Bài viết được chia làm 3 phần: Phần 1 tập trung khai thác các nội dung liên quan trực tiếp đến công việc và dự án; Phần 2 chia sẻ cách team ERA Content tuyển dụng, quản lý nhân sự và vận
Trang 1● 15 phút để kiểm tra tiến độ
● 15 phút cập nhật thông tin
Ở vị trí content team leader nói riêng, quản lý nói chung, người đi làm
nói rộng (:v), bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm được 20 - 30% thời gian của
8 tiếng làm việc (tương ứng 1, 5 - 2 tiếng/ngày) và dành sức cho các hoạtđộng khác
Tại sao không?
Thời điểm bài viết lên sóng, team ERA Content đã làm việc remote được
3 tháng, giữa diễn biến phức tạp của đại dịch Covid-19 Vậy mà, dườngnhư mọi hoạt động và công việc của team không có nhiều thay đổi,task vẫn trơn tru và tương tác của các thành viên vẫn đều đặn diễn ramỗi ngày
Tất cả đều nhờ những bí mật sau đây.
Bài viết được chia làm 3 phần: Phần 1 tập trung khai thác các nội dung liên quan trực tiếp đến công việc và dự án; Phần 2 chia sẻ cách team ERA Content tuyển dụng, quản lý nhân sự và vận hành; Phần 3 liên quan trực tiếp đến vị trí content team leader, những kỹ năng cần có và những mẹo nhỏ để cả bạn và team cùng tốt hơn.
Trang 2Cùng nhau bắt đầu phần 1 ngay bây giờ - chỉ mất 20 phút thôi nhưngtôi chắc chắn bạn sẽ cảm thấy có nhiều thông tin hữu ích đấy.
PHẦN 1: 30 PHÚT TỐI ƯU 8 TIẾNG LÀM VIỆC
1 Xin chào ngày mới, kế hoạch hôm nay của bạn là gì?
Sự chuẩn bị, là hoạt động thường nhật không-được-tính là công việcnhưng “chắc chắn là công việc” Không việc nào tự nhiên được thựchiện, cũng không có kế hoạch nào tự động được viết ra nếu bạn khôngnghiêm túc dành sự chuẩn bị cho nó
“Bước chuẩn bị để bắt đầu ngày mới là bắt buộc đối với tất cả member trong team, nhưng đặc biệt cần ở content team leader - người quản lý/điều phối nhằm đảm bảo workload team cân bằng.”
Nếu nhân sự của bạn cần 5 phút mỗi đầu ngày để liệt kê đầu việc, thìleader cần 15 phút để check lại toàn bộ dự án trong ngày/tuần, từ đó,phân bổ sự ưu tiên cũng như dự án cần tập trung cho team
Trang 3Đừng cố gắng tạo ra những kế hoạch quá phức tạp cho một ngày của bạn, hãy bắt đầu bằng việc liệt kê, và phân loại chúng theo ma trận
quản lý thời gian
Ở nhiều công ty, cuộc họp đầu tuần, tháng, hay quý là bắt buộc để đảmbảo sự chuẩn bị này Nhưng Vân Tay Media, hay ERA Content khônglàm thế Chúng tôi tận dụng công nghệ, bảng biểu để “nói chuyện” vàtương tác với nhau
Tất cả dự án của team content sẽ được tập hợp trong file excel, thống
kê tiến độ cũng như highlight các “sự kiện quan trọng” Team leader sẽ
là người cập nhật file này mỗi ngày, đánh giá mức độ ưu tiên theothang đo để member “phối hợp”
Trang 4Bảng theo dõi tiến độ team ERA Content đang sử dụng
Dự án được đánh giá độ ưu tiên thế nào?
Đặt ra tiêu chí, và tính điểm Leader sẽ trả lời các câu hỏi:
Bạn có thể tải hình này để sử dụng khi quản lý dự án tại link này nhé:
https://vantaymedia.vn/s/vaqpXv
Trang 5Với mỗi câu hỏi, bạn có thể đánh giá điểm từ 1 - 5 (hoặc thang abc) vàtính tổng cuối cùng Sau khi đánh giá mức độ và phân phối trong file,team thực thi sẽ theo dõi và sắp xếp công việc theo độ ưu tiên đó.
