LÊ THỊ THU THỦY Nội dung chính I- Khái quát về lãnh đạo II- Các phong cách lãnh đạo III- Phát triển các kỹ năng lãnh đạo – Kỹ năng giao tiếp – Kỹ năng thuyết trình – Kỹ năng làm việc nhó
Trang 1KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO (LEADERSHIP)
Ts LÊ THỊ THU THỦY
Nội dung chính
I- Khái quát về lãnh đạo
II- Các phong cách lãnh đạo
III- Phát triển các kỹ năng lãnh đạo
– Kỹ năng giao tiếp
– Kỹ năng thuyết trình
– Kỹ năng làm việc nhóm
– Kỹ năng giải quyết xung đột
– Kỹ năng đàm phán
-I- Khái quát về lãnh đạo (Leadership)
– Nhà quản trị (manager): Được bổ nhiệm, có khả năng ảnh hưởng dựa trên quyền hạn chính thức
– Nhà lãnh đạo (leader): Có thể được bổ nhiệm hoặc nổi lên từ trong nhóm,
có khả năng ảnh hưởng đến người khác ngoài quyền hạn chính thức
– Nhà lãnh đạo có phải là nhà quản trị?
– Nhà quản trị có phải là nhà lãnh đạo?
- Khái niệm lãnh đạo (leadership):
Lãnh đạo là quá trình ảnh hưởng đến một nhóm theo hướng thực hiện các mục tiêu
Cung cấp những chỉ dẫn, hỗ trợ nhân viên
Trang 2 tạo động lực cho nhân viên để thực hiện mục tiêu đã xác định
tạo môi trường làm việc hợp tác, giải quyết các xung đột
1- Vai trò của lãnh đạo
2 Quyền lực và lãnh đạo
Các nguồn hình thành quyền lực của các nhà lãnh đạo:
- Quyền lực vị trí (Legitimate power):
Có được từ vị trí công tác: ra lệnh
- Quyền lực cá nhân (personal power)
Có những đặc điểm hoặc nguồn lực người khác cần
- Quyền lực chuyên môn (expert power)
Trang 3Có được từ những khả năng, kinh nghiệm, kỹ năng, kiến thức
- Quyền lực khen thưởng (reward power)
Trao các lợi ích hoặc phần thưởng có lợi
- Quyền lực khống chế/trừng phạt (coercive power)
Dựa trên khả năng trừng phạt hoặc kiểm soát của người lãnh đạo: đình chỉ công tác, giáng cấp…
Phong cách lãnh đạo:
- Phong cách lãnh đạo của một cá nhân là dạng hành vi của người đó thể hiện các nỗ lực ảnh hưởng tới hoạt động của những người khác
- Phong cách lãnh đạo là cách thức làm việc của nhà lãnh đạo
- Phong cách lãnh đạo là hệ thống các đấu hiệu đặc trưng của hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo, được quy định bởi các đặc điểm nhân cách của họ
- Phong cách lãnh đạo là kết quả của mối quan hệ giữa cá nhân và sự kiện, và được biểu hiện bằng công thức:
Phong cách lãnh đạo = Cá tính x Môi trường
Phong cách lãnh đạo chuyên quyền (Autocratic)
Phong cách lãnh đạo bàn giấy (Bureaucratic)
Phong cách lãnh đạo dân chủ (Democratic)
Phong cách lãnh đạo tự do (Hands-off)
a Phong cách lãnh đạo chuyên quyền
Ra quyêt định đơn phương, hạn chế sự tham gia của cấp dưới
Tập trung quyền hạn tối đa
Không tham vấn nhân viên, không cho phép có ý kiến
