Tham

Ngân hàng pháthành phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình khi chứng từ xuất trình phù hợpngay cả trong trường hợp người mua gặp rủi ro và có dấu hiệu không thanh toán được.Hơn hẳn c

A Tình hình sử dụng L/C tại các ngân hàng ở Việt Nam:

Hiện nay, tại các ngân hàng ở Việt Nam chủ yếu thực hiện 3 phương thức thanhtoán quốc tế là nhờ thu, tín dụng chứng từ và chuyển tiền Tuy nhiên, phương thứcthanh toán bằng thư tín dụng vẫn được các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam ưachuộng hơn dù quy trình phức tạp hơn so với 2 phương thức là nhờ thu và chuyển tiền,nhờ độ an toàn cao mà phương thức thanh toán bằng thư tín dụng mang lại Bởi thư tíndụng là công cụ giúp người nhập khẩu yêu cầu người xuất khẩu thực hiện nghiêmchỉnh hợp đồng đã ký kết thông qua việc quy định rõ trong thư tín dụng các điều kiện

về hàng hoá, thời hạn giao hàng, chứng từ xuất trình để thanh toán Người nhập khẩu

sẽ thực hiện kiểm soát thông qua việc yêu cầu người xuất khẩu phải xuất trình cácchứng từ về chất lượng/số lượng hàng hoá do một cơ quan kiểm định độc lập pháthành Ngân hàng sẽ thực hiện việc kiểm tra các chứng từ này đảm bảo nội dung củachúng phù hợp với thông lệ quốc tế và luật pháp của mỗi nước

Hiện nay, khi sử dụng phương thức thanh toán này, khách hàng nhập khẩu cònđược ngân hàng tư vấn để lựa chọn các điều khoản thanh toán có lợi cho mình Ngoài

ra, trong trường hợp ký quỹ dưới 100% trị giá L/C, khách hàng nhập khẩu đã đượcngân hàng cấp cho một khoản tín dụng Đây là một trong những ưu việt mà chỉ cóđược khi áp dụng phương thức tín dụng chứng từ Ngay từ khi phát hành L/C, ngânhàng phát hành đã tạo ra một cam kết thanh toán với người hưởng dựa trên uy tín củamình Đối với những khách hàng có quan hệ giao dịch lần đầu tiên hoặc những giaodịch mà giữa người mua và người bán chưa có sự tin tưởng lẫn nhau, cam kết thanhtoán của ngân hàng phát hành sẽ củng cố thêm cho khả năng thanh toán của ngườimua, tạo lòng tin cho người bán

Do ngân hàng chỉ làm việc trên cơ sở chứng từ, người xuất khẩu có được mộtđảm bảo chắc chắn trong trường hợp họ xuất trình được bộ chứng từ hoàn hảo, nghĩa

là họ đã thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình thì họ sẽ được thanh toán Ngân hàng pháthành phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình khi chứng từ xuất trình phù hợpngay cả trong trường hợp người mua gặp rủi ro và có dấu hiệu không thanh toán được.Hơn hẳn các phương thức thanh toán khác như chuyển tiền (sau khi nhận hàng), ghi

sổ, nhờ thu việc thanh toán hoàn toàn phụ thuộc vào thiện chí của người mua thì ởphương thức này, người xuất khẩu đã có được một đảm bảo từ phía ngân hàng Khi sửdụng phương thức thanh toán này, người xuất khẩu có thể được ngân hàng tài trợ bằng

cách xin chiết khấu bộ chứng từ (đối với L/C trả ngay) hoặc bán trước hạn các hốiphiếu đã được chấp nhận (đối với L/C trả chậm), do đó có thể nhanh chóng thu hồivốn đầu tư tái sản xuất Ngoài ra, khi sử dụng phương thức này, người xuất khẩu còn

có thể tránh rủi ro về quản lý ngoại hối của nước người nhập khẩu, vì khi L/C đã được

mở thì người nhập khẩu đã phải có giấy phép chuyển ngoại tệ của cơ quan quản lýngoại hối Đối với các phương thức thanh toán chuyển tiền, ghi sổ, nhờ thu, tại thờiđiểm thanh toán nếu nước người nhập khẩu có sự thay đổi về quản lý ngoại hối liênquan đến loại ngoại tệ hai bên đã thoả thuận thanh toán thì rủi ro này sẽ hoàn toànthuộc về phía người xuất khẩu

