chuẩn này không đưa ra bất kỳ hướng dẫn nào về việc tạo ra bảng chỉ mục tin học hóa theo cách thông thường, tiêu chuẩn phù hợp cho việc biên soạn tất cả các dạng bảng chỉ mục bất kể chúng được tạo ra bằng các phương pháp thủ công hoặc có sự hỗ trợ của máy tính, và dù được biên soạn bởi một người định chỉ mục hay bởi một nhóm người định chỉ mục Tiêu chuẩn không bao quát việc trích dẫn một cách máy móc các từ của văn bản để tạo ra các bảng chỉ mục, ví dụ KWIC (từ khóatrong ngữ cảnh), nó cũng không bao quát các hệ thống định chỉ mục đặc biệt như PRECIS, định chỉ mục chuỗi, định chỉ mục trích dẫn, hoặc các kỹ thuật định chỉ mục sắp xếp sau, mặc dù những khuyếnnghị của tiêu chuẩn có thể thích hợp với bất kỳ hệ thống nào trong các hệ thống này

Tiêu chuẩn không đưa ra các khuyến nghị cho việc biên soạn các mục lục cho các thư viện hoặc các bảo tàng

2 Tài liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này Đối với các tài liệu viện dẫn cóghi năm công bố thì áp dụng phiên bản được nêu Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công

bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi, bổ sung (nếu có)

TCVN 10669:2014(ISO 5963:1985), Thông tin và tư liệu - Phương pháp phân tích tài liệu, xác định chủ đề và lựa chọn các thuật ngữ định chỉ mục

ISO 2788:1986, Documentation - Guidelines for the establishment and development of monolingual

thesauri (Tư liệu - Hướng dẫn xây dựng và phát triển các từ điển từ chuẩn đơn ngữ)

ISO 5127-1:19831, Documentation and information - Vocabulary - Part 1: Basic concepts (Thông tin và

tư liệu - Từ vựng - Phần 1: Khái niệm cơ bản).

ISO 5127-6:1983, Documentation and information - Vocabulary - Part 6: Documentary language (Thông tin và tư liệu - Từ vựng - Phần 6: Ngôn ngữ tư liệu).

1 ISO 5127-1; ISO 5127-2, ISO 5127-3A, ISO 5127-6, ISO 5127-11 hiện nay đã bị hủy và thay thế bằng ISO 5127:2001 và được chấp nhận thành TCVN 5453:2009

ISO 5127-3A:1981, Information and documentation - Vocabulary - Section 3a): Acquisition,

identification, and analysis of documents and data (Thông tin và tư liệu - Từ vựng - Phần 3A: Bổ sung, nhận dạng và phân tích tài liệu và dữ liệu).

ISO 7154:1983, Documentation - Bibliographic filing principles (Tư liệu - Các nguyên tắc ghi tên thư

mục tài liệu tham khảo)

3 Thuật ngữ và định nghĩa

Với mục đích của tiêu chuẩn này, các định nghĩa được nêu trong tiêu chuẩn ISO 1, ISO 3A và ISO 5127-6 được sử dụng cùng với các định nghĩa sau

5127-3.1

Tệp chuẩn (authority file)

Danh sách hoặc tệp các tiêu đề được sử dụng trong một bảng chỉ mục, ví dụ các hình thức tên riêng, các tiêu đề chủ đề

CHÚ THÍCH 1: Các danh sách được thiết lập trước như vậy được sử dụng đặc biệt để phối hợp định chỉ mục các bộ sưu tập

3.2

Bộ sưu tập (collection)

Nhóm các tài liệu mà việc tra cứu nội dung của chúng được thực hiện hoặc dự kiến sẽ được thực hiện một bảng chỉ mục, ví dụ các tài liệu này được quét bởi dịch vụ định chỉ mục, một cơ sở dữ liệu các bài tóm tắt

CHÚ THÍCH 2: Cả bộ sưu tập và bảng chỉ mục có thể được mà rộng vô hạn định

3.3

Tham chiếu chéo (cross-reference)

Chỉ dẫn từ một tiêu đề hoặc phụ đề đến tiêu đề hoặc phụ đề khác

3.4

Tài liệu (document)

Bất kỳ một đối tượng nào trình bày thông tin, bao gồm các biểu ghi đọc máy, các vi dạng, các vật mang tin in và không in

3.5

Bảng chỉ mục (index)

Sự sắp xếp các mục theo trật tự chữ cái hoặc trật tự khác, khác với trật tự của tài liệu hoặc bộ sưu tập được định chỉ mục, được thiết kế để đảm bảo cho người dùng định vị thông tin trong một tài liệu hoặc các tài liệu cụ thể trong một bộ sưu tập

Tiêu đề chỉ mục (indexing heading)

Thuật ngữ được chọn để trình bày một tài liệu hoặc khái niệm trong một tài liệu trong bảng chỉ mục.CHÚ THÍCH 3: Tiêu đề chỉ mục được sử dụng độc lập, hoặc các thuật ngữ liên quan hoặc đang biến thể (thay đổi về hình thái và biến đổi về ý nghĩa) có thể được gộp vào dưới tiêu đề

3.8

Phụ đề chỉ mục (index subheading)

Tiêu đề được gộp vào dưới một tiêu đề để chỉ ra mối quan hệ phụ thuộc hoặc đang biến thể

CHÚ THÍCH 4: Phụ đề có thể có từ hai phụ đề con trở lên

Ghi chú phạm vi (scope note)

Giải thích bổ sung cho tiêu đề để làm rõ phạm vi của nội dung chủ đề được bao gồm hoặc việc sử dụng của tiêu đề này trong bảng chỉ mục

CHÚ THÍCH 6: Ghi chú phạm vi không tạo thành một phần của tiêu đề

3.12

Tham chiếu chéo “xem thêm” (“see also” cross-reference)

Chỉ dẫn, từ một tiêu đề hoặc phụ đề có một hay nhiều dấu định vị đi sau, đến một hoặc nhiều tiêu đề

hoặc phụ đề khác, mà dưới nó sẽ tìm thấy thông tin liên quan

3.13

Tham chiếu chéo “xem” (“see” cross-reference)

Chỉ dẫn, từ một tiêu đề hoặc phụ đề không có các dấu định vị đi sau, đến một hoặc nhiều tiêu đề hoặc

phụ đề khác, mà dưới nó sẽ tìm thấy thông tin liên quan

a) Nhận dạng và định vị thông tin thích hợp trong tài liệu được định chỉ mục;

b) Phân biệt giữa thông tin về chủ đề và việc chuyển sang đề cập một chủ đề;

c) Bỏ qua việc đề cập qua các chủ đề mà không quan trọng đối với những người dùng tiềm năng;d) Phân tích các khái niệm được xử lý trong tài liệu để đưa ra một loạt các tiêu đề;

e) Đảm bảo rằng các thuật ngữ được sử dụng trong bảng chỉ mục phù hợp với những người dùng bảng chỉ mục, để họ sẽ:

1) Xác định nhanh chóng sự tồn tại hay không tồn tại thông tin về một chủ đề cụ thể trong một tác phẩm không phổ biến;

2) Tìm nhanh chóng thông tin về một mục được ghi nhớ trong một tác phẩm đã biết hoặc biết một phần;