Giao nhiệm vụ bằng mệnh lệnh và chờ đợi sự phục tùng
Giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện các quyết định
Quản lý bằng thưởng,phạt
Người lãnh đạo chuyền quyền:
- Dựa trên đe dọa và trừng phạt để ảnh hưởng đến nhân viên
- Không tin tưởng nhân viên
- Không cho phép nhân viên có ý kiến
Sử dụng phù hợp khi
- Nhân viên chưa được đào tạo không biết nhiệm vụ hay quy trình phải làm
- Có các mệnh lệnh và chỉ dẫn chi tiết
- Thời gian ra quyết định bị hạn chế
- Quyền lực của người lãnh đạo bị đe dọa
- Cần có sự phối hợp trong công việc với các bộ phận hoặc tổ chức khác
b Phong cách lãnh đạo bàn giấy
● Quản lý bằng giấy tờ
Trang 4● Công việc thực hiện theo các qui trình hoặc chính sách
● Nếu công việc chưa có hướng dẫn thì chuyển lên cấp trên
● Tăng cường các nguyên tắc
Sử dụng phù hợp khi:
- Nhân viên đã quen với công việc
- Nhân viên cần phải hiểu một số qui trình, chuẩn mực
Không phù hợp khi
- Nhân viên không còn hứng thú trong công việc và làm việc với đồng nghiệp
- Nhân viên chỉ biết làm các công việc được chỉ định
c Phong cách lãnh đạo dân chủ
Khuyến khích cấp dưới tham gia vào việc ra quyết định
Thông tin đến cấp dưới mọi vấn đề có ảnh hưởng đến công việc của họ và chia sẽ quá trình ra quyết định và trác nhiệm
Phân quyền
Khuyến khích cấp dưới tự quyết định mục tiêu và phương pháp
Sử dụng thông tin phản hồi để huấn luyện nhân viên
Phù hợp khi:
Muốn nhân viên được thông tin về mọi vấn đề có ảnh hưởng đến họ
Muốn nhân viên chia sẻ công việc ra quyết định và thực hiện
Muốn tạo cơ hội cho nhân viên phát triển và thăng tiến và tạo sự thích thú trong công việc
Có nhiều vấn đề cần giải quyết đòi hỏi sự tham gia của nhiều người
Muốn khuyến khích làm việc theo nhóm
Không phù hợp khi:
● Không đủ thời gian để huy động ý kiến của mọi người
● Ra quyết định đơn giản
● Người quản lý cảm thấy bị đe dọa bởi phong cách lãnh đạo này
d Phong cách lãnh đạo tự do
Nhà quản trị cho phép nhân viên quyền tự do cao nhất có thể
Cho phép nhóm/tập thể toàn quyền quyết định
Cấp dưới có thể hoàn thành công việc theo bất cứ cách nào họ xem là phù hợp
Nhà quản trị là người cung cấp thông tin và đầu mối liên hệ với bên ngoài Phù hợp khi:
● Nhân viên có trình độ, có kinh nghiệm, có kỹ năng cao
● Sử dụng các chuyên gia bên ngoài hoặc tư vấn
Không phù hợp khi:
Trang 5● Nhà quản trị không có khả năng đánh giá công việc của nhân viên
● Nhà quản trị không hiểu được trách nhiện của mình và mong muốn nhân viên hỗ trợ mình
3 Lãnh đạo theo tình huống
Thế nào là lãnh đạo theo tình huống?
● Bạn là một nhà lãnh đạo? Bạn đang lựa chọn cho mình một phong cách lãnh đạo hoàn hảo để áp dụng với tất cả các nhân viên của mình?