B Thực trạng quy trình thanh toán bằng L/C tại ngân hàng Eximbank

1 Quy trình thanh toán nhập khẩu L/C:

1.1 Trình tự thực hiện nghiệp vụ phát hành L/C:

Bước 1: Nhận hồ sơ Mở L/C/ Tu chỉnh L/C: Thanh toán viên được phân công:

- Ký quỹ đủ trị giá L/C và có hạn mức ưu tiên

+ Nhận hồ sơ của doanh nghiệp trực tiếp tại P.TTNK

+ Vào hồ sơ theo dõi: ghi rõ ngày, giờ, loại hồ sơ nhận, tên doanh nghiệp; chuyểnngay cho thanh toán viên phụ trách kí nhận và xử lý kịp thời

- Ký quỹ không đủ trị giá L/C:

+ Nhận hồ sơ từ P.TDDN SGD/CN

+ Vào sổ thực hiện như điểm 2 của ký quỹ đủ

* Phân công trách nhiệm quản lý hồ sơ:

Đối với doanh nghiệp đã có giao dịch nghiệp vụ với bộ phận TTNK SGD/ CN từtrước: thanh toán viên phụ trách doanh nghiệp trực tiếp ký nhận tại bộ phận nhận hồsơ

Đối với doanh nghiệp mới giao dịch lần đầu với bộ phận TTNK SGD/CN: GĐSGD/CN/Cấp được ủy quyền sẽ phân công trực tiếp cho TTV

* Hồ sơ yêu cầu mở L/C:

a Hồ sơ nhận trực tiếp từ khách hàng:

- 01 bản chính Giấy đề nghị mở thư tín dụng của doanh nghiệp (theo mẫu

Eximbank)

- 01 bản sao Hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc chứng từ khác tương đương

(có đủ 02 chữ kí của người mua và người bán)

- 01 bản sao Chứng thư bảo hiểm (đối với L/C mở có giá trị không bao gồm Bảo

hiểm và không ký quỹ đủ)

- 01 bản sao giấy Đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp giao dịch lần đầu)

- 01 bản sao giấy Chứng nhận mã số thuế (đối với DN giao dịch lần đầu)

- 01 Giấy giới thiệu người giao dịch với Eximbank của DN (đối với khách hàng

giao dịch lần đầu)

- Giấy phép nhập khẩu của bộ thương mại hoặc bộ quản lý chuyên ngành cấp(đối với hàng nhập khẩu có điều kiện) hoặc văn bản khác tương đương (thay đổi phùhợp theo quy định thực tế của Chính phủ)

b Nhận hồ sơ từ bộ phận TDDN:

- 01 bản chính Giấy đề nghị mở thư tín dụng của doanh nghiệp (theo mẫu

Eximbank)

- 01 bản sao Hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc chứng từ khác tương đương

(có đủ 02 chữ kí của người mua và người bán)

- 01 bản chính Đề nghị mở L/C của bộ phận TDDN hoặc bản photo tờ trình của

bộ phận TDDN có phê duyệt của cấp có thẩm quyền theo đúng quy định củaEximbank

- 01 Giấy giới thiệu người giao dịch với Eximbank của DN (đối với khách hàng

giao dịch lần đầu)

Bước 2: Kiểm tra nội dung L/C trước khi phát hành

Thanh toán viên:

- Kiểm tra chữ kí hữu quyền trên giấy đề nghị mở L/C (Kể cả chữ ký của Kế toántrưởng nếu giấy đề nghị mở L/C có chữ ký của Kế toán trưởng)

- Kiểm tra chi tiết nội dung L/C: nếu có điểm không rõ ràng, các điều kiện/chỉ thị

có mâu thuẫn hoặc bất lợi cho người mua/Eximbank; hàng hóa/điều kiện thanh toánkhông phù hợp với Hợp đồng xuất trình, TTV phải xin ý kiến cấp trên và thông báo để

