QT.04.DanhGiaCLNB

4 - Định nghĩa: Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng là việc kiểm tra độc lập và có hệ thống để xác định xem các hoạt động chất lượng và kết quả liên quan có phù hợp với kế hoạch và kế

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

PHÂN PH I TÀI LI U ỐI TÀI LIỆU ỆU

Đại diện lãnh đạo Sở

1 Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanhniên 1

Phòng Tổ chức biên chế và tổ chức phi chính

PHÊ DUYỆT

Họ và tên Nguyễn Anh Dũng Lại Quang Huy Trần Văn Hòa

Chức vụ Chuyên viên Văn phòng Chánh Văn phòng P.Giám đốc

Chữ ký

1 - Mục đích:

Quy định phương pháp thống nhất trong việc tổ chức đánh giá nội bộ hệ thống chất lượng của Sở Nội vụ

2 - Phạm vi:

Áp dụng cho việc đánh giá nội bộ hệ thống chất lượng trong toàn Sở

3 - Tài liệu liên quan:

Quy trình thực hiện khắc phục phòng ngừa và cải tiến chất lượng QT.04

Các quy trình và hướng dẫn khác

4 - Định nghĩa:

Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng là việc kiểm tra độc lập và có hệ thống để xác định xem các hoạt động chất lượng và kết quả liên quan có phù hợp với kế hoạch và

kế hoạch có phù hợp để đạt mục tiêu hay không

Thuật ngữ viết tắt :

- ĐDLĐCL : Đại diện lãnh đạo chất lượng

5 - Nội dung:

5.1 Sơ đồ quy trình đánh giá chất lượng nội bộ :

Đ.D.L.Đ.C.L

5.2 BM.03 01 BM.03.02 GĐS/ Đ.D.L.Đ.C.L

BM.03.02

TP /Các đánh giá

viên

5.4

Trưởng nhóm đánh

giá/ Đánh giá viên

các bộ phận

5.5 BM.03.03

Trưởng nhóm đánh

giá/Đánh giá viên

5.6 BM.04.01 BM.03.04

5.2 Kế hoạch và chương trình đánh giá :

Kế hoạch & chương trình đánh giá

Thông báo cho các phòng ban

Chuẩn bị đánh giá

Tiến hành đánh giá

Lập báo cáo không phù hợp và báo cáo

đánh giá

Gửi các bên liên quan

Kiểm tra xác nhận

Phê duyệt

- Sở tổ chức đánh giá chất lượng nội bộ định kỳ hai lần trong một năm, thời gian giữa hai đợt không quá 7 tháng Trong trường hợp cần thiết Giám đốc sở có thể quy định đánh giá chất lượng đột xuất

- ĐDLĐCL lập kế hoạch đánh giá hàng năm theo biểu mẫu BM.03.01 trình Giám đốc duyệt

- ĐDLĐCL có trách nhiệm lập chương trình đánh giá, căn cứ kế hoạch đánh giá đã được phê duyệt xác định thời gian, nội dung đánh giá đựa trên cơ sở vị trí và tầm quan trọng của hoạt động được đánh giá theo biểu mẫu BM.03.02 trình Giám đốc phê duyệt

- ĐDLĐCL có trách nhiệm lập nhóm đánh giá chọn trưởng nhóm và các thành viên trong nhóm từ danh sách các đánh giá viên nội bộ đã được đào tạo

- Trưởng nhóm đánh giá được lựa chọn trên cơ sở một số tiêu chí sau :

+ Có kinh nhiệm trong hoạt động của Sở

+ Có trách nhiệm, nhiệt tình, am hiểu về hệ thống quản lý chất lượng tại Sở

+ Đã qua đào tạo về đánh giá viên nội bộ

+ Có khả năng truyền đạt tốt và quản lý cuộc đánh giá độc lập với hoạt động được đánh giá

5 3 Thông báo cho các phòng ban:

Thư ký ISO có trách nhiệm thông báo cho các phòng ban, bộ phận được đánh giá

về chương trình đánh giá đã được phê duyệt theo biểu mẫu BM.03.02 ( Trước ít nhất 1 tuần)

5.4 Chuẩn bị đánh giá:

Trưởng nhóm đánh giá có trách nhiệm chuẩn bị các tài liệu và các biểu mẫu liên quan đến cuộc đánh giá như:

+ Phiếu ghi chép BM.03.03

+ Phiếu yêu cầu biện pháp khắc phục phòng ngừa BM.04.01

+ Báo cáo đánh giá nội bộ BM.03.04 Yêu cầu trưởng nhóm và các đánh giá viên phải nghiên cứu trước tài liệu và hoạt động có liên quan đến bộ phận được đánh giá và chuẩn bị sẵn các phiếu hỏi nếu cần thiết

5.5 Quá trình đánh giá:

Trưởng nhóm đánh giá và các đánh giá viên sử dụng các phương pháp và kỹ năng đánh giá để thu thập đầy đủ các bằng chứng khách quan cho kết luận vừa được đánh giá Mọi thông tin thu được phải ghi chép đầy đủ nội dung vào phiếu ghi chép theo biểu mẫu

BM 03.03

Đánh giá viên phải tuân thủ theo đúng chương trình đánh giá trong trường hợp vướng mắc khó khăn phải thảo luận với trưởng nhóm và nhóm đánh giá

5.6 Lập báo cáo không phù hợp và báo cáo đánh giá:

- Các đánh giá viên có trách nhiệm lập phiếu yêu cầu biện pháp khắc phục phòng ngừa đối với các điểm không phù hợp theo biểu mẫu BM.04.01

- Trưởng nhóm đánh giá có trách nhiệm tổng hợp các phiếu đánh giá lập báo cáo đánh giá nội bộ theo biểu mẫu BM.03.04 và trình đại diện lãnh đạo về chất lượng ĐDLĐCL

5.7 Gửi các bên liên quan:

ĐDLĐCL có trách nhiệm gửi bản sao báo cáo đánh giá tới Giám đốc sở và các báo cáo không phù hợp tới các bộ phận liên quan Trưởng các phòng ban được đánh giá

có trách nhiệm xác định nguyên nhân đưa ra các biện pháp khác phục phòng ngừa, thời hạn hoàn thành và ký vào phần tương ứng của phiếu yêu cầu biện pháp khắc phục phòng ngừa BM 04 01

5.8 Kiểm tra xác nhận:

Đ.D.LĐ.CL có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi và phân công các chuyên gia đánh giá tiến hành kiểm tra việc thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa theo thời gian đề

ra trong phiếu Hành động khắc phục phòng ngừa mới sẽ được lập trong trường hợp kiểm tra kết quả không đạt

6 Hồ sơ: Các hồ sơ liên quan đánh giá chất lượng nội bộ gồm:

lưu

Thời gian lưu

4 Phiếu yêu cầu biện pháp

ĐDLĐCL

7 Phụ lục:

- Phiếu yêu cầu biện pháp khắc phục phòng ngừa : BM.04.01