một số giải pháp hoàn thiện công tác bán hàng của phòng kinh doanh công ty cổ phần tara

Thông qua hoạt động bán hàng mà người ta có thểđánh giá được hoạt động kinh doanh của Công ty trên thị trường, và những quytrình trong hoạt động kinh doanh như nghiên cứu thị trường, hoạ

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây nền kinh tế thị trường nước ta có nhiều biến đổiquan trọng theo chiều hướng tích cực để có thể phát triển thì cách duy nhất làDoanh nghiệp phải thấy được môi trường kinh doanh có tác động thế nào đến hoạtđộng kinh doanh của Doanh nghiệp

Trong nền kinh tế thị trường hàng hoá được sản xuất và tiêu thụ nhằm thựchiện những chiến lược kinh doanh của mỗi Doanh nghiệp và thoả mãn nhu cầungười tiêu dùng Do đó hoạt động bán hàng là một khâu quan trọng trong hoạt độngkinh doanh của mỗi Công ty Thông qua hoạt động bán hàng mà người ta có thểđánh giá được hoạt động kinh doanh của Công ty trên thị trường, và những quytrình trong hoạt động kinh doanh như nghiên cứu thị trường, hoạt động xúc tiến bánhàng, công tác giám sát và triển khai thực hiện, và những chiến lược giá cả

Mỗi doanh nghiêp khi bắt đầu tiến hành sản xuất kinh doanh trên thị trườngbao giờ cũng đề ra cho mình những mục tiêu nhất định,và cũng có nhiều mục tiêucho Doanh nghiệp phấn đấu như lợi nhuận, vị thế

Trong đó mục tiêu lợi nhuận được coi là mục tiêu hàng đầu, để đạt được mụctiêu này Doanh nghiệp phải luôn quan tâm đến các vấn đề trọng tâm trong kinhdoanh mà trong đó công tác bán hàng là công tác quan trọng nhất trong chiến lượckinh doanh cuả mỗi Công ty

Cũng như mọi Doanh nghiệp trong nên kinh tế thị trường để có kinh doanhhiệu quả Công ty Cổ phần Tara có cơ sở chính tại tẩng 3 số 10 Tạ Quang Bửu BáchKhoa Hà Nội đã có các biện pháp nâng cao hoạt động bán hàng và dịch vụ chắmsóc khách hàng nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng Trong những nămCông ty Cổ phần Tara đã đạt được những bước phát triển mạnh mẽ trong việc mởrộng và chiếm lĩnh thị trường, tạo được uy tín và niềm tin trong khách hàng Do đóviệc hoàn thiện công tác bán hàng và dịch vụ sau bán hàng của Công ty phải cónhững chuyển biến mạnh mẽ để đem lại hoạt hiệu quả kinh doanh cho Công ty

Qua quá trình thực tập, tìm hiểu thực tràng của Công ty Cổ phần Tara, kết

hợp với kiến thức đã tiếp thu tại nhà trường, em đã chọn đề tài ”Một số giải pháp hoàn thiện công tác bán hàng của phòng Kinh doanh Công ty Cổ phần Tara” để

viết chuyên đề thực tập

Ngoài lời mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo thì kết cấu củachuyên đề gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Tara

Chưong 2: Thực trạng công tác tổ chức bán hàng của phòng Kinh doanh Công

ty Cổ phần Tara

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác bán hàng tại phòng Kinh doanh Công ty Cổ phần Tara

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa QTKD, đặc biệt là sự giúp

đỡ tận tình của cô giáo Thạc sỹ Nguyễn Thị Hồng Thắm, cùng toàn thể các cô chú,anh chị tại quý Công ty Cổ phần Tara đã tận tình giúp đỡ em trong suốt thời gianthực tập và hoàn thành chuyên đề thực tập của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

Chương I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TARA

Nghành nghề kinh doanh: Phân phối điện tử, điên lạnh và điện gia dụngTên giao dịch: Chi nhánh công ty cổ phần Tara

(Tara joint stock company Branch)

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty cổ phần Tara được thành lập tại Việt Nam với trụ sở hoạt động tại297/26 Lý Thường Kiệt, Phường 15, Quận 11 TP Hồ Chí Minh Tên giao dịchquốc tế là Tara joint stock company với hình thức là công ty cổ phần với số vốnđiểu lệ là 36 tỷ Tara thể hiện là một công ty có tiềm lực tài chính khá ổn định khibước vào thị trường kinh doanh trong lĩnh vực phân phối các hàng điện tử- điệnlạnh- điện gia dụng

Công ty cổ phần Tara Miền Bắc là một chi nhánh của công ty cổ phần Tara,ban lãnh đạo công ty đã quyết định tách công ty cổ phần Tara thành 2 đơn vị hạchtoán độc lập là: Công ty cổ phần Tara và Chi nhánh công ty CP Tara ( Tại Hà Nội)

Từ khi mới thành lập, ban lãnh đạo công ty đã sớm nhận thấy thị trường Việt Nam

là một thị trương tiềm năng kinh doanh trong lĩnh trong lĩnh vực điện tử- điện lạnh

và điện gia dụng, được thể hiện qua hoạt động kinh doanh của công ty liên tục tăngtrưởng ở mức cao Trong khi các nhãn hiệu nổi tiếng như Panasonic, Sharp, Philips,Carrier, Tiger, Pioneer, Blusetone… đang làm mưa làm gió trên thị trường thế giớithì trên thị trưòng Việt Nam chỉ có số ít người tiêu dùng biết đến bởi sự phong phú

về chủng loại hàng hoá và model Điều này đã đánh dấu một bước ngoặt quan trọngcho sự phát triển của doanh nghiệp trong những năm qua Cho đến nay chi nhánhcông ty cổ phần Tara Hà Nội là nhà phân phối hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vựcđiện tử- điện lạnh và điện gia dụng, với các thương hiệu nổi tiếng như: Pansonic,Sharp, Philips, Carrier, Tiger, Pioneer, Blusetone…

