Việc xây dựng quy trình, quy định của hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trên cơ sở Bộ TTHC thuộc quyền giải quyết của ủy ban cấp xã, nên các bước thực hiện của quy trình được quy địn
Trang 1ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ THẠCH VĂN
Số: 16 /BC - UBND
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Thạch Văn, ngày 11 tháng 06 năm 2021
BÁO CÁO Kết quả duy trì, áp dụng và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo
TCVN ISO 9001:2015 6 tháng đầu năm 2021
Thực hiện Kế hoạch số 10 KH-UBND ngày 29 tháng 01 năm 2021 về việc ban hành kế hoạch duy trì, áp dụng và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015, Kế hoạch số 09 ngày 28 tháng 01 năm 2021 về việc ban hành kế hoạch Cải cách hành chính tại UBND xã Thạch Văn năm 2021, UBND
xã báo cáo tình hình áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISSO 9001:2015 6 tháng đầu năm 2021 như sau:
1 Thông tin chung
1.1 Những thuận lợi, khó khăn trong việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001 tại đơn vị
Về thuận lợi: Được sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời của BCĐ ISO huyện,
xã nên việc duy trì cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 vào công tác chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc đạt hiệu quả cao, đáp ứng yêu cầu của công việc
Việc xây dựng quy trình, quy định của hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trên cơ sở Bộ TTHC thuộc quyền giải quyết của ủy ban cấp xã, nên các bước thực hiện của quy trình được quy định thống nhất rõ rang và cụ thể phù hợp với thực tế áp dụng
Đội ngũ Cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách xã có nhận thức tốt về việc triển khai áp dụng các quy trình ISO trong xử lý công việc, giúp cho việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại cơ quan, đơn vị được thực hiện kịp thời và đảm bảo theo quy định
Khó khăn: Trong 6 tháng đầu năm 2021 dịch bệnh diễn ra phức tạp: dịch
bệnh trên đàn gia súc gia cầm, đặc biệt là là đại dịch Covid-19 diễn biến phức
tạp lại kéo dài đã làm ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của xã nhà
Kinh phí bố trí so với yêu cầu thực tế của nhiệm vụ hiện đại hóa nền hành chính chưa được đảm bảo
Bên cạch những thuận lợi và những khó khăn và thách thức nhưng với sự quyết tâm cao của cả hệ thống chính trị, sự chỉ đạo quyết liệt của lãnh đạo địa
Trang 2phương và tinh thần cầu thị của cán bộ công chức trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn nói chung và việc duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 được thực hiện một cách quyết liệt và đồng bộ trong
đơn vị
1.2 Việc xây dựng, áp dụng HTQLCL đối với các hoạt động liên quan đến TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết
- Số TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị theo phê duyệt của tỉnh đến thời điểm kiểm tra đánh giá: 176 Thủ tục
- Số TTHC được sửa đổi, bổ sung, ban hành mới 6 tháng đầu năm 2021: 0 Thủ tục;
- Tổng số TTHC đưa vào áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001: 168 Thủ tục;
- Số Quy trình nội bộ xây dựng và áp dụng: 18 quy trình
1.3 Việc thực hiện công bố HTQLCL theo Quyết định 19/2014/QĐ-TTg: Thời gian công bố: 27/8/2018; Số quyết định công bố: 47/ QĐ – UBND
1.4 Các văn bản chỉ đạo điều hành việc xây dựng HTQLCL theo TCVN ISO 9001 tại cơ quan
- Để thực hiện có hiệu quả việc duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001 năm 2020, Ủy ban nhân dân xã đã ban hành Kế hoạch số 10/KH-UBND ngày 29 tháng 01 năm 2021 về việc Duy trì, áp dụng và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 tại UBND xã Thạch Văn năm 2020; Công văn số 03/UBND ngày 06 tháng 01 năm 2021 về việc triển khai sắp xếp, lưu trữ hồ sơ năm 2021 theo quy tắc 5S trong ISO 9001
2 Kết quả xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001
a Đối với các đơn vị duy trì, cải tiến hệ thống
- Việc kiện toàn lại Ban chỉ đạo ISO của đơn vị: Quyết định số 59
QĐ-UBND ngày 21/8/2020 về việc kiện toàn BCĐ duy trì, áp dụng và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 và hoạt động của UBND xã
- Việc xây dựng mục tiêu chất lượng năm 2021: Quyết định số
