Tổ chức cuộc họp cho việc bổ nhiệm nhân sự của ban giám đốc công ty cổ phần tiki tại hà nội

Với sự phát triển hưng thịnh vàkhông ngừng tăng của tập đoàn Tiki, nhóm chúng tôi muốn tìm hiểu sâu về vấn đề tổchức cuộc họp cho việc bổ nhiệm nhân sự của ban giám đốc công ty cổ phần T

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH

-BÁO CÁO THỰC HÀNH

Tổ chức cuộc họp cho việc bổ nhiệm nhân sự của ban giám đốc công

ty cổ phần Tiki tại Hà Nội

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Tuyến

Sinh viên thực hiện: Nhóm 3

Lớp: Quản trị nhân lực 1 – K13

Hà Nội –ngày 31 tháng 10 năm 2020

1

Danh sách thành viên nhóm: 2

LỜI CẢM ƠN 3

MỤC LỤC 4

LỜI GIỚI THIỆU 11

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CUỘC HỌP TRONG CÔNG TY 13

1.1 Các khái niệm cơ bản 13

 Họp là gì ? 13

 Điều hành cuộc họp 13

 Bổ nhiệm 13

1.2 Tổ chức cuộc họp 13

1.2.1 Hình thức 14

1.2.2 Mục đích của cuộc họp 14

1.2.3 Mục tiêu của cuộc họp 14

1.2.4 Chuẩn bị cho cuộc họp 15

1.2.5 Hình thức tổ chức một cuộc họp 15

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC CUỘC HỌP 17

2.1 Khái quát chung về công ty cổ phần Tiki 17

2.1.1 Lịch sử hìnhh thành 17

Sản phẩm kinh doanh trên Tiki .17

2.1.2 Mô hình kinh doanh của Tiki 18

18

2.1.3 Dịch vụ chăm sóc khách hàng 18

2.2 Nội dung cuộc họp 19

2.2.1 Chuẩn bị cho cuộc họp 19

2.2.2 Bắt đầu cuộc họp 20

CHƯƠNG 3: TỔNG KẾT – ĐÁNH GIÁ 23

1 Bế mạc 23

2 Đánh giá sau cuộc họp 24

a Đánh giá hiệu quả, tổng quát của cuộc học 24

b Kế hoạch cho cuộc họp sau 24

3 Ghi biên bản cuộc họp 24

3 Phần kết thục cuộc họp 26

MỘT SỐ HÌNH ẢNH CỦA CÔNG TY 26

4

TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

5

LỜI GIỚI THIỆU

Sau thời gian thực hành và nghiên cứu cùng với việc được xem xét, tìm hiểu, quansát tình hình thực tế tại công ty cổ phần Tiki Cùng với sự giúp đỡ của cô Nguyễn Thị

6

Tuyến và sự cố gắng của tất cả thành viên trong nhóm đã giúp chúng tôi hoàn thiện bàibáo cáo thực hành này.

Hiện nay, Tiki đang là một trong bốn trang thương mại điện tử lớn nhất ở Việt Namcùng với các ông lớn như Shopee, Lazada và Sendo Với sự phát triển hưng thịnh vàkhông ngừng tăng của tập đoàn Tiki, nhóm chúng tôi muốn tìm hiểu sâu về vấn đề tổchức cuộc họp cho việc bổ nhiệm nhân sự của ban giám đốc công ty cổ phần Tiki tại

Hà Nội để biết được cách mà ban giám đốc công ty lựa chọn nhân tài vào làm việc Đểlàm được điều đó, chúng tôi đã thu thập nhiều tài liệu liên quan đến công ty cổ phầnTiki từ các nguồn khác nhau và giả định mình đang làm việc cho công ty này, đúc rút

ra được rất nhiều kinh nghiệm mà trên giảng đường chưa được tiếp cận Trong lúc tìm

cả nhóm đã ghi chép lại toàn bộ cách thức làm việc của ban giám đốc, từ khâu chuẩn

bị đến khi bắt đầu và kết thúc cuộc họp bổ nhiệm nhân sự

Báo cáo thực hành gồm các phần sau:

Chương 1:cơ sở lý luận chung về tổ chức cuộc họp trong công ty

1.1 Các khái niệm cơ bản

Chương 2: Trong cuộc họp

2.1 Khái quát chung về công ty cổ phần Tiki

2.2 Nội dung của cuộc hop

Theo giáo trình bài dạy kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp: “Họp là sự tậphợp nhiều nguồn một cách có tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định tại một địađiểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảoluận các thông tin hoặc tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề, nhiệm vụ mànhững người họp cần hoặc đều quan tâm.”

Theo Wikipedia: “Cuộc họp là tập hợp của hai hoặc nhiều người đã được triệutập với mục đích đạt được mục tiêu chung thông qua tương tác bằng lời nói, chẳnghạn như chia sẻ thông tin hoặc đạt được thỏa thuận Các cuộc họp có thể xảy ratrực tiếp hoặc hầu như, qua trung gian là công nghệ truyền thông, như cuộc gọi hộinghị qua điện thoại, cuộc gọi hội Hội nghị qua Skype hoặc hội nghị truyền hình”.[https://vi.wikipedia.org/wiki/Cu%E1%BB%99c_h%E1%BB%8Dp ]

Một cuộc họp muốn hiệu quả phải có cấu trúc và thứ tự nếu không sẽ chẳng đi vềđâu và không thực hiện được điều gì.Với một mục tiêu vững chắc, một chươngtrình chặt chẽ cùng với sự tham gia của mọi thành viên trong khâu kế hoạch, chuẩn

bị, và thực hiện cuộc họp

 Điều hành cuộc họp: là hàng động của người đóng vai trò là chủ cuộc họp.

Người điều hành cuộc họp cần bám sát mục tiêu tổ chức và đảm bảo hiệu quảcủa cuộc họp

 Nhiệm vụ của người điều hành:

- Người tạo thuận lợi: vận động mọi thành viên tham gia đóng góp ý kiến nhận xét,phân tích, phê phán, đề nghị

- Người điều khiển: điểu khiển cuộc họp đi đúng hướng, bám sát chương trình nghị

sự phát triển

- Người điều hòa: tính đến trạng thái tâm lý các thành viên cũng như mối liên hệriêng tư của họ, yếu tố tâm lý có thể là nguồn gốc của các sự bế tắc, liên kết các

cá nhân, tạo sự hiểu biết, loại bỏ mâu thuẫn

 Kỹ năng cần có của người điều hành :

- Trình bày lại: cho phép người vừa biết chủ tọa đã hiểu mình làm cho mọi ngườinhận thức các điểm thỏa thuận hay bất đồng vừa được phát biểu và làm rõ thái độkhác quan của người chủ trì

- Tổng hợp: tóm tắt các nội dung chính do tập thể phát biểu, kiểm tra những gì đãđặt ra đạt được hay chưa đạt được

- Đặt câu hỏi: cho phép mọi người có thể đi sâu vào vấn đề hay tiếp đà cho cuộctranh luận

 Bổ nhiệm: Bổ nhiệm là việc giao cho một người giữ một chức vụ trong bộ máy

của tổ chức bằng quyết định của cá nhân hay của cơ quan có thẩm quyền

1.2 Tổ chức cuộc họp.

1.2.1 Hình thức

 Là loại hình của cuộc họp:

- Cuộc họp cung cấp thông tin: Cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời, có hiệuquả đến cuộc họp về việc bổ nhiệm nhân sự cho công ty tại chi nhánh Hà Nội

8

- Họp để phổ biến thông tin: Phổ biến những thông tin cần thiết đáp ứng yêu cầucủa các cá nhân và các thông tin liên quan đến cuộc họp.