Sớm thành công trên thị trường Miền Nam, Công ty CP Tara đã mở rộngmạng lưới tiêu thụ ra thị trưòng Miền Bắc và cho tới nay các sản phẩm của Tara đã

có mặt trên thị trưòng toàn quốc Cùng vớí sự phát triển, hội nhập của nền kinh tếtrong nước là sự phát triển của các ngành hàng điện tử- điện lạnh và điện gia dụngtrên toàn quốc , sự phát triển của các Doanh nghiệp, hệ thống trung tâm, siêu thị hệthống bán buôn bán lẻ trên đã tạo ra cho Doanh nghiệp các đối thủ cạnh tranh lớn.Bằng sự nỗ lực không ngừng của ban lãnh đạo và công nhân viên đã giúp cho Công

ty đứng vững trên thị trường và ngày một phát triển lớn mạnh Việc trở thành mộttrong những Công ty hàng đầu về kinh doanh, phân phối các mặt hàng điện tử- điệnlạnh và điện gia dụng với hệ thống phân phối rộng khắp toàn quốc là mục tiêu quantrọng và then chốt mà ban lãnh đạo Công ty luôn hướng tới

1.2 Ngành nghề kinh doanh

Nhập khẩu và phân phối các mặt hàng điện tử- điện lạnh và điện gia dụngvới các thương hiệu nổi tiếng gồm: Blusetone, Carrier, Panasonic, Phipips, Sharp,Tiger trên thị trưòng Việt Nam

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty

Với tổng số nhân viên lên tới 120 người và hiện nay còn đang tiếp tục tăngthông qua việc tuyển dụng hàng năm, Tara Miền Bắc được đánh giá là một công ty

có quy mô vừa với mô hình tổ chức trực thuộc trức năng được bố trí như sau:

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của chi nhánh công ty Tara

HC _ NS

Bộ phận

HC _ NS

Thu hồi nợ

Thu hồi nợ

Thủ quỹThủ

quỹ

NV

kế toán

NV

kế toán

Bộ phận

kế toán

Bộ phận

kế toán

Thư

ký kinh doan h

Thư

ký kinh doan h

NV kinh doan h

NV kinh doan h

Bộ phận kinh doan

h tỉnh

Bộ phận kinh doan

h tỉnh

Bộ phận kinh doan

h Hà Nội

Bộ phận kinh doan

h Hà Nội

Trưở

ng nghà

nh GD

Trưở

ng nghà

nh GD

Trưở

ng ngàn

h ĐT

- ĐL

Trưở

ng ngàn

h ĐT

- ĐL

NV kinh doan h

NV kinh doan h

Thư

ký kinh doan h

Thư

ký kinh doan h

Bộ phận hậu cần

Bộ phận hậu cần

Thủ khoThủ

kho

NV khoNV

kho

Giá

m sát BH

Giá

m sát BH

Kế toán BH

Kế toán BH

Thư

ký BH

Thư

ký BH

NV lái

xe phụ xe

NV lái

xe phụ xe

NV giao nhận

NV giao nhận

Nhân viên BH

Nhân viên BH

Trưở

ng kho

Trưở

ng kho

NV lắp đặt

NV lắp đặt

Giá

m sát giao lắp

Giá

m sát giao lắp

* Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận

+ GDCN: Toàn quyền quyết định mọi hoạt động kinh doanh của chi nhánh

và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc Công ty và trước pháp luật

+ Bộ phận kinh doanh: Chiếm số lượng lớn nhất trong Công ty có nhiệm vụgiới thiệu sản phẩm tới từng khách hàng, lập kế hoạch hoạt động cho từng tuần vớicác hoạt động chính như: tiếp xúc, điều tra thị trường, giới thiệu sản phẩm, các dịch

vụ chăm sóc khách hàng, lập đơn hàng cho bộ phận kế toán, giữ mối quan hệthường xuyên với khách hàng

+ Bộ phận hành chính – nhân sự: Điều chỉnh nhân sự trong Công ty, thựchiện công tác tuyển dụng nhân sự, tổ chức sự kiện, xây dựng kế hoạch, chính sáchcho cán bộ nhân viên trong Công ty

+ Phòng hậu cần: Thực hiện các nhịêm vụ vận chuyển và giao hàng, bảohành sản phẩm, quản lý công nghệ sản xuất, kiểm tra chất lượng hàng hoá Với một

số đồ điện nhân viên kỹ thuật phải thực hiện kiểm tra theo yêu cẩu ở cục đo lườngchất lượng sản phẩm sau khi nhập vào lãnh thổ Việt Nam

+ Bộ phận kho: Nhập hàng, bảo quản sản phẩm và thường xuyên báo cáo vềtình hình số lượng nhập vào và tồn kho cho bộ phận kế toán

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức nhân sự phòng kinh doanh của Công ty Tara

ASM – Tây Bắc

ASM – GT Sông Hồng ASM – Bắc Trung Bộ

Bảng 1.1: Cơ cấu lao động trong bộ máy tổ chức của Công ty

1.4 Các công tác hoạt động của Công ty cổ phần Tara.

1.4.1 Công tác tuyển dụng và đào tạo.

Tara nhận thấy yếu tố con người là một trong những mắt xích quan trọngtrong việc vận hành bộ máy của mình Chính vì vậy công tác tuyển dụng luôn đượcban lãnh đạo quan tâm, để có được đội ngũ nhân viên giỏi và có trình độ cao thìcông tác tuyển dụng phải diễn ra hết sức tỉ, giám sát chặt chẽ qua từng quy trình

