sample- quy trinh thuc hien cong viec- ban thuong hieu

Phối hợp với các đơn vị giám sát, kiểm tra thực hiện chương trình tại hệ thống các cửa hàng... Các đơn vị tham gia chương trình gửi báo cáo kết quả tới Ban Thương hiệu – Marketing 7.. Cá

UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI

TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC BAN THƯƠNG HIỆU - MARKETING

(Ban hành theo Quyết định số /QĐ-TCT-TTNCPT ngày /11/2011

của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng công ty Thương mại Hà Nội)

A CÁC QUY TRÌNH

1 Quy trình xúc tiến bán hàng

2 Quy trình tổ chức hội chợ trong nước

3 Quy trình tổ chức sự kiện

4 Quy trình chăm sóc, quản lý khách hàng của TCT: (THẺ HỘI VIÊN)

5 Quy trình thiết kế toàn bộ các ấn phẩm

6 Quy trình thiết kế và hoàn thiện các bộ nhận diện thương hiệu chuẩn

7 Quy trình thiết kế gian hàng, hội chợ

8 Quy trình Bảo hộ Sở hữu trí tuệ

9 Quy trình Kiểm tra Thương hiệu

10 Quy trình Nhượng quyền thương mại

11 Quy trình Sử dụng nhãn hiệu

12 Quy trình nghiên cứu và xây dựng kế hoạch truyền thông cho TCT

13 Quy trình xây dựng bản tin định kỳ của TCT

14 Quy trình phối hợp với các bộ phận xây dựng, cập nhập website TCT

15 Quy trình quảng cáo, bảng biển, in ấn

B NỘI DUNG CÁC QUY TRÌNH

I Quy trình xúc tiến bán hàng

1 Xây dựng dự thảo kế hoạch (nội dung khuyến mại, maquette chương trình, quảng bá

truyền thông) và báo cáo ban lãnh đạo TCT

2 Khảo sát, phân tích, đánh giá hệ thống TCT và các đối thủ canh tranh để đưa ra đề

xuất chương trình phù hợp

3 Tổ chức họp bàn, thống nhất chủ trương với các đơn vị tham gia chương trình

4 Triển khai chương trình

5 Phối hợp với các đơn vị giám sát, kiểm tra thực hiện chương trình tại hệ thống các

cửa hàng

6 Các đơn vị tham gia chương trình gửi báo cáo kết quả tới Ban Thương hiệu – Marketing

7 Lập báo cáo tổng hợp kết quả thực hiện chương trình tới Ban lãnh đạo TCT, rút kinh nghiệm cho các chương trình tiếp theo

8 Hồ sơ lưu tại Bộ phận Marketing

II Quy trình tổ chức hội chợ trong nước:

1 Xây dựng dự thảo kế hoạch (sơ đồ thiết kế tổng thể gian hàng, lộ trình công việc, phân công công việc) và báo cáo ban lãnh đạo TCT

2 Gửi công văn mời các đơn vị thành viên tham gia hội chợ;

3 Liên hệ, làm việc với một số đối tác chuyên nghiệp trong lĩnh vực dàn dựng hội chợ phối hợp với bộ phận thiết kế lên phương án khả thi nhất;

4 Tiếp nhận đăng kí tham gia của các đơn vị;

5 Hoàn tất thủ tục đăng ký tham gia gửi tới BTC hội chợ

6 Kết hợp theo dõi, giám sát các hoạt động diễn ra tại HC, báo cáo những phát sinh để giải quyết, khắc phục kịp thời

7 Triển khai chương trình

8 Các đơn vị tham gia hội chợ gửi báo cáo kết quả tới Ban Thương hiệu – Marketing

9 Lập báo cáo tổng hợp kết quả thực hiện gửi ban lãnh đạo TCT, các Đơn vị tham gia rút kinh nghiệm cho các chương trình tiếp theo

10 Hồ sơ lưu tại Bộ phận Marketing

III Quy trình tổ chức sự kiện:

1 Xây dựng dự thảo kế hoạch (chương trình, phân công công việc, thành phần khách mời, quà tặng khách mời, phương án tổ chức sự kiện, thiết kế maquette giấy mời – backdrop - banner) và báo cáo ban lãnh đạo TCT

2 Liên hệ, trao đổi, khảo sát thực tế và chọn lựa đối tác tổ chức sự kiện

3 Kiểm tra nhận diện thương hiệu, giám sát tổ chức triển khai các hạng mục công việc liên quan

4 Triển khai trương trình

5 Báo cáo kết quả chương trình tới lãnh đạo Ban và lãnh đạo TCT, rút kinh nghiệm cho các chương trình tiếp theo

6 Hồ sơ lưu tại Bộ phận Marketing

IV Quy trình chăm sóc, quản lý khách hàng của TCT: (THẺ HỘI VIÊN)

