SƠ LƯỢC CÔNG TY QUẢNG CÁO VÀ HỘI CHỢ THƯƠNG MẠI VIỆT NAM – VINEXAD

Sứ mệnh phát triển, giá trị cốt lõi , mục tiêu Hơn 30 năm họat động trên thị trường Việt Nam, một trong những thị trường có tốc độphát triển nhanh trên thế giới, với sức mạnh về kinh ngh

CHƯƠNG I.

SƠ LƯỢC CÔNG TY QUẢNG CÁO

VÀ HỘI CHỢ THƯƠNG MẠI VIỆT NAM – VINEXAD I.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty quảng cáo và hội chợ thương mại Việt Nam được thành lập từ năm 1991 theo quyết định số 1436/TN/TCB ngày 31/12/1990 của Bộ Thương mại trên cơ sở hợp nhất Công ty triển lãm quảng cáo và ngoại thương và Công ty quảng cáo và dịch vụ thương mại

Công ty có tên giao dịch quốc tế là : “Viet Nam Trade Fair and Advertising Company Tên viết tắt là VINEXAD Công ty có trụ sở chính tại số 9 phố Đinh Lễ - Hà Nội

VINEXAD ra đời với mục tiêu góp phần thúc đẩy hoạt động thương mại trong nước nói riêng và toàn thế giới nói chung Góp phần phát triển nền kinh tế đất nước

Công ty Cổ phần Quảng cáo và Hội chợ Thương mại (VINEXAD) tiền thân là doanhnghiệp Nhà nước, được ra đời từ năm 1975 Năm 2006, thực hiện theo chủ trương củaĐảng và Chính phủ, Công ty đã tiến hành cổ phần hóa và chính thức hoạt động theohình thức công ty cổ phần từ ngày27/04/2006 Khi mới thành lập Công ty có vốn điều

lệ 7.000.000.000 đồng, qua một lần phát hành cổ phiếu để tăng vốn năm 2006, Công ty hiện có mức vốn điều lệ 10.500.000.000 đồng.

I.2 Sứ mệnh phát triển, giá trị cốt lõi , mục tiêu

Hơn 30 năm họat động trên thị trường Việt Nam, một trong những thị trường có tốc độphát triển nhanh trên thế giới, với sức mạnh về kinh nghiệm, nguồn nhân lực trẻ, tínhchuyên nghiệp, VINEXAD đã khẳng định vị thế là công ty cung cấp dịch vụ hàng đầutrong ngành Quảng cáo, Truyền thông, Triển lãm Sự kiện và Xúc tiến Thương mại Quốc

tế

Vinexad kết nối doanh nghiệp bằng các chương trình gặp gỡ, hội nghị và hợp tác tìm kiếm phát triển các cơ hội kinh doanh, đầu tư trong và ngòai nước Mỗi năm, công ty tổ chức và tham gia hàng chục hội chợ - triển lãm lớn trong và ngoài nước, thu hút hàng ngàn doanh nghiệp tham gia

Là công ty quảng cáo và tổ chức hội chợ triển lãm lớn nhất Việt Nam, VINEXAD xác định sứ mệnh của mình là:

 Kết nối Doanh nghiệp Việt Nam với thị trường Quốc tế

 Kết nối Doanh nghiệp nước ngoài với thị trường Việt Nam

 Cung cấp những giải pháp Truyền thông – Quảng cáo – Sự kiện Xúc tiến thương mại đa dạng với tiêu chí: Sáng tạo – Đẳng cấp – Hiệu quả

Giá trị cốt lõi

Đẳng cấp – Tính chuyên nghiệp – Sự Trung thực

Chúng tôi phấn đấu hết sức mình vì Niềm tự hào của thương hiệu Vinexad

Quảng cáo và hội chợ triển lãm thương mại;

Du lịch: Lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế;

Kinh doanh hàng thủ công mỹ nghệ, thiết bị máy văn phòng, hàng điện tử, nông sản thực phẩm, hàng dệt may, sản phẩm mỹ thuật;

Tư vấn và thiết kế thi công mỹ thuật (Không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình);Dịch vụ in ấn;

