Hàng năm, Giám đốc Ban quản lý dự án sẽ ký hợp đồng trách nhiệm với Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư và các cơ quan đồng thực hiện về các nhiệm vụ kế hoạch trong năm của dự án mà đơn vị ph
Trang 1ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH NINH THUẬN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 2276 /QĐ-UBND Ninh Thuận, ngày 07 tháng 11 năm 2012
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban quản lý dự án
Bạn hữu trẻ em tỉnh Ninh Thuận giai đoạn 2012 - 2016
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH THUẬN
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng
11 năm 2003;
Căn cứ Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 09/11/2006 của Chính phủ về ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA);
Căn cứ Công văn số 1029/TTg-QHQT ngày 20/7/2012 của Thủ tướng Chính phủ
về việc phê duyệt danh mục các dự án đợt 1 do UNICEF tài trợ giai đoạn 2012-2016;
Căn cứ Thông tư số 03/2007/TT-BKH ngày 12/3/2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn thực hiện chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban quản lý chương trình, dự án ODA;
Xét đề nghị của Giám đốc Ban Quản lý dự án Bạn hữu trẻ em tỉnh tại Công văn số 45/CV-BQLDA ngày 12 tháng 10 năm 2012 và của Giám đốc Sở Nội
vụ tại Tờ trình số 2272/TTr-SNV ngày 23 tháng 10 năm 2012,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức và hoạt động của
Ban Quản lý dự án Bạn hữu trẻ em tỉnh Ninh Thuận giai đoạn 2012 - 2016
Điều 2 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành, và thay thế Quyết
định số 695/QĐ-UBND ngày 19/3/2008 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở
Kế hoạch và Đầu tư, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan và Giám đốc Ban Quản lý dự án chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./
Nơi nhận:
- Như Điều 2;
- Văn phòng Chính phủ (b/cáo);
- Bộ KHĐT, Bộ TC (b/cáo);
- VP UNICEF, UNFPA tại Hà Nội;
- TT Tỉnh ủy, TT HĐND tỉnh (b/cáo);
- CT , PCT.UBND tỉnh Võ Đại;
- Thành viên BQLDA;
- VPUB: CVP, PVP (N.V Nhựt), TH;
- Lưu: VT, VX PD
KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH
Võ Đại
Trang 2ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỈNH NINH THUẬN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUY CHẾ
Tổ chức và hoạt động của Ban Quản lý dự án Bạn hữu trẻ em tỉnh Ninh Thuận giai đoạn 2012 - 2016
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày / /2012
của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận)
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Cơ sở pháp lý:
Ban quản lý dự án Bạn hữu trẻ em tỉnh Ninh Thuận giai đoạn 2012-2016 (gọi tắt là Ban quản lý dự án) được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập tại Quyết định số 1802/QĐ-UBND ngày 14/9/2012, trên cơ sở:
1 Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 09/11/2006 của Chính phủ về ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA)
2 Công văn số 1029/TTg-QHQT ngày 20/7/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt danh mục các dự án đợt 1 do UNICEF tài trợ giai đoạn 2012-2016
3 Thông tư số 03/2007/TT-BKH ngày 12/3/2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn thực hiện chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban quản lý chương trình, dự án ODA