1 Xây dựng dự thảo kế hoạch (thiết kế maquette Thẻ hội viên các loại, cẩm nang mua sắm đi kèm thẻ, phương án chăm sóc khách hàng theo tháng – quý – năm, phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng) và báo cáo lãnh đạo TCT

2 Gửi dự thảo kế hoạch tới các đơn vị tham gia chương trình tham góp ý kiến

3 Chọn lựa đối tác sản xuất Thẻ và Cẩm nang mua sắm;

4 Làm việc với đối tác phần mềm quản lý khách hàng => chọn lựa được giải pháp tối

ưu theo tình hình thực tế của TCT;

5 Kết hợp cùng trung tâm CNTT tập huấn cho các đơn vị tham gia chương trình các hạng mục công việc liên quan

6 Các đơn vị tham gia chương trình có kế hoạch chăm sóc khách hàng riêng cho đối tượng khách hàng thân thiết của mình theo tháng/quý/năm bên cạnh chương trình chung của TCT

7 Các Đơn vị báo cáo các hoạt động của chương trình 01 lần/tháng tới Ban thương hiệu – Marketing

8 Tổng hợp báo cáo các hoạt động chương trình tổng thể tới ban lãnh đạo TCT 01 lần/tháng

9 Hồ sơ lưu tại Bộ phận Marketing

V Quy trình thiết kế toàn bộ các ấn phẩm:

1 Nghiên cứu kế hoạch, nội dung chương trình xúc tiến để xây dựng nội dung thiết kế

2 Tham khảo tư liệu đồ họa trên mạng, khảo sát thực tế tại chuỗi bán lẻ, cửa hàng chuyên doanh của TCT, các đơn vị thành viên và các đối thủ cạnh tranh để đưa ra các thiết kế phù hợp

3 Nghiên cứu, tập trung thiết kế

4 Gửi email, in ấn bản thảo maquette thiết kế xin ý kiến lãnh đạo TCT

5 Trình ký Lãnh đạo TCT và kết hợp với chuyên viên triển khai in ấn, nghiệm thu

6 Hồ sơ lưu tại Bộ phận Marketing

VI Quy trình thiết kế và hoàn thiện bộ Nhận diện thương hiệu:

1 Trao đổi với các Đơn vị thành viên để nắm bắt nhu cầu về hoàn thiện nhận diện thương hiệu cho phù hợp với loại hinh kinh doanh của Đơn vị

2 Tìm kiếm, liên hệ làm việc với các đối tác, đưa ra yêu cầu báo giá và lộ trình thiết kế

3 Nghiên cứu tài liệu về quy chuẩn hệ thống nhận diện thương hiệu, lên ý tưởng thiết kế

4 Làm việc với cụ thể với các đơn vị để tư vấn về hoàn thiện bộ nhận diện thương hiệu Sau đó phối hợp các đơn vị thiết kế chuyên nghiệp để hoàn thiện bộ nhận diện thương hiệu cho các đợn vị thành viên của TCT

5 Hồ sơ lưu tại Bộ phận Thương hiệu

VII Quy trình thiết kế gian hàng, hội chợ:

1 Nghiên cứu tài liệu của Ban tổ chức hội chợ cung cấp, lên layout sơ đồ gian hàng theo đăng kí của các đơn vị

2 Xin ý kiến lãnh đạo, lên thiết kế sơ bộ cho gian hàng của TCT và các đơn vị thành viên

3 Triển khai chương trình

+ Khảo sát mặt bằng, tham khảo mô hình hội chợ các năm trước để lên maquette thiết kế gian hàng hội chợ, triển lãm, phòng trưng bày

+ Kết hợp với Ban Tổ chức, lựa chọn đối tác và giám sát đối tác thi công gian hàng hội chợ để đảm bảo tiến độ và chất lượng

4 Báo cáo kết quả đến Lãnh đạo TCT và các Đơn vị tham gia

5 Hồ sơ lưu tại Bộ phận Marketing

VIII Quy trình Bảo hộ Sở hữu trí tuệ

1 Tiếp nhận thông tin yêu cầu đăng ký bảo hộ nhãn hiệu từ lãnh đạo Tổng công ty

hoặc đề xuất bảo hộ nhãn hiệu đã được phê duyệt của lãnh đạo Tổng công ty từ các đơn vị, bộ phận có liên quan

2 Nghiên cứu, tra cứu thông tin về nhãn hiệu đăng ký.

3 Lập hồ sơ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu

4 Nộp hồ sơ trực tiếp tại Cục Sở hữu trí tuệ hoặc thông qua các Văn phòng luật sư,

Văn phòng Sở hữu trí tuệ

5 Theo dõi tiến độ thẩm định, cung cấp các tài liệu bổ sung theo yêu cầu của Cục SHTT hoặc Văn phòng luật sư, Văn phòng Sở hữu trí tuệ (nếu được yêu cầu)

6 Đóng đầy đủ lệ phí: Nộp đơn, cấp văn bằng, Gia hạn văn bằng đã được cấp

7 Hồ sơ lưu tại Bộ phận Thương hiệu

IX Quy trình Kiểm tra Thương hiệu

1 Lập kế hoạch kiểm tra định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo TCT

2 Thông báo chương trình kiển tra định kỳ hoặc đột xuất đến Lãnh đạo các đơn vị quản lý hệ thống thương mại nội địa hoặc cán bộ phụ trách chuỗi, địa điểm cần

kiểm tra (bằng văn bản, email, điện thoại, tin nhắn).

