các vấn đề phương pháp luận cơ bản về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

Tổ chức năng chuyên môn thuộc Phòng Giáo dục & Đào tạo không phải là một cấp nhng cần thiết đợc hình thành trên cơ sở kế thừa và phát triển tổchức bộ máy hiện có, nhằm giúp cho trởng Phò

Ngày nay cùng với sự phát triển của công nghệ khoa học và kỹ thuật,thuyết tại trờng ngành công nghệ thông tincũng đẫ đóng góp một vai trò hếtsức quan trọng Trớc những đòi hỏi ngày càng cao của các yêu cầu phát triểncủa xã hội, công nghệ tin học ngày càng phát triển mạnh mẽ và thể hiện đợc

u điểm của nó so với các ngành khoa học khác, đặc biệt trong công tác quản

đợc tham gia đi sâu hơn vào thực tiễn, qua đợt thực tập tốt nghiệp này sẽphần nào nắm bắt đợc phần nào các hoạt động nảy sinh trong thực tế, hơnnữa qua đó có thể giúp bản thân em kết hợp những lý thuyết đã hoc trêngiảng đờng vào vấn đề nào đó nảy sinh trong thực tế Nhờ đó giúp em nắmvững các kiến thức chuyên môn đã đợc học trong nhà trờng đồng thời bổsung thêm kiến thức mới và chuẩn bị cho nghề nghiệp của minh sau khi ra tr-ờng

Đây là bản báo cáo thực tập tổng hợp sau thời gian thực tập tổng hợpkéo dài 8 tuần tại Phòng Giáo dục và đào tạo nhằm làm quen với cơ sở thựctiễn Bản báo cáo sẽ giới thiệu sơ bộ về đơn vị thực tập và báo cáo những vấn

đề chuyên môn có liên quan đến chuyên đề thực tập tốt nghiệp mà bản thân

em đã tìm hiểu trong thời gian thực tập tổng hợp tại đơn vị thực tập

Nội dung của đề tài bao gồm một số vấn đề cơ bản sau:

Chơng 1: Giới thiệu chung về cơ quan thực tập và đề tài nghiên cứu Chơng 2: Các vấn đề phơng pháp luận cơ bản về phân tích và thiết kế

giới thiệu chung về cơ quan thực tập

và đề tài nghiên cứu

A giới thiệu về cơ quan thực tập

Tên cơ quan: Phòng Giáo dục và Đào tạo quận Hai Bà Trng

Địa chỉ: 349 Phố Huế- Hai Bà Trng - Hà Nội

Điện thoại: 8211969 – 9762578

Trởng phòng: Nguyễn Tiến Trờng

Phó phòng : Vơng Thuý Thìn

I Chức năng và nhiệm vụ của phòng

1 Những quy định chung đối với chức năng và nhiệm vụ của phòng.

Quy định 1: Vị trí chức năng nhiệm vụ các tổ chuyên môn thuộc Phòng Giáo dục & Đào tạo.

Tổ chức năng chuyên môn thuộc Phòng Giáo dục & Đào tạo không phải

là một cấp nhng cần thiết đợc hình thành trên cơ sở kế thừa và phát triển tổchức bộ máy hiện có, nhằm giúp cho trởng Phòng Giáo dục & Đào tạo quậnthực hiện chức năng quản lý Nhà nớc, tham mu cho UBND quận và Sở Giáodục & Đào tạo trên địa bàn quận, đặc biệt là hệ thống các cơ sở giáo dục trẻ

ở trong độ tuổi từ 0 đến 16 tuổi

Quy định 2:

a Bộ máy của cơ quan Phòng Giáo dục & Đào tạo gồm có các tổ chức năng chuyên môn.

- Tổ chỉ đạo chuyên môn Mầm non

- Tổ chỉ đạo chuyên môn Tiểu học

- Tổ chỉ đạo chuyên môn Trung học cơ sở

- Tổ Tài vụ - Cơ sở vật chất

b Tổ chuyên môn:

Có tổ trởng, tổ phó kiêm tổ trởng công đoàn và một số chuyên viên,

cán sự, nhân viên Số lợng biên chế và sắp xếp do trởng phòng quyết định,trên cơ sở yêu cầu chung của đơn vị và tổng số định biên hiện có đợc cấptrên giao phó

Quy định 3: Quyền hạn và nhiệm vụ của các tổ chức chuyên môn

- Tổ chức kiểm tra, theo dõi, đánh giá, tổng hợp, báo cáo tình hìnhcông tác chuyên môn thuộc lĩnh vực phụ trách.

b Trách nhiệm:

- Tổ chuyên môn có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tácchuyên môn đợc giao một cách chủ động và sáng tạo, dới sự lãnh đạo kiểmtra trực tiếp của trởng phòng hoặc phó phòng phụ trách

- Tổ trởng có trách nhiệm lĩnh hội đầy đủ các ý kiến chỉ đạo của trởngphòng hoặc phó phòng phụ trách để phổ biến đến từng thành viên Trong tr-ờng hợp công tác nhiệm vụ đặc thù thì trởng phòng hoặc phó phòng phụtrách sẽ chỉ đạo giao nhiệm vụ trực tiếp cho từng cán bộ, chuyên viên…

- Tất cả các thành viên trong tổ chuyên môn chấp hành thực hiện chế

độ làm việc, hội họp theo các quy định hiện hành, tổ trởng và từng thànhviên trong tổ chịu trách nhiệm trớc trởng phòng và phó phòng phụ trách kếtquả công tác chuyên môn nghiệp vụ đợc giao

- Tổ chuyên môn là đầu mối trực tiếp giúp trởng phòng phụ trách chỉ

đạo các hoạt động của các cơ sở trờng học, có trách nhiệm nắm bắt tình hình

và kết quả công tác của các đơn vị theo từng mảng lĩnh vực công tác hoặc địabàn phân công theo dõi

- Ngoài việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ chuyên môn đợc giao,các tổ chuyên môn nghiêm túc thực hiện những nhiệm vụ mới, đột xuất khác

do trởng phòng hoặc phó phòng phụ trách phân công

- Tổ chuyên môn có trách nhiệm chuẩn bị kịp thời đầy đủ và nghiêmtúc nội dung các buổi làm việc hoặc hội họp liên quan khi có yêu cầu của tr-ởng phòng hoặc phó phòng phụ trách

2 Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng tổ chuyên môn.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Giúp trởng phòng thực hiện chức năng quản lý Nhà nớc theo phân cấpcủa Thành phố và chỉ đạo của Sở Giáo dục & Đào tạo, UBND quận (đối vớikhối Mầm non).

