Cơ bản toàn thể CB,CC,VC trong cơ quan hiểu và nắm được quy định về công tác lưu trữ; 100% cán bộ cấp phòng và cán bộ chuyên môn về công tác lưu trữ thực hiện đầy đủ, đúng các văn bản th
Trang 1UBND TỈNH ĐỒNG NAI
SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
–––––––––––
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phuc
––––––––––––––––––––––
Số: 107/BC-SKHCN Đồng Nai, ngày 19 tháng 5 năm 2015
BÁO CÁO
Sơ kết 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ
––––––––––––––
Thực hiện Văn bản số 632/SNV-VTLT ngày 05/5/2015 của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai V/v đề nghị các đơn vị báo cáo sơ kết 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ Sở Khoa học và Công nghệ báo cáo sơ kết 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ như sau:
I.KẾT QUẢ 3 NĂM THỰC HIỆN LUẬT LƯU TRỮ
1 Phổ biến, tuyên truyền Luật Lưu trữ; xây dựng, ban hành các văn bản
về công tác văn thư lưu trữ:
Tổ chức triển khai thực hiện Luật Lưu trữ, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu cơ quan; Thông tư số 09/2001/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định
về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan tổ chức; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2014 của Bộ Tài chính cho toàn thể cán bộ công chức của Sở, số lượng 300 người (bằng hình thức tuyên truyền qua mạng nội bộ )
Căn cứ vào các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội
vụ, Cục Văn thư- Lưu trữ nhà nước và UBND tỉnh Đồng Nai Sở đã ban hành các văn bản sau :
- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ theo Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ tại Quyết định số: 359/QĐ-SKHCN ngày 31/12/2013
- Danh mục hồ sơ cơ quan tại văn bản số 380/SKHCN –VP ngày 13/3/2014
- Triển khai áp dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Sở tại Quyết định số 207/QĐ-SKHCN ngày 21/10/2011
- Thường xuyên ban hành các văn bản nhắc nhở, đôn đốc các bộ phận nghiêm túc thực hiện tốt các quy định về Luật Lưu trữ
Kết quả đạt được trong việc tổ chức và thực hiện: Sở đã tổ chức tốt công tác lưu trữ trong cơ quan Cơ bản toàn thể CB,CC,VC trong cơ quan hiểu và nắm được quy định về công tác lưu trữ; 100% cán bộ cấp phòng và cán bộ chuyên môn về công tác lưu trữ thực hiện đầy đủ, đúng các văn bản theo quy
Trang 22 Công tác tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác lưu trữ:
a) Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ:
Đơn vị Sở Khoa học và Công nghệ thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ lịch sử về Sở Nội vụ thông qua Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh
Hiện tại, Sở Khoa học và Công nghệ Đồng Nai và 01 đơn vị trực thuộc có
03 cán bộ phụ trách công tác văn thư - lưu trữ Bao gồm: 01 chuyên trách phần công văn đi và lưu trữ có trình độ Trung cấp văn thư – lưu trữ và 01 cán bộ kiêm nhiệm phụ trách công văn đến có trình độ trung cấp; 01 cán bộ của đơn vị trực thuộc là Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng có trình độ Cử nhân Kế toán
Công tác lưu trữ tại cơ quan được bố trí kiêm nhiệm nên trong quá trình công tác cũng gặp phải một số khó khăn: như thời gian dành cho công tác lưu trữ chưa nhiều do đó đôi khi còn chưa nghiên cứu chưa thực sự sâu, kỹ về một
số nội dung chẳng hạn phần lớn thời gian ưu tiên giải quyết cho công tác văn thư, chưa đầu tư được nhiều thời gian cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đề hoàn thành tốt công tác lưu trữ, cán bộ lưu trữ phải chỉnh lý ngoài giờ làm việc Tài liệu lưu trữ tại cơ quan hầu hết do chuyên viên phụ trách chuyên môn trong quá trình giải quyết công việc theo hướng dẫn và Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu của Sở Cán bộ chuyên môn lập hồ sơ công việc của mình và nộp lưu về cho bộ phận lưu trữ cơ quan, cán bộ lưu trữ của cơ quan sắp xếp hệ thống theo quy định và nộp lưu về lưu trữ cơ quan
b Đào tạo, bồi dưỡng viên chức làm công tác lưu trữ:
Cử cán bộ tham gia đầy đủ các lớp tập huấn của Trung ương, UBND tỉnh
và Sở Nội vụ tổ chức
3 Quản lý chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ:
a Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Hàng năm, trên cơ sở Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu của Sở, chuyên viên phụ trách chuyên môn từng phòng (đơn vị) trong quá trình giải quyết công việc của mình đã được lập hồ sơ công việc của mình và nộp về lưu trữ cơ quan