3) Nhận biết nhanh chóng các tài liệu phù hợp trong một bộ sưu tập

f) Cho biết mối quan hệ giữa các khái niệm;

g) Nhóm hợp thông tin về các chủ đề rải rác lại với nhau bằng cách sắp xếp tài liệu hoặc bộ sưu tập này;

h) Tổng hợp các tiêu đề và các phụ đề thành các mục từ; sự tổng hợp có thể được thiết lập sẵn trong tệp chuẩn;

i) Định hướng người dùng tìm thông tin theo các thuật ngữ không được chọn làm các tiêu đề của bảng chỉ mục tới các thuật ngữ đã được chọn làm tiêu đề của bảng chỉ mục, bằng phương tiện tham chiếu chéo “xem”;

j) Sắp xếp các mục theo trật tự hữu ích có hệ thống

5 Dạng bảng chỉ mục

Các bảng chỉ mục có thể được tạo ra cùng với các tài liệu được định chỉ mục, hoặc riêng biệt

Các bảng chỉ mục có thể bao gồm các mục từ cho một loạt các loại bao gồm các tên (cá nhân, tập thể, địa lý), các thuật ngữ kỹ thuật, các chủ đề, các nhan đề tác phẩm, các dòng đầu tiên của các bài thơ, các đoạn trích, các từ viết tắt, các tên viết tắt, các số, ngày tháng

Các bảng chỉ mục tổng quát kết hợp các mục từ thuộc tất cả hoặc bất kỳ loại nào kể trên theo một tuần tự duy nhất

Khi phù hợp đối với tài liệu hoặc bộ sưu tập được định chỉ mục, các chuỗi riêng biệt có thể được sử dụng cho các mục từ của các dạng khác nhau Chuỗi phổ biến nhất của chúng được phân biệt ở 5.1 đến 5.6 (xem thêm 7.1.4).

5.1 Bảng chỉ mục chủ đề

Các bảng chỉ mục chủ đề cho phép truy cập nội dung của các tài liệu theo nội dung chủ đề Các tiêu

đề chủ đề được sắp xếp theo trật tự chữ cái hoặc trật tự có hệ thống khác

5.2 Bảng chỉ mục tác giả

Các bảng chỉ mục tác giả có thể

a) Cho phép truy cập thông tin trên tài liệu được trích dẫn theo tên tác giả trong tài liệu được định chỉ mục; hoặc

b) Liệt kê các tài liệu khác nhau theo tên tác giả trong bộ sưu tập được định chỉ mục

Các bảng chỉ mục tác giả có thể bao gồm các tên cá nhân hoặc tập thể

5.3 Bảng chỉ mục tên

Các bảng chỉ mục tên cho phép truy cập các tên có trong tài liệu, bất kể cá nhân, tổ chức hoặc động vật hoặc các đối tượng vô tri vô giác khác mà được phân biệt bởi một tên riêng Ví dụ, Red Rum (tên ngựa đua), Macrex (tên chương trình máy tính) Các tên như vậy có thể được kết hợp trong một bảngchỉ mục duy nhất

5.4 Bảng chỉ mục địa lý

Các bảng chỉ mục địa lý cho phép truy cập thông tin hoặc các tài liệu qua các tên vị trí địa lý Các vị trínày có thể rất rộng, như các châu lục hoặc các quốc gia, hoặc rất cụ thể như các thành phố hoặc thị trấn, hoặc các tòa nhà trong một thị trấn

Người định chỉ mục cần vô tư và khách quan trong cả việc lựa chọn nội dung chủ đề và chọn thuật ngữ (xem ISO 2788 và TCVN 10669 (ISO 5963))

Kiến thức của người định chỉ mục về các nguyên tắc định chỉ mục, có được thông qua học tập và kinhnghiệm, quyết định chất lượng của bảng chỉ mục Các yếu tố quan trọng khác bao gồm kiến thức của người định chỉ mục về ngôn ngữ và nội dung chủ đề của tài liệu và chất lượng của các công cụ định chỉ mục sử dụng, như các ngôn ngữ định chỉ mục có kiểm soát (xem ISO 2788)

6.2 Độ dài và mức độ chi tiết của các bảng chỉ mục

Bảng chỉ mục cần đủ chi tiết để đáp ứng nhu cầu mong đợi của người dùng, phản ánh số lượng chi tiết và số chủ đề được bao quát bởi, các tài liệu được định chỉ mục Các nhân tố ảnh hưởng đến độ dài của một bảng chỉ mục bao gồm:

a) Đặc điểm và mục đích của các tài liệu được định chỉ mục, ví dụ, tài liệu hàn lâm hoặc kỹ thuật có thể yêu cầu xử lý chi tiết hơn tài liệu phổ cập;

b) Mục đích định chỉ mục, ví dụ, một người đọc cụ thể có thể chỉ quan tâm đến một khía cạnh của cáctài liệu phức tạp Khi việc trình bày một tài liệu nghiêng về một quan điểm riêng biệt về định chỉ mục, điều này cần được thể hiện rõ ràng trong một ghi chú giới thiệu, hoặc trong nhan đề hoặc ở một vị trí nào đó

Nếu xem xét chuyên môn của người định chỉ mục về mức độ chi tiết của định chỉ mục cần thiết trong việc tạo ra một bảng chỉ mục dài hơn phép tính kinh tế của nhà xuất bản thì những thay đổi trong cáchtrình bày hoặc in ấn được ưu tiên hơn là làm giảm số mục từ trong bảng chỉ mục

Sẽ hữu ích nếu người định chỉ mục có thể đánh giá được số lượng và phạm vi của các mục từ ở giai

đoạn bắt đầu, để việc trình bày này có thể được thảo luận vào thời gian thích hợp (xem 6.4).

6.3 Tính nhất quán trong định chỉ mục

Chi tiết, văn phong và cách trình bày của một bảng chỉ mục cần phải nhất quán

Bảng chỉ mục, cần được xây dựng phù hợp với một mẫu logic, cân đối, nhất quán và dễ nhận biết Tính nhất quán phù hợp với số lượng chi tiết xác định, việc sử dụng thuật ngữ, phân nhóm, đảo ngược, các tham chiếu chéo, các dấu định vị và văn phong và cách trình bày chung

Tính nhất quán có thể đạt được nếu

a) Các chính sách định chỉ mục và các tệp chuẩn được thiết lập và tuân thủ;

b) Các nguồn lực định chỉ mục tin cậy được sử dụng, ví dụ, các từ điển, các bộ từ vựng có kiểm soát, các tư vấn với chuyên gia;

c) Các quyết định định chỉ mục được ghi lại có hệ thống;

d) Công việc với cùng một bảng chỉ mục được thực hiện bởi từ hai người định chỉ mục trở lên được phối hợp chặt chẽ

Kiểm tra cẩn thận, biên tập và đọc rà soát bảng chỉ mục là điều kiện cơ bản để đảm bảo việc sử dụng nhất quán các tiêu đề và phụ đề, tính chính xác trong các tham chiếu chéo, các dấu định vị, sắp xếp theo chữ cái hoặc cách khác, việc sử dụng đúng các dấu chấm câu và khoảng cách, và (nếu cần) thay thế các tham chiếu chéo bằng các mục từ bổ sung (xem 7.5)