- Họp để tìm ra giải pháp cho vấn đề: Các thành viên trong cuộc họp cùng tham giabàn bạc, thảo luận để tìm ra những giải pháp phù hợp cho việc bổ nhiệm nhân sự

- Xác định một vấn đề nào đó, thảo luận nhằm đưa ra một hay nhiều giải pháp

- Họp đưa ra quyết định: đưa ra các sự kiện, đưa ra một số giải pháp và ra quyếtđịnh

- Thu thập ý kiến dựa vào các sự kiện: Từ những số liệu của công ty cổ phần Tikinhư: doanh số, lợi nhuận, tiếp cận khách hàng Khảo sát ý kiến của các thànhphần trong cuộc họp xem ý kiến của họ về việc bổ nhiệm nhân sự như thế nào chohợp lý

1.2.2 Mục đích của cuộc họp:

- Đảm bảo cuộc họp thực sự cần thiết: Cuộc họp này đối với Tiki tại thời điểm này

là thực sự cần thiết Hiện nay các công ty đối thủ đang có những chiến lược cạnhtranh rất gắt gao chưa kể sự mọc lên của rất nhiều công ty cũng đang đi theohướng tương tự như Tiki Vì vậy, cuộc họp này để bàn bạc nên bổ nhiệm ai vàocác vị trí quan trọng cho phù hợp trước những biến động của thị trường

 Cuộc họp cần thiết khi:

- Cần sự quyết định hoặc phương án giải quyết vấn đề: Các trưởng bộ phận của

công ty kết hợp với sự tư vấn của chủ tịch và các khách mời là những chuyên gia

để đưa ra quyết định bổ nhiệm nhân sự cho công ty tại chi nhánh Hà Nội

- Chia sẻ thông tin: Bên cạnh việc bổ nhiệm nhân sự, toàn bộ thành viên trong cuộc

họp cũng rất muốn nghe về thực trạng của thị trường hiện nay và thực trạng nhân

sự của công ty để có những ý kiến hỗ trợ giải quyết vấn đề

 Không nên tổ chức cuộc họp nếu:

- Nội dung cuộc họp chỉ liên quan đến vấn đề cá nhân

- Không có thời gian chuẩn bị một cách chu đáo

- Sẽ có cách khác hiệu quả hơn (Thư điện tử…)

- Nội dung cuộc họp không hữu ích với mọi người

- Vắng nhân vật chính

- Chi phí tổ chức cuộc họp quá cao

- Cuộc họp chịu những áp lực ngầm

1.2.3 Mục tiêu của cuộc họp.

- Kết thúc cuộc họp cần quyết định được bổ nhiệm ai vào vị trí nào cho phù hợp ?

 Người tổ chức cuộc họp cần phân công vai trò, trách nhiệm và đảm bảo những vaitrò quan trọng được giao cho những người trách nhiệm:

- Lãnh đạo là ông Lê Duy Phái (CEO của Tiki chi nhánh Hà Nội): Cần biết điều

khiển cuộc họp, giải thích rõ mục đích, mục tiêu khó khăn và vi phạm quyền hạn

- Chuyên gia là ông Nguyễn Mạnh Dũng (nhà đầu tư): Đóng góp kiến thức chuyên

môn khi được yêu cầu

- Thư ký là bà Phạm Thị Thu Hà: Ghi các nội dung, ý kiến và các quyết định chính

của cuộc họp

9

- Người cộng tác: Đóng góp ý kiến.

1.2.4 Chuẩn bị cho cuộc họp:

 Thu hút sự tham gia của những người cần thiết:

- Người đưa ra quyết định cuối cùng: Giám đốc điều hành – Ông Lê Duy Phái.