- Nhiệm vụ:

+ Xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn tháng, quý, học kỳ vàcả năm, đồng thời triển khai phân công cho từng thành viên thực hiệntốt kế hoạch đã đề ra

+ Chuẩn bị kịp thời đầy đủ các báo cáo, nội dung, hồ sơ, tài liệu…

để phục vụ các buổi làm việc hoặc hội họp có liên quan khi có yêu cầucủa trởng hoặc phó phòng phụ trách

+ Thờng xuyên hớng dẫn kiểm tra đôn đốc các đơn vị trờng họcthuộc khối Mầm non thực hiện nghiêm chỉnh kế hoạch nhiệm vụ nămhọc trên cơ sở triển khai các quy định, chỉ đạo của ngành cấp trên vàUBND quận

+ Hớng dẫn kiểm tra thực hiện đổi mới chơng trình, phơng phápgiảng dạy, học tập và tổ chức biên soạn, biên tập các tài liệu hớng dẫngiảng dạy, học tập theo quy định của Sở Giáo dục & Đào tạo chongành học Mầm non đảm bảo thiết thực và hiệu quả

+ Tham gia công tác đào tạo, bồi dỡng chuyên môn cho đội ngũcán bộ, giáo viên khối Mầm non Tham gia công tác xây dựng CSVC,trang thiết bị dạy - học và công tác th viện phục vụ cho công tác chỉ

đạo ngành học

+ Tổ chức kiểm tra định kỳ, toàn diện, kiểm tra các chuyên đề theo

kế hoạch của bậc học hoặc đột xuất khi có lý do cần thiết, kết hợp vớiviệc theo dõi thờng xuyên để thông qua đó đánh giá quan sát thực vềchất lợng quản lý, chất lợng dạy - học và chăm sóc, nuôi dỡng thôngqua việc tổ chức các kỳ kiểm tra, khảo sát việc nuôi và dạy trẻ

+ Phối hợp với các đoàn thể tham gia xây dựng ngành học Mầmnon theo định hớng phát triển của Thành phố và tham mu đề xuất cácchế độ chính sách có liên quan đến cán bộ, giáo viên Mầm non thuộc

địa bàn quận Là đầu mối quan hệ với phòng giáo dục Mầm non của

Sở Giáo dục & Đào tạo, UBDS gia đình và trẻ em

+ Tham gia công tác nghiên cứu các đề tài khoa học, tổ chức hớngdẫn đề tài, xét duyệt SKKK, triển khai ứng dụng các SKKN tốt củacán bộ, giáo viên thuộc ngành học Mầm non vào thực tế

+ Theo dõi, cập nhật đầy đủ và kịp thời các thông tin số liệu, báocáo tình hình kết quả hoạt động của từng đơn vị bậc Mầm non trên địabàn Quận để phục vụ tốt cho quá trình quản lý điều hành cũng nh việctiến hành sơ kết, tổng kết học kỳ, tổng kết năm học của ngành họcMầm non

2.2 Tổ tiểu học.

- Chức năng:

Giúp trởng phòng thực hiện quản lý Nhà nớc theo phân cấp của thànhphố và chỉ đạo của Sở Giáo dục & Đào tạo, UBND Quận (đối với khối Tiềuhọc)

- Nhiệm vụ:

+ Xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn tháng, quý, học kỳ vàcả năm, đồng thời triển khai phân công cho từng thành viên thực hiệntốt kế hoạch đã đề ra

+ Chuẩn bị kịp thời đầy đủ các báo cáo, nội dung, hồ sơ, tài liệu…

để phục vụ các buổi làm việc hoặc hội họp có liên quan khi có yêu cầucủa trởng hoặc phó phòng phụ trách

+ Thờng xuyên hớng dẫn kiểm tra đôn đốc các đơn vị trờng họcthuộc khối Tiểu học thực hiện nghiêm chỉnh kế hoạch nhiệm vụ nămhọc trên cơ sở triển khai các quy định, chỉ đạo của ngành cấp trên vàUBND quận

+ Hớng dẫn kiểm tra thực hiện đổi mới chơng trình, phơng phápgiảng dạy, học tập và tổ chức biên soạn, biên tập các tài liệu hớng dẫngiảng dạy, học tập theo quy định của Sở đối với bậc Tiểu học đảm bảothiết thực và hiệu quả

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

+ Phối hợp với các đoàn thể trong và ngoài ngành tham gia xâydựng bậc học Tiểu học theo định hớng phát triển của thành phố Phốihợp với cơ sở vật chất, công đoàn ngành, đề xuất các chế độ chínhsách có liên quan đến cơ sở vật chất, trang thiết bị, th viện và cán bộgiáo viên của các trờng Tiểu học thuộc địa bàn quận Là đầu mối liên

hệ với Phòng Giáo dục Tiểu học Sở giáo dục & đào tạo, phòng quản lýthi & thông tin giáo dục Sở giáo dục & đào tạo (Đối với Tiểu học).+ Tham gia công tác đào tạo, bồi dỡng chuyên môn cho đội ngũcán bộ, giáo viên khối Tiểu học

+ Tổ chức kiểm tra định kỳ, toàn diện, kiểm tra chuyên đề theo kếhoạch của bậc học hoặc đột xuất khi có lý do cần thiết, kết hợp vớiviệc theo dõi chất lợng thờng xuyên để thông qua đó đánh giá kháchquan sát thực về chất lợng quản lý, chất lợng dạy và học

+ Tham gia công tác vận động trẻ ra lớp, tổ chức thi và xét tốtnghiệp, tuyển sinh tiểu học

+ Tham gia nghiên cứu khoa học, tổ chức hớng dẫn đề tài, xétduyệt sáng kiến kinh, triển khai ứng dụng các sáng kiến kinh nghiệmtốt của cán bộ giáo viên thuộc bậc tiểu học vào thực tế giáo dục tiểuhọc

+ Theo dõi cập nhật đầy đủ và kịp thời các thông tin về số liệu, báocáo tình hình kết quả hoạt động của từng đơn vị bậc tiểu học trên địabàn quận để phục vụ tốt quá trình quản lý điều hành cũng nh việc tiếnhành sơ kết, tổng kết học kỳ, tổng kết năm học, rút kinh nghiệm củabậc Tiểu học

2.3 Tổ trung học cơ sở - GDTX.

- Chức năng:

Giúp trởng phòng thực hiện chức năng quản lý Nhà nớc theo phân cấp

của thành phố và chỉ đạo của Sở giáo dục & đào tạo, UBND Quận (đối vớikhối THCS - GDTX)

- Nhiệm vụ:

+ Xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn tháng, quý, học kỳ vàcả năm, đồng thời triển khai phân công cho từng thành viên thực hiệntốt kế hoạch đã đề ra.