DN chỉnh sửa (nếu cần thiết) trước khi phát hành L/C ra nước ngoài

Bước 3: Thực hiện mở L/C

* Thanh toán viên:

- Sau khi kiểm tra nội dung chi tiết của L/C, nhập dữ liệu vào máy và hạch toán:+ Ghi nợ: TK DN mở L/C / Ghi có: TK thủ tục phí/điện phí

/ Ghi có: TK kĩ quỹ (nếu L/C có yêu cầu kí quỹ)

theo hướng dẫn của chương trình Korebank

+ Số tham chiếu L/C gồm 16 ký tự: XXXX CCC EIB XX XXXX

XXXX: mã số SGD/CN

CCC: loại nghiệp vụ (ILS: LC trả ngay, ILU: LC trả chậm, ISB: LC dự phòng)EIB: viết tắt của Eximbank

XX: 02 số cuối của năm phát sinh nghiệp vụ

XXXX: số thứ tự của LC mở (tính theo loại LC và theo năm)

- Chuyển toàn bộ hồ sơ cùng điện/ giấy đề nghị mở L/C và các phiếu hạch toánđến KSV kiểm tra lại và trình GĐ SGD/CN/Cấp được ủy quyền duyệt hồ sơ và chuyểnđiện

* Kiểm soát viên:

Kiểm tra lại toàn bộ nội dung đề nghị mở L/C, tính pháp lý của hồ sơ, các chứng

từ liên quan, loại hàng hóa nhập khẩu (yêu cầu bổ sung-nếu cần); nguồn tiền để kýquỹ, thu phí…tùy theo tính chất L/C mở

Kiểm tra trên máy các dữ liệu thanh toán viên đã nhập; ký kiểm soát trên giấy tờ

đề nghị mở L/C, điện mở L/C và giấy báo gửi doanh nghiệp

Chuyển toàn bộ hồ sơ mở L/C cho GĐ SGD/CN/ Cấp được ủy quyền duyệt

* GĐ SGD/CN/Cấp được ủy quyền: duyệt hồ sơ trên máy và chuyển điện ranước ngoài

Bước 4 Giao bản gốc điện mở L/C cho doanh nghiệp; Lưu hồ sơ theo dõi và xử

lý tiếp theo quy trình khi phát sinh

* Thanh toán viên:

- Giao bản gốc L/C in trên giấy Logo Eximbank (có chữ ký của GĐSGD/CN/Cấp được ủy quyền) cho DN; ký nhận trên bản L/C lưu của EIB có ghi rõngày nhận và tên đầy đủ của người nhận

Lưu vào bìa hồ sơ L/C toàn bộ chứng từ liên quan theo thứ tự:

(1) Đề nghị/Tờ trình của bộ phận TDDN/Bản theo dõi Hạn mức ưu tiên của DN(2) Giấy đề nghị mở L/C của DN (đã được ký duyệt mở L/C của Eximbank)(3) Hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc chứng từ tương đương

(4) Bản chuyển điện L/C

(4) Bản gốc Bút toán Nội bảng (theo chương trình Korebank)

- Bút toán Ngoại bảng lưu Nhật ký chứng từ của P.Kế toán tổng hợp

- Ghi đầy đủ chi tiết lên bìa L/C (như đã in sẵn) để tiện theo dõi hồ sơ

Bước 5 Phát hành L/C xác nhận (nếu có yêu cầu của người mở L/C)

* Ngân hàng xác nhận được doanh nghiệp chỉ định

Ngoài các bước phải thực hiện như khi phát hành L/C không xác nhận nêu trên,trước khi phát hành L/C không xác nhận cần thêm các chi tiết sau:

- Hối phiếu ký phát cho Ngân hàng xác nhận

- Nêu rõ phí xác nhận do người mở L/C hay người thụ hưởng L/C chịu, điều nàyphải được doanh nghiệp xác định trong Giấy đề nghị mở L/C

- Nêu “Xin vui lòng xem xét để thêm sự xác nhận vào L/C của chúng tôi trướckhi thông báo đến người thụ hưởng”