● Không có phong cách nào tốt nhất Thực tế, việc lãnh đạo hiệu quả đòi hỏi nhiều phong cách lãnh đạo khác nhau
3.1 Thế nào là lãnh đạo theo tình huống?
Lãnh đạo theo tình huống bao gồm việc sử dụng bốn phong cách quản lý khác nhau:
● Lãnh đạo kiểu hướng dẫn
● Lãnh đạo kiểu tư vấn hay kiểu “ông bầu
● Lãnh đạo kiểu hỗ trợ
● Lãnh đạo theo phong cách phân cấp hay uỷ quyền
Lãnh đạo kiểu hướng dẫn
● Nhà Lãnh đạo sẽ hướng dẫn nhân viên làm thế nào để hoàn thành công việc, kiểm tra chặt chẽ hoạt động của nhân viên và tự mình đưa ra hầu hết quyết định
● Đây là phong cách thích hợp nhất để quản lý nhân viên mới vào nghề hoặc đối với những người thực hiện công việc không tốt
● Tuy nhiên, nếu nhà Lãnh đạo chỉ sử dụng một phong cách này thì sẽ trở thành tiểu tiết, độc đoán.
Lãnh đạo kiểu tư vấn hay kiểu “ông bầu”
● Nhà Lãnh đạo liên tục đưa ra các định hướng và buộc nhân viên cùng tham gia giải quyết vấn đề và tham gia vào quá trình ra quyết định
● Để thực hiện được điều này, cần lôi kéo ý kiến của nhân viên, trả lời các câu hỏi được nêu ra và thể hiện sự hứng thú bàn bạc công việc với từng cá nhân
● Phong cách này thích hợp khi nhân viên không còn là người mới đối với công việc nhưng cũng chưa đủ khả năng hoặc sự tự tin về khả năng thực hiện công việc của mình.
Lãnh đạo kiểu hỗ trợ
● Nhà Lãnh đạo sử dụng phong cách này khi nhân viên của anh ta đã có khả năng thực hiện một công việc được giao nhưng còn thiếu tự tin.
●
Trang 6● Theo phong cách này, nhà Lãnh đạo là nơi để nhân viên nêu ra những lo ngại
và để bàn bạc về những khó khăn
● Tuy nhiên, thay vì giải quyết hộ, nhà lãnh đạo chỉ hỗ trợ họ Làm như vậy sẽ tăng cường tính độc lập và sự tự tin của nhân viên.
Phong cách phân cấp hay uỷ quyền
● Sử dụng đối với nhân viên có cả kỹ năng và sự tự tin trong việc xử lý công việc
● Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng phong cách này trước khi nhân viên của bạn sẵn sàng cho công việc thì họ có thể sẽ cảm thấy rằng, bạn đã bỏ rơi họ
III- CÁC KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO
1 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
Thuyết trình hiệu quả
• Chuẩn bị cho bài thuyết trình
• Soạn nội dung thuyết trình
• Thực hiện bài thuyết trình hiệu quả
1.1 KỸ THUẬT 4 BƯỚC
• Bước 1: Giới thiệu
• Bước 2: Định nội dung
• Bước 3: Thân bài
• Bước 4: Kết luận
BƯỚC 1: GIỚI THIỆU
Một đến hai câu
Nêu bật chủ đề của bài thuyết trình
Tỏ rõ thái độ, quan điểm
GIỚI THIỆU
• Đặt vấn đề
• Định mục đích
• Đề nghị (nếu có)
BƯỚC 2: ĐỊNH NỘI DUNG
Cho thính giả biết số lượng và trình tự những nội dung sẽ được trình bày
Các điểm nội dung được sắp xếp theo mức độ quan trọng
ĐỊNH NỘI DUNG
• Phần 1
• Phần 2
• Phần 3
BƯỚC 3: THÂN BÀI
Trang 7Triển khai các điểm nội dung chính, sử dụng các hỗ trợ, minh họa.