Sơ đồ 1.3: Quy trình tuyển dụng Công ty Tara miền Bắc

(nguồn: phòng kế toán tổng hợp)

Về công tác đào tạo: với sự hạn chế về nhân sự cũng như tài chính cácchương trình đào tạo của công ty chưa thực sự đáp ứng nhu cầu của phần lớn nhânviên Đa số nhân viên vào công ty đều tự trang bị cho mình những kinh nghiệm sẵn

Giai đoạn 1

Giai đoạn 2

Giai đoạn 3

Lập và duyệt yêu cầu tuyển dụng

Xây dựng phương án tuyển dụng

Tổ chức phỏng vấn và kiểm tra năng lực ứng

Nhận việc và hội nhập môi trường làm việc

Thử việc và đánh giá thử việc

Tuyển dụng chính thức và ký HĐLĐThống nhất kết quả kiểm tra năng lực ứng viên

và quyết định tuyển dụng

có từ trường học hay từ những công việc trước đây Khi vào công ty những nhânviên này phải tự học hỏi từ những nhân viên có kinh nghiệm làm việc lâu năm tạicông ty Điều này sẽ hạn chế hiệu quả kinh doanh của công ty trong giai đoạn đầuquá trình sử dụng nhân viên mới.

Lương tháng + Phụ cấp mang tính chất lương

Số ngày làm việc theo chế độ trong tháng

- Trợ cấp liên quan đến sự kiện cá nhân như:

Nhân viên kết hôn

Sinh nhật nhân viên

Nhân viên bị ốm

Nhân viên qua đời

Cha mẹ nhân viên qua đời

Anh chị em nhân viên qua đời

Trợ cấp tiền cơm

Phúc lợi xã hội gồm: Bảo hiểm tai nạn 24/24 và bảo hiểm y tế và xã hội

Số liệu về tiền lương bình quân của các phòng ban tính đến thời điểm hiện

tại, được thể hiện qua bảng sau:

BẢNG 1.2: LƯƠNG BÌNH QUÂN CHO CÁC BỘ PHẬN

1.4.3 Quá trình tiêu thụ sản phẩm và cách thức phân phối

Sơ đồ 1.4: Quy trình phân phối sản phẩm của Công ty cổ phần Tara

Đại lý cấp I Cửa hàng bán lẻ

Người tiêu dùng

Quy trình để sản phẩm mà Tara cung cấp đến tay người tiêu dùng là một quytrình khép kín, được chia làm hai kênh để làm tăng độ phủ của sản phẩm cũng nhưchất lượng và giá cả của sản phẩm

Đối với kênh phân phối đại lý: tổng chiết khấu có thể lên tới 7,5% trongtrường hợp thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng còn trong trường hợp tíndụng tổng chiết khấu là 6,75% trong đó:

- Chiết khấu cơ bản: 4%

- Thưởng hàng tháng nếu doanh số đạt

Và mức công nợ trong vòng 14 ngày

Như vậy mục đích của Tara là khuyến khích thanh toán bằng tiền mặt để mộtphần huy động vốn đẩy nhanh vòng quay vốn, thể hiện sức mạnh tài chính từ đó tạorào cản cho các Doanh nghiệp mới thành lập tham gia vào thị trường này

Ngoài ra Tara còn hỗ trợ các nhà đại lý về chi phí nhân viên bán hang

* Cụ thể cách thức phân phối như sau:

Sales sup sẽ có nhiệm vụ hỗ trợ nhà phân phối Mỗi một Sales sup quản lý từ

2 đến 5 Sales man hàng ngày đều có mặt ở nhà phân phối để hỗ trợ nhà phân phốitrong việc đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm Mỗi một Sales man đều có nhiệm vụ tìmkiếm khách hàng mới, phát triển những khách hàng hiện tại, duy trì những kháchhàng hiện tại bằng cách thường xuyên ghé thăm những khách hàng của mình

Các đơn hàng sẽ được các Sales man chuyển về nhà phân phối sau đó từ khonhà phân phối sản phẩm sẽ đựoc chuyển đến cho khách hàng Các đơn hàng củanhà phân phối sẽ được chuyển đến cho các Sales và ASM và chuyển về phòng kếtoán của Tara Khi đơn hàng đến phòng kế toán lập tức kiểm tra hàng tồn kho và lậphoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Từ đó phiếu xuất kho được đưa xuống kho

và tại đây thủ kho xuất hàng

Đối với kênh siêu thị nhân viên đứng quầy tại các siêu thị (PG) hàng ngàyphải nộp báo cáo doanh thu cho các Sales sup, Sales sup chuyển về cho ASM Căn

cứ vào tình hình bán hàng của từng khu vực để ASM lập đơn đặt hàng, đơn đặthàng được chuyển cho phòng kế toán, kế toán bán hàng lập hoá đơn bán hàng kiêmphiếu xuất kho để xuất hàng Chính việc cập nhật từng đơn hàng như vậy giúp choCông ty có thể nắm bắt được thị hiếu, nhu cầu của khách hàng theo từng giai đoạn

để có được phương hướng phát triển các mặt hàng cho phù hợp

1.4.4 Công tác hậu cần

- Công ty có hai hệ thống kho:

Kho 1: Vĩnh Tuy – Hà Nội cung ứng sản phẩm trên thị trường Hà Nội

Kho 2: TP Hưng Yên cung ứng sản phẩm cho thị trường các tỉnh

Đơn vị vận tải Tara (nhà cung ứng) sẽ thực hiện vận chuyển và giao hàngđến các kho của nhà phân phối (đại lý) theo hướng dẫn và chỉ định bằng văn bảncủa nhà phân phối, địa điểm giao hàng do nhà phân phối chỉ định