- Giới hạn việc xuất trình chứng từ phải được làm tại Ngân hàng xác nhận L/C

- Theo thông lệ quốc tế, khi mở L/C xác nhận thì đồng thời phải ủy quyền choNgân hàng xác nhận thực hiện thanh toán khi nhận được bộ chứng từ hoàn toàn phùhợp với điều kiện L/C mở Do vậy, khi mở L/C xác nhận thì phải cho phép Ngân hàngxác nhận đòi tiền bằng điện (hối phiếu kí phát cho ngân hàng xác nhận thay vì chongân hàng phát hành) trừ trường hợp một số NHNN cấp hạn mức xác nhận choEximbank đồng ý cho L/C được phép đòi tiền bằng chứng từ (như American ExpressBank, Wachovia,…) Điều khoản thanh toán của L/C cho phép đòi tiền bằng điện nhưsau: “Chúng tôi sẽ thực hiện thanh toán trong vòng “xx” ngày làm việc của NH (“xxbanking days” phù hợp theo UCP được áp dụng trong L/C) sau khi nhận được điện đòitiền có xác thực của Quý ngân hàng có xác nhận bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp theođiều kiện L/C”

- Sau khi nhận được điện đòi tiền từ ngân hàng xác nhận, TTV kiểm tra điện (loạiđiện SWIFT đã được mã hóa tự động:MT754/MT799) hoặc chuyển cho phòng QHQT

để kiểm test (nếu điện đòi tiền không được mã hóa tự động ) để xác thực

- TTV gửi điện đòi tiền của NHNN và thông báo ngày đến hạn thanh toán cho

DN biết để chuẩn bị tiền thanh toán Nếu L/C do bộ phận TDDN duyệt mở thì phải gửibản sao điện đòi tiền cho bộ phận TDDN biết để có kế hoạch theo dõi tiến độ nộp tiềncủa DN và quản lý hàng hóa (khi cần thiết)

Ghi chú: trường hợp DN yêu cầu L/C mở không cho phép đòi tiền bằng điện,TTV vẫn thực hiện mở L/C theo yêu cầu của khách hàng nhưng lưu ý để DN biết cóthể NHNN sẽ từ chối xác nhận L/C

* NH xác nhận không được chỉ định trước

- TTV trình GĐ SGD/CN/Cấp được ủy quyền để được chỉ thị thực hiện tiếp

- NH xác nhận sẽ được chọn trên cơ sở những ngân hàng đại lý đã cấp hạn mứcxác nhận cho Eximbank theo thứ tự ưu tiên: có mức phí thấp nhất, điều kiện xác nhậnthoáng nhất (không bắt buộc đòi tiền bằng điện), có chia sẻ phí

* Phí xác nhận do người mở L/C chịu:

Khi nhận được điện yêu cầu thanh toán phí xác nhận của ngân hàng xác nhận,TTV kiểm tra các chi tiết nêu trên điện phải phù hợp với L/C mơ Lưu ý, điện đòi tiềnphải là điện được xác thực Sau đó, TTV sẽ làm thông báo trình GĐ SGD/CN/Cấpđược ủy quyền ký gởi doanh nghiệp và thực hiện thanh toán cho NH xác nhận theo chỉthị trên điện đòi tiền

* Ngân hàng xác nhận yêu cầu ký quỹ 100% giá trị L/C tại NHNN theo chỉ thịcủa NH xác nhận

TTV fax điện NH xác nhận đến DN để xin ý kiến xử lý (ý kiến trả lời của DNphải bằng văn bản)

Khi nhận được ý kiến đồng ý của DN (xác nhận trên điện/văn bản được ký bởichữ ký hữu quyền của DN) và kiểm tra đủ tiền ký quỹ, TTV làm điện chuyển tiền theođúng chỉ thị của NH xác nhận để ký quỹ đủ, và yêu cầu NH xác nhận (nếu ký quỹ tại

