QT.11.TTTTTV.Quy trinh tiep nhan quan ly TTB

MỤC ĐÍCHQuy trình này nhằm quy định thống nhất việc tiếp nhận, quản lý trang thiết bị tại Trung tâm Thông tin- Thư viện trường Đại học Y tế công cộng II.. Lưu đồ Quy trình tiếp nhận/ quả

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ

Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt

I MỤC ĐÍCH

Quy trình này nhằm quy định thống nhất việc tiếp nhận, quản lý trang thiết bị tại Trung tâm Thông tin- Thư viện trường Đại học Y tế công cộng

II PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng đối với các trang thiết bị đi/đến nhằm phục vụ cho quá trình công tác và phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin- Thư viện trường Đại học Y tế công cộng

III TÀI LIỆU VIỆN DẪN

Nghị quyết số 11/NQ-HĐT ngày 21 tháng 10 năm 2020 của Hội đồng trường Trường Đại học Y tế công cộng về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Y tế công cộng;

IV TỪ VIẾT TẮT

- QT: Quy trình

- BM: Biểu mẫu

- TTB: Trang thiết bị

- TTTTTV: Trung tâm Thông tin – Thư viện

- CSVC: Cơ sở vật chất

V NỘI DUNG

5.1. Lưu đồ Quy trình tiếp nhận/ quản lý trang thiết bị tại TTTTTV

nhiệm

Phòng QTCN

2

3

3

Cán bộ chuyên trách của Thư viện

Cập nhật trang thiết bị vào sổ Theo

dõi tài sản Thư viện

Tiếp nhận/ điều chuyển TTB

Kiểm tra tình trạng TTB: Kiểm tra thông số kỹ thuật, số lượng, tình trạng hoạt động TTB Hoàn thành bản giao/

nhận

4

CBTV

5

6

6

CBTV Công ty phần mềm Phòng QTCN

7

7

CBTV Công ty phần mềm Phòng QTCN

8

8

CBTV

9

9

CBTV

Với tài sản cố định và

mạng Internet: Thông báo

sửa chữa nếu có hỏng hóc

xảy ra theo link thông báo

sự cố của phòng QTCN

Phối hợp kiểm kê định kỳ cùng cán bộ nhà trường

Quản lý, định kỳ kiểm tra TTB

Với phần mềm: Thông báo với nhà cung cấp phần mềm nếu xảy ra lỗi

chức năng

Vào sổ theo dõi TTB

cần đem ra khỏi

TTTTTV để sửa chữa

Gặp mặt trực tiếp hoặc trao đổi qua email, điện thoại với bên phần mềm để khắc phục

sự cố

Kiểm tra lại tình trạng TTB, chức năng phần mềm

và nhận lại TTB sau khi được sửa chữa

Cập nhật vào sổ Theo dõi tài sản, Xác nhận trên link thông báo sự cố của phòng QTCN

5.2 Mô tả Quy trình tiếp nhận/ quản lý trang thiết bị tại Thư viện

5.2.1 Tiếp nhận trang thiết bị

- Phối hợp với các phòng ban chức năng trong việc vận chuyển, tiếp nhận, điều chuyển, sắp xếp trang thiết bị đi/ đến TTTTTV

5.2.2 Kiểm tra tình trạng trang thiết bị

- Cùng các bộ phận liên quan kiểm tra các thông số kỹ thuật của thiết bị theo biên bản bàn giao/hợp đồng

- Kiểm đếm số lượng như trong biên bản bàn giao

- Kiểm tra chức năng của trang thiết bị như trong biên bản bàn giao/ hợp đồng

- Hoàn thành các văn bản giao/ nhận giữa TTTTTV và phòng chức năng

5.2.3 Vào sổ theo dõi trang thiết bị của TTTTTV

- Ghi đầy đủ thông tin về trang thiết bị mới chuyển về/ chuyển đi

 Ngày, tháng tiếp nhận TTB

 Tên loại và tính năng cơ bản TTB

 Số lượng/ chất lượng TTB

 Vị trí sắp xếp/ nơi chuyển đến (nếu cần)

 Đề nghị cán bộ phòng chức năng ký xác nhận vào sổ theo dõi tài sản thư viện

5.2.4 Định kỳ kiểm kê cùng cán bộ nhà trường

- Phối hợp cùng cán bộ kiểm kê tài sản của trường trong công tác kiểm kê tài sản tại TTTTTV

- Nêu rõ tình trạng TTB để bộ phận quản lý tài sản nhà trường có kế hoạch thanh lý nếu cần

- Ký xác nhận số lượng TTB/ TS có tại TTTTTV trong biên bản kiểm kê

5.2.5 Quản lý, định kỳ kiểm tra TTB

- Định kiểm tra nội bộ tình trạng TTB/ TS tại TTTTTV

- Kiểm tra tình trạng, chức năng sử dụng TTB đảm bảo phục vụ bạn đọc và công tác nghiệp vụ của cán bộ Thư viện

5.2.6 Thông báo sửa chữa trang thiết bị/ tài sản

- Với tài sản cố định và mạng Internet: thông báo với phòng ban chức năng đề nghị sửa chữa nếu có hỏng hóc xảy ra qua link Thông báo sự cố của phòng QTCN

- Với phần mềm quản lý Thư viện: Có sự cố về chức năng hoặc xảy ra lỗi cần thông báo qua email hoặc điện thoại với công ty cung cấp phần mềm cho Thư viện để kịp thời tìm phương án khắc phục

5.2.7 Thực hiện bàn giao trang thiết bị cho bộ phận chức năng mang đi sửa chữa hoặc bàn bạc với cán bộ phần mềm giải quyết tình trạng hỏng hóc và khắc phục

- Vào sổ theo dõi TTB cần đem ra khỏi TTTTTV để sửa chữa, ghi rõ các thông tin của TTB

- Yêu cầu bộ phận chức năng ký vào sổ theo dõi của Thư viện trước khi đem TTB

đi sửa chữa

- Đề nghị phòng chức năng hỗ trợ xác định tình trạng hỏng hóc hoặc hướng khắc phục nếu liên quan đến phần mềm

5.2.8 Kiểm tra tình trạng trang thiết bị/ tài sản sau khi sửa chữa/ khắc phục xong

- Kiểm tra số lượng và tình trạng trang thiết bị, chức năng phần mềm

- hận lại trang thiết bị sau sửa chữa

5.2.9 Cập nhật vào sổ theo dõi trang thiết bị

- Cập nhật vào sổ theo dõi trang thiết bị Thư viện

- Xác nhận các lỗi đã được khắc phục hoặc các bộ phận được sửa chữa/thay mới (nếu cần)

- Xác nhận vào link thông báo sự cố của phòng QTCN hoặc tiến hành bàn giao

VI PHỤ LỤC VÀ LƯU TRỮ

STT Mã phụ lục Tên phụ lục Đơn vị/ Bộ phận

lưu trữ Thời hạn lưu trữ Ghi chú

1 BM.01.TTTTTV

QT.11 Biên bản kiểmkê Trang thiết bị TTTTTV Áp dụng đốivới từng loại

hồ sơ

Thực hiện theo mẫu của

bộ phận kiểm kê nhà trường

2 BM.02.TTTTTV

QT.11 Sổ theo dõi tàisản TTTTTV Lâu năm tạithư viện