Theo quy định của Công ty : tất cả các đơn hàng xuất bán phải giao hàng trongvòng 2 ngày (đối với khu vực Hà Nội) và 4 ngày (trong khu vực tỉnh) kể từ ngày xuấtbán được in trên phiếu xuất kho, các đơn hàng quá thời hạn phải nhập lại kho hàng

ngày Kế toán kho phải báo cáo số lượng xuất nhập tồn kho vào 9:00 giờ cho kế toán

xuất hàng và trưởng bộ phận kho vận- bảo hành qua email, báo cáo phiếu giao choSales Admin, kế toán xuất hàng, tổng bộ phận kho vận- bảo hành tại chi nhánh

Báo cáo hàng nhập trả cho phòng kinh doanh bộ phận bảo hành vào ngàymùng 03 hàng tháng qua email

Thủ kho :

- Báo cáo hàng khuyến mại tồn kho vào thứ 2 hàng tuần qua email cho trưởng

bộ phận kho vận - bảo hành, trưởng bộ phận Kinh doanh, Giám đốc chi nhánh

- Báo cáo hàng hư hỏng bảo hành tồn kho cho trưởng bộ phận kho vận – bảohành vào ngày mùng 03 hàng tháng qua email

- Báo cáo số lượng contener nhập, xuất hàng trong tháng cho trưởng bộ phậnkho vận - bảo hành vào ngày mùng 05 của tháng sau qua email

Như vậy, Giám đốc chi nhánh luôn quản lý được lượng hàng trong kho đểđưa ra được những quyết định kinh doanh kịp thời, chính xác Đồng thời quản lýđược lượng hàng cần nhập kho, lượng hàng có thể xuất kho, lượng hàng tồn khocòn nhiều hay ít để có thể đảm bảo quá trình cung ứng sản phẩm không bị gián đoạngây thiệt hại trong kinh doanh

1.4.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Công ty có trụ sở chính đặt tại tầng 3, số 10 Tạ Quang Bửu quận Hai BàTrưng, thành phố Hà Nội là nơi đặt các phòng ban và nơi giao dịch với khách hàng.Ngoài ra còn có một nhà ăn giành cho nhân viên, hai kho vào loại trung bình ( rộngtrên 250m2) , 1 phòng bảo hành Tại mỗi phòng ban đều có trang bị đầy đủ điệnthoại, máy vi tính và internet, máy photo, fax, một máy copy chung Để phục vụ vậnchuyển, Công ty cũng trang bị cho mình một số xe tải 1,5 tấn chuyên trở hàng vàdùng vận chuyển đến cho khách hàng Với những trang thiết bị như hiện nay đượcđánh giá là khá đầy đủ, đảm bảo điều kiện thuận lợi nhất cho nhân viên hoàn thànhtốt công việc của mình

1.4.6 Năng lực tài chính

Công ty thành lập với số vốn pháp định là 40 tỷ đồng Sau 4 năm hoạt động

số vốn của Công ty đã tăng lên nhiều lần Dưới đây là số liệu về kết quả hoạt độngkinh doanh của Công ty

BẢNG 1.3: SỐ LIỆU VỀ QUY MÔ VỐN

Tình hình vốn nói chung của Công ty qua các năm đều tăng Đặệt biệt là lượngvốn lưu động tăng từ 10,700,000 VNĐ vào năm 2005 lên đến 55,000,000 VNĐ vàonăm 2009 Tương đương với mức tăng 514% Đây là mức tăng mạnh qua 5 năm

1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây.

3

Điện gia

dụng 26,135,076 30,578,039 35,776,306 37,565,121 45,078,145Total 121,564,560 137,653,933 165,234,970 182,216,453 205,552,142Bình quân năm 10,130,380 11,471,161 13,769,581 15,184,704 17,129,345

Biểu đồ 1.1: Doanh thu bán hàng qua 5 năm

0 50 100 150 200 250

Doanh thu ( tỷ đồng)

Doanh thu

Qua biểu đồ trên ta thấy doanh thu của Công ty tăng đều qua các năm với tốc

độ tăng doanh thu trung bình qua 5 năm 2005-2009 là 16,8 tỷ đồng tương đươngvới mức tăng 14,08% Trong đó:

- Năm 2005-2006 tăng 16,089,373 VNĐ tương đương với mức tăng 13,23%.Trong đó:

Mặt hàng điện tử tăng 5,336,026 VNĐ tương đương với mức tăng 10%.Mặt hàng điện lạnh tăng 6,310,384 VNĐ tương đương với mức tăng 14,99%.Mặt hàng điện gia dụng tăng 4,442,693 VNĐ tương đương với mức tăng 17%

- Năm 2006-2007 tăng 27,581,037 VNĐ tương đương với mức tăng 20,04%.Trong đó:

Mặt hàng điện tử tăng 11,739,256 VNĐ tương với mức tăng 20%

Mặt hàng điện lạnh tăng 10,643,515 VNĐ tương đương với mức tăng 22%.Mặt hàng điện gia dụng tăng 5,198,267 VNĐ tương đương với mức tăng 17%

- Năm 2007-2008 tăng 16,981,483 VNĐ tương đương với mức tăng 10,28%.Trong đó:

Mặt hàng điện tử tăng 6,339,198 VNĐ tương với mức tăng 9%

Mặt hàng điện lạnh tăng 8,853,469 VNĐ tương đương với mức tăng 15,1%.Mặt hàng điện gia dụng tăng 1,788,815 VNĐ tương dương với mức tăng4,99%

