Các đơn vị khi có nhu cầu sửa đổi, bổ sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ với phòng Quản lý chất lượng để được hỗ trợ.. MỤC ĐÍCHQuy trình này thống nhất các bước sửa đổi, cập nhật và các
Trang 1QUY TRÌNH CẬP NHẬT VÀ KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
QT.02.HT
Người viết/sửa Người kiểm tra Người phê duyệt
Họ và tên CN Nguyễn Thị Thục
Mai
ThS Nguyễn T Hương Giang GS.TS.Ngô Quý Châu
Ký
Trang 2BỆNH VIỆN BẠCH MAI CẬP NHẬT VÀ KIỂM SOÁT
TÀI LIỆU HTQLCL
Ngày ban hành: 28/ 11/ 2017 Lần ban hành: 03
1 Người có liên quan phải nghiên cứu và thực hiện đúng các nội dung của quy trình/ quy định/ hướng dẫn này.
2 Tài liệu này khi được ban hành có hiệu lực thi hành như sự chỉ đạo của Giám đốc bệnh viện.
3 Mỗi đơn vị được cung cấp 01 bản có đóng dấu Kiểm soát của phòng Quản
lý chất lượng Các đơn vị khi có nhu cầu sửa đổi, bổ sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ với phòng Quản lý chất lượng để được hỗ trợ.
NƠI NH N ẬN (ghi rõ nơi nh n r i ận rồi ồi đánh d u v o ô bên c nh) ấu vào ô bên cạnh) ào ô bên cạnh) ạnh)
Các phòng chức năng □ □
Các đơn vị lâm sàng □ □
Các đơn vị cận lâm sàng □ □
THEO DÕI TÌNH TR NG S A ẠNG SỬA ỬA Đ I (tình tr ng s a ỔI (tình trạng sửa ạnh) ửa đ i so v i b n ổi so với bản ới bản ản
tr ư c ới bản đó)
Trang Hạng mục sửa đổi Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi
Tên quy trình
“QT quản lý hồ sơ” chuyển thành:
“QT sửa đổi, cập nhật và kiểm soát tài liệu hệ thống QLCL”
Nội dung quy trình
Bỏ phần kiểm soát hồ sơ, vì đã nằm trong mục VI của các quy trình
Bổ sung nội dung lưu đồ sửa đổi, cập nhật tài liệu
và quy định kiểm soát tài liệu
Trang 3I MỤC ĐÍCH
Quy trình này thống nhất các bước sửa đổi, cập nhật và cách kiểm soát tài liệu
II PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với tất cả các tài liệu thuộc hệ thống QLCL của bệnh viện Bạch Mai và các tài liệu bên ngoài được kiểm soát bởi hệ thống QLCL bệnh viện Bạch Mai
III TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015
IV THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT
4.1 Thuật ngữ :
- Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng: là các tài liệu thuộc hệ thống QLCL
ISO 9001 : 2015 do bệnh viện Bạch Mai soạn thảo, gồm: Chính sách chất lượng bệnh viện, Sổ tay chất lượng, Mục tiêu chất lượng bệnh viện và các đơn vị, các quy trình/ quy định/ hướng dẫn/ quy chế của bệnh viện và các đơn vị, được phê duyệt bởi Ban giám đốc bệnh viện
- Tài liệu chuyên môn kỹ thuật: Bao gồm các hướng dẫn chẩn đoán và điều trị
theo chuyên ngành, quy trình kỹ thuật theo chuyên ngành được Bộ Y tế hoặc Hội đồng khoa học bệnh viện Bạch Mai phê duyệt
- Tài liệu bên ngoài: là các văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Y tế hoặc của
các chuyên ngành liên quan đã được ban hành mà bệnh viện có trách nhiệm thực hiện
4.2 Từ viết tắt:
- QLCL: Quản lý chất lượng
- TL: Tài liệu
Trang 4V NỘI DUNG
5.1 Sơ đồ quy trình sửa đổi, cập nhật tài liệu hệ thống QLCL
Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả và biểu mẫu
- P QLCL
- Các đơn vị
Phòng QLCL đề xuất sửa đổi, cập nhật liệu:
- Hàng năm, phòng QLCL rà soát các tài liệu hệ thống QLCL, kịp thời đề xuất các sửa đổi, cải tiến cần thiết
Đơn vị đề xuất sửa đổi, cập nhật tài liệu:
- Đơn vị chủ động đề xuất các sửa đổi, cải tiến nếu cần
- Khi căn cứ pháp lý thay đổi, đơn vị có trách nhiệm cập nhật trong vòng 3 tháng kể từ ngày tài liệu pháp lý có hiệu lực
- P QLCL
- Các đơn vị gửi lại cho phòng QLCL bản dự thảo tài liệu
sửa đổi qua email: qlclbm.iso@gmail.com
(Các sửa đổi được ghi trong trang 2 của tài liệu).