Vì sao bạn chỉ mất không tới 15 phút để làm việc này mỗi ngày?
Vì thực tế, bạn không cần liên tục update mức độ ưu tiên cũng nhưthay đổi số liệu trong bảng tiến độ Bạn chỉ cần 1 buổi ngồi xuống sắpxếp, và kiểm tra lại chúng vào đầu ngày Thêm thời gian tự liệt kê vàlên task cho bản thân, 15 phút là quá nhiều
Tới đây, bước chuẩn bị cho một ngày có thể là kết thúc Với file tổng hợp
dự án cũng như tiến độ như trên, cả team dễ dàng cập nhật thông tincũng như không mất quá nhiều thời gian để họp hành, triển khai haythắc mắc
Mỗi nhân sự sẽ tự lên cho mình một bản kế hoạch nhỏ để bắt đầu mộtngày làm việc Team ERA Content thường sử dụng phương pháp PDCA
để thực hiện việc quản lý và vận hành, ngoài ra, công cụ làm việc chính
của toàn công ty là Bitrix cũng có tính năng ghi lại checklist công việc
và mình chỉ cần liệt kê đầy đủ ra vậy thôi
Một phương pháp cá nhân mà bạn có thể áp dụng ngay lúc này.Tương tự việc quản trị tài chính với 5 chiếc hũ nhỏ, bạn cũng có thểcoi thời gian 8 tiếng làm việc trong ngày của mình là một khoảng cầnchi tiêu và hãy chia chúng vào từng hũ công việc Ở đây, tôi thườngchia quỹ thời gian 8 tiếng của mình như sau:
Trang 6● 50% công việc dự án quan trọng
● 30% công việc bình thường
● 20% sự vụ phát sinh
● 10% vui chơi giải trí
2 Khởi động bằng những công việc nhẹ nhàng nào!
Khi mới ngồi vào bàn làm việc, đừng bắt não bộ phải xử lý ngay nhữngthông tin quá vĩ mô Do đó, việc khởi động bằng những chiếc task đơngiản là hoàn toàn dễ hiểu
Trong phương pháp PDCA mà team đang áp dụng, bạn có thể chia nhỏquỹ thời gian cũng như sắp xếp công việc theo từng mốc nhất định đểtránh phân tâm cũng như hạn chế ép não làm việc quá sức hơn
Bạn có thể lấy template PDCA team đang sử dụng tại:
https://vantaymedia.vn/s/Yj1EVR
Những công việc nhỏ, vụn lẻ trong ngày có thể được đẩy lên trước chobước khởi động Ngoài ra, khi đã làm việc lâu năm, bạn sẽ dễ dàngnhận ra đâu là thời điểm vàng để não bộ tập trung, đâu là giai đoạn cả
cơ thể và tâm hồn đều trở nên vô dụng
“Hãy sắp xếp task đơn giản vào những khoảng thời gian lơ mơ, và dành phần lớn lượng công việc quan trọng đưa vào quỹ đạo tập
trung của bạn.”
Việc bắt đầu bằng các task khởi động cũng giúp tạo động lực cho bạn
tự tin hơn trong cách xử lý công việc 1 ngày Phương pháp no-fail-goal
đã từng được nhắc tới trong bài viết Remote working: Xu hướng làm việc của thời đại vẫn tiếp tục có thể được áp dụng tại đây, hoặc thử
Trang 7theo cách đánh giá thẻ điểm cá nhân hay nguyên tắc 4D: Do – Dump –Delegate – Defer đều phù hợp Hẹn bạn ở một bài viết khác để phântích sâu hơn về các phương pháp này nha.