Điều 2 Thông tin chung về dự án:
1 Tên dự án: Dự án Bạn hữu trẻ em tỉnh Ninh Thuận
2 Tên nhà tài trợ: Quỹ Nhi đồng Liên Hợp Quốc (UNICEF); Quỹ Dân số Liên Hợp Quốc (UNFPA)
2 Cơ quan chủ quản: Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận
3 Cơ quan thực hiện: Sở Kế hoạch và Đầu tư
4 Cơ quan đồng thực hiện: Các Sở: Y tế, Giáo dục và Đào tạo, Lao động-Thương binh và Xã hội; Trung tâm Nước sạch và Vệ sinh môi trường nông thôn và các cơ quan, đơn vị có liên quan trên địa bàn tỉnh
5 Các hợp phần của dự án, gồm có 5 hợp phần: Sức khỏe bà mẹ; Giáo dục; Bảo vệ trẻ em; Sự sống còn và phát triển của trẻ em; Chính sách xã hội và quản trị
6 Mục tiêu và kết quả chủ yếu của Dự án:
Mục tiêu 1: Đến năm 2016, những trẻ em thiệt thòi và dễ bị tổn thương nhất của tỉnh sẽ được cung cấp các dịch vụ công chất lượng hơn trong các lĩnh vực y tế, dinh dưỡng, vệ sinh môi trường, vệ sinh cá nhân, giáo dục mầm non, giáo dục cơ bản
và bảo vệ trẻ em Các kết quả chủ yếu:
Trang 3a) Đến năm 2016 nâng cao năng lực lập kế hoạch, ngân sách, theo dõi liên quan đến trẻ em và giám sát kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của tỉnh và kế hoạch ngành;
b) Hệ thống bảo vệ trẻ em được củng cố phục vụ cho việc can thiệp có hiệu qủa và bảo vệ trẻ em tránh bị sao nhãng, bạo hành, xâm hại, bóc lột; đặc biệt là những nhóm trẻ em dễ bị tổn thương nhất và vi phạm pháp luật;
c) Đến năm 2016 trẻ em thiệt thòi ở cấp học mầm non, Trung học, Trung học cơ
sở được hưởng giáo dục có chất lượng và phù hợp thông qua kế hoạch ngành giáo dục;
d) Bình đẳng trong tiếp cận và sử dụng các dịch vụ cơ bản liên quan đến sự sống còn và phát triển trẻ em có chất lượng và bền vững (gồm dinh dưỡng, nước sạch, vệ sinh, sức khỏe bà mẹ và trẻ em) cho các nhóm đối tượng được hưởng bảo hiểm y tế
Mục tiêu 2: Hỗ trợ quá trình giảm tỷ lệ tử vong bà mẹ và dịch bệnh trong cộng đồng dân tộc thiểu số của tỉnh, thông qua xây dựng và thí điểm chiến lược làm mẹ an toàn hiệu quả, tiết kiệm và nhân rộng các điển hình trong toàn quốc Các kết quả chủ yếu:
a) Thí điểm và rút ra bài học đối với chiến lược làm mẹ an toàn;
b) Củng cố hệ thống y tế tỉnh hỗ trợ chiến lược làm mẹ an toàn;
c) Xây dựng và cập nhật các chính sách của tỉnh về nhân lực thực hiện chiến lược làm mẹ an toàn
7 Thời gian bắt đầu và kết thúc: 2012 - 2016
8 Tổng vốn của dự án (vốn ODA và đối ứng): 5.307.000 USD, trong đó: a) Vốn ODA không hoàn lại 4.926.000 USD (UNICEF: 3.926.000 USD, UNFPA: 1.000.000 USD);
b) Vốn đối ứng của tỉnh: 8.000 triệu đồng, tương đương 381.000 USD
Điều 3 Thông tin về Ban quản lý dự án
1 Tên giao dịch: Ban Quản lý dự án Bạn hữu trẻ em tỉnh Ninh Thuận
2 Địa chỉ: Số 57 đường 16 tháng 4, thành phố Phan Rang-Tháp Chàm, tỉnh Ninh Thuận
3 Điện thoại: 068.3839650; 068.3832500; Số Fax: 068.825488
4 Email: banhuutreem@gmail.com
5 Số tài khoản:
a) Tại Kho bạc Nhà nước: 342010020100;
b) Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư phát triển Ninh Thuận: 10201- 000053834-7
Điều 4 Nguyên tắc tổ chức và hoạt động của Ban quản lý dự án:
1 Ban Quản lý dự án là đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, do 01 Phó