Dịch vụ tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo hợp tác đầu tư, xúc tiến thương mại;Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh;

Kinh doanh, môi giới bất động sản (Không bao gồm hoạt động tư vấn về giá đất);Xây dựng, cho thuê nhà ở, văn phòng, kho bãi, nhà xưởng

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY

1 Sơ đồ tổ chức

I.3 Đối tượng khách hàng

 Đối tượng khách hàng trước tiên của công ty là các doanh nghiệp và các đối tác

của bộ chủ quản (lúc đầu là Bộ Ngoại Thương, sau hợp nhất với Bộ Nội Thương

và Bộ Vật Tư thành Bộ Thương Mại và ngày nay là Bộ Công Thương) Đây là

nhóm khách hàng có mối quan hệ gần gũi mà VINEXAD không phải mất công

sức nhiều để có được

 Là đối tác hợp tác chặt chẽ và lâu dài với các tổ chức xúc tiến thương mại lớn trên

toàn thế giới như: CCPIT (Trung Quốc), KOTRA (Hàn Quốc), MATRADE

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC 2

Tài chính

P Kế toán

P Hành chính– Nhân sự

Vinaxad Quảng cáo

Liên doanh Vinaxad

JC Decaux

Vinaxad

Du lịch & XTTM

Vinaxad DVTM & máy máy phòng

P.Tài chính Đầu tư

P Kế toán

P Hành chính – Nhân sự

(Malayxia), HKTDC (Hồng Kông), GTZ (Đức) , NAFED (Indonexia), TDAP (Pakistan), ITPO (Ấn Độ), DEP (Thái Lan)…

 Là đối tác của các nhà tổ chức triển lãm Quốc tế như: ADSALES (Hồng Kông), CHAN CHAO (Đài Loan), COEX (Hàn Quốc), IIR Exhibition, CEMS

(Singapore)

 Bên cạnh đó khách hàng tiềm năng của VINAXAD là các doanh nghiệp trogn và ngoài nước

CHƯƠNG 2 QUẢN TRỊ MARKETING DỊCH VỤ

TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA VINEXAD 2.1 TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

2.1.1 Khái niệm.

Nghề tổ chức sự kiện (nghề event) còn được gọi là nghề của ý tưởng vì trong việc tổchức sự kiện thường ý tưởng sáng tạo là ưu tiên số 1 Người làm event phải nhanh nhạy,năng động và có đầu óc tổ chức Bất kỳ sự kiện nào cũng có thể bao hàm những tìnhhuống bất ngờ, người làm event phải biết cách xoay trở tình thế, ứng phó linh hoạt vớimọi tình huống

Tổ chức sự kiện là một quá trình hoạch định việc thực hiện & giám sát những hoạtđộng liên quan đến các lãnh vực sau: văn hóa – nghệ thuật – tuyên truyền công bố tạimột thời điểm, một địa điểm nhất định và tuân thủ quy định pháp luật, sao cho sự kiệndiễn ra đúng mục đích của nhà tổ chức

2.1.2 Mục đích.

Tổ chức sự kiện là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng,đối tác, các cơ quan truyền thông… Giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cườngquan hệ có lợi cho doanh nghiệp Đó có thể là một live show ca nhạc, một giải đấu Thểthao, một Lễ hội, một hội nghị khách hàng, một lễ động thổ, một buổi lauching, mộtOpening Promotions, những buổi thuyết trình đào tạo…

Thông điệp của sự kiện có thể được thể hiện dưới dạng: thiệp mời, sân khấu, băng-rôn,

cờ phướn, bảng tên, quà tặng, túi đựng quà, đồng phục, bảng tên

Hoạt động tổ chức sự kiện thường gắn kết doanh nghiệp với một hay nhiều chủ thểkhác nhau, có ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp Tùy theo mục đích khácnhau mà các đối tượng doanh nghiệp muốn kết nối sẽ thay đổi

2.1.3 Phân loại.

Để phân lọai các họat động tổ chức sự kiện một cách có định hướng, người ta có thể phânlọai dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau :

 Theo địa điểm làm event

- Trong phòng: hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, chương trình giới thiệu sản phẩm