Thường chiếm từ 80 - 90% thời gian của bài thuyết trình
THÂN BÀI
• Phần 1
–A
–B
• Phần 2
–A
–B
• Phần 3
–A
–B
BƯỚC 4: KẾT LUẬN
Nhắc lại chủ đề, các nội dung chính đã được đề cập và các đề nghị
KẾT LUẬN
• Nhắc lại mục đích
• Nhắc lại nội dung
• Nhắc lại đề nghị
1.2 TRÌNH TỰ
nhất cho đến các điểm ít quan trọng nhất hay ngược lại
• Tập trung nhiều thời gian cho những điểm quan trọng hơn
• Xác định được một trình tự thích đáng sẽ giúp bạn có được một bài thuyết trình logic và được tổ chức chặt chẽ
1.3 DỄ TIẾP CẬN HƠN? Nếu:
• Giới hạn các điểm nội dung chính
• Sử dụng các câu tiêu đề (Header)
• Sử dụng các công cụ nhấn mạnh khác:
– Viết đậm, VIẾT HOA, chữ nghiêng, gạch dưới và chữ to là các phương
pháp thường được sử dụng trên văn bản để nhấn mạnh các điểm thông tin
– Khi trình bày ngôn ngữ, âm lượng, tạm ngừng, dáng điệu, cử chỉ, hình ảnh là các công cụ để nhấn mạnh các ý tưởng
1.4 TÌM KIẾM CÁC HỖ TRỢ ?
TÌM Ở ĐÂU?
• Các số liệu thống kê
• Các thí dụ
• Các mẫu chuyện
• Các kết quả nghiên cứu
• Các bằng chứng
Trang 8• Các hình ảnh
• Các họa đồ, biểu đồ
HÌNH ẢNH HỖ TRỢ
• Bài thuyết trình với hình ảnh hỗ trợ thích hợp (đúng ý nghĩa, có chủ đích) thường hiệu quả hơn nhiều
• Một bài thuyết trình không có hình ảnh minh họa cũng giống như một đoạn văn dày đặc chữ, không có phân đoạn, không cách đầu dòng, không ví dụ minh họa
NGÔN NGỮ CƠ THỂ
• Trên 65% các thông điệp giao tiếp của chúng ta là ngôn ngữ cơ thể
• Nhận thức được tác dụng của ngôn ngữ cơ thể có thể giúp bạn gia tăng rõ rệt hiệu quả bài thuyết trình
• Ngôn ngữ cơ thể được hấp thụ từ nền văn hóa và do đó sẽ khác biệt trong các nền văn hóa khác nhau
CÁC VÙNG THỂ HIỆN CHÍNH
• Tay và bàn tay
• Thân người
• Chân và bàn chân
• Tư thế và chuyển động
NHỮNG CỬ CHỈ NÊN TRÁNH
• Gõ ngón tay, xoay ngón cái, bẻ các đốt ngón tay
• Gõ bút xuống bàn, nhịp chân
• Bứt, giật gấu áo
• Nhún vai
• Đi qua đi lại quá hăng hái
• Gãi
• Mắm môi, liếm môi, cắn môi
• Chống nạnh, chắp tay, khoanh tay
• Nghịch các đồ vật trong túi quần áo, đồ trang sức
GIỌNG NÓI
• Độ cao của giọng: cao, vừa, thấp, đơn điệu?