3 Vận công xài não - Nghiêm túc vào việc thôi.
Thật sự lúc này, một ngày của bạn mới bắt đầu Ở bất kì doanh nghiệp
và vị trí công việc nào, bạn cũng phải chuẩn bị tinh thần rằng phải thật
sự sau 1 tiếng kể từ thời gian chính thức vào làm, thì não bộ và các tếbào trong cơ thể mới chính thức nhập cuộc Tất nhiên, dây chỉ là nhậnđịnh của người chơi hệ tâm linh, xin đừng thắc mắc :)
Có nghĩa là, ví dụ nếu thời gian công ty đi làm là 8h sáng, thì khoảng 9 9h30 sự im lặng và tập trung mới chính thức bắt đầu Điều này không
-có nghĩa quỹ thời gian trước đó bị lãng quên (bạn -có bước chuẩn bị vàkhởi động kia mà, nhớ chứ) Ở ERA Content, có lẽ 9h30 là mốc đẹp đểchúng tôi chính thức nhào vào cuộc chạy đua với task
Liên tiếp feedback, comment, tin nhắn, cuộc gọi đổ về, từ client, từaccount, từ team leader, từ đồng nghiệp Sức mạnh của kế hoạch và haibước chuẩn bị, khởi động từ trước sẽ phát huy tác dụng cực kì
Trong công việc của 1 nhân sự thực thi, creator nên chia nhỏ thời gian
để biết cách đầu tư cho những dự án được ưu tiên Với đầu việc củateam leader, bạn cần nhiều thời gian hơn để hỗ trợ cùng team và đảmbảo chất lượng đầu ra ổn định
Ở đây, content team leader có thể áp dụng 2 cách phân loại sau:
- Phân loại theo nhân sự
- Phân loại theo dự án
● Đối với phân loại theo nhân sự:
- Bạn cần ưu tiên nhân sự mới, nhân sự chưa vững chuyên môn
Trang 8- Nhân sự lâu năm, nhân sự nắm dự án và có khả năng làm việc độclập sẽ ít cần sự chú ý
● Đối với phân loại theo dự án:
- Theo sát dự án có độ ưu tiên cao
- Dự án ổn định, độ ưu tiên thấp ít quan tâm hơn
Có thể thử áp dụng phương pháp vẽ cột như vầy, bạn sẽ biết được
mình nên phân loại thời gian ra sao để support team
Theo biểu đồ này, team leader có thể chia nhỏ quỹ thời gian của mìnhtrong ngày để check tiến độ và support team hợp lý
Một điều đặc biệt quan trọng trong quá trình chạy dự án, đó là phải đặt
dự án làm ưu tiên hàng đầu, theo sát và linh hoạt điều chỉnh để đảmbảo tiến độ công việc được hoàn thiện
4 Lấy sức: Team cần nghỉ ngơi, bạn cũng vậy
Trang 9Tất nhiên, chạy deadline không thể là công việc chính duy nhất trongngày Bạn cần nghỉ ngơi, team cần nghỉ ngơi và gắn kết.
Sẽ có một số khoảng thời gian gần như là cố định để mọi người kémhiệu suất Quản lý sẽ là người nắm được thời gian này rõ nhất, để tranhthủ kéo mood và tương tác cùng team
Khi đi làm ở công ty, vào khoảng 15h chính là “khung trà chiều”, “buổi xế
tà tua” mà chúng tôi hay áp dụng Khi đã remote, thời gian lấy sức là khivừa nghỉ trưa xong, tranh thủ gửi nhau những bức hình, những đoạntin tức hay update sự kiện hot vu vơ
Một chiếc ảnh vu vơ ngày cả team được “síp” bao trà sữa
Trang 10Việc não được thả ra sau quãng thời gian dài tập trung sẽ giúp tăngthêm hormone sáng tạo và năng suất Việc nghỉ ngơi lấy sức cũng làcách giúp mọi người thư giãn, gắn kết và hiểu về nhau hơn.
