QT7

Lập kế hoạch dự trù mua sắm Trước ngày 15 tháng 5 hàng năm, các phòng chuyên môn trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Lai Châu có trách nhiệm lập dự trù kinh phí mua sắm tài sản, trang thiết b

VĂN PHÒNG

QUY TRÌNH

MUA SẮM, QUẢN LÝ TÀI SẢN

QT.07

NƠI NH N ẬN (ghi rõ nơi nh n r i ận rồi ồi đánh d u X ô bên c nh) ấu X ô bên cạnh) ạnh)

X PCVP Phụ trách TH và KSTTHC X Phòng Tiếp công dân

THEO DÕI TÌNH TR NG S A ẠNG SỬA ỬA Đ I (tình tr ng s a ỔI (tình trạng sửa ạnh) ửa đ i so v i b n ổi so với bản ới bản ản

tr ư c ới bản đó)

UBND TỈNH LAI CHÂU

VĂN PHÒNG

QUY TRÌNH

MUA SẮM, QUẢN LÝ TÀI

SẢN

Mã số: QT.07 Ngày ban hành: 04/11/2011 Lần sửa đổi: 1

1 Mục đích

Quy định nội dung, yêu cầu, trình tự các bước của quá trình quản lý tài sản của Văn phòng UBND tỉnh

2 Phạm vi áp dụng

- Áp dụng cho việc mua sắm, quản lý, sử dụng, thanh lý tài sản thuộc Văn phòng UBND tỉnh (không bao gồm đất đai và hồ sơ, tài liệu)

- Phòng Quản trị-Tài vụ chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện quy trình này

3 Tài liệu viện dẫn

- Quyết định số 202/2006/QĐ-TTg ngày 31/08/2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế quản lý tài sản nhà nước tại các đơn vị sự nghiệp công lập;

- Quyết định số 55/2000/QĐ-BTC ngày 19/4/2000 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính

- Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

- Thông tư số 63/2007/TT-BTC ngày 15/6/2007 hướng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm tài sản và Thông tư số 131/2007/TT-BTC ngày 5/11/2007 sửa đổi, bổ sung Thông tư số 63/2007

- Nghị định số 170/2003/NĐ-CP ngày 25/12/2003 về việc Quy định chi tiết thi hành 1 số điều của pháp lệnh giá

- Quyết định số 77/QĐ-VPUBND ngày 31 tháng 3 năm 2011 về việc ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ, quản lý sử dụng tài sản công của Văn phòng UBND tỉnh

4 Thuật ngữ, ký hiệu

- CVP: Chánh Văn phòng

- PCVP: Phó Chánh Văn phòng

- QT-TV: Quản trị - Tài vụ

5 Nội dung

5.1 Lưu đồ

Trách nhiệm Trình tự công việc Mô tả/Biểu mẫu

Phòng QT-TV

5.2.1

Kế hoạch mua sắm Chánh Văn phòng

(PCVP phụ trách)

Phòng QT-TV

5.2.2 Báo giá

Đơn vị có chức năng

thẩm định giá

Phòng QT-TV

Chánh Văn phòng

(PCVP phụ trách)

Phòng QT-TV

Đơn vị chuyên môn

5.2.3 Mẫu số S31-H Mẫu số C50-HD Phòng QT-TV

Phòng HC-TC

Đơn vị sử dụng tài sản

5.2.4 mẫu số C22-HD mẫu số C54-HD Hội đồng

kiểm kê tài sản

5.2.5 Mẫu C53-HD Hội đồng

Theo QĐ số 55/2000/QĐ-BTC

Chủ tịch UBND/

CVP/

Sở Tài chính

Hội đồng

thanh lý tài sản

5.2.7 Mẫu số C51-HD Phòng QT-TV

Theo quy định ở mục 6 của quy trình này

Nhận hàng, vào sổ theo dõi

và bàn giao tài sản

Kiểm kê, đánh giá tài sản

Tiến hành thanh lý

Lưu hồ sơ

Thống kê, lập kế hoạch

dự trù mua sắm

Xét duyệt

Thẩm định giá đối với tài sản mua sắm

từ 100.000.000 VNĐ trở lên

- Tìm nhà cung ứng

- Lấy báo giá

Làm thủ tục ký HĐ

Ký HĐ

Đề xuất xử lý tài sản hỏng,

hết khấu hao

Xét duyệt Bảo dưỡng, sửa chữa

5.2 Mô tả

5.2.1 Lập kế hoạch dự trù mua sắm

Trước ngày 15 tháng 5 hàng năm, các phòng chuyên môn trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Lai Châu có trách nhiệm lập dự trù kinh phí mua sắm tài sản, trang thiết bị phục vụ cho công tác chuyên môn của phòng mình, chuyển Phòng QT-TV tổng hợp Trên cơ sở dự trù kinh phí mua sắm tài sản của các phòng ban chuyên môn, Phòng QT-TV tổng hợp nhu cầu mua sắm hàng năm của Văn phòng trình Chánh Văn phòng (hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách) xem xét phê duyệt và tổng hợp vào dự toán chung hàng năm của cơ quan Văn phòng, gửi Sở Tài chính thẩm định tham mưu trình UBND tỉnh ra quyết định giao dự toán cho đơn vị