Bình quân hàng năm, lưu trữ cơ quan đã thu thập, sắp xếp hệ thống hoàn chỉnh được 20 mét hồ sơ tài liệu của phòng chuyên môn để đưa về kho lưu trữ
cơ quan
b Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
Năm 2013, Sở đã có kế hoạch trình UBND tỉnh phê duyệt kế hoạch chỉnh lý xác định giá trị tài liệu cho toàn bộ khối tài liệu đã được chỉnh lý từ năm 1978 đến năm 2013 và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu theo Thông tư 09/2014/TT-BNV ngày 03/6/2014 của Bộ Nội vụ
Trang 3Các đơn vị đã nộp về lưu trữ lịch sử được khối tài liệu của phông Ủy ban Khoa học kĩ thuật, Sở Khoa học công nghệ và Môi trường, Sở Khoa học và Công nghệ với số lượng tài liệu đạt được là 350 hộp tương đương 35 mét
Hàng năm, Sở cũng đã triển khai cho các đơn vị trực thuộc thực hiện chế
độ kiểm kê, thống kê tài liệu theo quy định, thực hiện đầy đủ chế độ phòng cháy chữa cháy, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ
4 Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ:
- Hàng năm, Sở đều tổ chức các đợt kiểm tra nội bộ đối với các đơn vị trực thuộc về việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; trung bình mỗi năm kiểm tra 2 đợt trong đó đợt 1 là 6 tháng và đợt 2 là 1 năm, kiểm tra 6 đơn vị trực thuộc trong Sở;
- Cơ cấu thành phần Đoàn kiểm tra gồm có:
+ Đồng chí Chánh văn phòng Sở, trưởng đoàn;
+ Đồng chí Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác thi đua, thành viên; + Đồng chí nhân viên Văn thư Lưu trữ của Sở, thành viên;
Nội dung kiểm tra: Kiểm tra việc lập hồ sơ lưu trữ hiện hành của các bộ phận trực thuộc Sở, việc giao nộp hồ sơ lưu trữ về lưu trữ cơ quan Nhìn chung
là các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt về công tác Lưu trữ theo quy định của Pháp luật
5 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ:
Ứng dụng Công nghệ thông tin là một thế mạnh của Sở, Sở đã xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ Lưu trữ trên chương trình văn phòng điện tử I-OFFICE của Sở Việc ứng dụng chương trình phần mềm kết hợp giữa quản lý văn bản đi đến với hồ sơ lưu trữ cơ quan rất thuận lợi cho việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ của
cơ quan nhanh chóng, kịp thời, chính xác
6 Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo
- Việc thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, báo cáo thống kê và báo cáo đột xuất chuyên ngành văn thư -lưu trữ theo sự chỉ đạo của Bộ Nội vụ, UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Sở Báo cáo kịp thời, đúng thời gian quy định;
- Các báo cáo cơ bản được áp dụng việc gửi nhận qua hệ thống mạng của UBND tỉnh do vậy các báo cáo luôn bảo đảm kịp thời, tiết kiệm, thuận lợi
II Nhận xét, đánh giá chung:
1 Ưu điểm:
Trang 4- Nhìn chung công tác lưu trữ của cơ quan thực hiện rất tốt theo quy định
của pháp luật, báo cáo định ký và báo cáo đột xuất theo hướng dẫn của Sở Nội
vụ nhanh chóng kịp thời;
- Tranh thủ được thế mạnh về ứng dụng Công nghệ thông tin nên việc triển khai, thực hiện công tác văn thư trong cơ quan luôn bảo đảm nhanh, thuận lợi, chính xác và tiết kiệm;
- Nhân viên lưu trữ của Sở và các đơn vị trực thuộc đều được đào tạo bài bản, hàng năm được Sở Nội vụ tổ chức các buổi tập huấn cập nhật kiến thức nên luôn đáp ứng được công tác của cơ quan;
- Những năm gần đây, công tác lưu trữ luôn được UBND tỉnh quan tâm chỉ đạo, đầu tư nên cơ sở vật chất, trang thiết bị vật tư luôn bảo đảm tốt cho thực hiện nhiệm vụ
2 Hạn chế:
Do biên chế có hạn, cán bộ phụ trách đa số là kiêm nhiệm nhưng khối lượng công văn đi và phát hành khá nhiều, thời gian đầu tư cho công tác lưu trữ chưa nhiều nên đôi khi chưa nghiên cứu nhiều, kỹ một số nội dung về lưu trữ
III NHỮNG ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ
Về chế độ chính sách: Phụ cấp độc hại cho cán bộ làm công tác lưu trữ vẫn còn thấp đề nghị nâng mức phụ cấp độc hại cho cán bộ làm công tác lưu trữ Trên đây là báo cáo sơ kết 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ của Sở Khoa học và Công nghệ, kính gửi Sở Nội vụ để báo cáo./
- Sở Nội vụ (báo cáo);
- Giám đốc và Phó Giám đốc Sở;
- Lưu: VT,VP
D:\VP171BCaocôngtacSoket03namluutru.doc\2b
PHÓ GIÁM ĐỐC
Huỳnh Minh Hậu