QTIUpload-VanBan3-Tai lieu hoi nghi cong tac van phong cap uy nam 2014

NỘI DUNG TẬP HUẤN VỀ THẨM QUYỀN BAN HÀNH; THỂ THỨC VĂN BẢN ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ CÁC CẤP VÀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐẠI HỘI Phần thứ nhất: THẨM QUYỀN BAN HÀNH VÀ THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐẠI HỘI VÀ CÁ

NỘI DUNG TẬP HUẤN

VỀ THẨM QUYỀN BAN HÀNH; THỂ THỨC VĂN BẢN ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ CÁC CẤP VÀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐẠI HỘI

Phần thứ nhất:

THẨM QUYỀN BAN HÀNH VÀ THỂ THỨC VĂN BẢN

CỦA ĐẠI HỘI VÀ CÁC TIỂU BAN GIÚP VIỆC

ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ CÁC CẤP

I Thẩm quyền ban hành văn bản của đại hội và các tiểu ban giúp việc đại hội đảng các cấp:

1 Thẩm quyền ban hành văn bản của ĐHĐB đảng bộ tỉnh, huyện:

- Đại hội: Nghị quyết, quy chế, thông báo

- Đoàn Chủ tịch: Thông báo, báo cáo

- Đoàn Thư ký, Ban thẩm tra tư cách đại biểu, Ban kiểm phiếu: báo cáo

2 Thẩm quyền ban hành văn bản của đại hội cấp cơ sở (bao gồm đại hội đại biểu và đại hội toàn thể đảng viên):

- Đại hội: Nghị quyết

- Đoàn Chủ tịch: Thông báo, báo cáo

- Đoàn Thư ký, Ban thẩm tra tư cách đại biểu, Ban kiểm phiếu: báo cáo

3 Thẩm quyền ban hành văn bản của đại hội chi bộ cơ sở và chi bộ, đảng bộ bộ phận trực thuộc đảng ủy cơ sở (bao gồm đại hội đại biểu và đại hội toàn thể đảng viên): Nghị quyết

Ngoài thẩm quyền ban hành các thể loại văn bản được quy định trên, đại hội đảng bộ các cấp (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký) được ban hành các thể loại văn bản như : chương trình, công văn, biên bản.

4 Thẩm quyền ban hành văn bản của các tiểu ban giúp việc đại hội:

quyết định, kết luận, quy chế, quy định, hướng dẫn, thông báo, cáo cáo

II Thể thức văn bản của đại hội; văn bản của BCH đảng bộ khóa đương nhiệm trình đại hội và các tiểu ban giúp việc đại hội đảng các cấp:

* Thể thức văn bản của đảng là các thành phần cần thiết của văn bản được trình bày đúng quy định để bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn bản Văn bản bao gồm 8 thành phần thể thức bắt buộc là:

- Tiêu đề

- Tên cơ quan ban hành văn bản (tác giả)

- Số và ký hiệu văn bản

- Địa điểm, ngày tháng năm ban hành văn bản

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

- Nội dung văn bản

- Chữ ký, thể thức đề ký và dấu của cơ quan ban hành văn bản

- Nơi nhận văn bản.

Ngoài các thành phần bắt buộc nêu trên, đối với từng văn bản cụ thể, tùy theo nội dung và tính chất, có thể bổ sung các thành phần thể thức sau: dấu chỉ mức độ mật, khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, bản thảo và tài liệu hội

nghị Các thành phần bổ sung này do người ký văn bản quyết định.

* Cách trình bày thể thức thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 về thể thức văn bản của Đảng;

1 Thể thức của văn bản đại hội đảng bộ từ cấp tỉnh đến cơ sở ( bao

gồm đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu) được trình bày như sau:

1.1 Tiêu đề: được ghi thống nhất tiêu đề:

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

1.2 Tên cơ quan ban hành: văn bản đại hội đảng bộ cấp nào thì ghi tên cơ

quan ban hành văn bản là đại hội đảng bộ cấp đó; ghi rõ đại hội đại biểu hay đại hội toàn thể đảng viên lần thứ mấy hoặc thời gian của nhiệm kỳ

* Đối với văn bản của đại hội:

- Nếu là đại hội đại biểu thì ghi: ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ

Ví dụ:

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ TỈNH QUẢNG NAM

LẦN THỨ XXI

*

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ HUYỆN THĂNG BÌNH

LẦN THỨ …

*

- Nếu là đại hội toàn thể đảng viên thì ghi: ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ

Ví dụ:

ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ XÃ TAM THĂNG NHIỆM KỲ 2015-2020

* ĐẠI HỘI CHI BỘ KBNN HUYỆN THĂNG BÌNH

NHIỆM KỲ 2015-2020

*

* Đối với văn bản của Đoàn chủ tịch, Đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu thì được ghi như sau:

Ví dụ:

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ HUYỆN NÚI THÀNH

LẦN THỨ …

ĐOÀN CHỦ TỊCH

*

ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ XÃ TAM THĂNG NHIỆM KỲ 2015-2020

BAN KIỂM PHIẾU

*

1.3 Số và ký hiệu:

Số văn bản của đại hội đảng bộ các cấp (gồm đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu) được đánh liên tục từ số

01 cho tất cả các thể loại văn bản kể từ ngày khai mạc (tính từ khi bắt đầu đại hội trù bị) đến hết ngày bế mạc đại hội.

Ký hiệu văn bản đại hội (gồm đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu) được lấy chung là: số…./ĐH

1.4 Các thành phần thể thức: địa điểm và ngày tháng năm văn bản, tên

loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản, phần nội dung, nơi nhận: không có

gì thay đổi so với văn bản của Ban chấp hành, Ban thường vụ Tỉnh ủy, huyện, thành ủy, đảng ủy, chi ủy

Lưu ý: đối với các ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số 0 đứng

trước đồng thời ghi đầy đủ các từ ngày….tháng….năm…., không dùng các ký

hiệu khác thay thế

1.5 Chữ ký, con dấu và thể thức đề ký:

- Chữ ký:

Văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch do đoàn chủ tịch phân công người ký; văn bản của đoàn thư ký do trưởng đoàn thư ký ký; văn bản của ban thẩm tra tư cách đại biểu do trưởng ban thẩm tra tư cách đại biểu ký; văn bản của ban kiểm phiếu do trưởng ban kiểm phiếu ký Việc ký văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu và ban kiểm phiếu thực hiện theo quy định trong quy chế đại hội

Sau đại hội, đồng chí chánh văn phòng thừa lệnh ban thường vụ cấp uỷ nhiệm kỳ mới xác nhận chữ ký của người thay mặt đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ký văn bản; thể thức đề ký trình bày như sau:

T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH

(chữ ký)

Họ và tên

Xác nhận chữ ký của đồng chí

T/L BAN THƯỜNG VỤ

CHÁNH VĂN PHÒNG

(chữ ký, dấu cấp uỷ)

Họ và tên

Riêng nghị quyết đại hội đảng bộ các cấp do đồng chí bí thư hoặc đồng chí phó bí thư cấp uỷ (nếu đồng chí bí thư đã thay mặt đoàn chủ tịch ký) xác nhận chữ ký, thể thức đề ký trình bày như sau :

T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH

(chữ ký)

Họ và tên

Xác nhận chữ ký của đồng chí

T/M TỈNH UỶ (ĐẢNG UỶ)

BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)

(chữ ký, dấu cấp uỷ)

Họ và tên

Về ký, đóng dấu biên bản đại hội :

Biên bản diễn biến đại hội, biên bản thảo luận tại hội trường, biên bản thảo luận tại đoàn, biên bản kiểm phiếu do đồng chí chánh văn phòng thừa lệnh ban thường vụ cấp uỷ nhiệm kỳ mới xác nhận chữ ký của người chịu trách nhiệm chính; thể thức đề ký trình bày như sau :

Thể thức đề ký đối với biên bản diễn biến đại hội (xác nhận chữ ký của đồng chí thay mặt đoàn chủ tịch) :

TRƯỞNG ĐOÀN

(chữ ký) (chữ ký)

Họ và tên Họ và tên

Xác nhận chữ ký của đồng chí

T/L BAN THƯỜNG VỤ

CHÁNH VĂN PHÒNG (chữ ký và dấu cấp uỷ)

Họ và tên

Thể thức đề ký đối với biên bản thảo luận tại hội trường, biên bản thảo luận

tại đoàn (xác nhận chữ ký của đồng chí trưởng đoàn thư ký) :

NGƯỜI GHI BIÊN BẢN T/M ĐOÀN THƯ KÝ

TRƯỞNG ĐOÀN

(chữ ký) (chữ ký)