+ Chuẩn bị kịp thời đầy đủ các báo cáo, nội dung, hồ sơ, tài liệu…

để phục vụ các buổi làm việc hoặc hội họp có liên quan khi có yêu cầucủa trởng hoặc phó phòng phụ trách

+ Thờng xuyên hớng dẫn kiểm tra đôn đốc các đơn vị trờng họcthuộc khối Trung học cơ sở thực hiện nghiêm chỉnh kế hoạch nhiệm

vụ năm học trên cơ sở triển khai các quy định, chỉ đạo của ngành cấptrên và UBND quận

+ Hớng dẫn kiểm tra thực hiện đổi mới chơng trình, phơng phápgiảng dạy, học tập đảm bảo thiết thực và hiệu quả

+ Tham gia công tác đào tạo, bồi dỡng chuyên môn cho đội ngũcán bộ, giáo viên khối Trung học cơ sở

+ Tổ chức chỉ đạo phong trào thi đua 2 tốt, xây dựng những tập thể

và cá nhân điển hình tiên tiến ở cấp học Trung học cơ sở

+ Lập kế hoạch, hớng dẫn chỉ đạo và tổ chức thực hiện việc bồi ỡng, tuyển chọn tài năng trẻ thuộc cấp học THCS về các lĩnh vực vănhóa, TDTT và các hoạt động xã hội khác

d-+ Phối hợp với CSVC, công đoàn ngành tham mu đề xuất các chế

độ chính sách có liên quan đến CSVC, trang thiết bị, th viện và CBGV

ở cấp học THCS, TTGDTX thuộc ngành quản lý Là đầu mối liên hệvới phòng trung học phổ thông SGD & ĐT, phòng quản lý thi và thôngtin Giáo dục (đối với THCS), phòng giáo dục chuyên nghiệp SGD &

ĐT, phòng giáo dục thờng xuyên và SGD&ĐT, bản quản lý các trờngngoài công lập

+ Tổ chức kiểm tra định kỳ, toàn diện, kiểm tra chuyên đề theo kếhoạch của bậc học hoặc đột xuất khi có lý do cần thiết, kết hợp vớiviệc theo dõi thờng xuyên để thông qua đó đánh giá khách quan sátthực về chất lợng quản lý, chất lợng dạy và học

+ Tham gia công tác tổ chức thi, xét tốt nghiệp, tuyển sinh cấp họcTHCS theo thẩm quyền

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

giáo viên, cán bộ quản lý thuộc bậc học THCS.

+ Cập nhật đầy đủ và kịp thời các thông tin số liệu, báo cáo tìnhhình kết quả hoạt động của từng đơn vị bậc THCS trên địa bàn Quận

để phục vụ tốt hơn cho quá trình quản lý điều hành cũng nh việc tiếnhành sơ kết học kỳ và tổng kết năm học rút kinh nghiệm của khốiTHCS

+ Phối hợp với các đoàn thể trong và ngoài ngành tham gia côngtác GDTX, giáo dục cộng đồng, bổ túc văn hóa và xóa mù chữ

2.4 Tổ tài vụ - Cơ sở vật chất.

- Chức năng:

Giúp trởng phòng thực hiện công tác quản lý điều hành hoạt động vềcông tác tài chính cơ sở vật chất và trang thiết bị của đơn vị, ngành đảm bảo

đáp ứng phục vụ tốt các nhiệm vụ chuyên môn, nhiệm vụ chính trị đợc giao

đúng với các quy định của pháp luật

* Thờng xuyên liên hệ, phối hợp chặt chẻ với phòng tài chính vậtgiá của quận, tham mu lập kế hoạch phân bổ ngân sách cho các đơn vịtrờng học để theo dõi cấp đúng, cấp đủ, cấp kịp thời kinh phí trong kếhoạch của đơn vị, của UBND Quận với các đơn vị trờng học

* Đảm bảo kịp thời các khoản chi đáp ứng hoàn thành tốt cácnhiệm vụ chuyên môn và nhiệm vụ chính trị của đơn vị

* Thực hiện tốt chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo đúng nguyêntắc, tiết kiệm có hiệu quả

* Tham gia với các phòng có liên quan xây dựng kế hoạch đào tạo,bồi dỡng đội ngũ kế tóan các đơn vị trờng học Là đầu mối liên hệ vớiphòng kế hoạch tài chính SGD & ĐT, phòng tài chính quận.

* Trên cơ sở định mức kinh phí đã đợc xác định hớng dẫn, tổ chứcthực hiện và đôn đốc, kiểm tra công tác kế toán của các trờng họcthuộc ngành quản lý

* Tổ chức kiểm tra định kỳ hoạch đột xuất khi có lý do cần thiết,kết hợp với việc theo dõi thờng xuyên để thông qua đó đánh giá kháchquan sát thực về chất lợng hoạt động của nhà trờng về công tác tàichính

+ Cơ sở vật chất:

* Hớng dẫn các trờng thuộc ngành quản lý trong việc lập kế hoạchhàng năm, dài hạn về xây dựng cơ sở vật chất và trang thiết bị trờnghọc theo quy định

* Tổng hợp các kế hoạch về xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bịtrờng học báo cáo UBND quận và sở GD& ĐT

* Phối hợp với các phòng ban chức năng liên quan trong Quận đểthống nhất kế hoạch và tham mu với các cấp để xin kinh phí đầu t việcxây dựng, sữa chữa, mua sắm trang thiết bị cho các trờng thuộc ngành

GD &ĐT quản lý thi và thông tin giáo dục Là đầu mối liên hệ vớiphòng kế hoạch quận, phòng quản lý thi và thông tin giáo dục củaSGD & ĐT (đối với thông tin giáo dục), phòng kế hoạch Quận, Banquản lý dự án Quận, phòng thống kê Quận

* Quản lý, bổ sung cơ sở vật chất của đơn vị Phòng GD&ĐT và ớng dẫn các trờng quản lý tài sản, kiểm kê định kỳ theo quy định củanhà nớc…

h-* Tham mu với lãnh đạo phòng GD & ĐT duyệt chủ trơng, kếhoạch trong việc sử dụng kinh phí vào việc cải tạo, sửa chữa, mua sắmtrang thiết bị bằng các nguồn thu theo quy định của ngành

2.5 Tổ hành chính - Tổ chức.

- Chức năng:

+ Đối với văn phòng: Giúp trởng phòng tổ chức các hoạt động vănphòng, bao gồm công tác tổng hợp thông tin, đối ngoại và hành chínhquản trị

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

của ngành GD & ĐT.

+ Đối với thanh tra: Giúp trởng phòng thực hiện chức năng thanhtra các hoạt động GD&ĐT, theo phân cấp của các trờng học thuộcngành quản lý

sở GD&ĐT và UBND quận

* Quản lý và sử dụng con dấu đúng các quy định hiện hành, duy trìcải tiến công tác văn th lu trữ, soạn thảo in ấn, phát hành các văn bảntài liệu theo tiêu chỉ đạo của trởng phòng đảm bảo ngày càng khoahọc, kịp với văn phòng SGD&ĐT, văn phòng UBND quận

* Chuẩn bị chu đáo đầy đủ về phơng tiện, CSVC cần thiết phục vụtốt các hội nghị của cơ quan phòng GD&ĐT, của ngành, phục vụ tiếp

đón khách đến làm việc với cơ quan

* Tổ chức công tác thờng trực và bảo vệ cơ quan, hớng dẫn nhắcnhở tạo điều kiện để mọi ngời ra vào cơ quan đều phải thực hiệnnghiêm chỉnh nội quy quy định, đảm bảo an toàn an ninh trật tự,phòng chống cháy nổ

+ Đối với công tác tổ chức

* Xây dựng kế hoạch triển khai hàng năm về công tác tổ chức cán

bộ (tiếp nhận, bổ nhiệm, điều động, nâng lơng, quỹ biên chế, BHXH,nghĩ chế độ…)

* Hớng dẫn và kiểm tra đôn đốc các trờng học thuộc ngành quản lý

về công tác tổ chức cán bộ và chế độ chính sách

* Hớng dẫn các trờng triển khai thực hiện kịp thời, đúng đắn cácchế độ chính sách của nhà nớc về lao động, tiền lơng, thôi việc, trợcấp, hu trí, kỹ luật theo thẩm quyền của ngành

* Nghiên cứu đề xuất với trởng phòng các chế độ chính sách đặcthù và giải quyết các chế độ chính sách đặc thù đó theo thẩm quyền.