- Năm 2008-2009 tăng 23,335,689 VNĐ tương đương với mức tăng 12,80%.Trong đó:

Mặt hàng điện tử tăng 7,677,474 VNĐ tương đương với mức tăng 10%.Mặt hàng điện lạnh tăng 8,145,191 VNĐ tương đương với mức tăng 11,99%

Mặt hàng điện gia dụng tăng 7,513,024 VNĐ tương đương với mức tăng 20% Qua đó ta thấy được tình hình tiêu thụ sản phẩm của công ty tăng mạnh vàonăm 2007 đạt 27,581 tỷ đồng và chững lại vào năm 2008 nhưng vẫn đạt mức xấp xỉ182,216 tỷ đồng tăng 16,981 tỷ đồng so với năm 2007 Năm 2009 đã tăng dần trởlại và đạt 205,552 tỷ đồng, tăng 23,335 tỷ đồng tương đương với mức tăng 12,08%

so với năm 2008 Một trong những nguyên nhân khách quan đó chính là ảnh hưởngcủa suy thoái toàn cầu năm 2009 làm doanh thu chỉ đạt 82% thực hiện so với chỉtiêu đề ra là 250,673,670 VNĐ

1.5.2 Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước của Công ty.

Bảng 1.6: Thuế thu nhập Doanh nghiệp hàng năm

Biểu đồ 1.2: Thuế TNDN từ năm 2005 đến năm 2009

0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 4000

Qua biểu đồ trên ta thấy thuế TNDN mà Tara đóng góp cho Nhà nước không

hề nhỏ và tăng đột biến qua các năm 2006- 2007 Tăng từ 504,000,000 lên1,358,000,000 với mức chênh lệch khá lớn là 854,000,000 (169,4%) Điều đó mộtphần thể hiện qua hai năm 2006-2007 Tara đã có những bước tiến mạnh mẽ trongkinh doanh

1.6 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bán hàng của phòng kinh doanh Công ty cổ phần Tara.

1.6.1 Những nhân tố bên ngoài

đa dạng thì khách hàng càng được tự do lựa chọn Ngược lại Công ty chỉ có mộthướng đi: hiểu thấu đáo về khách hàng của mình, làm mọi thứ để thoả mãn nhu cầucủa khách hàng Khi Công ty cung cấp một dịch vụ nào đó cho khách hàng nếu

khách hàng cảm thấy thoả mãn thì đó mới là dịch vụ có chất lượng và sẽ tạo đượclòng tin ở khách hàng Tuy nhiên mỗi khách hàng sẽ đánh giá chất lượng dịch vụ

mà Công ty đưa ra theo các tiêu chí khác nhau nên Công ty phải biết được kháchhàng của mình mong muốn điều gì Từ đó Công ty đáp ứng theo nhu cầu của kháchhàng thì mới có thể tạo được lòng tin ở khách hàng

* Thị trường tiêu thụ

Thị trường tiêu thụ là một trong những yếu tố tạo nên sự tồn tại của Doanhnghiệp và nó cũng ảnh hưởng đến chất lượng dịch vị bán hàng của bất kỳ Doanhnghiệp nào Thị trường tiêu thụ lớn, gần Doanh nghiệp thì việc cung cấp dịch vụ saubán hàng sẽ được thuận lợi nhanh chóng Đối với thị trương kém phát triển hoặc xaDoanh nghiệp thì việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng là rất khó khăn Với nềnkinh tế thị trường ngày một phát triển, và thu nhập của người dân ngày càng tăng thìnhu cầu về dịch vụ ngày càng cao Từ những yếu tố đó Công ty cần tạo ra nhữngdịch vụ ngày một chất lượng để cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh

* Đối thủ cạnh tranh

Ngày nay với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thị trường thì nhu cầu

về dịch vụ ngày càng cao Dịch vụ là lĩnh vực đem lại một phần thành công cho Công

ty do đó các Công ty luôn tạo ra các dịch vụ để thu hút khách hàng và thắng đối thủcạnh tranh Để có thể đứng vững trên thị trường và có khả năng cạnh tranh với cácđối thủ của mình là một điều rất khó khăn, đòi hỏi Công ty phải luôn nâng cao chấtlượng dịch vụ, đưa ra những chính sách chăm sóc khách hàng hợp lý, liên tục bồidưỡng nâng cao trình độ chuyên môn kỹ năng giao tiếp cho đội ngũ nhân viên, thựchiện tốt công tác chăm sóc khách hàng Mặt khác từ cuộc cạnh tranh với các đối thủ

mà Công ty cũng rút ra được nhiều kinh nghiệm trong công tác tuyển chọn nhân viên,

sử dụng nguồn lao động, dịch vụ chăm sóc khách hàng Tuy nhiên, bất kể cuộc cạnhtranh nào dù là người thắng hay người thua đều có tổn thất Nếu Công ty chú tâm quátới việc chiến thắng đối thủ cạnh tranh thì rất có thể sẽ mất đi khách hàng tiềm năng,mất đi nhiêu cơ hội kinh doanh, khi đó việc phát triển Doanh nghiệp và mở rộng thịtrường sẽ gặp rất nhiều khó khăn Qua cuộc cạnh tranh với các đối thủ Công ty sẽ tựhoàn thiện được mình hơn để đáp ứng lòng tin của khách hàng

1.6.2 Những nhân tố bên trong

* Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty

Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty là yếu tố quan trọng thúc đẩygiúp Công ty phát triển, hơn thế nữa nó còn là yếu tố không thể thiếu trong hoạt