Họ và tên Họ và tên

Xác nhận chữ ký của đồng chí…

T/L BAN THƯỜNG VỤ

CHÁNH VĂN PHÒNG (chữ ký và dấu cấp uỷ)

Họ và tên

- Con dấu:

Việc sử dụng con dấu trong văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư

ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu và ban kiểm phiếu do cấp ủy nhiệm kỳ mới xác nhận chữ ký và dùng dấu của cấp ủy đó

- Thể thức đề ký đối với văn bản của đại hội đảng các cấp (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu đều phải ghi thể thức đề ký là: T/M (thay mặt)

Ví dụ:

T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH

(chữ ký)

Họ và tên

T/M ĐOÀN THƯ KÝ

TRƯỞNG ĐOÀN

(chữ ký)

Họ và tên

T/M BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU

TRƯỞNG BAN

(chữ ký)

Họ và tên

T/M BAN KIỂM PHIẾU

TRƯỞNG BAN

(chữ ký)

Họ và tên

2 Thể thức văn bản của ban chấp hành đảng bộ khoá đương nhiệm trình đại hội

2.1- Văn bản của ban chấp hành đảng bộ khoá đương nhiệm trình đại hội

(bao gồm báo cáo chính trị của đảng bộ, báo cáo kiểm điểm của ban chấp hành đảng bộ, báo cáo công tác nhân sự ban chấp hành đảng bộ nhiệm kỳ mới) phải

có đầy đủ các thành phần thể thức bắt buộc, do đồng chí bí thư cấp uỷ ký và đóng dấu cấp uỷ

2.2- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản

- Đối với báo cáo chính trị của đảng bộ

+ Trường hợp báo cáo chính trị không có chủ đề :

BÁO CÁO

(trích yếu nội dung)

(Báo cáo của ban chấp hành đảng bộ khoá

trình đại hội đại biểu đảng bộ lần thứ )

+ Trường hợp báo cáo chính trị có chủ đề :

(TÊN NỘI DUNG CHỦ ĐỀ BÁO CÁO)

(Báo cáo của ban chấp hành đảng bộ khoá

trình đại hội đại biểu đảng bộ lần thứ )

- Đối với báo cáo kiểm điểm của ban chấp hành đảng bộ

BÁO CÁO kiểm điểm của ban chấp hành đảng bộ nhiệm kỳ

- Đối với báo cáo về công tác nhân sự ban chấp hành đảng bộ nhiệm kỳ mới

BÁO CÁO

về công tác nhân sự ban chấp hành đảng bộ nhiệm kỳ

3 Thể thức văn bản của các tiểu ban giúp việc đại hội đảng các cấp:

Về các thành phần thể thức bắt buộc (08 thành phần) văn bản của các tiểu

ban giúp việc đại hội cơ bản thực hiện như văn bản của đại hội nhưng lưu ý một

số thành phần sau:

- Tên cơ quan ban hành văn bản: phải ghi tên cấp ủy mà cơ quan đó trực

thuộc phía trên tên cơ quan ban hành văn bản:

Ví dụ :

HUYỆN ỦY NÚI THÀNH

TIỂU BAN VĂN KIỆN ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ LẦN THỨ ….

*

- Số và ký hiệu: số văn bản của mỗi tiểu ban được đánh số liên tục từ số

01 cho tất cả các thể loại văn bản từ khi tiểu ban thành lập đến khi kết thúc hoạt động

Ký hiệu văn bản là tên viết tắt của tên thể loại văn bản và tác giả văn bản.

Ví dụ: Số….CV/TB; số….-BC/TB.

- Thể thức đề ký và sử dụng con dấu trong trường hợp các tiểu ban giúp việc chuẩn bị và tổ chức đại hội không có con dấu: các tiểu ban này thành lập nhưng không có con dấu riêng thì trong quyết định thành lập phải có điều khoản quy định về sử dụng con dấu của cấp ủy, cơ quan có thẩm quyền thành lập tiểu ban đó

Đối với các tiểu ban đã thành lập nhưng chưa có quy định về sử dụng con dấu thì phải có quy định bổ sung về việc sử dụng con dấu

+ Trường hợp đồng chí trưởng tiểu ban là bí thư, phó bí thư, uỷ viên ban thường vụ cấp uỷ ký, thì sử dụng con dấu của cấp uỷ để đóng vào văn bản ban hành; thể thức đề ký ghi rõ chức vụ được bầu cao nhất và chức vụ kiêm nhiệm của người ký như trong quyết định thành lập tiểu ban