* Hớng dẫn các đơn vị thuộc địa bàn quận thực hiện công tác quyhoạch đội ngũ, tổ chức bộ máy quản lý GD&ĐT; cụ thể hóa chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn, quan hệ công tác, lề lối làm việc, quản lýcán bộ công chức ở từng đơn vị

* Giúp trởng phòng quản lý biên chế ngành GD&ĐT, công táctuyển dụng, thi tuyển, bổ nhiệm công chức theo thẩm quyền Phối hợpvới các phòng ban khác thuộc quận và công đoàn ngành tham mu đềxuất các chế độ chính sách có liên quan đến cán bộ, giáo viên trên địabàn quận

* Thực hiện nhiệm vụ kiểm tra đánh giá các đơn vị thuộc địa bànquận về công tác tổ chức cán bộ và chế độ chính sách…

* Phối hợp với các phòng ban có liên quan xây dựng quy hoạch, kếhoạch việc đào tạo, bồi dỡng đội ngũ giáo viên, cán bộ công chức củangành Là đầu mối liên hệ với phòng TCCB của SGD&ĐT, phòngTCCQ quận

+ Đối với thanh tra:

* Xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn tháng, quý, và cả năm,

đồng thời triển khai tổ chức thực hiện tốt kế hoạch đề ra

* Tổ chức thanh tra, đánh giá công tác quản lý ở các trờng thuộc

địa bàn Quận, việc giảng dạy của cán bộ, giáo viên, việc học tập củahọc sinh trong các loại hình trờng theo phân cấp

* Giải quyết đơn th khiếu nại, tố cáo trong phạm vi thẩm quyền củangành

* Phối hợp với UBKT công đoàn ngành bồi dỡng nghiệp vụ thanhtra nhân dân các trờng thuộc địa bàn quận và giải quyết các đơn th có /liên quan đến cán bộ, giáo viên trong ngành

* Tham gia các buổi tiếp dân hàng tuần, theo dõi, nắm tình hìnhcông tác thanh tra của ngành Là đầu mối liên hệ với thanh tra SGD &

ĐT, thanh tra quận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Phòng giáo dục và đào tạo quận Hai Bà Trng là một cơ quan nhà nớc,

có số lợng nhân viên trung bình song phải thực hiện nhiều loại công việckhác nhau Tuy nhiên, việc quản lý thi là một trong những công việc quantrọng của phòng Hiện nay, công tác quản lý thi tại phòng đang đợc thực hiệnbằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access và cha sử dụng ngôn ngữ lậptrình nào Song do tính chất công việc đòi hỏi không phải chỉ là quản lý dữliệu đơn thuần mà còn phải thực hiện một số chức năng khác nh: xét tuyểnvào các trờng, xét loại bằng tốt nghiệp… Chính vì vậy việc tạo một phầnmềm ứng dụng sẽ giúp đáp ứng tốt hơn công việc của phòng

Chính vì vậy, em lựa chọn đề tài: “ Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý điểm thi tại phòng giáo dục và đào tạo quận Hai Bà Trng ” để tạo ra 1 sản phẩm phần mềm nhằm ứng dụng

vào việc quản lý thi tại phòng

II Lựa chọn công cụ tin học để xây dựng hệ thống.

Hiện nay, trên thực tế có rất nhiều công cụ để thiết kế và xây dựngcơ sở dữ liệu cũng nh các ngôn ngữ lập trình Vì vậy, một vấn đề đặt ra chocác nhà thiết kế và các lập trình viên là lựa chọn phần mềm tin học nào đểxây dựng chơng trình

Do trình độ của bản thân và yêu cầu của cơ sở thực tập nên em sửdụng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để phântích và thiêt kế hệ thống

1 Giới thiệu về Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro

I.1 Cơ sở dữ liệu là gì :

Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp mẩu tin (record) và tập tin (file)

đợc tổ chức nhằm mục đích cụ thể Trên hệ thống máy tính của mình, cóthể bạn đang lu giữ tên và địa chỉ của tất cả bạn bè hay khách hàng, thuthập mọi th từ đã viết và sắp xếp theo tên ngời nhận hoặc sở hữu một tậphợp tập tin trong đó, bạn lu giữ toàn bộ dữ liệu tài chính – khoản phải trả,khoản phải thu, các mục nhập trong tập chi phiếu

Tài liệu của trình xử lý văn bản đợc bạn tạo theo chủ đề, xét nghĩarộng là một dạng cơ sở dữ liệu (CSDL) Tập tin trang bảng tính cũng làdạng khác của CSDL

Nếu là ngời có óc tổ chức, chắc chắn bạn sẽ quản lý nguồn dữ liệuthông qua th mục hay th mục con Nếu nh vậy, bạn đã là ngời quản lý cơ sởdữ liệu rồi Nhng khi các vấn đề bạn đang tìm cách giải quyết trở nên phứctạp, liệu bạn sẽ làm gì? Làm thế nào có thể dễ dàng thu thập thông tin vềtoàn bộ khách hàng và đơn đặt hàng của họ khi dữ liệu đợc lu trữ trongnhiều tập tin, tài liệu và bảng tính? Nếu cần chia sẻ thông tin cho nhiều ng-

ời nhng lại không muốn hai ngời cập nhật dữ liệu giống nhau cùng lúc, phảilàm thế nào? Đối mặt với những thách thức này, giải pháp tốt nhất là sửdụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( DBMS )

I.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( HQTCSDL ) là gì ?