- Những người có quyền lực trong việc ủng hộ hoặc ngăn cản quyết định:

+ Trưởng phòng nhân sự chi nhánh Hà Nội: Ông Đỗ Tự Cường

+ Nhà đầu tư: Ông Nguyễn Mạnh Dũng

+ Trưởng phòng marketing: Bà Phạm Thị Thanh Bình

+ Trưởng phòng tài chính: Ông Trần Nhật Long

- Những người có thể cung cấp nguồn thông tin liên quan:

+ Trưởng phòng nhân sự chi nhánh Hà Nội: Ông Đỗ Tự Cường

+ Trưởng phòng marketing: Bà Phạm Thị Thanh Bình

+ Trưởng phòng tài chính: Ông Trần Nhật Long

+ Trưởng phòng bán hàng: Bà Khương Thị Châu Loan

- Những người có khả năng cam kết giải quyết các vấn đề hoặc thực hiện quyết

định: Ông Lê Duy Phái

- Những người có thể trình bày quan điểm:

+ Trưởng phòng nhân sự chi nhánh Hà Nội: Ông Đỗ Tự Cường

+ Trưởng phòng marketing: Bà Phạm Thị Thanh Bình

+ Trưởng phòng tài chính: Ông Trần Nhật Long

+ Trưởng phòng bán hàng: Bà Khương Thị Châu Loan

+ Nhà đầu tư: Ông Nguyễn Mạnh Dũng

 Nội dung dự kiến trước chương trình cuộc họp:

- Thời gian dự kiến: Từ 7 giờ 45 phút – 11 giờ 30 phút, ngày 1 tháng 11 năm 2020.

- Địa điểm: Văn phòng họp của công ty cổ phần Tiki tại Hà Nội.

- Hình thức biểu quyết: Công khai.

 Công tác chuẩn bị cho cuộc họp:

- Thu thập tài liệu liên quan đến cuộc họp.

- Nói chuyện với những người tham gia về ý kiến và mục tiêu của họ.

- Động viên các trưởng phòng phát biểu ý kiến một cách chặt chẽ và nêu bật được

mối liên hệ mật thiết giữa việc bổ nhiệm nhân sự với phòng ban họ phụ trách

- Tóm tắt nội dung cuộc họp với chủ tịch HĐQT – Ông Trần Ngọc Thái Sơn và

tổng giám đốc nhân sự của công ty là ông Sakshi Jawa và gửi cho những ngườikhông thể tham gia cuộc họp nhưng rất quan tâm đến kết quả cuộc họp

1.2.5 Hình thức tổ chức một cuộc họp

Họp bàn bạc đưa ra quyết định bổ nhiệm nhân sự cho ban giám đốc của công ty,cung cấp thông tin cho mọi người về tình hình nhân sự của công ty, phổ biến thông tin

10

nhằm xây dựng kế hoạch, để triển khai những quyết định về việc bổ nhiệm nhân sự đểmọi người nắm được.

Tùy theo tính chất, phạm vi, mức độ quan trọng mà tổ chức họp với sự tham gia củacác ngành, các cấp, các đối tượng có liên quan để thu thập ý kiến nhằm phản ánh đúngđắn tình hình, nguyện vọng chung và đảm bảo cho các quyết định có tính khả thi cao Họp đôn đốc, kiểm tra nhằm kịp thời đánh giá các kết quả triển khai chương trình,

kế hoạch công tác chỉ đạo, uốn nắn kịp thời những lệch lạc

Thông qua việc trình bày, trao đổi, tranh luận để tìm hiểu một vấn đề, từ đó đưa rahướng đánh giá, nhận thức, hành động

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC CUỘC HỌP.