NH xác nhận ) hoặc NH giữ tiền ký quỹ (nếu ký quỹ tại NH không phải là NH xácnhận L/C) phải trả lãi cho số tiền ký quỹ Tiền lãi được tính từ ngày chuyển tiền đếnngày thực hiện thanh toán L/C (nếu như bộ chứng từ đòi tiền hoàn toàn phù hợp) hoặcđến ngày NH xác nhận hoàn trả lại tiền ký quỹ (nếu L/C không được sử dụng)

* chứng từ yêu cầu xuất trình

Văn bản đề nghị tu chỉnh L/C phải có chữ ký hữu quyền của DN và ý kiến của bộphận TDDN (nếu L/C do bộ phận TDDN xét mở) Phí tu chỉnh do người mở L/C hayngười thụ hưởng chịu phải ghi rõ trên văn bản đề nghị tu chỉnh của DN

Văn bản thỏa thuận giữa người mở L/C và người thụ hưởng đối với tu chỉnh tênngười thụ hưởng, phụ kiện HĐ ngoại đối với với tu chỉnh tăng/giảm trị giá/thay đổihàng hóa nhập khẩu.

Bước 2 Kiểm tra và thực hiện tu chỉnh

* Thanh toán viên:

- Kiểm tra các yêu cầu tu chỉnh của DN, xem xét có mâu thuẫn với L/C mởkhông, có bất lợi cho phía Việt Nam không, có phù hợp với các quy tắc của PhòngThương mại quốc tế không Nếu có những khoản không hợp lý phải xin ý kiến từLĐP/GĐ SGD/CN

- Sử dụng SWIFT làm điện tu chỉnh gửi NH thông báo L/C

- Phí tu chỉnh do người bán chịu: trong điện tu chỉnh L/C phải ghi rõ “Phí tuchỉnh sẽ được trừ vào tiền hàng khi thanh toán”

- Cập nhật nội dung tu chỉnh vào Korebank, thu điện phí, thủ tục phí, thu kỹ quỹ(nếu có) và Nhập ngoại bảng (đối với trường hợp tu chỉnh tăng trị giá) theo tài liệuhướng dẫn sử dụng chương trình Korebank

- Chuyển toàn bộ hồ sơ cùng các phiếu hạch toán cho KSV kiểm tra lại

* Kiểm soát viên:

- Kiểm tra lại toàn bộ nội dung đề nghị tu chỉnh L/C và nguồn tiền sử dụng để tuchỉnh L/C

- Kiểm tra trên máy các dữ liệu TTV đã nhập, ký kiểm soát trên đơn điện và giấybáo của đơn vị (nếu có)

- Trình hồ sơ cho GĐ SGD hoặc người được ủy quyền duyệt và chuyển điện

* GĐ SGD/CN/Người được ủy quyền: kiểm tra, duyệt chuyển điện và hồ sơ trênmáy

Bước 3 Giao tu chỉnh cho DN và lưu hồ sơ

Thanh toán viên:

- Giao bản gốc tu chỉnh L/C in trên giấy Logo (có chữ ký của GĐ SGD/CN/Người được ủy quyền) cho khách hàng có ký nhận, ghi rõ ngày nhận, tên họ ngườinhận.

- Lưu giấy đề nghị tu chỉnh của Công ty(bản gốc) + bản điện sau khi đã chuyển +các phiếu hạch toán vào bìa hồ sơ L/C + ghi bìa các chi tiết tu chỉnh để theo dõi

3 Nhận và xử lý bộ chứng từ đòi tiền

Bước 1 Tiếp nhận chứng từ

TTV được phân công tiếp nhận chứng từ do phòng Hành chính giao, vào sổchứng từ đến: ghi rõ ngày, giờ nhận chứng từ và số thứ tự của chứng từ (số thứ tự củaPhòng hành chính đã ghi)

Nếu chưng từ gửi nhầm cho Eximbank, TTV tiếp nhận chứng từ chịu trách nhiệmhoàn trả lại phòng hành chính (nếu bộ chứng từ ghi địa chỉ NH nhận không phải làEximbank) hoặc làm điện thông báo cho NH gửi chứng từ để xin chỉ thị xử lý (nếu địachỉ NH nhận đúng là Eximbank nhưng chứng từ đi kèm thể hiện là của NH khác).TTV ký nhận chứng từ trong ngày và xử lý đúng thời gian quy định