HQTCSDL là 1 bộ phần mềm và những công cụ có sẵn do 1 số nhàsản xuất phần mềm cung cấp để thực hiện công việc này HQTCSDL cũng

đòi hỏi phải có 1 số phần cứng và phần mềm bổ sung, phải đợc thiết kế vàcài đặt theo những tiêu chuẩn, thủ tục phù hợp, phải có kế hoạch xây dựng

hệ thống bảo mật khi sử dụng CSDL, phải có những cam kết tổ chức để hỗtrợ cho việc huấn luyện và phát triển nhân sự nhằm sử dụng có hiệu quảCSDL

1.3 Cơ sở dữ liệu quan hệ:

Gần nh mọi hệ thống quản lý CSDL đều lu trữ và quản lý thông quamô hình quản lý CSDL quan hệ Thuật ngữ quan hệ ( relational ) bắt nguồn

từ sự kiện mỗi mẩu tin trong CSDL đều chứa thông tin liên quan đến một chủ

đề đơn lẻ và chỉ với chủ đề đó Nếu nghiên cứu mô hình quản lý CSDL quan

hệ, bạn sẽ thấy từ nhóm quan hệ đợc áp dụng cho tập hợp hàng dành cho mộtchủ thể đơn lẻ Tơng tự, dữ liệu về hai lớp thông tin ( chẳng hạn khách hàng

và đơn đặt hàng ) có thể thao tác nh một thực thể đơn lẻ, dựa trên các giá trịdữ liệu quan hệ

Ví dụ: thật là thừa nếu lu thông tin tên và địa chỉ khách hàng với từng

đơn đặt hàng do ngời khách đó mua Trong Hệ thống CSDL quan hệ, thôngtin về đơn đặt hàng có một tờng chuyên lu trữ loại dữ liệu có thể dùng để kếtnối từng đơn đặt hàng với thông tin về khách hàng thích hợp

Trong Hệ thống quản lý CSDL quan hệ ( RDBMS ), hệ thống quản lý toàn bộdữ liệu trong bảng biểu ( table ) Bảng biểu lu giữ thông tin về một chủ thể,

có nhiều cột chứa các loại thông tin khác nhau về chủ thể đó và nhiều hàngmô tả mọi thuộc tính của một tập hợp danh mục lẻ của chủ thể Thậm chí,

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

1.4 Khả năng của RDBMS

RDBMS cho bạn toàn quyền chi phối cách định rõ dữ liệu, làm việcvới dữ liệu và chia sẻ dữ liệu với ngời khác Hệ thống này cung cấp nhiều

đặc tính phức tạp giúp bạn dễ dàng lập danh mục và quản lý lợng lớn dữ liệu

ở nhiều bảng biểu RDBMS có ba loại khả năng chính :

- Định rõ dữ liệu : Bạn có thể định rõ dữ liệu nào sẽ đợc lu trong cơ sởdữ liệu, loại dữ liệu và cách thức liên hệ dữ liệu

- Thao tác dữ liệu : Bạn làm việc với dữ liệu theo nhiều cách khácnhau Có thể chọn ra những trờng dữ liệu mong muốn, lọc dữ liệu Có thểliên kết dữ liệu với thông tin có quan hệ và tính tổng dữ liệu Có thể chọnmột trờng hợp thông tin và yêu cầu, RDBMS cập nhật, xoá, sao chép nó sangbảng biểu khác hoặc tạo bảng mới chứa dữ liệu này

- Chi phối dữ liệu : Định rõ ai đợc phép đọc, cập nhật hoặc chèn dữliệu Trong nhiều trờng hợp, bạn định rõ cách thức dữ liệu đợc chia sẻ và cậpnhật bởi nhiều ngời dùng

Cả ba khả năng trên đều hiện diện trong các đặc tính mạnh mẽ củaMicrosoft Visual Foxpro Nó là một RDBMS đầy đủ tính năng, cung cấptoàn bộ đặc tính cần để quản lý khối lợng dữ liệu lớn

1.5 Hệ quản trị CSDL Visual Foxpro

Visual Foxpro là hệ quản trị CSDL của hãng Microsoft, ra đời vàonăm 1997 Nó tiện dùng để thao tác và lập chơng trình cho các bài toán quản

lý Các thông tin cho các bài toán quản lý thờng là các bảng hai chiều, đợctạo lập trong Visual Foxpro thành các tệp CSDL gồm nhiều bản ghi, mỗi bảnghi có nhiều trờng Visual Foxpro giúp ngời sử dụng thao tác dễ dàng, nhanhchóng và chính xác trên chúng nh : xây dựng, cập nhật, sửa đổi, sắp xếp, tìmkiếm, kết xuất thông tin, kết nối các tệp, lập báo cáo

Ngoài ra, nhờ kĩ thuật đồ hoạ, các công cụ thiết kế, hệ quản lý đồ hoạ,kết nối và truy vấn… Visual Foxpro đã làm tăng sức mạnh cho con ngờitrong việc tổ chức lập dự án, truy xuất dữ liệu một cách chính xác và sinh

động

Tóm lại, Visual Foxpro là một Hệ quản trị CSDL tiên tiến đang đợcứng dụng rất rộng rãitrong các hoạt động của đời sống kinh tế – xã hội ở

bất cứ lĩnh vực nào - sản xuất, thơng mại, dịch vụ, nghiên cứu khoa học, kĩthuật, quản lý, văn hoá xã hội – cũng thấy sự thâm nhập của Visual Foxpro.

Do những u việt của mình, nhu cầu sử dụng Visual Foxpro tăng vọt mangtính đột biến

2 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro

Trớc đây, chúng ta thờng quen thuộc với phong cách lập trình trongmôi trờng hệ điều hành MS – DOS, PC – DOS… Nhng từ khi MicrosoftWindows ra đời, xu hớng lập trình trong môi trờng Windows ngày càng thuhút các hãng sản xuất phần mềm ứng dụng Vì lẽ đó, một loạt các ngôn ngữlập trình truyền thống nh Basic, Pascal, C, Foxpro dã khai thác khả năng giaodiện để cải tiến và làm phong phú thêm những đặc tính của từng ngôn ngữ

nh Visual Basic, Visual C, Visual Foxpro…

Với Visual Foxpro, bạn có thể xây dựng một hệ thống chơng trình ứngdụng trong môi trờng hệ điều hành Microsoft Windows rất dễ dàng, tiện lợicho bạn và ngời sử dụng

Visual Foxpro đợc trang bị một hệ lệnh phong phú nên đã trở thànhmột ngôn ngữ lập trình mạnh để thiết kế và thực hiện các chơng trình phục

vụ nhiều bài toán khác nhau, đặc biệt là trong công tác quản lý một cách

thuận tiện và hiệu quả

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Chơng II Các phơng pháp luận cơ bản

I Phơng pháp luận về phân tích và thiết kế hệ thống 1) Phân tích hệ thống có cấu trúc

1.1 Khái niệm:

Phân tích hệ thống có cấu trúc là cách tiếp cận mới tới các giai đoạnphân tích và thiết kế của chu trình phát triển hệ thống Nó sử dụng một ph-

ơng pháp luận bao gồm hai thành phần:

- Bộ công cụ, kỹ thuật, mô hình đẻ ghi nhận để phân tích hệ thốnghiện tại và các yêu cầu mới từ đó xác định khuôn dạng mới theo dự kiến

- Một khuôn khổ chung chỉ ra mỗi giai đoạn sử dụng những công cụnào và liên quan với nhau ra sao

1.2 Các công cụ và kỹ thuật bao gồm:

Ai làm việc gì ở đâu, mất bao nhiêu thời gian Nó quan tâm đến cácràng buộc vật lý trong hệ thống do ngời chủ, ngời sử dung và nhà thiết

kê đặt ra để hệ hoạt động Do vậy nó dùng trong khảo sát hệ thốnghiện hữu và thiết kế hệ thống mới