- Phòng QLCL có trách nhiệm rà soát tài liệu nhằm đảm bảo thống nhất về hình thức, tính logic, kiểm soát các yêu cầu chất lượng, an toàn và quản lý rủi ro
- P QLCL
- Các đơn vị - Phòng QLCL trình ký Ban giám đốc theo phân công phụ trách.
- P QLCL
- P QLCL
- Các đơn vị
Các đơn vị sẽ lưu tài liệu cập nhật có ngày ban hành mới, có dấu kiểm soát đồng thời huỷ bỏ tài liệu lỗi thời
Phòng QLCL sẽ kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất qua các lần đánh giá giá nội bộ việc lưu trữ và thực hiện theo các tài liệu cập nhật đúng quy định
5.2 Quy định về kiểm soát tài liệu
5.2.1 Đối với tài liệu hệ thống QLCL:
Phòng QLCL:
Lưu bản gốc các tài liệu cập nhật đã được Ban giám đốc phê duyệt Đối với tài liệu lỗi thời: chỉ lưu bản mềm trên máy tính
Lưu toàn bộ các bản mềm tài liệu của hệ thống QLCL, cập nhật theo năm và lưu tại Dropbox của phòng
Chịu trách nhiệm về tính cập nhật của các bản mềm tài liệu hệ thống (PDF) trên trang web của bệnh viện
Góp ý TL
Đề xuất sửa đổi, cập nhật tài liệu
Phê duyệt
Lưu tài liệu cập nhật và huỷ TL lỗi thời Ban hành và phổ biến TL
Trang 5Tại đơn vị:
Mỗi đơn vị sẽ lưu 01 bộ quy trình hệ thống và 01 bộ quy trình đơn vị có đóng dấu kiểm soát, và chịu trách nhiệm về tính cập nhật của các tài liệu này
Đối với các quy trình của các đơn vị khác mà đơn vị có nhu cầu tham khảo, liên
hệ trực tiếp với phòng QLCL để được hỗ trợ
5.2.2 Đối với tài liệu chuyên môn, kỹ thuật:
Đảm bảo sẵn có tại đơn vị các tài liệu chuyên môn, kỹ thuật theo chuyên ngành
được phê duyệt của Bộ Y tế hoặc Hội đồng khoa học bệnh viện Bạch Mai, thuận tiện cho nhân viên y tế tham khảo khi cần
Lãnh đạo đơn vị xem xét, đảm bảo tính cập nhật của các tài liệu này hàng năm Nếu tài liệu do Hội đồng khoa học bệnh viện Bạch Mai phê duyệt thì cập nhật theo QT.20.HT
5.2.3 Đối với tài liệu khác do bệnh viện Bạch Mai ban hành:
Các tài liệu khác do bệnh viện Bạch Mai ban hành (gồm quyết định, quy định, công văn…) được chia sẻ với các đơn vị qua đường công văn và qua email gửi cho hành chính tại các đơn vị
Tại đơn vị: điều dưỡng trưởng và điều dưỡng hành chính lưu trữ các tài liệu này
vào file để thuận tiện tra cứu sử dụng
5.2.4 Đối với tài liệu bên ngoài:
Các tài liệu bên ngoài theo từng lĩnh vực do các phòng chức năng liên quan hoặc đơn vị liên quan chịu trách nhiệm cập nhật và chia sẻ qua đường công văn/email khi cần
Tại đơn vị: các đơn vị cần lưu các tài liệu bên ngoài liên quan đến chức năng
nhiệm vụ của đơn vị để thuận tiện tra cứu và xem xét tính cập nhật của các tài liệu này hàng năm
5.3 Quy định về kiểm soát hồ sơ
Các hồ sơ được nhận biết và lưu theo mục VI của các quy trình.
Tại đơn vị:
- Các đơn vị cần lưu hồ sơ một cách khoa học để thuận tiện tra cứu, bảo quản, bảo mật (nếu cần)
Đối với các hồ sơ dạng dữ liệu, đơn vị cần có kế hoạch sao lưu định kỳ
6 Hồ sơ: Không.
7 Phụ lục: Không.
1 Danh mục công văn đến BM.02.HT.01
Trang 6BỆNH VIỆN BẠCH MAI
Đơn vị:
DANH MỤC CÔNG VĂN ĐẾN NĂM
TT Số CV Ngày/tháng Nội dung công văn Nơi gửi 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
Trang 7BỆNH VIỆN BẠCH MAI
Đơn vị:
DANH MỤC CÔNG VĂN ĐI NĂM
TT Số CV Ngày/tháng Nội dung công văn Nơi gửi 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.