Bước 2 Thực hiện kiểm tra chứng từ

Thanh toán viên:

- Đối chiếu chứng từ với hồ sơ L/C

- Nhập máy ngay trong ngày để theo dõi bộ chứng từ nhận

- Thời gian kiểm tra chứng từ tối đa 02 ngày làm việc của NH kể từ ngày nhận(hoặc theo thời gian quy định cụ thể - nếu có), ghi chi tiết các bất hợp lệ (nếu có) vào

“Phiếu kiểm chứng từ nhập khẩu”

- Chứng từ phải qua 2 tay kiểm (TTV-KSV hoặc TTV-LĐP tùy theo quy địnhthực tế tại SGD/CN)

- Khi doanh nghiệp đã có đủ tiền hoặc có đề nghị của bộ phận TDDN, TTV làmthủ tục kí hậu B/L/AWB và trả chứng từ cho khách hàng

- Thu ký quỹ (nếu trích từ tài khoản “Tiền gửi thanh toán bằng ngoại tệ”) hoặc

“Giữ VNĐ tương đương” trên tài khoản Tiền gửi của Doanh nghiệp báo phòng KDTTbán ngoại tệ

- Đối với các DN có hạn mức ưu tiên, nếu trước ngày thanh toán 01 ngày làmviệc mà DN vẫn chưa có đủ tiền, TTV phải thông báo cho cán bộ TDDN quản lý DN

để chuẩn bị thủ tục cho vay đồng thời theo dõi việc giải ngân để đảm bảo thanh toánđúng hạn

- Điện báo chấp nhận thanh toán hối phiếu vào ngày đáo hạn (nếu là L/C trảchậm) hoặc thực hiện thanh toán vào ngày đã thông báo cho DN (nếu là L/C trả ngay)

* Trường hợp đã ký hậu B/L/AWB hoặc đã phát hành Thư bảo đảm nhận hàng

- TTV sau khi kiểm chứng từ làm thông báo hợp lệ, ngày thanh toán trình GĐSGD/CN/Người được ủy quyền kí gửi doanh nghiệp

- Làm điện chấp nhận hối phiếu gửi ngân hàng nước ngoài (đối với L/C trả chậm)hoặc thực hiện thanh toán vào ngày đã thông báo cho doanh nghiệp (đối với L/C trảngay)

b Nếu bộ chứng từ có bất hợp lệ

* Trường hợp chưa ký hậu B/L/ AWB hoặc chưa phát hành Thư bảo đảm nhậnhàng trước

- Chứng từ phải qua 2 tay kiểm

- Sau khi KSV/LĐP/Người được ủy quyền kiểm lần 2 và xác nhận các bất hợp lệ,TTV làm thông báo bất hợp lệ trình KSV/LĐP/Người được ủy quyền ký gửi doanhnghiệp trong thời gian tối đa 02 ngày làm việc kể từ khi nhận chứng từ

- Đối với L/C trả chậm: TTV gửi thông báo bất hợp lệ cho DN và gửi bản saothông báo cho P.TDDN – SGD/CN (nếu hồ sơ mở L/C do P.TDDN bảo lãnh) để trìnhcấp có thẩm quyền phê duyệt (theo cấp thẩm quyền phê duyệt hồ sơ mở L/C) sau khinhận được ý kiến của DN (trừ trường hợp DN ký quỹ đủ khi nhận chứng từ)

- Điện báo bất hợp lệ cho NH nước ngoài ngay sau khi thông báo bất hợp lệ chodoanh nghiệp

♦ Nếu DN đồng ý chấp nhận bất hợp lệ

- TTV kiểm tra nguồn tiền thanh toán, làm thủ tục kí hậu B/L/ AWB (nếu có) vàgiao chứng từ cho khách hàng

- Điện chấp nhận hối phiếu – xác nhận ngày đáo hạn gửi DN đòi tiền (đối vớiL/C trả chậm)/thanh toán (đối với L/C trả ngay) trong vòng XX ngày làm việc củangân hàng kể từ ngày nhận chứng từ (theo điều kiện của L/C) hoặc ngay sau ngày DNchấp nhận bất hợp lệ nếu ngày chấp nhận trễ hơn thời gian quy định nêu trên.