động kinh doanh của Công ty, là cầu nối tạo lên hình ảnh đẹp của Công ty trong mắtkhách hàng Mỗi phòng ban đều có những nhiệm vụ cụ thể khác nhau, nhưng khicác phòng ban có mối liên hệ tốt với nhau thì sẽ tạo ra một sức mạnh to lớn cùng đểhướng tới mục đích chung là mang lại thành công cho Công ty Mặt khác khi cácphòng ban có sự liên hệ tốt sẽ giúp cho công tác bán hàng và dịch vụ sau bán hàngđạt được những kết quả tôt hơn, đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn và kịp thờihơn Và qua đó giúp cho khách hàng cũng ngày càng thoả mãn hơn về những dịch

vụ mà Công ty đưa ra Từ đó tạo lòng tin của khách hàng với Công ty Nếu như cácphòng ban trong Công ty không liên kết, không có sự đồng thuận thì Công ty sẽkhông thực hiện được mục tiêu của mình va không thể thoả mãn nhu cầu của kháchhàng Do vậy mối quan hệ giữa các phòng ban có vai trò rất lớn trong việc tạo lậphình ảnh và phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh Trong những năm qua cácphòng ban trong Công ty Cổ phần Tara luôn có mối quan hệ rất tốt, cùng giúp đỡnhau trong công việc Đó la điều kiện thuận lợi cho Công ty ngày càng phát triểnvững mạnh, và đây cũng là một yếu tố giúp cho Công ty ngày càng nâng cao nănglực cạnh trạnh

* Tình hình tài chính của Công ty

Chúng ta đã biết để khách hàng tin tưởng vào cáo sản phẩm, dịch vụ màCông ty cam kết cung cấp cho khách hàng thì khoảng thời gian bảo hành, bảodưỡng là thời gian vô cùng quan trọng Nó một phần là cơ sở để khách hàng tintưởng vảo sản phẩm và hình ảnh của Công ty Qua đó sẽ làm cho khách hàng luôntìm đến Công ty mỗi khi sản phẩm có sự cổn trong khoảng thời gian hết bảo hành

và sẽ mua sản phẩm khác của Công ty khi có nhu cầu Như vậy tình hình tài chínhcủa Công ty là yếu tố ảnh hưởng lớn đến hoạt động bán hàng và những dịch vụ saubán hàng Khi tiềm lực tài chính mạnh thì Công ty có thể đáp ứng kịp thời và hợp lýnhững nhu câu của khách hàng, ngược lại tiềm lực tài chính của Công ty yếu thì sẽkhông đủ khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng Khi khách hàng không đượcthoả mãn những nhu cầu của mình, họ sẽ không quay trở lại Công ty khi có nhu cầu.Trong những năm qua Công ty cổ phần Tara luôn có nguồn tài chính vững chắc,mức doanh thu hàng năm đều tăng tạo điều kiện cho Công ty hoàn thiện tốt hơncông tác bán hàng và những dịch chăm sóc khách hàng Đồng thời cũng giúp choCông ty nâng cao năng lực của đội ngũ nhân viên đặc biệt là nhân viên kinh doanh

để Công ty có khả năng thu hút khách hàng tạo ra độ phủ rộng khắp của các sảnphẩm trên thị trường

* Công tác lập kế hoạch bán hàng

Lập kế hoạch là công đoạn đầu tiên trong bất kỳ quá trình sản xuất – tiêu thụnào Việc lập kế hoạch luôn phải căn cứ vào các số liệu trong quá khứ cũng nhưviệc kinh doanh hiện tại để có thể lập nên một kế hoạch khả quan, phù hợp với tìnhhình thực tế của thị trường

Các kế hoạch đều dựa trên:

- Năng lực tiêu thụ, phân phối

- Kết quả dự báo về cầu của thị trường

- Những hợp đồng, những đơn hàng đã được ký kết

- Tổng kết kinh nghiệm từ doanh thu bán hàng của những năm trước

Hàng năm Công ty xây dựng kế hoạch bán hàng, từng quý, từng tháng, các

kế hoạch trong tháng dựa trên cơ sở những hợp đồng đã ký kết và đến hạn giaohàng, dự báo về nhu cầu thị trường Không chỉ xây dựng kế hoạch theo từng năm,

kế hoạch tác nghiệp mà Công ty con cần phải xây dựng những kế hoạch dài hạnnhằm xác định phương hướng phát triển của Công ty nhất là trong môi trường cạnhtranh gay gắt như hiện nay

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BÁN HÀNG CỦA

PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY CỔ PHẦN TARA 2.1 Thực trạng về lao động trong công tác bán hàng.

Tính đến nay tổng lao động trong công ty là 120 lao động, được phân bổ cho cácphòng: Kinh doanh (79 lao động, chiếm khoảng 66%); Kế toán (11 lao động, chiếmkhoảng 9%); Nhân sự (6 lao động, chiếm khoảng 5%); Dịch vụ chăm sóc khách hàng,(8 lao động, chiếm khoảng 7%); Kho vận (16 lao động, chiếm khoảng 13%)

Đối với phòng kinh doanh lực lượng lao động được phân chia theo bảng sau:

Bảng 2.1: Phân phối lao động trong phòng Kinh doanh:

(Đơn vị: lao động)

3 Nhân viên bán hàng (Sale men tại NPP) 40 PTTH4

Nhân viên phát triển sản phẩm tại các TT,

(Nguồn: phòng kế toán tổng hợp)