11

2.1 Khái quát chung về công ty cổ phần Tiki.

2.1.1 Lịch sử hìnhh thành.

Công ty Tiki (Tiki.vn) chính thức được sáng lập vào tháng 3/2010, bởi ông TrầnNgọc Thái Sơn Hiện ông đang là người sáng lập đồng thời kiêm chức vụ tổng giámđốc của Tiki Ông từng tốt nghiệp và nhận bằng thạc sĩ về ngành thương mại điện tử ởtrường Đại học New South Wales, Úc Đây chính là lý do các chương trình khuyếnmãi lớn nhất năm được Tiki triển khai vào dịp tháng 3 với mục đích mừng Sinh nhậtTiki

Xuất phát điểm của Tiki không phải bán hàng đa ngành như hiện nay mà Tiki.vnchỉ là website bán sách tiếng Anh trực tuyến được khơi nguồn cảm hứng từ niềm đam

mê với những cuốn sách của ông Sơn và nhận thấy nhu cầu rộng lớn của người Việtvới các loại sách ngoại ngữ Khởi điểm này của ông nhận được đánh giá tích cực củaphần đông người mua, đặc biệt là chính sách chăm sóc khách hàng rất tốt

Bước ngoặt của Tiki chính thức vào tháng 3/2012 khi nhận được vốn đầu tư củaông Soichi Tajima Chủ tịch kiêm CEO của Quỹ đầu tư CyberAgent Ventures Inc Với

số vốn đầu tư này, CyberAgent Ventures Inc nắm giữ 20% cổ phẩn của công ty Tiki Với khả năng khai thác tốn khoản đầu tư lớn này, ông Sơn đã phát triển được mạnglưới khách hàng rộng lớn hớn Tái cấu trúc lại hệ thống kho bãi và nhà cung cấp hànghóa Công tác đào tạo và tuyển dụng nguồn nhân lực chất lượng cao được chú trọnghơn rất nhiều Để luôn giữ được vị trí dẫn đầu về chất lượng dịch vụ cũng như sảnphẩm do Tiki cung cấp Và chỉ trong vài tháng, quy mô của công ty đã tăng lên 80người vào tháng 8/2012 Đây là số lượng nhân lực làm việc tại tất cả các văn phònggiao dịch và kho chứa

Vào năm 2016, công ty cổ phần Tiki được đầu tư số tiền 384 tỷ đồng tươngđương 38% cổ phần từ Công ty cổ phần VNG Tiki đã sử dụng nguồn vốn đầu tư này

để nâng cấp hệ thống kho bãi, phát triển phần mềm và hệ thống thanh toán trực tuyến.Nhằm mục tiêu đem đến trải nghiệm người dùng tốt hơn nữa

Năm 2018, Tiki tiếp tục được đầu tư từ JDar Inc công ty bán lẻ lớn nhất củaTrung Quốc với số vốn 1000 tỷ đồng Cùng năm Tiki cũng nhận được sự hỗ trợ mộtvòng Series C trị giá 54 triệu USD của Công ty STIC Investment của Hàn Quốc nhằmcủng cố sự hiện diện của Tiki trên thị trường

Sản phẩm kinh doanh trên Tiki:

Tuy được xây dựng trên nền tảng một trang bán sách tiếng Anh trực tuyến nhưng

đến hiện tại Công ty Tiki đã kinh doanh tổng công 26 ngành với khoảng 10 triệu sảnphẩm tính trên toàn sàn Đây chính là sự thành công đến từ những nguồn đầu tư đúngthời điểm của các đối tác mà Tiki nhận được

Với những nhận định chính xác và hợp thời của ông Sơn về tiệm năng thương mạiđiện tử trên thị trường Việt Nam đã giúp Tiki từng bước phát triển mạnh mẽ như hiện

12

nay Từ xuất phát chỉ bán sách tiếng Anh, Tiki mở rộng bán thêm sách tiếng Việt, quàtặng và đồ lưu niệm, Kindle của Amazon.