10/QĐ-UBND ngày 25/02/2021 về việc ban hành “ Mục tiêu chất lượng năm 2021” thuộc Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 tại xã Thạch Văn
- Việc thực hiện đánh giá nội bộ năm 2021: Thời gian tổ chức đánh giá đợt
1 ngày 11/05/2021,.Có 2 điểm không phù hợp nhẹ, không có điểm không phù hợp nặng
- Việc thực hiện hành động khắc phục tại cuộc đánh giá gần nhất: Biên bản
kiểm tra hành động khắc phục
Trang 3- Việc cập nhật các quy trình liên quan đến TTHC được UBND tỉnh công
bố sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ trong năm 2021: Cập nhật, niêm yết đầy đủ và kịp thời
- Số quy trình nội bộ công bố đưa vào áp dụng:18 quy trình
- Đánh giá kết quả đạt được (có số liệu minh chứng cụ thể, so sánh với mục
tiêu chất lượng đã đề ra): Đến nay 100% cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách thấu hiểu và thực hiện theo Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 so với mục tiêu chất lượng đầu năm
- Đến thời điểm ngày 11 tháng 06 năm 2021 đã hoàn thành 50 % chỉ tiêu kế
hoạch mà Nghị quyết HĐND xã đã đề ra từ đầu năm 2021
- Có 100% thủ tục hành chính được cập nhật, công khai, quản lý và tổ chức
thực hiện trên trang thông tin điện tử xã
- Có trên 100 % hồ sơ TTHC được giải quyết trước và đúng hạn
- Tỷ lệ đánh giá sự hài lòng của người dân đối với việc giải quyết TTHC
đạt 100%/98 % so với mục tiêu chất lượng đầu năm
c Kinh phí được cấp và việc sử dụng kinh phí
Để thực hiện tốt theo kế hoạch đã đề ra từ đầu năm Ủy ban xã đã bố trí kinh phí từ ngân sách đơn vị cho việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001 và việc sử dụng kinh phí đã được bố trí: Kinh phí mua tủ đựng tài liệu, cặp hộp số tiền 5 triệu đồng
3 Công tác tuyên truyền, nâng cao trình độ về ISO hành chính
Công tác tuyên truyền được quan tâm chú trọng thực hiện Từ dầu năm Ủy ban nhân dân xã đã ban hành kế hoạch, mục tiêu chất lượng duy trì, áp dụng và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 để hướng dẫn tổ chức thực hiện; đồng thời tổ chức tuyên truyền, quán triệt các nội dung các văn bản liên quan đến hệ thống QLCL ISO 9001 của BCĐ cấp huyện đến cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách để tổ chức thực hiện thông qua các cuộc giao ban, cuộc họp của UBND xã, trên trang thông tin điện tử xã để mọi người thấu hiểu
Trong kế hoạch UBND xã sẽ tổ chức 1 cuộc tập huấn cho đội ngũ Cán bộ, công chức và người lao động nhưng do dịch covid 19 diễn biến phúc tạp nên dự kiến sẽ tổ chức vào thời gian thích hợp
4 Tự chấm điểm
Căn cứ vào Bộ tiêu chí chấm điểm ban hành tại Quyết định 52/2019/QĐ-UBND ngày 24/9/2019 của 52/2019/QĐ-UBND tỉnh, để tự chấm điểm cho đơn vị lĩnh vực áp dụng ISO 9001
Điểm tự chấm: 6 điểm
5 Đánh giá chung
5.1 Hiệu quả của việc áp dụng HTQLCL tại đơn vị
Trang 4Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại UBND xã đã góp phần cụ thể hóa các quy trình, nghiệp vụ, xử lý công việc tại cơ quan, đơn vị; xác định rõ trách nhiệm của các ban, ngành, đoàn thể; cải tiến phương pháp làm việc, giúp cho công tác tham mưu, xử lý công việc của cán bộ, công chức được thông suốt, kịp thời, hiệu quả, hạn chế được tác động tiêu cực trong thực thi công vụ Góp phần từng bước xây dựng nền hành chính hiện đại, hướng công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu thực hiện kế hoạch thực hiện cải cách hành chính tại cơ quan, đơn vị
5.2 Những điểm tồn tại cần khắc phục
- Văn bản quy phạm pháp luật và bộ thủ tục hành chính thường xuyên thay
đổi nên phải công bố, sửa đổi và bổ sung nhiều lần, trong khi đội ngũ cán bộ công chức theo vị trí công việc số lượng không nhiều, việc câp nhật văn bản đôi khi chưa kịp thời
- Kinh phí bố trí cho nâng cấp cơ sở vật chất phục vụ cho công tác cải cách
hành chính chưa đảm bảo, nhất là trong công tác lưu trữ tài liệu
5.3 Nguyên nhân của những tồn tại
- Văn bản quy phạm pháp luật và bộ thủ tục hành chính thường xuyên thay
đổi nên phải công bố, sửa đổi và bổ sung nhiều lần, trong khi đội ngũ cán bộ công chức theo vị trí công việc số lượng không nhiều, việc câp nhật văn bản đôi khi chưa kịp thời
- Công tác áp dụng ISO vào hoạt động của cấp xã chưa đồng đều, quá trình