- Ngoài trời: ca múa nhạc – thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao, v.v

 Theo mục đích của event

- Chương trình giải trí, thể thao, hội chợ

Các chương trình này thường là những chương trình lớn, có thể là ca nhạc ngoài trời, các hội chợ ẩm thực, hội chợ công nghệ, game, giải bóng đá …

- Chương trình hội thảo chính trị hoặc khoa học

Chương trình này có thể đơn thuần là chính trị, khoa học mang tính nghiên cứu, hoặc cũng có thể là chương trình khoa học nhân sự kiện ra mắt một sản phẩm Ví dụ: Khi Dutch Lady cho ra sữa Canximec Họ làm một hội thảo về việc cần canxi đối với mọi người Khách mời là những người nghiên cứu, bác sỹ, y tá… Những người có thể tư vấn cho khách hàng của họ.Những kiểu event này thường hay có quà tặng

- Chương trình nhân dịp đặc biệt

Vào các ngày đặc biệt như những ngày lễ lớn, tổng kết cuối năm, tất niên, các công ty thường tổ chức các chương trình liên hoan, giao lưu

- Chương trình cảm ơn khách hàng

Nhằm cảm ơn sự yêu mến, lòng trung thành của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ,các công ty thường tổ chức những chương trình có tính chất giao lưu, chia sẻ và chỉ mờicác khách hàng thân thiết và khách hàng mục tiêu đếntham dự Thông thường các chươngtrình này hay kết hợp với việc ra mắt một dòng sản phẩm mới hoặc một chương trình xúctiến mới

- Chương trình quảng cáo đơn thuần

Các công ty tổ chức các sự kiện, roadshow với mục đích chủ yếu quảng bá tên tuổi,thương hiệu công ty nhân dịp khai trương, giới thiệu sản phẩm mới ,v.v nhằm gây sự chú

ý đối với người tiêu dùng mọi lúc mọi nơi Thông thường, những sự kiện giới thiệu sảnphẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn.

2.2 MARKETING DỊCH VỤ CỦA VINEXAD

Triển lãm quốc tế Hàng hải Việt Nam 2011

Dịch vụ cơ bản tổ chức sự kiện của VINEXAD

- Cung cấp trọn gói dịch vụ tổ chức sự kiện

- Xin giấy phép tổ chức sự kiện

- Thiết kế sân khấu và không gian lễ tiệc

- Cung cấp nhân sự phục vụ sự kiện: các PGs, PBs, lễ tân, người mẫu, ca sĩ , hoạt náoviên, dẫn chương trình, ban nhạc, nhóm nhảy … theo yêu cầu của khách hàng

- Cung cấp hệ thống âm thanh ánh sáng

- Phục vụ tiệc: tea break, buffet, tiệc bàn…

- Cung cấp thi công nhà bạt ngoài trời, sân khấu, cổng chào , băng roll , phông chữ , thiết

bị âm thanh ánh sáng , trình chiếu …

Dịch vụ cơ bản của VINEXAD đưa ra được hình thành và cung cấp theo các bướcBước 1: Thiết kế sự kiện

Nghiên cứu thị trườngĐề xuất kế hoạch Đánh gía tính khả thi Quyết định

- Tư vấn lựa chọn thực đơn, đồ uống phù hợp cho buổi lễ, đảm bảo vấn đề vệ sinh an toàn

thực phẩm với chất lượng phục vụ tốt nhất và giá thành hợp lý nhất

- Tư vấn việc lên kế hoạch từng chi tiết cụ thể cho chương trình từ khâu chuẩn bị triểnkhai cho đến khâu hoàn thành sự kiện

- Đưa ra những giải pháp tối ưu nhất nhằm mang lại hiệu quả cao mà có thể tiết kiệm chiphí cho khách hàng

- Thực hiện khảo sát địa bàn tổ chức và tư vấn về cách bày trí các vị trí phục vụ cho khuvực lễ tân , hội trường , khu triển lãm , phòng tiệc , phòng VIP , khu vực công cộng …

- Các dịch vụ tùy chọn khác nếu có như : in ấn quảng cáo sản phẩm, dịch vụ ăn ở, kháchsạn…

2.2.2 Phân phối

Do tính chất đặc thù của dịch vụ nên việc phân phối dịch vụ được thực hiện một cách trực tiếp Tổng công ty và chi nhánh đều có chức năng tổ chức sự kiện Tùy thuộc vào

từng sự kiện mà các chi nhánh tự đứng ra tổ chức trên phạm vi hoạt động của mình hoặc phải có sự hỗ trợ của công ty Các sự kiện do công ty tổ chức cũng có thể có sự hỗ trợ từ phía các chi nhánh trong việc liên hệ với các doanh nghiệp địa phương hoặc liên hệ thuê mướn địa điểm tại địa phương.

Việc phân phối dịch vụ chủ yếu dựa vào các mối quan hệ sẵn có của công ty, các đơn vị trực thuộc, các thành viên hay công tác viên Có thể tóm tắt quy trình phân phối dịch vụ bởi sơ đồ sau:

về số lượng tham dự hội nghị, các số liệu…

Các chi nhánh, văn phòng của VINEXAD

Văn phòng chính tại Hà Nội:

Địa chỉ: 9 Đinh Lễ - Q.Hoàn Kiếm – Hà Nội

Chi nhánh tại Đà Nẵng:

Địa chỉ: 77 Ba Đình, Đà Nẵng

Chi nhánh tại Sài Gòn:

Các cộng tác viên Các trung gian

Doanh nghiệp Khách hàng

Công ty

Địa chỉ: 51 Đồng Khởi, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh

Tel: (84-8) 3824 3553 / 3822 6353

2.2.3 Hoạt động xúc tiến

 Hoạt động quảng cáo

Với hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện thì quảng cáo đóng vai trò hết sức quan trọng Nếu hoạt động quảng cáo được thực hiện tốt thì hoạt động tổ chức sự kiện sẽ thu hút được nhiều doanh nghiệp tham gia, nhiều công chúng đến tham quan và tìm kiếm đối tác…Điều này mang lại thành công và uy tín cho hội chợ cũng như cho nhà tổ chức VINEXAD không ngừng đổi mới, sử dụng các phương tiện quảng cáo mới, hiện đại bên cạnh các phương tiện truyền thống để quảng cáo cho các hội chợ triễn lãm mà công ty tổ chức như: quảng cáo trên báo, tạp chí, quảng cáo trên truyền hình, quảng cáo ngoài trời, quảng cáo trên mạng internet, tờ rơi, catalogue…Ngân sách này không cố định nó phụ thuộc vào từng sự kiện, từng thời điểm

Song song với việc quảng cáo cho các hội chợ mà công ty tổ chức thì công ty cũng có tổ chức quảng cáo cho chính mình thông qua website: www.vinexad.com.vn

Ngoài hoạt động quảng cáo thì VINEXAD còn xúc tiến thông qua các hội nghị khách hàng, các cuộc họp báo…

 Hoạt động bán hàng trực tiếp

Có thể nói sản phẩm của VINEXAD không mang tính định hình nên có thể hiểu hoạtđộng bán hàng trực tiếp của công ty là dựa trên mối quan hệ trực tiếp của cán bộ côngnhân viên, của các trung gian và của công ty với các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trong

và ngoài nước để mời và chào bán các dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty Hoạt độngnày là hoạt động chính tìm kiếm khách hàng cho VINEXAD Có thể nói nó là công cụxúc tiến mang lại hiệu quả cao nhất cho công ty

 Quan hệ công chúng

Hoạt động này phổ biến nhất là thiết lập quan hệ với báo chí, các cơ quan ngôn luận, đàiphát thanh và truyền hình Do có lợi thế kinh nghiệm và uy tín lâu năm trong lĩnh vực tổchức sự kiện đồng thời nhận được sự hỗ trợ trực tiếp từ Bộ Thương mại, VINEXAD có

mối quan hệ rất tốt với báo chí, các tạp chí, các đài phát thanh truyền hình trung ương vàđịa phương Nó tạo lợi thế cạnh tranh rất mạnh mẽ cho VINEXAD.

2.2.3 Gía

- Định giá cạnh tranh dựa theo thị trường và theo độ lớn hợp đồng

- Điều khoản về đặt cọc, thanh toán: Đặt cọc: tùy hợp đồng, hợp đồng nhỏ đặt cọc 10

triệu, hợp đồng lớn đặt cọc 10% giá trị hợp đồng

- Giá trung bình: Tùy qui mô và thời gian thuê

- Ưu đãi, giảm giá đặc biệt cho khách hàng làm chương trình trọn gói với nhiều hạng mục

- Áp dụng chính sách giá ưu đãi cho khách hàng ký hợp đồng lâu dài với công ty

BẢNG GIÁ DỊCH VỤ EVENT THAM KHẢO

Giấy phép tổ chức biểu

diễn

Từ 2 điểm tổ chức từ 2 TP khác nhautrở lên, hoặc những CT mang tính

QG như Lễ hội

giấy phép tổ chức dành

cho ca sỹ, diễn viên từ

nước ngoài về diễn tại VN

Giấy phép quảng cáo tại Mặt tiền tại điểm (VD khai trương 1 GP 2 - 5

điểm tổ chức showroom)

Giấy phép tổ chức

roadshow Chuỗi hoạt đồng từ 2 điểm trở lên

Chi phí phúc khảo Tùy số lượng HĐPK 5 Ngưởi 0.3 – 0.5

III GIẤY PHÉP SỞ THƯƠNG MẠI

Giấy phép quảng cáo Sữa, mỹ phẩm, thuốc… 1 GP 10 - 30

IV THUÊ ĐỊA ĐIỂM

A Thời gian set - up

Khách sạn 5 sao

PARK HYATT , SHERATON, WINSOR, CARAVELL, SOFITEL, NEW WORLD

Sân vận động QUÂN KHU 7, HOA LƯ, THỐNG NHẤT , 1 Ngày 10 – 20

Khu du lịch VĂN THÁNH, TÂN CẢNG, BÌNH QUỚI 1 Ngày 10 – 15Công viên ĐẦM SEN, SUỐI TIÊN, THẢO CẦM VIÊN 1 Ngày 10 – 15

C Thời gian tổ chức

Sân khấu – TTVHNT – LAN ANH, BẾN THÀNH, HÒA

nhà hát

Nhà thi đấu

QUÂN KHU 7, PHAN ĐÌNH PHÙNG, NGUYỄN DU, MAXI MARK C ỘNG HÒA,…

1 Ngày 25 – 55

Sân vận động QUÂN KHU 7, HOA LƯ, THỐNG

NHẤT ,

1 Ngày 25 – 80

Khu du lịch VĂN THÁNH, TÂN CẢNG, BÌNH QUỚI 1 Ngày 15 – 35Công viên ĐẦM SEN, THẢO CÂM VIÊN, SUỐI TIÊN 1 Ngày 25 – 55

Bảo vệ Bảo vệ của địa điểm tổ chức 1 Người 0.05 – 0.15

2.2.4 People

 Nhân viên công ty

Yếu tố con người trong ngành tổ chức sự kiện rất quan trọng, vì quá trình sản xuất vàcung ứng dịch vụ là không thể tách rời và do con người thực hiện Nhận thấy được tầmquan trọng đó, VINEXAD không ngừng nâng cao kiến thức và kỹ năng cho nhân viêncủa mình Nhưng để làm công việc tổ chức sự kiện hiệu quả, bên cạnh những kiến thức

có được thì những tố chất của bản thân của người làm công tác tổ chức sự kiện là yếu tốquan trọng để xác định mức độ phù hợp của bạn với nghề Chính vì thế, Công ty luôn

tuyển chọn những ứng viên có những tố chất phù hợp với công việc tổ chức sự kiện nhưsau:

Sự năng động, chịu khó

Tổ chức event là công việc đòi hỏi tính chủ động cao, vì vậy chỉ phù hợp cho những người năng động, linh hoạt, giải quyết công việc hợp lý, hiệu quả Nếu không có sự chịu khó mà làm mọi việc qua loa đại khái thì sẽ không thể tổ chức một sự kiện thành công

Cẩn thận, tỉ mỉ

Mỗi Event được thực hiện cần phải trau chuốt trong từng chi tiết, công tác đón khách chuđáo cho đến thời gian tổ chức thông suốt sẽ đảm bảo để lại ấn tượng về sự chuyên nghiệpcho người tham dự và khách hàng Các hạng mục sản xuất cần khả thi và hợp lý, tránh thừa thiếu ngoài ý muốn, các hạng mục thuê ngoài cần phải kiểm soát tốt về số lượng, chất lượng tránh để hư hao mất mát Chính vì vậy, càng cẩn thận, kỹ lưỡng chú trọng đếnnhững cái nhỏ nhất thì những sự kiện càng giảm thiểu được các trục trặc, rủi ro, hạn chế phát sinh ngoài ý muốn Người cẩn thận sẽ luôn đặt mình trong tư thế kiểm soát cao độ, đặt ra mọi tình huống xấu nhất có thể xảy ra, ảnh hưởng đến sự kiện đang thực hiện, mà kiểm soát tốt các rủi ro là đã giúp sự kiện thành công một nửa rồi Ngoài ra sự cẩn thận, tỉ

mỉ còn giúp cho khả năng quan sát của chúng ta tốt hơn, qua đó nắm bắt vấn đề tốt hơn nhằm kiểm soát Event diễn ra một cách suôn sẻ

Với nhân viên có tính cẩn thận, tỉ mỉ sẽ giúp chất lượng tổ chức sự kiện công ty trở nên chuyên nghiệp, nâng giá trị hình ảnh và uy tín của công ty

Kỹ năng tổ chức giúp bạn sắp xếp công việc một cách khoa học, ổn thỏa, phân bổ nhân

sự hợp lý và giải quyết linh hoạt các tình huống rủi ro xảy ra trong tổ chức sự kiện

Kỹ năng teamwork giúp phối hợp nhịp nhàng với đội và với những người trực tiếp hỗ trợcho sự kiện, biết cách kết nối các thành viên trong đội và các bộ phận hỗ trợ sẽ góp phần rất lớn trong thành công của một Event.

Sức khỏe bền bỉ

Công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi hoạt động liên tục, làm việc trong môi trường khắc nghiệt, căng thẳng thường xuyên Bởi vậy cần có thể lực tốt

Đam mê đối với nghề

Yêu cầu quan trọng nhất của công ty đối với nhân viên là phải , yêu thích, đam mê, nhiệt huyết với nghề Điều đó sẽ giúp nhân viên tăng lực trong công việc, trong những lúc khó khăn, và là nguồn gốc của những khoảnh khắc thăng hoa trong công việc của mình

Được thành lập năm 1975, VINEXAD có đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp với trình độ chuyên môn cao, có bề dày kinh nghiệm đã tạo nên một VINEXAD vững mạnh,

đóng góp tích cực cho nhiệm vụ xúc tiến thương mại trong công cuộc đổi mới và hội nhập

 Khách hàng

- VINEXAD luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu, luôn tìm hiểu nhu cầu, mong

muốn của khách hàng về buổi tổ chức sự kiện Vì thế, công ty luôn tư vấn, giới thiệu và hướng dẫn tận tình cho khách chi tiết quy trình tổ chức sự kiện, hiệu quả của việc tổ chức sự kiện

- Cung cấp miễn phí cho khách hàng catalogue chi tiết về sản phẩm để khách hàng lựa chọn

- Hướng dẫn cho khách hàng hoàn thành trách nhiệm của mình để công việc tổ chức đượcdiễn ra suông sẻ cho cả hai bên

2.2.5 Physical evidence

VINEXAD được đánh giá là công ty cung cấp dịch

vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chất lượng, uy tínhàng đầu tại Việt Nam Thành công ấy, không chỉ là

sự nổ lực, phấn đấu của toàn thể ban lãnh đạo vànhân viên công ty mà còn là sự khéo léo, tinh tếtrong cách xây dựng thương hiệu thông qua các yếu

tố môi trường vật chất bên ngoài như trang phục củanhân viên, trang thiết bị tổ chức sự kiện hiện đại,danh thiếp, tờ quảng cáo… và đặc biệt hơn hết đó là

sự lựa chọn những địa điểm tổ chức sự kiện quenthuộc, có tiếng tăm với giá cả phù hợp cho kháchhàng

Địa điểm tổ chức

Khách hàng sẽ có ấn tượng về doanh nghiệp hay cá nhân phụ thuộc vào rất nhiều bầukhông khí mà sự kiện mang đến Hiểu được nhu cầu đó, VINEXAD luôn lựa chọn nhữngđịa điểm phù hợp, thỏa mãn các tiêu chí của khách hàng để mang lại thành công chochương trình Công ty thường thuê tổ chức sự kiện ở những địa điểm sau:

 Khách sạn, resort

Công ty thường tổ chức sự kiện ở khách sạn vì khách sạn có khả năng cung cấp đồng bộcác yêu cầu từ hệ thống âm thanh, ánh sáng đến trang trí, phục vụ, dịch vụ ăn uống Đặcbiệt với những hội nghị, hội thảo kéo dài nhiều ngày Khách sạn, resort là nơi lý tưởnggiúp người tham dự không phải di chuyển quá nhiều hay lo lắng về chỗ ở xa nơi tổ chức

 Trung tâm hội nghị - hội thảo - tiệc cưới

Địa điểm này vô cùng thích hợp để tổ chức những cuộc hội thảo, seminar mang tầm cỡlớn, chuyên nghiệp hay quốc tế Bên cạnh phòng lớn dành cho các buổi khai mạc, bếmạc, những loại địa điểm này còn có những phòng nhỏ với tiện nghi đầy đủ Phần kỹthuật (âm thanh, ánh sáng, các thiết bị ghi âm, máy chiếu…) được trang bị hiện đại Tùy

vào nhu cầu khách hàng, các thiết bị này sẽ được tính theo phí sử dụng Sử dụng trungtâm làm địa điểm là một ý tưởng hay khi tổ chức lễ tốt nghiệp, hội nghị khách hàng, cácbuổi họp mặt công ty hay hội thảo, khóa học.

 Nhà hát

Địa điểm tổ chức sự kiện trao giải, lễ quyên góp, buổi độc tấu, các chương trình thiên vềtrình diễn nghệ thuật hay những sự kiện mang tính chất trang trọng và đẳng cấp Khungcảnh sang trọng, vẻ đẹp quý phái, lịch sự sẽ khiến người tham dự cảm thấy được tôn vinh

và chìm đắm trong không gian đậm sắc màu văn hóa cao Bên cạnh đó, công ty không lođến yếu tố thời tiết hay vấn đề vệ sinh, an ninh đồng thời có thể kiểm soát được số lượngngười tham gia

Trang thiết bị tổ chức sự kiện

Công ty đã trang bị cho mình cơ sở vật chất chất lượng để phục vụ công việc:

 Hệ thống nhà khung.với nhiều kích thước khác nhau: 5m, 10m, 12m, 14m, 18m

 Sàn sân khấu lát ván dầy 20mm, gỗn dán không thấm nước, không cong vênh, kết cấu bằng chân thé vững chắc, đảm bảo được số lượng nhiều người đứng lên

 Âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp, chất lượng tốt, có kỹ thuật viên chuyên

nghiệp, design âm thanh, ánh sáng

 Trại khung: kích thước 3m x 4m, nhiều màu phục vụ hội trại học sinh sinh viên

 Dù nhiều kiểu loại và màu sắc khác nhau Cùng với nhiều kích cỡ : 10m, 16m, 18m, 22m, 24m

 Dù nhiều kiểu loại và màu sắc khác nhau Cùng với nhiều kích cỡ : 10m, 16m, 18m, 22m, 24m.

Từ hội nghị khách hàng cho đến những event trình diễn nghệ thuật hoành tráng đều cầndịch vụ trình chiếu hỗ trợ cho thấy dịch vụ trình chiếu luôn có vai trò quan trọng trongcác Event từ nhỏ đến lớn Thiết bị trình chiếu tốt, hiệu ứng trình chiếu đẹp mắt sẽ để lạinhiều ấn tượng tốt cho người tham dự về sự chuyên nghiệp của nhà tổ chức

2.2.6 Process

a Các bước công việc trong quá trình tổ chức sự kiện

Việc tiến hành tổ chức sự kiện gồm có 9 giai đoạn sau:

GIAI ĐOẠN 1 : TÌM HIỂU KHÁCH HÀNG

- Đặc điểm cá nhân

- Đặc điểm các cuộc họp trước đây

- Đặc điểm địa lý của KH

- Đặc điểm về chính sách của khách hàng cho việc tổ chức các cuộc hợp, sự kiện

GIAI ĐOẠN 2 : XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH CỦA SỰ KIỆN

Mục đích của khách hàng

Mục đích của công ty tổ chức

Mục đích của các nhà cung cấp

GIAI ĐOẠN 3: LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH

Chuẩn bị các nguồn lực: Trước khi bắt đầu một sự kiện bạn cần đánh giá lại các nguồn

lực mình đang có như bạn có bao nhiêu người, dự kiến tài chính bao nhiêu, có các nguồn lực bên ngoài nào hỗ trợ

GIAI ĐOẠN 4 : LẬP KẾ HOẠCH CHƯƠNG TRÌNH

- Trước sự kiện

- Trong sự kiện

- Sau sự kiện:

 Thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ với khách hàng

 Thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ với các nhà cung cấp

 Gửi phiếu thăm dò ý kiến của khách hàng về chương trình vừa qua

 Gửi thư cảm ơn đến khách hàng

 Họp và đánh giá nội bộ công ty, các nhà cung cấp đã sử dụng về: ưu điểm, thiếu sót, tồn tại và các điều chỉnh

GIAI ĐOẠN 5 : LÊN CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ

(thường phần này thì khách hàng sẽ cung cấp hoặc công ty tổ chức sẽ xây dựng dựa trên yêu cầu của khách hàng)

GIAI ĐOẠN 6 : VỊ TRÍ TỔ CHỨC

- Lựa chọn nơi diễn ra sự kiện,xem xét các địa điểm, vị trí phù hợp

GIAI ĐOẠN 7 : LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC

-Nơi tổ chức cuộc họp, phòng họp

-Nơi tổ chức cho khách ăn sáng

-Tổ chức ăn chính bữa

-Phòng nghỉ

-Các điểm tham quan

GIAI ĐOẠN 8 : QUẢN LÝ DIỄN BIẾN SỰ KIỆN

Quản lý các hoạt động bên ngoài cuộc họp:

Chịu trách nhiệm quản lý đoàn trong quá trình đưa đón khách

Tổ chức đặt phòng, đặt tiệc và các bữa ăn cho khách

Quản lý khách trong quá trình diễn tiệc và các bữa ăn chính

Các hoạt động tham quan của đoàn

Quản lý cuộc họp:

Giám sát việc tổ chức, chuẩn bị các trang thiết bị cho cuộc họp của khách sạn Sắp xếp và ổn định vị trí chỗ ngồi cho khách

Theo dõi và xử lý các sự cố kỹ thuật trong quá trình diễn biến cuộc họp ( máy chiếu, hệ thống ánh sáng, loa, mic )

Cung cấp các tài liệu cần thiết trong cuộc họp

-Quan sát, đảm bảo cuộc họp diễn ra theo đúng kế hoạch

GIAI ĐOẠN 9 : ĐÁNH GIÁ CUỘC HỌP

Đánh giá quá trình tổ chức và thực hiện chương trình :

- Làm phiếu hỏi ý kiến về sự hài lòng của khách hàng

- Đánh giá xem chúng ta đã làm tốt được mặt nào và mặt nào còn hạn chế, thiếu sót

- Rút ra được bài học kinh nghiệm cho lần tổ chức sau

- So sánh các khoản chi phí thực tế so với kế hoạch dự kiến => Lợi nhuận thực tế thu được

CHƯƠNG III QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 3.1 Tuyển dụng