Ví dụ:

PHÓ BÍ THƯ kiêm

TRƯỞNG TIỂU BAN

(chữ ký và con dấu của cấp ủy)

Họ và tên

+ Trường hợp đồng chí trưởng tiểu ban là thủ trưởng cơ quan không phải

là uỷ viên ban thường vụ cấp uỷ ký, thì sử dụng con dấu của cơ quan đó để đóng vào văn bản ban hành; thể thức đề ký ghi rõ chức vụ được bổ nhiệm cao nhất và chức vụ kiêm nhiệm của người ký

Ví dụ:

CHÁNH VĂN PHÒNG

kiêm

TRƯỞNG TIỂU BAN

(chữ ký, dấu văn phòng)

Họ và tên

+ Trường hợp đồng chí phó trưởng tiểu ban là uỷ viên ban thường vụ cấp

uỷ ký, thì sử dụng con dấu của cấp uỷ để đóng vào văn bản ban hành; thể thức

đề ký ghi rõ chức vụ được bầu cao nhất và chức vụ kiêm nhiệm, không đề ký thay (K/T) trưởng tiểu ban

Ví dụ:

UỶ VIÊN BAN THƯỜNG VỤ

kiêm

PHÓ TRƯỞNG TIỂU BAN

(chữ ký, dấu cấp uỷ)

Họ và tên

+ Trường hợp đồng chí phó trưởng tiểu ban không phải là uỷ viên ban thường vụ cấp uỷ ký, thì sử dụng con dấu của cơ quan thường trực tiểu ban hoặc con dấu của văn phòng cấp uỷ để đóng vào văn bản ban hành

Ví dụ:

CHÁNH VĂN PHÒNG

kiêm

PHÓ TRƯỞNG TIỂU BAN

(chữ ký, dấu văn phòng)

Họ và tên

Phần thứ hai CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐẠI HỘI

* Khái niệm:

- Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một hay một số đặc trưng chung như tên loại văn bản, tác giả văn bản, thời gian văn bản hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, một cá nhân

- Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định

Công tác lập hồ sơ đại hội đảng bộ các cấp nhiệm kỳ 2015-2020 được thực hiện theo Hướng dẫn số 26-HD/VPTW ngày 30/11/2009 của Văn phòng Trung ương Đảng và Hướng dẫn số 28-HD/VPTU ngày 26/01/2010 của Văn phòng Tỉnh ủy Trong quá trình tổ chức thực hiện các cấp ủy đảng cần lưu ý một số nội dung sau:

1 Có văn bản quy định cụ thể trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc thu thập, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đại hội Cụ thể:

- Văn phòng các cấp ủy đảng có trách nhiệm lập hồ sơ các tài liệu về chỉ đạo, hướng dẫn chung về đại hội đảng bộ các cấp; về quá trình chuẩn bị, tổ chức, diễn biến, phục vụ đại hội đảng bộ cấp mình

Đối với những cấp uỷ thực hiện việc đại hội trực tiếp bầu bí thư thì văn phòng cấp uỷ, có trách nhiệm lập hồ sơ về bầu cử bí thư cấp ủy đó

- Ban tổ chức các cấp ủy đảng có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu hướng dẫn chuẩn bị nhân sự đại hội đảng bộ các cấp; tài liệu tham gia chuẩn bị về nhân sự đại hội đảng bộ cấp mình và nhân sự đi dự đại hội đại biểu đảng bộ cấp trên

- UBKT các cấp ủy có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu về công tác kiểm tra phục vụ đại hội đảng bộ các cấp; tài liệu về giải quyết đơn, thư tố cáo, khiếu nại liên quan đến nhân sự đại hội; tài liệu về tham gia chuẩn bị nhân sự Ủy ban Kiểm tra cấp ủy mình (khoá mới)

- Ban tuyên giáo các cấp ủy có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu về công tác tuyên truyền, công tác tư tưởng phục vụ đại hội đảng bộ cấp mình và đại hội đảng bộ các cấp

2 Việc lập hồ sơ đại hội được tiến hành trong suốt quá trình từ khi chuẩn bị đến khi tiến hành và kết thúc đại hội Tài liệu đưa vào hồ sơ bao gồm tài liệu giấy, tài liệu điện tử, ảnh, băng ghi âm, ghi hình và các vật mang tin khác (nếu có)