+ Mô hình logic chỉ quan tâm đến chức năng nào cần cho hệ và cácthông tin nào cần để thực hiện các chức năng đó Do vậy nó đợc dùngcho việc phân tích các yêu cầu của hệ thống

- Vai trò của ngời sử dụng trong quá trình phát triển: Các mô hìnhtrong giai đoạn đầu cần đợc thiết kế sao cho dễ hiểu nhất với những ngời sửdụng Họ đợc khuyến khích tham dự hội thảo và đóng góp ý kiến

- Thiết kế hệ thống trên cơ sở cấu trúc dữ liệu: tổ hợp các quan hệ tựnhiên vốn có trong dữ liệu vào thiết kế và coi dữ liệu của hệ nh đợc chứatrong nhiều kho thông tin Sau đó chỉ cần thiết kế các tiến trình riêng biệtxâm nhập vào các kho này khi cần, nh vậy mọi sự thay đổi tiến trình nếu cóchỉ gây ra xáo trộn tối thiểu cho các phần còn lại của hệ thống Điều này làmcho tiến trình điều chỉnh hệ thống trong giai đoạn phát triển và bảo hành củachu kỳ hệ thống đợc thuận lợi rất nhiều

2 Phơng pháp làm bản mẫu.

2.1 Khái niệm về làm bản mẫu.

Là xây dựng mô hình làm việc vật lý của hệ thống dự kiến và sử dụng

nó để xác định các yếu kém của chúng ta về những yêu cầu thực tế Ta có thểdùng nó trong các giai đoạn:

- Phân tích các yêu cầu của phân tích hệ thống có cấu trúc

- Trong giai đoạn sau khảo sát tơng đối chi tiết, phân tích và thiết kế

để cung cấp một bản dùng cho điều chỉnh và tối u hệ thống cuối cùng

Sơ đồ minh hoạ các thành phần trong môi trờng

2.3 Các phơng pháp làm bản mẫu

Một số chiến lợc thực hiện:

- Chỉ xây dựng bản mẫu cho những bộ phận quan trong nhất

- Chỉ làm bản mẫu cho các giao diện trên màn hình

- Chỉ thực hiện cho một số hệ con (áp dụng ở những ứng dụng trộn lẫn

hệ thống con xử lý trực tuyến và xử lý theo lô)

- Sử dụng trong giai đoạn nghiên cứu khả thi để thuyết phục ngời sủdụng về giá trị hệ thống

- Có thể dùng nh bộ phận chính của đặc tả yêu cầu và kiến nghị khi có ý

- Không thích hợp lắm với hệ xử lý theo lô và các hệ cần nhiều tínhtoán

2.5 Những vấn đề khi kết hợp cả hai kỹ thuật phân tích hệ thống có cấu trúc và làm bản mẫu.

- Với phân tích và thiết kế hệ thống có cấu trúc chia quá trình thựchiện thành bốn giai đoạn chính là: Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng vàcài đặt Trong mỗi giai đoạn chia thành các đơn vị vừa phải và thờng thựchiện xong giai đoạn này mới sang giai đoạn kế tiếp Điều này phân định ranhgiới rõ ràng cho các tiến trình, cho phép sử dụng các nhóm chuyên gia trongcác giai đoạn khác nhau, đặc tả chơng trình đợc tờng minh tạo thuận lợi việc

lập trình Khi kết hợp với kỹ thuật bản mẫu sẽ làm giảm khối lợng của giai

đoạn lập trình do các lệnh giảm rất nhiều

- Tuy nhiên kỹ thuật bản mẫu là quá trình lặp lại cho đến khi nó đợcxem là thoả mãn Do vậy nó có thể làm ảnh hởng đến lịch trình công việc dophơng pháp phân tích và thiết kế hệ thống có cấu trúc tạo ra Có sự xungkhắc trong chiến lợc thiết kế vì với phân tích và thiết kế theo cấu trúc thờng

đa ra trớc một cách nhìn có tính xây dựng cho sự phát triển còn việc làm bảnmẫu lại hỗ trợ cho cách tiếp cận tiến hoá khi mà các thay đổi là chuyện bìnhthờng

- Vấn đề là biết kết hợp giữa u thế chi tiết, đầy đủ và ít sai sót của cáchtiếp cận theo phơng pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc với ích lợi do việc

hệ thống đợc tạo nhanh và hớng tới ngời sử dụng nhiều hơn khi áp dụng bảnmẫu

3 Phơng pháp luận systemscraft.

3.1 Khái niệm

- Phơng pháp luận systemscraft là một sự kết hợp giữa các phần tử chủyếu của phân tích hệ thống có cấu trúc với làm bản mẫu để cung cấp một ph-

ơng pháp phát triển hệ thống hội đủ các u điểm của hai cách tiếp cận này

- Nó bao gồm các công cụ và kỹ thuật mô hình hoá tích hợp cần choviệc phân tích nghiệp vụ và thiết kế hệ thống đòng thời cách tiếp cận bảnmẫu theo kiểu tiến hoá sẽ tự động đa vào trong các hoạt động xây dựng vàcài đặt Điểm quan trọng trong phơng pháp này là hai giai đoạn phân tích vàthiết kế sẽ đợc vận hành đồng thời không cần hoàn tất toàn bộ việc phân tíchmới di vào thiết kế, nh vậy việc làm bản mẫu (thờng đợc xem nh một phầncủa quá trình thiết kế) có thể thực hiện ở giai đoạn tơng đối sớm Mô hình d-

ới đây minh hoạ các điểm vừa nêu

- Mục đích của giai đoạn là đa ra phân tích logic về hệ thống hiện thời

để chỉ ra các yêu cầu cha rõ ràng của nghiệp vụ Ngoài ra nó còn đa vào cáctiện ích khác cha có trong hệ thống mà ngời sử dụng mong muốn

- Các kỹ thuật lập mô hình có cấu trúc đợc dùng trong giai đoạn nàylà:

+ Sơ đồ chức năng phân cấp

+ Sơ đồ dòng dữ liệu

+ Mô hình thực thể – quan hệ

- Phân tích chức năng nghiệp vụ:

+ Xác định đúng những yêu cầu logic đằng sau hiện thực vật lý của

hệ thống hiện thời Việc thực hiện bằng cách sử dụng sơ đồ chức năngnghiệp vụ để tiến hành phân rã có thứ bậc các chức năng nghiệp vụbên trong lĩnh vực xem xét

+ Việc dùng sơ đồ chức năng nghiệp vụ làm công cụ mô hình đầutiên có ý nghĩa quan trong khác là nhờ đó các nhà phân tích có thể xác

định toàn bộ các chức năng tích hợp, rồi tiến hành khảo sát, phân tích

và thiết kế từng chức năng tách biệt nhau Nh vậy nhà phân tích có thể

đa từng bộ phận đã phân cấp vào giai đoạn thiết kế hệ thống trong khicác bộ phận khác vẫn tiếp tục phân tích Đây là điểm chủ yếu trongchiến lợc cung cấp bản mẫu sớm