- Nếu DN yêu cầu gửi trả chứng từ cho NH nước ngoài: TTV gửi trả qua đườngbưu điện (phương thức Bưu điện do DN đề nghị cụ thể trên văn bản), lưu hồ sơ 01 bảnsao các chứng từ: thư ngân hàng, Invoice, B/L, AWB (Lưu ý trên công văn từ chốiphải ghi rõ điều kiện hoàn trả và chi phí phát sinh do người mở L/C phải chịu)

- Nhập dữ liệu vào chương trình Korebank

- Hạch toán: xuất ngoại bảng trị giá bộ chứng từ hoàn trả Ghi bìa L/C để theodõi/xếp hồ sơ

* Trường hợp đã ký hậu B/L/AWB hoặc đã phát hành thư bảo đảm

- TTV gởi thông báo bất hợp lệ liên quan đến chứng từ Bảo hiểm, C/O (nếu có)

và ngày thanh toán cho DN

- Thực hiện thanh toán vào ngày đã nêu trên thông báo (Nếu không có đề nghị gìkhác từ phía DN trước ngày thanh toán và được Eximbank đồng ý)

- Nhập dữ liệu theo chương trình Korebank

- Hạch toán: theo hướng dẫn của chương trình Korebank

- Ghi bìa L/C và tất toán hồ sơ thanh toán

* Trường hợp đã thanh toán trên cơ sở điện đòi tiền xác nhận chứng từ hợp lệhoặc điện thông báo chứng từ có bất hợp lệ nhưng chưa ký hậu B/L/AWB hoặc chưaphát hành Thư bảo đảm

- Khi nhận được chứng từ, kiểm tra có bất hợp lệ hoặc có thêm bất hợp lệ, TTVlàm thông báo trình GĐ SGD/CN/Người được ủy quyền ký gửi cho DN

- Nếu DN chấp nhận bất hợp lệ, TTV giao chứng từ cho DN và thực hiện thanhtoán theo điều kiện L/C mở

- Nếu DN từ chối bất hợp lệ, phải trình GĐ SGD/CN/Người được ủy quyền.Bước 3 Giao chứng từ cho DN/Hoàn trả chứng từ cho NH nước ngoài

* Giao chứng từ cho DN chỉ khi DN có đủ tiền thanh toán bộ chứng từ và các chiphí có liên quan (nếu có)

- Đề nghị DN ký nhận chứng từ ở mặt sau thư NH nước ngoài và ghi rõ:

“ Đã nhận đầy đủ chứng từ do người bán/NH nước ngoài gửi

4 Gia hạn thanh toán đối với hối phiếu trả chậm

- DN tự thương lượng với người bán xin gia hạn ngày đáo hạn thanh toán

- Trên cơ sở đề nghị của DN đã được đã được P.TDDN trình GĐ SGD/CN duyệtđồng ý, TTV sẽ điện báo NH nước ngoài Chỉ sau khi nhận được điện có xác thực của

NH nước ngoài xác nhận đồng ý thì việc gia hạn thanh toán mới được xem là đượcchấp nhận Do đó, đề nghị gia hạn thanh toán của DN phải được chuyển cho bộ phậnTTNK SGD/CN trước ngày đáo hạn của Hối phiếu ít nhất là 7 ngày làm việc của Ngânhàng (đề phòng trường hợp việc gia hạn không được NH nước ngoài đồng ý hoặckhông trả lời, việc thanh toán sẽ phải được thực hiện đúng vào ngày đáo hạn đã chấpnhận để không bị phát sinh lãi trả chậm)

- TTV thu thêm phí bảo lãnh tính trên thời gian gia hạn theo biểu phí dịch vụ tạithời điểm gia hạn.