5 Tạm biệt - 8 tiếng của bạn sắp hết
Trong một ngày làm việc, đây có lẽ là lúc mọi người hân hoan, háo hức,
hồ hởi nhất, cũng là lúc một ngày khép lại dù deadline có còn hay việcvẫn chưa xong
Có 3 trường hợp lúc này:
● Bạn xong task và sẵn sàng đóng lap
Khi checklist trong ngày được hoàn thành và không còn gì níu chânbạn ngồi lại bàn làm việc, vậy còn ngần ngại gì mà không tắt máy, chàotạm biệt và thư giãn thật sự nào Không cần có cảm giác tội lỗi khiđồng nghiệp chưa xong hay sợ rằng mình tan làm đúng giờ “quá sớm”
● Bạn chưa xong task nhưng vẫn đang hừng hực với công việc
Ồ, công ty sẽ rất tri ân những workaholic như thế Lúc này, quỹ thời gian
OT bắt đầu được nạp vào và bạn có thể cày cuốc tiếp cho xong Tuynhiên, tôi không khuyến khích bạn OT quá lâu và phí sức lao động Hãychỉ đặt cho mình 30 phút - 1 tiếng ngồi lại bàn làm việc thôi, hoàn thànhcho xong việc dang dở và tan làm bạn nhé
● Task chưa xong, nhưng bạn cũng hết hứng rồi:
Thường thấy nhất là trường hợp này, và phần lớn sẽ ngồi cắm cúi hì hục
“chạy cho xong” Tuy nhiên, lời khuyên là đừng như vậy nhé
Bạn nên tạm dừng và nghỉ ngơi đúng giờ nếu việc thật sự không quávội Nếu task thật sự rất gấp và bạn buộc phải làm xong, hãy trở lại vớichúng vào 1, 2 tiếng sau khi tắm rửa, ăn uống hoặc vào buổi sớm hômsau khi bạn đã thật sự tỉnh táo Việc ép buộc bản thân tăng ca, tập
Trang 11trung cho công việc là không thể Nên hãy cho mình thời gian, và đừngquá tham công tiếc việc nha.
Một ngày sẽ kết thúc khi mọi việc trôi qua như thế Hi vọng bạn khôngcảm thấy nội dung quá nhàm chán và khô khan vì tiếp theo đây sẽ là
phần quản lý và vận hành cụ thể.
PHẦN 2: VẬN HÀNH TEAM CONTENT KHÔNG KHÓ NHƯ BẠN NGHĨ
Thật ra là rất khó :v Một điểm thú vị mà tôi nhận ra là hầu hết dâncreative nào cũng có một cái tôi rất mạnh và khả năng làm việc độc lập
rất cao Team content không nằm ngoài phạm vi đó.
Tuy nhiên, đặc thù của team content tại ERA Content là các bạn chính
là nhân sự chịu trách nhiệm chính cho mỗi dự án được giao, đảm bảotiến độ task cá nhân cũng như tiến độ thực thi ở các bộ phận liên quan.Một điều quan trọng khác, thế mạnh của Vân Tay/ERA Content nằm ởnội dung chất lượng, nên áp lực của đội ngũ thực thi là không thể bàncãi rồi
Vì lí do đó, từ khâu tuyển dụng đã siết chặt nhằm tìm kiếm nhân vậtphù hợp với team
1 Hành trình phỏng vấn tìm người thương đầy trắc trở
1.1 Phải đi qua phỏng vấn
Trang 12Có thể thấy, nghề content chỉ là một khái niệm rất chung chung, tùythuộc theo chuyên môn mà được chia theo từng job position cụ thể TạiERA Content, chúng tôi phát triển 3 vị trí chủ lực:
- Content creator: thực hiện các dự án liên quan đến nội dung
sáng tạo, marketing cho doanh nghiệp
- SEO writer: phụ trách dự án liên quan đến marketing tổng thể,
SEO và performance marketing
- In-house content marketer: phụ trách các dự án liên quan đến
truyền thông cho sister brand cũng như truyền thông nội bộ
Mỗi vị trí đều có yêu cầu riêng, được miêu tả cụ thể và trực quan khituyển dụng để ứng viên cũng như nhân sự nắm rõ
Bạn có thể xem trang tuyển dụng của chúng tôi tại đây: https://planner.marketing/careers/
Quy trình tuyển dụng của team sẽ được thực hiện qua 3 vòng, được tối
ưu hóa bằng hình thức online qua email và skype Bộ phận nhân sự chỉđóng vai trò truyền đạt thông tin, toàn bộ 3 vòng phỏng vấn đều doteam leader và manager thực hiện nhằm tìm ra ứng viên phù hợp nhất
Trang 13Một số típ nhỏ có thể bạn quan tâm khi phỏng vấn ứng viên và đánhgiá năng lực:
- Tạo khoảng cách vừa đủ để ứng viên cảm thấy thoải mái nhưngvẫn chuyên nghiệp từ vòng CV Đó là lý do thông tin tuyển dụngcủa ERA Content thường chứa văn phong nhẹ nhàng, thân thiệnnhưng lượng thông tin khúc chiết, rõ ràng
- Các câu hỏi đặt ra dựa trên thông tin ứng viên cung cấp cũng nhưlinh hoạt theo cuộc trò chuyện sẽ giúp đôi bên hiểu và khai thácđược nhiều thông tin từ nhau hơn
- Bài đánh giá được chia đều theo từng hạng mục công việc cũngnhư lượng kiến thức cơ bản ứng viên cần có để đáp ứng đượccông việc về sau
- Tiêu chí chấm điểm rõ ràng chia theo hạng mục sẽ giúp team có
cơ sở đánh giá và lựa chọn công tâm
1.2 Rồi mới đến với vòng tay yêu thương của đồng nghiệp
Khi đã trở thành nhân sự của team, việc bàn giao và triển khai dự án là
rất cần thiết Nhân sự phụ trách trước đó hay content team leader sẽ là
người chịu trách nhiệm bàn giao để bạn mới quen việc hơn
Để đảm bảo quá trình này diễn ra thuận lợi, tất cả các dự án của team
đã được “đóng gói” cụ thể trong từng folder cũng như hồ sơ dự án (sẽchia sẻ trong phần 3), nhân sự phụ trách chỉ việc đọc toàn bộ thông tin
và thắc mắc khi cần thiết là đã ngon lành chạy task rồi
Tất nhiên, những buổi brainstorm hay debrief đều được team record vàrecap cẩn thận, để bất kỳ ai khi tham gia dự án cũng dễ dàng hiểukhách, hiểu scope hơn
2 Vận hành theo bộ máy vòng tròn
Trang 14Một điều cả công ty và cá nhân team ERA Content rất tự hào với nhau làchúng tôi vận hành theo vòng tròn, mỗi vị trí là một mảnh ghép quantrọng không thể thiếu trong bộ máy, không có sự phân cấp quá rõràng.
Vân Tay Media được tổ chức theo mô hình mạng lưới, trong đó mỗi bộ phận là một hệ thống vòng tròn, mỗi cá nhân là một mảnh ghép
Theo đó, chúng tôi áp dụng phương pháp làm việc minh bạch và chia
sẻ, để mỗi người cùng nhận thấy sự quan trọng và cần thiết của bảnthân:
- File tổng hợp dự án để tất cả thấy được cả team đều đang chạy
- Buổi chia sẻ kiến thức mỗi tháng để học hỏi và cập nhật nhữngđiều bổ ích với nhau
- Lắng nghe và cùng nhau xử lý các công việc khẩn cấp
- Tôn trọng mọi ý kiến và đánh giá công bằng
Trang 151 Trưởng thành theo thang đo ASK
Đây là thang đo được sử dụng cho toàn bộ nhân sự của Vân Tay Media,đánh giá từng bước trưởng thành của bạn và cho thấy đỉnh cao tiếptheo trong sự nghiệp của bạn là gì (đùa đấy :v)
Thang đo ASK bao gồm 3 thành tố chính:
- Attitude (Thái độ)
- Knowledge (Kiến thức)
- Skills (Kỹ năng)
Tùy theo văn hóa doanh nghiệp, bạn có thể đặt độ ưu tiên của 3 thành
tố này không bằng nhau Ở đây, chúng tôi quan tâm đến thái độ và tinhthần của bạn trên cả Mỗi thành tố sẽ bao gồm nhiều tiêu chí khácnhau, tiếp tục được đánh số để dễ dàng đánh giá
(Đọc đến đây không biết bạn có nhận ra người viết rất thích việc đánh giá, tính điểm chưa nhỉ :v)
Trang 16Thang đo này cũng là một trong những cơ sở đề team leader đánh giánhân sự và theo dõi hiệu suất làm việc của team.
Ngoài ra, hệ thống Bitrix ghi nhận các chỉ số làm việc cũng giúp cánhân và quản lí kiểm tra performance của họ Các số liệu về lượng taskthực hiện, deadline, thời gian thực hiện được kiểm soát thường xuyên
để đảm bảo quá trình chạy task được diễn ra thuận lợi
Trong quá trình đánh giá và làm việc cùng nhau, sẽ có lúc team leadernhận ra được lợi thế và vấn đề mà team cũng như nhân sự mình đanggặp phải Đó sẽ là khi:
- Thời gian thực thi task có sự thay đổi lớn
- Thái độ của nhân sự phụ trách trong khi triển khai dự án
- Số lượng feedback và revise sản phẩm có thay đổi