xây dựng và áp dụng chưa sâu nên việc xây dựng quy trình còn một số hạn chế như quy trình chưa đảm bảo tính khép kín; giữa các công đoạn của quá trình xử
lý công việc đôi khi chưa được kiểm soát tốt (thiếu kết quả giải quyết của từng công đoạn), giữa đầu vào, đầu ra của quy trình chưa tuân thủ quy định của Nghị định 61/2018/NĐ-CP của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính
5.4 Kế hoạch xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 năm 2021
Tiếp tục triển khai việc duy trì, cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
5.5 Kiến nghị - Đề xuất
- Để công tác xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn ISO xã đạt được hiệu quả cải cách hành chính như mục tiêu đề
ra, một số vấn đề cần được quan quan tâm thực hiện:
Trang 5- Trước hết, lãnh đạo UBND xã cần thường xuyên quan tâm chỉ đạo việc áp
dụng; Nghiên cứu tiêu chuẩn và vận dụng tiêu chuẩn vào áp dụng trong hoạt động thực tiễn Hàng năm, bố trí một nguồn kinh phí để duy trì hệ thống quản lý chất lượng;
- Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng nâng cao nhận thức của cán bộ công
chức cấp xã về hệ thống quản lý chất lượng, tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào hoạt động của UBND xã
- Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng hiệu quả các
phần mềm trong giải quyết công việc, đảm bảo phần mềm được sử dụng đúng quy trình, thông suốt, hạn chế tình trạng lỗi phần mềm trong giải quyết công việc
- Tuân thủ quy trình giải quyêt thủ tục hành chính, thường xuyên rà soát
các quy trình giải quyết thủ tục hành chính, đảm bảo các quy trình chuẩn hóa, kết nối liên thông với nhau
- Đưa tiêu chí áp dụng ISO là một trong những tiêu chí trọng tâm của người
đứng đầu đơn vị Lấy hiệu quả việc áp dụng là một trong những tiêu chí thi đua khen thưởng của cán bộ công chức của UBND xã
- Xác định áp dụng ISO là việc vận dụng một công cụ làm việc khoa học;
vì vậy, cán bộ công chức cần rèn luyện, chuẩn hóa công cụ đó để mang lại hiệu quả cho công việc, phục vụ công tác cải cách hành chính, nâng cao vị thể người đứng đầu trong thực thi công vụ./
- Đề nghị UBND huyện cần có chính sách hỗ trợ kinh phí đối với các xã về
quản lý Hệ thống TCVN ISO 9001:2015 nhằm tạo điều kiện cho đơn vị đó thực hiện đạt hiệu quả cao theo kế hoạch
Trên đây là báo cáo kết quả thực hiện quy trình QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trên địa bàn xã 6 tháng đầu năm 2021./
Nơi nhận:
- Phòng Kinh tế & Hạ tầng;
- Lưu: VP
TM ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Dương Văn Thái
Trang 6PHỤ LỤC 02
Kèm theo báo cáo số 16 /BC- UBND ngày 11/06/2021 của UBND
xã Thạch Văn
tối đa
Trang 7PHỤ LỤC 03
Kèm theo báo cáo số 16/BC- UBND ngày 11/06/2021 của UBND xã Thạch Văn
Câu hỏi
Organization (Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế) Tổ chức
Tiêu chuẩn hóa quốc tế được thành lập năm 1947 tại Thụy Sỹ, đến nay có hơn 161 quốc gia thành viên
2 Việc xây dựng và áp dụng ISO
tại UBND xã/thị trấn………… có
nghĩa là gì?
UBND xã: Thạch Văn xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 có nghĩa UBND Thạch Văn xây dựng và vận hành theo các quy trình, tiêu chuẩn do tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành; Ở đây là – phiên bản năm 2015 của tiêu chuẩn về quản lý chất lượng ISO 9001
3 Quy trình nào liên quan đến
ISO anh chị vận dụng thường
xuyên (hoặc biết) trong công việc?
Quy trình liên quan đến ISO vận dụng thường xuyên nhất ở UBND cấp xã là quy trình nội bộ giải quyết TTHC UBND tỉnh ban hành
sàng
5 Đơn vị anh, chị đã thực hiện
những gì đối với hoạt động ISO?
- Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ tài liệu gọn gàng, ngăn nắp
- Thực hiện đúng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính ban hành trong giải quyết thủ tục hành chính
- Triển khai hoạt động tự đánh giá nội bộ đơn vị
- Tham gia khảo sát sự hài lòng của khách hàng nội bộ (lãnh đạo, công chức, người hoạt động không chuyên trách) và khách hàng bên ngoài (tổ chức, công dân)
6 Mục tiêu chất lượng, chính sách
chất lượng, 5S được treo ở đâu?
Mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng, 5S được ở
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xã