• Tốc độ nói, tạm ngừng, im lặng
Trang 9KHỐNG CHẾ SỰ CĂNG THẲNG
• Kiểm tra các thiết bị sử dụng
• Thu thập thơng tin từ thính giả
• Kiểm soát bề ngoài của bạn
• Thả lỏng để bạn không quá căng thẳng
• Sử dụng phong cách của riêng bạn
1.5 Phương pháp nâng cao hiệu quả trình bày
• Càng ngắn gọn càng tốt
• Tìm hiểu trước về khán giả & những mong muốn của họ
• Nên sử dụng dụng cụ nghe nhìn khi có thể
• Nên tôn trọng giờ giấc
• Báo thời gian dự kiến trình bày, thời gian giải đáp thắc mắc
• Khi không trả lời được câu hỏi – hãy chấp nhận
• Ăn mặc thích nghi
• Dùng từ càng đơn giản càng tốt
• Khôi hài phải phù hợp, không nên công kích ai
• Cố gắng phát tài liệu đọc thêm vào cuối buổi
• Thực tập, thực tập và thực tập nhiều hơn nữa
2 KỸ NĂNG GIAO TIẾP
2.1 Khái niệm giao tiếp
Là một quá trình
Quan trọng với mỗi cá nhân, nhóm, xã hội
Bao gồm tạo ra và hồi đáp lại thông điệp
Thích nghi với con người và môi trường
MỤC TIÊU CỦA GIAO TIẾP
• Giúp người nghe hiểu những dự định của chúng ta;
• Có được sự phản hồi từ người nghe;
• Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe
• Truyền tải được những thông điệp Quá trình này có khả năng bị mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hơn những thành phần khác tham gia vào quá trình này
• Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những rào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp
Trang 102.2 Quá trình giao tiếp
Kênh truyền đạt thông điệp
• Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh,
nói thì bằng cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video;
viết thì bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo
Kênh truyền đạt thông điệp
- Kênh giao tiếp chính thức:
• Từ cấp trên xuống cấp dưới (downward): hướng dẫn công việc, quan hệ công việc, quy trình, phản hồi, …
• Từ cấp dưới lên cấp trên (upward): báo cáo, đề nghị, …
• Giữa các đồng nghiệp (horizontal): hợp tác, giải quyết công việc, chia sẻ thông tin, thực hiện báo cáo, …
- Kênh giao tiếp không chính thức:
• Xác nhận thông tin;
• Mở rộng thông tin;
• Lan truyền thông tin;
• Phủ nhận thông tin;
• Bổ sung thông tin
GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ
• Giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm từ 55-65% • Giao tiếp ngôn ngữ chỉ chiếm khoảng 7% • Sự kết hợp giữa giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ chiếm khoảng 38%
Các hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ:
Giọng nói
Diện mạo
Nụ cười
Nét mặt và ánh mắt
Điệu bộ và cử chỉ
Khoảng cách và không gian
Thời gian
CÁC YẾU TỐ TRỞ NGẠI GIAO TIẾP
● Các yếu tố phi ngôn ngữ: sự khác biệt về nhận thức, thiếu sự chú ý, thiếu kiến thức nền tảng, cảm xúc, cá tính, diện mạo, thành kiến, không lắng nghe, …
● Các yếu tố ngôn ngữ: cách phát âm, từ ngữ, …
● Sự khác biệt về văn hoá trong giao tiếp
● Các khác biệt phi ngôn ngữ
● Tên và cách xưng hô
● Phong tục, tục lệ
Trang 11● Trang phục
● Thời gian
● Thái độ đối với sự mâu thuẫn
● Vai trò của giới tính trong xã hội
Nguyên nhân thất bại trong giao tiếp
● Suy diễn sai
● Nhầm lẫn nghĩa của từ
● Nhận thức khác nhau
● Thời gian không hợp
● Quá tải thông tin
Giao tiếp hiệu quả
- Nâng cao giá trị đối tác
- Đứng về phía đối tác
- Lắng nghe tích cực
Các vấn đề viết tiểu luận môn học
1- Lãnh đạo trong bối cảnh toàn cầu hóa
2- Phẩm chất nào tạo nên một nhà lãnh đạo
3- Những kinh nghiệm lãnh đạo thành công và thất bại trong thực tiễn DN 4- Các giải pháp nâng cao hiệu quả lãnh đạo tại một DN cụ thể
5- Phân tích, đánh giá về phong cách lãnh đạo của một nhà lãnh đạo DN mà bạn ngưỡng mộ
6- Lựa chọn một cuốn sách về kỹ năng lãnh đạo và viết tóm tắt nội dung không quá 15 trang
7- Tự đánh giá về phong cách lãnh đạo của bản thân và các giải pháp để phát triển kỹ năng lãnh đạo
8- Phát triển kỹ năng lãnh đạo nhóm
9- Vai trò của người lãnh đạo trong việc giải quyết các xung đột nội bộ DN