5.2.2 Tiến hành mua sắm:

- Căn cứ Quyết định giao dự toán do UBND tỉnh phê duyệt, phòng QT-TV

có trách nhiệm mua sắm theo kế hoạch được duyệt của Chánh Văn phòng (Phó Chánh Văn phòng phụ trách):

+ Tìm nhà cung ứng, lấy báo giá (tối thiểu lựa chọn 03 đơn vị cung cấp); + Làm các thủ tục để Chánh Văn phòng (hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách) ký hợp đồng với nhà cung ứng

- Đối với việc mua sắm tài sản có giá trị từ 100.000.000 VNĐ (Một trăm triệu đồng) trở lên thì Phòng QT-TV làm tờ trình thẩm định giá, trình CVP/PCVP duyệt,

ký gửi đơn vị có chức năng thẩm định giá để thẩm định giá

+ Tài sản mua sắm có giá trị dưới 20.000.000 VNĐ (Hai mươi triệu đồng) Thủ tục thanh toán bao gồm:

1.Hợp đồng

2 Biên bản Nghiệm thu bàn giao tài sản

3 Biên bản thanh lý hợp đồng;

4 Hóa đơn đỏ;

5 Báo giá của ít nhất 03 nhà cung cấp

+ Tài sản mua sắm có giá trị từ 20.000.000 VNĐ đến dưới 100.000.000 đ thủ tục thanh toán bao gồm:

3 Biên bản thanh lý hợp đồng;

4 Hóa đơn đỏ;

5 Báo giá của ít nhất là 3 đơn vị cung cấp vật tư tài sản;

6 Quyết định chỉ thầu đơn vị cung ứng vật tư, tài sản do Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách phê duyệt

+ Tài sản mua sắm có giá trị từ 100.000.000 VNĐ trở lên thực hiện đấu thầu theo quy định của Nhà nước Thủ tục thanh toán bao gồm:

1.Hợp đồng;

2 Biên bản Nghiệm thu bàn giao tài sản;

3 Biên bản thanh lý hợp đồng;

4 Hóa đơn đỏ;

5 Văn bản thẩm định giá của đơn vị có chức năng thẩm định giá

6 Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu

7 Quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu (hoặc hồ sơ yêu cầu)

8 Quyết định thành lập tổ chuyên gia xét thầu

9 Bảng chấm điểm, đánh giá xét thầu

10 Báo cáo kết quả xét thầu

11 Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu (hoặc Phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh)

12 Quyết định phê duyệt đơn vị trúng thầu

- Việc mua sắm phải đảm bảo chất lượng hàng hóa, đúng giá và phải có chứng từ, hóa đơn theo quy định của Nhà nước

5.2.3 Vào sổ theo dõi

Trưởng phòng QT-TV có trách nhiệm chỉ đạo Bộ phận kế toán việc ghi Sổ theo dõi theo mẫu Mẫu số S31-H để quản lý các tài sản được mua về, lập biên bản bàn giao theo mẫu Mẫu số C50-HD cho các Phòng ban chuyên môn theo quy định

5.2.4 Bảo dưỡng và sửa chữa tài sản, thiết bị.

5.2.4.1 Bảo dưỡng tài sản, thiết bị.

Trước ngày 15 tháng 5 hàng năm, các phòng chuyên môn trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Lai Châu có trách nhiệm lập dự trù kinh phí bảo dưỡng, sửa

chữa tài sản, thiết bị của phòng ban mình gửi Phòng QT-TV tổng hợp, trình lãnh đạo Văn phòng xem xét phê duyệt

Căn cứ dự trù kinh phí bảo dưỡng, sửa chữa tài sản thiết bị các phòng ban gửi tới Phòng QT-TV có trách nhiệm tổng hợp nhu cầu kinh phí bảo dưỡng, sửa chữa tài sản trang thiết bị hàng năm của Văn phòng, trình Chánh Văn phòng (hoặc Phó Văn phòng phụ trách) phê duyệt và tổng hợp vào dự toán chung hàng năm của đơn

vị gửi Sở Tài chính thẩm định, tham mưu trình UBND tỉnh ra quyết định giao dự toán cho đơn vị

Căn cứ Quyết định giao dự toán của UBND tỉnh Phòng QT-TV phối hợp với đơn vị chuyên môn và đơn vị sử dụng tài sản, thiết bị để thực hiện bảo dưỡng tài sản, thiết bị của Văn phòng theo kế hoạch được duyệt của Chánh hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách

5.2.4.2 Sửa chữa tài sản, thiết bị.

Trong quá trình sử dụng tài sản, thiết bị, nếu phát hiện sự cố bất thường, người sử dụng có trách nhiệm xử lý ngay đối với các sự cố có thể tự khắc phục, đối với các sự cố không tự khắc phục được cần thông báo cho Phòng QT-TV bằng phiếu báo hỏng theo mẫu số C22-HD

Căn cứ vào phiếu báo hỏng công cụ, dụng cụ, tài sản do phòng sử dụng tài sản thiết bị gửi tới, Phòng QT-TV thành lập Tổ kiểm tra, kiểm tra và lập biên bản kiểm tra đề xuất phương án xử lý trình Lãnh đạo Văn phòng xem xét, phê duyệt Khi được lãnh đạo Văn phòng phê duyệt phương án sửa chữa bảo dưỡng Phòng QT-TV tiến hành tìm nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa phù hợp, soạn thảo hợp đồng và trình Lãnh đạo Văn phòng phê duyệt

Khi hoàn thành việc sửa chữa, Phòng QT-TV có trách nhiệm lập biên bản nghiệm thu theo mẫu C54-HD, lấy xác nhận của đơn vị sửa chữa, đơn vị sử dụng, lập biên bản thanh lý hợp đồng sửa chữa và cập nhật vào Hồ sơ tài sản thiết bị nếu có

Thủ tục thanh toán việc sửa chữa, bảo dưỡng tài sản, trang thiết bị được tiến hành như thủ tục mua sắm tài sản

Theo định kỳ vào ngày cuối cùng của năm, hoặc khi có quyết định sát nhập, chia tách Hội đồng kiểm kê tài sản (được thành lập theo quyết định của Chánh Văn phòng gồm Đại diện Lãnh đạo Văn phòng, Trưởng phòng QT-TV, Công đoàn,

Kế toán) tiến hành kiểm kê, đánh giá tài sản, lập biên bản kiểm kê theo mẫu C53-HD

5.2.6 Đề xuất xử lý

Hội đồng chịu trách nhiệm lập báo cáo tổng hợp việc kiểm kê theo mẫu

C53-HD, đánh giá để đề xuất việc xử lý những tài sản hỏng hoặc hết khấu hao, lập văn bản gửi Sở Tài chính thẩm định giá đối với tài sản hư hỏng do đơn vị sử dụng đề nghị thanh lý, tiêu hủy

- Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt thanh lý đối với tài sản là trụ sở làm việc, nhà của các cơ sở hoạt động sự nghiệp công lập, quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất bao gồm cả quyền sử dụng đất, xe ô tô các loại, xe gắn máy và các tài sản khác có giá trị đơn chiếc theo nguyên giá từ 300 triệu đồng trở lên

- CVP ký quyết định thanh lý, tiêu hủy đối với những tài sản hư hỏng do đơn

vị quản lý sử dụng sau khi có ý kiến bằng văn bản thẩm định của Sở Tài chính

5.2.7 Thanh lý tài sản

Căn cứ vào quyết định thanh lý tài sản của các cấp có thẩm quyền Phòng

QT-TV chịu trách nhiệm tiến hành thanh lý, tiêu hủy đối với các tài sản hư hỏng theo Quyết định phê duyệt Việc tiến hành thanh lý tài sản phải đảm bảo công khai và minh bạch, lập biên bản thanh lý tài sản theo Mẫu số C51-HD

5.2.8 Lưu hồ sơ

Phòng QT-TV lập và lưu giữ hồ sơ theo quy định ở mục 6 của quy trình này

6 Hồ sơ:

TT Hồ sơ Nơi lưu Thời gian lưu

1. Dự toán tổng hợp việc mua sắm được

duyệt

Văn phòng 10 năm

2 Tờ trình thẩm định giá

3 Quyết định thành lập Hội đồng thanh lý

tài sản

4 Sổ theo dõi tài sản

5 Biên bản bàn giao tài sản

6 Lý lịch thiết bị

7 Hợp đồng bảo dưỡng, sửa chữa

8 Biên bản nghiệm thu

9 Phiếu báo hỏng

10 Biên bản kiểm kê

11 Chứng từ kế toán

12 Báo cáo tổng hợp việc kiểm kê, đánh giá

tài sản

7 Phụ lục:

Các biểu mẫu được ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC

1/ Biên bản đánh giá lại TSCĐ theo mẫu số C52-HD

2/ Biên bản kiểm kê TS theo mẫu số C53-HD

3/ Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ biểu mẫu số C22-HD

4/ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành theo mẫu số C54-HD

5/ Biên bản thanh lý TSCĐ mẫu số C51-HD

6/ Bảng tính hao mòn TSCĐ mẫu số C55a-HD

7/ Biên bản giao nhận TS theo mẫu: MS C50-HD