- Phân tích các yêu cầu thông tin nghiệp vụ:

+ Sử dụng mô hình dữ liệu và mô hình quan hệ để chi tiết hoá cácyêu cầu thông tin của hệ thống

+ Mô hình dữ liệu thực hiện thông qua cách tiếp cận từ trên xuống,còn mô hình quan hệ đợc xây dựng từ những thuộc tính đợc xác địnhtrong mô hình dữ liệu để chuyển qua quá trình chuẩn hoá Hai môhình này vừa kiểm tra chéo lẫn nhau, vừa tích hợp các mô hình chứcnăng mà trong đó các kiểu thực thể trong bản cuối cùng của mô hìnhdữ liệu trở thành kho dữ liệu trong bản cuối cùng của sở đồ dòng dữliệu

Mô hình thể hiện các tiến trình trong giai đoạn

thiết kế hệ thống

3.3 Giai đoạn thiết kế hệ thống

- Mục đích của giai đoạn này bao gồm việc xem xét các khả năng cài

đặt các yêu cầu nghiệp vụ này bằng máy tính Việc thiết kế một vài phần của

Xây dựng cơ sở dữ liệuSơ đồ cơ sở dữ liệu

Thiết kế chơng trình đầy đủNhững chơng trình máy tính

Thiết lập giao diện ngời máy

Ngoài ra trong suốt quá trình thiết kế còn phải trao đổi thờng xuyênvới ngời chủ và ngời sử dụng thông qua các cuộc phỏng vấn tìm hiểu sự kiện,các cuộc họp trình diễn và xét duyệt

3.4 Xác định hệ thống máy tính

Từng nhà thiết kế có thể làm việc trên các lĩnh vực chức năng khácnhau của sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ Họ sẽ xác định một hay nhiều cáchdùng máy tính để hỗ trợ thực hiện các tiến trình trên sơ đồ dòng dữ liệu Cáccách chọn này sẽ đợc mô hình hoá bằng cách sử dụng công cụ sơ đồ dòng dữliệu hệ thống Từ đó thảo luận với ngời chủ và ngời sử dụng để chọn phơng

án thích hợp nhất

3.5 Xác định các cái vào, cái ra

Khi ngời sử dụng đã đồng ý với cách dùng máy tính cho một phần của

hệ thống thì ngời thiết kế có thể tiến hành xây dựng các bản mẫu nhỏ chocác phần khác nhau của hệ thống Những bản mẫu này dùng các chi tiết lấy

từ các đặc tả yêu cầu, từ những tài liệu hệ thống cũ và từ các trao đổi với

ng-ời sử dụng Sơ đồ dữ liệu hệ thống sẽ chỉ ra kho dữ liệu hệ thống nào đ ợc sửdụng bởi tiến trình làm bản mẫu Ta có thể tạo ra các tập dữ liệu giả để môphỏng việc thâm nhập này Bản mẫu sẽ đợc chỉnh lý theo các tham khảo vớingời sử dụng cho đến khi đạt đợc yêu cầu

3.6 Phân tích việc sử dụng cơ sở dữ liệu:

Chỉ ra cách thức xâm nhập dữ liệu trong các tiến trình hệ thống đã đợclàm rõ trong từng bản mẫu tờng ứng với các mô hình dữ liệu logic đợcc xâydựng trong giai đoạn phân tích Các tiến trình thâm nhập dữ liệu đợc ánh xạlên mô hình dữ liệu, chỉ ra các mẫu sử dụng dữ liệu chi tiết và cung cấp tàiliệu gốc cho việc thiết kế tập cơ sở dữ liệu

3.7 Phát triển thiết kế hệ thống máy tính:

- Xác nhận chi tiết tiến trình máy tính bằng cách kiểm tra từng kiểuthực thể từ mô hình dữ liệu và tạo một danh sách liên tiếp các sự kiện màhoạt động của chúng sẽ ảnh hởng tới nó Mỗi thuộc tính trong thực thể có thểbiến đổi giá trị bởi một hay nhiều hành động Tất cả các hành động hớng tới

sự kiện có ảnh hởng tới từng kiểu thực thể riêng biệt sẽ đợc kiểm tra lại đốivới các tiến trình trên sơ đồ dòng dữ liệu Nếu chúng không thuộc một quá

trình sơ đồ dòng dữ liệu nào thì cần xem xét lại Ta biết thứ tự của sự kiện cóliên quan đến một thực thể có thể rất quan trọng, chẳng hạn trong trờng hợpcông ty quy định việc thanh toán tiền mua hàng chỉ đợc thực hiện sau khi đã

có hóa đơn bán hàng của bên bán và sự xác nhận đã nhận đợc hàng của thủkho, thì nếu việc thanh toán không có xác nhận thì có thể sai sót Với nhữngnơi cần xem xét ta có thể thuộc tính báo trạng thái vào kiểu của thực thể

- áp dụng các kiểm soát cần thiết bao gồm việc kiểm tra toàn bộ hệthống đã thể hiện trong sơ đồ dòng dữ liệu và xác định những kiểm soát cần

áp dụng Những cái cần chú ý nhất làdữ liệu đa ra tác nhân bên ngoài và dữliệu lu trữ bên trong hệ thống (có thể bị thâm nhập trái phép) Qua đó cần đề

ra một số kiểm soát trong phần đặc tả

- Tập hợp các thành phần của hệ thống máy tính bao gồm phối hợp cáctiến trình máy tính thành hệ thống con, các bộ chơng trình các modun và ch-

ơng trình con Ta sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu máy tính để thực hiện chơngtrình này, nó tơng đơng với mô hình hoá xử lý trực tuyến và theo lô

3.8 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý:

Mô tả tiến trình mà các nhà thiết kế tập cơ sở dữ liệu tạo lập các địnhnghĩa dữ liệu cho hệ thống dự kiến và xây dựng các cấu trúc tập chủ sẵn sàngcho cài đặt Các thông tin cần thiết bao gồm: Các hạn chế năng suất của ngời

sử dụng về phần cứng, phần mềm, thời gian đáp ứng…, các chi tiết phân tích

sử dụng dữ liệu trớc đó nh các mô hình dữ liệu, quan hệ

3.9 Hoàn thiện thiết kế chơng trình:

Tiến trình này phụ thuộc vào cách tiếp cận phân tích và thiết kế đợctiến hành trong giai đoạn trớc, cũng nh phần mềm đợc dùng Trong giai đoạnnày các bản cuối cùng của bản mẫu hệ thống sẽ đợc đa ra và việc cải tiến cóthể lặp lại nhiều lần cho đến khi đợc ngời sử dụng chấp thuận hoàn toàn Khi

đó nó sẽ trở thành hệ thống đợc bàn giao

Nhận xét chung:

- Phơng pháp luận Systemcarft đợc thiết kế để cung cấp một tập hợp

đầy đủ các công cụ lập mô hình cho việc phân tích và thiết kế MIS

- Chúng ta cần lu ý với các hệ thống nhỏ, hoặc đơn giản về mặt logicthì chúng ta có thể đơn giản hoá một vài tiến trình , chỉ cần sử dụng các công

cụ và thực hiện các giai đoạn chủ chủ chốt nhất

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

các tiến trình Hai sơ đồ dới đây thể hiện phơng pháp luận Systemcarft ởdạng đơn giản và phơng pháp luận Systemcarft bảng mẫu đang tiến hóa.