6.4 Mối quan hệ giữa người định chỉ mục và tác giả/nhà xuất bản/người dùng

Chất lượng và tính nhất quán của một bảng chỉ mục sẽ được tăng lên nếu người định chỉ mục có thể thảo luận về tài liệu với tác giả, biết các yêu cầu của nhà xuất bản và có thể hiểu đầy đủ các yêu cầu của những người dùng tiềm năng bảng chỉ mục Những thông tin này sẽ giúp cho người định chỉ mục

ra những quyết định chính xác về việc lựa chọn các mục từ, đưa vào hay loại bỏ khỏi bảng chỉ mục,

và nhu cầu đối với các bảng chỉ mục cụ thể (xem thêm 6.1 và 7.1.4)

Nếu có xung đột lợi ích của, ví dụ, các tác giả, nhà xuất bản, người quản lý cơ sở dữ liệu và người định chỉ mục về các vấn đề như chi phí, phạm vi thời gian, phác thảo, độ dài nhu cầu mong đợi của người dùng về một tài liệu hướng dẫn có hiệu quả tới thông tin trong tài liệu cần được xem là nhân tố quyết định

6.4.1 Hướng dẫn những người định chỉ mục

Nhà xuất bản cần thông báo trước cho những người định chỉ mục bất kỳ quy ước hoặc yêu cầu nào,

ví dụ, có dấu phẩy giữa tiêu đề và dấu định vị hay không, có các số trang ưu tiên cho bảng tra hay không, có bất kỳ ràng buộc cụ thể nào về hệ thống sắp chữ được sử dụng hay không Người định chỉ mục không phải chịu những ràng buộc không cần thiết, nhưng họ cần được cung cấp thông tin và hướng dẫn đầy đủ để hoàn thành công việc một cách thỏa đáng

6.4.2 Tài liệu để định chỉ mục

Người định chỉ mục cần phải truy cập

a) Các tài liệu đầy đủ, ví dụ, toàn văn tài liệu bao gồm các chú thích và tài liệu phi văn bản như các hình minh họa, các bản đồ, các bảng biểu và biểu đồ;

b) Các tài liệu ở dạng bản cuối cùng, ví dụ, bản in thử đã đánh số trang kết hợp tất cả những thay đổi với văn bản và việc phân trang

Người định chỉ mục cần thông báo cho nhà xuất bản các lỗi có thể hoặc những điểm không nhất quántrong các tài liệu

6.4.3 Kiểm tra sau cùng (đọc và sửa bản in thử)

Nhà xuất bản cần dành cho người định chỉ mục cơ hội kiểm tra bản in thử của bảng chỉ mục được in trước khi xuất bản

6.4.4 Ghi tên những người định chỉ mục

Nhà xuất bản cần dành cho người định chỉ mục cơ hội có tên trong tài liệu

7 Nội dung và cách tổ chức chung

7.1 Cấu trúc và nội dung tổng quát

7.1.1 Diện bao quát

Các bảng chỉ mục thường phải bao quát tất cả nội dung trong các tài liệu Những loại bỏ đáng kể cần phải làm cho người dùng chú ý trong một ghi chú giới thiệu (xem 9.2)

Trong trường hợp các tài liệu in, nội dung thường được định chỉ mục bao gồm các lời giới thiệu, các ghi chú, các phụ đính, các hình minh họa và các phụ lục

Các trang nhan đề, các lời đề tặng, các mục lục, các toát yếu hoặc các bản tóm tắt ở đầu bài báo hoặc chương, các quảng cáo và các mục tương tự, thường không được định chỉ mục, mặc dù chúng phải được nghiên cứu để lấy tài liệu đưa vào bảng chỉ mục

7.1.2 Thông tin ngầm chứa và bổ sung được định chỉ mục

Các bảng chỉ mục cần có thể cung cấp thông tin ngầm chứa trong các tài liệu, ví dụ, các tên đầy đủ, các ngày tháng xác định, các tên hóa chất, vì những thông tin này có thể hữu ích đặc biệt đối với người dùng

7.1.3 Ghi chú giới thiệu

Khi cần thiết, một ghi chú giới thiệu giải thích việc thiết kế hoặc xây dựng chúng cần phải được cung cấp ở đầu các bảng chỉ mục hoặc đầu một loạt các bảng chỉ mục (xem 9.2)

7.1.4 Một và nhiều bảng chỉ mục

Một bảng chỉ mục duy nhất cho các nội dung của một tài liệu được ưu tiên hơn một loạt bảng chỉ mục.Các bảng chỉ mục cho các bộ sưu tập có thể là chung (gộp thành một) hoặc riêng, như những bảng chỉ mục đã được liệt kê ở Điều 5

Các trường hợp sau đây có thể ảnh hưởng đến việc quyết định liệu có cung cấp từ hai bảng chỉ mục trở lên hay không:

a) Sự quan tâm đặc biệt đến các phần cụ thể của các tài liệu, ví dụ, các quảng cáo hay các bài điểm sách;

b) Sự quan tâm đặc biệt đến các đối tượng cụ thể của tài liệu được định chỉ mục, như tác giả hoặc các vụ tố tụng pháp lý được đưa ra

c) Khó khăn trong việc đồng hóa các tiêu đề phi ngôn ngữ, ví dụ số sáng chế hoặc công thức hóa học,thành một danh sách chủ yếu bằng lời nói

Nhan đề của mỗi bảng chỉ mục cần chỉ rõ các nội dung và chức năng của chúng (xem thêm 9.3.3)

7.2 Khái niệm: trình bày trong các tiêu đề và phụ đề

7.2.1 Lựa chọn các tiêu đề

7.2.1.1 Lựa chọn các khái niệm

Việc lựa chọn các khái niệm đưa vào các bảng chỉ mục phụ thuộc vào nhu cầu mong đợi của người dùng và bản chất của các tài liệu được định chỉ mục [xem 4c)-4f) và 6.2] Các phụ đề có thể càng cụ thể càng cần thiết để hỗ trợ người dùng

Mục đích của tài liệu sẽ ảnh hưởng đến cách biểu đạt tiêu đề

Ví dụ, trong một bảng chỉ mục cho tác phẩm về quản lý nguồn nhân lực, một bài thảo luận về các học thuyết kinh tế về lao động có thể được định chỉ mục như sau: tiêu đề có thể bắt đầu với “các học thuyết kinh tế ” vì đó là chủ đề cụ thể của phần tài liệu này “Lao động: các học thuyết kinh tế” có thể không hữu ích, vì lao động là chủ đề của toàn bộ tác phẩm Trái lại, trong tác phẩm về kinh tế học,

“lao động” có thể dẫn nhập một cách chính xác mục từ (xem thêm 7.2.4)

Khi định chỉ mục các bộ sưu tập hoặc các tài liệu có nhiều tác giả, mối quan tâm đặc biệt được đòi hỏi

là phải tập hợp dưới một tiêu đề tất cả các tham chiếu đến khái niệm mà với nó các tác giả khác nhau

đã sử dụng các thuật ngữ khác nhau, ví dụ, chơi tem hay sưu tập tem

Chính tả hoặc chữ viết tắt khác nhau cần được xử lý cùng phương pháp như các từ đồng nghĩa

VÍ DỤ 1 dùng một trong hai: mỹ học (aesthetics) hoặc thẩm mỹ học (esthetics)

2 dùng một trong hai: DNA hoặc acid deoxyribonucleic

3 dùng một trong hai: giả tưởng (fantasme) hoặc tưởng tượng (phantasme)

Nếu thuật ngữ không hiện hành hoặc mang phong cách riêng từ tài liệu được sử dụng trong bảng chỉ mục, nó cần phải được làm rõ bằng cách bổ sung thuật ngữ dùng hiện hành, với tham chiếu chéo

“xem” từ thuật ngữ này (xem 7.5)

VÍ DỤ 1 lao (bệnh lao phổi) (consumption (tuberculosis of the lungs))

lao phổi xem bệnh lao phổi (tuberculosis of the lungs see (consumption (tuberculosis of the

VÍ DỤ

1 ác (evil) xem thiện và ác (good and evil)

thiện và ác (good and evil)

2 giải thưởng (awards) xem vinh danh và giải thưởng (honours and awards)

vinh danh và giải thưởng (honours and awards)

3 suy tàn (décadence) xem hưng thịnh và suy tàn (grandeur et décadence)

hưng thịnh và suy tàn (grandeur et décadence)

VÍ DỤ

2 artificial flowers hoa nhân tạo

Ví dụ, trong tiếng Đức và tiếng Pháp dạng số ít thường được ưu tiên hơn, trong khi ở tiếng Anh dạng

số nhiều thường chỉ được sử dụng cho các thuật ngữ phản ánh các đối tượng rời rạc (đếm được) và dạng số ít cần được sử dụng với các từ không đếm được, nghĩa là, số nhiều cần được sử dụng khi hỏi các câu hỏi định tính “how many” và số ít dùng với các câu hỏi định tính “bao nhiêu” (how much)

VÍ DỤ

Tiếng Anh Tiếng Pháp Tiếng ĐứcCác từ không đếm được

Các từ đếm được

Nếu các dạng số ít và số nhiều có các ý nghĩa khác nhau, cả hai hình thức có thể đều được sử dụng trong bảng chỉ mục

VÍ DỤ

1 building (process): Xây dựng (quá trình)

buildings: các toà nhà

2 échec: thất bại

échecs (jeu): các quân cờ (trò chơi)

3 Geschichte (historische Entwichklung): lịch sử (sự phát triển lịch sử)

Geschichte (Literatur): lịch sử (văn học)

7.2.2.3 Phép chính tả

Các quy ước chính tả của văn bản hoặc tệp chuẩn cần được xem xét thận trọng trong bảng chỉ mục,

ví dụ, việc sử dụng “màu sắc: (colour) hoặc “màu” (color) (xem 7.2.1.3 cho các tài liệu có nhiều nguồn tác giả)

Trừ khi phép chính tả của ngôn ngữ của tài liệu, ví dụ, tiếng Đức, yêu cầu khác, các tiêu đề không phải là tên riêng cần bắt đầu với một chữ thường vì người dùng có thể mất cả thông tin và thời gian nếu tất cả các tiêu đề bắt đầu với chữ hoa

7.2.2.4 Thuật ngữ bao gồm từ hai từ trở lên

Các thuật ngữ bao gồm từ hai từ trở lên mà có cách sử dụng chung cần được dùng làm các tiêu đề

mà không cần đảo ngược hoặc gộp vào

Khi cần, các tham chiếu chéo từ, hoặc các mục từ bổ sung cho, một hoặc nhiều từ đi sau từ đầu tiên cần được tạo lập

VÍ DỤ

bảng cân đối kế toán (balance sheet)

cân đối, thương mại xem cán cân thương mại (balance, trade see balance sheet)

cán cân thương mại (balance sheet)

không dùng

cân đối (balance)

bảng (sheet)

thương mại (trade)

Tuy nhiên, có thể xem xét đảo ngược hoặc gộp vào trong các trường hợp khi mà trật tự phân cấp củacác tiêu đề và các phụ đề có thể được cung cấp một cách phù hợp (xem 7.2.3)

VÍ DỤ

trợ cấp con (child benefits)

trợ cấp thương tật (invalidity benefits)

trợ cấp thất nghiệp (unemployment benefits)

và

trợ cấp (benefits)

con (child)

thương tật (invalidity)

1 country side(đồng quê): public access (nơi công cộng) (không cần “to”)

2 food(thực phẩm): rationing (tỷ lệ) (không cần “of”)

3 land(đất): use (sử dụng) (không cần “of”)

Nhưng

2 Computer (máy tính)

for management (dùng cho quản lý)

management of (quản lý của)

không dùng

computer (máy tính)

management (quản lý)

và

3 environment (môi trường)

Influence de (ảnh hưởng của)

7.2.3.1 Ghi chú phạm vi giúp làm rõ phạm vi áp dụng của một tiêu đề Ghi chú phạm vi có thể được

phân biệt bằng cách đánh máy, ví dụ, được trình bày bằng các chữ in nghiêng

7.2.3.2 Các khái niệm là các khía cạnh khác nhau của cùng một chủ đề có thể được gộp lại dưới

dạng trật tự phân cấp của tiêu đề, các phụ đề và các phụ đề con

7.2.3.3 Lùi đầu dòng được sử dụng theo quy ước

a) Để chỉ ra mối quan hệ phân cấp của các tiêu đề và các phụ đề;

b) Để tránh sự lặp lại của các thuật ngữ xuất hiện lại (xem thêm 7.2.3.6 và 9.1.2.4)

7.2.3.4 Tầm quan trọng tương đối được xác định cho một chủ đề trong tài liệu ảnh hưởng đến tính

phù hợp của việc nhóm các phụ đề Nhân tố khác xác định việc lựa chọn các phụ đề là khả năng người dùng tìm tin được nhóm hợp theo cách này

VÍ DỤ

Trong một tác phẩm về kinh tế học:

nhân công (labour)

lý thuyết phân phối (distribution theory) 143-167

thu nhập (earnings) 39-42, 129-142

thị trường người tiêu dùng (monopsonistic markets) 53, 149, 225

thị trường độc quyền (oligopsonistic markets) 153-159

cạnh tranh hoàn hảo (perfect competition) 43-62,161-165, 228

Trong một tác phẩm về quản lý nhân sự:

học thuyết kinh tế về lao động (economic theories of labour) 39-62, 129-167, 223-229

Trong một dịch vụ thông báo thường xuyên cho doanh nghiệp:

lực lượng lao động(workforce): lý thuyết kinh tế (economic theories) 2042

kinh tế (economic): lao động (labour) 2042

7.2.3.5 Các tiêu đề với chuỗi ký tự dài các dấu định vị không được phân biệt cần phải tránh.

7.2.3.6 Một cách trình bày khác các mục từ chỉ mục thay thế việc sắp xếp phân cấp của các tiêu đề

và phụ đề trong một bảng chỉ mục bằng cách lặp lại các thuật ngữ xuất hiện lại để chỉ rõ các chủ đề phức tạp hoặc bằng cách sử dụng có hệ thống các ký hiệu chấm câu để chỉ ra vai trò chính xác của các thuật ngữ làm rõ

Việc sử dụng này có thể phù hợp trong các bảng chỉ mục tới các tạp chí, các thư mục hoặc các bài tóm tắt