Sự bùng nổ của thị trường thương mại chính nhờ sự khai phá của Tiki Tiki đã thực sựthu hút được khách hàng nhờ sự uy tín, tiện lợi, dịch vụ tốt, giá cả phải chăng và đadạng nhờ sự làm mới các nhà cung cấp mang đến nhiều sự lựa chọn

Dù đến giờ Tiki đã có nhiều đối thủ cạnh tranh lớn như Shopee, Lazada, thì Tikivẫn giữ chân được phần lớn khách hàng của mình dựa vào những chính sách luônđược cải thiện, đổi mới Tập trung vào chính sách chăm sóc khách hàng và chính sáchgiá hợp lý Công ty Tiki đã bán sách với giá thấp hơn so với giá bìa từ 10% đến 20%.Song song là các chính sách bán hàng có lợi cho người mua như miễn phí giao hàng,

đa dạng hình thức thanh toán, bọc sách bằng bìa

Các ngành đang được kinh doanh nổi bật trên trang thương mại điện tử Tiki.vn cóthể kể đến gồm Điện Thoại – Máy Tính Bảng, Thiết Bị Số – Phụ Kiện Số, Điện GiaDụng, Sách, Nhà Cửa Đời Sống, Làm Đẹp – Sức Khỏe, Mẹ & Bé,

2.1.2 Mô hình kinh doanh của Tiki.

Như hầu hết các trang thương mại điện tử đang hoạt động tại Việt Nam Công tyTiki (Tiki.vn) là website kinh doanh theo mô hình B2C (Business to Customer) Nghĩa

là Tiki là nơi kết nối, tạo không gian giao dịch giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng,nhằm mục đích mang đến cho khách hàng sự tiện lợi, dễ dàng khi mua sắm online.Hiểu một cách đơn giản Tiki.vn nhưu một cái chợ ảo, với sự tham gia của nhiềungười bán và nhiều người mua khác nhau Người bán có thể là cá nhân, doanh nghiệp,công ty hay các thương hiệu Và hiện nay thì Tiki cũng chính thức gia nhập đội ngũnhà bán hàng với gian hàng Tiki Trading chuyên cung cấp các sản phẩm chính hãng

2.1.3 Dịch vụ chăm sóc khách hàng.

13

Hỗ trợ khách hàng trước, trong và sau bán rất nhiệt tình, chu đáo Bạn được giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ nhanh nhất vào tất cả các ngày trong tuần từ thứ 2 đến chủ nhật Thời gian hỗ trợ kéo dài từ 8 giờ sáng đến 21 giờ mỗi ngày.

Mức giá thành cạnh tranh nhất hiện nay: có khoảng trên 90% sản phẩm được giảm giá

từ 10% và thậm chí hơn nữa Hàng ngàn mã giảm giá: Tiki triển khai rất nhiều mã giảm giá cho mọi ngành hàng, bạn sẽ tiết kiệm được một khoản tương đối nhiều khi mua hàng online

Giao hàng nhanh chóng và miễn phí:

Dịch vụ giao hàng nhanh trong vòng 2h của Tikinow áp dụng với các thành phố lớn là

2.2 Nội dung cuộc họp

2.2.1 Chuẩn bị cho cuộc họp

 Thời gian: Theo đúng với kế hoạch dự kiến thời gian diễn ra cuộc họp từ

7 giờ 45 phút – 11 giờ 30 phút, ngày 1 tháng 11 năm 2020

 Địa điểm: Tầng 2 - Tại phòng họp của công ty cổ phần Tiki chi nhánh Hà Nội.

 Thành phần tham dự:

ST

T

Họ và tên Thành phần Chức vụ

1 Ông Lê Duy Phái Chủ tọa Giám đốc điều hành

2 Ông Đỗ Tự Cường Thành viên Trưởng phòng nhân sự

3 Bà Phạm Thị Thanh Bình Thành viên Trưởng phòng marketing

5 Ông Trần Nhật Long Thành viên Trưởng phòng tài chính

6 Bà Khương Thị Châu Loan Thành viên Trưởng phòng bán hàng

7 Ông Nguyễn Mạnh Dũng Khách mời Nhà đầu tư

8 Ông Nguyễn Hoàng Kiên Khách mời Giám đốc điều hành chi

nhánh thành phố Hồ ChíMinh

 Sơ đồ phòng họp:

14