Phơng pháp luận Systemcarft bản mẫu đang tiến hoá

Mô hình nghiệp vụ của

hệ thống cần có thống máy tínhXác định hệ

Thiết lập giao diện ng ời/máy

2 Bản mẫu ban đầu

3 Bản mẫu kiểm soát

PTTK tiến trình máy tính

1 Bản mẫu ban đầu

Phân tích sử dụng dữ liệu

Phân tích hệ thống nghiệp vụMô hình nghiệp vụ hệ thống

Xác định hệ thống máy tính

Sơ đồ dòng dữ liệu hệ thống

Thiết lập giao diện ng ời/máy

Phân lập bản mẫuBản mẫu dự tuyển

Các ch ơng trình máy tính

Xây dựng bản mẫu

Thiết kế ch ơng trình hoàn chỉnh Xây dựng cơ sở dữ liệu

Sơ đồ cơ sở dữ liệu

Ph ơng pháp luận Systemcarft ở dạng đơn giản

II Các công cụ kỹ thuật sử dụng trong phân tích và thiết kế hệ thống.

1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD).

Bớc đầu tiên trong giai đoạn phân tích là xác định các chức năngnghiệp vụ cần đợc tiến hành bởi hệ thống Để thực hiện một cách thuận lợi,chúng ta dùng BFD trong quá trình phân tích

năng con ta nên tạo một mức trung gian để gom các chức năng con lại.+ Nhìn chung, sơ đồ nên cân bằng tức là các chức năng cùng mộtmức nên có kích thớc và độ phức tạp tơng đơng nhau.

+ Mỗi chức năng cần có một tên duy nhất, đơn giản nhng thể hiệnbao quát các chức năng con của nó, phản ánh đợc thực tế nghiệp vụ và

nh thế nó giúp cho việc xây dựng các mô hình dữ liệu đợc tờng minh

* Cung cấp dịch vụ

* Quản lý tài nguyên

Sau khi xác định nó thuộc loại nào sẽ tiến hành đặt tên cho chức năng

aa

aa

a

+ Để xác định các chức năng con thì từ chức năng chính ta đặt nótrong chu kỳ sống gồm các giai đoạn sau:

* Xác định nhu cầu

* Mua sắm

* Bảo trì và hỗ trợ

* Thanh lý hoặc chuyển nhợng

Tơng ứng mỗi giai đoạn có thể gồm một hoặc nhiều chức năng con + Nhà phân tích cần xác định mức nào là thấp nhất, tức là ở đó việcphân tích tiếp không cần thiết nữa Một chức năng cấp thấp nhất chỉnên có một nhiệm vụ hoặc một nhóm các nhiệm vụ nhỏ do các cánhân đảm trách

+ Cần biết BFD sau khi đợc tạo cần đơn giản và chính xác Trongnhững hệ thống nhỏ hoặc độ phức tạp không cao có thể thông quakhảo sát để xác định các chức năng một cách trực tiếp

- Xây dựng BFD theo phân tích công ty

+ Trong các hệ thống lớn, đòi hỏi việc phân tích sao cho xử lý dữliệu thống nhất Nh vậy đòi hỏi phải xác định tất cả các chức năngnghiệp vụ mức cao nhất của toàn công ty, thông thờng từ việc xem xét

kế hoạch của công ty

+ Bất kỳ một dự án nào cũng là một bộ phận của một hoặc nhiềuchức năng cao nhất này

+ Với BFD dạng công ty, ta có thể dùng các đờng đứt quãng để thểhiện ranh giới của hệ thống Trong một chức năng đang khảo cứu, đểlàm rõ ta có thể thể hiện các chức năng không liên quan trong khungkhông liền nét

2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD).

- Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả HTTT theo cách thức động.Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giớivật lý bằng các sơ đồ

- Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:

- Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơnbằng lời cho các đối tợng

đợc biểu diễn trên sơ đồ Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ

đồ nh hình dạng (Format) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phơng tiệnthực hiện xử lý sẽ đợc ghi trên các phích vật lý này Có 3 loại phích: phíchluồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý

+ Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu

Thủ công

Tin học hoá

+ Loại thứ hai: Phích kho chứa dữ liệu

+ Loại thứ ba: Phích xử lý

Luồng Phích

Kho dữ liệu Phích Sơ đồ luồng thông tin

IFD Xử lý Phích IFD

Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống.

3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).

- Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin nhsơ đồ luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng Trên sơ đồ chỉ bao gồm:Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hềquan tâm đến nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồngdữ liệu chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì

- Mục đích: DFD dùng để hỗ trợ các hoạt động sau:

+ Xác định yêu cầu của User

+ Lập kế hoạch và minh hoạ các phơng án cho nhà phân tích vàUser xem xét

+ Trao đổi giữa nhà phân tích và User do tính tờng minh của DFD.+ Làm tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức và đặc tả thiết kế hệ thống

- Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu nh sau:

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản:thực thể, tiến trình, kho dữ liệu, dòng dữ liệu

tin

Tên tiến trình xử lý

Tên tiến trình xử lý

Tên dòng dữ liệu

Nguồn hoặc đích

Dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý

- Các mức của DFD.

+ Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): bao gồm một vòng tròn quátrình trung tâm biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu đợc nối vớimọi tác nhân ngoài hệ thống Các đờng nối thể hiện thông tin vào ra

hệ thống Nó thể hiện rất khái quát nội dung chính của HTTT Sơ đồnày không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn lànhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa,

dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật Sơ

đồ khung cảnh còn đợc gọi là sơ đồ mức 0

+ Phân rã sơ đồ.: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹthuật phân rã (Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngời taphân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1

- Các phích logic

Giống nh phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống

Có 5 loại phích logic Chúng đợc dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý,kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin

Các luồng dữ liệu vào:

Các luồng dữ liệu ra:

Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng:

- Mét sè quy t¾c vµ quy íc liªn quan tíi DFD.

+ Mçi luång d÷ liÖu ph¶i cã mét tªn trõ luång gi÷a xö lý vµ kho d÷liÖu

+ D÷ liÖu chøa trªn 2 vËt mang kh¸c nhau nhng lu«n lu«n ®i cïngnhau th× cã thÓ t¹o ra chØ mét luång duy nhÊt

+ Thông thờng một xử lý mà logic xử lý của nó đợc trình bày bằngngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp.+ Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD.

+ Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã.+ Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của mộtDFD con mức thấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD con phải làluồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó Đây còn gọi lànguyên tắc cân đối (Balancing) của DFD

+ Xử lý không phân rã tiếp thêm thì đợc gọi là xử lý nguyên thuỷ.Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý logic trong từ điển hệthống

Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thờng dùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp