TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN eDMS(Dành cho Chuyên viên)

- Sau khi xem nội dung xong, tùy vào tính chất công việc của bạn mà bạn sẽ thực hiện thao tác tiếp theo:  Xử lý văn bản o Để xử lý văn bản, bạn click vào nút lệnh có biểu tượng trong c

TP.HCM, 2010

MỤC LỤC1.1.ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG eDMS

4 1.2.TRANG CHỦ

4

1.2.1.Thanh Nhắc việc

4 1.2.2.Tổng hợp tình hình xử lý văn bản

11 1.3.3.Báo cáo

12 1.3.4.Thống kê

13 1.3.5.Tra cứu

19 1.4.3.Xem xét

20 1.4.4.Báo cáo

20 1.4.5.Tra cứu

20 1.4.6.Phân quyền

22 1.5.3.Trả lời

22 1.5.4 Báo cáo

23 1.5.5.Tra cứu

23

1.6.HỒ SƠ CÔNG VIỆC

23

1.6.1.Danh mục hồ sơ công việc

23 1.6.2.Lập mới hồ sơ công việc

26 1.6.3.Báo cáo

26

1.7.BIỂU MẪU

26 27

- Mở trình duyệt web Internet Explorer

- Gõ vào thanh địa chỉ (Address) địa chỉ của trang web: http://<địa chỉ do

phòng tin học cấp>/edms

Ví dụ: http://10.188.148.3/edms (tùy theo đơn vị sẽ khác nhau)

- Gõ tên truy cập và mật khẩu (do phòng tin học cấp)  nhấn phím Enter

hoặc nút “Đăng nhập”

1.2 TRANG CHỦ

1.2.1 Thanh Nhắc việc

 Văn bản đến

- Chờ giải quyết: Văn bản do nơi khác gởi đến chờ xử lý.

- Quá hạn: Văn bản chưa giải quyết nhưng đã hết hạn xử lý – theo hạn xử

lý của văn bản (Hạn này tuỳ theo nội bộ cơ quan quy định)

 Văn bản đi

- Chờ phát hành: Những văn bản gửi đến chờ văn thư cho số phát hành.

- Đang xem xét: Những văn bản người khác gửi đến cho bạn và đang chờ

 Hồ sơ công việc

- Chưa hoàn tất: Những hồ sơ công việc chưa hoàn tất.

1.2.2 Tổng hợp tình hình xử lý văn bản

Để biết tình hình xử lý văn bản của mình, bạn xem mục “Tổng hợp tình hình xử

lý văn bản” trên Trang chủ

Chọn thông tin cần tổng hợp như theo chuyên viên hay phòng ban, loại văn bản , trong khoảng thời gian nào

- Tiếp theo, bạn nhấn chuột vào Số văn bản của văn bản cần xem (ví dụ

5/CVDEN-VP) để xem thông tin chi tiết văn bản Màn hình thông tin chi tiết

của văn bản hiển thị, click chuột vào “File toàn văn” để xem nội dung văn

- Sau khi xem nội dung xong, tùy vào tính chất công việc của bạn mà bạn sẽ

thực hiện thao tác tiếp theo:

 Xử lý văn bản

o Để xử lý văn bản, bạn click vào nút lệnh có biểu tượng trong cột

“Xử lý”.

o Màn hình “Báo cáo kết quả xử lý” hiển thị

 Nhập nội dung xử lý văn bản vào mục “Nội dung báo cáo”

 Nếu cần đính kèm văn bản thì nhấp vào mục tài liệu đính kèm

(phần hướng dẫn đính kèm đã hướng dẫn ở trên).

 Nếu bạn là người cuối cùng xử lý văn bản đến này thì chọn mục tình trạng xử lý là “Đã hoàn tất” Nếu vẫn có bộ phận khác xử lý thì chọn “Đang xử lý”.

 Nếu văn bản cần yêu cầu bạn phải soạn thảo một văn bản khác

để trả lời: bạn nhấn vào nút lệnh “Xử lý”  nhấn nút lệnh

“Soạn VB trả lời” (xem tiếp mục Soạn văn bản đi trong phần tiếp theo)

 Nếu muốn lưu văn bản này vào Hồ sơ công việc thì chọn nút

“Lưu vào HS_CV” màn hình lưu hồ sơ công việc sẽ hiện lên

(Check chọn vào ô “Chọn” sau đó nhấn nút chấp nhận Chương trình sẽ tự động trả về màn hình trước đó)

 Sau đó nhấn nút “Lưu”

- Khi văn bản đã được xử lý hoàn tất, nếu muốn xem những văn bản đã

xử lý rồi thì nhấn chọn “Đã xử lý”