5 Thanh toán L/C

a) Chứng từ hợp lệ hoặc có điện đòi tiền xác nhận chứng từ hợp lệ:

Thanh toán viên:

- L/C trả ngay: theo điều kiện mở L/C

Sau khi kiểm tra hồ sơ đầy đủ, TTV sẽ nhập dữ liệu vào máy để làm bút toán thuđiện phí, thủ tục phí và hạch toán số tiền thanh toán theo tài liệu hướng dẫn sử dụngchương trình Korebank

Tài khoản ngoại bảng: xuất ngoại bảng trị giá bộ chứng từ thanh toán

- L/C trả chậm: thanh toán vào ngày đáo hạn của Hối phiếu đã chấp nhận

+ Làm điện thông báo thanh toán cho Ngân hàng đòi tiền và điện ra lệnh thanhtoán theo chỉ thị trên thư ngân hàng

+ Cập nhật dữ liệu trên máy và hạch toán theo hướng dẫn của chương trìnhKorebank Cách hạch toán vào tương tự như thanh toán L/C trả ngay Xuất tài khoảnngoại bảng (trị giá đã chấp nhận hối phiếu): trị giá Hối phiếu đã thanh toán

Chuyển toàn bộ hồ sơ + điện thanh toán + các phiếu chuyển khoản, giấy báo choKSV trước khi trình GĐ SGD/CN/Người được ủy quyền ký duyệt

b Chứng từ có bất hợp lệ và người mua đồng ý thanh toán

Thanh toán viên:

- Sau khi kiểm tra hồ sơ, TTV sẽ nhập dữ liệu vào máy; hạch toán thu điện phí,thủ tục phí và chuyển tiền thanh toán theo tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trìnhKorebank Cách hạch toán tương tự như nêu ở phần trên

- Làm P/A: chọn loại điện thích hợp (MT799, MT732, MT999) thông báo thanhtoán cho NH đòi tiền Cụ thể:

+ MT799/MT999: trong trường hợp chưa báo bất hợp lệ cho NH nước ngoàitrước ngày thanh toán, TTV lập điện báo bất hợp lệ và P/A chung (nên hạn chế trườnghợp này, nên báo bất hợp lệ cho NH xuất trình chứng từ trước)

+ MT732: trong trường hợp đã báo bất hợp lệ cho NH nước ngoài trước ngàythanh toán

- Làm P/O (MT202) ra lệnh thanh toán theo chỉ thị thanh toán nêu trên thư NHđòi tiền

- Hạch toán tương tự như nêu trên

- Chuyển toàn bộ hồ sơ + điện thanh toán + các phiếu chuyển khoản, giấy báocho KSV trước khi trình GĐ SGD/CN/người được ủy quyền ký duyệt

6 Hủy L/C

a Đối với L/C hết hiệu lực không sử dụng

* Thanh toán viên:

Khi L/C hết hiệu lực (10 ngày sau ngày hiệu lực quy định trên L/C), TTV hạchtoán tất toán hồ sơ:

- Xuất TK ngoại bảng trị giá L/C không sử dụng, ghi bìa L/C

- Hoàn trả ký quỹ (nếu có) – do LĐP duyệt trên máy

- Thu thủ tục phí và điện phí tu chỉnh (nếu có – bao gồm trường hợp phí tu chỉnh

do người bán chịu) do người bán không thu được từ phía người bán

- Chuyển KSV kiểm tra lại

* Kiểm soát viên:

Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ (đảm bảo về pháp lý), ký xác nhận trên bìa

b Đối với L/C còn hiệu lực sử dụng

♦ Đơn vị đề nghị hủy L/C (có sự chấp nhận của người bán)

* Bộ phận tiếp nhận hồ sơ

- Đề nghị hủy được nhận trực tiếp từ khách hàng (đối với trường hợp ký quỹ đủ

và doanh nghiệp có hạn mức ưu tiên) hoặc nhận từ P.TDDN (đối với trường hợp DNkhông ký quỹ đủ trị giá L/C)

- TTV nhận hồ sơ ghi sổ nhận: ghi rõ ngày, giờ nhận

- TTV quản DN sẽ ký nhận từ sổ để xử lý tiếp theo quy trình nghiệp vụ

* Các chứng từ yêu cầu xuất trình