Qua bảng trên ta thấy số lượng Sale sup là 20 nhân viên chiếm 25,3% tổng

số nhân viên của phòng Kinh doanh sẽ giúp cho Công ty giám sát chặt chẽ quá trìnhbán hàng của những sale man, qua đó có những đề xuất hợp lý và kịp thời nhất tớiquản lý kinh doanh khu vực nếu có những phản hồi từ phía khách hàng Mặt kháclượng nhân viên Sales man chiếm phần lớn tổng số nhân viên trong phòng Kinhdoanh, có tới 40 sales man tổng số 79 nhân viên chiếm 50,6% lượng nhân viên củaphòng Kinh doanh Với chiến lược kinh doanh nhằm phủ sản phẩm trên toàn thịtrường miền Bắc, với dự định khách hàng của Công ty là những nhà bán buôn, tổngĐại lý lớn, và những trung tâm siêu thị lớn của miền Bắc thì số lượng nhân viên bánhàng lớn sẽ giúp cho Tara có sự kết nối nhanh nhất và đáp ứng một cách tốt nhấtvới nhu cầu của khách hàng (đặc biệt là những khách hàng tại những khu vực

tỉnh)Với nhứng chiến lược kinh doanh của Tara trong hiện tại cũng như trong tươnglai, thì sự phân bổ nhân viên trong các bộ phận của phòng kinh doanh là khá hợp lý

sẽ mang lại cho Công ty những mặt tích khi kinh doanh tại các khu vực tỉnh

Đối với nhân viên bán hàng, nhân viên phát triển san phẩm tại các trung tâmsiêu thị, và những nhân viên chăm sóc khách hàng đều phải chịu sự giám sát chặtchẽ từ những giám sát bán hàng và quản lý kinh doanh của các khu vực Để kiểmsoát được số lượng hàng bán ra và các thông tin khác do phản ánh trực tiếp từ phíakhách hàng, từ đó cung cấp các thông tin này cho trưởng bộ phận bán hàng và banGiám đốc Công ty để có những điều chỉnh phù hợp và kế hoạch bán hàng cho kỳtới Với những nhân viên mới được tuyển dụng đều được bố trí kèm với nhứng nhânviên bán hàng chính nhằm học hỏi những kinh nghiệm cũng như hoàn thiện và nângcao kỹ năng giao tiếp với khách hàng, cũng như kỹ năng bán hàng Đồng thời họ sẽphải chịu sự giám sát rất chặt chẽ từ những giám sát bán hàng nhằm đánh giá mộtcách chính xác khả năng của mỗi người đổng thời có thể bố trí họ vào các vị tríthích hợp

Với nguồn nhân lực có trình độ cao, được đào tạo cơ bản là lợi thế rất lớngiúp công ty nâng cao khả năng cạnh tranh của mình Tuy nhiên còn một số nhânviên vẫn đang làm những công việc chưa theo đúng ngành nghề được đào tạo Điềunày đòi hỏi công ty cần có sự phân công lao động hợp lý hơn, đồng thời trong quátrình tuyển dụng cần có kế hoạch cụ thể, tuyển đúng vị trí còn khuyết theo đúngngành nghề của lao động tránh lãng phí nhân lực

* Thu nhập của bộ phận bán hàng:

Thu nhập của bộ phận bán hàng được chia thành 2 phần, bao gồm: Phần thunhập cơ bản và thu nhập theo kết quả hoạt động kinh doanh của từng tháng Phầnthu nhập cơ bản được công ty chi trả theo thoả thuận thống nhất giữa công ty vàngười lao động; khoản thu nhập theo kết qủa hoạt động kinh doanh căn cứ vào kếtquả hoạt động của mỗi nhân viên theo từng tháng, quý, năm, được xây dựng thốngnhất theo chính sách lương thưởng ban hành

Tara đã luôn có những chiến lược kinh doanh hợp lý mang tính đột phá cao,phù hợp cho từng loại sản phẩm, trên những thị trường khác nhau Mặt khác với sựphân bổ nhân sự hợp lý của phòng Kinh doanh, cùng với sự giám sát chặt chẽ củagiám sát bán hàng và quản lý kinh doanh khu vực nên những chỉ tiêu mà Công ty đề

ra phòng Kinh doanh luôn hoàn thành Hàng tháng để khích lệ tinh thần những nhânviên hoàn thành tốt chỉ tiêu đề ra, Công ty luôn trích ra một phần lợi nhuận đểthưởng cho nhân viên của mình Đặc biệt những nhân viên bán hàng tại khu vựctỉnh Công ty luôn có những khoản phụ cấp hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạtđộng bán hàng thúc đẩy nhân viên hoàn thành tốt công việc

2.2 Thực trạng về các công cụ quản lý, giám sát thực hiện, đánh giá trong quá trình triển khai hoạt động bán hàng.

Nhìn chung công tác quản lý, giám sát và triển khai thực hiện đã có tính địnhhướng, hệ thống dần hướng đến chuyên nghiệp Đặc biệt trong thời gian qua Công

ty đã xây dựng được một hệ thống phân phối tương đối chặt chẽ và đồng bộ từ việcphân cấp đến các chính sách và công cụ quản lý đánh giá Cac hoạt động triển khaithực hiện đang dần đi vào ổn định và có tính tổ chức cao, từng bước khôi phụckhách hàng, gia tăng doanh số, mở rộng thị phần và khách hàng mới

SƠ ĐỒ 2.2: QUY TRÌNH BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY

CS

(2)

Kiểm tra đơn hàng vàlàm đơn hàng thaySale khi Sale không

có mặt tại VP

(3)

KTCN duyệt đơn(Duyệt Công nợ vàCTKM )

(4)

Xuất hàng (TBP Kho)

và giao hàng cho KH(NV giao hàng)

(Nguồn: phòng kế toán tổng hợp)