Lưu ý: đối với tài liệu điện tử, ảnh, băng ghi âm, ghi hình khi giao nộp phải

ghi chú thích rõ ràng, đầy đủ nội dung và bỏ vào phong bì chế độ bảo quản riêng Các cơ quan, đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ trực tiếp lập các hồ sơ đại hội mở hồ sơ ngay sau khi có quyết định thành lập hoặc được lãnh đạo phân công nhiệm vụ lập hồ sơ, đồng theo dõi đầy đủ quá trình chuẩn bị, diễn biến, phục vụ đại hội để đưa tài liệu vào đúng theo danh mục hồ sơ đã xây dựng Khi kết thúc đại hội, hoàn chỉnh hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cấp ủy theo quy định

3 Tại các quyết định thành lập các tiểu ban giúp việc đại hội nhất thiết phải

có điều khoản quy định chặt chẽ việc sử dụng con dấu và trách nhiệm lập, giao nộp hồ sơ đại hội vào lưu trữ cấp ủy Nếu đã ban hành quyết định thành lập mà thiếu điều khoản này thì phải bổ sung

Các đồng chí Trưởng tiểu ban các ban giúp việc đại hội các cấp có trách nhiệm lập hoặc phân công các thành viên trong tiểu ban chịu trách nhiệm lập hồ

sơ đại hội theo từng nhiệm vụ được phân công quy định tại quyết định thành lập

Cụ thể:

- Tiểu ban chuẩn bị về văn kiện đại hội có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu về chuẩn bị báo cáo chính trị, nghị quyết đại hội, báo cáo kiểm điểm Ban chấp hành

và các báo cáo khác trình đại hội (nếu có)

- Tiểu ban nhân sự có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu về tham gia chuẩn bị nhân sự dự đại hội đại biểu đảng bộ cấp mình; nhân sự Ban chấp hành đảng bộ cấp mình (khoá mới) và nhân sự dự Đại hội đại biểu đảng bộ cấp trên

Đối với những cấp ủy thực hiện việc đại hội trực tiếp bầu bí thư thì Tiểu ban nhân sự có trách nhiệm lập hồ sơ về tham gia chuẩn bị nhân sự bí thư

- Tiểu ban tổ chức, phục vụ đại hội có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu, chuẩn

bị về cơ sở vật chất, kinh phí, địa điểm, công tác bảo vệ tổ chức đại hội đại biểu đảng bộ của cấp mình

4 Thời hạn nộp lưu tài liệu đại hội vào kho lưu trữ của các cấp ủy sau khi đại hội kết thúc chậm nhất là 01 tháng

5 Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong việc hướng dẫn công tác lập

hồ sơ đại hội đảng bộ các cấp, nhiệm kỳ 2015-2020

5.1 Cấp tỉnh:

- Trên cơ sở Hướng dẫn số 26-HD/VPTW ngày 30/11/2009 của Văn phòng Trung ương và Hướng dẫn số 28-HD/VPTU ngày 26/01/2010 của Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Tỉnh ủy ban hành hướng dẫn công tác lập hồ sơ đại hội đại biểu đảng bộ từ cấp tỉnh, huyện và tương đương đến xã, phường, thị trấn

- Phòng Lưu trữ Tỉnh ủy chịu trách nhiệm việc hướng dẫn công tác lập và

nộp lưu hồ sơ đại hội; đôn đốc các tổ chức, cá nhân có liên quan hoàn chỉnh hồ

sơ và lập thủ tục giao nộp hồ sơ đại hội vào lưu trữ Tỉnh ủy theo quy định

5.2 Cấp ủy huyện, thành phố và đảng ủy trực thuộc: lãnh đạo Văn phòng cấp ủy huyện, thành phố, các đảng ủy trực thuộc chịu trách nhiệm hướng dẫn công tác lập và nộp lưu hồ sơ đại hội; phân công cán bộ phụ trách lưu trữ tổ chức thu thập hồ sơ đại hội của các tổ chức, cá nhân liên quan giao nộp vào kho lưu trữ cấp ủy theo quy định

5.3 Cấp ủy xã, phường, thị trấn: Thường trực thường vụ Đảng ủy và cán

bộ phụ trách Văn phòng Đảng ủy chịu trách nhiệm lập hồ sơ đại hội và giao nộp

về Kho lưu trữ huyện, thành ủy theo quy định