Ví dụ sau đây chỉ ra cả việc lặp lại và sử dụng ký hiệu chấm câu: một dấu hai chấm được dùng để liênkết một vật hoặc thực thể đến thuộc tính, hành động, tài liệu hoặc phần của nó; dấu phẩy được dùng

để liên kết một thuật ngữ xác định hoặc giới hạn một vật hoặc thực thể

VÍ DỤ

Phương trình vi phân

Phần riêng, Ellip, Cấp hai: các giá trị biên: Giải pháp: Nguyên tắc biến phân bổ sung

Phần riêng, Ellip, Cấp hai: Các giá trị biên: Giải pháp: phương pháp siêu hình tròn

Phần riêng, Phi tuyến: Mối quan hệ Hội tụ-ổn định: định lý Lax-Richtmyer

7.3 Tên riêng và các nhan đề tài liệu: lựa chọn và hình thức tiêu đề

Những người định chỉ mục có thể tra cứu các quy tắc biên mục được sử dụng trong các thư viện tại quốc gia của họ để có hướng dẫn chi tiết về việc xây dựng các tiêu đề cho các tên cá nhân, địa điểm

nhất quán Các tham chiếu chéo “xem” cần được tạo ra từ các dạng khác, cho dù được sử dụng trongtài liệu hay không (xem 7.5.1).

Khi biên soạn một tệp tên chuẩn để định chỉ mục nhiều tài liệu, người định chỉ mục cần chọn hình thức tên cá nhân mới nhất hoặc được sử dụng phổ biến nhất làm tiêu đề và bổ sung các tham chiếu chéo “xem” từ các dạng khác

Finnbogadóttir, Vígdís xem Vígdís Finnbogadóttir

Ngoại lệ, trong các nước và các tình huống khi những người dùng không mong muốn phân biệt tên người từ các nền văn hóa khác, các tên có thể được hoán vị với các tham chiếu chéo thích hợp từ dạng thuận

c) Các cá nhân chỉ được xác định bởi tên thánh cần được định chỉ mục dưới tên này, có bổ nghĩa, nếu cần, bởi chức vụ trong cơ quan hoặc hình dung từ phân biệt khác

VÍ DỤ

1 Boudicca, Queen of the lceni

2 Ethelred the Unready

2 Marlborough, John Churhcil, first Duke of

3 Sévigné, Marie de Rabutin-Chantal (Marquise de)

e) Các họ ghép hoặc nhiều họ, cho dù có gạch nối hoặc không cần định chỉ mục dưới thành phần đầutiên, với bất kỳ tham chiếu chéo “xem” cần thiết nào từ các phần khác, ngoại trừ ở nơi nào việc sử dụng thiên về bất kỳ một dạng nào khác

VÍ DỤ

1 Lattre de Tassigny, Jean de

Tasigny, Jean de Lattre de xem Lattre de Tassigny, Jean de

2 Layzell Ward, Patricia

Ward, Patricia Layzell xem Layzell Ward, Patricia

3 Pérez de Cuéllar, Javier

7.3.1.3 Phân biệt các cá nhân có cùng một tên

Từ hai cá nhân trở lên có cùng tên cần được phân biệt bằng cách thêm thông tin làm rõ, như ngày tháng, nghề nghiệp hoặc chức vụ

3 Ecole nationale supérieure des mines (Paris)

Ecole nationale supérieure des mines (Sainte-Etienne)

4 Koninklijke Bibliotheek (Bruxelles)

Koninklijke Bibliotheek (‘s-Gravenhage)

5 Marks & Son (1936)

Marks & Son (Fisheries)

Tuy nhiên, sự hoán vị có thể được sử dụng nếu xét thấy rằng điều này có thể trợ giúp người dùng bảng chỉ mục

VÍ DỤ

1 Nông nghiệp, Bộ (Agriculture, Ministry of)

2 Whitaker (J) & Sons

Tham chiếu chéo “xem” phải được thực hiện từ các cách tiếp cận khác (xem 7.5.1)

VÍ DỤ

1 Bộ Nông nghiệp (Ministry of Agriculture) xem Nông nghiệp, Bộ (Agriculture, Ministry of)

2 J Whitaker & Sons xem Whitaker (J) & Sons

Trong các bảng chỉ mục của một tài liệu, các tên tập thể phải lấy dạng được sử dụng trong tài liệu, nhưng nếu văn bản này không phù hợp, người định chỉ mục phải chấp nhận một dạng khác Các tham chiếu chéo “xem” cần được thực hiện từ các dạng khác, cho dù nó có được sử dụng trong tài liệu hay không (xem 7.5.1)

Khi biên soạn tệp tên chuẩn để định chỉ mục nhiều tài liệu, người định chỉ mục cần chọn dạng tên tập thể mới nhất hoặc được dùng phổ biến nhất làm tiêu đề chính và bổ sung các tham chiếu chéo “xem”

từ các dạng khác

VÍ DỤ

1 John Moores University xem Liverpool John Moores University

Liverpool John Moores University

Liverpool Politechnic xem Liverpool John Moores University

Ohio Colledges Library Center xem OCLC

Online Computer Library Center Inc xem OCLC

7.3.3 Tên địa lý

7.3.3.1 Các tên địa lý cần được viết đầy đủ khi cần thiết cho rõ ràng, với thông tin bổ sung để tránh

nhầm lẫn giữa các tên khác giống hệt nhau

7.3.3.2 Mạo từ hoặc giới từ là một phần không thể thiếu cần phải giữ nguyên trong tên địa lý Tên này

cần được xếp theo trật tự sử dụng địa phương

1 Cévennes không dùng Les Cévennes

2 New Forest không dùng The New Forest

3 Rheinfall không dùng Der Rheinfall

7.3.4 Nhan đề tài liệu

7.3.4.1 Các nhan đề tài liệu thường cần được in nghiêng, gạch dưới hoặc bằng cách phân biệt khác

Nếu cần thiết để nhận dạng, tên của người tạo lập, nơi xuất bản, ngày hoặc các từ hạn định có thể được thêm vào trong ngoặc đơn

VÍ DỤ

1 Ave Maria (Gounod)

Ave Maria (Schubert)

Ave Maria (Verdi)

2 Natura (Amsterdam)

Natura (Bucuresti)

Natura (Milano)

7.3.4.2 Mạo từ ở đầu nhan đề của một tài liệu cần được xử lý phù hợp với việc sử dụng quốc gia

Tuy nhiên, cần phải nhất quán trong một bảng chỉ mục

Trong một bảng chỉ mục tiếng Anh, các mạo từ thường được đổi chỗ xuống cuối tiêu đề để trật tự sắpxếp được rõ ràng

VÍ DỤ

hunting of the snark, the

Kapital, Das

Nourritures terestres, Les

Trong một bảng chỉ mục tiếng Pháp, các mạo từ trong nhan đề không được chuyển vị trí đến cuối tiêu

đề, nhưng được bỏ qua khi điền

VÍ DỤ

The hunting of the snark

Das Kapital

Les Nourritures terestres

7.3.4.3 Giới từ đứng đầu nhan đề của một tài liệu cần giữ nguyên.

VÍ DỤ

An die Musik

De I’Allemagne

To the lighthouse

7.3.5 Dòng đầu tiên của bài thơ

Thông thường trong một bảng chỉ mục các dòng đầu tiên của các bài thơ, mạo từ thường được giữ lạikhông hoán vị và được thừa nhận với các mục đích sắp xếp theo trật tự chữ cái