Qua sơ đồ trên ta thấy quy trình tổ chức bán hàng của Tara là quy trình khépkín Được thực hiên qua 8 giai đoạn cụ thể là khi khách hàng đặt mua hàng trực tiếpqua sales sup (Ss) Ss làm đơn hàng theo chương trình khuyến mại hiện hành củacty (trong trường hợp ss không thể thực hiên đặt hàng trực tiếp) Ss sẽ gọi điện hoặcgửi email cho bộ phận chăm sóc khách hàng (CS) sẽ trực tiếp đặt đơn hàng chokhách hàng Sau khi đặt đơn hàng CS chuyển qua bộ phận kế toán công nợ kiểm tratính hợp lệ của đơn hàng và đối chiếu với các chương trình khuyến mại; nếu đơnhàng phù hợp bộ phận kế toán công nợ sẽ chuyển qua kế toán hàng hóa để đánh đơnhàng Sau khi đánh đơn hàng xong, kế toán bán hàng chuyển đơn hàng qua kế toánthuế để xuất hoá đơn tài chính cho khách hàng Sau đó chuyển đơn hàng qua trưởng

bộ phận kho, trưởng bộ phận kho sẽ có trách nhiệm xuất hàng và liên hệ với nhânviên giao hàng để giao hàng cho khách hàng Các quá trình trên được thực hiệnriêng lẻ trong quy trình khép kín và mang tính liên tục, đáp ứng nhu cầu khách hàngcao Tuy nhiên nó còn rườm rà, và phải luân chuyển qua nhiều bộ phận làm chậmcông tác bán hàng và phục vụ khách hàng Đôi khi bộ phận Ss còn thiếu liên kết với

bộ phận dịch vụ chăm sóc khách hàng của Công ty, làm chậm hoạt động bán hàng

Vì qua nhiều quy trình nên đôi khi khách hàng chưa hài lòng về thời gian giao hàngcủa Công ty

* Đối với công tác bán hàng

- Toàn bộ hoạt động của phòng kinh doanh được thực hiện theo kế hoạch đãđược xây dựng trước của từng tháng, từng quý, từng năm dưới sự điều hành trựctiếp của Giám đốc chi nhánh công ty (RSM) Việc triển khai hoạt động bán hàng bắtđầu bằng kế hoạch bán hàng chung của cả chi nhánh Các quản lý bán hàng (ASM)khu vực khi nhận chỉ tiêu doanh số bán hàng từ Giám đốc chi nhánh, có trách nhiệmlên phương án thực hiện cho khu vực cho khu vực của mình bằng việc phân bổ chỉtiêu cho các giám sát bàn hàng (Sales sup) Các Sales sup khi nhận chỉ tiêu từ ASM

sẽ phân bổ cho các nhà phân phối, trung tâm siêu thị mà mình phụ trách, lên kếhoạch thực hiện và thông báo đến các nhân viên bán hàng( Sales man, PG) về chỉtiêu, các chương trình khuyến mại, thời gian thực hiện, kế hoạch đặt hàng

Các chương trình bán hàng được xây dựng một cách liên tục, tuy nhiên lạikhông căn cứ vào tình hình thực tế của từng khu vực, dẫn đến không nhận được sựphản hồi tích cực từ phía khách hàng; các chương trình đưa ra còn quá phức tạp,chồng chéo, gây nên sự khó hiểu cho khách hàng Mặt khác thời gian áp dụngkhông phù hợp cho nên khi đưa ra chưa nhận được sự hưởng ứng cao từ phía khách

hàng Việc xây dựng các kế hoạch bán hàng chỉ thông qua kế hoạch bán hàng của

quản lý khu vực mà lại không xây dựng dựa trên kế hoạch bán hàng của từng nhân

viên bán hàng, từng khu vực, từng tỉnh từng vùng khác nhau làm cho đội ngũ bán

hàng khi thực hiện không nhận thấy tính khả thi ngược lại tạo tâm lý căng thẳng khi

làm việc, mang tính chất áp đặt

- Quá trình triển khai thực hiện được giám sát chặt chẽ bằng việc giám sát trực

tiếp, các công cụ báo cáo ngày, tuần, tháng Thông qua các hình thức giám sát trên,

người quản lý ở mỗi cấp sẽ nhận được thông tin phản ánh kịp thời từ cấp dưới của

mình về doanh số, doanh thu bán hàng, tồn kho của khách hàng, những khó khăn

vướng mắc trong hoạt động bán hàng để có những phương án xử lý kịp thời

Hoạt động kinh doanh của công ty nhìn chung có sự tăng trưởng qua các năm,

cụ thể được thế hiện qua bảng doanh thu sau:

BẢNG 2.2: TỔNG HỢP DOANH THU BÁN HÀNG TỪ NĂM 2005 ĐẾN 2009

(Đơn vị: VNĐ)

HÀNG

DOANH THU BÁN HÀNG QUA 5 NĂM

1 ĐIỆN TỬ 53,360,256 58,696,282 70,435,538 76,774,736 84,452,2102

ĐIỆN

LẠNH 42,069,228 48,379,612 59,023,127 67,876,596 76,021,7873

ĐIỆN GIA

DỤNG 26,135,076 30,578,039 35,776,306 37,565,121 45,078,145

TOTAL 121,564,560 137,653,933 165,234,970 182,216,453 205,552,142 BÌNH QUÂN

(Nguồn: phòng kế toán tổng hợp)

Bảng 2.3: Chênh lệch doanh thu qua các năm 2005-2009

Doanh thu ( tỷ đồng)

Doanh thu

Qua biểu đồ trên ta thấy tốc độ tăng doanh thu trung bình qua 5 năm

2005-2009 là 16,8 tỷ đồng tương đương với mức tăng 14,08% Trong đó:

- Năm 2005-2006 tăng 16,089,373 VNĐ tương đương với mức tăng 13,23%

- Năm 2006-2007 tăng 27,581,037 VNĐ tương đương với mức tăng 20,04%