3 Kiểm tra: Hình ảnh bên ngoài, hình ảnh bên trong; hàng hoá; sắp xếp hàng hoá; các chương trình đang triển khai trong hệ thống; thái độ phục vụ khách hàng của nhân viên

4 Nhắc nhở những thiếu sót tại thời điểm kiểm tra hoặc báo cáo trực tiếp đến các bộ phụ trách trực tiếp hoặc quản lý hệ thống

5 Báo cáo kiểm tra hệ thống gửi Lãnh đạo TCT và đơn vị được kiểm tra

6 Hồ sơ lưu tại Bộ phận Thương hiệu

X Quy trình Nhượng quyền thương mại

1 Tiếp nhận thông tin từ lãnh đạo TCT hoặc theo yêu cầu của Đối tác

2 Nghiên cứu, kiểm tra thông tin về đối tác

3 Phối hợp với các đơn vị, bộ phận liên quan để triển khai khảo sát địa điểm NQTM

4 Xây dựng phương án, báo cáo lãnh đạo TCT để phê duyệt

5 Ký hợp đồng NQTM

6 Triển khai và khai trương địa điểm NQTM

7 Thực hiện các hạng mục NQTM theo hợp đồng; kiểm tra, giám sát, đôn đốc và thu phí NQTM

8 Báo cáo định kỳ hoạt động NQTM tới Lãnh đạo TCT phụ trách

9 Hồ sơ lưu tại Bộ phận Thương hiệu

XI Quy trình Sử dụng nhãn hiệu

1 Tiếp nhận thông tin từ lãnh đạo TCT hoặc theo yêu cầu của Đối tác;

2 Nghiên cứu, kiểm tra thông tin của đối tác;

3 Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm phán với Đối tác việc sử dụng nhãn hiệu

4 Xây dựng phương án Sử dụng nhãn hiệu trình lãnh đạo TCT

5 Ký kết Hợp đồng sử dụng nhãn hiệu

6 Giám sát quá trình sử dụng nhãn hiệu

8 Thu phí sử dụng nhãn hiệu

9 Hồ sơ lưu tại Bộ phận Thương hiệu

XII Quy trình nghiên cứu và xây dựng kế hoạch truyền thông cho TCT:

1 Xây dựng kế hoạch truyền thông

2 Báo cáo đề xuất tham gia

3 Chuẩn bị nội dung: thông tin, người trả lời phỏng vấn, maket,

4 Thực tế chương trình: thực tế địa điểm, sự kiện diễn ra,

5 Báo cáo lịch phát sóng

6 Nghiệm thu chương trình

7 Hoàn tất thủ tục thanh toán

8 Hồ sơ lưu tại Bộ phận Truyền thông

XIII Quy trình xây dựng bản tin định kỳ của TCT:

1 Xây dựng kế hoạch nội dung, báo cáo lãnh đạo Tổ bản tinphê duyệt

2 Gửi kế hoạch cho Ban biên tập và cộng tác viên

3 Nhận bài, tổng hợp, biên tập

4 Chuyển bộ phận biên tập lại, kiểm duyệt

5 Chuyển bộ phận thiết kế

6 Trình lãnh đạo Tổ bản tin duyệt nội dung

7 In ấn, phát hành

8 Hoàn tất thủ tục thanh toán

9 Hồ sơ lưu tại Bộ phận Truyền thông

XIV Quy trình phối hợp với các bộ phận xây dựng, cập nhập website TCT:

1 Thu thập thông tin

2 Biên tập nội dung

3 Trình lãnh đạo TCT phê duyệt

4 Đăng tải lên Website

5 Kiểm tra, điều chỉnh, hoàn thiện

6 Hồ sơ lưu tại Bộ phận Truyền thông

XV Quy trình quảng cáo, bảng biển, in ấn:

1 Xây dựng kế hoạch quảng cáo hàng năm

2 Đề xuất lãnh đạo TCT phê duyệt

3 Lựa chọn đối tác

4 Ký kết hợp đồng

5 Kiểm tra việc triển khai, nghiệm thu

6 Thanh lý, hoàn tất thủ tục thanh lý

7 Hồ sơ lưu tại Bộ phận Truyền thông

TỔNG GIÁM ĐỐC

Vũ Thanh Sơn