7.3.7 Chuyển đổi từ từ các hệ thống văn bản khác

Các tên và từ đã được chuyển đổi từ một hệ chữ viết xác định sang các tên và từ của một hệ chữ viếtkhác (ví dụ, hệ chữ viết Kana của Nhật Bản sang hệ chữ viết Latinh) cần được đưa vào trong bảng chỉ mục, dưới dạng nó xuất hiện trong văn bản, miễn là chúng được chuyển đổi nhất quán Nếu các tên và từ được chuyển đổi trong văn bản được định chỉ mục phù hợp với các hệ thống khác, hoặc nếu chúng hoàn toàn không được chuyển đổi, chúng có thể được chuyển đổi bởi người định chỉ mục theo Tiêu chuẩn Latinh hóa và chuyển tự của ISO, và được điền xếp cùng với cách như bất kỳ từ nào khác trong hệ chữ viết của bảng chỉ mục Nếu không có hệ thống ISO phù hợp, các hệ thống chuyển đổi hiện có khác, ví dụ, có thể được sử dụng bảng Latinh hóa của ALA/LC, hoặc các hệ thống khác được dùng trong các thư viện quốc gia hoặc các thư viện lớn khác

7.4.2.2 Các dạng dấu định vị cho tài liệu in

Các sách, sách mỏng, ấn phẩm định kỳ và các tài liệu in khác thường bao gồm một hoặc nhiều dãy sốtrang liên tiếp, được đóng thành một hoặc nhiều đơn vị

7.4.2.2.1 Khi định chỉ mục sâu các văn bản này, người định chỉ mục cần sử dụng các dấu định vị

tham chiếu tới số trang, phân cách các dấu định vị bằng dấu phẩy Cần phân biệt giữa các dãy số trang khác nhau

Nếu các tài liệu có các đoạn được đánh số, người định chỉ mục có thể sử dụng các số đoạn này, làm

dấu định vị Khi tài liệu bao gồm một loạt các mục từ riêng, ngắn, được đánh số đơn nhất, như các bàitóm tắt, các báo cáo điển hình, người định chỉ mục có thể dùng các số mục làm dấu định vị tại vị trí của số trang Tuy nhiên, nếu tác phẩm có từ hai phần trở lên được đánh số khác nhau và riêng biệt (ví dụ, chữ số ả rập trong văn bản của một tác phẩm luật, chữ số La Mã cho các vụ án được nêu ra), người định chỉ mục cần phải phân biệt các dấu định vị cho các phần được đánh số trang khác nhau.7.4.2.2.2 Khi định chỉ mục nhiều số hoặc nhiều tập của cùng một tên ấn phẩm định kỳ, người định chỉmục cần lấy các dấu định vị từ việc đánh số các số tại thời gian xuất bản của nó.

VÍ DỤ

1 52/4:38 tập/phần:trang (volume/part: page)

2 52, April 1947:38 tập,năm: trang (volume, date: page)

3 52:38 tập:trang (volume: page)

4 April 1947:38 năm/tháng: trang (date: page)

7.4.2.2.3 Khi định chỉ mục các nội dung chi tiết của một bộ sưu tập tài liệu, người định chỉ mục cần

đảm bảo rằng các dấu định vị chứa thông tin đầy đủ về mỗi tài liệu Ví dụ, trong trường hợp các bài tạp chí, mỗi dấu định vị thường bao gồm tất cả nhan đề của bài báo, tác giả bài báo (nếu ghi tên), nhan đề ấn phẩm định kỳ (thường dưới dạng viết tắt được giải thích bằng một ghi chú giới thiệu), số tập và ngày tháng của nó, và số trang cho mỗi bài báo (Một số dịch vụ định chỉ mục bổ sung thông tincho biết ảnh, bảng, biểu và các hình minh họa khác Những chỉ dẫn này, nói đúng ra không phải là dấu định vị, đôi khi giống các tiêu đề hoặc phụ đề chỉ mục, chúng giúp người dùng quyết định liệu các tài liệu có giá trị với họ hay không.)

VÍ DỤ

Computer simulation

Building working conputer models R Collision and Peter Fankas Computer univ 16:37-41 Jan-Feb ’89 tables.

Computer-simulated robotic arms Bits&bytes 8:126 Jan’89 Illus.

7.4.2.3 Dấu định vị cho các tài liệu không in hoặc tài liệu đa phương tiện

Phương tiện không in, với mục đích định chỉ mục, được chia thành ba loại

a) Các phương tiện bao gồm các phần tử tạo nên từ một chuỗi trở lên, được, hoặc có thể được, đánh

số tiếp tục và được truy cập bởi người dùng Các tài liệu như vậy có thể được xử lý như ở 7.4.2.2 Các ví dụ là một bộ sưu tập các tấm phim, một bộ phim đèn chiếu, một đĩa audio, một Cơ sở dữ liệu đọc máy Các dấu định vị có thể là số hiệu tấm phim, số hiệu ảnh, số hiệu tấm phim và băng, dấu nhận dạng biểu ghi, ví dụ, số kiểm soát một cách tương ứng

b) Các phương tiện gồm từ một hoặc hai chuỗi phần tử trở lên không thể được phân biệt bằng số, và

cứ thế được truy cập bởi người dùng Các ví dụ là những tài liệu được truy cập liên tiếp như phim chiếu bóng, băng video và audio.Trong những trường hợp này người định chỉ mục cần đưa ra các dấu định vị tương đối như thời gian trình chiếu tại một thời điểm cụ thể Người định chỉ mục cần xem xét khả năng kỹ thuật của thiết bị có thể cung cấp cho người dùng

c) Các phương tiện không thành chuỗi, như các bản đồ, các bản vẽ, các đồ thị, các tranh, các thực thể văn hóa Trong một số trường hợp các quy ước đặc biệt tồn tại, ví dụ với bản đồ, các tham chiếu hoặc tọa độ lưới Trong các trường hợp khác người định chỉ mục cần phải đưa ra các dấu định vị.Trong trường hợp tài liệu đa phương tiện, một hoặc nhiều dấu định vị có thể được sử dụng nếu cần

7.4.3 Phương pháp chỉ thị nhiều dấu định vị trong các bảng chỉ mục đối với các tài liệu đơn lẻ 7.4.3.1 Nếu một tài liệu xử lý một chủ đề liên tục theo một chuỗi được đánh số liên tiếp, tham chiếu

phải được làm chỉ với các phần tử được đánh số đầu tiên và cuối cùng, ví dụ, 3-11 Các cách biểu đạtnhư “3” hoặc “3 và tiếp theo.” không được khuyến nghị, vì chúng cung cấp các thông tin không đầy đủcho người dùng

Thông thường, các số không được bỏ lửng, vì tính rõ ràng tối đa đạt được nhờ cách trình bày các chữ số đầu tiên và cuối cùng đầy đủ, ví dụ, 78-79,123-125

Ngoại lệ, khi bị ràng buộc về chỗ hoặc khi các dấu định vị quá dài, ví dụ, 100026-100027, các số có thể được lược bớt sao cho chỉ giữ lại những chữ số thay đổi của dầu định vị thứ hai, ví dụ 100026-7 Thông thường, các chữ số từ 10-19 trong mỗi số hàng trăm được viết đầy đủ, ví dụ, 13-15, 315-17

Dù hình thức trình bày nào được sử dụng, nó cần được áp dụng nhất quán suốt bảng chỉ mục

7.4.3.2 Nếu một chủ đề được xử lý lặp lại nhưng không liên tục trong một chuỗi đánh số liên tiếp,

tham chiếu có thể được thực hiện cho mỗi phần tử trong chuỗi này, ví dụ, 3,4,5 (chứ không phải 3-5) Việc sử dụng từ “ở khắp nơi” không được khuyến nghị

để trong dấu ngoặc vuông, hoặc hậu tố, hoặc tiền tố “i” Khi có nhiều hơn một dạng tài liệu được chỉ

thị, ưu tiên dùng cùng một hệ thống cho tất cả, ví dụ, “T” cho tables (bảng); “I” cho illustration (minh họa); “M” cho maps (bản đồ).