 Chuyển văn bản đến người khác xử lý

- Sau khi thêm mới hoặc nhận văn bản đến qua hệ thống, văn thư sẽ

chuyển văn bản cho lãnh đạo, chuyên viên hay phòng ban có thẩm quyền giải quyết, để chuyển văn bản đến những người này, bạn thực hiện như sau

o Trên màn hình “Danh sách văn bản đến”  mục “Chưa xử lý”, bạn muốn chuyển văn bản nào thì click vào biểu tượng tại dòng văn

bản đó (hoặc check vào cột “Chuyển” và nhấn nút lệnh )

o Màn hình “Chuyển xử lý” hiển thị, bạn thực hiện thao tác như hình dưới

Lưu ý: Tùy vào đối tượng bạn cần chuyển văn bản mà bạn sẽ chọn tab

thích hợp như luồng, phòng ban, người sử dụng, đơn vị trực thuộc

o : Chuyển văn bản đến lãnh đạo hoặc chuyên viên

trong phòng bạn

o : Chuyển văn bản đến phòng ban khác, mặc định hệ

thống sẽ chuyển đến người được quyền nhận văn bản của phòng đó Phòng ban không có người nhận thì hệ thống sẽ báo “Có 1 phòng ban được chọn nhưng không có tên người nhận Vui lòng chọn ít nhất 1 người

để gởi”.

o : sử dụng khi bạn thường xuyên gửi cho một nhóm người

Nếu muốn gửi văn bản theo luồng thì trước khi chuyển cần tạo luồng trước

 Cách tạo luồng

- Click vào nút - (Luồng là cách ghi nhớ một cách chuyển văn bản từ máy mình đến máy một cán bộ hay một phòng ban khác, luồng

có lợi là khi lần sau muốn chuyển văn bản đến một đơn vị bộ phận nào

đó chỉ cần chọn luồng là sẽ gởi tới được ngay không cần tạo lại Nguyên tắc của luồng gần giống như danh bạ điện thoại khi cần chỉ cần tìm trong danh sách không cần nhớ số điện thoại)

- Click vào nút

- Thực hiện thao tác như hình dưới

- Sau khi chọn người cần chuyển, bạn nhấn nút lệnh “Gửi” và văn bản sẽ

chuyển văn bản đến người đã chọn Lúc này bạn sẽ thấy văn bản đã không còn hiển thị trong mục “Chưa xử lý” nữa, mà đã hiển thị trong mục “Đã xử lý”

1.3.2 Nhập bút phê

- Chức năng này chỉ dành cho các văn thư, chuyên viên được lãnh đạo uỷ

quyền xử lý văn bản Khi được lãnh đạo ủy quyền xử lý, thì những văn bản đến nào được gởi đến lãnh đạo, hệ thống cũng sẽ tự động gửi đến cho bạn

- Để xem danh sách các văn bản này, click vào menu bên trái chọn

“Nhập bút phê”, màn hình nhập bút phê hiển thị

- Trong mục “Lãnh đạo”, chọn người lãnh đạo mà bạn được uỷ quyền xử

lý, khi đó danh sách văn bản đang cần xử lý hiện ra trong bảng bên

- Trên thanh menu chọn “Văn bản đến”  chọn chức năng “Báo cáo”

- Màn hình “Báo cáo” xuất hiện, chọn các thông tin cần lập báo cáo như

tầm vực, loại báo cáo, loại sổ, thời gian

- Nhấn nút

- Màn hình tiếp theo xuất hiện, bạn có thể in hoặ chọn loại định dạng để

lưu về máy như Word, Excel…

- Kết thúc chức năng báo cáo.

1.3.4 Thống kê

- Trên thanh menu chọn “Văn bản đến”  chọn chức năng “Thống kê”

- Màn hình “Thống kê” xuất hiện, chọn các thông tin cần thống kê

- Nhấn nút

? (Có nhiều loại thống kê khác nhau, hãy thử chọn loại thống kê khác từ bước

(1) ở trên để thấy kết quả thực tế).

1.3.5 Tra cứu

- Trên thanh menu, chọn “Văn bản đến”  chọn chức năng “Tra cứu”

- Màn hình Tra cứu văn bản đến hiển thị, nhập các thông tin của văn bản

cần tìm, sau đó nhấn nút

- Click vào số đến theo sổ của văn bản để xem thông tin chi tiết văn bản

 Soạn văn bản đi

- Trên thanh menu, chọn “Văn bản đi”  chọn chức năng “Sổ văn bản cá

nhân” – (Đây là sổ ghi nhận các văn bản do do cá nhân bạn tạo ra, trình duyệt hay gởi phát hành)

- Nhấn vào nút Hoặc chọn chức năng “Soạn văn bản cá nhân”

- Nhập các thông tin của văn bản (những mục có dấu (*) là những mục bắt buộc phải nhập)

(*) Nơi nhận là cơ quan, đơn vị sẽ nhận văn bản sau khi văn bản được

phát hành, bạn đừng nhầm lẫn với người mà bạn sẽ chuyển văn bản

để trình xem xét

o Click vào đế đính kèm file văn bản đã soạn – Cách chọn File đính kèm đã hướng dẫn ở chức năng “nhập văn bản đến”.

o Check vào ô  chọn nơi nhận có trong danh sách (Nếu thiếu thì thông báo cho phòng tin học bổ sung thêm vào hệ thống)

- Nhấn nút “Lưu”

Lúc này văn bản chỉ mới được lưu vào hệ thống Trở về màn hình

“Danh sách văn bản đi”, bạn sẽ thấy rằng văn bản của bạn vừa tạo

đã hiển thị trong mục “Khởi thảo”

 Sửa, xóa văn bản

Bạn có thể sửa hoặc xóa văn bản (nếu cần) bằng nút lệnh Sửa , Xóa trên màn hình

 Chuyển văn bản đến người khác

Để chuyển văn bản lên lãnh đạo hoặc người khác cho ý kiến, bạn thực hiện như sau:

- Click vào biểu tượng trong cột “Luân chuyển” của văn bản muốn trình cấp trên xem xét

- Màn hình Chuyển xử lý xuất hiện, nhập nội dung ý kiến của mình và

chọn người mà bạn muốn chuyển văn bản đến (theo thứ tự như hình dưới)

- Kết thúc việc chuyển văn bản Và bạn sẽ thấy rằng văn bản của bạn lúc

đầu hiển thị trong mục “Khởi thảo” nhưng bây giờ đã chuyển qua mục

“Trình xem xét” Nghĩa là lúc này văn bản đã được chuyển qua người

mà bạn đã chọn Việc còn lại là bạn đợi bút phê của lãnh đạo (xem mục

tiếp theo).

 Xem bút phê của người khác

- Màn hình Danh sách văn bản đi hiển thị như hình dưới Lưu ý rằng văn bản

nào đã được bút phê, trả lời thì trên cột “Trả lời” sẽ có biểu tượng Ví dụ hình bên dưới, văn bản thứ 2 đã được trả lời

- Tiếp theo, để xem nội dung bút phê của lãnh đạo, bạn click vào “Số kí hiệu”

của văn bản (màu đỏ) Ví dụ ở hình trên, văn bản thứ 2 có số kí hiệu là

“CVDI10080000072”

- Màn hình thông tin chi tiết của văn bản hiển thị như hình dưới Để xem nội

dung bút phê của lãnh đạo, bạn click chuột vào tên lãnh đạo hoặc người mà bạn muốn xem bút phê trong mục “Quy trình công văn đi” (bên trái màn hình)

Lưu ý: Nếu lãnh đạo đã duyệt và ký vào văn bản, lãnh đạo sẽ đính kèm file này

và gởi về cho bạn Lúc này bạn sẽ download file đã ký và vào chức năng “Sửa” để

thay thế file toàn văn mà lúc đầu bạn soạn thảo.

1.4.2 Soạn văn bản cá nhân

Chức năng này tương tự như chức năng thêm mới trong phần sổ văn bản cá nhân

Click vào

Nội dung bút phê

File đính kèm (file đã ký hoặc chỉnh sửa, bổ sung)

1.4.3 Xem xét

Chức năng này để quản lý các văn bản đi của người khác gởi về cho bạn

- Vào menu Văn bản đi  Xem xét.

- Click “Tiếp nhận” để tiếp nhận văn bản.

- Xem nội dung văn bản và thực hiện các thao tác tương tự như xử lý một

Văn bản nội bộ là những văn bản lưu hành trong nội bộ phòng ban, đơn vị

Màn hình sổ văn bản nội bộ được gọi mặc định khi bạn vào mục văn bản nội bộ nên màn hình Sổ văn bản nội bộ cũng là màn hình văn bản nội bộ

 Thao tác soạn văn bản nội bộ

- Trên thanh menu chọn “Văn bản nội bộ”  chọn chức năng “Soạn văn

bản nội bộ”

- Màn hình “Soạn văn bản nội bộ” hiển thị như hình dưới, bạn nhập các

thông tin văn bản (tương tự soạn văn bản đi)

- Tiếp theo, để lưu văn bản vào hệ thống bạn lưu ý:

o Nếu văn bản chỉ để lưu trữ trên hệ thống và không chuyển cho người khác thì bạn nhấn vào nút để lưu văn bản Lúc này văn bản sẽ được lưu trên hệ thống và hiển thị trong mục “Lưu trữ”

Lưu và

chuyển người

Chỉ lưu trữ trên hệ thống

Chuyển văn bản

o Nếu muốn lưu và gửi văn bản đến người khác thì bạn đi thì nhấn chọn nút Tiếp theo, nhấn vào nút để chuyển văn bản đến người khác.

 Chuyển văn bản nội bộ đến lãnh đạo, chuyên viên hay phòng ban khác

Thực hiện thao tác chuyển tương tự chuyển văn bản đi

1.5.2 Soạn văn bản nội bộ

Chức năng này tương tự như nút Thêm mới văn bản nội bộ

1.5.3 Trả lời

Khi lãnh đạo, chuyên viên gởi văn bản nội bộ cho bạn, bạn sẽ vào chức năng

“Trả lời” để xem và xử lý

- Trên thanh menu chọn “Văn bản nội bộ”  chọn chức năng “Trả lời”

Hoặc click vào “Trang chủ”  “Nhắc việc”  “Văn bản nội bộ” 

“Chờ trả lời”

- Màn hình “Xem xét văn bản nội bộ” hiển thị như hình dưới

- Nhấn vào hình có mũi tên đỏ ở cột T/N trước văn bản nội bộ muốn xem để tiếp nhận văn bản

- Nhấn vào hình ở cột toàn văn để xem nội dung văn bản

- Nhấn vào hình bút chì ở cột “Xử lý” để xử lý văn bản nội bộ.

- Nhập nội dung trả lời vào ô “Nội dung trả lời”.

- Nhấn vào “Tài liệu đính kèm” để gởi kèm File văn bản (Thao tác gởi

kèm File đã hướng dẫn ở phần trên).

- Nhấn vào hình tam giác màu đen chỉ xuống ở ô “Tình trạng”, chọn tình

trạng của văn bản – “Đã hoàn tất” hoặc “Đang xử lý”

- Nhấn vào nút “Lưu” để lưu vào hệ thống.

Tương tự như mục văn bản đến nhưng tra cứu thông tin cho văn nội bộ

1.6 HỒ SƠ CÔNG VIỆC

Hồ sơ công việc có chức năng như một bìa chứa các hồ sơ, dùng để phân loại và lưu các văn bản vào trong đó

1.6.1 Danh mục hồ sơ công việc

- Trên thanh menu, nhấn chọn “Hồ sơ công việc”.

- Nhấn chọn “Lập hồ sơ mới” (trong menu bên trái).

o Nhậpcác thông tin hồ sơ và nhấn nút “Lưu” để lưu hồ sơ công việc.

o Nhấn vào nút “Trở về” để kết thúc

- Chỉnh sửa, xoá hồ sơ công việc

o Nếu muốn sửa đổi thông tin hồ sơ thì nhấn vào hình bút chì ở cột

“Sửa” Sau khi chỉnh sửa xong nhấn chọn nút “Cập nhật”

o Nếu muốn xóa hồ sơ công việc, click vào “X” ở cột “Xóa”

- Thu thập văn bản vào hồ sơ:

o Click vào biểu tượng ở cột “Chỉnh lý”

o Check chọn loại văn bản cần bổ sung vào hồ sơ như “Văn bản đến” hay “Văn bản đi” hay “Văn bản khác”

o Nếu muốn thêm văn bản vào hồ sơ công việc thì click vào

o Màn hình danh sách văn bản hiển thị, bạn check chọn văn bản muốn

bổ sung vào hồ sơ và nhấn nút Sau khi chọn xong, bạn nhấn

- Xóa văn bản khỏi hồ sơ công việc: nhấn chọn hồ sơ đó ở cột “Chọn”,

sau đó Nhấn vào chữ ở lề bên phải

1.6.2 Lập mới hồ sơ công việc

Tương tự như nút thêm mới hồ sơ công việc trong mục danh mục hồ sơ công việc

1.6.3 Báo cáo

Tương tự như chức năng báo cáo trong văn bản đến

1.7 BIỂU MẪU

- Là danh sách các biểu mẫu do phòng tin học cập nhật lên (Ví dụ: Mẫu

đơn xin nghỉ phép, Hợp đồng lao động, …)

- Nếu muốn cập nhật thêm biểu mẫu trong danh sách thì gởi biểu mẫu

mới đó cho phòng tin học để cập nhật thêm

- Nhấn chọn chữ “Biễu mẫu” – Xem trong menu phía trên màn hình.