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh làm Giám đốc, 01 Phó Giám đốc Thường trực là Phó Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư, 01 Phó Giám đốc là Phó Giám đốc Sở Y tế và
Trang 4lãnh đạo các cơ quan: Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Lao động-Thương binh và Xã hội,
Sở Tài chính, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Trung tâm Nước sạch và Vệ sinh môi trường nông thôn, Hội Nông dân tỉnh, Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh là thành viên Ban Quản lý dự án Ban Quản lý dự án có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức quản lý và triển khai thực hiện tốt dự án do UNICEF, UNFPA tài trợ
2 Ban quản lý dự án có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và các Ngân hàng thương mại; Văn phòng làm việc Ban quản lý dự án đặt tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Ninh Thuận Kinh phí hoạt động của Ban quản lý dự án từ nguồn vốn đối ứng của ngân sách tỉnh
3 Kế hoạch hoạt động của dự án được lập hàng quý, năm theo quy định của Quy chế quản lý chung chương trình, dự án hợp tác Việt Nam - Liên Hợp Quốc, do
Sở Kế hoạch và Đầu tư và các đối tác đồng thực hiện xây dựng với sự hỗ trợ từ Ban quản lý dự án và cán bộ UNICEF, UNFPA Các nội dung kế hoạch phải nằm trong Đề cương dự án đã được phê duyệt và thể hiện các hoạt động được thực hiện trong khoảng thời gian dự kiến của kế hoạch năm
Hàng năm, Giám đốc Ban quản lý dự án sẽ ký hợp đồng trách nhiệm với Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư và các cơ quan đồng thực hiện về các nhiệm
vụ kế hoạch trong năm của dự án mà đơn vị phải thực hiện
4 Cơ chế quản lý tài chính của dự án: Đối với vốn ODA sẽ tuân thủ Quy chế quản lý chung chương trình, dự án hợp tác Việt Nam - Liên Hợp Quốc, hướng dẫn của LHQ – EU về tài chính cho các chi phí địa phương và phương pháp chuyển tiền hài hòa (HACT) Sau khi nhận được kinh phí từ UNICEF và UNFPA chuyển vào tài khoản của Ban quản lý dự án sẽ được chuyển trực tiếp đến các đối tác đồng thực hiện Đối với vốn đối ứng do ngân sách tỉnh, đảm bảo tuân thủ theo quy định của Luật Ngân sách
Hồ sơ các hoạt động của dự án sẽ được lưu trữ tại các hợp phần thuộc Sở
Kế hoạch và Đầu tư, Sở Y tế, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Giáo dục và Đào tạo; Các cơ quan này có trách nhiệm giải trình về các hoạt động trước Ủy ban nhân dân tỉnh, Ban quản lý dự án cũng như Nhà tài trợ khi có yêu cầu
5 Về cơ chế giám sát và đánh giá dự án: Hàng quý Ban quản lý dự án sẽ thường xuyên tổ chức giám sát các hoạt động của dự án được triển khai tại Sở Kế hoạch và Đầu tư và các đơn vị đồng thực hiện Quá trình triển khai hoạt động dự án, các đơn vị thực hiện có trách nhiệm thông báo thời gian, địa điểm và nội dung các hoạt động cho Ban quản lý dự án để bố trí cán bộ theo dõi, giám sát
6 Các hoạt động mua sắm hàng hóa và dịch vụ (hàng hóa, trang thiết bị, dịch
vụ, xây lắp vừa và nhỏ) cho dự án, thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước, Nhà tài trợ và phải được sự thống nhất của lãnh đạo Ban quản lý dự án
Chương II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN Điều 5 Chức năng và nhiệm vụ:
1 Ban Quản lý dự án có chức năng điều phối hoạt động và giám sát thực hiện
dự án tại tỉnh, chịu sự quản lý toàn diện của Ủy ban nhân dân tỉnh; đồng thời chịu sự hướng dẫn, giám sát của Văn phòng UNICEF, UNFPA tại Hà Nội
Trang 52 Nhiệm vụ:
a) Quản lý, thực hiện dự án theo đúng mục tiêu, tiến độ, chất lượng và nguồn lực theo đề cương chi tiết và kế hoạch hoạt động năm của dự án được ký kết giữa Ủy ban nhân dân tỉnh và Nhà tài trợ;
b) Là đầu mối phối hợp với các cơ quan điều phối nguồn vốn ODA của Chính phủ; Văn phòng UNICEF, UNFPA và các cơ quan liên quan khác để giải quyết các vấn đề phát sinh của dự án trong quá trình thực hiện Phối hợp với Văn phòng UNICEF, UNFPA trong việc xây dựng các kế hoạch hàng năm, hàng quý; tổ chức triển khai việc thực hiện kế hoạch, điều hành kịp thời, sử dụng hiệu quả các nguồn lực của dự án, nhằm đạt được kết quả đầu ra của dự án;
c) Điều phối và giám sát thực hiện các hợp phần của dự án: Sức khỏe bà mẹ; Giáo dục; Bảo vệ trẻ em; Sự sống còn và phát triển trẻ em; Chính sách xã hội và quản trị; đồng thời phối hợp với các Nhà tài trợ khác trên địa bàn tỉnh đang triển khai các hoạt động có cùng mục tiêu của dự án để thực hiện tốt hơn các mục tiêu của dự án;
d) Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ báo cáo, kế toán thống kê; các thể chế tài chính; kiểm toán theo quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam và quy định của Nhà tài trợ
Chương III
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 6 Cơ cấu tổ chức Ban Quản lý dự án:
1 Thực hiện Quyết định số 1802/QĐ-UBND ngày 14/9/2012 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, cơ cấu tổ chức Ban quản lý dự án gồm có:
a) Ban quản lý dự án, gồm có: Giám đốc, Phó Giám đốc thường trực, Phó Giám đốc và các thành viên, hoạt động theo chế độ kiêm nhiệm
b) Tổ giúp việc Ban quản lý dự án, gồm có: Cán bộ điều phối, cán bộ kế toán
và các chức danh khác do Sở Kế hoạch và Đầu tư cử tham gia và hợp đồng bên ngoài, làm việc chuyên trách hoặc kiêm nhiệm
c) Cán bộ chương trình, cán bộ kế toán triển khai tại các hợp phần là công chức, viên chức do các Sở, ngành cử tham gia, làm việc theo chế độ kiêm nhiệm
2 Bộ phận thường trực Ban quản lý dự án, bao gồm: Phó Giám đốc thường trực, Phó Giám đốc Ban quản lý dự án và các chức danh thuộc Tổ giúp việc
Điều 7 Nhiệm vụ của các thành viên Ban quản lý dự án, tổ giúp việc, cán
bộ chương trình và cán bộ kế toán triển khai tại các hợp phần:
1 Ban Quản lý dự án
a) Nhiệm vụ của Giám đốc và các Phó Giám đốc Ban quản lý dự án:
- Giám đốc: Là chủ tài khoản dự án, chịu trách nhiệm quản lý toàn diện mọi hoạt động của dự án, trực tiếp chỉ đạo và định hướng chiến lược trong việc quản lý, thực hiện, giám sát và đánh gía dự án; hướng dẫn cách thức để duy trì và nhân rộng
Trang 6các kết quả đạt được của dự án; khen thưởng, kỷ luật, nâng lương cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại Ban quản lý dự án theo quy định;
- Phó Giám đốc Thường trực: Giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ của Ban quản lý dự án, được ủy quyền chủ tài khoản, là người thường trực trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ của Giám đốc, cụ thể như sau:
+ Giúp Giám đốc dự án trong việc quản lý tài chính dự án, thực hiện quản lý, điều phối trong việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện các hoạt động của dự án và đảm bảo duy trì mối quan hệ điều phối, kết nối liên ngành nhằm mang lại kết qủa tối đa các hoạt động của dự án;
+ Quản lý, chỉ đạo Tổ giúp việc Ban quản lý dự án trong việc triển khai thực hiện dự án;
+ Trực tiếp chỉ đạo, theo dõi công tác triển khai thực hiện hợp phần Chính sách xã hội và quản trị do Sở Kế hoạch và Đầu tư đảm nhận
- Phó Giám đốc có nhiệm vụ: Giúp Giám đốc dự án chỉ đạo thực hiện nhiệm
vụ của Ban quản lý dự án trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe bà mẹ và vì sự sống còn
và Phát triển trẻ em; thay mặt Giám đốc điều hành nhiệm vụ công tác Ban quản lý dự
án khi Giám đốc và Phó Giám đốc Thường trực đi vắng Đồng thời là chủ tài khoản hợp phần và trực tiếp chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các hoạt động của dự án có liên quan đến hợp phần Sức khỏe bà mẹ và Sự sống còn và Phát triển trẻ em (do UNFPA và UNICEF tài trợ); huy động nguồn nhân lực, vật lực từ ngành y tế và các
cơ quan liên quan để hỗ trợ thực hiện các hoạt động của dự án có liên quan đến sức khỏe bà mẹ và trẻ em
b) Nhiệm vụ các thành viên Ban quản lý dự án:
- Nhiệm vụ chung:
+ Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Ban quản lý dự án trong việc quản lý và tổ chức thực hiện có hiệu quả các hoạt động của dự án theo đúng mục tiêu, tiến độ, chất lượng và nguồn lực được giao;
+ Chủ trì trong việc tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch năm, quý của dự án thuộc đơn vị quản lý đúng thời gian, đảm bảo mục tiêu của dự án; thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình triển khai thực hiện các hoạt động của dự án;
+ Hỗ trợ kịp thời cho Ban quản lý dự án trong các lĩnh vực phụ trách để dự án vận hành một cách tốt nhất;
+ Tham dự họp định kỳ hàng quý, 6 tháng, cả năm và đột xuất
- Nhiệm vụ cụ thể:
+ Thành viên Ban Quản lý dự án là lãnh đạo Sở Lao động, Thương binh và Xã hội: chịu trách nhiệm trước Giám đốc dự án trong việc quản lý, tổ chức thực hiện hợp phần Bảo vệ trẻ em; là chủ tài khoản hợp phần và trực tiếp chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các hoạt động của dự án có liên quan đến hợp phần Bảo vệ trẻ em;
Trang 7huy động nguồn nhân lực, vật lực từ ngành Lao động, Thương binh và Xã hội và các
cơ quan liên quan khác để hỗ trợ thực hiện các hoạt động của dự án có liên quan đến công tác bảo vệ và trẻ em
+ Thành viên Ban Quản lý dự án là lãnh đạo Sở Giáo dục và Đào tạo: chịu trách nhiệm trước Giám đốc dự án trong việc quản lý, tổ chức thực hiện hợp phần Giáo dục; là chủ tài khoản hợp phần và trực tiếp chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các hoạt động của dự án có liên quan đến hợp phần giáo dục; huy động nguồn nhân lực và vật lực phù hợp của ngành Giáo dục và đào tạo để phục vụ cho việc thực hiện các hoạt động của dự án có liên quan đến giáo dục trẻ em và học sinh các cấp;
+ Thành viên Ban Quản lý dự án là lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:
Có trách nhiệm hỗ trợ, giúp Ban quản lý dự án trong việc kết nối kịp thời các công việc của dự án với Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ quan liên quan khác, nhất là trong việc xây dựng và ban hành các chính sách, quyết định chiến lược để dự án vận hành tốt, nhằm đa dạng hóa các phương pháp tiếp cận cho dự án;
+ Thành viên Ban Quản lý dự án là lãnh đạo Sở Tài chính: Có trách nhiệm hỗ trợ, giúp Ban Quản lý dự án trong việc tham mưu bố trí nguồn kinh phí đối ứng của
dự án từ ngân sách tỉnh bảo đảm kịp thời và đầy đủ; giúp Ban quản lý dự án và các hợp phần trong việc tuân thủ các quy định về tài chính theo Luật Ngân sách và quy định của Nhà tài trợ;
+ Thành viên Ban Quản lý dự án là lãnh đạo Trung tâm Nước sạch và Vệ sinh môi trường nông thôn: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc dự án trong việc quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động về nước sạch và vệ sinh môi trường có liên quan đến các hoạt động bảo vệ bà mẹ và trẻ em do UNICEF và UNFPA tài trợ; là chủ tài khoản, đồng thời chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động của dự án cũng như huy động nguồn nhân lực và vật lực phù hợp của ngành để phục vụ cho việc thực hiện các hoạt động của dự án có liên quan đến nước sạch và
vệ sinh môi trường cho chăm sóc sức khỏe bà mẹ và trẻ em;
+ Thành viên Ban Quản lý dự án là lãnh đạo Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh, Hội Nông dân tỉnh: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc dự án trong việc quản lý, tổ chức
và phối hợp triển khai thực hiện các hoạt động của dự án liên quan đến bà mẹ và trẻ em; là chủ tài khoản, đồng thời chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động của dự án cũng như huy động nguồn nhân lực và vật lực phù hợp của Hội phụ vụ cho việc thực hiện các hoạt động của dự án có liên quan đến bảo vệ sức khỏe bà mẹ và trẻ em;
+ Đối với các huyện tham gia dự án: Có trách nhiệm phối hợp với các hợp phần, các đơn vị thực hiện dự án trong việc triển khai thực hiện các hoạt động trên địa bàn, đảm bảo đúng tiến độ, đạt mục tiêu của dự án đề ra
2 Nhiệm vụ Tổ giúp việc Ban quản lý dự án:
Tham mưu cho Ban quản lý dự án các nội dung sau:
a) Xây dựng và tổng hợp kế hoạch quý, năm của dự án đúng thời gian quy định; điều phối và tổ chức triển khai thực hiện các hoạt động của dự án theo đúng nội
Trang 8dung và tiến độ yêu cầu; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra giám sát việc triển khai thực hiện dự án của các đơn vị;
b) Xây dựng và tổng hợp báo cáo định kỳ quý, năm và đột xuất tình hình thực hiện dự án cho Ban Quản lý dự án để gửi cho Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ quan liên quan; chuẩn bị nội dung các kỳ họp định kỳ và đột xuất của Ban Quản lý dự án;
c) Hướng dẫn cho các hợp phần, các đơn vị đồng thực hiện trong việc thực hiện các quy định của Chính phủ và tuân thủ các quy định của Quy chế chung quản
lý chương trình, dự án hợp tác Việt Nam – Liên hợp quốc;
d) Hướng dẫn xây dựng kế hoạch, kiểm tra giải ngân và thanh quyết toán các hoạt động cho các hợp phần và các đơn vị đồng thực hiện theo quy định;
đ) Xây dựng kế hoạch vốn đối ứng ngân sách hàng năm cho dự án; tổ chức thực hiện nguồn vốn này theo đúng các quy định của Luật Ngân sách;
e) Lập sổ sách theo dõi, thực hiện công tác kế toán theo đúng quy định của Việt Nam và cơ quan tài trợ;