7.4.5 Trình bày các dấu định vị

Dấu định vị cần được phân cách với các tiêu đề, hoặc bằng một dấu phẩy sau khoảng trống, hoặc bằng hai khoảng cách, hoặc bằng một số dấu chấm câu khác mà không gây hiểu lầm trong bảng chỉ mục

7.5 Tham chiếu chéo

Một bảng chỉ mục có thể bao gồm các tham chiếu chéo thích hợp từ các tiêu đề đồng nghĩa hoặc các tiêu đề khác và giữa các tiêu đề liên quan, trừ khi có nhiều mục từ được sử dụng

7.5.1 Tham chiếu chéo “xem”

Các tham chiếu chéo “xem” cần được thực hiện từ các từ đồng nghĩa không ưu tiên và các dạng kháctới tiêu đề ưu tiên

Ở nơi việc định hướng tham chiếu chéo đến nhiều tiêu đề, chúng cần được liệt kê theo trật tự chữ cái,được phân cách bởi dấu chấm phẩy

VÍ DỤ

1 Bonaparte, Napoléon xem Napoléon I, empereur des Francais

2 da Vinci, Leonardo xem Leonardo da Vinci

3 Mỹ học (esthetics) xem Mỹ thuật (aesthetics)

4 Tên hoa (flower names) xem thực vật: danh pháp (batany: nomenclature)

5 Sao Bắc đẩu (Great bear) xem chòm sao Đại hùng (Ursa Major)

6 Tháng (Months) xem bướm và tháng (butterfiles and months)

7 Peking xem Beijing

8 Penniman, Richard xem Little Richard

9 Lưu trữ (Storage) xem lưu trữ lạnh; kho (cold storage; warehouses)

10 Vinci, Leonardo da xem Leonardo da Vinci

Trong bảng chỉ mục cho một cuốn sách hoặc ấn phẩm được xuất bản riêng khác, một tham chiếu chéo “xem” cần được thay thế bởi một mục từ nếu có ít dấu định vị hoặc nếu mục từ này không chiếmnhiều dòng hơn việc dùng tham chiếu chéo “xem”

7.5.2 Tham chiếu chéo “xem thêm”

7.5.2.1 Các tham chiếu chéo “xem thêm” cần được thực hiện giữa các tiêu đề và phụ đề liên quan

được sử dụng trong bảng chỉ mục, nhưng không thực hiện khi điều này dẫn người sử dụng được địnhhướng đến các Dấu định vị giống hệt nhau

Các tham chiếu chéo “xem thêm” thường cần đi sau các dấu định vị liên quan đến các tiêu đề hoặc phụ đề mà chúng chỉ đến

Khi tham chiếu hướng đến nhiều tiêu đề, chúng cần được liệt kê theo trật tự chữ cái, được phân cáchbởi dấu chấm phẩy

VÍ DỤ: bears (gấu) 100, 217, 923 xem thêm badgers; koala bears; raccoons.

Vì mục đích của việc tham chiếu “xem thêm” không chỉ cho thấy các mục từ bổ sung có thể hữu ích

mà còn gợi ý các mục từ khác có thể thích hợp hơn, các tham chiếu chéo “xem thêm” cần đứng trước

cả các dấu định vị và các phụ đề trong bảng chỉ mục nơi chúng có thể bị bỏ qua hoặc chỉ tìm thấy saukhi đã đọc kỹ các tham chiếu không mong muốn, như một bảng chỉ mục trên phiếu hoặc trên một đơn

vị hiển thị thị giác, hoặc trong một bảng chỉ mục in rất chi tiết Trong trường hợp này chúng cần được phân biệt rõ ràng với phần còn lại của mục từ, ví dụ, bằng cách đặt chúng trong dấu ngoặc đơn

VÍ DỤ

kinh tế (economics) (xem thêm tài sản(assets); ngân hàng(banking); công ty kinh doanh (business

firms), thương mại (commerce); giao thông (transport), sức khỏe (weath) 144, 195, 229, 363, 499, 502

thư mục (bibliographies) 208

mô hình toán học (mathematical models) 160

thống kê (statistics) 155

7.5.2.2 Nhu cầu về tham chiếu chéo từ các thuật ngữ dễ hiểu đến các thuật ngữ khó hiểu có thể

được xem xét, như trong các trường hợp sau đây:

a) Từ chung đến riêng

VÍ DỤ

1 gấu (bear) xem thêm gấu bắc cực (polar bears)

2 hành vi (behaviour) xem thêm thái độ gây gổ (aggression)

3 đồ đạc (furniture) xem thêm ghế (chairs)

b) Từ một ngành đến các bộ môn nghiên cứu cấu thành của chúng

VÍ DỤ: địa chất học (geology) xem thêm thạch học (petrology)

c) Từ một lớp đến các thành viên cụ thể của chúng

VÍ DỤ

1 cây cầu (bridges) xem thêm Cầu cảng Sydney (Sydney Harbour Bridge)

2 cơ quan tiêu chuẩn hóa (standardizing bodies) xem thêm AFNOR

d) Từ một thực thể đến các phần hoặc các loại của chúng

VÍ DỤ

1 tòa nhà (buildings) xem thêm phòng

2 United Nations xem thêm UNESCO

3 dân số (population) xem thêm dân nhập cư (immigrants)

4 công nghiệp hóa chất (chemicals industry) xem thêm công nghiệp nông hóa (agrochemicals

industry)

5 thuế phụ thu (taxotion) xem thêm thuế thu nhập (income tax)

7.5.2.3 Nhu cầu về các tham chiếu chéo “xem thêm” giữa các thuật ngữ có mối liên hệ khác cần

được xem xét Tham chiếu chéo cần được thực hiện theo hai hướng khi cần, nếu chi phí bổ sung được đảm bảo Các ví dụ về tham chiếu chéo tương hỗ được trình bày chỉ trong mục f) dưới đây:a) Một ngành và các đối tượng được nghiên cứu

VÍ DỤ

1 thực vật học (botany) xem thêm cây (plants)

2 hóa lý (physical chemistry) xem thêm phân tử (molecules)

b) Một nghiên cứu lý thuyết và các ứng dụng hoặc công nghệ của chúng

VÍ DỤ

1 động lực học (dynamics) xem thêm kỹ nghệ cơ khí (mecanical engineering)

2 sở hữu nhà nước (state ownership) xem thêm các ngành công nghiệp quốc hữu hóa

(nationalized industries)

c) Một hoạt động và các tác nhân của chúng

VÍ DỤ

1 Chụp ảnh (Photography) xem thêm máy ảnh (cameras)

2 Hát (singing) xem thêm giọng (voice)

d) Một hoạt động và đối tượng

VÍ DỤ

1 câu cá (Angling) xem thêm cá (fish)

2 nha khoa (dentistry) xem thêm răng (teeth)

e) Một hoạt động và sản phẩm của nó

VÍ DỤ

1 gây hấn (aggresion) xem sự thô bạo (violence)

2 bản đồ học (cartography) xem thêm bản đồ (maps)

f) Các chủ đề tương tự không phải luôn được phân biệt theo cách nói thông thường nhưng được phân biệt trong bảng chỉ mục

VÍ DỤ

1 Tàu (boats) xem thêm thuyền (ships)

Thuyền (ships) xem thêm tàu (boats)

sứ (porcelain) xem thêm gốm (pottery)

gốm (pottery) xem thêm sứ (porcelain)

g) Các chủ đề liên quan được phân cách trong bảng chỉ mục bằng việc sử dụng danh pháp chung, ví

dụ, ở nơi danh từ và tính từ có hình thức khác nhau

VÍ DỤ

1 Luật (law) xem thêm trợ giúp pháp lý (legal aid)

2 Miệng (mouth) xem thêm vệ sinh răng miệng (oral hygiene)

h) Các chữ số được điền theo trật tự đánh số và các số, ngày tháng, như phát âm

VÍ DỤ

1066 xem thêm Ten sisxty-six

7.5.3 Những thay đổi về pháp danh và thuật ngữ

Trong một bảng chỉ mục cho tạp chí, báo, hoặc xuất bản phẩm định kỳ khác, người định chỉ mục cần quan tâm để bao quát những thay đổi về thuật ngữ xuất hiện thông qua các hình thức sau đây:a) Giới thiệu một thuật ngữ mới thay cho một thuật ngữ cũ

VÍ DỤ

rađiô đã thay thế (vô tuyến điện) trong tập tạp chí năm 1950 Do đó là, năm 1950, người định chỉ mục

đã tạo các mục từ sau đây

rađiô (radio) trong các tập trước, xem vô tuyến điện (wireless)

vô tuyến điện (wireless) xem rađiô (radio)

Thay đổi tên

VÍ DỤ

Burkina Faso xem thêm Upper Volta cho các tham chiếu trước tháng 11 năm 1984

Upper Volta xem thêm Burkina Faso cho các tham chiếu kể từ tháng 11 năm 1984 trở đi

Chú ý rằng “xem tập trước” và “xem các tham chiếu trước tháng 11 năm 1984” là các ví dụ về những tham chiếu chéo chấp nhận được, mặc dù chúng không tuân theo hình thức “thường dùng” hơn “xem”hoặc “xem thêm”

Đôi khi vấn đề của việc thay đổi tên cũng phát sinh khi định chỉ mục sách Nếu các cá nhân hoặc tổ chức thay đổi tên của họ, người định chỉ mục có thể bổ sung “bây giờ là /tên mới’ trong ngoặc đơn theo sau tên cũ Nếu tên mới được điền ở một vị trí khác so với tên cũ, người định chỉ mục cần tạo một mục từ bổ sung hoặc thêm vào tham chiếu chéo “xem”

VÍ DỤ

1 Office of Management Services (bây giờ là): Office of Management Studies) 15, 219, 226

2 Lobel, Alice (bây giờ là): Alice Synkova) 43, 62, 144, 221, 236, 271

Synkova, Alice xem Lobel, Alice

b) Việc sử dụng các thuật ngữ bổ sung để biểu đạt các thuật ngữ cụ thể hơn được bao quát trước đây bằng một thuật ngữ đơn

VÍ DỤ

Tiêu đề ban đầu:

Máy tính (computers) (sử dụng cho tất cả các loại)

Các tham chiếu chéo “Xem” bao quát các dạng máy tính thường được đề cập trong tài liệu được định chỉ mục

Máy vi tính (microcomputers) xem Máy tính (computers)

Máy tính mini (minicomputers) xem Máy tính (computers)

Khi người định chỉ mục lặp các tiêu đề khác biệt, các tiêu đề sau đây được thêm vào, và tham chiếu chéo “xem” được xóa:

máy tính (computers) xem thêm máy vi tính; máy tính mini (microcomputers; minicomputers)

máy vi tính (microcomputers)

máy tính mini (minicomputers)

Vì những người dùng thường có xu hướng tìm các mục từ hiện tại trước khi tìm hồi cố, nên những người định chỉ mục cần phải gắn ngày tháng vào các tiêu đề để cho những người dùng bảng chỉ mục (đặc biệt là bảng chỉ mục tự động) biết khi nào các tiêu đề này được giới thiệu:

8.1 Trật tự cơ bản của việc sắp xếp các ký tự

Cho dù sắp xếp bằng máy hay thủ công, tất cả ký tự và dấu hiệu thường có một giá trị sắp xếp Các giá trị sắp xếp này có thể được lấy từ một hệ thống đã được thiết lập như ISO 646, nhưng các hệ thống như vậy, được thiết kế để trình bày ký tự hơn là để sắp xếp, thường sắp xếp tất cả các chữ cái hoa trước tất cả các chữ cái thường và đặt rải rắc các chữ cái có trọng âm với các ký hiệu phi chữ cái Vì thế, với mục đích sắp xếp, các phiên bản chữ thường, chữ hoa của cùng một chữ cái cần được gán các giá trị giống hệt để có một trật tự chữ cái duy nhất Tương tự, khi các ký tự biến đổi được sử dụng, ví dụ, Ă, Â, ă, â, à á, chúng cần được gán các giá trị để đảm bảo chúng được sắp xếptheo thực tiễn địa phương

Các ký hiệu chấm câu được dùng để phân biệt các dạng tiêu đề chỉ mục có thể nhận các giá trị đặc biệt để sắp xếp các tiêu đề theo thứ tự yêu cầu

Các ký hiệu và chữ số được bỏ qua khi sắp xếp có thể nhận giá trị không

Giá trị gán cho khoảng trống tùy thuộc vào việc trật tự sắp xếp theo từng từ hay theo từng chữ cái được yêu cầu (xem 8.2)

Phần mềm được sử dụng để sắp xếp bảng chỉ mục cần có khả năng tích hợp tất cả các yêu cầu trên, nếu cần bằng cách cho phép người dùng sửa đổi bảng sắp xếp

8.2 Sắp xếp theo trật tự chữ cái theo từng từ so với từng ký tự

Các tiêu đề chỉ mục bao gồm từ hai từ trở lên có thể được sắp xếp bằng phương pháp theo từng từ, trong đó khoảng trống sắp xếp trước chữ cái, ví dụ, “New York” trước “Newark”

Cách sắp xếp khác, theo chữ cái, bỏ qua các ký tự như khoảng trống và dấu gạch ngang Cách sắp xếp này có thể được yêu cầu để đảm bảo tính liên tục của bảng chỉ mục hiện có