g) Phiên dịch cho Ban quản lý dự án làm việc với người nước ngoài;
h) Thực hiện công tác văn phòng, công tác quản lý hành chính, văn thư của Ban Quyản lý dự án;
Nhiệm vụ cụ thể từng chức danh do lãnh đạo Ban quản lý dự án phân công;
3 Nhiệm vụ của cán bộ chương trình, cán bộ kế toán triển khai tại các hợp phần: Cán bộ chương trình, cán bộ kế toán triển khai tại các hợp phần có nhiệm vụ tham mưu giúp lãnh đạo Sở, ngành triển khai thực hiện các công việc của dự án tại đơn vị, cụ thể như sau:
a) Phối hợp các chuyên gia UNICEF, UNFPA, các cơ quan liên quan lập kế hoạch năm, qúy, kế hoạch chi tiết của đơn vịtheo đúng nội dung, thời gian quy định
và gởi về Ban quản lý dự án để tổng hợp báo cáo; đối với các đơn vị trực thuộc ngành y tế thì gởi về cơ quan quản lý hợp phần y tế để tổng hợp trước khi gởi về Ban quản lý dự án tổng hợp chung;
b) Tổ chức thực hiện kế hoạch hoạt động của dự án sau khi đã được phê duyệt; tổng hợp, báo cáo định kỳ tình hình thực hiện hoạt động của đơn vị;
c) Lập sổ sách theo dõi, lưu giữ các chứng từ hóa đơn các khoản chi cho các hoạt động dự án; và thực hiện công tác kế toán theo đúng quy định của Việt Nam và cơ quan tài trợ Tiến hành giải ngân, thanh quyết toán các hoạt động theo đúng quy định
Điều 8 Điều kiện vật chất, kỹ thuật và chế độ phụ cấp:
1 Ban quản lý dự án được cung cấp thiết bị, dụng cụ văn phòng, văn phòng phẩm phục vụ cho hội họp và thực hiện các nhiệm vụ được giao Hàng tháng, chi hỗ trợ văn phòng phẩm mỗi hợp phần là 150.000 đồng; hỗ trợ tiền điện thoại cho lãnh
Trang 9đạo Ban quản lý dự án và cán bộ chuyên trách của Ban Quản lý dự án là 150.000 đồng/người/tháng từ nguồn đối ứng ngân sách cho dự án
2 Việc tuyển chọn và trả lương cho các cán bộ, nhân viên làm việc trong Ban quản lý dự án được thực hiện theo Quyết định số 1802/QĐ-UBND ngày 14/9/2012 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và các quy định hiện hành, cụ thể:
a) Đối với cán bộ, công chức, viên chức được điều động sang làm việc chuyên trách và phân công làm việc kiêm nhiệm cho dự án được hưởng phụ cấp theo quy định tại Điều 2 Thông tư 192/2011/TT-BTC ngày 26/12/2011 của Bộ Tài chính;
b) Đối với lao động hợp đồng làm công việc chuyên môn, nghiệp vụ thực hiện nguyên tắc trả lương theo yêu cầu công việc của từng vị trí cụ thể (điều khoản tham chiếu, TORs) quy định tại Điều 3 Thông tư 192/2011/TT-BTC ngày 26/12/2011 của
Bộ Tài chính sửa đổi bổ sung một số điều của Thông tư số 219/2009/TT-BTC
Chương IV MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC Điều 9 Với Văn phòng UNICEF, Văn phòng UNFPA:
1 Ban quản lý dự án có mối quan hệ thường xuyên, chặt chẽ với Văn phòng UNICEF, UNFPA trong công tác xây dựng kế hoạch và điều phối dự án; phối hợp tổ
chức tập huấn, hội thảo, kiểm tra, đánh giá, giám sát thực hiện dự án; thông báo
thường xuyên kết quả thực hiện; báo cáo định kỳ theo đúng quy định
2 Ban quản lý dự án thực hiện các mối quan hệ với các cơ quan điều phối viện trợ của Chính phủ, các tổ chức, cá nhân khác bảo đảm việc chấp hành đúng các quy định của pháp luật
Điều 10 Với Ủy ban nhân dân tỉnh:
Ban quản lý dự án có trách nhiệm báo cáo định kỳ, đột xuất cho Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định; kịp thời tham mưu, đề xuất và thường xuyên xin ý kiến chỉ đạo của UBND tỉnh để giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện
Điều 11 Với các Sở, ban ngành, đoàn thể, địa phương trong tỉnh:
1 Với các Sở, ban ngành và đoàn thể có liên quan:
Ban quản lý dự án có mối quan hệ hợp tác và phối hợp hoạt động trong quá trình triển khai thực hiện, nhằm thực hiện tốt các mục tiêu của dự án trên địa bàn
2 Với Ủy ban nhân dân cấp huyện, xã tham gia dự án:
a) Ban quản lý dự án quan hệ phối hợp chặt chẽ, cung cấp đầy đủ thông tin cho các địa phương để triển khai và thống nhất các nhiệm vụ của dự án trên địa bàn, phù hợp với từng phân kỳ và mục tiêu của dự án Hướng dẫn các địa phương tham gia dự án về hồ sơ, thủ tục để phối hợp thực hiện theo đúng yêu cầu của dự án
b) Ủy ban nhân dân cấp huyện, xã tham gia dự án: Có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Ban quản lý dự án, các Sở: Kế hoạch và Đầu tư, Giáo dục và Đào tạo, Y
tế, Lao động-Thương binh và xã hội; Trung tâm Nước sạch và Vệ sinh môi trường
Trang 10nông thôn, Trung tâm Chăm sóc sức khỏe sinh sản, Trung tâm truyền thông giáo dục sức khỏe và các đơn vị có liên quan trong việc tổ chức triển khai thực hiện dự án trên địa bàn
Chương V CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC, BÁO CÁO VÀ CÁC QUY ĐỊNH KHÁC Điều 12 Chế độ làm việc:
1 Cán bộ chuyên trách làm việc theo thời gian quy định của cơ quan hành chính Nhà nước; trường hợp đột xuất hoặc theo yêu cầu công việc thì làm việc ngoài giờ hành chính
2 Cán bộ làm việc kiêm nhiệm tại Ban quản lý dự án và các hợp phần, bảo đảm thực hiện các nhiệm vụ được giao và báo cáo theo quy định
Điều 13 Chế độ hội họp:
1 Định kỳ Ban quản lý dự án họp mỗi quý 01 lần; hàng tháng, các Phó Giám
đốc Ban quản lý dự án, Tổ giúp việc và cán bộ chương trình họp giao ban để triển khai thực hiện dự án
Trường hợp đột xuất, Giám đốc dự án sẽ triệu tập các thành viên của Ban Quản lý dự án tham dự các cuộc họp do Giám đốc chủ trì
2 Họp sơ kết thực hiện dự án 6 tháng và cả năm để đánh giá tình hình thực hiện
và phương hướng nhiệm vụ của dự án trong thời gian tới
Điều 14 Chế độ báo cáo:
1 Hàng quý, 6 tháng và cả năm, các hợp phần, đơn vị thực hiện dự án lập báo cáo đánh giá kết quả thực hiện (kèm theo file điện tử) gửi về Ban quản lý dự án để tổng hợp báo cáo cho các cơ quan liên quan; các báo cáo cần làm rõ các hoạt động đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành theo kế hoạch; xác định nguyên nhân và đề xuất hướng giải quyết Trong trường hợp cần thiết, Ban quản lý dự án yêu cầu báo cáo đột xuất
2 Ban quản lý dự án tổng hợp báo cáo định kỳ hàng quý, 6 tháng và cả năm cho Ủy ban nhân dân tỉnh, Nhà tài trợ và các cơ quan liên quan để theo dõi giám sát
và hỗ trợ quá trình thực hiện dự án
Điều 15 Quản lý tài sản:
1 Tài sản được mua sắm từ nguồn vốn của dự án là công sản, được quản lý
theo chế độ quy định hiện hành của Nhà nước; cán bộ làm việc được Ban quản lý dự
án giao sử dụng tài sản của dự án để phục vụ công tác, có trách nhiệm quản lý tốt và thường xuyên bảo dưỡng
2 Tài sản của dự án cần sửa chữa, thay thế phải được lãnh đạo Ban quản lý dự
án có ý kiến phê duyệt và thực hiện đầy đủ các thủ tục theo quy định